1.

QUE ES UN PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Es un procedimiento científico que usa al método científico para recabar todo

tipo de información y formular hipótesis acerca de cierto fenómeno social o
científico, empleando las diferentes formas de investigación.

Son proyectos orientados a llevar a cabo actividades de I+D, bajo las

definiciones y criterios de demarcación aceptados para tal tipo de actividades.

2. QUE ES METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

La Investigación es un proceso que, mediante la aplicación del método

científico, encamina a conseguir información apreciable y fehaciente, para
concebir, comprobar, corregir o emplear el conocimiento.

Para lograr un efecto de manera clara y precisa es ineludible emplear algún

arquetipo de investigación, la investigación está muy atada a los individuos de
la especie humana, esta posee una serie de caminos para adquirir el objetivo
programado o para obtener a la información requerida.

3. QUE CONOCE DE LA HISTORIA DE LOS ARCHIVOS

Como ya se ha visto a lo largo de la historia la comunicación del hombre, su

necesidad social y de trascendencia la llevaron a buscar medios para plasmar
su conocimiento y vivencias por lo cual se da una clara definición entre la
función de una biblioteca y la de un archivo.

El concepto de biblioteca como caja o armario para conservar libros y el archivo

de arcón para guardar información secreta, todo esto comenzó con la llegada
de la misma escritura en el pueblo sumerio (5000 a.C.) ya conservada en
tablas de arcilla los textos de contratos comerciales, las decisiones oficiales y
los mandatos legales, así como tratados de medicina, astrología matemáticas,
oraciones y ejercicios gramaticales para los escribientes.

El archivo va conformando series de documentos surgidos involuntariamente

como producto de la actividad comercial o económica de las empresas y los
individuos, que de acuerdo con la ley presentan testimonio irrefutable de su
actividad.

3. QUE ES LA PALEOGRAFÍA Y LA DIPLOMACIA

Paleografía: La voz Paleografía proviene del griego y así se designa a la

ciencia de la escritura antigua. Comprende el estudio de las vicisitudes
experimentadas por la escritura en todos los tiempos y lugares, cualquiera sea
la materia sobre la que aparezca la escritura (cartas, documentos,
monumentos, etc.).

Podemos dividir a la Paleografía en Diplomática, Bibliográfica, Numismática y

Epigráfica según su objeto.

• La Paleografía Diplomática

• La Paleografía Bibliográfica

• La Paleografía Numismática

• La Paleografía Epigráfica

Diplomacia: El concepto de diplomacia reviste distintas acepciones de acuerdo al mayor o

menor grado de inclusión de objetivos y prácticas que a través de ella se desarrollan.

3. QUE ES ADMINISTRACIÓN EMPRESARIAL

Es una disciplina y proceso es un conjunto de conocimientos que incluye

principios, teorías y conceptos. La administración como proceso comprende
funciones y actividades que los administradores deben llevar a cabo para lograr
los objetivos de la organización.

4. QUE ESCUELAS Y TEORÍAS ADMINISTRATIVAS

Escuelas
• Clásica: Es la que se centra en el problema técnico. Se ve cono esencia del
trabajo en su división. Todo se halla unificado y estructurado, viendo los
postulados básicos de la teoría de la organización se caracteriza la rigidez de
los cargos por parte de la unidad de conducción o mando.

• Científica: Esta corriente o escuela se caracteriza sus integrantes basan

sus estudios en la experiencia y en la observación de calidad de encontrar que
es lo que esta funcionando en las empresas.

• Relaciones humanas: En los años 30, relacionado con la teoría de la

organización y el modelo burocrático nació el movimiento de relaciones
humanas a diferencia de la escuela cuantifica el cual realizaba la producción
sin importar el factor humano.

• Burocrática: Se presenta generalmente como una empresa y organización

donde el papeleo se multiplica y aumenta, impidiendo soluciones eficientes.

• Estructurista: Aparece a finales de los años 50’s, como consecuencia de la

baja productividad, ya que las corrientes científicas del humano relacionismo.
La corriente estructurista quiere equilibrar los recursos de la empresa, esta
corriente tiene como objetivo principal estudiar los problemas y sus causas
préstamo especial atención a los aspectos de autoridad y comunicación.

• Neoclásica: Trata sobre las siguientes características:

El énfasis en la práctica de la administración

La reafirmación relativa de los postulados clásicos

El énfasis esta en los principios clásicos de la administración como ciencia

social

• Sistemas: Este enfoque considera a las empresas como unidades que se

relacionan entre si y con el medio ambiente, y que toman un sistema, que a la
vez pertenece a uno mayor.
• Matemática: Esta teoría considera a la administración, es posible el
funcionamiento adecuado de la empresa. Por medio mas de carácter lógico, y
que como tal puede expresarse atreves de las matemáticas, o de datos
estadísticos, todo esto con el fin de tomar decisiones mas precisas respecto de
las empresas, ya que los resultados deben ser medibles, al igual que los
presupuestos que se elaboren y deben estar basados, o respaldados por cifras,
tales como los inventarios, control de producción, de existencia.

TEORÍAS

Platón: (427-347 a.C.) habla de las aptitudes naturales de los hombres, da

origen a la especialización. Platón realiza ciertos cuestionamientos como: ¿Qué
es el hombre? ¿Qué es el alma? ¿Cuál es el origen y la organización política
de una sociedad? ¿En que consiste la moral individual y social?

Platón divide las formas de gobierno en:

• Aristocracia: Gobierno de la nobleza o clase alta.

• Oligarquía: Gobierno de una sola clase social.

• Timarquía: Gobierno de los que cobraran rentas.

• Democracia: Gobierno del pueblo.

• Tiranía: Gobierno de una sola persona.

Aristóteles: (384-322 a.C.) según Aristóteles el ser se define como “lo que
puede existir o existe”. Lo que puede existir, pero aun no existe, se llama “ser
posible” y lo que este se llama “ser real”.

Aristóteles identifica tres formas de administración pública: ejecutivo, legislativo

y judicial.

• El clasifico la administración pública:

• Monarquía: Gobierno de uno solo

• Aristocracia: Gobierno de la clase alta

• Democracia: Gobierno del pueblo

3. EN QUE CONSISTE EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la

administración como una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que
constituyen el proceso administrativo único. Este proceso administrativo
formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y
control. Constituyen el proceso de la administración.

PLANEACIÓN: Para un gerente y para un grupo de empleados es importante

decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. El siguiente
paso es alcanzarlos. Esto origina las preguntas de que trabajo necesita
hacerse? ¿Cuándo y como se hará? Cuales serán los necesarios componentes
del trabajo, las contribuciones y como lograrlos.

ORGANIZACIÓN: Después de que la dirección y formato de las acciones

futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el
trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los
miembros del grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo.

EJECUCIÓN: Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los
pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas
que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del
grupo ejecuten la tarea.

CONTROL: Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o

vigilar lo que sé esta haciendo para asegurar que el trabajo de otros esta
progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado.

3. QUE SON MANUALES Y QUE CLASE DE MANUALES CONOCE

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que
intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Manual de funciones de gestión documental

Este manual se presenta con la finalidad de servir de apoyo y orientación para

la aplicación de procedimientos archivísticos gestionar o administrar la
información se ha vuelto cada vez más necesario para las organizaciones.

El objetivo general del archivo de gestión.

Resguardar todo el acervo documental producido y recibido en la dirección, en

el cumplimiento de sus funciones.

Proteger, conservar y organizar el patrimonio documental del archivo de gestión

en dos años.

• Manual de archivo y correspondencia: El objetivo es determinar la unificación de los

procesos y pautas de la organización en el ciclo vital de los documentos, desde el
momento de su creación hasta su destino final.

• Manual de microfilmación: Es la técnica que permite, fotocopiar documentos y

obtener pequeñas imágenes en película.

• Manual de eliminación: Actividad resultante de la disposición final señalada en las

tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han
perdido sus valores primarios y secundarios

• Manual de transferencia: La transferencia de documentación de centro de

documentación de archivo es un proceso que se traspasa documentación física y
también a responsabilidades sobre su custodia o tratamiento este proceso debe realizarse
bajo la supervisión de forma ordenada. Estas formas referirse únicamente a
documentación administrativa sobre papel.

• Manual de digitalización: Es convertir cualquier señal de entrada continua, como

una imagen o una señal de sonido, en una serie de valores numéricos.
Este servicio permite convertir los documentos que se encuentren en formato
papel en una imagen fiel digital, dejando de lado el tedioso manejo y traslado
de documentación.

3. QUE SON UNIDADES DE LA INFORMACIÓN

Son los sistemas y elementos que le brindan información especifica acerca de

algún tema específico. La cual es importante para conocer la información.

4. RELACIONE LAS CLASES DE UNIDADES DE INFORMACIÓN

Archivos: Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material. Acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública
o privada, en el transcurso de su gestión

• Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades

oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un Servicio Público por
entidades privadas

• Archivo total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los

documentos en su Ciclo Vital

Biblioteca: Lugar destinado al depósito de información registrada,

principalmente en forma de libros, la acepción moderna del término hace
referencia a cualquier recopilación de datos recogida en muchos otros
formatos: microfilmes, revistas, grabaciones, películas, diapositivas, cintas
magnéticas y de otros medios electrónicos.

• Tipos de bibliotecas: Nacionales, Académicas, Publicas, Escolares,

Especializados

Museo: Institución que alberga colecciones de objetos de interés artístico,

histórico o científico, conservados y exhibidos para la enseñanza y
entretenimiento del público. Algunas de las organizaciones que en la actualidad
conducen la política y el trabajo de los museos de todo el mundo han propuesto
defunciones parecidas sobre la naturaleza y los objetivos de un museo.
Tipos de museos: Modernos, Universitarios, De ciencias, De historia

La gran característica entre estas tres unidades de información es la necesidad

de conservar los documentos ya sean visuales o auditivos, para tener un
testimonio palpable para la consulta de los mismos.

3. QUE ES PRESUPUESTO, CUALES SON LAS CLASES DE

PRESUPUESTO

Presupuesto: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,

expresada en valores y terminar financieros que cumplirse en determinado
tiempo.

Funciones

• La principal función de los presupuestos se relaciona con el control

financiero de la organización.

• El control presupuestario es el proceso de descubrir que es lo que se esta

haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestos.

• Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como

correctivos dentro de la organización.

Las clases de presupuesto pueden verse de diversos puntos de vista:

Según su flexibilidad

Rígidos, estáticos, fijos o asignados: son aquellos que se elaboran para el

único nivel de actividad y no permiten realizar ajustes necesarios por la
variación que ocurre en la realidad.

Flexibles o variables: Son los que se elaboran para diferentes niveles de

actividad y se pueden adaptar a las circunstancias cambiantes del entorno. Son
de gran aceptación en el campo del presupuesto moderna. Son dinámicos
adaptativos, pesos complicados y costosos.
Según su periodo de tiempo

• A corto plazo: Los que se realizan para cubrir la planeación de la

organización en el ciclo de operaciones de un año.

• A largo plazo: Te tipo de presupuestos corresponden a los planes de

desarrollo que, generalmente, adoptan los estados y grandes empresas.

Según el campo de aplicación en la empresa

De operación o económico: tienen en cuenta la planeación detallada de las

actividades que se desarrollaran en el periodo siguiente al cual se elaboran y,
su contenido se resume en un estado de ganancial y perdidas se divide en:

• Presupuestos de compras, Presupuestos de producción, Presupuesto de

ventas, Presupuesto de costo- producción, Presupuesto de flujo de efectivo,
Presupuesto maestro.

Financieros: En estos presupuestos se incluyen los rumbos de partidas que

inciden en el balance.

Presupuesto de tesorería, Presupuesto de erogaciones capitalizables.

Según el sector de la economía en el cual se utilizan

• Presupuestos del sector publico, Presupuestos del sector privado

Organización del presupuesto: Toda organización al formular sus planes,

deberá delimitar específicamente las atribuciones y responsabilidades, para
que cada persona sepa como debe actuar sin temor a extralimitarse ni lesionar
los derechos de las demás personas.

3. QUE ES ARCHIVO

Conjunto actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y Conservación.

4. RELACIONE LAS CLASES DE ARCHIVO

Tipos de archivo: Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo,

simples o estructurados o según su función.

Según su función: Se define por:

Archivos Permanentes: Son aquellos cuyos registros sufren pocas o ninguna

variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

• Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y

campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

• De Situación: Son los que en cada momento contienen información

actualizada.

• Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de

archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de
variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los

maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con
aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentado por los
mismos.

Archivo de Maniobra o Transitorio: Son los archivos creados auxiliares

creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al
terminar el mismo.

Según sus elementos: Los principales archivos de este tipo son:

• Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo

de entrada.
• Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la
computadora.

• Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y

campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

• De Situación: son los que en cada momento contienen información

actualizada.

• Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de

archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de
variación periódica en el tiempo.

• Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan

conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común
en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones
experimentados por los mismos.

• Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados

durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el
mismo.

Según sus elementos: Los principales archivos de este tipo son:

• Archivo de Entrada, una colección de datos localizada en un dispositivo de

entrada.

• Archivo de Salida, una colección de información visualizada por la

computadora.

• Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especifico y

localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

• Archivo de Texto, una colección de caracteres almacenados como una

unidad en un dispositivo de almacenamiento.
3. QUE SON TABLAS DE RETENCIÓN

Listado de series, subseries con sus correspondientes tipos documentales

(producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones) a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.

4. QUE ES PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Es el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la

planificación del proceso archivístico sistemático; encaminado al eficiente,
eficaz y efectivo manejo de la documentación producida y recibida por una
entidad desde su origen hasta su destino final; con el propósito de facilitar su
producción, trámite, utilización y conservación.

5. CUALES SON LAS NORMAS Y PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD

EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

NORMAS TÉCNICAS COLOMBIANAS

ISO 15489:2001 Gestión de documentos El propósito de esta norma técnica

es definir buenas prácticas de gestión de los documentos en las
organizaciones, ya sean públicas o privadas.

• Parte 1: “Generalidades”. Establece los principios generales de la gestión

de documentos (Records Management), con independencia del soporte o
formato.
• Parte 2: “Directrices”. Informe técnico que especifica la metodología de
diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
Campo de aplicación
Objetivo: “Garantizar que se crean, se incorporan y gestionan los
documentos adecuados”Campo de aplicación:
• Se aplica a la gestión de documentos en todos los soportes y formatos,
creados o recibidos por una organización en el ejercicio de sus actividades.
• Regula la asignación de las responsabilidades respecto a los documentos.
• Regula la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad.
• Regula el diseño e implementación de un sistema de gestión de
documentos.