IDENTIFICACIN Y DESCRIPCIN DE LOS PROBLEMAS

POTENCIALES
En la actualidad la competitividad a nivel mundial exige que las compaas
realicen una administracin efectiva de sus materiales e insumos a travs de
las compras, para ello deben establecer mecanismos y metodologas que les
permiten asegurar la calidad de sus productos, ser ms productivas y promover
elementos de mejoramiento continuo, no obstante en algunas compaas
especialmente en las PYMES, los resultados obtenidos en la gestin del
departamento de compras no son satisfactorios, lo cual se debe a la baja
trazabilidad de las actividades, carencia de normalizacin en los procesos, el
inadecuado registro y flujo de la informacin y la incorrecta planeacin a largo,
mediano y corto plazo de las compras.

1. Inadecuada gestin del proceso de compras de la empresa

MAJES TRADICIN S.A.C.
Se lleg a esta problemtica con los diagramas analizados previamente
de los dos procesos de compra de la organizacin, el proceso de compra
1 se demora aproximadamente 12 horas, de las cuales 3 horas son
tiempo muerto por la demora en la oficina de jefatura para la verificacin
del tipo de requerimiento. El proceso de compra 2 se demora alrededor
de 10 horas, que es ms rpido que el otro proceso ya que los
documentos se manejan por las jefaturas y contabilidad, y por ello no
hay mucho movimiento de los documentos para verificaciones.

2. Aumento en los tiempos operativos de la organizacin y de

los costos, por la inadecuada gestin en las reas
estructurales.
Hay un mal manejo de documentos en todo el proceso ya que no se
siguen los procedimientos de la manera ms eficiente, hacindolo lento
y desorganizado. Ya que en el proceso de compras no siempre el rea
solicitante es el rea de ventas, hay un acumulativo de documentos y no
hay un orden de atencin de cada tarea o labor que se carga a la
siguiente rea, incrementando las esperas del proceso.

3. Se pierde tiempo en la verificacin de validez del

requerimiento en la jefatura, a pesar de haber 2 personas
encargadas de esta labor ya que se cuenta con 2 gerentes.
Se ha podido observar en el Diagrama de Organizacin de Proceso que
en el proceso de compra 1 y en el proceso de compra 2 se presenta una
demora de 3 horas para solicitar la verificacin de la validez del
requerimiento del rea solicitante. sta rea es la ms ineficiente a
simple vista, ya que se cuenta con 2 personas que se hacen cargo de
sta labor, pero de la informacin recabada en la empresa se sabe que
no siempre estn los dos fijos, es decir que la atencin de las tareas que
llegan no es constante de las dos jefaturas todo el tiempo. Si por alguna

razn uno de los dos sale, el otro toma la posta y contina recibiendo los
requerimientos, pero de vez en cuando se generan pendientes y adems
se genera una demora que retrasa todo el proceso.

4. En el proceso de compra 1, se observa una gran acumulacin

de actividades y verificaciones en el practicante.
Como se puede apreciar en el Flow sheet y en el diagrama de recorrido,
la mayor concentracin de actividades se genera en el practicante, el
cual es el encargado de redactar y procesar los documentos necesarios
para que se realice el proceso correctamente, sin embargo se observa
que hay mucho movimiento entre ste y las reas adversas, ya que los
documentos que se generan tienen que ser verificados y validados por
las gerencias.

5. En el proceso de compra 2, se observa una gran acumulacin

de actividades y verificaciones en la jefatura de logstica.
Al igual que en el proceso de compra 1, se observa el mismo
comportamiento, pero en el rea de Jefatura de Logstica, en la cual se
realizan la mayor parte de las actividades de generacin y
procesamiento de los documentos en el proceso. El movimiento se
realiza con mayor intensidad entre el rea solicitante, que en este caso
hemos considerado Ventas- Jefatura Logstica y Contabilidad- Jefatura
Logstica.

6. Hay muchas verificaciones en todo el proceso, lo cual se

observa en las grficas que representan el proceso, esto hace
que el proceso sea ms largo y tome ms tiempo.
En el DOP hemos podido observar que en el proceso de compra 1 hay 8
labores de inspeccin, 9 de operacin y 10 de transporte, lo cual genera
en el proceso una extensin del tiempo de duracin, las inspecciones son
importantes pero toman un tiempo considerable que reduce la eficiencia
del proceso de compra, adems se observa que son 10 transportes o
movimientos de los documentos de un rea a otra lo cual no le da un
valor agregado a los documentos que fluyen.