Titulillo: ESTRATEGIAS PARA EL ANALISIS DE SISTEMAS 1

Estrategias para el análisis de sistemas

Julisa A. Corchado Juarbe

Universidad Metropolitana, Recinto de Aguadilla

Estudiante del curso COIS 625

Maestría en Administración y Supervisión Educativa

juliacorchado@yahoo.com
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Resumen

El propósito de este artículo es abordar un tema que está a la vanguardia de la tecnología, ya

que reúne las estrategias utilizadas en el análisis de sistemas. Cabe señalar, que estas

estrategias son: automatización del proceso administrativo, mejoramiento del proceso

administrativo y reingeniería del proceso administrativo. Es decir, a través de este escrito se

estudia detenidamente en que consiste cada una de las estrategias planteadas y mencionadas

anteriormente. También, es de suma importancia mencionar, que estas estrategias son los

pasos que se deben utilizar al momento de analizar y revaluar un sistema escolar o una

institución administrativa.
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Estrategias para el análisis de sistemas

El Nuevo milenio ha exigido que la humanidad se relacione al mundo

tecnológico, para así evolucionar de los antiguos paradigmas tradicionales y satisfacer unas

necesidades que este siglo exige y amerita. Es necesario mencionar, que en la administración

como en el diario vivir existen una serie de estrategias o métodos para el desarrollo de

sistemas, las cuales se conocen como el proceso de clasificación e interpretación de hechos,

diagnóstico de problemas y empleo de la información. Éstas se utilizan mayormente, para

recomendar mejoras en un sistema de información que a la larga cumplan con las demandas

y competencias del trabajo. Cabe señalar, que el concepto diseño de sistemas, consiste en el

proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema de información existente.

Además, se debe tener en cuenta que el análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de

examinar la situación con la finalidad de mejorarla, utilizando métodos y procedimientos más

adecuados. Por dichas razones, éste artículo se enfocará en mencionar, abordar y estudiar

tres estrategias utilizadas para el análisis de sistemas, permitiéndole al lector atemperarse a

este tema y entenderlo con más claridad.

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Automatización del proceso administrativo

La automatización del proceso administrativo consiste en facilitar la eliminación

del papel en los controles administrativos. Permite la implementación de un sistema de

control de gestión en el que puedan participar dentro del proceso administrativo, usuarios que

se encuentren en oficinas remotas, gracias a la interfaz Web de LiquidOffice vía Internet.

Mejora la productividad en departamentos de atención a clientes, empleados o usuarios tales

como help desk, oficialía de partes, ventanilla única, mesas de entrada, transparencia en

gobierno, etcétera. También, este proceso permite que los usuarios/clientes adquieran

respuestas considerablemente más rápidas a sus solicitudes logrando así, el uso de firmas

digitales en formularios HTML que alertan a los usuarios aprobadores, si los datos fueron

modificados de una etapa a otra.

Mejoramiento del proceso administrativo

Cada organización educativa necesita una guía que le permita identificar

estructuras y documentos de los procesos y procedimientos inmersos en su quehacer, se

constituye en un mecanismo de planificación idóneo y expedito para orientar el rumbo hacia

el logro de los objetivos institucionales. Esto se ejecuta al igual que para la gestión y la

evaluación permanente con la perspectiva de contribuir a la creación de un sistema de

aseguramiento de la calidad que garantice la producción de bienes o prestación de servicios,

sean éstos públicos o privados. Cabe señalar, que el proceso de construcción utiliza una

estructura metodológica unificada y participativa que inicia con la identificación del marco

de referencia conceptual y normativa, seguida de la planeación del estudio, diseño de

instrumentos para recolección de datos, inducción, capacitación y acompañamiento, análisis

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de la información sobre los actuales procesos y procedimientos que se desarrollan en la

institución, para culminar así, la etapa de diagnóstico. Seguidamente y con base en la

dinámica que refleja la radiografía de la situación actual, validar y proponer los cambios o

mejoras, los cuales a su vez se probarán para garantizar su aplicación e implantar su

ejecución mediante acto administrativo.

Reingeniería del proceso administrativo

La reingeniería constituye una recreación y reconfiguración de las actividades y

procesos de la empresa, lo cual implica volver a crear y configurar de manera radical él o los

sistemas de la compañía. Esto de realiza con el propósito de lograr incrementos

significativos y en un corto período de tiempo, en materia de rentabilidad, productividad,

tiempo de respuesta, y calidad, lo cual implica la obtención de ventajas competitivas

(Lefcovich, 2004, pp.1). Es decir, la reingeniería se edifica como una rotura o cambio de los

paradigmas vigentes en la empresa.

Comparación de las tres estrategias

Estas tres estrategias son un ejemplo palpable del proceso que un administrador

debe llevar a cabo al momento de analizar a cabalidad y con efectividad un sistema. Esto se

debe a que la automatización sería el primer paso que este funcionario debería desempeñar,

ya que debe desligarse de lo manual y adentrarse al mundo cibernético y tecnológico. Este

proceso permite que se agilice algunas actividades que anteriormente conllevaban meses y

muchos funcionarios, ya que antes enviar una notificación tardaba días y ahora gracias al

email tarda segundos. Esto ocurre con la compra de materiales, ya que anteriormente era una
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tarea ardua y ahora gracias a la Internet se facilita la compra y no se necesita interactuar o

delegar la función a otras personas, ya que él mismo la puede realizar a través de un

computador. Luego de la automatización se debe pensar en mejorar el proceso y éste se

realiza observando los beneficios que los cambios han efectuado y así se evaluará a plenitud

las ventajas y desventajas que se han suscitado. Es decir, se llevará a cabo un mecanismo de

planificación idóneo y expedito para así orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos

institucionales. Si esto no se logra efectuar se debe hacer una reingeniería que no es otra

cosa que reconfigurar las actividades y procesos de la empresa. Por estas razones, se expuso

que estas tres estrategias están entrelazadas o simplemente son unos pasos estratégicos que

deben ejecutar un líder educativo o un administrador al momento de ejercer un cargo o dirigir

una escuela o empresa.

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Referencias

CARDIFF. (2009). Software para automatización de procesos administrativos. Recuperado

de www.econtent.cl/document/Cardiff_Liquid_Office.

Lefcovich M. (2004) Reingeniería de procesos. Recuperado de

http://www.gestiopolis.com/recursos3/docs/ger/reipromlefco.html

Santillana. (1997). Diccionario Juvenil Santillana (1ª ed.). México: Editorial Santilla.

Universidad de los Llanos (2004). Manual de procesos y procedimientos administrativos.

Recuperado de

www.acreditacion.unillanos.edu.co/.../Procesos_procedimientos.pdf
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Tabla

Estrategias para el análisis de sistemas

Comparación de las 3 estrategias de los procesos administrativos

Datos a Estrategias
comparar
Automatización del Proceso Mejoramiento del Proceso Reingeniería del Proceso
Administrativo Administrativo Administrativo
Dato 1 x x
Dato 2 x
Dato 3 x x