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Servicios Complementarios| Diagrama de Flujo

3. Procesos de Apoyo
S.P. 3.04 Gestin de Patrocinios
3.04.4 Carpa con la Coca-Cola
Inicio

Identificacin de
los faltantes

En este punto se identifican las necesidades materiales para el evento y se clasifican

por prioridad y facilidad de conseguir por medio de patrocinios, en este caso la carpa,
con base a esto se buscan opciones de patrocinadores: Coca-Cola /Agencia Municipal.

Visita a la empresa
seleccionada

Una vez identificado los posibles patrocinadores se visita la empresa para hacer el
primer contacto y determinar la viabilidad del proceso, es decir, si es factible o no. En
este punto se presenta el objetivo del evento y caractersticas generales.

Registro de
requisitos

Hecho el contacto y expuesto el objetivo del evento, se procede a la requisicin y

recopilacin de los datos necesarios para gestionar el formato de solicitud de apoyo
correspondiente a la empresa.

BD

Se almacena la informacin recopilada en una base de datos para realizar el siguiente

paso.

Redaccin de las
solicitudes

Se utilizan los datos para la redaccin de la solicitud.

Se crea
formato

Se crea el formato y se almacena en la base de datos.

El archivo digital se pasa a revisin para ser aprobado por el profesor a cargo de la
materia.

Est bien
redactado
?

Si

1a

Una vez aprobado el formato, en lo que respecta a la redaccin, contenido,

estructura y datos que se manejan, se procede al siguiente paso.

No
1b

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Volver a redactarlo

2b

Se aprueba
la solicitud

No

Si
2a
Imprimir
formatos

Se imprime el archivo para su presentacin en fsico y entrega al personal

correspondiente para que se contine el proceso de gestin del material
patrocinado.

Se visita nuevamente la empresa para la firma de la solicitud, y espera de

aprobacin.

Entrega de Solicitud de apoyo

a la empresa

Esperar
respuesta

Se
autoriza

Si

Fin

Se espera respuesta por parte de la compaa, por un mximo de 15 das

cuidando que la aprobacin se confirme sea das antes del evento.

No

Se buscan otras
opciones

Una vez autorizado se ponen en contacto para llevar el seguimiento de la gestin.

Si no se autoriza o existen mucho retraso en la respuesta se buscan otras opciones.

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Descripcin
En la coordinacin de Recursos Humanos, Materiales y Financieros, dentro de la matriz de
responsabilidades correspondiente al evento identific- AT, muchas de las actividades se
encontraban en los procesos de apoyo, una de las cuales se desprende de este proceso es la gestin
de patrocinios, uno de los cuales fue la Carpa, que se gestion por medio de la empresa Coca-Cola
FEMSA, que se utiliz durante el evento para el rea de audio y agua para los participantes.
El proceso de gestin se desarroll de la siguiente manera: Primero se realiz una visita a la empresa
para dialogar y hacer el trato de correspondiente a la necesidad que en este caso fue la carpa, se
registraron los requisitos para la elaboracin del formato, se pas a revisin con el profesor a cargo,
posteriormente ya en orden y aprobado el formato se imprimi y se entreg a la compaa para que
procedieran a revisarla y firmarla.
La espera fue relativamente corta, aproximadamente dos das para confirmar el apoyo con el
material solicitado. Despus de la autorizacin slo se esper a la entrega del mismo, el da
correspondiente al evento.
Una vez confirmado el apoyo se acord con el representante en que la compaa dejara la carpa en
la ubicacin del evento para que en coordinacin de la persona que dejo el apoyo y compaeros
dentro de la organizacin la instalarn. Al finalizar del evento la carpa se desmonto por parte de los
organizadores y se entreg a la hora que fueron por la carpa.