EL MEMORANDO

INDICE

Presentacin.....................................................................................................3
Introduccin......................................................................................................4
El memorndum................................................................................................5
Caractersticas de un memorndum..............................................................5
Clases de memorndum..................................................................................5
Estructura de un memorndum......................................................................6
Recomendaciones generales..........................................................................6
El informe..........................................................................................................7
Caractersticas..................................................................................................7
Partes del informe............................................................................................9
Tipos de informes.............................................................................................9
El acta................................................................................................................12
Caractersticas..................................................................................................12
Clases de actas.................................................................................................12
Estructura de actas..........................................................................................13
La carta..............................................................................................................15
Caractersticas de una carta............................................................................15
Estructura de la carta.......................................................................................15
Tipos de cartas.................................................................................................16
Conclusiones....................................................................................................18
Bibliografa........................................................................................................19

PRESENTACIN
La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad
ya que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea en
empresas privadas o pblicas. Es por ello que en el presente trabajo,
producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los
documentos ms usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en
que situaciones se emplean, cules son sus partes, entre otras. Al
terminar esta lectura no solo sabr como redactar estos documentos
administrativos sino tambin sabr cuando emplearlos y qu se necesita
para su entrega.

INTRODUCCIN
En el siguiente trabajo abarcaremos toda acerca de la redaccin,
empezando por su concepto, tipos y los documentos administrativos
ms usados hoy en da, tales son: el memorando, el informe, la carta, y
el acta. Abarcaremos tambin los conceptos, partes, clases y reas de
difusin de los documentos administrativos ya mencionados, para un
mejor entendimiento del tema.

EL MEMORANDUM
El memorando (del latn memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es
para la Real Academia una comunicacin que se usa en la diplomacia, menos
solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual
se resean los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes
ante la consideracin de un asunto importante o grave.
Memorndum refiere a aquel informe en el cual se expone determinada
cuestin la cual deber ser tenida en cuenta llegado el momento de tratar el
asunto o cuestin con la cual est relacionado
Caractersticas de un memorndum
-

Se redacta en tercera persona.

Se refiere por completo al tema planteado (es especfico-exacto).
Utiliza la construccin positiva.
No usa rodeos de palabras.
Las oraciones son directas y claras y cortas.
Funcional y prctico.
Es interno porque circula dentro de la institucin.
Y sobre todo es de accin inmediata.
Tratar un solo asunto.
Enumerar los aspectos o tems que se incluyan (tres o ms).

Clases de memorando:
Existen dos clases:
1. Memorando simple. Se utiliza para comunicar disposiciones; remitir, pedir y
transcribir documentos; dar a conocer la realizacin de actividades y la
ejecucin de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a
un solo destinatario. Se usan dentro de una dependencia y entre
dependencias.
2. Memorando mltiple. Se utiliza para hacer conocer disposiciones o
cualquier otra informacin, en forma simultnea, a varios destinatarios.
Para que un memorando cumpla con eficacia su objetivo, debe reunir las
mismas cualidades o caractersticas de todo texto escrito: claridad, brevedad,
integridad, cohesin, precisin y armona que son indispensables para que el
mensaje corra por los canales adecuados y llegue con toda nitidez al receptor,
ya que su xito depender del grado de aceptacin que encuentre en el
destinatario.

Estructura de un memorndum:
1. NUMERACIN: se escribe la palabra MEMORANDUM con mayscula,
seguida del nmero de expedicin, separada por una lnea oblicua, a
continuacin las siglas de la oficina de procedencia, separada por una
lnea oblicua y luego se escribe el ao del calendario.
2. INFORMACIN: en esta parte se escribe:
DE

: nombre del remitente

: nombre del destinatario

ASUNTO

: es la sntesis del mensaje

FECHA

: lugar, mes y ao.

3. CUERPO: se expresa con claridad y precisin el motivo del

memorndum, mencionando lo necesario, lo fundamental; en forma
directa, sin rodeos ni palabreras.
4. DESPEDIDA: es la palabra atentamente.
5. FIRMA: es la rbrica en s de la persona que dirige el memorando.
6. CON COPIA Y DISTRIBUCIN: se utiliza cuando se entrega a otra
persona o seccin para su conocimiento.
7. INICIALES O PIE DE PGINA: con mayscula las remitente y con
minsculas las del secretario.
Recomendaciones generales
Se debe evitar:
Expresarse en primera persona del singular
Usar expresiones que den lugar a interpretaciones errneas.
Abusar del tiempo del destinatario.
Elaborar ideas obvias
Incluir algo que no venga al caso.
Presentar cosas poco conocidas sin una adecuada explicacin
Adornar el mensaje con palabras o frases metafricas
Usar y abusar de la construccin negativa
Emplear rodeos y redundancias
Acumular oraciones difusas
Ser oscuro en las expresiones
Herir sensibilidad del receptor

 Firmar antes de releer el escrito.

Ejemplo de Memorando

EL INFORME
Un informe es la descripcin detallada de las caractersticas y circunstancias de
un asunto especfico. Como tal, recoge de manera clara y ordenada los
resultados y hallazgos de un proceso de investigacin y observacin, para ser
comunicados a un pblico determinado, que bien puede ser una audiencia
especializada
(tcnica,
cientfica,
acadmica),
una instancia
superior (empresas, organizaciones, entes gubernamentales) o pblico
general (publicaciones de divulgacin masiva). En este sentido, puede
presentarse de manera oral o escrita.
La palabra informe deriva del verbo "informar", que proviene del latn informre,
de all que como informe tambin designemos la accin y efecto de informar.
En Derecho, como informe se conoce la exposicin que, en un proceso, realiza
el fiscal ante el tribunal encargado de dar sentencia.
Utilizado como adjetivo, la palabra informe hace referencia a la cualidad de lo
que no tiene forma o figura. Asimismo, puede aludir a algo cuya forma es vaga
e indeterminada.
Caractersticas
1- el informe es generalmente redactado para un superior, como una
obligacin profesional del autor, y muy rara vez para otra persona; en
muy pocos casos se redacta un informe para un pblico amplio.
2- El contenido del informe no depende de la eleccin del autor, sino de las
exigencias de una tarea o empleo, y versa por lo general sobre un
7

3-

4-

5-

6-

7-

asunto tcnico, sobre hechos, reconocimientos, investigaciones,

estudios o labores realizadas por el informante.
Admite libremente toda clase de medios que contribuyen a trasmitir
claramente el pensamiento: fotografas, diagramas, grficos,
estadsticas, cuadros numricos, documentos originales, anexos
ilustrativos o demostrativos.
El estilo se ajusta a las conveniencias o costumbres establecidas por la
prctica de cada caso (frmula, frases, vocabulario), y en tal sentido,
debe ser preciso, claro correcto y completo.
Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin
artstica. Muchas veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas
por la tradicin, que deben respetarse.
El vocabulario es usual en la materia que se trata, y por ello resulta
generalmente especializado, con neologismos, tecnicismos y aun
barbarismos.
Los modos bsicos de un informe: La narracin, la descripcin, la
exposicin y la argumentacin.

Partes del Informe

Un informe, por lo general, viene estructurado de la siguiente manera:
1. Ttulo que refleje fiel y explcitamente el tema.
2. ndice o tabla de contenidos de las principales partes o apartados que lo
constituyen.
3. Introduccin que brevemente exponga el asunto, los temas que se
abordarn, el enfoque que se emplear, su motivo e intensin.
4. Desarrollo que contenga la informacin principal y completa, junto con
resultados y anlisis.
5. Conclusin donde se recogen los resultados ms relevantes y, si fuera el
caso, recomendaciones.
6. Bibliografa con las fuentes en que se apoya el texto, ordenadas y
especificadas.
7. Anexos (si los hubiera) con alguna informacin adicional de inters,
como fotografas, planos, grficos o documentos vinculados con el tema
principal.
Tipos de informes
1. Tcnicos:
Los informes como estos suelen ser redactados a partir de alguna
investigacin o estudio solicitado por una determinada organizacin o
empresa que requiere tener ciertos datos pero que no cuenta con los
recursos para recavarlos ni analizarlos. Como el pblico que podra
llegar a leer el informe seguramente ser amplio y perteneciente a
8

2.

3.

4.

5.

distintas reas, suelen ser redactados de forma sencilla, sin la utilizacin

de tecnicismos o lenguaje complejo, para que de esta forma pueda ser
comprendido por todos. Adems, se debe tener en cuenta que un mismo
informe puede ser utilizado por distintas reas de la entidad para la toma
de decisiones, esto significa que las personas que hagan uso del mismo
sean profesionales provenientes de diferentes ramas, que no slo
tendrn distinta capacidad de comprensin, sino que tambin
necesitarn tener datos diferentes, por lo que suelen ser informes
amplios.
Cientficos:
Como su nombre indica, estos informes son los que se producen dentro
del mbito cientfico y que, por lo tanto, estn destinados a quienes
participen del mismo. Una caracterstica que identifica a estos informes
es que suelen estar repletos de tecnicismos y conceptos rigurosos,
justamente porque no se aspira a que sean comprendidos por un pblico
amplio. Generalmente, los informes suelen plasmar resultados de una
determinada investigacin o bien, proyectos a futuro.
De divulgacin:
Esta clase de informes, en cambio, pueden ser confeccionados a pedido
de una organizacin pero, a la par, suelen ser enviados a distintos
medios de comunicacin para que divulguen los datos presentados de
forma masiva. Esto hace que la redaccin y el contenido de estos
informes deban ser sencillos a fin de que no slo sean fciles de
comprender, sino tambin de difundir a la opinin pblica, que se
caracteriza por ser sumamente amplia. Muchas veces, estos informes
funcionan entonces como disparadores de noticias y entrevistas en la
prensa.
De desempeo:
Generalmente, estos informes son los que se confeccionan en el interior
de una empresa, a pedido de algn gerente de cualquier rea. De esta
forma, ste puede tener un conocimiento detallado de los costos,
rendimiento, desempeo, presupuesto, y otros detalles del rea de la
empresa que tiene a su cargo. Los informes de desempeo son
sumamente importantes para la toma de decisiones de cualquier tipo y
tambin permiten ver qu resultados han tenido las decisiones tomadas
anteriormente.
Expositivos:
Estos informes aspiran a ser lo ms objetivos posibles a la hora de
describir el estado de situacin de aquello que se aborde. Para alcanzar
el tono neutral, el autor del mismo debe evitar sacar conclusiones de
cualquier especie. Adems, tampoco se deben incluir interpretaciones ni
anlisis del tema en cuestin ni tampoco expresar recomendacin
alguna. Lo ideal para lograr todo esto es comenzar el informe con un
breve resumen sobre cmo era la situacin anterior a que haya ocurrido
el hecho a analizar, para luego describir a esta ltima de manera ms
detallada. De esta forma, es el propio receptor del informe el que puede
sacar las conclusiones sobre los motivos de los cambios o problemas
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que se hayan percibido, sin que haya ningn juicio de valor o

advertencia por parte del redactor.
6. Interpretativo:
A diferencia de los informes expositivos, los interpretativos no se limitan
a exponer los hechos y describirlos, sino que al mismo tiempo expresan
interpretaciones hechas por parte del o los autores del comunicado. Las
interpretaciones que se expongan siempre deben estar fundamentadas
con hechos o cuestiones que hayan sido explicados previamente en el
informe y, a la vez, argumentar las relaciones que se establecen entre
los mismos para llegar a determinadas observaciones. De esta manera,
quien reciba el informe podr sacar sus propias conclusiones, ms all
de las apreciaciones del autor, ya que cuenta con los datos para hacerlo.
De hecho, esto permite que las conclusiones u observaciones de ambos
resulten diferentes.
7. Demostrativos:
Se caracterizan por presentar no slo hechos sino que estos van
acompaados por comentarios y observaciones de su autor. Para que
cumplan su funcin correctamente, es necesario que en la publicacin
ambos aspectos queden claramente distinguidos, para que de esta
forma su receptor identifique cundo es opinin y cuando un hecho
concreto.
Ejemplo de Informe

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EL ACTA
Se denomina acta al documento que durante una reunin es escrito por una
persona presente en la misma, y a travs de la cual se registran a que sus
temas que han sido tratados, como as tambin las conclusiones o acuerdos
que han resultado adoptados luego de dicha reunin. El acta tiene como
finalidad otorgarle una certificacin de qu ha ocurrido durante la reunin, y de
esta manera validar dicho encuentro. Son variados los organismos u
organizaciones que pueden realizar este tipo de reuniones en las cuales se
elaborar un acta: desde asambleas en los parlamentos hasta una asociacin
de vecinos de una ciudad en particular de cualquier parte del mundo. En
general, las actas suelen ser archivadas en lo que se llama un libro de actas,
que recoge las actas labradas a lo largo de un perodo de tiempo determinado,
de manera cronolgica, y el orden est dado por una enumeracin de sus
pginas. Existen algunos elementos en comn que poseen todas las actas: por
ejemplo, todas ofrecen una visin o estructura general de lo ocurrido en la
reunin, quienes han sido los participantes o asistentes, el detalle de las
diferentes cuestiones o temas planteados, cules han sido los debates, y las
conclusiones de los mismos, determinando si tanto los convocantes como los
convocados han arribado a un acuerdo, o no, acerca de las cuestiones que han
sido planteadas durante su celebracin.
Caractersticas

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Para la realizacin de un acta no se conoce una forma estandarizada de

realizacin. Muchos opinan que quien deba hacerla, debe tener todo un
horizonte de libertad para ser creativo, siempre y cuando no incurra en los
errores ms comunes que son: el exceso de detalles o la omisin de puntos
fundamentales, que posteriormente se requieran para constancias o reclamos.
Clases De Actas
Actas policiales:
Es el documento donde se establece de manera escrita un hecho punible,
donde se especifica el o los autores del hecho, y las evidencias recogidas.
Actas notariales:
Es el documento donde se da constancia y se hace instancia ante un notario de
hechos que involucran a ciertas partes, con el fin de tener pruebas o recoger un
juicio del notario respetando los requerimientos de la Ley.
Actas de nacimiento:
Es el documento que se redacta para hacer constancia de un nuevo nacido en
un pas determinado. Se suelen realizar en recin nacidos as como tambin en
adultos nunca antes inscritos, donde se especifica el nombre completo de la
persona, la fecha y lugar de nacimiento, as como tambin, el nombre completo
de los padres y su domicilio. Es conocida como un acta de identidad, ya que sin
esta se le hace imposible realizar ciertos transmites que necesiten la
autorizacin del estado.
Actas administrativas:
Este documento se realiza para constatar que un trabajador cometi una
violacin al reglamento interno de una institucin o empresa, o cuando se resa
a cumplir las clusula del contrato. Esta acta no necesita de un juez quien la
redacte, sin embargo se considerar ante la oficiala como una versin de
cmo sucedieron los hechos.
Actas de matrimonio:
Es el documento realizado para dar constancia de que una pareja acepta
casarse de manera legal. Esta acta es llevada a cabo por un Juez de Registro
Civil, en presencia de la pareja, de sus respectivos padrinos, y de ciertos
testigos, quienes debern firmar en la misma, la cual se mantiene integrada a
un libro de registro con una numeracin determinada. El acta se puede llevar a
cabo en una oficiala del estado, as como tambin en cualquier otro espacio
decidido por la pareja, donde se deber pagar mucho ms, porque el oficial ir
al lugar de la ceremonia hacer constancia de la unin de ambos de manera
escrita. Aquellas parejas que unen sus lazos y que se inscriben en esta acta
matrimonial, no pueden volver a casarse al menos que este documento se
disuelva, creando un acta de divorcio, donde para ello se requerir el
consentimiento de ambos; o con la muerta de alguno de ellos, donde se deber
de entregar ante el juez civil el acta de defuncin.
Acta de divorcio:

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Es el acta donde se especifica que una pareja est divorciada de manera

formal. En esta se escriben los nombres de cada integrante de la pareja y la
fecha en que se casaron.
Acta de defuncin:
Refiere al tipo de acta que se realiza al momento de fallecer una persona. Esta
acta es suscrita y validada por el juez civil, y en ella se especifica el nombre
completo del occiso, las causas de su muerte, y su fecha de nacimiento. Esta
acta es fundamental a la hora de disolver un acta de nacimiento, para cobrar
una herencia, para cobros de seguro de vida, etc.
Acta constitutiva:
Es el acta levantada para indicar la constitucin de una empresa. La misma es
redactada en frente de una autoridad competente. En esta acta se especifica
las actividades ligadas a la empresa, como se constituir la empresa, los
alcances que tendr, el nmero de accionistas, la cantidad de empleados, etc.

Estructura Del Acta

1. Encabezamiento. Se especifica los siguientes datos: lugar, fecha, hora,
cantidad y nombre de los asistentes; aprobacin o modificacin del acta
anterior.
2. Cuerpo o texto. En esta parte se consideran las siguiente estaciones:
2.1. Despacho. Se da lectura a todos los documentos remitido y |
recibido.
2.2. Informe.Se anotan todos los informes emitidos oralmente en la
sesin detallando el nombre del informante.
2.3. Pedidos. Se anotarn ordenadamente todos los pedidos que hagan
los asistentes. Cada persona hace uso de la
palabra para
enunciar su pedido sin dar ninguna explicacin.
2.4. Orden del da o Debate. Es la parte ms importante del Acta, la
ms extensa. Cada pedido formulado ser fundamentado, debatido y
aprobado o rechazado por los distintos asistentes. Una vez comenzado
el debate, el presidente o quien dirija la sesin no aceptar nuevos
pedidos.
Votacin. Terminado el debate de un pedido el presidente de la
asamblea llamar a los asistentes a votar para ver si se aprueba el
pedido. La aprobacin puede ser:
3. Cierre del Acta y Firmas. Al trmino del debate se procede a cerrar el acta
con la siguiente frmula: No habiendo otro asunto ms que tratar y siendo
a las 8:pm., se dio por finalizada la sesin firmando los presentes el Acta"
Ejemplo de Acta

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LA CARTA
Es un medio de comunicacin escrito que un emisor (remitente) enva a un
receptor (destinatario). Generalmente se compone de: el encabezamiento, el
saludo, el cuerpo, la despedida y la firma. La carta contiene un texto distinto
para cada ocasin.
Una carta usualmente viene dentro de un sobre para que la informacin
contenida en ella no pueda ser vista por otro tipo de personas adems del
remitente o destinatario; y la carta como tal puede contener cierta informacin
sobre el emisor como tambin del remitente, esta puede estar contenida de un
encabezamiento, donde describe el nombre y la direccin del lugar de destino;
seguido de un saludo para as darle inicio al discurso; luego la exposicin
donde se desarrolla un tema o asunto en particular; el saludo final, donde el
emisor se despide y concluye el asunto; y por ultimo le es agregada la firma de
este
Caractersticas de una carta
Es breve y precisa.

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Se organiza con claridad, concisin, precisin y exactitud.

Busca dar informacin completa.
Recurre a un vocabulario exacto y corts.
Usa oraciones completas organizadas correctamente.
No abrevia las palabras.
Utiliza una puntuacin adecuada al sentido de lo que se quiere expresar

Estructura de la carta
Es muy importante respetar las Partes de una Carta, principalmente cuando
hablamos de una carta formal o comercial, ya que esa estructura forma parte
de un convencionalismo que facilita la lectura y comprensin. El lector
entrenado y educado sabr distinguir e interpretar con rapidez cada una de las
partes de una carta, pudiendo tambin responder la carta con rapidez y
siguiendo el mismo criterio; es decir, respetando la misma estructura y partes
que componen la carta. Repasemos a continuacin cules son esas partes que
componen una carta formal o comercial
El encabezamiento
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre
membrete, lugar y fecha, direccin del destinatario, y saludo. En general se
indica tambin el asunto de la carta, para que el destinatario sepa directamente
de qu se trata.
El cuerpo
El cuerpo de la carta es la parte ms importante. Se compone de tres partes:
una introduccin, un ncleo y una conclusin.
En la introduccin se suele referir a correspondencia anterior, agradecer
al destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
En el ncleo se desarrolla la idea principal de la carta. Es importante
redactar el ncleo con objetividad y claridad, sobre todo cuando se trate
de una reclamacin.
Se termina con una conclusin que sirve de resumen de la carta y/o de
estmulo.
El cierre
El cierre de la carta constituye el final de la misma. Contiene siempre
despedida, firma, nombre y cargo.
En caso de anexos se indica el nmero de estos. Adems, es posible aadir
posdata o indicar si se envan copias a otras personas.
En la carta, todos los elementos empiezan a la izquierda de la pgina. Este
"estilo bloque" es la manera general de componer una carta.
Dados los objetivos de cartas comerciales, se suele tratar al destinatario con
cortesa. Los tratamientos de respeto para el saludo son:
distinguido(s) seor(es) o
distinguida(s) seora(s).

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Otra forma un poco ms personal es Estimado seor y las variedades

correspondientes. En el cuerpo de la carta el autor se dirige al destinatario
siempre con usted o ustedes.
Para indicar si se envan fotocopias a otras personas se usa la expresin C.c.
seguido por el nombre del otro destinatario.
Si la carta es firmada en nombre del remitente, la firma va precedida por la
abreviacin P.O. (por orden) o P.A. (por autorizacin), indicando que la
persona que firma la carta tiene la autorizacin de la persona responsable.
Tipos de Cartas
1. Amistosa: Estilo desenfadado, lleno de confianza y agrado, segn el
grado de intimidad que se tenga con el destinatario.
2. Comercial: Tiene estructura fija. Estilo breve y corts.
3. Divulgativa: Dirigida a un pblico amplio, aparece en peridicos,
revistas u otro tipo de publicaciones.
4. Familiar:
Manifiesta cario y afecto a un familiar.
5. Informativa: Se usa para comunicar decisiones, convocatorias,
acuerdos...
6. Literaria:
Reflejo de los sentimientos y sensaciones del autor o de
alguno de los personajes de una obra literaria.
7. Social:
Comunicaciones sobre actos sociales, participaciones de
eventos, invitaciones...
8. Agradecimiento: Las ideas que se deben expresar en esta carta son
admiracin, gratitud o elogio a un favor realizado.
9. Felicitacin:Se enva con motivo de un aniversario, cumpleaos o un
feliz acontecimiento.
10. Psame:
Escrito motivado por el fallecimiento de alguien cercano al
destinatario
Ejemplo de Carta

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CONCLUSIONES
Es muy importante conocer la creacin y redaccin de estos
documentos, para ser aplicados ante cualquier institucin pblica o
privada segn la necesidad del momento.
La redaccin que se lleve a cabo por cualquier persona depender
del lugar donde trabaje, el documento que utilice, el destinatario,
entre otros factores.
Existe una gran diferencia en la forma de redactar de un cientfico,
literario, periodista, comerciante, un juez y una persona en particular.
El memorndum se da de forma recproca ya que lo puede entregar
la secretaria al gerente, como el gerente a la secretaria.
El documento ms usado por la sociedad es la carta, ya que como
vemos hoy en da es el ms sencillo de elaborar, incluso hay
personas que ni siquiera lo redactan como es debido, sin fecha ni
firma solo saludo y texto.
Hay documentos que al momento de elaborarse no importan el cargo
que se desempeen en ese momento, tal como: el memorndum, y
otras que si como en el caso del oficio.
El informe solo se puede dar de superiores del mismo nivel y de
subordinado a superior ya que el subordinado le informa de
obligaciones que le han sido encomendadas por su superior.
A diferencia del informe, el informe tcnico solo se redacta cuando el
superior lo solicita y en el documento se informa acciones ya
realizadas.

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BIBLIOGRAFA
http://es.slideshare.net/
https://es.scribd.com/
http://www.monografias.com/
http://www.redaccioncientifica.com.ar/home.html
http://www.uniquindio.edu.co/uniquindio/facultades/humanas/comunicacionsoci
al/uniquindio/assets/documentos/1/04_redaccion1.pdf
http://www.editum.org/Que-Es-La-Redaccion-Comercial-p-229.html

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