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punkt.genau.

kommunizieren

Eine Sammlung von


Maßnahmen,
Events mit um Events im
Social Media Web 2.0 zu
spiegeln
begleiten
punkt.genau.kommunizieren
Events: Wirkungsvoll, aber teuer

Konferenzen und
Events gehören zu den
teuersten Marketing-
Tools.

Das Veranstalten von Events und Konferenzen ist teuer. Gleichzeitig sind es Tools, die sich einprägen
und unvergesslich bleiben. Durch kein anderes Marketing-Tool kann ein Unternehmen seine
Außenwahrnehmung so stark und dauerhaft positiv beeinflussen.

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Events 2.0: Noch wirkungsvoller (und fast nicht teurer)

• Höhere Reichweite
• Langfristiger Nutzen

Bislang waren Events punktuelle Maßnahmen, die sich an eine relativ kleine Gruppe gerichtet haben.
Das ändert sich mit dem Web 2.0: Es bietet neue Möglichkeiten, die Reichweite von Events zu
vergrößern und von Events auch langfristig zu profitieren.

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Inhalt

• Überblick: Ziele,
Maßnahmen und
Plattformen
• Das Event ins Web
2.0 bringen
• Das Web 2.0 ins
Event holen

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Überblick: Ziele, Maßnahmen und Plattformen

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Kommunikation braucht Strategie

• Zielgruppen
• Kommunikationsziele
• Kommunikations-
strategie
• Budget-Rahmen
• Unternehmenskultur
• Routine mit Social
Media

Wer seine Strategie auf Tools reduziert, verliert. Am Anfang steht immer die Analyse. Welche Tools
und welche Plattformen im Einzelfall sinnvoll sind, hängt - wie immer in der Kommunikation - von
einer Vielzahl von Faktoren ab.

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Projektziele

Es gibt zahlreiche taktische Ziele, die durch Social-Media-Aktivitäten rund um ein Event verfolgt werden
können. Im Idealfall betten sie sich in eine Strategie ein, die auch über das Einzel-Event hinaus das Web
2.0 als zentralen Kanal für den Dialog mit Zielgruppen vorsieht. Wer alles will, macht zu viel und
erreicht zu wenig.

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Maßnahmen

… um ein Event oder eine Konferenz ins Web 2.0 zu verlängern

Das Event ins Web 2.0 Das Web 2.0 ins Event
bringen holen

Blog
Twitter Aufforderung zum mitmachen
Videos Social Media Lounge
Fotos Twitter Wall
Präsentationen

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Plattformen

… um ein Event oder eine Konferenz ins Web 2.0 zu verlängern?

Web 2.0-Plattformen Unternehmenseigene


Internet-Plattformen

Twitter Unternehmens-Webseite
YouTube Unternehmens-Blog
Flickr Newsletter
Scribd RSS-Feed
Slideshare
Social Networks
(v.a. Facebook, LinkedIn, Xing)

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Das Event ins Web 2.0 bringen

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Events mit Blogs begleiten

• Management Blog
• Event Blog
• Marketing Blog
• Organisationsblog
• Kommentare

Unternehmen sollten vorhandene Blogs während eines Events intensiv bestücken. Bei Bedarf sollten sie
ein Blogging-Team aus dem Management definieren. Daneben sind Event Blogs mit kurzer Laufzeit
denkbar, sowie Blogs des Marketing- oder Organisationsteam, Referenzen-Blog und vieles andere. Für
die schnelle Abstimmung sensibler Inhalte muss während des Events ein klarer Prozess mit
Vertretungsregeln gelten.

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Events mit Blogs begleiten

• Training
• Teil-Vorproduktion
• Kommentare

Sind die Blogger unerfahren, sollten die Organisatoren einen Blogging-Workshop vorschalten und
vorab schriftlich briefen. Je nach Erfahrungen und Zeit der Blogger gilt es, einen Redaktionsplan zu
erstellen, Aufgaben zu verteilen und Blogposts des Managements und der Organisatoren teilweise
vorzuproduzieren. Die Autoren aktualisieren die Posts persönlich, bevor sie sie selbst live stellen. Bei
mehrtägigen Events sollte täglich mindestens ein Blogbeitrag des Managements erscheinen. Die Posts
sollten zu Kommentaren auffordern, sich gegenseitig kommentieren. Die Blogger können per
Kommentar Beobachtungen ergänzen. 12
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Events mit Twitter begleiten

Ein offizieller redaktioneller Live Twitter des Organisations- und Marketingteams kommuniziert u.a.
logistische Fragen („Mittagsbuffet 15 Min später“, „Vortrag Cloud Computing wg. Andrang in Saal 4
verlegt“) und kann über Twitter geäußerte Hinweise annehmen und Kritik abfedern. Ein Management-
Twitter stellt die Bewertung des Managements über den Fortgang des Events dar. Die – teilweise
vorproduzierten, aber live getwitterten – Inhalte werden auf geeignete Plattformen gestreamt.

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Events mit Twitter begleiten

Durch einen einheitlich genutzten Hashtag (z.B. „#viblounge“) können Besucher und Interessenten
alle Tweets zum Event filtern und finden. Besucher des Events und der begleitenden Web-2.0-Seiten
werden aufgefordert mitzuwirken, z.B. im Programmheft, bei der Anmeldebestätigung, in der
Moderation oder durch ein Plakat am Empfang.

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Events mit Video begleiten

Auch wenn es schwer fällt, muss der Datenschutz beachtet werden, zum Beispiel durch
Einwilligungserklärung in der Einladung: „Mit der Teilnahme an der Veranstaltung erklärt sich der Gast
damit einverstanden, dass alle in diesem Rahmen gemachten Bild-, Ton- und Videoaufnahmen von der
Xy AG zu Zwecken des Eigenmarketings zeitlich, räumlich und inhaltlich uneingeschränkt genutzt
werden dürfen.“ Zusätzlich Hinweis durch den Moderator im Rahmen der Eröffnung. Ausdrückliche
Wünsche von Besuchern, nicht gefilmt und fotografiert zu werden, müssen trotz des hohen Aufwands
respektiert werden. 15
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Events mit Video begleiten

Videos werden auf YouTube veröffentlicht und gründlich verschlagwortet (SEO-Regeln beachten). Beim
Filmen auf gutes Licht und Sprachqualität achten. Das Management kann in einem vorab gedrehten
Video die Besucher und die virtuellen Teilnehmer begrüßen. Die Keynotes und die wichtigste Vorträge
sollten professionell gefilmt werden und innerhalb einer Stunde auf der Webseite online stehen.
Interviews von maximal drei Minuten werden ebenfalls gerne angesehen. Hier darf im Web 2.0 die
Kamera auch einmal wackeln.
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Events mit Video begleiten

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel. Nach dem Event sollten die Video-Inhalte nochmals als ein
besonderes Angebot an Teilnehmer und Interessenten aufbereitet werden. Der Klassiker ist ein Event-
Video mit Höhepunkten, Bildern der Tagungs-Atmosphäre und der Abendveranstaltung, hinterlegt mit
Musik. Zusätzliche Optionen sind Themenvideos zu Konferenzschwerpunkten mit Kontaktmöglichkeit,
ein „Making of“ des Events oder „Outtakes“ – die schönsten Pannen. So bleibt das Event langfristig
online lebendig.
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Events mit Fotos begleiten

• Regelmäßig
veröffentlichen
• Flickr
• Homepage
• Beteiligung

Eine Online-Bildergalerie sollte spätestens alle zwei Stunden neue Fotos veröffentlichen, damit es
spannend bleibt, sie zu verfolgen. Der gängige Weg ist, sie auf Flickr zu pflegen und auf der
Homepage und auf das Blog einzubinden. Auch hier sollten Teilnehmer eingeladen werden, selbst
Bilder zu machen und an einem Terminal hochzuladen.

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Event-Präsentationen veröffentlichen

• Schnelle
Veröffentlichung
• Plattformen Scribd
und Slideshare
• Promotion per Twitter
• Einbindung in
Homepage
• Kontakt-Button

Die Teilnehmer schätzen es, wenn sie unmittelbar nach der Präsentation die Slides online vorfinden
können (ideal: Scribd für pdfs, Slideshare für Powerpoint). Am besten, der Moderator macht das direkt
bei der Verabschiedung des Sprechers. Letztere müssen frühzeitig vorgewarnt werden, dass ihre
Präsentation unmittelbar benötigt wird.

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Platz da! Event auf der Webseite promoten

• Aggregation aller
Web-2.0-Inhalte auf
der Landing Page und
in RSS-Feed
• Blog als Anlaufstelle
• Streaming auf
Facebook
• Event-Webseite
erhalten

Wenn das Event relevant genug ist, z.B. eine große jährliche Kundenkonferenz, wird die Webseite
während des Events „gekapert“ und auf die aktuellen Web-2.0-Inhalte umgestellt. Der Blog wird die
zentrale Anlaufstelle und ist unter der Unternehmens-URL zu finden. Die anderen Inhalte werden
eingebunden, der gesamte Content auf Social Networks gestreamt. Die „normale“ Webseite bleibt
über einen Extra-Button verfügbar. Die technische Infrastruktur muss frühzeitig definiert werden. Nach
dem Event bleiben die Web-2.0-Inhalte als statische Webseite mit Hinweisen auf die wichtigsten
Highlights und Kontaktmöglichkeiten zugänglich. 20
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Old School: Newsletter

• Inhalte täglich als


Newsletter
zusammenstellen

Nicht jeder fühlt sich vertraut mit Blogs, Twitter und RSS. Wer den klassischen Newsletter bevorzugt,
wird natürlich ebenfalls täglich bedient.

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Das Web 2.0 ins Event holen

Das Web 2.0 ist keine Einbahnstraße. Soziale Medien fördern den Austausch zwischen einem
Unternehmen und seinen unterschiedlichen Zielgruppen. Nicht nur das virtuelle Event wird dadurch
spannender, sondern auch die reale Veranstaltung.

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Einladung zum Mitmachen

Wer mitmacht, erlebt mehr. Alle Maßnahmen sollten daher auf das Mitmachen und auf den Austausch
abzielen. Eine Voraussetzung dazu ist, dass die Organisatoren die Teilnehmer informieren, dass und
wie sie mitmachen können. Eine Verlosung kann zusätzlich motivieren, ebenso die Ausschreibung eines
Preises, zum Beispiel ein Preis für den 100. Twitter-Follower, den 500. Event-Tweet oder das 50. Event-
Foto.

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Twitter Wall

Eine „Twitter Wall“ meint das Beamen von aktuellen Twitter-Meldungen, in unserem Fall mit dem
Event-Hashtag, an eine Wand oder die Darstellung auf einem Bildschirm. Diese Maßnahme fördert den
Spaß an der Interaktion über Twitter. Sie kann auch in Vortrags-Sessions zur Interaktion mit dem
Publikum genutzt werden, um Fragen über Twitter zu stellen. Die Twitter Wall sollte jedoch bei
Vorträgen nicht in den Vordergrund rücken. Besser: Ein Moderator nimmt die Fragen auf und gibt sie
an den Sprecher weiter.
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Social Media Lounge

• Treffpunkt für
Journalisten, Blogger,
Twitterer
• Q&A im Anschluss an
Vorträge

Für registrierte Journalisten, Blogger und Twitterer können Veranstalter eine exklusive Lounge
einrichten. Ausgewählte Sprecher kommen direkt nach ihren Vorträgen in die Lounge, fassen ihren
Vortrag in einem fünf Minuten Eingangsstatement zusammen und stehen für Diskussionen zur
Verfügung. Mitarbeiter twittern oder bloggen über die Sessions. Die registrierten Gäste auch.

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Erfolgsmessung

Im Web 2.0 ist vieles messbar. Dennoch: Entscheidendes Kriterium für die Erfolgsmessung ist, ob und
in welcher Weise sich die Community zum Unternehmen und zum Event äußert. Wer hier
Empfehlungen sammelt, ist für das nächste Event perfekt aufgestellt.

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Ende

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Fakten zu vibrio

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