Petic 2012 - 2015

PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y
COMUNICACIN PETIC - 2012 2015
JUAN CARLOS PELEZ SERNA

Contralor General de Medelln
CARLOS URIEL LOPEZ RIOS

Jefe Oficina Asesora de Planeacin
JOHARI ALBERTO DELGADO PEA

Contralor Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico
CONTRALORA AUXILIAR DE DESARROLLO

TECNOLGICO
MEDELLIN, DICIEMBRE 2013
Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
JUAN GUILLERMO PALACIO ROLDN

Profesional Universitario
CARLOS ALBERTO GUERRA ACOSTA
JOS ANTONIO LPEZ MUOZ
MARTN ALEJANDRO COLORADO MESA
JESS ANTONIO GALLEGO HIGUITA
Tcnico Operativo
RODRIGO ACEVEDO SUREZ
Tcnico Operativo
JORGE IVN ESCOBAR MARTNEZ
Tcnico Operativo
JHON LESVIS MORENO PEREA

Auxiliar Administrativo
BEATRIZ MARIA RODRIGUEZ ARBOLEDA

Secretaria
CONTRALORA AUXILIAR DE DESARROLLO

TECNOLGICO

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
CONTENIDO
Pg
INTRODUCCIN
1.
ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRALORA GENERAL DE MEDELLN
1.1
Visin
1.2.
Misin
1.3.
Objetivo general
1.4.
Valores ticos
1.5.
Estructura organizacional
1.6.
Enfoque modelo operacin por procesos (MOP)
1.7.
Sistema de gestin de la Contralora General de Medelln
1.8.
Polticas y objetivos del sistema de Gestin
1.9.
Identificacin de los sistemas de informacin de la Contralora General de
Medelln
11
13
13
13
13
14
15
16
20
2.
PLAN DE DESARROLLO TECNOLGICO
2.1.
2.2.
2.3.
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFICOS
ORGANIGRAMA DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DE APLICATIVOS
INFORMATICOS
28
28
28
2.3.1.
2.3.2.
2.3.3.
2.3.4.
2.3.5.
Contralor o su delegado
Gerente del Proyecto
Lder del proyecto
Comit de desarrollo tecnolgico
Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico
20
29
29
29
29
30
30

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
2.3.6. Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico
34
2.3.7 grupo de trabajo
35
2.4.
36
Metodologa de anlisis
2.4.1. Establecimiento de la plataforma estratgica
36
2.4.2. Definicin de la estrategia de hardware
36
2.4.3. Definicin de la estrategia de software
36
2.4.4. Definicin de la estrategia administrativa
36
2.5.
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN ESTRATEGICO

DE SISTEMAS
37
2.6.
VIGENCIA Y NATURALEZA DEL PETIC
37
3.
ESTRATEGIA DE HARDWARE
39
3.1.
DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA DE HARDWARE
39
3.2.
OBJETIVO GENERAL
39
3.3.
3.4.
AMBIENTE INFOMATICO ACTUAL
39
40
3.4.1. Diseo red de datos Contralora General de Medelln
40
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.
3.4.5.
3.4.6.
41
41
43
43
44
Descripcin general de la solucin implementada

Hardware que conforma la Red de datos
Software
Impresoras
Software de desarrollo

PETIC 2012-2015
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3.4.7. Cableado
3.4.8. Entorno fsico
44
45
3.4.9. Descripcin infraestructura tecnolgica y configuracin tcnica de los

Componentes
46
3.5.
INFORME DE GESTIN AO 2012
3.5.1. Ejecucin de proyectos
3.5.2. DESCRIPCION DE LOS PROYECTOS EJECUTADOS EN EL AO 2012
3.5.2.1 Modernizacin de la plataforma tecnolgica
63
63
68
68
3.5.2.2 Desarrollo e implementacin del software misional y administrativo

3.5.2.3 DESARROLLO DE HERRAMIENTAS Y SOLUCIONES ORIENTADAS A LA
WEB
3.5.2.4 SOLUCIONES INFORMATICAS Y DE COMUNICACIONES
68
68
3.7
73
EJECUCIN PRESUPUESTAL AO 2012
70
3.8
INFORME DE GESTIN AO 2013
76
3.8.1 Ejecucin de proyectos ao 2013
77
3.8.2 Gestin y Administracin de la infraestructura existente
79
3.8.3 Descripcin de proyectos ejecutados en el ao 2013
81
3.8.3.1 Automatizacin de los procesos y sus procedimientos
82
3.8.3.2 Implementacin y puesta en marcha de un software de informacin para la
administracin del sistema Integral de Gestin de la CGM (NTGP1000 y MECI).
Isolucion
83
3.9
PROYECCIN AO 2014 TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y

COMUNICACIONES
92
4.
ESTRATEGIA DE SOFTWARE
95
4.1.
4.2.
DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA DE SOFTWARE

OBJETIVO GENERAL
95
95

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
4.3.
4.4.
4.5.
OBJETIVOS ESPECFICOS
96
APLICATIVOS EXISTENTES
96
PARMETROS TCNICOS Y REQUERIMIENTOS GENERALES A TENER EN
CUENTA EN IMPLEMENTACIN DE SOFTWARE
98
4.6.
CICLO PARA LA IMPLEMENTACIN DE LOS SISTEMA DE INFORMACIN 99
4.7.
4.7.1.
4.7.2
4.7.3
4.7.4
SISTEMAS DE INFORMACIN CORPORATIVOS

Nivel de control Estratgico
Nivel Misional
Nivel Apoyo
Nivel Evaluacin
5.
5.1.
5.2.
5.3.
ESTRATEGIA ADMINISTRATIVA
DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO GENERAL
167
167
167
167
5.4.
SITUACIN ACTUAL
5.4.1. Estructura Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico
168
168
5.4.2. Estructura administrativa
169
100
101
107
128
158
5.5.
ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS INFORMATICOS
170
5.5.1. Que se debe administrar
170
5.5.2. reas funcionales de la administracin de redes
170
5.5.3. Interrelacin de las rea funcionales
173
5.5.4. Administracin de la configuracin (AC)
174
5.5.5. Administracin de los problemas (AP)
177
5.5.6. Administracin del desempeo (AD)
177
5.5.7. Administracin de la seguridad (AS)
151
5.5.8. Administracin de la contabilizacin (ACO)
184
5.6.
RESPONSABILIDAD DEL ADMINISTRADOR DE LA RED
185
5.7.
POLTICAS DE USO DE LOS RECURSOS TECNOLGICOS INFORMATICOS
Y TELECOMUNICACIONES (PUSER)
186

PETIC 2012-2015
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LISTA DE CUADROS
Pg.
cuadro 1. impresoras outsoursing43
Cuadro 2. Impresoras Contralora. .............................................................................. 44
Cuadro 3. Rack para cmputo y Almacenamiento. ................................................. 48
Cuadro 4. Almacenamiento iSCSI. ....................................................................... 48
Cuadro 5 Respaldo.............................................................................................. 50
Cuadro 6 Servidor Tipo 1. ................................................................................... 51
Cuadro 7 Servidor Tipo 2. .................................................................................... 52
Cuadro 8. Switches LAN y Almacenamiento iSCSI. ................................................. 53
Cuadro 9 Conectividad Core................................................................................. 54
Cuadro 10. Conectividad inalmbrica. ................................................................... 55
Cuadro 11. Rack para la Conectividad por piso. ..................................................... 58
Cuadro 12. Herramienta de Monitoreo, Inventario y Soporte. .................................. 59
Cuadro 13. Especificaciones tcnicas ASTARO 220 ................................................. 59
Cuadro 14. Especificaciones tcnicas Office Connect Remote Dual Analog ............... 61
Cuadro 15. Proyectos por Inversin 2012.............................................................. 63
Cuadro 16. Proyectos Ejecutados Convenio con el IDEA 2012 ................................. 66
Cuadro 17 Proyectos por Mantenimiento 2012 ....................................................... 66
Cuadro 18. Ejecucin Presupuestal ....................... .73Error! Marcador no definido.

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 19. Contratos inversin tecnologa de la informacin vigencia 2013

............................................................... 77Error! Marcador no definido.
Cuadro 20 Contratos de Mantenimiento de Tecnologas de la Informacin. Vigencia 2013
78
Cuadro 21. Gestin y administracin de la infraestructura Tecnolgica
79
Cuadro 22. ciclo para la implementacin de los sistemas de informacin
100
Cuadro 23. Requerimientos informticos del subsistema planeacin corporativa
102
Cuadro 24. Requerimientos informticos del subsistema comunicacin organizacional
103
Cuadro 25. Especificaciones intranetError! Marcador no definido.

106
Cuadro 26. Requerimientos informticos del subsistema A.G.E.
108
Cuadro 27. Rendicin de la cuenta en lnea
111
Cuadro 28. Requerimientos informticos del subsistema consolidacin de la informacin
112
Cuadro 29. Requerimientos informticos del subsistema desarrollo estudios tcnicos
113
Cuadro 30. Requerimientos informticos del subsistema informes especiales
115
Cuadro 31. Requerimientos informticos del subsistema sanciones fiscales
116
Cuadro 32. Requerimientos informticos de los subsistemas responsabilidad fiscal y

jurisdiccin coactiva
119
Cuadro 33. Requerimientos informticos modulo biblioteca
131
Cuadro 34.Requerimientos informticos del subsistema estadstica e informacin

corporativa134
Cuadro 35. Requerimientos informticos del subsistema C.O.L.A.
145
Cuadro 36. Requerimientos informticos del subsistema evaluacin del sistema de control
interno:
158
Cuadro 37. Requerimientos informticos del subsistema auditoras internas de calidad
160

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 38. Requerimientos informticos del subsistema mejoramiento del sistema de la

calidad
162
Cuadro 39. Requerimientos informticos del subsistema evaluacin de la gestin institucional
164
Cuadro 40. Sistema de informacin Gestin, Promocin, Concepto (GPC)
166
Cuadro 41. Administracin de los Recursos Informticos
172

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
LISTA DE GRAFICOS
Pg.
Grfico 1. Solucin Renovacin Plataforma Tecnolgica....................................................
40
Grfico 2. Ilustracin aprobada de la Pg. .............................................................
69
Grfico 3. Ilustracin Telepresencia. ....................................................................
70
Grfico 4.
Grfico 5.
Articulacin de los sistemas de informacin de la CGM

Y el sistema integrado de Gestin SIG.
Esquema General de Cluster Hyper v en la CGM..
82
86

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
INTRODUCCIN
En el mundo las empresas y negocios cambian aceleradamente, por ello la
informacin debe ser administrada como un elemento de alto valor agregado. Lo
cual exige la utilizacin de los sistemas y las tecnologas de informacin de una
forma eficaz y eficiente.
Es as como las nuevas tecnologas, los sistemas de informacin y el
conocimiento abren un mundo de posibilidades para la administracin, los
usuarios y los ciudadanos, lo que conlleva a disear modelos que satisfagan las
necesidades y en lo posible superen las expectativas de los clientes a nivel interno
y externo.
Es necesario afrontar los cambios e incorporar en la entidad, tecnologas que
respondan a un entorno cada vez ms exigente, donde la nueva organizacin
administrativa se podra denominar administracin electrnica.
Todas estas expectativas deben tener unas bases slidas, seguras y confiables,
donde los procedimientos deben ser muy claros y respaldados por el rea de
sistemas, definiendo unos objetivos claros que se apliquen a las exigencias de la
empresa, utilizando procedimientos electrnicos como la red de datos, como un
elemento estratgico en el manejo de la informacin y no dejndola como un
problema ms para administrar por parte de sistemas.
Con este Plan Estratgico de tecnologas de la informacin y comunicaciones , se
pretende orientar la organizacin a gestionar los servicios informticos y de
comunicaciones de la contralora, teniendo en cuenta los limitantes presupuestales
que se presentaron en el transcurso de los aos 2008 a 2010 y que mediante la
aprobacin proyecto de ley n. 206/08 Senado 383/09 Cmara, por medio de la
cual se fortalece el ejercicio del control fiscal, en el ao 2011 se logr plantear y
11

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
adquirir la renovacin tecnolgica en cuanto a licenciamiento de software y

hardware.
Con la gestin realizada durante la vigencia 2012, se da cumplimiento en un 100%
a los proyectos formulados en el PETIC en materia de infraestructura informtica,
logrando poner a la Entidad al nivel actual de infraestructura tecnolgica. Con el
nuevo Plan Estratgico de Tecnologas de informacin se pretende tener un norte
identificando los proyectos claves que permitan el cumplimiento pleno de la Misin
Institucional, es as como durante la vigencia 2013 se continu con la
modernizacin y estabilizacin de las diferentes plataformas tecnolgicas, se
culmin la automatizacin de los flujos de los procesos y la automatizacin del
sistema integrado de gestin SIG- a travs del software Isolucion
Con el siguiente documento describe de manera general proyectos y las
inversiones de la vigencia 2014 los cuales se agrupan en tres lneas generales,
segn en el marco del plan estratgico institucional 2012-2015 Control Fiscal
Moderno y Eficiente versin 2, lnea estratgica III: Gerencia Integral, en el
objetivo estratgico 3 denominado: Fortalecer el Sistema Integral de Gestin y el
desarrollo del talento humano, el cual contiene el programa 6 Gestin
Administrativa finalmente el Proyecto 13 Tecnologa de la informacin y las
comunicaciones.
El Plan Estratgico de Sistemas de Informacin de la Contralora rene dos
grandes reas, a saber:
El rea de Sistemas de Informacin, el cual incluye la Base de Datos
Institucional y los Aplicativos de Sistemas de Informacin necesarios para la
Entidad.
El rea de tecnologa, que propone la infraestructura tanto de hardware como
de software que la Entidad debe disponer para poder implantar los Sistemas de
Informacin y/o automatizar procesos rutinarios y repetitivos.
Por ltimo cabe destacar la importancia de establecer unas polticas claras que
permitan una eficiente administracin y control de los recursos informticos y la
infraestructura tecnolgica de la Entidad.
12

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
1. ASPECTOS GENERALES DE LA CONTRALORA GENERAL DE

MEDELLN
1.1
VISIN
En el ao 2015 seremos reconocidos como la primera institucin del Control Fiscal

del Estado Colombiano por su eficiencia, eficacia y transparencia en la vigilancia
de la gestin fiscal, generando confianza en la comunidad.
1.2
MISION
Ejercer, de acuerdo con la Constitucin y la Ley, la vigilancia de la gestin fiscal de

la Administracin Municipal, de sus entidades descentralizadas en todos sus
grados y niveles y de los particulares que administren fondos o bienes pblicos de
carcter municipal, mediante la aplicacin de los sistemas de control y la
evaluacin de los principios de la gestin fiscal, con permanente participacin de
la comunidad.
1.3
OBJETIVO GENERAL
Contribuir con el desarrollo social del Municipio de Medelln y sus habitantes,

mediante el ejercicio del control fiscal con la participacin de la ciudadana,
vigilando el uso de los recursos pblicos.
1.4
VALORES ETICOS
-
Respeto
Transparencia
Responsabilidad
Honestidad
13

PETIC 2012-2015
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1.5
Objetividad
Participacin
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Despacho del
Contralor
Oficina Asesora Jurdica
Oficina Asesora de
Control Interno
Oficina Asesora de Prensa

Comunicaciones
Contralora Auxiliar de
Apoyo Tcnico
Secretara
General
Subcontralora
Contralora Auxiliar de
Responsabilidad
Fiscal
Oficina Asesora
de
Planeacin
Contralora
Auxiliar de
Recursos Fsicos
y Financieros
Contralora
Auxiliar de
Talento Humano
Contralora
Auxiliar de
Desarrollo
Tecnolgico
Contraloras
Auxiliares de
Auditora
Fiscal
Contralora
Auxiliar de
Participacin
Ciudadana
Convenciones
Funcin Asesora
Dependencia Jerarquica
14

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
1.6
ENFOQUE MODELO OPERACIN POR PROCESOS (MOP)
La estructura organizacional de la Contralora General de Medelln se basa en la

teora general de sistemas, la cual sirve de base para el diseo del mapa de
procesos y la cadena de valor. En este orden de ideas, la gestin de la calidad en
la entidad debe entenderse desde el comportamiento del todo y no como la suma
del comportamiento de sus partes.
Se puede entender el sistema de Gestin de la calidad institucional como el
conjunto de elementos que se interrelacionan entre s, en forma dinmica, en
busca del objetivo general.
Consecuente con los postulados institucionales y con el fin de buscar una
interdependencia y armonizacin permanente de los elementos del sistema de
gestin de la calidad, la Contralora General de Medelln adopt el siguiente mapa
de procesos y cadena de valor:
15

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
1.7 SISTEMA INTEGRAL DE GESTIN

La Contralora General de Medelln, adopt el sistema Integral de Gestin
mediante la resoluciones 302 del 30 de diciembre de 2008 y modificada por la
resolucin 067 del 31 de mayo de 2010, como una estrategia para el
mantenimiento, revisin y perfeccionamiento del Sistema de Gestin de Calidad
en armona con el Sistema de Control Interno-MECI 1000:2005, dado que los dos
16

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
sistemas contribuyen al cumplimiento de los fines esenciales del Estado y guardan

una relacin complementaria entre sus propsitos.
Ahora con la re certificacin de estas normas, se constituyen en una herramienta

de gestin para la direccin de la entidad:
-
Mantener los procesos bajo control

Dar confianza al cliente de que sus requisitos se cumplirn
Identificar oportunidades de mejoramiento
Avanzar hacia la calidad total
Generar productos ms competitivos
Mayor productividad
17

PETIC 2012-2015
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La implementacin de las normas ISO 9001-2008 Y NTCGP1000/2009 implica una

plataforma organizacional, coherente y aceptada mundialmente, sobre la cual se
fijarn los nuevos requerimientos de productividad institucional.
Es un avance tecnolgico de mxima contribucin para que las diferentes
dependencias contribuyan racional y eficazmente al logro del objetivo institucional.
18

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Es sinnimo de confianza y credibilidad para nuestro cliente: la comunidad de

Medelln es un elemento fundamental que, a travs de la capacitacin, genera las
bases para el mejoramiento continuo.
19

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
1.8
POLTICA Y OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIN
Poltica de gestin: la Contralora General de Medelln se compromete a contribuir

al desarrollo del Municipio de Medelln y sus habitantes, mediante la presentacin
de un balance social en el ejercicio del control fiscal con participacin ciudadana, a
travs de la productividad del talento humano calificado y de la efectividad de la
gestin enmarcada en la filosofa del mejoramiento continuo, con miras a
garantizar la conservacin y buen uso del patrimonio social y ambiental.
El entendimiento de la poltica de calidad se basa en el uso peridico de
mecanismos que garantizan su asimilacin como son: capacitaciones
institucionales, adiestramientos especficos por cargos y niveles, desarrollo de
programas de induccin y re induccin y despliegue de instrumentos visuales.
El seguimiento de la poltica de calidad se hace a travs de indicadores detallados
en el proceso de Mejoramiento del Sistema de Gestin.
1.9
IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS DE INFORMACIN DE LA
CONTRALORA GENERAL DE MEDELLIN Y SU PORCENTAJE DE
AUTOMATIZACION Y OPERATIVIDAD.
Nivel
Proceso
Contenido del Proceso
% de
automatizacin y
operatividad.
80%
Formulacin de planes
polticas y directrices
ESTRATGICO
Planeacin
Corporativa
80%
Estudios administrativos
Herramienta de
implementacin.
Se automatizo con
el
software
de
sistema integrado
de gestin. Llamado
Isolucin.
Se est
automatizando con
el software de
sistema integrado
de gestin. Llamado
20

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Isolucin.
Elaboracin y control de
documentos y registros
Estadsticas e Informacin
Corporativa
Rendicin de
Cuenta
80%
80%
Rendicin de Cuenta
80%
Comunicacin Informativa
ESTRATGICO
Comunicacin
Pblica
80%
Comunicacin Organizacional
Biblioteca
80%
MISIONAL
Proceso
auditor
Se automatizo el
software en un
Isolucin
Proceso Auditor
Sistemas de
comunicaciones
internas pantallas
la Web e Intranet
Y la automatizacin
de procedimiento
Mercurio
Pgina Web e
Intranet.
Automatizacin del
procedimiento en el
software Mercurio
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
21

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Responsabilid
ad Fiscal y
Jurisdiccin
Coactiva
Sanciones
Fiscales
80%
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
80%
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
100%
Se automatizo el
proceso en el
sistema informacin
MERCURIO y se
hace la interface
con la pgina Web e
Intranet.
80%
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
Responsabilidad Fiscal y
Jurisdiccin Coactiva
Sanciones Fiscales
Atencin a SPC
MISIONAL
Participacin
Ciudadana
Actividades de Promocin y
PC
80%
Consolidacin
Consolidacin Fiscal y
de la
Financiera
Informacin
22

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
80%
Consolidacin Ambiental
80%
Apoyo
Institucional
Apoyo Institucional
80%
Suministro TH y Situaciones
Administrativas
Capacitacin
80%
80%
APOYO
Proceso Disciplinario Verbal

Gestin
Talento
Humano
80%
Proceso Disciplinario
Ordinario
95%
Liquidacin de Nmina
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
Se automatizo el
proceso en el
sistema informacin
MERCURIO y se
hace la interface
con la pgina Web e
Intranet
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de nmina
llamado Kactus
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
Se automatizo el
proceso con el
software de gestin
documental llamado
MERCURIO
Sistema de
informacin de
nmina llamado
Kactus y se
automatizo el
procedimiento en el
23

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
90%
Evaluacin de desempeo y
competencias
90%
Bienestar social
90%
Vivienda
80%
Estmulos educativos
80%
Calamidad y Urgencias
Familiares
80%
Seguridad y Salud en el
Trabajo
APOYO
Gestin
Tecnologa de
Administracin de las Tics
la
Informacin.
90%
software de Gestin
Documental
llamado Mercurio.
Sistema de
informacin de
nmina llamado
Kactus
Sistema de
informacin de
nmina llamado
Kactus y el software
de gestin
documental llamado
Mercurio.
Sistema de
informacin de
nmina llamado
Kactus
Software de Gestin
documental llamado
Mercurio y Sistema
de informacin de
nmina llamado
Kactus.
Sistema de
informacin de
nmina llamado
Kactus.
Se automatizo el
proceso en el
sistema informacin
MERCURIO.
Se automatizo el
proceso en el
sistema informacin
MERCURIO y el
24

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
sistema de
informacin
ARANDA.
COLA
Gestin
Jurdica
Soporte Jurdico
Soporte Judicial
80%
80%
80%
70%
Correspondencia y Archivo
100%
Presupuesto
Gestin
Financiera y
de Recursos
Fsicos
100%
Tesorera
100%
Contabilidad
Administracin y
mantenimiento de bienes
muebles e inmuebles
Suministros de Bienes y
Servicios
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO.
100%
100%
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
El sistema
administrativo,
financiero y
contable llamado
Seven.
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
25

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Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
APOYO
Auditoras Internas al Sistema

Integral de Gestin
80%
80%
ACPM
80%
Producto no Conforme
80%
EVALUACIN
Mejoramient Evaluacin Independiente

o del Sistema
Integral de
Gestin
Revisin por la Direccin
Evaluacin de la Gestin
Institucional
80%
80%
80%
Mejoramiento del SIG
80%
Diagnstico
Software Sistema
integral de gestin
llamado Isolucion.
Software Sistema
Integral de Gestin
Isolucion.
Software Sistema
integral de gestin
llamado Isolucion.
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
Software integral de
gestin llamado
Isolucion.
Software de Gestin
documental llamado
MERCURIO
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NA 027301 01 01 14
NOTA: En el ao 2013 se automatizaron los procesos de la Contralora General de

Medelln, en el sistema de Gestin documental, con el software llamado Mercurio y
se implement el software de sistema integral de Gestin, estos avances
requieren que el software sea utilizado por las diferentes reas y dependencias,
para ello es necesario que se haga una capacitacin y talleres que permita la
estabilizacin de los mismos.
27

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
2.
2.1
PLAN DE DESAROLLO TECNOLGICO
OBJETIVO GENERAL
Identificar las necesidades que en materia informtica tenga la Contralora General

de Medelln y definir polticas, estrategias y parmetros necesarios para la
elaboracin de los aplicativos de Software, adquisicin de Hardware y constitucin
de una estructura administrativa, que organice y oriente el manejo racional e
integral de la informacin y se convierta en una eficaz herramienta para la gestin
administrativa y fiscalizadora de la Entidad.
2.2
Identificar las necesidades de informacin de cada una de las dependencias de la

Contralora General de Medelln.
Proponer una plataforma de Software que cumpla con las especificaciones
informticas de la Entidad, definiendo los sistemas de informacin requeridos para
una gestin eficiente y eficaz.
Definir una plataforma de Hardware acorde con las necesidades de la Institucin y
con el avance tecnolgico del momento, teniendo en cuenta las alternativas para
la implementacin de los sistemas de informacin requeridos.
Formular estrategias administrativas que se adecuen a la estructura
Organizacional de la Entidad, estableciendo pautas y criterios para la
administracin de la informacin y de los recursos informticos.
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Identificar y definir cada uno de los aplicativos que comprende este plan.
Priorizar los aplicativos y recursos para la ejecucin y control del plan.
2.3
ORGANIGRAMA
DESARROLLO
APLICATIVOS INFORMATICOS
IMPLEMENTACION
DE
Los Aplicativos informticos de la Contralora General de Medelln, se

desarrollarn siguiendo el siguiente esquema:
2.3.1 Contralor o su Delegado

Funciones:
Fijar directrices y definir objetivos.
Facilitar y comprometer la participacin de las personas involucradas.
Dirigir el plan en forma macro.
2.3.2
Gerente del proyecto: Contralor Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico
Funciones: dirigir y coordinar la participacin de todas las personas involucradas

en el proyecto.
-Velar por el suministro de los recursos de apoyo tcnico.
-Establecer y controlar programas detallados de trabajo.
-Revisar actividades realizadas de acuerdo al cronograma establecido.
-Dirigir, coordinar y controlar el desarrollo del proyecto de acuerdo con los
parmetros tcnicos, las polticas, los planes y los programas establecidos por la
2.3.3 Lder del proyecto: jefe del rea usuario y dueo del proceso a
automatizar.
29

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Funciones:
Generar la necesidad de automatizar un determinado proceso de su rea
Garantizar el desarrollo del proyecto de acuerdo al cronograma establecido y el
compromiso de los usuarios involucrados.
Garantizar la oportuna carga de datos una vez haya sido instalado y probado el
sistema de informacin.
Mantener actualizada la base de datos de las aplicaciones implementadas.
Reportar por escrito a la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico cualquier
cambio o actualizacin que se haga al sistema de informacin.
Mantener una estrecha relacin entre los miembros del proyecto.
Facilitar la negociacin entre los usuarios.
Alineamiento con las estrategias y la empresa para garantizar el xito del
proyecto.
2.3.4 Supervisor
El servidor pblico o contratista encargado de ejercer la supervisin de un
contrato, deber tener conocimiento sobre el tema objeto del contrato y
preferiblemente haber participado en la fase previa a la celebracin del contrato
as como pertenecer a la dependencia que solicit la contratacin, salvo que
existan condiciones excepcionales que impongan la necesidad de designar como
supervisor a un profesional de un dependencia distinta.
Funciones:
Las funciones y obligaciones de los supervisores son de orden tcnico, administrativo,
financiero, contable y jurdico.
Efectuar la vigilancia, cuidado, control, seguimiento, verificacin y evaluacin del bien,
servicio u obra contratados, de conformidad con las condiciones sealadas en el contrato,
o los exigidos por las normas tcnicas obligatorias, los contenidos en la propuesta, los
pliegos de condiciones, en el cronograma de ejecucin y cualquier otro documento que
haga parte del contrato, desde su inicio hasta la liquidacin o hasta el cumplimiento de las
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PETIC 2012-2015
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obligaciones que se deriven del acta de liquidacin, a fin de lograr la ejecucin adecuada
y oportuna del contrato.
Verificar, hacer seguimiento y anlisis de los aportes de las otras entidades estipulados en
los contratos y/o convenios interadministrativos y/o de cooperacin, para lo cual debern
aportar los soportes correspondientes.
Atender las reclamaciones, sugerencias y dems solicitudes elevadas por el contratista
dentro de un trmino razonable, resolviendo aquellas que sean de su competencia y
dando traslado de las que no le sean a la dependencia competente, adjuntando su
concepto al respecto. Igualmente debe evitar vencimiento de trminos legales y
contractuales.
Suscribir las actas a que haya lugar con ocasin a la ejecucin del contrato, entre las
cuales se encuentran las actas de inicio y acta de recibo total o parcial.
Rendir oportunamente los informes que solicite el Ordenador del Gasto y los rganos de
control del Estado.
En caso de presentarse cambio, renuncia, o terminacin del contrato del supervisor, el
saliente deber presentar un informe pormenorizado sobre la ejecucin del contrato a la
fecha en que cesan sus funciones u obligaciones, para lo cual debern suscribir un acta
de entrega con el supervisor entrante y si es posible, con el contratista.
Presentar ante la Contralora Auxiliar de Recursos Fsicos y financieros, el informe de
actividades, certificando de manera clara y precisa el valor a pagar acorde con la
ejecucin del contrato y lo pactado en el mismo y verificar el pago de los aportes al
Sistema General de Seguridad Social Integral y/o parafiscales por parte del contratista
durante la ejecucin del contrato y hasta su liquidacin, de acuerdo con lo exigido por la
ley, anexando la documentacin soporte respectiva.
Velar porque la ejecucin del contrato no ocasione daos a terceros y, si esto llegar a
suceder, tomar las medidas necesarias para evitar o aminorar el riesgo de futuras
reclamaciones a la Contralora General de Medelln.
Antes de cualquier actuacin, verificar que el contratista cumpla con todos los requisitos
previstos en la ley para la ejecucin y legalizacin del contrato, al igual que verificar que
las vigencias de los amparos de las garantas contractuales estn de conformidad con lo
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pactado por las partes y lo establecido por la ley, as mismo, exigir con la debida
anticipacin su renovacin y/o modificacin, si fuere el caso.
Autorizar el pago de los anticipos y pago anticipado pactados en el contrato llevar un
control de los dineros girados durante su desarrollo, para que los desembolsos efectuados
al contratista no excedan el valor del contrato y que esos se realicen en la forma pactada
en el mismo.
Informar por escrito al Ordenador del Gasto y/o funcionarios competentes sobre la
materializacin de las causales de terminacin, modificacin e interpretacin unilateral
que deban adoptarse en desarrollo del contrato, sustentando las razones que dan lugar a
su imposicin, con el visto bueno del jefe de la dependencia que solicit la celebracin del
contrato.
Requerir por escrito al contratista por los hechos que puedan constituir incumplimiento del
contrato, cuya informacin servir de sustento para la posible imposicin de multas o las
sanciones a que hubiere lugar.
Solicitar al Ordenador del Gasto, durante la ejecucin del contrato, la imposicin de
multas, cuando los trabajos, actividades, obras o servicios no estn siendo ejecutados en
forma correcta y/u oportuna, para lo cual debe presentar un informe en el que sustenten
las razones que dan lugar a la imposicin de dicha medida y tasando los perjuicios
causados y la eventualidad.
Solicitar al Ordenador del Gasto, el trmite de arreglo directo, la declaratoria de
incumplimiento o hacer efectiva la clusula penal del contrato, para lo cual debe presentar
un informe en el que sustenten las razones que dan lugar a ello, tasando los perjuicios
causados.
Solicitar al Ordenador del Gasto las modificaciones aclaraciones, adiciones, prrrogas,
cesiones, suspensiones o terminaciones de mutuo acuerdo con mnimo diez (10) das de
antelacin, acompaadas de la correspondiente justificacin y dems documentos
soportes.
Realizar todas las gestiones necesarias y pertinentes para que los saldos no ejecutados
del contrato sean liberados en la vigencia fiscal correspondiente.
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En caso de que el contratista tenga bajo su responsabilidad equipos y elementos

suministrados o comprados con cargo al contrato, verificar su estado y cantidad y
coordinar el reintegro de los mismos.
Diligenciar a la finalizacin del contrato el formato de evaluacin de proveedores de
bienes y servicios de la Contralora General de Medelln y remitirlo al Secretario General.
Presentar el informe final requerido para la liquidacin del contrato, cuando a ello hubiere
lugar, dentro del trmino legal, y proceder a proyectar el acta de liquidacin.
Una vez suscrita el acta de liquidacin, copia de la misma ser remitida al Supervisor del
contrato, para que vigile el cumplimiento de las obligaciones que del acto de liquidacin se
deriven, si a ello hubiere lugar.
Estas mismas obligaciones y/o funciones le sern exigibles a los interventores cuando en
el contrato de interventora se contrate el seguimiento administrativo, tcnico, financiero,
contable, jurdico.
De acuerdo con lo previsto en el artculo 217 del Decreto Ley 0019 de 2012, para los
contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin no es
obligatoria la liquidacin del contrato.
Cuando la supervisin de un contrato sea asignada a ms de una persona, los informes
de supervisin que se produzcan en desarrollo del contrato as como los dems trmites
que se requieren como las solicitudes de modificaciones, adiciones, suspensiones y
declaracin de incumplimiento, debern ser firmadas por todos los que tengan a su cargo
la labor de supervisin.
Cuando en el proceso de control y seguimiento del contrato participen otras dependencias
distintas a la que solicit la contratacin, se entender para todos los efectos legales que
esta labor de acompaamiento se realizar en calidad de supervisor.
2.3.5
Comit de Desarrollo Tecnolgico conformacin:
Contralor o su delegado, quien lo presidir.

Jefe Oficina Asesora de Planeacin
Contralor Auxiliar de Recursos Fsicos y Financieros
33

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Funciones:
Funciones establecidas en la resolucin No.115 del 18 de julio de 2011.
Revisar y aprobar los planes en materia de informtica para la Contralora General
de Medelln as como los Aplicativos de actualizaciones de los mismos.
Ser un organismo asesor del Comit de Compras y Suministros, en la evaluacin
de las propuestas o cotizaciones relacionadas con la adquisicin de recursos
informticos.
Coadyuvar con la implementacin y avance de la cultura informtica en la Entidad.
Asesorar las dependencias de la Contralora General de Medelln, sobre el manejo
y administracin de los recursos informticos.
Asesorar al Contralor, en la fijacin de objetivos, polticas y estrategias en materia
de informtica para el logro de la misin institucional.
2.3.6 Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico: est conformada en el

rea tecnolgica as:
Profesional Universitario (4)
Auxiliar Administrativo (1)
Tcnico Operativo (3)
Secretaria (1)
Funciones:
Recibir del rea usuaria o duea de un determinado proceso la necesidad de
automatizar el mismo. En caso contrario debe definir los procesos a automatizar.
Priorizar los procesos en mencin
Definir claramente el alcance de los procesos a automatizar
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Suministrar actualizados los procesos a ser automatizados que forman parte del
proyecto informtico a implementar.
Informar a las reas involucradas en el desarrollo del proyecto las modificaciones
y mejoras realizadas al proceso (actividades, tareas, formatos, cdigos)
involucrado en dicha implementacin.
Mantener una buena relacin y compromiso con los dems integrantes del
proyecto a desarrollar.
2.3.7 Grupo de trabajo:
Profesional Universitario (3)
Tcnico Operativo (3)
Secretaria (1)
.
Funciones: las funciones de los cargos anteriores estn establecidas en el
manual de funciones y requisitos mnimos de la Contralora.
Para el Plan Estratgico de Sistemas de Informacin se requiere de:
Realizar levantamiento de informacin, y anlisis de requerimientos, tanto de
hardware como de software.
Interpretar y analizar la informacin recolectada.
Realizar estudios y anlisis de nuevos componentes tecnolgicos, con el fin de
ampliar y actualizar la plataforma tecnolgica existente, acorde con los
requerimientos de la Entidad y a los avances del medio.
Redactar, formular y presentar los informes pertinentes.
Ejecutar en forma directa cada una de las actividades relacionadas con el proyecto
a desarrollar.
35

PETIC 2012-2015
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2.4
METODOLOGIA DE ANLISIS
La Contralora General de Medelln como Entidad con autonoma administrativa y

presupuestal, adopt una metodologa para el desarrollo de su Plan Estratgico de
Sistemas de Informacin, la cual fue el resultado de fusionar diferentes
metodologas existentes en el mercado y adaptarlas al entorno de la Entidad.
Dicha metodologa se basar en los siguientes aspectos:
ETAPA 1. Establecimiento de la plataforma estratgica
ETAPA 2. Definicin de la estrategia de Hardware
ETAPA 3. Definicin de la estrategia de Software
ETAPA 4. Definicin de la estrategia Administrativa
2.4.1 Establecimiento de la plataforma estratgica: en esta etapa se busca
tener un conocimiento general de la Entidad con el propsito de identificar los
aspectos ms relevantes de la organizacin que permitan una definicin de la
misin informtica y de las diferentes variables que influyen en el cumplimiento de
la misma.
2.4.2 Definicin de la estrategia de Hardware: con esta etapa se pretende
inicialmente hacer un reconocimiento de la plataforma de hardware existente en la
Contralora General de Medelln, al igual que el establecimiento de las
especificaciones tcnicas y la estimacin de los recursos de hardware y de
comunicacin que se requieran acorde con los avances tecnolgicos del medio y
que permitan un cabal cumplimiento de la misin y objetivo de la Entidad.
2.4.3 Definicin de la estrategia de Software: en esta etapa se identifica el
software existente en la entidad (software bsico y software aplicativo). As mismo
se tendrn en cuenta los sistemas de informacin corporativos a implementar con
cada uno de sus procesos o mdulos y los requerimientos respectivos.
2.4.4 Definicin de la estrategia Administrativa: en esta etapa se formula la
estrategia que permite una eficaz y eficiente administracin de los recursos
informticos.
36

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Es de gran importancia entonces la definicin de las polticas que debe asumir la

Contralora para la adquisicin e implementacin de la tecnologa, las cuales
brindarn una amplia gama de elementos para la toma de decisiones en la
administracin de dichos recursos.
2.5
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN ESTRATEGICO DE
SISTEMAS.
Descripcin
Fecha de
Inicio
Actualizacin PESI para el ao

2013
Aspectos generales de la
Contralora
General
de
Medelln:
Formulacin
Plataforma
Estratgica y
Plan de
Desarrollo Tecnolgico
15/12/12
Formulacin de la Estrategia
de Hardware
Formulacin Estrategia de
software:-Nivel
Control
Estratgico-Nivel
MisionalNivel de Apoyo o de Soporte
Formulacin
Estrategia
Administrativa
2.6
Fecha de
terminacin
30/12/13
Responsables
Johari Alberto Delgado pea

Carlos
Alberto
Guerra.
Jos
Antonio
Lpez.
Jess
Antonio
Gallego.
Rodrigo Acevedo Surez
Jorge Ivan Escobar Martinez.
Jhon Lesvi Moreno Perea
Juan
Guillermo
Palacio
VIGENCIA Y NATURALEZA DEL PETIC
Este plan permanecer en la entidad y servir como pauta del Desarrollo

Tecnolgico de la misma, teniendo en cuenta que se actualizar en la medida que
hayan adelantos tecnolgicos o transformaciones de la Contralora y se tendrn
los aportes hechos por la Universidad EAFIT para su actualizacin.
37

PETIC 2012-2015
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Adicionalmente, dicho plan fue diseado en forma flexible lo que permite

adaptarse fcilmente a los cambios tecnolgicos del medio.
38

PETIC 2012-2015
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3.
3.1
ESTRATEGIA DE HARDWARE
DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA DE HARDWARE
Con esta etapa se pretende inicialmente hacer un reconocimiento de la plataforma

de hardware existente en la Contralora General de Medelln, al igual que la
proyeccin de los recursos de hardware y de comunicacin que se requieran
acorde con los avances tecnolgicos del medio y que permitan un cabal
cumplimiento de la misin y objetivo de la Entidad.
3.2
OBJETIVO GENERAL
Establecer guas de accin respecto a la administracin de los recursos

informticos y las comunicaciones que requiere la Contralora General de
Medelln, para conformar y renovar la plataforma tecnolgica adecuada, en la cual
se puedan implementar los sistemas de informacin requeridos por la Entidad.
3.3
Facilitar a todas y cada una de las reas de la Contralora General de Medelln, los
recursos informticos indispensables y en correcto funcionamiento, para el logro
de sus objetivos, de tal forma que les permita mejorar el nivel de productividad de
los funcionarios.
Consolidar una arquitectura abierta, modular y flexible de tal manera que facilite la
integracin de diferentes proveedores y mltiples plataformas tecnolgicas, en un
solo esquema corporativo.
Tener un sistema de comunicaciones que permita la conexin entre las diferentes
plataformas tecnolgicas que poseen los entes auditados y el ente de control.
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Propender por una permanente actualizacin e innovacin tecnolgica en toda la

Entidad.
Asegurar el aprovechamiento y la optimizacin en el uso de los recursos
informticos.
3.4
AMBIENTE INFORMATICO ACTUAL
3.4.1 Diseo red de datos Contralora General de Medelln:
Grfico 1. Solucin Renovacin Plataforma Tecnolgica.
40

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3.4.2 Descripcin General de la Solucin Implementada

La Contralora General de Medelln, necesitaba modernizar su plataforma
tecnolgica de software y hardware ante la obsolescencia que presentan todos
sus componentes y de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Entidad,
determinndose que los recursos de procesamiento electrnico de datos
(Servidores, Almacenamiento y backup y elementos activos de la red de datos) no
permiten ejecutar eficientemente las tareas propias para el cumplimiento de la
misin institucional, situacin que hace que se presenten dificultades para la
captura oportuna y mejor manejo de la informacin y diversas tareas realizadas
por este ente de control; para solucionar esta situacin, se adelant el proceso de
estudios previos en los que se busc disear una solucin de avanzada para los
requerimientos presentes y futuros de la Entidad.
Oficina externa: Hace referencia al requerimiento de (1) Switch tipo LAN, ubicado
en una oficina externa al edificio principal.
- Switch SAN 1 y 2: Hace referencia al requerimiento de (2) Switches SAN que se
conectarn entre s, el Almacenamiento y los Servidores. - Switch LAN 1 y 2: Hace
referencia al requerimiento de (2) Switches LAN que se conectarn entre s, los
Servidores y la Solucin Core.
-Almacenamiento iSCSI: Solucin SAN-iSCSI que se conecta a los Switches SAN
1 y 2. - Servidores Rack: Hace referencia al requerimiento de (6) Servidores tipo 1
y (1) Servidor tipo 2, los cuales se conectarn a los Switches LAN 1 y 2 y Switches
SAN 1 y 2.
- Respaldo LTO5-2D: Hace referencia al requerimiento de (1) unidad de Respaldo
con 2 Drives que se conectar a un Servidor tipo 1.
3.4.3 Hardware que conforma la red de datos: la red corporativa est

compuesta por los siguientes elementos:
41

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- Rack Cmputo. 42U-UPS-KVM-Consola: Hace referencia al requerimiento de (1)

rack de 42U con sus respectivas PDU, en el cual se alojarn (7) Servidores, (1)
Almacenamiento (1) Respaldo, (1) KVM, (1) Consola de administracin y (1) UPS.
- Rack Conectividad. 24U-PDU: Hace referencia al requerimiento de (1) rack por
cada piso, de 24U con sus respectivas PDU, en el cual se alojarn hasta tres (3)
Switches de Piso. - Conectividad Core 10G: Hace referencia al requerimiento a la
Solucin Core donde se concentran la Conectividad de cada Piso y los Switches
LAN 1 y 2.
- Conectividad de Piso y Wireless: Hace referencia al requerimiento de (11)
Switches tipo LAN, distribuidos en promedio (3) Switches por cada Piso y (12)
Acces Points (AP), distribuidos (3) AP por cada Piso.
- Conect 10G-R: Hace referencia al requerimiento velocidad de conexin entre la
Conectividad de Piso y Conectividad LAN 1 y 2, deber ser 10G y redundante. Conect LAN: Hace referencia al requerimiento de conexin entre los Switches LAN
1 y 2 y los Servidores, deber ser de (2) puertos hacia cada Switch.
- Conect Server-SAN: Hace referencia al requerimiento de conexin entre los
Switches SAN 1 y 2 y los Servidores, deber ser (2) puertos hacia cada Switch.
- Conect SAN-Almact: Hace referencia al requerimiento de conexin entre los
Switches SAN 1 y 2 y el Almacenamiento, deber ser (4) puertos hacia cada
Switch.
-Server 2P-96GB-3HDD: Hace referencia al Servidor tipo 1,Server 2P-128GB6HDD-VMW: Hace referencia al Servidor tipo 2. -Wireless 3APxPiso: Hace
referencia al requerimiento de (3) Access Point por cada Piso.
42

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3.4.4 Software: el software que se emplea para entablar la comunicacin entre

los diferentes equipos es:
Sistema operativo de servidores: Windows 2008 Server

Motor de base de datos: SQL Server v.2008
Correo electrnico en servidor: Exchange Server v. 2010
Sistema operativo estaciones de trabajo: Windows Seven.
Sistema de correo estaciones: Outlook 2010
Software de respaldo Symantec backup exec system recovery 8.5.
Software de automatizacin de oficina: Office 2010
Software antivirus: Norton Antivirus enterprise edition
3.4.5 Impresoras: las impresoras que tiene en funcionamiento son
17
departamentales que corresponden al
convenio interadministrativo de
cooperacin interinstitucional, Municipio de Medelln y Contralora General de
Medelln.
Cuadro 1. Impresoras Outsourcing
Dispositivo de Impresin
Oficina
Pisos
Impresora multifuncional B&N
Despacho Subcontralor
Piso 8
Impresora B&N
Juridico
Piso 8
Impresora multifuncional Color
Contralor
Piso 8
Contabilidad
Piso 7
Impresora B&N
Talento Humano
Piso 7
Impresora B&N
Movilidad y transporte
Piso 7
Informtica
Piso 7
Impresora color
Informtica(Color)
Piso 7
Impresora B&N
EPM Aguas
Piso 6
EPM Filiales y Energia
Piso 6
Participacion Ciudadana
Piso 6
Impresora B&N
UNE Telecomunicaciones
Piso 6
Publicos 1
Piso 5
Responsabilidad Fiscal
Piso 5
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Impresora B&N
Cultura y recreacin
Piso 5
Impresora multifuncional Color
Plaza de la libertad_EPM 1 Organismos de Control
Piso 15
Alcalda_Municipio 2
Piso 11
Cuadro 2. Impresoras Contralora.

IMPRESORAS
EPSON LX-300
HP a color
CANTIDAD
1
2
3.4.6 Software de desarrollo: es el Software que se tiene para el desarrollo y

programacin y mantenimiento de aplicativos internos:
3.4.7 Cableado: el sistema de cableado utilizado en la Contralora General de
Medelln es cableado estructurado, dicho cableado integra la totalidad de
aplicaciones definidas, es modular, cumple las normas y estndares de la
ANSI/EIA/TIA (568, 569, 606) y posee la capacidad de soportar tecnologa Giga bit
Ethernet hasta las estaciones de Trabajo.
El cableado estructurado se divide en cinco subsistemas:
Subsistema de estaciones de trabajo: ste comprende las salidas de
informacin para usuario final y los cables y adaptadores requeridos para integrar
los equipos finales al sistema y dejarlos operar. Los elementos utilizados en la
conectividad son Panduit que cumple todos los estndares necesarios para este
tipo de cableado.
Subsistema horizontal: ste conecta el subsistema de estaciones de trabajo con
el cuarto donde se administra el piso. El tipo de cable utilizado para la
interconexin es UTP marca Teldor Ultra Six el cual es un cable que est probado
para frecuencias superiores a los 250 MHz
Subsistema vertical o backbone: es el encargado de interconectar todos los
subsistemas de cada piso a lo largo del edificio. Esta conexin se realiza tipo
estrella por medio de fibra ptica multimodo de 62,5/125 micras uso interior marca
44

PETIC 2012-2015
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Lucent Technologies, estando el centro de la estrella en el cuarto principal ubicado

en el sptimo piso.
Subsistema de cuartos de telecomunicaciones secundarios: hace referencia a
los diferentes subcentros de cableado que existen en cada piso donde se ubican
los dispositivos de switche o por piso.
Subsistema de centro de cmputo: es el lugar central de la estrella de la red en
l se concentra los equipos robustos de comunicaciones tales como switche
central, enrutadores, equipos de acceso remoto, firewall y servidores de la red.
3.4.8 Entorno fsico: se refiere a los elementos externos que se encuentra
alrededor de los equipos de comunicacin, hacemos referencia ms estricta a los
dos ltimos subsistemas del cableado estructurado debido a que en estos lugares
es donde se concentran la mayora de los equipos de comunicaciones.
En el anlisis de riesgos se debe tener en cuenta el ambiente que rodea a los
equipos que conforman la red, dichos elementos influyen directamente en el
cumplimiento de las operaciones de los equipos elementos que conforman la
red.
Hacen parte de estos elementos:
- Piso.
- Paredes.
- Instalacin Elctrica.
- Lmparas.
- Sillas.
- Escritorios.
- Gabinetes de lneas.
- Aire Acondicionado.
- UPS
- Centro de Cableado
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3.4.9 Descripcin infraestructura Tecnolgica y configuracin tcnica de los

componentes.
Convenciones:
Rack Cmputo. 42U-UPS-KVM-Consola:
Hace referencia al requerimiento de (1) rack de 42U con sus respectivas PDU, en
el cual se alojarn (7) Servidores, (1) Almacenamiento (1) Respaldo, (1) KVM, (1)
Consola de administracin y (1) UPS.
Rack Conectividad. 24U-PDU:
Hace referencia al requerimiento de (1) rack por cada piso, de 24U con sus
respectivas PDU, en el cual se alojarn hasta tres (3) Switches de Piso.
Conectividad Core 10G:

Hace referencia al requerimiento a la Solucin Core donde se concentran la
Conectividad de cada Piso y los Switches LAN 1 y 2.
Conectividad de Piso y Wireless:
Hace referencia al requerimiento de (11) Switches tipo LAN, distribuidos en
promedio (3) Switches por cada Piso y (12) Acces Points (AP), distribuidos (3) AP
por cada Piso.
Oficina externa:
Hace referencia al requerimiento de (1) Switch tipo LAN, ubicado en una oficina
externa al edificio principal.
Switch SAN 1 y 2:
Hace referencia al requerimiento de (2) Switches SAN que se conectarn entre s,
el Almacenamiento y los Servidores.
Switch LAN 1 y 2:
Hace referencia al requerimiento de (2) Switches LAN que se conectarn entre s,
los Servidores y la Solucin Core.
46

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Almacenamiento iSCSI:
Solucin SAN-iSCSI que se conecta a los Switches SAN 1 y 2.
Servidores Rack:
Hace referencia al requerimiento de (6) Servidores tipo 1 y (1) Servidor tipo 2, los cuales
se conectarn a los Switches LAN 1 y 2 y Switches SAN 1 y 2.
Respaldo LTO5-2D:
Hace referencia al requerimiento de (1) unidad de Respaldo con 2 Drives que se
conectar a un Servidor tipo 1.
Conect 10G-R:
Hace referencia al requerimiento velocidad de conexin entre la Conectividad de Piso y
Conectividad LAN 1 y 2, deber ser 10G y redundante.
Conect LAN:
Hace referencia al requerimiento de conexin entre los Switches LAN 1 y 2 y los
Servidores, deber ser de (2) puertos hacia cada Switch.
Conect Server-SAN:
Hace referencia al requerimiento de conexin entre los Switches SAN 1 y 2 y los
Servidores, deber ser (2) puertos hacia cada Switch.
Conect SAN-Almact:
Hace referencia al requerimiento de conexin entre los Switches SAN 1 y 2 y el
Almacenamiento, deber ser (4) puertos hacia cada Switch.
Server 2P-96GB-3HDD:
Hace referencia al Servidor tipo 1.
Server 2P-128GB-6HDD-VMW:
Hace referencia al Servidor tipo 2.
Wireless 3APxPiso:
Hace referencia al requerimiento de (3) Access Point por cada Piso.
47

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 3. Rack para cmputo y Almacenamiento.

ITEM
CARACTERISTICA MINIMA
DESCRIPCION DEL BIEN
Producto
Marca
OBSERVACIN
Rack para Cmputo de piso
Modelo
Capacidad
Especificar, debe ser la misma de los

servidores propuestos
Especificar
42U, para alojar: (7) Servidores, (1)
Almacenamiento, (1) Respaldo, (1) KVM,
(1) Consola de Administracin.
Barras traseras
Puertas traseras
Puerta frontal
Si, extrables
Si, extrables
Si Reversible y extrable
Consola de administracin y KVM
Desplegable con Monitor/Mouse/Teclado.

16 puertos con sus respectivos cables.
Rieles para Rack
Cuarenta (40) conexiones de potencia 110v
8KVA con autonoma 5-a10 minutos, para
soportar:
(7)
Servidores,
(1)
Almacenamiento, (1) Respaldo, (1) KVM,
(1) Consola para Administracin.
Barras y Puertas
Elementos adicionales
PDU
UPS para Rack.
Especificar la
marca (se acepta diferente a la
del Rack y los Servidores).
Garanta
Cobertura
En Partes, Mano de obra y Sitio.

Al
producto completo, accesorios y perifricos
relacionados en estas especificaciones.
5x8
Cinco (5) aos.
La UPS y las bateras
mnimo dos (2) aos.
Soporte
Tiempo
Servicios
Instalacin,
peinado.
configuracin
Montaje
del
Rack,
instalacin
y
configuracin de PDU, partes y equipos.
Incluir cables y accesorios necesarios para
su correcta operacin
Cuadro 4. Almacenamiento iSCSI.

ITEM
OBSERVACIN

Producto
Almacenamiento iSCSI
48

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Marca
Especificar, debe ser la misma de los servidores

propuestos
Especificar
Rack, con los rieles
Modelo
Factor de forma
Disponibilidad espacio en Disco

Discos SAS
Discos SATA
Capacidad de apilamiento
Capacidad de crecimiento
23 TB antes de RAID (Discos 600 GB 15 krpm)

36 TB antes de RAID (Discos 3 TB 7,2 krpm)
Mnimo cuatro (4) unidades
Hasta noventa y seis (96) drives
Controladora Dual
Soporte conexin de servidores
Si
Conectividad Host
-
Hasta ocho (8) directos.

Hasta treinta y dos (32) por Ethernet
Switch
Controladoras del almacenamiento y niveles de RAID

Battery-backed cache
Ambiente de operacin
Proteccin cache despus de varios
das de perdida de energa.
Soporta RAID
Administracin del arreglo
Administracin del arreglo
2GB por cada controladora.

Activo Activo Mirroring .
Va Flash Memory batera de 96 horas.
0, 1, 10, 5, 6
Interface de usuario basada en Java o similar
Interface de usuario basada en Java o
similarSoftware Multi-Path para administracin
de fallas entre el servidor y el arreglo
Conectores Back Panel por cada controladora

Host
Administracin remota
Cuatro (4) RJ-45 1 Gb Ethernet

Un (1) RJ-45 1 Gb Ethernet
Software de administracin
Ambiente operacin
Compatibilidad
Si
SQL, Microsoft Exchange y Datos
Windows, VMWare
Rango Voltaje
Conexin
90 a 264 VAC
110v
Cobertura
En Partes, Mano de obra y Sitio. Al producto

completo, accesorios y perifricos relacionados en
estas especificaciones
7x24x6horas solucin
Cinco (5) aos
Generales
Energa
Garanta
Soporte
Tiempo
Servicios
Instalacin y configuracin
Montaje del Rack, instalacin y configuracin

de PDU, partes y equipos. Incluir cables, fibra
ptica, teniendo en cuenta la conexin hasta la
Conectividad Core, organizadores patch panel,
patch cord y accesorios necesarios para su
49

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
correcta adecuacin y operacin con base en el

diseo expuesto.
Cuadro 5 Respaldo
ITEM
OBSERVACIN

Producto
Respaldo
Marca
Modelo
Especificar, debe ser la misma de los servidores

propuestos
Especificar
Tipo Rack
Tecnologa
Drives
Puertos
Slot
Lector cdigo de barras
Cartuchos
Interface Drive
Archiving
2U. Incluir Rieles

LTO5
2
2 SAS
24
Estndar
(30) 1,5/3 TB y (2) limpieza
SCSI, SAS FC
Capacidad WORM (Write Once, Read Many)
Interface Usuario
Upgrade y Firmware
Soporte software
Panel LCD y Administracin remota va 10/100

BaseT Web browser
Va el procedimiento que el fabricante utilice.
Symantec Backup
Conexin
110v
Cobertura

7x24x6horas solucin
Cinco (5) aos
Generales
Administracin y Software
Energa
Garanta
Soporte
Tiempo
Servicios
Montaje en Rack, instalacin y configuracin del

hardware y software. Incluir cables y accesorios
necesarios para su correcta operacin. Instalar y
puesta a punto del
Symantec Backup con que cuenta la entidad
inclusive en los servidores.
50

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 6 Servidor Tipo 1.

ITEM
Producto
Marca
Modelo
Cantidad
Servidor Tipo 1 Rack
OBSERVACIN
Especificar
Especificar
Seis (6)
Procesador
Cantidad
Modelo
Cache
Dos (2)
Intel Xeon X5660 2.8 GHz 6C
12 MB
Instalada
Velocidad
Crecimiento soportado
96 GB
1333 MHz
288 GB
Instalados
Tamao disco
Controladora RAID
DVD RW +/-
Tres (3) en RAID 5

600 GB, SAS, 3.5, 15 krpm
6 Gbps, 512MB con batera, Soporte disco SAS y
SATA, Soporte niveles 0, 1, 5, 6, 10, 50, 60
Si, Interna
Puertos Gigabit
Tarjeta para administracin remota
Ocho (8) con soporte TOE

Interna
Puertos Gigabit
Dos (2) PCIe x4, Dos (2) PCIe x8, Un (1) x4

Storage Slot
Administracin y monitoreo licenciado

Sistema Operativo
Si, especificar
Windows Server2008 Enterprise R2 Espaol 64bits
Redundantes
Conexin
Si
110v
Cobertura

7x24x6 horas solucin
Cinco (5) aos
Ram
Discos y ptico
Red y Administracin
Slots
Software
Fuentes y Ventiladores
Garanta
Soporte
Tiempo
Servicios

necesarios para su correcta operacin. Migracin
de los actuales
51

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 7. Servidor Tipo 2.

ITEM
Producto
Servidor Tipo 2 Rack
Marca
Modelo
Cantidad
Especificar
Especificar
Uno (1)
Cantidad
Modelo
Cache
Dos (2)
Intel Xeon X5660 2.8 GHz 6C
12 MB
Instalada
Velocidad
Crecimiento soportado
128 GB
1333 MHz
288 GB
Instalados
Tamao disco
Controladora RAID
DVD RW +/-
Seis (6) en RAID 5

600 GB, SAS, 3.5, 15 krpm
6 Gbps, 512MB con batera, Soporte disco SAS y
SATA, Soporte niveles 0, 1, 5, 6, 10, 50, 60
Si, Interna
Puertos Gigabit
Tarjeta para administracin remota
Ocho (8) con soporte TOE

Interna
Puertos Gigabit
Dos (2) PCIe x4, Dos (2) PCIe x8, Un (1) x4

Storage Slot
Administracin y monitoreo licenciado

Sistema Operativo
Si, especificar
Windows Server2008 Enterprise R2 Espaol 64bits
OBSERVACIN
Procesador
Ram
Discos y ptico
Red y Administracin
Slots
Software
VMWare.
Migracin de cuatro (4)

servidores fsicos en un (1) servidor con
VMWare, con el fin de consolidar los
servicios y garantizar la optimizacin de los
recursos.
Licencia, VMware vSphere 5 Enterprise Plus

for 2 processor (with 128 GB vRAM
entitlement per processor)
Consola, VMware vCenter Server 5 Standard
for vSphere 5 (Per Instance)
Soporte tres (3) aos
Fuentes y Ventiladores
Redundantes
Conexin
Si
110v
Cobertura

Garanta
Soporte
Tiempo
Cinco (5) aos
52

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
ITEM
Servicios
OBSERVACIN

necesarios para su correcta operacin. Migracin
de los actuales
Cuadro 8. Switches LAN y Almacenamiento iSCSI.

ITEM
Modelo
Cantidad
Switches LAN y Almacenamiento
Especificar
Diez y Seis (16)
Tipo Rack
Nivel
Puertos Gigabit
Soporte iSCSI
1U
Capa 3 avanzado
(48)
- SI
Producto
Marca
OBSERVACIN
Generales
Jumbo frames habilitados en todos los puertos

automticamente.
Spanning-TreePort-Fast (STPF o el equivalente
del fabricante) habilitado automticamente en
aquellas interfaces que seconectan al array de
almacenamiento.
UnicastStorm Control (USC) deshabilitado
automticamente en las interfaces conectadasal
array de almacenamiento.
Controlde flijo (flow control) habilitado
automticamente en todos los puertos.
Puerto Stacking instalado con cable.
Puerto Uplink Ethernet 10G para fibra
IPV6 soportado
Soporte QoS
Administracin
Si instalado 40 Gbps.
Dos (2) instalados con Transceiver por arreglo
piso.
Si
Switch Fabric Capacity 136 Gbps.
Hasta 8,000 MAC Addresses
Si
Si
Web, CLI, SNMP
Redundante
Si
Cobertura
En Partes, Mano de obra y Sitio.
Link Aggregation
Desempeo
Fuente de poder
Garanta
Al producto
53

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Soporte
Tiempo

Cinco (5) aos
Servicios
Cuadro 9 Conectividad Core.

ITEM
Producto
Marca
Modelo
Tipo Chasis
Nivel
Puertos 10G
Soporte crecimiento
Soporte LAG distribuido
Soporte de QoS y CoS

Soporte de ruteo dinmico
Soporte IP Multicast
Administracin
Soporte de almacenamiento
convergente
Soporte TACACS+ y RADIUS

Software de administracin de
la red

necesarios para su correcta operacin acorde al
diseo expuesto, incluso para la totalidad de
puertos de cada swiche.
Conectividad Core
Especificar
Generales
Tradicional o Virtual
Capa 2 y 3 en hardware en todos los
puertos
Veinte y Ocho (28) no sobre
subscripcin de ningn puerto.
Ocho (8) puertos 10G
Agregacin de puertos de tal manera
que el fallo de un puerto o tarjeta no
impida el flujo de trfico por los otros
puertos del mismo grupo de LAG
4 colas
OSPF y RIP v.1 v.2
Si
Va CLI o WEB
- Data Center Bridging (DCB)
Protocols
- Capacidad del puente del centro de
datos Protocolo eXchange (DCBX)
- Seleccin de transmisin mejorada
(ETS)
OBSERVACIN
- DCB
- Soporte de Jumbo
frames
- Soporte de Spanning
tree port-fast
- Control de flujo basado
en prioridades (PFC)
Si
Si, para todos los dispositivos de red,
soportado en Windows.
Debe
54

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Scripting
Soporte de estndares
Controladora / Procesador
Fuentes de poder
Que garantice el funcionamiento
Cobertura
Soporte
Tiempo
permitir la visualizacin de la red,

configuracin y monitoreo de los
dispositivos de red y soporte sFlow
Capacidad de automatizacin de
tareas
STP y RSTP
Redundancia
Virtual
Si, Hot Swapable

- Independiente de la falla en
puerto, tarjeta / unidad, el
equipo.
Garanta
En Partes, Mano de obra y Sitio. Al
producto completo, accesorios y
perifricos relacionados en estas
especificaciones
7x24x6horas solucin
Cinco (5) aos
Servicios
Montaje en Rack, instalacin y
configuracin
del
hardware
y
software.
Cuadro 10. Conectividad inalmbrica.

ITEM
Conectividad Inalmbrica
Producto
Marca
Especificar
Modelo
Especificar
Cantidad Access Point (AP)
Doce (12)
Generales
Tipo
Para interior
Antenas externas
Cuatro (4)
802.11 (a/g): 54Mbps y (n): 2.4 y 5
Soporte
GHz
Capacidad 802.11n v.2.0
(En cualquiera de los casos

garantizar la redundancia
en todos sus componentes
de manera independiente
de
la
falla
se
debe
garantizar
el
funcionamiento.)
-Matrices de conmutacin
960 Gbps como mnimo.
OBSERVACIN
Si
Dell
SonicPoint N Dual Radio
Si
Si
Seis (6)
Si
600 Mps Se entrega dual 3 x 3, canales
55

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
ITEM
OBSERVACIN
20-40 Mhz
10/100/1000
Base-T Si
Autosensing RJ-45
- Puerto
RJ-45
consola
administracin
Si
Indicadores
Status LED
NSA 4500 viene con 512MB RAM y
Memoria
512MB compact Flash. El AP no
requiere memoria para delegaciones,
controlador NS4500 es inteligente
Si
Power Injector
Si
Con la solucin incluir un (1) Dispositivo Controlador de los AP
Si, Sonicwall
Marca
Igual a los AP
NSA 4500
Modelo
Especificar
1U para Rack
Tipo
1U, con rieles bandeja para Rack
Hasta 64
Puntos de acceso gestionados Hasta quince (15)
(7) Gigabit, (2) USB, (1)
Puertos
Cuatro (4)
-
Interfaces
Protocolo de interconexin de
datos
Red / Protocolo de transporte
Protocolo de gestin remota
Caractersticas
Alimentacin
Mtodo de autentificacin
Estndares
Ethernet, Fast Ethernet, Gigabit

Ethernet
TCP/IP, UDP/IP, ICMP/IP, IPSec,
ARP, BOOTP, DHCP
SNMP 1, RMON, Telnet, SNMP 3,
SNMP 2c, HTTP, HTTPS, SSH
Soporte DHCP, BOOTP, ARP, VLAN,

Syslog, IPv6, IPS, SNTP, WMM,
TFTP, QoS, Protocolo que garantice
la conexin segura entre los AP y el
Controlador (Especificarlo)
110v
S. TACACS es mejorado, con LDAP
(Incluyendo Active Directory) que
es ms usado y escalable en las
compaas.
Estndares y Cumplimiento de normas
Estndar
de
homologacin
canadiense de equipos de radio
ICES-003: Estndar canadiense para
evitar interferencias de equipos de
Consola
Si
Si
Si.
RMON es antiguo se
entrega con NETFLOW que
es ms nuevo y genera
muchas ms estadsticas
Si
Si
56

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
ITEM
Cumplimiento de normas
radio
EAP-FAST, EAP-SIM, EAP-GTC:
Mecanismos propietarios de Cisco
para admitir usuarios a la red.
Proponemos mejorarlo con:
Estndares de seguridad: FIPS140-2
y
EAL4
(Requerimientos
de
seguridad
de
los
gobiernos
Americano
y
Canadiense
respectivamente) FIPS 140-2 Level
2, VPNC, ICSA Firewall 4.1, IPv6
Phase 1, IPv6 Phase 2
Y mecanismos Estndares y abiertos
de admisin: Acceso por WiFiSec
(IpSec sobre Wifi y SSL)
Proponemos
mejorarlo
con:
certificacines CE, RoHS, WEEE;
Electromagnetic emission and
immunity; EN 55022, CISPR 22,
FCC Part 15, (Class B with FTP
cabling); EN 55024, CISPR 24
OBSERVACIN
57

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 11. Rack para la Conectividad por piso.

ITEM
Producto
Marca
Modelo
Capacidad
Cantidad
Barras traseras
Puertas traseras
Puerta frontal
PDU
Cobertura
Soporte
Tiempo
Instalacin,
peinado.
configuracin
OBSERVACIN

Rack para la Conectividad por
piso.
Especificar
Especificar
24U
Cuatro (4)
Barras y Puertas
Si, extrables
Si, extrables
Si Reversible y extrable
Elementos adicionales
Cuarenta
(40)
conexiones
de
potencia 110v
Garanta
En Partes, Mano de obra y Sitio. Al
producto completo, accesorios y
perifricos relacionados en estas
especificaciones.
5x8
Cinco (5) aos.
Servicios
Montaje del Rack, instalacin y
configuracin de PDU, partes y
equipos. Incluir cables, fibra ptica,
teniendo en cuenta la conexin hasta
la Conectividad Core, organizadores
patch panel, patch cord y accesorios
necesarios
para
su
correcta
adecuacin y operacin con base en
el diseo expuesto.
58

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 12. Herramienta de Monitoreo, Inventario y Soporte.

ESPECIFICACIONES TECNICAS REQUERIDAS
ITEM
Producto
Marca
Referencia
Licenciamiento
Idioma
Soporte, Mantenimiento
Actualizacin
OBSERVACIN

Solucin
administracin
Computadores
(estaciones
de
trabajo y porttiles)
Microsoft
System
Center
Configuration
Manager (SCCM)
Generales
350 usuarios
Espaol
Servicios
Un (1) ao
Implementacin,
configuracin,
despliegue para todos los equipos y
puesta en marcha
Cuadro 13. Especificaciones tcnicas ASTARO 220

Descripcin Astaro Security Gateway
Astaro Security Gateway 220
Capacidad
Usuarios detrs del firewall
Sin restriccin
Rendimiento firewall (Mbps)
280
Rendimiento VPN (Mbps)
105
VPN Tunnels
Sin restriccin
Polticas
Sin restriccin
Aplicaciones seguridad
Firewall
Incluido
VPN
Incluido
59

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Proteccin contra intrusos
Incluido
Antivirus E-mail
Opcional
Antivirus para Web
Opcional
Filtrado Spam
Opcional
Proteccin en la navegacin, filtracin

contenido y proteccin ante Spyware
Opcional
Alta disponibilidad
Opcional
Especificaciones Hardware
Forma
1URackmount
Memoria
512 MB
Disco duro
40 GB
Puertos 10/100 Ethernet
Puertos 10/100/1000 Ethernet
--
Puertos USB
Puertos Serie
--
Puertos RS-232 COM
Puerto VGA
--
Puerto PS/2 keyboard/mouse
--
LCD display
Dimensiones W x H x D (mm)
426 x 43.5 x 305
Peso
11 kg/24 lbs
Voltaje entrada AC
--
60

PETIC 2012-2015
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Corriente entrada AC
--
AC/DC
90-264 VAC
Frecuencia
47-63 Hz
Disipacin energa
--
Fuente alimentacin ATX
180 W
Temperatura de funcionamiento
0C 40C
Temperatura de almacenaje
-20C 80C
Humedad
10C 90C non-condensing
Regulador
FCC/CE certified
Cuadro 14. Especificaciones tcnicas Office Connect Remote Dual Analog

tem
Descripcin
Caractersticas Tcnicas
1
GENERALES
1,1 Marca
3COM
Office Connect Remote Dual
1,2 Modelo
Analog
1,3 Tiempo medio entre fallas (MTBF)
100.000 horas
1.4 Fecha de lanzamiento
Enero 5 de 1998
2.
PUERTOS
2.1 RJ-11 para el mdem
2
2.2 RJ-11 para interfaces anlogas
2
2.3 RJ-45 para interface LAN
4 Ethernet
2.4 Puerto anlogo telefnico
1
2.5 Puerto serial para consola
1
2.6 Tipo de Conexin
Conmutado
3.
PROTOCOLOS SOPORTADOS
3.1 PPP
S
3.2 MULTILINK PPP
S
3.3 IPX
S
61

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
tem
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
4.
Descripcin
IP
802.1 d
RIPV1/V2
RIPV
V.90 56 Kbps
IP,UDP,TCP,SNMP,TELNET,TFTP, ICMP, ARP
RENDIMIENTO
S
S
S
S
S
S
Caractersticas Tcnicas
4.1
Valores de rendimiento
112 Kbps en WAN Multilink ppp,

10 Mbps LAN Ethernet
5.
5.1
5.2
5.3
CONDICIONES REQUERIDAS
Power
Temperatura
Humedad
5 watts mximo
40 C
0-95% sin condensacin
ADAPTABILIDAD DE LOS RECURSOS EXISTENTES

Para determinar la adaptabilidad de los recursos de hardware de la Contralora
General de Medelln, a la plataforma de red y a las futuras actualizaciones
tecnolgicas se tienen en cuenta los siguientes aspectos:
Flexibilidad: como las necesidades cambian y se remplazan partes y software de
los microcomputadores, stos deben ser lo suficientemente flexibles como para
aceptar y adaptarse a componentes diseados por diferentes fabricantes.
Expansibilidad: es importante determinar, si los microcomputadores existentes en
la Contralora, cuentan con las caractersticas tcnicas que en un futuro permitan
expandir estos en memoria RAM; disco duro y tarjetas.
Requerimientos de Hardware y de Software: Se deben tener establecidos los
requerimientos tcnicos mnimos tanto en hardware como en software para que se
adapten a la plataforma de red existente.
62

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
3.5 INFORME DE GESTIN AO 2012

3.5.1 Ejecucin de Proyectos:
Para la vigencia del 2012 se asign una partida presupuestal de $1445.620.000
millones
de pesos los cuales se destinaron para diferentes proyectos
contemplados en el Plan Estratgico de Infraestructura Tecnolgica, fueron
ejecutados $ 1.369.232.340 que corresponden al 94% de ejecucin presupuestal.
En mantenimiento se ejecut un total de $ 248.702.801 representados en 8
proyectos descritos en el cuadro No.17. Finalmente por el convenio con el IDEA se
contrat el sistema de Telepresencia, dotacin de la sala de audiencia y
adquisicin de licencias de AutoCad por un valor de $ 211.554.174, El cuadro
No.16 recoge el proyecto ejecutado con recursos del convenio con el IDEA, para
un total ejecutado de $ 1.829.489.315 de pesos..
Cuadro 15. Proyectos por Inversin 2012
CONTRATOS POR INVERSIN
NOMBRE
Diseo,
suministro,
instalacin y
puesta
en
funcionamient
o de una
solucin
de
renovacin
tecnolgica
para la red de
datos de la
Contraloria.
Adquisicin
Licencias
Microsoft
SharePoitn
No.
CONTRATO
DESCRIPCIN
PROVEEDOR
VALOR
166
Diseo, suministro, instalacin y puesta en

funcionamiento de una solucin de
renovacin tecnolgica para la red de datos
de la Contraloria, cambio de los elementos
activos para la red de datos(switches),
siete (7) servidores., Implementacin de la
red
inalmbrica.,
Sistema
de
almacenamiento y Backup , Cinco (5) rack.
COLVISTA
S.A.S
$ 771.772.360
215
Adquisicin de Licencias Microsoft para

acceder a la Pagina Intranet y herramientas
ofimaticas para la equip porttiles y de
escritorio
HEWLETT
PACKAD
$ 171.883.425
63

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14

NOMBRE
No.
CONTRATO
Diseo,
implementaci
n,
capacitacin
y soporte de
la
pgina
Web
e
intranet de la
Contralora
General
de
Medelln.
174
5
Licencias
ArcGis
189
1 Solucin de
Sonido
Institucional y
Carteleras
Electrnicas.
157
DESCRIPCIN
PROVEEDOR
Diseo , construccin e implementacin y ,

capacitar, del Portal Web e Intranet
corporativa para la CGM, basado en las
INTELLIGEN
ltimas tecnologas de desarrollo Web y que
T TRAINING
cumpla con los contenidos de acuerdo a
las exigencias de la ley 1474 del 12 julio del
2011 (Por la cual se dictan normas
orientadas a fortalecer el control de la
gestin pblica).
Dotar a la entidad de un software para la
captura, edicin, anlisis, tratamiento,
diseo, publicacin e impresin de
informacin geogrfica, que le permita PROCALCUL
georeferenciar y estudiar con ms facilidad
O PROSIS
la problemtica ambiental de la ciudad y de
S.A
otras zonas, generada por los procesos
productivos y los proyectos ejecutados por
sus entes auditados.
Con el fin de mejorar la comunicaciones en
las instalaciones de CGM se instalaron
ERA
bafles y pantallas conectadas en red LAN
ELECTRONI
para transmitir mensajes institucional a los
CA
funcionarios y a las personas que ingresan
a las instalaciones.
Compra
37
Telfonos IP
179
VOXCOM
Se dot a los funcionarios de la Planta de
TELECOMUN
Personal y a los contratistas de Telfonos
ICACIONES
IP,
LTDA.
2
Scanner
proyecto
mercurio
98
Dos Scanner para digitalizar informacin

documental, lo que permite ser consultada
Compra
de
hardware
bsico
necesario..
187
SERVI
IMGENES
Ltda.
20 USB de 32 Gb, 40 Guayas, 6 Disco

SOLUCIONE
externo 1 Tb, 15 Base refrigerante,
S
5 Discos de 1.0 Tb PC, 5 Discos de 1.0 Tb
INTEGRALE
Porttil, 3 Adaptador de USB, 200
S S.A.S
Conectores RJ45, 2 Lector de cdigo de
barras, Kit Herramientas
VALOR
$ 149.500.000
$ 92.407.570
$ 91.970.600
$ 34.618.000
$ 24.128.000
$ 8.898.080
64

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14

NOMBRE
Una solucin
de dos (2)
impresoras
de etiquetas,
stikers, cintas
y
lector
cdigo
de
barras, para
equitar
con
cdigo
de
barras
los
activos fijos
de la CGM.
ADQUISICIO
N DE TRES
(3) IPAD
No.
CONTRATO
PROVEEDOR
VALOR
88
Para tiquetear los activos con cdigo de

barras con un nmero que identifique el
activo y luego se lee mediante escner LINEADATAS
ptico para controlar los inventarios. (2
CAN
Impresoras
de
Sticker
1 Lector Cdigo de Barras)
$ 7.613.428
82
Para suplir las necesidades movilidad y

portabilidad de algunos funcionarios para el
desempeo de sus funciones.
$ 7.196.639
Compra de 2
Video
Proyectores
52
Digitalizacin
documentos
mercurio
Adicin al
contrato
227 de
2011
Compra
2
Impresoras
Multifuncional
es Laser
Scanner
porttil
(jurdica)
DESCRIPCIN
54
83
FSG LTDA
Video Proyectores para la sala de Juntas y

de
Capacitacin
para
apoyar
las VIRTUAL S.A
presentaciones que lo requieran.
$ 4.083.200
Digitalizacin documentos para el sistema

de informacin Mercurio, para un total 166
libros de movimientos contables y
empastada y desempastada de 115 libros
de los aos 2006 y 2007..
$ 2.809.999
SERVISOFT
S.A
Dos impresoras multifuncionales para la

VIRTUAL S.A
sede del edificio la Libertad y para el rea
de Comunicaciones.
Scaner porttil que permite capturar
documentos a los funcionarios cuando
TECNO
realiza las tareas de Jurdica.
SHOPPING
TOTAL INVERSIN
$ 1.791.040
$ 560.000
$
1.369.232.340
Fuente: C.A Desarrollo Tecnolgico
65

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Cuadro 16. Proyectos Ejecutados Convenio con el IDEA 2012

COMPONENTES Y SUS ACTIVIDADES
UM
CANTIDAD
COSTO
UNITARIO
Suministro, instalacin y puesta en

funcionamiento de un sistema de
videoconferencia en las oficinas de la
contralora general de Medelln, ubicadas
en el edificio miguel de Aguinaga
Solucin
$ 189.992.992
189.992.992
Licencia
$7,187,060
21.561.182
COSTO
Licencias de Autocad 2013
TOTAL
211.554.174
Fuente: C.A Desarrollo Tecnolgico.
Cuadro 17 Proyectos por Mantenimiento 2012
CONTRATOS POR MANTENIMIENTO

No.
CONTRA
TO
OBJETO
PROVEEDOR
VALOR
11
Servicio profesional de soporte, mantenimiento,

capacitacin y actualizacin de los software sevenerp y kactus-hr en la contralora General de Medellin
para la vigencia 2012
DIGITAL
WARE LTDA.
$
86.905.204
Mantenimie
nto de Red
24
Una solucin de mantenimiento y asistencia tcnica

a los equipos activos y elementos pasivos que
conforman la red lan-wan de la contralora Gral de
Med, por un ao de acuerdo a las especificaciones
tcnicas y cantidades
segn
estudios previos
adjuntos.
CYS
TECNOLOGIA
S.A .
$
14.617.160
Servicio de
fotocopiado
fax y
scanner
99
Servicio de impresin, fotocopiado, fax y scanner bajo MUNICIPIO DE

la modalidad de outsourcing para la contralora.
MEDELLIN
$
45.898.624
40
Renovacin del software assurance ao 2012 de las

licencias de uso de microsoft en la contralora General
de Medelln
NOMBRE
Mantenimie
nto software
Seven y
Kactus HR
Renovacin
software
assurance
HEWLETT
PACKARD
COLOMBIA
LTDA
$
19.560.781
66

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
CONTRATOS POR MANTENIMIENTO

NOMBRE
Un Soporte
Tecnolgico
que
garantizar la
eficiencia
en
la
utilizacin
del software
Mercurio
Actualizar
el
Plan
Estratgico
de Sistemas
de
Informacin.
3 switches
Antivirus
No.
CONTRA
TO
OBJETO
PROVEEDOR
VALOR
104
Un Soporte Tecnolgico que garantice la eficiencia

en la utilizacin del software Mercurio
SERVISOFT
S.A
$ 26.796.000
167
Se contrato la Prestacin de Servicios profesionales

para coadayudar a C. A de Desarrollo Tecnolgico
para la elaboracin del Plan Estratgico de
Tecnologas de la Informacin y las
Telecomunicaciones de la CGM.
UNIVERSIDAD
EAFIT
$ 34.766.000
97
La adquisicin de tres (3) switches para telefona IP,

para la conectividad entre los edificios Miguel de
Aguinaga y el edificio la Plaza la Libertad, con su
respectiva instalacin, configuracin, soporte de los
equipos, y todos los componentes solicitados en esta
contratacin.
CO&NSI S.A
$ 5.916.000
170
Una solucin de herramientas que proporcionen

polticas de seguridad corporativas, que permita la
seguridad tanto en las estaciones de trabajo como en
los servidores de la Entidad (Antivirus, Antimalware,
antispyware, firewall, prevencin de intrusos, anti
spam y control de dispositivos, entre otros),
igualmente la herramienta debe contar con utilidades
para realizar Backup tanto a las estaciones de trabajo
como a los servidores, con derecho de actualizacin y
mantenimiento por un (1) ao, al igual que su
respectiva instalacin y configuracin
INTERLAN
S.A.S
$
15.040.280
TOTAL MANTENIMIENTO
$
248.702.801
Fuente: C.A Desarrollo Tecnolgico
Nota: El contrato 104 se ejecut por Gastos y Honorarios.
67

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
3.5.2 DESCRIPCION DE LOS PROYECTOS EJECUTADOS EN EL AO 2012.

3.5.2.1 MODERNIZACIN DE LA PLATAFORMA TECNOLGICA.
La Contralora General de Medelln, necesitaba modernizar su plataforma
tecnolgica de software y hardware ante la obsolescencia que presentan todos
sus componentes y de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Entidad,
determinndose que los recursos de procesamiento electrnico de datos
(Servidores, Almacenamiento y backup y elementos activos de la red de datos) no
permiten ejecutar eficientemente las tareas propias para el cumplimiento de la
misin institucional, situacin que hace que se presenten dificultades para la
captura oportuna y mejor manejo de la informacin y diversas tareas realizadas
por este ente de control; para solucionar esta situacin, se adelant el proceso de
estudios previos en los que se busc disear una solucin de avanzada para los
requerimientos presentes y futuros de la Entidad.
3.5.2.2 DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SOFTWARE MISIONAL Y
ADMINISTRATIVO.
La Auditora General de la Republica a travs de la circular No. 07 de 2012,
recomend a las Contraloras territoriales abstenerse de realizar contrataciones
para la obtencin de software misionales, ya que sta se encargar de la
construccin de un software General. Esta tarea se elimin del Plan de Accin
mediante mesa de trabajo No. 03 del 5 de julio de 2012, efectuada con la
Subcontralora.
3.5.2.3 DESARROLLO DE HERRAMIENTAS Y SOLUCIONES ORIENTADAS A
LA WEB.
Se implement la nueva pgina Web y la Intranet en SharePoint, la cual no se
actualizaba desde el ao 2002 y 2005 respectivamente. Fueron diseadas para
que el administracin del sitio sea descentralizado en cada rea funcional de la
institucin, disminuyendo el riesgo de baja frecuencia en la actualizacin, tambin
se aumentaron las funcionalidades dando mayor versatilidad en la respuesta a los
requerimientos de la comunidad, a los cambios normativos y a los requerimientos
68

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
tecnolgicos, como es el caso de las exigencias de la ley 1474 del 12 de julio del
2011 (Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevencin, investigacin y sancin de actos de corrupcin y la efectividad del
control de la gestin pblica). Actualmente se vienen realizando tareas de
estabilizacin de la nueva plataforma Web en la plataforma de servidores.
Grfico 2. Ilustracin aprobada de la Pg.
Fuente: Archivos de trabajo del proyecto Implementacin de la Intranet y Portal Web de la CGM.
69

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
3.5.2.4 SOLUCIONES INFORMTICAS Y DE COMUNICACIONES.

Sistema de Tele Presencia: Con el fin de mejorar el proceso auditor, y dando
cumplimiento a la ley 1474 de 2011 en su Artculo 98. Etapas del procedimiento
verbal de responsabilidad fiscal, se instal y se puso en funcionamiento un
sistema de videoconferencia multipunto para los escenarios: sala de Audiencias
pblicas, Junta de directivos y sala de capacitaciones, mediante los cuales se
pretende realizar audiencias pblicas con interaccin virtual remota entre las
partes y los funcionarios investigadores cuando sea del caso, reuniones
simultneas desde diferentes puntos geogrficos nacionales e internacionales en
beneficio de la entidad, para as fortalecer nuestra funcin fiscalizadora.
Grfico 3. Ilustracin Telepresencia.
Fuente: Archivos de trabajo del proyecto Telepresencia
70

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Sistema de Comunicaciones Institucional: Se implement una herramienta que

permita: la prevencin de riesgos y alertas tempranas, la divulgacin de los
valores y campaas institucionales, su misin y visin; como tambin, consolidar
estrategias comunicacionales las cuales permiten llegar de forma efectiva y
eficiente a los funcionarios de la entidad y a los visitantes de la sede de sus
oficinas, para fomentar cultura corporativa, mantenerlos informados y desplegar
campaas formativas que consoliden un sistema de trabajo organizado.
La Norma Tcnica de Gestin de la Calidad NTCGP1000 y el modelo estndar de
Control Interno, MECI, destacan el proceso comunicacional como estratgico en la
entidad, para lograr resultados ptimos y fortalecer la interaccin y el
funcionamiento adecuado de todos los procesos de la entidad.
Como solucin a este planteamiento, se implement el diseo, suministro,
instalacin y puesta en funcionamiento de un sistema de sonido corporativo y un
sistema de sealizacin digital mediante pantallas, en los cuatro pisos donde
estn ubicadas las oficinas de la Contralora en el edificio Miguel de Aguinaga, a
travs de los cuales se puedan emitir mensajes institucionales y campaas
formativas e informativas, con un sistema de manejo de la informacin
centralizado, facilidad de presentar informacin en tiempo real, identidad
corporativa y ahorro en insumos como papel, tintas y dems materiales que
tradicionalmente se usan; tambin servirn para emitir seales de alarma (la
prevencin de riesgos y alertas tempranas) y la emisin de msica ambiental, para
el mejoramiento de los espacios de trabajo y reas comunes.
Cambio de Dominio en el Correos Electrnico: se cambi el domino de todos
los correos electrnicos de la Entidad, se pas de
Usuario@contraloriagdem.org.co al dominio: usuario@cgm.gov.co
Telefona IP: Inicialmente la CGM tena vinculados 244 funcionarios y dado que
se haba contemplado incrementar la planta en 70 ms, se haba programado
adquirir el mismo nmero de telfonos y definitivamente la planta de cargo se
increment en 90 personas, faltando 20 telfonos para igual nmero de
funcionarios y por recomendaciones tcnicas se dio la sugerencia de adquirir dos
(2) telfonos como mnimo por cada modelo.
71

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Con la nueva sede Edificio Plaza La Libertad se requirieron telfonos ejecutivos

para la oficina del Contralor y/o Subcontralora, adems con la creacin de la
nueva CAAF del Medio Ambiente se necesitaba: (1) uno telfono para directivo y
(1) uno telfono secretarial, (1) uno telfono para la sala de Juntas y usuarios
externos que realizan tareas internas como Servisoft, Outsourcing de Impresin,
ASDECOMM y soporte tcnico Informtico la cual requieren cuatro (4) Bsicos.
Estos modelo se discriminan para directivos, secretarias y funcionarios, para
atender las contingencias que se presenten, fue necesario adquirir dos (2) ms
para directivos, dos (2) ms para secretarias y seis (7) ms por los dems
funcionarios para un total de 37 telfonos, adems 30 mdulos de extensin para
facilitar los contactos a las secretarias y 15 diademas para algunas secretarias que
requieren mucha privacidad en el manejo de la informacin y para funcionarios
que necesitan conectarse a la planta telefnica desde afuera con el aplicativo de
SoftPhone.
Automatizacin Oficina de Archivo y correspondencia : Se implement el
proyecto automatizacin de Gestin Documental, con el software Mercurio, y los
equipos de cmputo (hardware) de acuerdo con las necesidades y evaluacin del
implementador del software (Servisoft), quien cuantific que se necesitan
escneres de alto desempeo, con sus respectivas cama planas, impresoras y
etiqueteadora.
72

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
3.7 EJECUCIN PRESUPUESTAL AO 2012

Cuadro n. 18 Ejecucin Presupuestal
CONTRALORIA GENERAL DE MEDELLN
DETALLLE DE GESTION TIC VIGENCIA 2012
#
Categoria
Hardware
Hardware
Licencias
Objetivo o
Cantidad o #
proyecto
Unidades
Relacionado
7 Servidores,
Un sistema de
Almacenamie
nto SAN,
Cambio de los
elementos
activos
(Switches)
Una red
Inhalambrica
Instalacin de
Fibra ptica
para enlazar
Renovar la
los rack de los
plataforma
pisos 5, 6 y 8
tecnolgica de
con el rack
software,
principal del
hardware , el
piso 7.
sistema de
5 Rack
comunicacion
1 Solucin de
es de voz y
Sonido
automatizar
Institucional y
los procesos
Carteleras
para facilitar la
Electronicas
conectividad
con los sujetos
de control y
permitir
mejorar la
administracin
y control de la
informacin y
el sistema de
gestin
documental a
nivel
corporativo
proveniente de
5 Licencias de
fuentes
ArcGis
internas y
externas para
lograr ser
eficientes en
el desempeo
laboral de los
funcionarios
con el uso de
la tecnologa
actualizada y
poder cumplir
con la misin
institucional.
Nombre
Diseo,
suministro,
instalacion y
puesta en
funcionamient
o de una
solucion de
renovacion
tecnologica
para la red de
datos de la
Contraloria.
Un (1)
Solucin de
comunicacion
es interna
corporativa
consistente en
un sonido
institucional y
carteleras
electrnicas
Plataforma
Tecnologica
Indicado
Estado
res
Renovacin
de los
elementos
activos de la
Red Swich, 7
Servidores de
Tecnologia
ultima
Calidad,
generacin, un
Cumplimi En
a SAN
ento
Produccin
Storage Area
Network,
sistema de
almacenamien
to y Backup y
cinco (5)
RACK.
Con el fin de
mejorar la
comunicacion
esen las
instalaciones
de CGM se
instalron
bafles y
pantallas
conectadas en
red LAN para
transmitir
mensajes
institucional a
los
funcionarios y
a los
visitantes.
Software
CINCO (5)
especializado LICENCIAS
de sistemas
DE ARCGIS
de informacin FOR
geogrfico
DESKTOP
para la C.A
STANDARD Y
Ambiental
UNA (1) DE
ARCGIS
SPATIAL
ANALYST
EXTENCION
CONCURREN
T,
CAPACITACI
ON E
INSTALACION
, SOPORTE Y
PUESTA EN
FUNCIONAMI
ENTO DEL
SOFTWARE
EN TODOS
LOS
COMPUTADO
RES DE LA
CGM
Calidad,
Cumplimi En
ento
Produccin
Calidad,
Cumplimi En
ento
Produccin
Costo
Estimado
Contratos
Fuente de
Relacionado
Financiacin
s
040315
Adquisicin
771.772.360
de Software y
Hardware
Contrato No
166 de 2012
por $
718.968.000
Adicin por
$52.804.360
91.970.600
040315
Adquisicin
Contrato No
de Software y 157 de 2012
Hardware
92.407.570
040315
Adquisicin
Contrato No
Hardware
73

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
DETALLLE DE GESTION TIC VIGENCIA 2012

#
Categoria
Hardware
Hardware
Hardware
10
Objetivo o
Cantidad o #
proyecto
Unidades
Relacionado
2 Impresoras
Renovar la
Laser
Multifuncionale plataforma
tecnolgica de
s
software,
hardware , el
sistema de
comunicacion
es de voz y
automatizar
los procesos
para facilitar la
conectividad
con los sujetos
2 Scanner
de control y
permitir
mejorar la
administracin
y control de la
informacin y
2 Impresoras el sistema de
gestin
de Sticker
documental a
1 Lector
nivel
Codigo de
corporativo
Barras
proveniente de
fuentes
internas y
externas para
lograr ser
eficientes en
el desempeo
laboral de los
funcionarios
con el uso de
la tecnologa
actualizada y
poder cumplir
con la misin
institucional.
Nombre
Compra 2
Impresoras
Multifuncionale
s Laser
Scanner
proyecto
mercurio
Una solucion
de dos (2)
impresoras de
etiquetas,
stikers, cintas
y lector cdigo
de barras,
para equitar
con codigo de
barras los
activos fijos de
la CGM.
Plataforma
Tecnologica
DOS
IMPRESORA
S LASER
MULTIFUNCI
ONALES
CON
ESCNER,
FOTOCOPIA
DORA,IMPRE
SION EN
BLANCO Y
NEGRO Y A
COLOR
dos scanner
Kodac y cama
plana para
capturar
informacin de
libros folletos.
Indicado
Estado
res
Calidad,
Cumplimi En
ento
Produccin
Calidad,
Cumplimi En
ento
Produccin
dos (2)
impresoras de
etiquetas,
stikers,
Trmica
Directa, con
velocidad de
127 mm por
segundo y y
Calidad,
lector cdigo
Cumplimi En
de barras,
ento
Produccin
para etiquetar
con codigo de
barras los
activos fijos de
la CGM;
facilitando el
seguimiento a
los bienes
para el
inventario.
Costo
Estimado
Contratos
Fuente de
Relacionado
Financiacin
s
1.791.040
040315
Adquisicin
Contrato No
Hardware
24.128.000
040315
Adquisicin
Contrato No
Hardware
7.613.428
040315
Adquisicin
Contrato No
Hardware
74

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
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PETIC 2012-2015
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3.8. INFORME GESTION AO 2013.

los proyectos y las inversiones correspondientes a la vigencia 2013, las gestiones
realizadas se encuentran en el marco del plan estratgico institucional 2012-2015
Control Fiscal Moderno y Eficiente versin 2, lnea estratgica III: Gerencia
Integral, en el objetivo estratgico 3 denominado: Fortalecer el Sistema Integral de
Gestin y el desarrollo del talento humano, el cual contiene el programa 6 Gestin
Administrativa finalmente el Proyecto 13 Tecnologa de la informacin y las
comunicaciones.
El propsito de ste proyecto es modernizar la plataforma tecnolgica de software,
hardware, el sistema de comunicaciones de voz y automatizar los procesos para
facilitar la conectividad con los sujetos de control y permitir mejorar la
administracin y control de la informacin y el sistema de gestin documental,
soporte tecnolgico de pgina web e intranet institucional.
Las estrategias generales del proyecto son:
1. Modernizar la plataforma tecnolgica y de comunicaciones.
2. Desarrollo e implementacin de software misional y administrativo.
3. Desarrollo de herramientas y soluciones orientadas a la web.
En
este
contexto
durante
la
vigencia
2013
se
ejecut
$
1.298.617.577 de los cuales el 70% que corresponde a $ 906.549.268 fueron
ejecutados en proyectos de inversin y el 31% que corresponde a $ 392.068.309
se destinaron a mantenimiento.
76

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
3.8.1 EJECUCIN DE PROYECTOS AO 2013.

Los proyectos ejecutados tanto en mantenimiento como en inversin se detallan a
continuacin.
En la vigencia 2013 se ejecut el 100% de los recursos destinados a inversin, por
un total de $906.549.268 pesos, discriminados en los siguientes proyectos:
Cuadro N.19. Contratos Inversin Tecnologas de la Informacin. Vigencia 2013
OBJETO DEL CONTRATO
NMERO CONTRATISTA
VALOR
Automatizacin de los procesos y sus procedimientos, entrenamiento

en modelacin y parametrizacin de flujos por medio del software de
gestin documental, desarrollo de nuevas funcionalidades y
digitalizacin e indexacin de hasta 500.000 folios.
122
Servisoft
$
259.016.400
Adicin al contrato 122
122
Servisoft
52.927.042
Suministro, instalacin y puesta en funcionamiento del software

(backup replicacin al centro alterno de datos) y servicios
especializados de administracin de la red datos por (4) meses.
185
Origin it S.A.S
$
160.000.000
Suministro, instalacin y puesta en funcionamiento todo costo del

sistema de automatizacin de ingreso y salida de vigilancia.
197
Une EPM S.A.
$
151.614.866
Suministro, instalacin y puesta en funcionamiento de bienes de

tecnologa informtica para la modernizacin y seguridad de la
informacin de la Contralora General de Medelln.
165
Origin it S.A.S
$
139.700.000
Suministro, implementacin, capacitacin, soporte, puesta en marcha y

licenciamiento de un software de informacin para la administracin del
Sistema Integral de Gestin de la CGM (ntcgp1000 y meci).
143
Unin temporal
isolucion-GSE.
$
118.320.000
Compra de (2) televisores led, (1) soporte tv para carro mvil, (1)
video proyector, (2) micrfonos inalmbricos, (1) reproductor de audio,
(1) cmara fotogrfica, (1) micrfono de patrn solar, (1) trpode.
137
Sitec S.A.
$
20.799.000
77

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
OBJETO DEL CONTRATO
NMERO CONTRATISTA
Adquirir una licencia cs6 desing std 6 mltiple, plataforma espaol,

licencia nueva user pto 1300, nivel 1+tlp 5.0 gobierno. Debe incluir los
siguientes productos en idioma espaol. (ilustrator cs6-photoshop cs6indesign cs6-acrobat x pro).
124
Colombiana de
software y
hardware colsof
S.A
TOTAL
VALOR
$
4.171.960
$ 906.549.268
Fuente: Contralora Auxiliar de Desarrollo tecnolgico
En la vigencia 2013 se ejecut el 100% de los recursos destinados a mantenimiento,

por un total de $ 392.068.309 pesos, discriminados en los siguientes proyectos:
Cuadro N.20 Contratos de Mantenimiento de Tecnologas de la Informacin. Vigencia 2013.
OBJETO
Prestacin de servicios y de apoyo a la gestin
de la C.A de desarrollo tecnolgico, para
atender la mesa de ayuda del software del
sistema documental (mercurio) y soporte y
mantenimiento.
Suministro e instalacin de cableado para tres
puntos de voz y datos, dos puntos de energa
elctrica normal y dos puntos de energa
regulada en el edificio Miguel de Aguinaga.
Renovacin y actualizacin del
assurance de las licencias Microsoft.
software
Mantenimiento y actualizacin de los software

Seven ERP y Kactus HR de tal forma que se
garantice un buen funcionamiento de los
programas instalados, adicionalmente debe
atender una mesa de ayuda durante 488 hr,
318hr en Kactus hr y 170 hr en Seven ERP.
CONTRATO
CONTRATISTA
VALOR
56
Servisoft.
$ 75.812.160
85
106
108
Telecomunica
ciones e
ingeniera
SAS.
Hewlett
Packard
colombia Ltda
Digital Ware
Ltda.
$ 1.415.200
$ 19.592.540
$ 138.429.829
78

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Una solucin de herramientas que proporcionen

polticas de seguridad corporativas, que
permitan la seguridad tanto de las estaciones de
trabajo como los servidores de la entidad.
183
Interlan SAS.
$ 15.590.400
Adicin al contrato 183 de 2013 para nuevas

licencias.
ADICION CONT
183
Interlan SAS
$ 853.760
Servicio de impresin, fotocopiado y escner

bajo la modalidad de outsourcing.
15
Colvista
limitada
$ 140.374.420
TOTAL MANTENIMIENTO
$ 392.068.309
Fuente: Contraloria Auxiliar de Desarrollo tecnolgico.
3.8.2 GESTIN Y ADMINISTRACIN DE LA INFRAESTRUCTURA EXISTENTE.

Durante el ao 2013, la gestin de la infraestructura de tecnologas de informacin
se desarroll alrededor de cuatro ejes: 1. Atencin de usuario final (Hardware y
software), 2. Administracin del datacenter, 3. Telecomunicaciones y 4.
Administracin de aplicaciones.
Cuadro 21. Gestin y administracin de la infraestructura Tecnolgica
GESTIN Y ADMINISTRACIN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLOGICA

Lneas
Atencin de usuario
final (Hardware y
Software):
Descripcin
Informes
Inventario de Hardware
(Aranda)
Inventario de hardware y software, atencin y

soporte a usuario final y administracin
Inventario de Software
Outsourcing de Impresin.
Informe mesa de ayuda
Informe de impresin
79

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Lneas
Administracin del Data

Center:
Descripcin
Informes
Comprende la administracin de las

siguientes tareas: gestin de servicios,
plataforma de virtualizacin, servicios de red,
servicios de conectividad, mensajera
electrnica, seguridad proteccin de hosts Informe Administracin
contra malware, seguridad de estaciones y datacenter
servidores, gestin de bases de datos,
seguridad
perimetral,
gestin
y
administracin almacenamiento centralizado
y descentralizado, gestin de energa.
Inventario de Telfonos
Telecomunicaciones
Gestin
planta
telefnica,
inventario,
permisos llamadas a larga distancia,
celulares, administracin Tele presencia, y
Conectividad con otras Entidades (VPN),
administracin de cmaras y sistema
biomtrico.
Administracin de
Aplicaciones:
Gestin recurso humano y nomina (Kactus),

Sistema financiero, administrativo y contable
(Seven), Sistema de Gestin Documental y
Automatizacin de procesos, (Mercurio),
Rendicin de la Cuenta, Intranet, Pgina
Web, Sistema Integrado de Gestin
(Isolucion).
Inventario actualizado
de permisos de
llamadas
Informes sobre uso de
telepresencia y
conexin con otras
entidades
Informe actualizado de
Usabilidad y seguridad
de Kactus y Seven
Informe mensual de uso
de mercurio
Informe de usabilidad y
nivel de actualizacin
de contenidos pg. Web
y la intranet.
Informe de usabilidad y
seguridad de Isolucin.
80

PETIC 2012-2015
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Lneas
Descripcin
Informes
Informe seguimiento y
uso de la
automatizacin de
procesos.
Fuente: Contraloria Auxiliar de Desarrollo tecnolgico
3.8.3 DESCRIPCION DE PROYECTOS EJECUTADOS EN EL AO 2013.
La automatizacin del Sistema Integrado de Gestin SIG- hace parte de las

mejoras planteadas en cumplimiento a la lnea tres del plan estratgico
institucional Gerencia Integral.
Desde el ao 2012, se vienen realizando tareas orientadas a la automatizacin de
los procesos y el mejoramiento del sistema integrado de gestin. Actualmente se
han culminado las siguientes tareas: 1. mejoramiento de los procesos, 2.
actualizacin del sistema Integrado de Gestin, 3. automatizacin del SIG por
medio del software Isolucin, 4. Automatizacin de los flujos de trabajo de los 40
procedimientos y de los 15 procesos.
La fase final de estos proyectos, consiste en la articulacin de los sistemas de
informacin existentes (donde se registran los flujos de trabajo de los diferentes
procesos) con el SIG, de forma que las diferentes gestiones realizadas, se vean
reflejadas de forma automtica en los indicadores de la Entidad en todos los
niveles.
81

PETIC 2012-2015
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Grfico No.4. Articulacin de los sistemas de informacin de la CGM y el sistema integral de

Gestin SIG-.
3.8.3.1 Automatizacin de los procesos y sus procedimientos.

En la vigencia 2013, La Contralora General de Medelln automatiz sus 15
procesos con sus 40 procedimientos. La automatizacin hace parte de las mejoras
planteadas cuando se comenz con el mejoramiento del Sistema Integral de
Gestin, y que hacen parte de una estrategia integral encaminadas a dar
cumplimiento a la lnea tres del plan estratgico institucional Gerencia Integral.
Ver grfico No1.
El Software Mercurio es un Sistema de Gestin Documental, que permite
parametrizar procesos y flujos de trabajo. Con la automatizacin de los procesos y
sus procedimientos se pretende administrar el proceso integral de la
documentacin que se recibe y que se genera desde la captura de los datos
bsicos de los documentos y la respectiva imagen digitalizada del documento
fsico recibido, hasta el control y seguimiento o trazabilidad del proceso que tiene
el documento mientras es tramitado por los usuarios responsables de la Entidad,
82

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
optimizando el tiempo y la utilizacin de recursos, generando alertas, dando

respuesta oportuna a los ciudadanos, garantizando que todas las actividades se
cumplan. Se espera disminuir el tiempo de respuesta, los reprocesos, los costos
operativos y administrativos en el marco de la cultura del cero papel.
El desarrollo de este proyecto tambin le permite a la Contralora General de
Medelln estar acorde con la Ley de Archivos, la Atencin al Ciudadano y la
estrategia Gobierno en lnea, de acuerdo con lineamientos establecidos por la
Procuradura General de la Nacin.
3.8.3.2 Implementacin y puesta en marcha de un software de informacin
para la administracin del sistema integral de gestin de la CGM (ntcgp1000
y meci). IsolucionActualmente la Contralora General de Medelln cuenta con un Sistema de Gestin
de la calidad certificado desde el ao 2000 bajo la normas ISO 9001 y desde el
ao 2006 bajo la norma NTCGP 1000, adems tiene implementado el Modelo
Estndar de Control Interno MECI - 1000:2005, mediante resolucin 276 de
2005.
Con la automatizacin del SIG en el software Isolucion se espera mejorar la
administracin, control, mantenimiento de su sistema de gestin y el manejo de la
informacin de forma integral que redunde en el logro de los objetivos de la
entidad buscando alcanzar los siguientes beneficios institucionales:
- Optimizar el alto volumen de informacin que genera el sistema integral de
gestin.
- Aumentar la eficiencia del SIG. (Eficiencia que se traduce en la gestin del
nmero de documentos y registros lo cual hace que su administracin y
mantenimiento manual o apoyado en herramientas ofimticas sean lentos y
poco eficientes.
83

PETIC 2012-2015
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- Incorporar al da a da de los funcionarios y directivos las acciones de mejora o

evolucin del SIG.
- Se evita informacin redundante, e inoportuna para la toma de decisiones.
- Reduce y descentraliza en algunos niveles la administracin, operacin y
mantenimiento del SIG.
3.8.3.3 Suministro, instalacin y puesta en funcionamiento del centro alterno
de datos y servicios especializados de administracin del Datacenter.
La actualizacin de la infraestructura tecnolgica de la CGM, ha generado que da
a da se est procesando mayor informacin, la cual requiere mayores recursos
fsicos, logsticos y de especializacin del recurso humano que administra la
plataforma tecnolgica, igualmente la informacin se est almacenando o
copiando como contingencia en servidores fsicos en el centro de datos de la
entidad, lo cual puede generar riesgos de prdida de informacin por desastres o
daos en estos servidores.
Esta situacin hace que la CGM por medio de la Contralora Auxiliar de Desarrollo
tecnolgico haya implementado el centro alterno de datos y haya contratado por
outsourcing la administracin de la plataforma tecnolgica.
Descripcin del sistema de alta disponibilidad, alto rendimiento y

escalabilidad implementado en la CGM.
Cluster Hyper-V
Este tipo de sistemas se basa en la unin de varios servidores (3 servidores
fsicos) que trabajan como si se tratase de uno solo. Cluster es un grupo de
mltiples ordenadores unidos mediante una red de alta velocidad, de tal forma que
el conjunto es visto como un nico ordenador, ms potente que cada uno por
separado. Este tipo de sistemas presentan las siguientes ventajas
84

PETIC 2012-2015
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- Alto rendimiento
- Alta disponibilidad
- Equilibrio de carga
- Escalabilidad
Para que un sistema cluster funcione no es necesario que todas las mquinas
dispongan del mismo Hardware y sistema operativo (cluster heterogneo). Este
tipo de sistemas debe de disponer de un interfaz de manejo de clusters, la cual se
encargue de interactuar con el usuario y los procesos, repartiendo la carga entre
las diferentes mquinas del grupo.
El esquema funcional de la contralora General de Medelln consta de:
- Tres (3) Servidores PowerEdge R720, con 128 GB de RAM, procesadores
sixcore 2.3 GHZ
- Distribucin de 32 mquinas virtuales en los 3 nodos, garantizando redundancia
en los servicios internos.
- Almacenamiento centralizado en discos con disponibilidad de 35 Terabytes de
almacenamiento.
85

PETIC 2012-2015
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Grfico No.5 Esquema general de Clster Hyper-V en la CGM.

SW DELL LAN
SW DELL LAN
Almacenamiento
iSCSI
HOST VmWare
HOST Nodo
01 POSEIDON
HOST Nodo
02 ARES
DIAG RAMA DE SERVIDORES

GENERAL
CONTRALORIA DE MEDELL N
HOST Nodo
03 AQUILES
Fibra Optica
UTP
Esquema Fsico
Contralora de Medelln
Elabor:
Juan David Duque Botero
CONSOLIDACI ON DE
SERVIDO RES
Alta disponibilidad
La alta disponibilidad en la Contralora General de Medelln, est administrada por
el sistema DELL APPASSURE. Donde se tiene un esquema de un sitio principal y
un sitio alterno en zonas geogrficas diferentes. Garantizando una recuperacin
de servicios inmediata frente a un desastre en el sitio principal.
AppAssure Le permite proteger los sistemas fsicos y virtuales de forma
simultnea y poner las imgenes capturadas en cualquier lugar, en el sitio o en la
nube, ya sea que es su sala de servidores, la ubicacin secundaria, organizado
centro de datos o nube pblica
de duplicacin global, maximiza su
almacenamiento y optimiza las operaciones mediante la reduccin de
almacenamiento y los gastos de comunicaciones a travs de la deduplicacin en
86

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lnea integrado y la compresin. AppAssure est diseado para utilizar hasta un

80% menos de almacenamiento que los productos de copia de seguridad legado.
Estas tecnologas innovadoras son la base de software AppAssure:
Recuperacin Live: le ayuda a cumplir con los objetivos de SLA y de manera
significativa a reducir el riesgo de prdida de datos. Lograr retorno casi
instantneo a las operaciones con un objetivo de tiempo de recuperacin (RTO)
de segundo y un objetivo de punto de recuperacin (RPO) de minutos.
Recuperacin asegurada: asegura automticamente que el archivo de copia de
seguridad es completamente recuperable por casi montaje aplicaciones y los
datos de todas las noches y la verificacin de la fiabilidad de la recuperacin.
Universal Recovery: Sustituye las mquinas de reserva con la AppAssure
independiente del hardware menos costoso de mquina a mquina o mquinaentorno recuperaciones (P2V, V2V, V2P).
AppAssure Escala 5 Arquitectura : Aprovecha al mximo el hardware de alto
rendimiento multi-core de hoy para abordar el crecimiento de datos y entregar los
RTO casi instantneos y RPO.
87

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3.8.3.4 Inventarios y gobierno de la Infraestructura tecnolgica de la

La Contraloria General de Medelln viene adelantando la implementacin de
mejores prcticas destinadas a facilitar la entrega de servicios de tecnologas de la
informacin (TI) de alta calidad. Este objetivo se viene materializando a travs
diferentes proyectos todos articulados al cumplimiento de la Misin y la Visin
Institucional apoyndose en metodologas como: Information Technology
Infrastructure Library (Biblioteca de Infraestructura de
Tecnologas de
Informacin), frecuentemente abreviada ITIL.
ITIL fue desarrollada al reconocer que las organizaciones dependen cada vez ms
de las TI para alcanzar sus objetivos corporativos. Esta dependencia en aumento
ha dado como resultado una necesidad creciente de servicios TI de calidad que se
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PETIC 2012-2015
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correspondan con los objetivos del negocio, y que satisfaga los requisitos de Ley,
los de la ciudadana y los grupos de inters de la ciudad de Medelln.
Actualmente, la gestin de servicio ITIL est actualmente integrado en el estndar
ISO 20000 y se considera a menudo junto con otros marcos de trabajo de mejores
prcticas, Estos otros marcos son:
-
Information Services Procurement Library (ISPL, Biblioteca de adquisicin

de servicios de informacin)
Application Services Library (ASL, Biblioteca de servicios de aplicativos)
El mtodo de desarrollo de sistemas dinmicos (DSDM, Dynamic Systems

Development Method)
El Modelo de Capacidad y Madurez (CMM/CMMI)
La gobernanza de tecnologas de la informacin mediante COBIT (Control

Objectives for Information and related Technology)1.
Uno de los beneficios que espera la CGM alcanzar con el proyecto, es adoptar un
vocabulario comn dentro de la comunidad de las TICs; se trata de contar con un
glosario de trminos precisamente definidos y ampliamente aceptados.
En pocas palabras, ITIL asegura una gestin de servicios de IT eficiente,
gracias al control y de manera posterior la mejora continua del servicio. Sirve para
aquellos servicios que se encuentran en la fase operacional. Dicha fase forma
parte de la etapa de mayor tiempo y costo para cualquier solucin de IT y es,
justamente, donde el negocio depende casi inminentemente de los servicios de TI
EN la vigencia 2012 ,se adquiri el licenciamiento de Aranda Aranda ASSET
MANAGEMENT, es una herramienta especializada en la gestin integral de
inventarios actualizados de hardware y software, que permite tener el control del
1
http://seguinfo.wordpress.com/2008/12/03/%C2%BFque-es-itil-2/
89

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licenciamiento de software de todas las estaciones de trabajo, medir los niveles de

uso de los programas en su organizacin y tomar el control remoto de sus
estaciones de trabajo minimizando los tiempos de desplazamiento de sus
especialistas de soporte.
La CGM espera con el proyecto reducir la prdida de hardware y la compra de
software innecesario, mediante el control permanente del uso de los recursos. Con
un nico agente instalado en cada estacin de trabajo tendr informacin
relevante de sus activos (desempeo, cantidad, calidad, clasificacin), de igual
forma se espera identificar los dispositivos obsoletos, equipos subutilizados,
aplicaciones desactualizadas, licenciamientos vencidos o recursos sin clasificar.
Durante la vigencia 2013, se despleg el agente en los equipos de la Entidad,
dejando por fuera solo los equipos que se encuentran conectados a la red del
Municipio de Medelln. Con el despliegue se obtuvo un inventario actualizado de
los equipos de la Entidad, identificando su placa y a quien se le tiene cargado.
Se espera para la vigencia 2014 realizar el inventario de Software y terminar el
hardware (servidores) en la plataforma. Los beneficios y funcionalidades que
esperamos habilitar durante la vigencia 2014 son:
- Inventario Hardware y Software
Conocer de forma automtica la informacin completa y actualizada de los
recursos de hardware, software y dispositivos instalados o asociados por cada
estacin de trabajo y servidor.
- Inventario PDAs
Obtener toda la informacin de sus dispositivos mviles mediante un proceso de
inventario automtico.
90

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- Control de Licenciamiento
Detectar las licencias instaladas por cada estacin de trabajo y gestionar el
software licenciado y no licenciado, as como la informacin relacionada con
programas y sistemas operativos.
- Alarmas
Identificar los cambios en sus estaciones de trabajo a nivel de hardware y
software, mediante la configuracin automtica de variables que permiten
identificar cambios en los procesos de instalacin o desinstalacin, tomando
acciones tales como eventos de actualizacin de inventario o alarmas enviadas
por correo electrnico o mensaje de texto.
- Control y Administracin Remota
Tener acceso desde cualquier lugar de su organizacin a una estacin de trabajo
con una conexin total o parcial y en tiempo real, efectuando tareas de
configuracin remota que dan como resultado una reduccin de tiempos y costos
en soporte presencial.
Ejecutar actividades remotas de monitoreo y administracin sobre cada estacin
de trabajo, como encender o reiniciar la estacin de trabajo, enviar la ejecucin de
un archivo o remover una impresora entre otras. Adicionalmente poder realizar
tareas en lnea como el acceso al registro de Windows, el inicio y detencin de
procesos, conexiones, archivos, entre otros, de manera transparente para el
usuario.
- Perfiles
Generar acciones encaminadas a la administracin de la solucin, creando grupos
de trabajo, perfiles de usuario y asignando los permisos.
91

PETIC 2012-2015
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- Histrico de actividades
Conocer en detalle las actividades realizadas y un registro completo de las
mismas, para cada especialista y desde cualquiera de las consolas.
- Reportes
Controlar los recursos de memoria, al controlar la informacin de los inventarios
de las estaciones de trabajo se podr obtener los datos de sus recursos
tecnolgicos mediante informes detallados.
- Acceso Web
Acceder a la informacin detallada de las estaciones de trabajo inventariadas
ejecutando tareas de administracin y control remoto a travs de una consola web.
3.9. PROYECCIN AO 2014 EN CUANTO A TECNOLOGIAS DE
INFORMACION Y COMUNICACIONES.
- Durante la vigencia 2013 se continu con la modernizacin y estabilizacin de las
diferentes plataformas tecnolgicas, se culmin la automatizacin de los flujos de
los procesos y la automatizacin del sistema integrado de gestin SIG- a travs
del software Isolucion. Es necesario terminar la tarea de integrar articular los
diferentes sistemas de informacin que soportan los procesos de la Entidad como
(kaptus, seven, mercurio) entre otros con el SIG. Esta articulacin es posible
realizarse por medio de indicadores y Web Service que se definen y se calculan
de forma automtica en el software Isolucion, permitiendo tener una fotografa del
estado de los procesos de forma permanente y fidedigna.
- El software de La rendicin de la cuenta es de vital importancia para obtener
informacin de primera mano de los entes auditados. El uso de esta informacin
permitira desarrollar funciones hasta ahora poco atendidas como los
92

PETIC 2012-2015
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procedimientos de consolidacin de la informacin y el sistema de informacin

estadstico. Este sistema permitira identificar de mejor manera posible los
beneficios del control fiscal por medio de la realizacin de minera de datos e
inteligencia de negocios.
Actualmente esta aplicacin es completamente obsoleta, su existencia obedece
ms un cumplimiento de requisito de Ley que a funciones prcticas que apoyen a
la misin institucional. La Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico pone esto
en conocimiento de la alta direccin con el propsito de orientar las decisiones
orientadas al mejoramiento de esta situacin y con ello mejorar el desarrollo de la
funcin misional de la Entidad.
- Para el 2014 se plantean de manera general dos grandes retos: primero,
Interiorizar, estabilizar y apropiar al interior de la Entidad los avances logrados en
materia de automatizacin de los procesos, tarea que se vera positivamente
afectada si se logra integrar los indicadores al uso de las herramientas
informticas. Esta tarea requiere el apoyo decidido y permanente de la oficina
asesora de comunicaciones, secretaria general y la oficina asesora de planeacin
con el acompaamiento y soporte de desarrollo tecnolgico.
Finalmente, el segundo reto para la vigencia 2014 consiste en formular y proyectar
los siguientes proyectos que son de vital importancia para asumir el liderazgo a
nivel nacional en el control fiscal:
1. Ciudadano digital y gestin del conocimiento corporativo.
2. Gestin Transparente, inteligencia de negocios.
3. Desarrollo de Sistemas de Informacin geogrfica (participacin ciudadana,
medio ambiente, obras civiles y evaluacin del principio de equidad e
inclusin social).
4. Gobierno de la Infraestructura tecnolgica de la Contraloria General de
Medelln por medio de ITIL (Aranda 360).
93

PETIC 2012-2015
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El presupuesto estimado para el desarrollo de los mismos es el siguiente:

Dependencia
Descripcin Proyecto
C.A de Desarrollo
Tecnolgico
C.A de Desarrollo
Tecnolgico
Renovacin licencia
Antivirus
Administracin del Data
Center
Mantenimiento preventivo
C.A de Desarrollo
y correctivo impresoras y
Tecnolgico
etiqueteadoras, scanner
C.A de Desarrollo Mantenimiento
Tecnolgico
videoconferencia
C.A de Desarrollo
Mantenimiento Aranda
Tecnolgico
Soporte tecnolgico y
C.A de Desarrollo
mesa de ayuda (Kactus y
Tecnolgico
Seven)
C.A de Desarrollo mesa de ayuda
Tecnolgico
(SharePoint, portal web e
intranet)
Renovacin del software
assurance ao 2014 de
C.A de Desarrollo
las licencias de uso de
Tecnolgico
Microsoft en la contralora
General de Medelln
C.A de Desarrollo
mesa de ayuda (Gestin
Tecnolgico
documental)
Covenio outsoursing de
C.A de Desarrollo
impresin, fotocopia y
Tecnolgico
escaneo
Implementacin de
C.A de Desarrollo software misional
Tecnolgico
(GESTIN
TRANSPARENTE)
Adquisicin de Hadrware
C.A de Desarrollo y Software para
Tecnolgico
propsitos generales
(equipos de cmputo,
Duracin
11 meses
10 meses
11 meses
11 meses
12 meses
Tipo
contrato
Mnima
Cuanta
Seleccin
Abreviada
Inicia
Valor.
Enero
$0
Enero
$ 195.000.000
Mnima
Cuanta
Enero
$ 3.000.000
Enero
$ 20.000.000
Enero
$0
Seleccin
Abreviada
Contratacin
Directa
12 meses
Contratacin
Directa
Enero
$ 147.843.161
12 meses
Contratacin
Directa
Enero
$ 43.968.689
12 meses
Contratacin
Directa
Enero
$ 25.000.000
12 meses
Contratacin
Directa
Enero
$ 110.790.918
12 meses
Contratacin
Directa
Enero
$ 140.000.000
9 meses
licitacin
Febrero
$ 200.000.000
3 meses
Seleccin
Abreviada
Mayo
$ 70.000.000
94

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video proyectores,
tableros digitales,
telefnos, Scaner)
TOTAL
955.602.768
Nota: los cuales estn supeditados a la asignacin y liberacin del presupuesto.
4.
4.1
ESTRATEGIA DE SOFTWARE
DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA DE SOFTWARE
Con esta etapa se pretende inicialmente un reconocimiento de la plataforma de

software existente en la Contralora General de Medelln, al igual que la
identificacin de necesidades para la implementacin del software bsico, y los
sistemas de informacin corporativos a corto, mediano y largo plazo que se
requieran acorde con los avances tecnolgicos del medio y el desarrollo
organizacional de la entidad, que permitan administrar en forma eficiente y eficaz
la informacin y un cabal cumplimiento de la misin y objetivo de la Entidad.
4.2
OBJETIVO GENERAL
Establecer guas de accin respecto a la implementacin del software corporativo

que requiere la Contralora General de Medelln, determinando los requerimientos
y herramientas tecnolgicas adecuadas para tal fin y definiendo los sistemas de
informacin objetivos con el propsito de elevar la productividad de los
funcionarios, agilizar los procesos y procedimientos dando cumplimiento a la
misin institucional.
95

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
4.3
Identificar las necesidades de automatizacin de procesos de cada una de las

dependencias del ente fiscalizador.
Determinar las prioridades para la implementacin de los sistemas de

informacin
Elevar la productividad de los funcionarios de la Entidad mediante la

implementacin de los sistemas de informacin corporativos.
Proponer una plataforma de software que cumpla con los requerimientos

informticos de cada uno de los mdulos que conforman los sistemas a
implementar.
4.4
APLICATIVOS EXISTENTES
Sistema de informacin financiero: se implement el sistema de informacin

SEVEN-ERP que comprende los siguientes Subsistemas: Subsistema Finanzas,
Contabilidad (CN), Tesorera (TS), Presupuesto Gobierno (PG), Proveedores/CXP
(cuentas por pagar), (PO); SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO, contratacin;
SUBSISTEMA COMERCIAL, Facturacin (FC) y Cartera (CR), los cuales se
deben integrar totalmente, con los aplicativos ya existentes en LA
CONTRALORA, como el de SEVEN administrativo (compras, activos fijos,
almacn e inventarios) Y KACTUS nmina y gestin de recursos Humanos, para
configurar el sistema de informacin SEVEN, financiero, administrativo y
comercial en lnea y KACTUS integrado a este sistema.
Plataforma: Windows 2008
Lenguaje de programacin: Delphi 5.0
Motor de base de datos: SQL 2008
96

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Sistema de informacin gestin talento humano (Kactus): mdulos biodata

(hojas de vida), planta de cargos, estructura organizacional, administracin de
salarios y prestaciones (nmina), evaluacin del desempeo, salud ocupacional,
administracin del bienestar laboral y capacitacin del personal.
Plataforma: Windows 2008
Lenguaje de programacin: Delphi
Intranet y sitio web corporativo

Sistema Operativo: MS Windows Server 2008 Entrerprise Edition.
El proveedor debe instalar el servidor de base de datos de la Granjas Microsoft
Sharepoint Server 2010.
Base de Datos: Ms SQL server 2008 Enterprise Edition
Directorio activo: Ms Active directory.
Se requiere que el portal Corporativo (pgina Web en internet) de la granja
Microsoft Sharepoint Server 2010 .sea publicado a travs de una regla en
ForeFront Threat Management Gateway(TMG)2010.
Tipo de Instalacin: Granja en capas.
El proveedor debe realizar la instalacin de tipo granja de MS Share Point Server
2010 con el objetivo que sea escalable a futuro y bajo demanda.
Rendicin de la cuenta en lnea:
Plataforma: servidor Apache
Lenguaje de programacin: PHP
Motor base de datos: MySql
-Sistema de Informacin de Gestin Documental.
Plataforma: Windows Server 2008 R2
97

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Lenguaje de programacin: Asp

4.5
PARAMETROS TCNICOS Y REQUERIMIENTOS GENERALES A
TENER EN CUENTA EN IMPLEMENTACIONES DE SOFTWARE
Todo el software corporativo que se vaya a implementar en la Entidad debe
cumplir con los siguientes parmetros tcnicos y requerimientos generales:
-
Arquitectura cliente servidor y ambiente Web

Sistema operativo: Windows 7 y en los servidores Window Server 2008 R2
Herramienta de desarrollo de cuarta generacin
Protocolo: TCP/IP
Integracin en lnea
Debe permitir registrar los cambios para cada transaccin que se realice y el
estado del sistema antes y despus de la transaccin, fecha y hora en que se
realiz, al igual que el usuario que realiz la modificacin (huellas de auditora)
Seguimiento de trmites para todos los mdulos
Debe ser parametrizado con el fin de que permita la combinacin de tablas en
la generacin de informes, clculos y archivos planos
Debe poseer un sistema integrado de administracin de los diferentes mdulos
Debe permitir niveles de seguridad por mdulo
Debe permitir el manejo de n nmero de usuarios
Debe permitir trabajar con diferentes perfiles de usuarios (grupos de usuarios
especficos) y restricciones de acceso para los mismos (sistema de control de
acceso)
Permitir armar un esquema de identificacin y autenticacin de usuarios
Debe cumplir con los elementos establecidos en el sistema de control interno
Debe permitir la integracin (interfaces) con otros sistemas de informacin de
la entidad
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4.6
Debe permitir realizar modificaciones en los documentos o incluir comentarios

durante el proceso o al momento de imprimirlos
Ayudas en lnea permanentes
Sistemas de copias de seguridad
Los mdulos deben permitir instalarse en un futuro en la Intranet de la Entidad
Debe permitir la administracin, mantenimiento, control, registro, actualizacin,
disposicin, despliegue y obtencin de cualquier tipo de reportes, estadsticas,
consultas por pantalla e impresora de toda la informacin relacionada con el
sistema a implementar
Debe cumplir con los procesos establecidos en la entidad para cada sistema
de informacin y para cada mdulo
Debe validar los campos que sean de obligatorio cumplimiento
Todos los mdulos deben poseer diseo top/Down que permita a partir de un
dato general conocer el detalle o fuente que lo origin
Manual del sistema
Manual del usuario
Documentacin del ciclo de vida del proyecto (dependiendo del tipo de
contrato)
Actualizaciones constantes acordes a la normatividad vigente y al desarrollo
tecnolgico
Debe ajustarse a la normatividad legal vigente, tales como Acuerdos,
Decretos, Resoluciones, la Constitucin y las Leyes, que rigen para el
Municipio de Medelln y la Contralora General de Medelln
La aplicacin debe ser en idioma espaol
CICLO PARA LA
INFORMACIN
IMPLEMENTACIN
DE
LOS
SISTEMAS
DE
Teniendo en cuenta que el desarrollo de nuevos aplicativos, es necesario seguir el

ciclo de desarrollo de aplicativos que es el siguiente:
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Cuadro 22.. ciclo para la implementacin de los sistemas de informacin

ETAPA
RESULTADO
RESPONSABLE
Anlisis sobre la posibilidad de llevar a

C. A. Desarrollo Tecnolgico
cabo el proyecto concreto
1. Estudio de viabilidad
2. Anlisis funcional o de
Qu tiene que hacer el sistema
requerimientos
3. Diseo del sistema
Cmo tiene que operar el sistema
C. A. Desarrollo Tecnolgico y rea

usuaria duea del proceso a
automatizar.
automatizar.
Compra del software o desarrollo de

4.
Adquisicin
y/o los programas (En el caso de la CGM C. A. Desarrollo Tecnolgico, Oficina
construccin
de
los se desarrollan mdulos puntuales que A. Jurdica, C.A.
de Recursos
componentes del sistema
se generan de unos requerimientos Financieros.
especficos)
5.
Implementacin del
sistema.
Incluye: Carga de datos,
pruebas,
ajustes,
capacitacin de usuarios,
manuales del sistema y del
usuario
6.
Mantenimiento
Estabilizacin.
7. Capacitacin
4.7
Instalacin y puesta en marcha del

sistema de informacin adquirido o
desarrollado en el rea donde se va a
automatizar
implementar el software
Seguimiento
peridico
de
las
- condiciones
del
sistema,
establecimiento
de
cambios
requeridos, actualizaciones, etc.
Capacitar a los usuarios cuando se
hagan reformas o cambios en los
programas...

usuaria duea
del proceso a
automatizar
usuaria duea
del proceso a
automatizar
SISTEMAS DE INFORMACION CORPORATIVOS
A continuacin se detallan los Sistemas de Informacin con sus subsistemas y

requerimientos ms relevantes.
100

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Es importante resaltar que los requerimientos que se dan a continuacin son de

carcter general, y que en el momento de la implementacin de los sistemas de
informacin, la Contralora Auxiliar de Desarrollo y Tecnolgico actualizar y los
ajustar conjuntamente con las reas usuarias, teniendo en cuenta los procesos y
sus respectivos documentos de apoyo, ya que la Entidad por tener una estructura
flexible, est continuamente presentando cambios y mejoras, que afectan
directamente dichos requerimientos y los procesos a ser automatizados.
4.7.1 Nivel de control estratgico: tiene como funcin el manejo de la
comunicacin, coordinacin, control y resolucin de conflictos de la organizacin,
as mismo impartir las directrices para la correcta planeacin de la entidad y
regular permanentemente los cambios generados por el entorno, con el fin de
mantener el equilibrio homeosttico, es decir la viabilidad del sistema integrado.
Este sistema est conformado por los siguientes sistemas de informacin:
Planeacin corporativa
Rendicin de cuentas
Comunicacin pblica
Sistema de informacin planeacin corporativa:
Objetivo general: direccionar la gestin administrativa de la Contralora General
de Medelln a travs de la elaboracin de los diagnsticos institucionales y la
formulacin de las polticas, directrices, planes, programas y aplicativos, con el fin
de garantizar el cumplimiento de la misin institucional de forma eficaz y eficiente.
Objetivos especficos:
Disponer de una herramienta gil que permita verificar que lo estipulado en
el plan corporativo se ejecute cada ao, por subsistemas y dependencias.
Disponer de informacin confiable y oportuna que permita la programacin
y control de los planes de accin.
101

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Cuadro 23. Requerimientos informticos del subsistema planeacin corporativa

ESPECIFICACIONES
Permitir llevar un registro de las metas formuladas en el plan
corporativo, por subsistema, dependencia y fechas
Permitir verificar y controlar el cumplimiento del plan corporativo
Verificar por subsistema el cumplimiento de programas y Aplicativos
Permitir llevar registros de los costos por dependencia
Permitir el manejo y control de los formatos del plan de accin
Permitir el control de los trminos establecidos para la entrega de
cada uno de los productos por dependencia
Permitir confrontar el plan de accin (anual) frente a lo establecido
en el plan corporativo
Permitir identificar responsabilidades para cada uno de los
funcionarios por dependencia
Permitir generar todo tipo de reportes y estadsticas que as se
requieran en este proceso
PROCESO
EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
DIRECTRICES,
PLANES:
P.G.A.,
ACCIN, GENERAL DE COMPRAS, PESI,
MEJORAMIENTO,
FINANCIERO,
TODOS
PRESUPUESTO,
ANUAL
DE
LOS
CAPACITACIN,
INFORMES
DE
PLANEACIN TODOS
PROCESO EVALUACIN: SISTEMA DE CONTROL CORPORATIVA PROCESOS
S
INTERNO, QUEJAS Y RECLAMOS, CLIMA
ORGANIZACIONAL; FORMATOS SOBRE:
INDICADORES,
BENEFICIOS
DEL
LOS
OFRECIDO
INFORMACIN
PLANES APROBADOS
CONTROL FISCAL
Sistema de informacin comunicacin pblica: est conformado por los

siguientes subsistemas:
Comunicacin organizacional
Comunicacin informativa
Objetivo general: comunicar en forma eficiente y eficaz las polticas, objetivos,
estrategias, planes, programas y aplicativos generadas al interior de la entidad.
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Permitir el manejo y control de memorandos, circulares, boletines,
resoluciones, actas, autos, fallos, informes de produccin institucional, entre
otros para el cabal cumplimiento de la misin institucional.
Permitir el posicionamiento y mantener la imagen corporativa de la entidad,
a travs de las comunicaciones que transmiten informacin relacionada con
oficios, informes de produccin social, eventos, publicaciones y pautas
publicitarias, entre otros.
Establecer y unificar criterios en lo concerniente a la clasificacin,
codificacin, organizacin y conservacin de los documentos y archivo de la
Permitir la manipulacin, manejo, almacenamiento,
recuperacin y entrega del archivo documental.
preservacin,
Cuadro 24. Requerimientos informticos del subsistema comunicacin organizacional:

ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Debe permitir el registro de consultas al archivo general
Poder ordenar los documentos por cualquier campo o ndice
Poder llevar un seguimiento detallado del estado de la correspondencia
recibida y despachada con las acciones encomendadas y trminos de
respuesta
Permitir el manejo de comunicaciones internas como: memorandos,
circulares, actas administrativas, constancias, certificaciones, resoluciones,
informes administrativos y boletines entre otros.
Permitir ubicar informacin documental en cualquier parte de la
organizacin
Permitir el almacenamiento, clasificacin y procesamiento de la
informacin tanto textual como de voz e imgenes
Poder llevar un seguimiento detallado del estado de la correspondencia
recibida y despachada con las acciones encomendadas y trminos de
respuesta
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ESPECIFICACIONES
El sistema de comunicaciones externas e internas debe permitir la
administracin, mantenimiento, control, registro, actualizacin, disposicin,
despliegue y obtencin de reportes, estadsticas, consultas por pantalla e
impresora de toda la informacin concerniente a dicho sistema.
Debe permitir producir ndices de gestin sobre las comunicaciones
externas e internas
Debe permitir el manejo de las normas del Icontec vigentes en esta
materia
Permitir clasificar la correspondencia recibida externa en radicables y en
no radicables
Poder clasificar, codificar, organizar y conservar los documentos
Permitir manejar un sistema de archivo descentralizado con control
central, que consista en registrar y controlar los documentos que se reciben,
originan, tramitan y despachan en la taquilla de correspondencia
Debe permitir un sistema de clasificacin por asuntos
Poder organizar los documentos en orden cronolgico ascendente,
teniendo en cuenta la fecha de las comunicaciones recibidas.
Debe manejar transferencia de archivos, que consiste en el traslado
ordenado e inventariado que se hace de los archivos de las diferentes
dependencias al archivo general
Permitir manejar tablas de retencin documental aprobadas por la entidad
Permitir la manipulacin, manejo, almacenamiento, preservacin,
recuperacin y entrega de la informacin o documentos
Debe ajustarse al sistema de calidad documentos vigentes, subsistema de
mantenimiento en los procesos comunicacin externa, comunicacin
institucional y sistema de sugerencias
Debe permitir un control de recorrido
Debe permitir el registro de la correspondencia
OFRECIDO
Interacciones con otros procesos:
PROCESO EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
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*SOLICITUD
TODOS
PROCESOS
TODOS
PROCESOS
EDICIN
LOS PUBLICACIN
DE
DE
TODOS
PROCESOS
COMUNICACION
*SOLICITUD
DE
ORGANIZACION
INFORMACIN
AL
RECIBE
LOS
TODOS
SUGERENCIAS,
IDEAS
PROCESOS
LOS
INFORMES,
NOTICIAS,
COMUNICACIN,
INFORMACIN,
BOLETN DE PRENSA
COMUNICACIONES
LOS O
INFORMACIN,
SOLICITUD,
SUGERENCIA
Este subsistema est en construccin en este momento por parte de la Contralora

Auxiliar de Desarrollo Organizacional y Tecnolgico y uno de los mdulos es la
segunda fase de la Intranet.
INTRANET: la Intranet es una red que utiliza las herramientas de Internet, como
los protocolos y las ayudas correspondientes, o la red misma para fines de
comunicacin, capacitacin y servicios para los Empleados de la Contralora
General de Medelln.
El desarrollo de esta herramienta permite a los funcionarios de la Contralora
General de Medelln, gestionar la informacin generada al interior de las diferentes
dependencias de una forma fcil y amigable a travs de pginas Web.
Objetivo general: permitir mayor organizacin a nivel de la empresa, mejorar la
comunicacin entre los empleados, promover la participacin, en los diferentes
eventos y servicios sean eficientes y oportunos.
Mejorar la comunicacin entre las diferentes dependencias que hacen parte
de la Contralora General de Medelln utilizando todos los recursos
informticos disponibles.
.
Reducir los costos de capacitacin y adems permite una personalizacin
del aprendizaje.
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Estabilizar los mdulos existentes.

Capacitacin
Desarrollar los mdulos virtuales de capacitacin.
La difusin de los diferentes servicios se har por medio de la red local generando
una disminucin en los costos generados por la publicacin de la informacin en
papel y adems permitir una reduccin de los desplazamientos de los
funcionarios
Rendicin de la cuenta: la Auditora General de la Republica implementa el
sistema de rendicin electrnica de cuentas llamado SIREL.
Objetivo general: utilizar los avances tecnolgicos para agilizar la rendicin de la
cuenta y conformar bases de datos que permitan la oportunidad y eficiencia en la
informacin rendida.
Maximizar los recursos tanto de la Auditoria General de la Republica como
de la Contralora General de Medelln, propiciando la tecnificacin del ente
de control fiscal.
Regular la forma y termino en que debe rendir la Contralora General de
Medelln a los rganos de control.
Cuadro 25. Especificaciones intranet
ARQUITECTURA
Sistema Operativo: MS Windows Server 2008 Entrerprise Edition.
El proveedor debe instalar el servidor de base de datos de la Granjas Microsoft
Sharepoint Server 2010.
Base de Datos: Ms SQL server 2008 Enterprise Edition
Directorio activo: Ms Active directory.
Se requiere que el portal Corporativo (pgina Web en internet) de la granja Microsoft
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Sharepoint Server 2010 .sea publicado a travs de una regla en ForeFront Threat
Management Gateway(TMG)2010.
Tipo de Instalacin: Granja en capas.
El proveedor debe realizar la instalacin de tipo granja de MS Share Point Server
2010 con el objetivo que sea escalable a futuro y bajo demanda.
La Pgina El proveedor debe navegar con navegadores estndar tales como Internet
Explorer 7 o superior, Mozilla 2.5 o superior, Google Chrome 3 o posterior. -Antes de
entregar el producto El proveedor deben hacer pruebas de usabilidad en varios los
navegadores: Internet Explorer, Firefox, Google Chrome, Safari, Opera.
Las comunicaciones del software deben hacerse a travs del protocolo
TCP/IP y no deben depender del hardware y software utilizado.
4.7.2 Nivel Misional: consiste en el proceso de transformacin de los insumos

en productos, como resultado final de la funcin fiscalizadora. En este se planea y
se desarrolla el proceso de la vigilancia y control mediante la aplicacin de normas
y tcnicas de auditora de general aceptacin, que conduzcan a la evaluacin de
la gestin y los resultados de las entidades auditadas, as como la aplicacin de
procedimientos legales que permitan determinar responsabilidad de los
administradores de los recursos pblicos municipales.
Este Sistema est conformado por los siguientes sistemas de informacin:
Vigilancia de la gestin fiscal
Participacin ciudadana
Establecimiento de la responsabilidad fiscal y jurisdiccin coactiva
Sistema de informacin vigilancia de la gestin fiscal: est conformado por los

A.G.E.I (Auditora Gubernamental con Enfoque Integral)

Consolidacin de la informacin
Estudios tcnicos
Informes especiales
Sanciones fiscales
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A.G.E.I.: Auditora Gubernamental con Enfoque Integral: es un proceso

sistemtico, que mide y evala con base en las Normas de Auditora
Gubernamental colombianas y adoptadas por la Contralora General de
Medelln, la gestin fiscal de las entidades pblicas de orden municipal y
sus entidades descentralizadas y los particulares que administren bienes o
fondos pblicos, mediante la aplicacin articulada y simultnea de sistemas
de control fiscal.
Objetivo general: contribuir de una manera gil y oportuna a la vigilancia de la
gestin fiscal del Municipio de Medelln y sus entidades descentralizadas y los
particulares que administren o manejen bienes o fondos pblicos, aplicando de
manera simultnea los sistemas de control fiscal, con el fin de determinar el
cumplimiento de la economa, eficiencia, eficacia, equidad y de costos ambientales
en el manejo de los recursos pblicos.
Disponer de una herramienta que permita manejar, analizar y producir la
informacin del control fiscal en forma confiable y oportuna.
Poder llevar datos histricos del control fiscal y generar estadsticas
confiables y oportunas.
Cuadro 26. Requerimientos informticos del subsistema A.G.E.I.:
ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Permitir llevar control y registro de la solicitud de los requerimientos de

informacin a la entidad auditada.
En una primera fase se implementar un software de control fiscal, que
permitir llevar los histricos de auditoras realizadas por la entidad. Los
requerimientos de este sistema estn basados en que la herramienta la
herramienta seleccionada debe:
- Debe permitir controlar y organizar el trabajo de las auditoras,
- Debe permitir llevar una historia de las entidades fiscalizadas, con el fin
de evitar solicitud de informacin a las mismas en forma repetitiva.
Los requerimientos son el producto de las mismas metodologas que se
aplican para las auditoras al momento de implementar el software, eso s
teniendo en cuenta la normatividad vigente para el ejercicio del control fiscal.
Nota: Se definieron de esta forma los requerimientos porque al momento de
automatizar el proceso stos pueden variar por
cambios en las
metodologas y en la normatividad, hechos que se pueden presentar con
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ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
frecuencia.

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
RENDICIN DE
CUENTAS
LA ESTABLECIDA EN RESOLUCIN
RENDICIN DE LA CUENTA VIGENTE
PLANEACIN Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
P.G.A., PLAN DE ACCIN
C.O.L.A.
OBLIGACIONES LEGALES
PRO
CES
O
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
RESPONSABILI
DAD FISCAL Y
JURISDICCIN
COACTIVA
HALLAZGO FISCAL
A.G
.E.I SANCIONES
FISCALES
PLANEACIN Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
RESOLUCIONES
SANCIONATORIAS
ESTADSTICAS
FISCALES
Rendicin de la cuenta en lnea: rendicin de cuentas en lnea es el sistema de

informacin en ambiente Web, que permite a los entes auditados, rendir sus
cuentas a travs de este software, a las contraloras del pas.
La Corporacin Transparencia por Colombia, organizacin no gubernamental
dedicada a la lucha contra la corrupcin en el pas, en asocio con COLNODO Asociacin Colombiana de ONG para la comunicacin va correo electrnico-,
entregan al pas, este aplicativo que cont con el apoyo financiero de USAID, a
travs de Casals & Asociados. Se cedido a la Contralora General de Medelln, se
implement los formatos en de acuerdo a los requerimientos y a la resolucin 005
del 11 enero del 2007.
El aplicativo cumple con las siguientes funciones:
a. Captura la informacin de la cuenta, a travs de una serie de formatos en
Excel que deben ser diligenciados por los sujetos de control.
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b. Transfiere la informacin de la cuenta, va Internet, a la Contralora

General de Medelln.
c. Almacena la informacin de la cuenta, en una base de datos de la
d. Adicionalmente, el aplicativo lleva a cabo una serie de validaciones
formales durante el proceso de la rendicin de la cuenta en cuanto a: fecha
de la rendicin y nmero de formatos entregados a la Contralora General
de Medelln.
Objetivo general: fortalecer el ejercicio del control fiscal, la participacin
ciudadana y la gestin institucional a travs del diseo e implementacin de los
sistemas de informacin necesarios que permitan optimizar la ejecucin de los
procesos involucrados y suministrar informacin en lnea a los ciudadanos de la
gestin de la Entidad al igual que facilitarles su participacin.
- Disponer de informacin oportuna y confiable del sistema de
Rendicin de la cuenta.
- Contribuir al mantenimiento de una positiva imagen corporativa y
transparente de la entidad a travs de las de la publicacin de la cuenta
en pgina Web...
- Facilitar y agilizar la consulta de informacin del sistema de
Rendicin de la cuenta.
- Disponer de una herramienta que mantenga actualizada y permita
realizar seguimiento a la informacin del sistema en mencin.
- Permitir identificar y controlar los temas ms sensibles solicitados
por la comunidad respecto a la Rendicin de la cuenta de los Entes
Auditados.
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Cuadro 27. Rendicin de la cuenta en lnea

ESPECIFICACIONES
El sistema funciona con las Aplicaciones de Accin de
APC
instalacin de las Aplicaciones de Accin es necesario
tener instalado los siguientes paquetes1
(preferiblemente en sus ltimas versiones):
Servidor Web Apache 1.3.x.
Php 4.3.2 o superior
MySQL 4.0 o superior
servidores compatibles con sistema operativo Linux
se encuentran las marcas Dell, IBM y COMPAQ
Un servidor tpico econmico puede tener las
siguientes caractersticas:
Sistema Base Processador 2.0GHz/Cach 512K/Bus
Frontal 533mhz
Memria 1GB RAM
Controladora Primaria Discos conectados a
controladora interna SCSI
Configuracin de Discos Duros Raid 5.
Tres discos duros de 36GB Ultra 320, 80pin, SCSI
de 1 pulgada a 10k rpm
Monitor
CDROM 48X Integrado
Tarjeta de Red NIC Gigabit integrada
Respaldo en Cinta IDE, TR40, 20/40GB,
Unidad de Floppy Drive de 3.5", 1.44MB
Todas las aplicaciones requeridas para la instalacin
del sistema son de Software Libre y no requieren del
pago de licenciamiento por parte de los municipios
para su utilizacin. Los paquetes necesarios que
fueron utilizados durante el desarrollo del proyecto se
incluyen en el CD-ROM de la distribucin para
Windows y Linux.
Para facilitar la administracin de las bases de datos
se
recomienda
realizar
la
instalacin
de
PhpMyAdmin.
OFRECIDO
Consolidacin de la Informacin:
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Objetivo general: asegurar mediante la implementacin del sistema de

informacin que los informes generados por las Contraloras Auxiliares sean
consolidados de forma confiable y oportuna y de acuerdo con parmetros de
calidad.
Disponer de una herramienta que permita manejar y analizar la informacin
fiscal consolidada en forma confiable y oportuna
Disponer de una herramienta que permita producir informacin exacta,
ntegra, razonable y oportuna en esta materia.
Cuadro 28. Requerimientos informticos del subsistema consolidacin de la informacin:
ESPECIFICACIONES
Permitir llevar control y registro de la solicitud de los
requerimientos de informacin a las diferentes dependencias
Llevar control de las fechas de envo y remisin de requerimientos
de informacin (al final de cada ao)
Permitir verificar, analizar y controlar si la informacin (insumos)
cumple o no los requisitos
Permitir manejar y controlar las planillas establecidas para la
consolidacin de la informacin.
Permitir realizar anlisis sobre la informacin consolidada
Permitir llevar registros histricos de los consolidados realizados
Permitir llevar registros de informes finales de las diferentes
evaluaciones de control fiscal, clasificados y en orden cronolgico
para una fcil bsqueda y ubicacin
Permitir llevar un registro de las no conformidades y del
tratamiento de las no conformidades.
Permitir llevar un control y registro de las diferentes entidades
donde se debe enviar el informe con sus respectivas fechas
OFRECIDO

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
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A.G.E.I.
AUDITORIA
GUBERNAMENTAL
CON
ENFOQUE
INTEGRAL
INFORME
DE
AUDITORA
GUBERNAMENT
AL CON ENFOQUE
INTEGRAL
CONSOLIDACI
N DE LA
INFORMACIN
CONCEJO
MEDELLN
INFORME
DE CONSOLIDADO
SISTEMA
CONTROL
POR
DE
Apoyo tcnico:
Objetivo general: permitir mediante la implementacin de un sistema de
informacin, contribuir en el ejercicio del control fiscal mediante el desarrollo de
estudios sectoriales que permitan una mayor evaluacin y seguimiento de las
diversas actividades asociadas al manejo de los recursos pblicos y la bsqueda
del desarrollo de la ciudad de Medelln.
Disponer de una herramienta eficaz que permita manejar informacin
confiable de los diferentes estudios sectoriales que permiten apoyar la
evaluacin y seguimiento de las actividades de auditora.
Cuadro 29. Requerimientos informticos del subsistema desarrollo estudios tcnicos
ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Permitir llevar un registro de las no conformidades y del
tratamiento de las no conformidades
Permitir seleccionar el tema de investigacin
Permitir identificar fuentes tcnicas de recoleccin de
informacin
Permitir llevar un control del cronograma de actividades
Permitir llevar un histrico de los temas y sectores
investigados
Presentar diferentes estadsticas de las investigaciones en
mencin
Permitir llevar registros de las fuentes de informacin
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(ubicacin, nombres entre otros)

Permitir conocer los resultados de las investigaciones
realizadas y que se puedan ir archivando para futuras
consultas
Permitir difundir los resultados de los estudios macro
sectoriales realizados.

PROCESO EMISOR
Planeacin
Evaluacin
Corporativa
Auditora
gubernamental
enfoque integral
INFORMACION
PROCESO
y Directrices para
elaborar el plan
de accin
ESTUDIOS
TCNICOS
Fuentes primarias
con
de informacin
PROCESO
RECEPTOR
Planeacin
evaluacin
corporativa
Comunicacin
corporativa
INFORMALCION
y
Plan de accin
Solicitud de edicin
de publicacin
Informes especiales:
Objetivo general: contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los
ciudadanos de Medelln, a travs de evaluaciones especiales que por su
importancia e impacto en la comunidad requieren la aplicacin de los sistemas de
control fiscal de acuerdo a lo establecido en la ley 42 de 1993.
Disponer de una herramienta que permita llevar histricos y estadsticas
confiables de informes especiales realizados en perodos anteriores en la
entidad.
Mostrar los resultados obtenidos en cada uno de los informes especiales.
Realizar un eficaz anlisis de la informacin para la correcta toma de
decisiones.
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Cuadro 30.. Requerimientos informticos del subsistema informes especiales

ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Los requerimientos son el producto de las mismas metodologas
que se aplican para las auditoras al momento de implementar el
software, eso s teniendo en cuenta la normatividad vigente para el
ejercicio del control fiscal.
Nota: Se definieron de esta forma los requerimientos porque al
momento de automatizar el proceso stos pueden variar por
cambios en las metodologas y en la normatividad, hechos que se
pueden presentar con frecuencia.
Permitir registrar para cada transaccin que se realice el estado
del sistema antes y despus de la transaccin, fecha y hora en que
se realiz, al igual que el usuario que realiz la modificacin.
Disponer de un generador de reportes que permita el manejo
estadstico
Debe ser totalmente parametrizado con el fin de que permita la
combinacin de tablas en la generacin de informes, clculos y
archivos planos.
El sistema debe permitir la integracin (interfaces) con los otros
sistemas de la entidad que tenga que interactuar.
El sistema debe cumplir con la normatividad vigente que para esta
materia rige en las entidades pblicas (acuerdos, decretos,
resoluciones y leyes entre otros)

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
AGEI
INFORME
HALLAZGOS,
QUEJAS
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
AUDITORA INTERNA
DE CALIDAD
PROCESO
DIRECTRICES PARA
FORMULAR
DE ACCIN
PLAN
EVALUACIONES
INFORMES
ESPECIALES
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
AGEI
INFORMES
ESPECIALES AGEI
PLANEACIN
EVALUACIN
INFORMES
DE
GESTIN,
PLANES
DE
ACCIN
Y
MODIFICACIONES
ACCIONES
DE
MEJORAMIENTO
MEJORA,
GESTIN
DE
PREVENTIVAS
Y
CALIDAD
CORRECTIVAS
CORPORATIVA
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ESTADSTICAS
INFORMACIN
CORPORATIVA
INFORMES
Sanciones Fiscales:
Objetivo general: contribuir al establecimiento de las sanciones de actos de
indisciplina fiscal o incumplimiento, en relacin con el ejercicio de la gestin fiscal,
por parte de los servidores pblicos o particulares que manejen bienes o fondos
de orden municipal.
Disponer de informacin confiable y oportuna de las sanciones realizadas
con relacin al ejercicio de la gestin fiscal por parte de los servidores
pblicos o particulares que manejen fondos del municipio.
Cuadro 31. Requerimientos informticos del subsistema sanciones fiscales
ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Permitir el control y manejo de las solicitudes de imposicin de

sanciones
Permitir el control y manejo de la documentacin requerida para
el proceso de sanciones
Permitir llevar registros de imposicin de multa, el objeto del
mismo y los cargos que se imputan.
Llevar control sobre los cargos y descargos efectuados y los actos
que stos conllevan.
Permitir llevar control y alarmas de los trminos de cumplimiento
de dicho proceso.
Permitir generar la decisin motivada al respecto, la notificacin,
el acta de notificacin al funcionario, teniendo en cuenta el recurso
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ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
de reposicin y el trmino para ste.

Permitir controlar el trmino de este recurso de reposicin
Llevar registros de los recursos de reposicin
Llevar registros de las decisiones tomadas al recurso
reposicin.
Permitir generar la decisin motivada respecto al recurso
reposicin, la notificacin y el acta de notificacin al funcionario.
En general los requerimientos son la misma
metodologa
Sanciones Fiscales (documento de apoyo) vigente al momento
implementar el software, todo esto teniendo en cuenta
normatividad vigente para el control fiscal.
de
de
de
de
la

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
AUDITORA GUBER- SOLICITUD

DE
NAMENTAL
CON PROCESO
ENFOQUE INTEGRAL SANCIONATORIO
PROCESO
SANCIONES
FISCALES
PROCESO RECEPTOR
INFORMACIN
RESPONSABILIDAD
FISCAL
Y
JURISDICCIN
DECISIN
COACTIVA EN CASO
SANCIONATORIA
DE MULTA NO PAGADA
DENTRO
DE
LOS
TRMINOS
Sistema de informacin Participacin Ciudadana:

Objetivo general: fortalecer el ejercicio del control fiscal, la participacin
ciudadana y la gestin institucional a travs del diseo e implementacin de los
sistemas de informacin necesarios que permitan optimizar la ejecucin de los
procesos involucrados y suministrar informacin en lnea a los ciudadanos de la
gestin de la Entidad al igual que facilitarles su participacin.
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Disponer de informacin oportuna y confiable del sistema de quejas y
reclamos y participacin ciudadana.
Contribuir al mantenimiento de una positiva imagen corporativa de la
entidad a travs de las comunicaciones.
Facilitar y agilizar la consulta de informacin del sistema de quejas y
reclamos y participacin ciudadana.
Controlar el manejo de las quejas que presenta la comunidad y las
necesidades de la participacin ciudadana en el control fiscal.
Disponer de una herramienta que mantenga actualizada y permita realizar
seguimiento a la informacin del sistema en mencin.
Permitir identificar y controlar los temas ms sensibles solicitados por la
comunidad respecto a la participacin ciudadana.
Llevar un control sobre los programas de capacitacin y sensibilizacin a la
ciudadana en el conocimiento de la Contralora General de Medelln y
mecanismos de participacin ciudadana en el control fiscal.
Sistema de informacin Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva:

Est conformado por los siguientes subsistemas:
Responsabilidad fiscal
Jurisdiccin coactiva
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Responsabilidad Fiscal y Jurisdiccin Coactiva:

Objetivo general: determinar y establecer la responsabilidad de los servidores
pblicos y de los particulares de una manera gil y oportuna, cuando en el
ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de sta, cause un dao al patrimonio
del Estado y lograr el resarcimiento del mismo.
Disponer de informacin oportuna y confiable de las pruebas practicadas en
la etapa de investigacin a los servidores pblicos y particulares.
Disponer de una herramienta eficaz que permita manejar informacin
confiable para determinar la responsabilidad de los servidores pblicos y
particulares en su gestin fiscal.
Cuadro 32. Requerimientos informticos de los subsistemas responsabilidad fiscal y jurisdiccin
coactiva:
ESPECIFICACIONES
REGISTRO DE ENTRADA, REPARTO Y GENERALIDADES
Registrar la entrada de los insumos para los procesos de responsabilidad fiscal
(origen: Informe de auditora, queja, denuncia, iniciacin de oficio, informe de otras
autoridades).
Si se trata de un informe de auditora debe contener: a.- nmero del informe, b.fecha de recibo, c.- identificacin de los gestores, d.- cuanta, e.- hechos
(circunstancias de modo, tiempo y lugar), f.- relacin de pruebas y documentos y
h.- conclusiones, i.- fecha devolucin si falta informacin.
Asignar nmero de radicado al proceso y realizar reparto al suspensin
universitario abogado, generando un auto numerado (con un consecutivo para
los actos de ese proceso), acto por el cual se comisiona al investigador para
abocar el conocimiento del asunto (plantilla preestablecida en Word).
Registrar la fecha de entrega del expediente al abogado. (Esta suspensin
puede hacerse en una forma digitalizada, siempre que suspensin no pueda
ser modificada, para modificarla se debe hacer otro reparto).
OFRECIDO
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ESPECIFICACIONES
El reparto no debe ser automtico, es decir, se debe poder activar o desactivar
suspensin universitario comisionado a suspensin del Subdirector
Operativo y asignarle los procesos.
Adems debe permitir reasignar
suspensin el proceso a otro abogado distinto, dejando constancia en el
proceso, mediante un auto de traslado (plantilla preestablecida en Word).
Permitir llevar un control del nmero de folios del expediente y de todas las
suspensin del proceso tales como, fecha de reparto, fecha de apertura de
preliminares, motivo de las preliminares, fecha de ocurrencia del hecho, fecha de
terminacin de las preliminares que es la fecha del auto de apertura del proceso,
aseguradora, nmero y vigencia de la pliza, fecha de prrroga del proceso (con
indicador previo de alerta sobre el vencimiento de trminos), fecha del auto de
imputacin, fecha de traslado del expediente a las partes, presuntos
responsables, valor del presunto detrimento, fecha de la presentacin de los
argumentos de defensa, apoderado, fecha del auto que decreta o niega pruebas,
fecha presentacin de recursos, fecha y tipo de fallo (con indicacin previo de
alerta del vencimiento de trminos), fecha presentacin recursos al fallo, fecha
respuesta reposicin al fallo, fecha respuesta suspensin al fallo, fecha
suspensin coactiva, fecha mandamiento de pago, fecha auto de embargo y
secuestro, fecha prctica de embargo y secuestro, tipo de bienes afectados, valor
de los bienes afectados, fecha de suspensin del proceso.
Todos los documentos que genera el sistema deben imprimirse siempre en
duplicado, pero el operador debe poder ordenar un nmero mayor de copias.
Generar informe por radicado, por etapa del proceso, por alarmas generadas
de acuerdo a un rango de fechas y permitir generar otro tipo de informe que la
entidad requiera.
Debe tener un mdulo de consulta a los procesos en el cual se puedan definir
diferentes esquemas o privilegios de acuerdo al usuario por parte del
administrador del sistema.
Todos los autos que se generen durante el proceso deben ser numerados con
un consecutivo para los actos de ese proceso y debe quedar registro de esto en el
mismo.
En cada una de las etapas del proceso al llevar control de tiempo de a cuerdo
a trminos de ley generando para ello alarmas dentro del proceso las cuales las
pueda establecer el usuario.
Debe permitir ir haciendo anotaciones al proceso en cualquiera de sus etapas
por parte del profesional universitario comisionado y del Subdirector Operativo,
dejando registro digitalizado de quin las hizo. (A manera de un block de notas
paralelo al proceso, para uso del abogado y del Subdirector).
INDAGACION PRELIMINAR (TRMINO MXIMO 6 MESES).
Elaborar por parte del profesional universitario abogado el auto numerado y
OFRECIDO
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ESPECIFICACIONES
fechado de iniciacin de indagacin preliminar o de proceso (plantillas
preestablecidas), producir impresin y dejar constancia en el registro de la
investigacin.
Permitir registrar nmero del memorando del abogado investigador, por el cual
se solicitan anexos o documentos que falten o que no sean claros, fecha de la
solicitud, fecha de recibo de la informacin solicitada (controlar este tiempo en el
proceso y generar alarma en el tiempo que se establezca).
Permitir diligenciar e imprimir las plantillas preestablecidas para realizar las
diligencias preliminares y la prctica de pruebas, que son todas las indicadas en el
documento de apoyo del proceso. Debe quedar registro en el sistema de las
plantillas que se diligenciaron.
DECISION DE ARCHIVO DEL PROCESO (EN CUALQUIER MOMENTO
ANTES DEL FALLO).
Diligenciar por parte del abogado proyecto no numerado ni fechado del auto de
archivo en la plantilla preestablecida y enviarlo por correo electrnico al
Subdirector operativo para su revisin.
Llevar control del tiempo: fecha en que recibe el jefe y fecha en que enva al
profesional universitario abogado. Generar alarma de acuerdo al tiempo que
establezcan
Producir impresin del auto para firmas ahora s con nmero y fecha.
Este procedimiento de enviar un proyecto de decisin al jefe, para ser revisado
por ste y de imprimirlo una vez ajustado, para firmas, ahora s con nmero y
fecha, se repite para las siguientes actuaciones: a.- auto de archivo, b.- auto de
imputacin, c.- fallo, d.- mandamiento de pago y e.- cuando se presentan los
correspondientes recursos. (Procedimiento 1)
CITACIN Y/O NOTIFICACIN
Elaborar la citacin para notificacin personal (plantilla preestablecida),
elaborar y registrar el acta de notificacin del auto con fecha (plantilla
preestablecida) o proceder a la notificacin por edicto.
Llevar control de la citacin (es decir, fecha de entrega al auxiliar de servicios
generales mensajero citador -, si fue localizado o no el destinatario y/o fecha
de entrega al destinatario); debe dejar constancia en el proceso. Si no se
logra la notificacin personal se procede a la notificacin por edicto (plantilla
preestablecida).
Nota:
Este procedimiento de notificacin se repite para las siguientes
actuaciones: a.- auto de apertura, b.- auto de archivo, c.- auto de imputacin, d.fallo, e.- consulta, f.- respuesta a los recursos, g.- mandamiento de pago.
(Procedimiento 2)
Diligenciar plantilla de edicto de citacin y emplazamiento a herederos, llevar
control del tiempo de fijacin segn trminos legales, generar alarma y dejar
OFRECIDO
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ESPECIFICACIONES
constancia en el proceso.
CONSULTA DE AUTOS
Permitir por parte del Director Operativo realizar el reparto para atender la
consulta del auto archivo, del fallo sin responsabilidad fiscal o de fallo con
responsabilidad fiscal con apoderado de oficio; debe generar auto de comisin
al profesional universitario abogado, abocando conocimiento y realizar el
trmite respectivo por parte del abogado.
Llevar control de tiempo segn trminos de ley generando alarmas
establecidas por el Director Operativo
Permitir diligenciar plantilla de auto decisorio, dejando constancia en el proceso
y enviarla al subdirector operativo cuando la consulta es por un auto de
archivo
Permitir diligenciar plantilla de auto que resuelve recurso de apelacin
APERTURA DEL PROCESO (TRMINO: 3 MESES, PRORROGABLES UNA
SOLA VEZ, POR 2 MESES MS)
Permitir diligenciar plantilla preestablecida de auto de apertura del proceso
Permitir diligenciar e imprimir cualquier plantilla de las preestablecidas en el
documento de apoyo del proceso, dejando registro en el mismo, con los
debidos controles e interacciones que se requieran entre el profesional
universitario abogado y el subdirector operativo
Nota: Generar alertas antes del vencimiento de los dos trminos indicados arriba.
Para notificar, se aplica el Procedimiento 2.
IMPUTACIN DE RESPONSABILIDAD FISCAL
Permitir diligenciar e imprimir el auto de imputacin de responsabilidad fiscal
(plantilla preestablecida), dejando registro en el proceso.
Permitir enviar por parte del profesional universitario abogado el proyecto de
auto diligenciado al Subdirector Operativo para los ajustes. (Procedimiento 1).
Permitir realizar el Procedimiento 2.
Permitir registrar la fecha la entrega del memorial con los argumentos de
defensa y la solicitud de pruebas, para el control de cumplimiento de trminos.
Dar aviso automtico de la llegada del documento al Profesional universitario
abogado y dejar registro en el proceso.
Permitir diligenciar e imprimir las plantillas preestablecidas en el manual
documentado del proceso y anexarlas al expediente.
Permitir registrar la fecha de recibo del recurso de reposicin y apelacin
contra la negacin de pruebas, dejando constancia en el proceso.
Permitir elaborar proyecto de auto que resuelve el recurso de reposicin
(plantilla preestablecida en Word) y concede apelacin, enviarlo al Subdirector
Operativo para su revisin. Debe permitir su impresin. (Procedimiento 1)
OFRECIDO
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ESPECIFICACIONES
Controlar un trmino de 30 das, generando una alerta antes del vencimiento.
FALLO CON O SIN RESPONSABILIDAD FISCAL (TRMINO 30 DAS)
Permitir diligenciar (plantilla preestablecida en Word) del proyecto de auto de
fallo y enviarlo al Subdirector Operativo para su revisin. (Procedimiento 1)
(Debe generar una doble alerta que se explica adelante, en el resumen de
trminos del proceso)
(Procedimiento 2)
Permitir realizar proceso de consulta de auto ante el Director Operativo cuando
el fallo sea sin responsabilidad o cuando la defensa fue de oficio.
Permitir registrar el recibo del recurso de reposicin contra el fallo, registrando
fecha para control de trminos
Permitir diligenciar proyecto de auto que resuelve recurso y enviarlo al
subdirector operativo (plantilla de Word). (Procedimiento 1)
Permitir el registro de la fecha de envo del recurso de apelacin contra el fallo
al Director operativo, para control de trminos
Permitir realizar proceso que corresponde al Director Operativo cuando hay
apelacin
(Procedimiento 2)
Permitir registrar, cuando hay responsabilidad, el monto del dinero a pagar, la
entidad a la cual se paga y el nombre de quien debe hacerlo
Permitir diligenciar plantilla de remisin para boletn de responsables fiscales
JURISDICCION COACTIVA
Proyecto de auto de mandamiento de pago
Permitir realizar proceso de notificacin
Permitir elaborar emplazamiento (documento Word no preestablecido an)
Permitir registrar el recibo del recurso contra el mandamiento de pago y
registrar fecha de recibo.
Permitir diligenciar plantilla por medio del cual se nombra un curador Ad-litem
Permitir diligenciar plantilla de auto de resolucin de recurso y enviarlo al
subdirector operativo para su revisin
Permitir diligenciar plantilla de resolucin de no admitir excepciones y enviarlo
al subdirector operativo
Permitir diligenciar plantilla de auto de acuerdo de pago y registrar constancia
de pago
Permitir registrar abonos al pago a medida que se vayan realizando.
Debe
generar alarma a medida que se cumpla cada plazo hasta la cancelacin total
de lo debido.
Permitir diligenciar plantilla que declara el incumplimiento de un acuerdo de
pago y se decreta embargo
OFRECIDO
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ESPECIFICACIONES
Permitir diligenciar plantilla auto de archivo por causa de pago
Permitir elaborar cobro coactivo y diligenciar plantilla de solicitud de bienes del
deudor, auto que decreta embargo y secuestro de bienes, designacin de
secuestre, nombramiento de perito avaluador, acta de posesin de perito
avaluador, auto mediante el cual se ordena el remate y por medio del cual se
seala la fecha del remate, edicto emplaza torio, diligencia de remate y auto
aprobatorio del remate
Permitir registrar la cancelacin de remate dejando constancia en el proceso
de los pagos efectuados y la entrega del remanente
OFRECIDO
NOTAS:
a) El sistema debe contener un procedimiento de seleccin de datos del proceso,
para generar los informes que se solicitan por diferentes autoridades: los datos
que suelen pedirse tienen que ver con:
Nmero del radicado
Fecha de reparto
Cuanta
Nombre del abogado investigador
Entidad auditada
Resumen del hecho que se investiga
Fecha de ocurrencia del hecho
Origen del proceso (informe, queja, denuncia, informe de otras autoridades, de
oficio)
Nombre del(los) presunto(s) responsable(s) y su cargo
Estado del proceso
Principio fiscal violado
Nombre del contratista de la obra o servicio
Nmero del informe y Auditora de origen
Fecha de iniciacin de la indagacin preliminar
Remisin a otras autoridades (tipo de autoridad y fecha)
Fechas de las notificaciones durante todo el proceso
Fecha de terminacin de la indagacin preliminar (o sea la del archivo o de la
apertura del proceso)
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Fecha de iniciacin del proceso

Fecha del auto de imputacin
Nombre de la Aseguradora
Fecha de prrroga del proceso
Fecha de terminacin del proceso (o sea, la fecha del fallo o del auto de archivo)
Estado del proceso en un momento dado (preliminar, proceso, imputacin,
consulta)
Tipo de decisin
Fecha de ejecutoria
Fecha de iniciacin de jurisdiccin coactiva
Tipo y fecha de medidas cautelares
Valor de los bienes
Debe generar y registrar un Informe mensual a la Contralora General de la
Repblica para el boletn de responsables fiscales sobre las siguientes
novedades:
Los fallos con responsabilidad fiscal debidamente ejecutoriados, acompaados de
una relacin de las personas responsabilizadas.
Las novedades en la acreditacin de los pagos.
Los fallos anulados por la jurisdiccin de lo contencioso administrativo, o
revocados.
Los que hayan perdido su fuerza ejecutoria.
De los que haya prescrito la accin de cobro.
(Todo lo cual para incluir o excluir sus nombres del boletn de la Contralora
General de la Repblica).
Debe elaborar y registrar las remisiones a la Procuradura General de la

Nacin sobre la informacin de los fallos con responsabilidad fiscal, dentro de
los cinco das siguientes a la ejecutoria del fallo.
b) Otras caractersticas del sistema: diferentes cdigos de acceso al expediente

(proceso), dado que se encuentra amparado por reserva legal:
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De todo el proceso y en cualquier momento: Al Contralor, al Subdirector

Operativo de Responsabilidad Fiscal a cuya Subdireccin correspondi la
direccin del proceso por reparto, al abogado de la subdireccin a quien
correspondi el trmite del proceso por reparto. Nadie ms puede conocer el
proceso, salvo cuando el abogado investigador o el Subdirector lo autorice,
desbloqueando el acceso.
De los datos de cartula y en cualquier momento: al Contralor, al Director de
Responsabilidad Fiscal y a los Subdirectores Operativos.
(Son datos de
cartula: el nmero de radicado, la cuanta, nombre del abogado investigador,
entidad cuya gestin se investiga, resumen del motivo, nombres de los
presuntos responsables, estado del proceso, fecha de la ltima actuacin).
*De todo el proceso, al presunto responsable y a su apoderado, a partir de que
se le reciba exposicin libre y espontnea al presunto responsable o desde que
se le notifique el auto de apertura. El abogado investigador y el Subdirector,
deben poder desbloquear el acceso a los datos registrados del proceso a estas
personas, desde cuando se cumpla el requisito legal mencionado.
c) Descripcin o resumen general de tiempos (trminos) del proceso:

Indagacin preliminar, en total seis (6) meses, distribuidos as.
Para el abogado comisionado: cinco meses, con alerta 15 das antes para que
elabore el proyecto de auto. Para el Subdirector: un mes, con alerta una semana
antes, para que modifique o ajuste el proyecto.
Para el proceso, tres meses prorrogables mediante auto dos meses ms,
distribuidos as:
Primeros tres meses, con alerta siete das hbiles antes.
Prrroga de dos meses, con alerta 10 das hbiles antes,
*Para proceder a dictar archivo o auto de imputacin, le ley no establece trmino.
Si se decide archivo, cesa la accin (el proceso)
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*Si se produce auto de imputacin, este se debe notificar. La forma ms extensa

de notificacin es por edicto, lo que toma por lo menos 21 das hbiles. Si son
varios los presuntos responsables, la notificacin se entiende surtida cuando se
notifique el ltimo de ellos.
*Traslado del auto de imputacin a los procesados: 10 das hbiles, dentro de los
cuales deben presentar sus argumentos de defensa y solicitar la prctica de
pruebas.
Las pruebas se practicarn, una vez decretadas mediante auto (para dictar este
auto no hay plazo establecido por ley), dentro de un trmino mximo de 30 das
hbiles, contados despus de la notificacin por estado. Debe presentar alerta
siete das hbiles antes.
*Si se rechazan las pruebas solicitadas, el procesado tiene cinco das para
interponer recurso de reposicin y apelacin. La ley 610 no establece trminos
para resolver los recursos.
Practicadas las pruebas, se proferir decisin de fondo (fallo) dentro del trmino
de 30 das hbiles, que se distribuirn as:
Quince das hbiles para que el abogado presente el proyecto de fallo y 15 das
hbiles para que el Subdirector estudie, modifique o ajuste y suscriba la decisin.
El fallo se notifica en los trminos del C.C.A
Contra el fallo proceden los recursos de reposicin y apelacin, presentados
dentro de los cinco das hbiles siguientes a la notificacin.
Si sube en apelacin ante el Director Operativo de Responsabilidad Fiscal, este
dispone de 20 das hbiles para decidir, que se distribuirn as:
Diez das hbiles para el abogado sustanciador y 10 das hbiles para que el
Director estudie, modifique y suscriba la decisin.
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Si el superior decreta pruebas, tiene 10 das hbiles, libres de distancia, para

practicarlas.
Nota: Adems de las alertas tempranas, debe producirse una alerta el da en que
se cumpla cualquiera de los trminos indicados.
PROCESO EMISOR
INFORMACIN
AUDITORA
GUBERNAMENTAL
CON
ENFOQUE
INTEGRAL
PLANEACIN
Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
REPORTE
DE
HALLAZGO FISCAL
DIRECTRICES
PARA
FORMULACIN
PLAN DE ACCIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
RESPONSABILIDAD
FISCAL Y JURISDICCIN
COACTIVA
SISTEMA DE
INFORMACI
N
FINANCIERA
FALLO O ARCHIVO
4.7.3 Nivel de apoyo: tiene como funcin bsica el equilibrio, la estabilidad y

armona del sistema a nivel interno y externo, fomentando el orden administrativo,
mediante un nivel adecuado de normas, procedimientos y procesos de induccin,
capacitacin, actualizacin y comunicacin.
Asimismo tiene como funcin apoyar logsticamente los dems sistemas. Realiza
transacciones eficientes y eficaces con el entorno para la adquisicin de los
recursos tcnicos, financieros y humanos, efectuando una adecuada optimizacin
en la asignacin y registro de los mismos.
Este sistema est conformado por los siguientes sistemas de Informacin:
Estadstica e informacin corporativa.

Gestin talento humano
Gestin ambiente de trabajo
Gestin infraestructura fsica y tecnolgica
Gestin legal
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Gestin financiera
Gestin de compras
Gestin documental
Calendario de Obligaciones Legales y Administrativas Institucionales
(COLA).
- Sistema de informacin Gestin Talento Humano: est conformado por los

siguientes subsistemas de informacin:
Suministro del talento y administracin de novedades.
Capacitacin.
Proceso disciplinario.
Liquidacin de nmina y prestaciones sociales.
Evaluacin del desempeo por competencias.
- Sistema de informacin Gestin Ambiente de Trabajo:
Bienestar social
Vivienda
Estmulos educativos
Calamidad y urgencias familiares
Biblioteca
Salud ocupacional
El Subsistema gestin del talento humano y gestin ambiente de trabajo ha sido

implementado casi en su totalidad. Faltan por contratar e implementar los mdulos
biblioteca y seleccin y enganche de personal, este ltimo no se llev a cabo
debido a los ajustes que hizo la Entidad, como cumplimiento a la ley 617 de 2000
y a las reestructuraciones que se han realizado, motivo por el cual no se han
abierto concursos de carrera.
Objetivo general: contribuir al mejoramiento de la productividad de los
funcionarios que realizan los procesos relacionados con el talento humano de la
Contralora General de Medelln, garantizando as el buen manejo y control del
mismo, con el fin de optimizar los procesos y procedimientos de las reas
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involucradas de manera gil, oportuna y confiable, compartiendo informacin y

posibilitando la toma de decisiones, a travs de la implementacin de un sistema
integrado.
Implementar un sistema de informacin de talento humano, con el fin de
planear, soportar y controlar los datos y procesos relacionados con la
vinculacin, la tramitacin de novedades laborales de los funcionarios, la
administracin de las hojas de vida, evaluacin del desempeo y los
procesos disciplinarios del personal de la Contralora General de Medelln.
Disponer de herramientas que facilite informacin actualizada y oportuna
sobre el talento humano de la Entidad.
Programar, administrar y controlar en forma efectiva los programas de
capacitacin, asistencia, profesores, conferenciantes. Adems se pretende
evaluar el costo de los programas y los resultados obtenidos en los cursos.
Implementar un sistema de informacin el cual permita administrar
actividades recreativas y culturales, bienestar social y la salud ocupacional
de los funcionarios de la entidad.
Agilizar los procesos y procedimientos a travs de una adecuada
infraestructura de software.
Mejorar y agilizar los procedimientos y procesos manuales, utilizando
herramientas que permitan a la entidad en general ser ms productiva.
Responder oportunamente a las solicitudes realizadas por funcionarios en
materia de recursos humanos.
Efectuar seguimiento y control a los documentos, libros y dems material de
consulta que son utilizados por los funcionarios de la Entidad y personas
externas a ella.
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Disponer de informacin que permita la conservacin y administracin del

material de consulta de la Entidad.
Cuadro 33. Requerimentos informticos modulo biblioteca
ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Respecto a consulta:
Permitir consultas simples y complejas
Permitir llevar y consultar registros bibliogrficos por: fechas, autor,
temas
Permitir mostrar el estado de cuenta de usuario
Permitir mostrar el estado del material (131adquisicin, prestado,
reservado, en proceso)
Permitir mostrar las reservas del material
Permitir mostrar las ltimas adquisiciones
Respecto a circulacin y prstamo:
Permitir detectar los morosos para poder realizar el reclamo a los
mismos, as mismo que permita generar la carta del mismo reclamo
Permitir hacer sanciones y bloqueos
Permitir llevar un control de los prstamos (que no se exceda del
nmero lmite permitido de libros por funcionario) y con sus fechas de
vencimiento.
Permitir llevar un control de prstamos de CDS, videos, diskettes en
diferentes temas.
Permitir llevar un control de prstamos del archivo vertical.
Permitir generar estadsticas en general (por ej.: cuntas veces se ha
prestado un determinado libro, etc.)
Permitir llevar un control de reservas
Permitir llevar un control de devoluciones
Permitir llevar un control de renovaciones
Pasa.....
Permitir generar diferentes tipos de reportes
Permitir realizar prstamos nter bibliotecarios
Debe cumplir con los formatos MARC (estndares ya diseados para
uso de bibliotecas)
Respecto a seleccin y adquisicin:
Permitir detectar la forma de adquisicin (canje, compra, donacin)
Permitir llevar registro de proveedores
Permitir llevar un control de las solicitudes de los usuarios para adquirir
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ESPECIFICACIONES
un determinado material.
Permitir dar aviso de nuevas adquisiciones a todos los usuarios.
Respecto a catalogacin:
Permitir llevar tablas de clasificacin
Permitir manejar rtulos, bolsillos y fichas ctalo grficas y de prstamo
Permitir manejar referencias cruzadas
Tipos documentales (manejo de documentos)
Respecto a publicaciones seriadas (kardex):
Permitir manejar patrones de prediccin
Control de existencia
Analticas
Generar listados de existencias y faltantes
Permitir colocar nmero de inventario
Permitir listar los inventarios por el nmero colocado internamente en
Biblioteca
OFRECIDO

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO RECEPTOR
INFORMACIN
CALENDARIO DE
OBLIGACIONES
OBLIGACIONES
LEGALES
Y LEGALES
ADMINISTRATIVAS
CALENDARIO
SISTEMA
DE
INFORMACIN
DEDUCCIONES
FINANCIERA
CAPACITACIONES
Y
ESTMULOS
EDUCATIVITOS.
SISTEMA DE INFORMACIN
LIQUIDACIN DE NMINA
FINANCIERA
DE PERSONAL, MULTAS,
CALAMIDAD, PRSTAMOS
DE VIVIENDA
EVALUACIN
SISTEMA
CONTROL
INTERNO
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
EVALUACIN
Y DIRECTRICES PARA
FORMULAR PLAN DE
ACCIN
GESTIN DEL
TALENTO
HUMANO
RESPUESTA
A
LAS
EVALUACIN DEL SISTEMA RECOMENDACIONES

DE CONTROL INTERNO
IMPLEMENTADAS
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
INFORMES DE GESTIN Y
PLANES DE ACCIN
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PROCESO EMISOR
AUDITORA
INTERNAS
CALIDAD
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO RECEPTOR
INFORMACIN
AUDITORAS INTERNAS DE
NO CONFORMIDADES
CALIDAD
DE EVALUACIONES
ACCIONES DE MEJORA,
PREVENTIVAS
Y
CORRECTIVAS
CONVOCATORIA DE LOS
FUNCIONARIOS
DE
LA
PROGRAMAS
DE
CONTRALORA
BIENESTAR
INFORMES DE EJECUCIN
SISTEMA DE INFORMACIN DE
LOS
DIFERENTES
FINANCIERA
PROGRAMAS PARA SU
RESPECTIVO PAGO
PLANEACIN
Y
PLANES DE ACCIN
EVALUACIN
MODIFICACIONES
CORPORATIVA
CALENDARIO
DE
OBLIGACIONES LEGALES Y INFORMES DE LEY
ADMINISTRATIVAS
ACCIONES DE MEJORA
MEJORAMIENTO SISTEMA
PREVENTIVAS
Y
GESTIN DE LA CALIDAD
CORRECTIVAS
MEJORAMIENTO
GESTIN DE CALIDAD
GESTIN
TALENTO
HUMANO
DEL LISTADO
FUNCIONARIOS
VINCULADOS
DE
SISTEMA
DE
DISPONIBILIDAD
INFORMACIN
PRESUPUESTAL
FINANCIERA
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
C.O.L.A
Y DIRECTRICES PARA
ELABORAR EL PLAN
DE ACCIN
OBLIGACIONES
LEGALES
AUDITORAS
INTERNAS
DE INFORMES
CALIDAD
EVALUACIONES
SISTEMA
DE EVALUACIN
CONTROL
CONTROL INTERNO
INTERNO
GESTIN
AMBIENTE DE
TRABAJO
EVALUACIN SISTEMA DE RECOMENDACIONES

CONTROL INTERNO
IMPLEMENTADAS
Estadstica e Informacin Corporativa:

Objetivo general: garantizar el suministro y entrega de estadsticas,
administrativas, estratgicas, fiscales y/o misionales, en forma oportuna a las
dependencias de la Contralora General de Medelln y entidades que lo requieran,
con el fin de contribuir al logro de los objetivos institucionales y al cumplimiento de
las obligaciones legales.
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Disponer de una herramienta que brinde informacin confiable y oportuna

del proceso estadsticas e informacin corporativa.
Disponer de una herramienta que permita ordenar y clasificar la informacin
administrativa, fiscal y estratgica.
Disponer de una herramienta que permita realizar un anlisis detallado de
la informacin administrativa, fiscal y estratgica.
Cuadro 34. Requerimientos informticos del subsistema estadstica e informacin corporativa:
ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Debe permitir ordenar y clasificar la informacin administrativa,
fiscal y estratgica
Debe permitir controlar el cumplimiento o no del calendario de
obligaciones legales por parte de las dependencias que deben
reportar la informacin
Permitir manejar un observatorio, el cual debe contener.
- Matriz diagnstica de indicadores
- Indicadores bsicos
- Semforo de indicadores vs la norma
- Informes de las diferentes reas de la CGM
- Observatorios de otras ciudades
- Comparacin de indicadores con otras entidades
- Tema y subtema: estadsticas administrativas, fiscales y
gerenciales
archivos planos.
El sistema debe cumplir con la normatividad vigente que para esta
materia rige en las entidades pblicas (acuerdos, decretos,
Debe permitir generar diferentes reportes que se requieran en el
manejo de este sistema.

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO RECEPTOR
INFORMACIN
134

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
PROCESO EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
INFORME
DE
AUDITORA
AUDITORA GUBERNAMENTAL
GUBERNAMENTAL
CON
CON ENFOQUE INTEGRAL
ENFOQUE INTEGRAL
PLANEACIN Y EVALUACIN DIRECTRICES
CORPORATIVA
FORMULAR PLAN
PARA
CALENDARIO
DE
OBLIGACIONES LEGALES Y OBLIGACIONES LEGALES
ADMINISTRATIVAS (C.O.L.A)
TODOS LOS PROCESOS
INFORMES
PROCESO RECEPTOR
AGEI
INFORMACIN
ESTADSTICAS
PLANEACIN Y EVALUACIN
INFORME DE GESTIN
ESTADSTICAS E CORPORATIVA
INFORMACIN
CORPORATIVA CALENDARIO
DE
OBLIGACIONES
LEGALES
Y RENDICIN DEL C.O.L.A
ADMINISTRATIVAS
TODOS LOS PROCESOS
INFORMACIN
SOLICITADA
- Sistema de informacin de gestin de infraestructura fsica y tecnolgica:

Gestin de Infraestructura: el subsistema gestin de infraestructura ha sido
implementado, a travs del software SEVEN.
El proyecto de adquisicin e integracin del sistema financiero con inventarios,
activos fijos y compras por medio de la parametrizacin se registren las
transacciones en lnea al movimiento contable. Se tiene los siguientes mdulos:
- Activos fijos: permite el manejo de los activos de la empresa, llevando el
registro histrico de los movimientos que afectan al activo, la depreciacin
acumulada, los ajustes por inflacin y los movimientos que no afectan la parte
contable y que permiten un control administrativo de los mismos.
- Inventarios (Almacn): ste permite apoyar las actividades relacionadas con la
administracin y control de todo tipo de inventario de artculos de consumo,
devolutivos, vehculos y dotaciones entre otros, requeridos por las
dependencias, suministrando informacin sobre existencias, puntos de
pedidos, mximos y mnimos, entradassalidas, estadsticas de consumo e
identificacin de artculos obsoletos.
- Administracin de vehculos y equipos: est identificado para la administracin,
manejo, programacin y control de los vehculos de la Contralora, as como
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
llevar el registro de reparaciones, mantenimiento, consumo de combustible,

lubricantes y la asignacin y uso de cada vehculo.
Objetivo general: contribuir al mejoramiento de la productividad de los
funcionarios que realizan los procesos relacionados con el suministro y
mantenimiento de medios logsticos de la Contralora General de Medelln,
garantizando la optimizacin de los procesos y procedimientos de las reas
involucradas de manera gil, oportuna y confiable.
- Adquirir un sistema de informacin de suministro y mantenimiento de medios
logsticos, el cual permita planear, soportar y controlar los datos y procesos
relacionados con la administracin de bienes muebles e inmuebles, vehculos y
equipos, pedidos y despachos, recursos informticos, seguros, compras y
contratos de la Contralora General de Medelln.
- Disponer de herramientas que facilite informacin actualizada y oportuna sobre
el suministro y mantenimiento de medios logsticos.
- Agilizar los procesos y procedimientos a travs de una adecuada infraestructura
de software.
- Mejorar y agilizar los procedimientos y procesos manuales, utilizando
- Responder oportunamente a las solicitudes realizadas por funcionarios en
materia de suministro y mantenimiento de medios logsticos.
PROCESO EMISOR
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
INFORMACIN
PROCESO
Y DIRECTRICES PARA
GESTIN DE
FORMULACIN DE
INFRAESTRUCTURA
PLANES
PROCESO RECEPTOR
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA.
INFORMACIN
INFORMES
GESTIN.
DE
BIENES
TODOS LOS PROCESOS
ADMINISTRADOS
DE LA CONTRALORA
MANTENIDOS
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
PROCESO EMISOR
INFORMACIN
CALENDARIO
DE
OBLIGACIONES
C.O.LA.
LEGALES
Y
ADMINISTRATIVAS
CONTRATOS
RDENES
COMPRAS
COMPRA
O
PRESTACIN
SERVICIOS
PROCESO
PROCESO RECEPTOR
N.A.
Y
DE
DE
DE
EVALUACIN
SISTEMA
DE EVALUACIN
CONTROL INTERNO
SISTEMA
INFORMACIN
FINANCIERA
INFORMACIN
N.A.
DE
INVENTARIOS
ACCIONES
MEJORAMIENTO
DEL MEJORAS
SISTEMA DE CALIDAD
PREVENTIVAS
CORRECTIVAS
DE
Y
Sistema de informacin gestin financiera:

Contabilidad
Presupuesto
Tesorera
Se implemento el sistema de informacin SEVEN-ERP que comprende los
siguientes SUBSISTEMAS:SUBSISTEMA FINANZAS, Contabilidad (CN),
Tesorera (TS), Presupuesto Gobierno (PG), Proveedores/CXP (cuentas por
pagar), (PO); SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO, contratacin; SUBSISTEMA
COMERCIAL, Facturacin (FC) y Cartera (CR), los cuales se deben integrar
totalmente, con los aplicativos ya existentes en LA CONTRALORA, como el de
SEVEN administrativo (compras, activos fijos, almacn e inventarios) Y KACTUS
nmina y gestin de recursos Humanos, para configurar el sistema de informacin
SEVEN, financiero, administrativo y comercial en lnea y KACTUS integrado a este
sistema.
Lo anterior implic a que los aplicativos que eran mono usuarios como
presupuesto y tesorera se dejaran de trabajar teniendo en cuenta que estaban
en lenguaje visual FoxPro y no estaban integrados en lnea al sistema financiero y
no generaban registros en lnea al sistema contable.
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Se concluy que todos los mdulos causan correctamente al mdulo contable, por
lo cual el Contralor Auxiliar de Recursos Fsicos y Financieros y la Contadora
decidieron a partir del primero de noviembre no registrar ms en Ge contabilidad,
quedando como sistema de informacin integrado y oficial Seven Erp.
SEVEN contabilidad: este mdulo logra la uniformidad, procesamiento y
consolidacin de contabilidad de la entidad, controlando cada una de las
operaciones contables diarias, recibiendo en lnea todos y cada unos de las
operaciones que se tenga una imputacin contable.
Permite el control gerencial y administrativo de la informacin contable a nivel de
centros de costo, proyecto, unidad de negocio, tercero y concepto fiscal.
Facilitando as mismo, la generacin de reportes, como listados de chequeo,
balances de prueba y libros auxiliares, adicionalmente el control que permite el
plan de cuentas hasta 7 niveles.
SEVEN-tesorera: este mdulo permite el control diario de los ingresos, egresos,
compromisos adquiridos, presupuesto e inversiones; produciendo as los estados
requeridos para su correcto manejo dentro de las ms estrictas normas de
auditora y control.
Administracin y seguimiento de los ingresos a travs de la parametrizacin de los
diferentes tipos de ingreso que posea la organizacin con sus correspondientes
consignaciones a nivel nacional y local, a nivel de egresos contempla la
programacin del giro de las diferentes cuentas por pagar de la organizacin.
Permite la generacin automtica de la conciliacin bancaria para cada banco y
cuenta bancaria. Ofreciendo un reflejo en tiempo real del flujo de caja de la
organizacin.
SEVEN-presupuesto: el mdulo controla y administra la ejecucin,
contabilizacin, y control de los Presupuestos de Rentas y Gastos de la vigencia
fiscal, las reservas, las cuentas por pagar y las vigencias futuras.
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
SEVEN-cuentas por pagar: este mdulo administra y controla las obligaciones de

la organizacin es decir las cuentas por pagar.
Objetivo general del sistema financiero: dotar de un sistema integrado de
informacin financiera a la Contralora General de Medelln, con el fin de manejar
toda la informacin relacionada con la operacin, administracin y control del
presupuesto, recursos financieros, asientos contables, recaudo, gasto e
inversiones de conformidad con las normas y disposiciones vigentes.
Garantizar el buen manejo y control de los dineros estimados para el
funcionamiento, coordinacin y ejecucin de todas las acciones necesarias
para un adecuado desempeo del proceso administrativo y financiero de la
Entidad, con el fin de optimizar los procesos y procedimientos de esta rea
de manera gil, oportuna y confiable, compartiendo informacin y
posibilitando la toma de decisiones.
Implementar un sistema de informacin presupuestal, el cual se ocupar de
soportar, planear y controlar los datos y procesos relacionados con la
elaboracin, ejecucin y control del presupuesto anual de egresos e
ingresos de la Contralora General de Medelln.
Disponer de herramientas que faciliten la elaboracin y ejecucin del
presupuesto de la Entidad.
Controlar en forma efectiva las asignaciones,
transacciones que modifiquen el presupuesto.
recibos
dems
Implementar un sistema de informacin de tesorera, el cual brindar la

informacin necesaria para realizar los recaudos, programacin de pagos,
inversiones, conciliaciones, rendicin de cuentas y entrega de informes o
boletines de los resultados de las actividades financieras de la Entidad.
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Ejercer control oportuno y confiable sobre las operaciones de recaudo y

pagos realizados.
Estimar a travs de las variaciones de caja la proyeccin de entradas y
salidas para un perodo dado.
Disponer de informacin confiable sobre los ingresos y egresos por
concepto y perodo que permitan tomar decisiones correctas y oportunas
ante situaciones de exceso o defecto de liquidez.
Conservar y preservar los ttulos valores que posea la Entidad.
Adquirir un sistema de informacin de contabilidad, el cual proporcionar la
informacin necesaria para supervisar, controlar, asentar e informar las
diferentes transacciones financieras para realizar su respectivo anlisis e
informes, adems facilitar el manejo de la expedicin de certificados.
Integrar en forma automtica transacciones de tipo contable que sean
realizadas en otros sistemas de informacin.
Informar oportunamente a terceras personas sobre los estados financieros
de la Entidad.

PROCESO
EMISOR
C.O.L.A.
INFORMACIN
PROCESO
SISTEMA DE
INFORMACI
PROCESO
RECEPTOR
C.O.L.A.
INFORMACIN
INFORMES
DE
ADMINISTRATIVOS
LEY
140

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
PROCESO
EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PLANEACIN Y DIRECTRICES
PARA
EVALUACIN
ELABORAR
PLAN
DE
CORPORATIVA ACCIN
GESTIN
COMPRAS
N
FINANCIERA
DE RDENES DE COMPRA Y
SERVICIO O CONTRATOS
SOLICITUD
PARTIDAS
GESTIN DEL
PRESUPUESTAL
PARA
TALENTO
CUBRIR NMINA PRESTAHUMANO
CIONES
SOCIALES
Y
APORTES DE LEY
EVALUACIN
SISTEMA
DE EVALUACIN
CONTROL
CONTROL
INTERNO
INTERNO
AUDITORA
EVALUACIONES
INTERNA
DE
AUDITORA
CALIDAD
DE
SISTEMA DE
INFORMACI
N
FINANCIERA
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
PLANEACIN
Y
INFORMES DE PLANES DE
EVALUACIN
ACCIN Y MODIFICACIONES
CORPORATIVA
VALOR
ASIGNADO
PARA
GESTIN
DE CUBRIR PAR-TODAS DE LOS
COMPRAS
GASTOS
GENERALES,
ADQUISICIN DE RECURSOS
VALOR
ASIGNADO
PARA
GESTIN
DEL CUBRIR LAS EROGACIONES
TALENTO
GENE-RADAS
POR
EL
HUMANO
TALENTO
HUMANO
Y
PROGRAMAS
EVALUACIN
SISTEMA
DE RECOMENDACIONES
CONTROL
IMPLEMENTADAS
INTERNO
PROCESO
MEJORAMIENTO
ACCIONES
DE
MEJORA,
DEL
SISTEMA PREVENTIVAS
Y
GESTIN DE LA CORRECTIVAS
CALIDAD
Sistema de informacin Gestin de Compras: el mdulo de compras sirve de

apoyo a la Contralora General de Medelln para el control y seguimiento de los
distintos procesos de compras dentro de la empresa, como son: las solicitudes
internas o requisiciones de compras, las cotizaciones a proveedores, el registro de
proveedores, la generacin de rdenes de compra local, la definicin de los
diferentes despachos de una orden y la recepcin de la mercanca.
La aplicacin est totalmente integrada con los mdulos de Presupuesto,
Inventarios, Tesorera, y activos fijos, permitiendo al usuario realizar entradas por
compras al inventario.
Las solicitudes de compra o requisiciones pueden definirse desde cualquier
terminal de la Entidad.
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Aplicacin y pueden ser realizadas por cualquier usuario del sistema, permitiendo
as que cada persona realice sus requerimientos de suministros. El sistema posee
robusto Mdulo de Seguridad que garantiza los usuarios autorizados puedan
consultar, aprobar, diligenciar las solicitudes hechas.
El sistema permite el registro de proveedores, detallando todas sus caractersticas
y en especial definiendo los suministros y artculos de inventario que este le
provee a la organizacin. Tambin es posible guardar las ofertas hechas por un
proveedor con respecto a los suministros o artculos que provee, con el fin de
generar las cotizaciones automticamente.
Objetivo general: adquirir bienes y/o servicios para contribuir al buen
funcionamiento de las dependencias de la Contralora General de Medelln para el
logro de los objetivos.
Implementar un sistema de informacin que permita soportar, planear y
controlar los datos y procesos relacionados con las compras y contratos de
la Entidad.
Disponer de una herramienta que permita mejorar y agilizar los
procedimientos y procesos manuales en materia de compras.
Disponer de una herramienta que facilite informacin actualizada y oportuna
sobre el suministro de bienes y/o servicio.

PROCESO
EMISOR
PLANEACIN
Y
EVALUACIN CORPO.RATIVA
INFORMACIN
DIRECTRICES
FORMULACIN
PLANES
PROCESO
DE
DE
GESTIN DE
COMPRAS
PROCESO RECEPTOR
TODOS LOS PROCESOS DE LA
CONTRALORA GENERAL DE
MEDELLN
INFORMACIN
BIENES
Y
COMPRADOS
SERVICIOS
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
PROCESO
EMISOR
CALENDARIO
DE
OBLIGACIONES
LEGALES
Y
ADMINISTRATIVAS
TODOS
LOS
PROCESOS
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
AUDITORAS
INTERNAS
DE
CALIDAD
INFORMACIN
PROCESO
C.O.L.A.
SOLICITUD
COMPRA
DE
PROCESO RECEPTOR
INFORMACIN
PLANEACIN Y EVALUACIN
CORPORATIVA
INFORMES PLAN DE ACCIN Y

TCTICO
MEJORAMIENTO DEL SISTEMA
ACCIONES
DE
MEJORA,
PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
EVALUACIONES
RESULTADOS
AUDITORA
CALIDAD
DE
DE
- Sistema de informacin Gestin Legal: est conformado por los siguientes

subsistemas:
Soporte Jurdico
Soporte Judicial
Objetivo general: garantizar que las acciones y operaciones del proceso

administrativo de la Contralora General de Medelln, se realicen conforme a las
normas y disposiciones legales vigentes y en el cumplimiento de la misin
institucional de la entidad y sus objetivos.
Permitir realizar seguimiento a los diferentes procesos jurdicos adelantados
por la entidad.
Disponer de una herramienta que maneje los histricos de los conceptos
emitidos o respuestas de solicitudes que realiza la oficina jurdica en el
transcurso del tiempo.
Disponer de informacin oportuna y confiable de todas las normas legales,
disposiciones, estatutos, leyes entre otras que sean dictadas por el
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Congreso, Consejo de Estado y dems entidades regentes que sirvan como

herramienta de apoyo para emitir conceptos y respuestas a las diferentes
solicitudes de asesoras jurdicas de la entidad.
Facilitar la consulta de temas relacionados con el derecho pblico y que
competen directamente a la Contralora General de Medelln.
ESPECIFICACIONES
Respecto a los procesos judiciales:
Permitir controlar y administrar la informacin referente a los
procesos judiciales que se adelantan contra la entidad.
Permitir manejar asunto, magistrado ponente, y abogado a cargo
entre otros.
Permitir informar el estado en el que se encuentra el proceso.
Permitir dar el nmero de procesos que se han terminado, cules
son, y el tipo de fallo.
Permitir generar cualquier tipo de reporte actualizado sobre el
tema en mencin
Respecto a los conceptos emitidos por la oficina jurdica:
Permitir generar cualquier tipo de reporte actualizado sobre el
tema en mencin
Permitir generar estadsticas relacionadas con los conceptos
emitidos por la dependencia.
Permitir llevar histricos de la informacin en mencin para
conocer antecedentes y mantener uniformidad de criterios.
Permitir tener una relacin del archivo general de la oficina
jurdica.
Permitir tener una relacin de las sentencias, resoluciones y
normas legales que son de frecuente consulta.
OFRECIDO
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PETIC 2012-2015
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PROCESO EMISOR
SOLICITUDES,
NOTIFICACIONES
DE
DEMANDA,
CONSULTAS,
ACTOS ADMINISTRATIVOS Y
JUDICIALES,
CONTRATOS,
CONVENIOS Y ESCRITURAS.
INFORMACIN
ASESORAS JURDICAS
Y REPRESENTACIN
JUDICIAL Y
ADMINISTRATIVA.
PROCESO
PROCESO RECEPTOR
INFORMACIN
ASESORAS JURDICAS
Y SOPORTE LEGAL
TODOS LOS PROCESOS DE LA

CONTRALORA GENERAL DE
MEDELLN, PARTICULARES Y
ENTIDADES
PBLICAS,
JUDICIALES
Y
ADMINISTRATIVAS.
ASESORAS JURDICAS
Y REPRESENTACIN
JUDICIAL.
-Sistema de informacin Calendario de Obligaciones legales:

Objetivo general: garantizar la definicin, documentacin y actualizacin del
Calendario de Obligaciones Legales y Administrativas (C.O.L.A.), por el cual
quedan establecidas todas las obligaciones legales y administrativas tanto internas
como externas que la Contralora General de Medelln debe cumplir para el logro
de la misin institucional.
Disponer de una herramienta que permita a cada una de las dependencias

de la Contralora la consulta del C.O.L.A., el cual incluye la forma y los
trminos establecidos para tal fin.
Disponer de informacin oportuna y confiable para el cumplimiento de las

obligaciones legales y administrativas.
Cuadro 35. Requerimientos informticos del subsistema C.O.L.A.:

ESPECIFICACIONES
La Oficina Asesora Jurdica sugiere tener disponible para todas
las dependencias de la Contralora el Calendario de
Obligaciones Legales y Administrativas (C.O.L.A) en la red de
datos de la Entidad y su actualizacin la hara nica y
exclusivamente dicha dependencia.
OFRECIDO
Adicionalmente expresa que por este mismo medio (correo

electrnico) cualquier funcionario de la entidad podra realizar
sugerencias para su mejoramiento y actualizacin (teniendo en
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PETIC 2012-2015
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ESPECIFICACIONES
cuenta el prrafo anterior de solo ser actualizado por la Jurdica)
Interactuar con la Contralora Auxiliar de Desarrollo
Organizacional y Tecnolgico para su distribucin
OFRECIDO

ENTRADA
PROCESO EMISOR
LEYES,
DECRETOS,
ACUERDOS,
RESOLUCIONES,
DIRECTIVAS
PRESIDENCIALES,
CIRCULARES
REGLAMENTARIAS
PLANEACIN
Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
EVALUACIN DEL
SISTEMA
DE
CONTROL
INTERNO
AUDITORA
INTERNA
DE
CALIDAD
PROCESO
SALIDA
INFORMACIN
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
OBLIGACIN
QUE
EMITE LA NORMA
TODOS
LOS
PROCESOS DE LA
CONTRALO-RA
GENERAL
DE
MEDELLN
CALENDARIO DE
OBLIGACIONES
LEGALES
Y
ADMINISTRATIVA
ACTUALIZADO.
CALENDARIO DE
OBLIGACIONES LEGALES Y
ADMINISTRATIVAS
COLA
DIRECTRICES PARA
FORMULAR EL PLAN
DE ACCIN
EVALUACIONES DE
CONTROL INTERNO
EVALUACIONES
AUDITORAS
DE
CALENDARIO DE
OBLIGACIONES LEGALES Y
ADMINISTRATIVAS C O L A
PLANEACIN
Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
EVALUACIN DEL
SISTEMA
DE
CONTROL.
INTERNO.
AUDITORA
INTERNA
DE
CALIDAD
MEJORAMIENTO
DEL SISTEMA DE
GESTIN
DE
CALIDAD
PLAN DE ACCIN
RECOMENDACION
ES
A
IMPLEMENTAR
NO
CONFORMIDADES
ACCIONES
MEJORA
DE
- Sistema de informacin Gestin Documental: est conformado por los

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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Control de Documentos y Registros de Calidad

Archivo y Correspondencia
Control de Documentos y Registros de Calidad:
Objetivo general: contribuir al establecimiento de disposiciones para el control,

elaboracin o actualizacin, revisin, aprobacin, edicin, distribucin,
preservacin y conservacin de los documentos y registros de calidad, evitando
as la prdida, dao o deterioro de los mismos.
Disponer de una herramienta que permita el manejo y control de los
documentos y registros de calidad de la entidad.
PROCESO EMISOR
TODOS
PROCESOS
LOS
INFORMACIN
PROCESO
SOLICITUD
DE
ESTANDARIZACIN
Y MEJORAMIENTO
GESTIN DE
DOCUMENTOS Y
REGISTROS DE
CALIDAD
PROCESO
RECEPTOR
TODOS
PROCESO
INFORMACIN
LOS VERSIONES
VIGENTES
Archivo y correspondencia
Objetivo general: registrar, administrar y controlar criterios y requisitos para la

produccin, manejo, almacenamiento, prevencin, recuperacin y entrega de la
informacin y documentos de la Contralora General de Medelln.
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Adquirir un sistema de informacin, el cual permita soportar, administrar y
controlar los datos y procesos relacionados con el archivo y
correspondencia de la Contralora General de Medelln.
Responder oportunamente a las solicitudes realizadas por funcionarios en
materia de archivo y correspondencia.
Requerimientos informticos de los subsistemas Control de documentos y

archivo y correspondencia:
El Sistema de Gestin Documental MERCURIO posee caractersticas que lo
destacan como un producto de tecnologa de punta, basado en la tecnologa
Cliente/Servidor y Web que permite soportar los diferentes procesos que se
ejecutan en los centros de informacin documental. Est compuesto por:
El sistema de seguridad EUREKA, con el cual se garantiza la proteccin de la
informacin y se administran los permisos de acceso otorgados a los usuarios. El
sistema trabaja con las siguientes caractersticas bsicas: identificacin por
usuario, perfiles de usuario, control de acceso a las opciones del sistema.
Una interfaz grfica de usuario, dentro de la cual se utilizan los conceptos de
ventanas tipo MDI, estndares en la identificacin de procesos, mantenimientos
tipos maestro/detalle, detalle, formas libres y tabulares. El sistema puede trabajar
tanto en redes de rea local (LAN) como en redes de cobertura amplia (WAN).
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
El Sistema de Gestin Documental MERCURIO se compone de cuatro mdulos

que estn incluidos en el costo total del sistema, los mdulos son los siguientes:
ADMINISTRACION
CONTROL DE DOCUMENTOS
WORK FLOW TRAMITES DOCUMENTALES
EXPEDIENTES
CONTROL DE INVENTARIO
PROCESOS ESPECIALES
SEGURIDAD
Adicionalmente, contiene mdulos de configuracin, mantenimiento de tablas,
seguimiento de documentos, reportes, auditora, ayudas y seguridad.
Administracin.
Este mdulo le permite a la organizacin parametrizar todas las tablas bsicas y
entidades que utiliza el sistema para su operacin.
Control de Documentos.
Mdulo con el cual se puede lograr automatizar las principales funciones de la
gestin documental. Los servicios que ofrece el mdulo atienden todos los
procesos relacionados con los Documentos de Gestin, es decir aquellos
documentos que nacen para la organizacin y deben ser tramitados en tiempos y
por personas de la organizacin.
El sistema inicia con un proceso propio del sistema de administracin de archivos
llamado Radicacin en donde se capturan la informacin bsica en una ficha de
control de cada documento registrado con formalidad plena, la cual me permite
posteriormente realizar la consulta respectiva del documento. Esta opcin
comprende tambin la asignacin de documentos digitalizados o en formato
electrnico y su posibilidad de consulta en forma de imagen en red local o remota.
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PETIC 2012-2015
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Adicionalmente existe el diseo y seguimiento de rutas de trabajo por donde

circulan los documentos, con su respectivo control sobre tiempo y actividad a
desarrollar con el soporte documental. Permite la radicacin automtica de
cualquier tipo de documentos, elaborados por los usuarios en Word, Excel, HTML,
powerpoint etc. Todo lo anterior aplica para todos los documentos radicables y no
radicables que se reciben, envan externa o internamente entre diferentes reas o
empresas asociadas.
Algunas caractersticas de este mdulo son:
Se manejan las siguientes clases de documentos:
Documentos Externos: Radicacin de documentos que se envan de
una dependencia de la organizacin al exterior.
Documentos Internos: Radicacin de documentos que son enviados
de una dependencia a otra dentro de la misma organizacin.
Documentos Recibidos: Radicacin de documentos enviados a una
entidad exterior a una dependencia dentro de la organizacin.
Documentos No Radicables: Radicacin de documentos especiales que

no hacen parte del negocio, pero que se debe dejar registro de su llegada
para futuros soportes. Estos pueden ser de cualquiera de los tres tipos de
documentos vistos anteriormente.
El control de los documentos que han sido enviados o recibidos por el
usuario se lleva a cabo por medio de una Lista de Bandejas Personales,
lo cual facilita su control y administracin.
Es posible controlar el flujo de informacin relacionada con los documentos
que se encuentran dentro de la organizacin (Internos, Recibidos, No
radicables). Por medio de una pantalla de consulta se puede rastrear un
documento teniendo en cuenta por cuales usuarios ha pasado y quien lo
tiene actualmente en tramite.
Permite controlar la devolucin de documentos que se encuentran fuera del
Centro de Informacin Documental.
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PETIC 2012-2015
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Es posible la visualizacin de la imagen asociada a cualquier clase de

documento. La informacin puede imprimirse o puede ser consultada por
pantalla.
Radicacin automtica de cualquier tipo de documento.
Mantiene un registro permanente de todos los documentos que entran,
salen o se generan en la empresa.
Controla el flujo de los documentos, teniendo en cuenta las rutas, el tiempo
y los procesos.
Agiliza y controla el envo y recibo de documentos entre las diferentes
reas.
Permite el rastreo de documentos.
Reporta los documentos pendientes de respuesta y con retrasos en
devoluciones.
Permite la configuracin de las rutas en donde se encuentran las imgenes
de los diferentes documentos.
Permite el registro de anexos que tiene un documento durante todo el ciclo
de vida. Los anexos pueden ser establecidos en cualquier formato, e
incluidos en cualquiera de los ciclos de vida del documento.
Permite la definicin de ndices dinmicos para la consulta de documentos
de acuerdo a su tipo. El sistema trabaja con una ficha de control fija que
contiene la informacin ms relevante del documento, sin embargo la
empresa podr definir campos adicionales de consulta, para facilitar el
acceso a cada tipo documental.
Permite la definicin de grupos disponibles para toda la empresa o para un
usuario en particular.
Es posible radicar un documento externo y enviarlo por correo electrnico a
su destinatario.
Contiene la opcin de realizar traslados documentales, cuando un
documento es devuelto por una dependencia, usuario o en una ruta.
Contiene reportes para todo tipo de documentos y con mltiples parmetros
de consulta.
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PETIC 2012-2015
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Work Flow Tramites Documentales.
Dentro del sistema de Control de Documentos, implcitamente existe un

sistema de flujos de trabajo sobre los documentos, el cual posee las
siguientes caractersticas:
Posee un sistema administrador de rutas, por medio del cual se disea de

manera grfica el flujo que puede tomar cualquier documento que sea
asignado y direccionado por dicha ruta.
El sistema permite crear tantas rutas libres como desee la organizacin,
para que el radicador de documentos decida por cul de ellas enva el
documento.
En el diseo de la ruta se establecen los diferentes pasos (N pasos) que
puede tomar un documento, definiendo los siguientes aspectos: Nmero del
paso, Responsable y/o Responsables, Actividad a ejecutar y Tiempo
mximo asignado a la actividad.
En el diseo de las rutas, cuando es define el (los) responsable(s), es
posible asignar: Personas Naturales, grupos de personas, departamentos
completos y/o cargas establecidos en la estructura organizacional.
Cuando el responsable es un grupo de personas o todo un departamento,
el sistema puede ser configurado para realizar la distribucin automtica de
acuerdo al peso de la actividad vs. peso de trabajo para cada uno de los
posibles responsables que pueden recibir y atender el documento en la
actividad particular. Adicionalmente es posible definir una distribucin
automtica de acuerdo a la especialidad del funcionario en el manejo del
documento.
Cada uno de los pasos genera alarmas (correo electrnico) para avisar
sobre la llegada de un documento para ser tramitado y/o del vencimiento
del tiempo establecido en el diseo inicial.
En caso que un funcionario no atienda un documento en el tiempo
establecido, el sistema genera correos de alerta y/o alarmas al jefe
inmediato para que se tome alguna accin correctiva.
El sistema adicional a las rutas predefinidas por el mdulo de
parametrizacin, permite la definicin de asuntos que deben ser atendidos
por un rea o departamento en especial y en un tiempo mximo
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PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
establecido. Los asuntos solo permiten una accin por rea en particular,
dado los tiempos cortos de atencin que se le debe dar al trmite. Este tipo
de funcin minimiza los riesgos desde el rea de radicacin de enviar
documentos a reas errneas, cuando se tienen tiempos muy cortos de
atencin al documento.
El sistema tambin permite crear rutas dinmicas, en donde no se
establecen criterios de traslados, sino que se enva a un usuario y este
decide a quien enviarlo por segunda vez y as sucesivamente, hasta
completar todo el trmite del documento. No existe predefinicin en los
pasos y responsables.
Adicional al trmite interno, el sistema permite enviar, radicar e indexar
documentos que son de tipo Externo o:Enviado y este a su vez puede
ser enviado al tercero con una copia por correo electrnico de manera
automtica.
El flujo de trabajo documental (WorkFlow) se maneja por estados del
documento en la base de datos, sin necesidad que la imagen viaje entre los
usuarios por medio de la red. Este tipo de tcnica, controla el flujo del
documento y garantiza que siempre el documento (objeto que representa el
documento con un mensaje de datos) se encuentre en el mismo lugar y
protegido por los sistemas de seguridad del servidor.
El sistema de WorkFlow contiene la opcin de realizar traslados
documentales, cuando un documento es devuelto por una dependencia,
usuario o en una ruta, dado un error en el envo o un cambio de ruta por
procedimiento administrativo. El sistema siempre almacena log de auditora
de todo el trmite que tiene el respectivo documento.
Electrnicamente (va correo electrnico) desde la herramienta de
Workflow, en el caso que el destinatario externo lo permita, y captura del
documento respuesta de manera automtica y electrnica al repositorio,
especificando la fecha de cumplido del trmite.
La respuesta a cualquier trmite se puede dar tambin mediante impresin
y radicacin, en la cual la radicacin debe poderse realizar de dos formas:
En la estacin del autor del documento, que hace parte del Workflow, se
captura el documento de manera automtica y electrnica al repositorio,
especificando la fecha de cumplido del trmite, y se imprime de manera
centralizada por sede de radicacin.
153

PETIC 2012-2015
NA 027301 01 01 14
Desde la estacin de trabajo de quien genera la respuesta se imprime, se

captura el documento de manera automtica y electrnica al repositorio,
especificando la fecha de cumplido del trmite, y se remite a radicacin
para su envo.
Las respuestas pueden ser generada por cualquier usuario con permiso de
radicacin y podr registrar el documento desde su fuente electrnica, de
tal forma que no se requiera imprimir. El usuario podr radicarla desde su
puesto de trabajo y enviar la carta por mail, si la entidad tercera lo soporta.
En cualquiera de las instancias, el sistema guarda la fecha, hora y
responsable de evacuar el documento.
Para todos aquellos documentos que No requieren respuesta, el sistema
guarda la fecha, hora y responsable de atender o evacuar el documento,
an cuando el proceso de evacuar sea una actividad desarrolla en otro
sistema o de manera manual.
El sistema de Workflow debe estar en condiciones de emitir las estadsticas
y reportes basados en: Tiempos de respuesta por usuario, rea o proceso,
Tiempos planeados versus tiempos reales, Escalamientos en caso de
demoras. Se entiende que si el responsable de dar respuesta a un
documento no lo hace oportunamente, el sistema automticamente avisar
al nivel superior, Reporte completo de alarmas presentadas, Estado de los
diferentes pasos del Workflow, Estadsticos histricos.
El sistema posee un mdulo de alarmas (correo electrnico generado a
cada usuario) para avisar sobre la llegada y vencimiento de cada
documento. La alerta del vencimiento se configura con un porcentaje de
tiempo antes de que venza el tramite del documento (Un porcentaje del
tiempo destinado a dicha actividad, si es de 4 horas y el parmetro es del
10%, el sistema genera avisos faltando 24 minutos para que se venza el
documento). En caso que el documento no sea atendido por el funcionario,
el sistema genera una alarma al jefe inmediato, tambin dada en porcentaje
de tiempo, para que proceda a buscar la accin correctiva del caso.
El sistema siempre inicia de manera automtica o manual cada una de las
rutas, y permite la reasignacin de tareas, cancelacin de casos,
seguimiento y control de los flujos de trabajo.
154

PETIC 2012-2015
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Expedientes.
La administracin de los documentos que van directamente relacionados, por los
tipos de asuntos que manejan son llamados Expedientes. Por medio de la
configuracin de tipos de expedientes y subdivisin de los mismos, es posible que
la organizacin estructure el archivo digital similar al archivo fsico basado en el
concepto de carpetas.
Este mdulo maneja los datos e imgenes de expedientes en forma dinmica, es
decir, permite consultar, retirar, o adicionar documentos desde y hacia los
expedientes. Es utilizado para administracin de hojas de vida, expedientes de
crdito y cartera, historias clnicas, carpetas de clientes en general, documentos
contables, etc. Una vez creado el tipo de expediente y asociados cada uno de los
documentos que contendr el expediente, el sistema cuenta con la opcin de
bsqueda de documentos dentro de un expediente, por diferentes atributos.
Los expedientes pueden ser configurados con la informacin bsica de la ficha de
control; si las organizaciones requieren otro tipo de informacin asociada a la
bsqueda de expedientes, podrn utilizar los ndices dinmicos por tipo
expediente, los cuales contienen los campos adicionales de bsqueda requeridos
por los usuarios finales.
Tambin maneja tarjetas de control con autorizaciones, firmas, fotos y otra
informacin til para comprobaciones de algn tipo de transaccin.
Como otros tipos documentales, el mdulo de expedientes permite trabajar con
Fotografas y Artculos de revistas, prensa o publicados en Internet, permitiendo la
consulta por diferentes criterios, tanto de la informacin como de las respectivas
imgenes.
Dentro de las mltiples caractersticas que posee el mdulo podemos destacar:
Permite la definicin de mltiples tipos de expedientes, cada uno con
parametrizacin de las subcarpetas que se desean manejar para cada uno
de los expedientes.
Se administran las series documentales a las cuales pertenece el
expediente y su tiempo de retencin.
155

PETIC 2012-2015
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Cada tipo de expediente puede tener definido un ndice dinmico para

procesos de bsquedas por campos adicionales.
Permite la definicin por usuario del nivel de acceso sobre el expediente, y
sobre cada una de las subcarpetas, controlando as un nivel detallado de la
informacin que es posible consultar por parte de cada usuario.
Contiene una ficha de control que clasifica la informacin del expediente y
sus posibles campos de bsquedas.
Permite la asociacin de cualquier tipo de documento a los expedientes,
incluso es posible asociar el mismo documento a ms de un expediente, sin
repetir su informacin.
Permite el indexado masivo de documentos histricos en un expediente,
con su respectiva clasificacin por sub carpeta.
Contiene informacin de artculos y fotografas asociados a fichas de
control, que facilitan su bsqueda y acceso.
Referencia todos los documentos a sus respectivas imgenes.
Contiene un servicio de bsqueda de un documento especfico dentro de un
determinado expediente.
Permite la definicin de ndices dinmicos para la consulta de expedientes
de acuerdo a su tipo. El sistema trabaja con una ficha de control fija que
contiene la informacin ms relevante del expediente, sin embargo la
empresa podr definir campos adicionales de consulta, para facilitar el
acceso al documento.
Control de Inventario
Administra la informacin de todo el inventario de los documentos que existen en
un inventario fsico, pero que no se encuentran disponibles en lnea para ser
consultados por los usuarios. As mismo, administra la informacin contenida en
diferentes medios electrnicos, microgrficos y en papel permitiendo la
determinacin de ubicacin geografa. Dada una consulta por diferentes criterios,
permite la ubicacin fsica de los documentos o si los documentos se encuentran
en algn medio de almacenamiento electrnico.
Permite la definicin de tipos de almacenamiento, con sus respectivas
caractersticas de ubicacin y signatura topogrfica.
156

PETIC 2012-2015
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La ubicacin se da en cinco niveles diferentes, Estante, Cara, Fila,

Entrepao y Caja.
Permite la consulta de documentos en medios de almacenamiento
electrnico como CD Rom, Disco ptico, Disco Duro y otros.
Mantiene un control de los documentos inactivos.
Controla las diferentes series documentales que estn almacenadas en un
medio en particular, describiendo la fecha de grabacin y/o
almacenamiento, documentos que contiene, departamento al que
pertenecen, numeracin almacenada, tiempos de retencin de acuerdo al
tipo de documento y nmero de acta de destruccin cuando exista.
Permite la bsqueda de una serie documental al momento de almacenarla
fsicamente, incluso se puede llegar a buscar un documento en particular.
Controla el cumplimiento de los tiempos de retencin para cada una de las
series documentales administradas con el sistema.

PROCESO EMISOR
INFORMACIN
EVALUACIN
MEJORAMIENTO
DESEMPEO
DEL SISTEMA DE
SISTEMA
LA CALIDAD
CALIDAD
COMUNICACIN
CORPORATIVA
TODOS
LOS
PROCESOS DE LA
CONTRALORA
GENERAL
DE
MEDELLN
SISTEMA
DE
EVALUACIN
DE
CONTROL INTERNO
PLANEACIN
Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
PROCESO
DEL
DEL
DE
COMUNICACIN
INTERNA Y EXTERNA
PROCESO
RECEPTOR
TODOS
LOS
PROCESOS DE LA
CONTRALORA
GENERAL
DE
MEDELLN
MEJORAMIENTO DEL
SISTEMA
DE
CALIDAD
ARCHIVO Y
PLANEACIN
CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA
EVALUACIN
PRODUCIDA
Y
CORPORATIVA
ARCHIVO INACTIVO
INFORMACIN
COMUNICACIN
INTERNA
EXTERNA
ACCIONES
MEJORA
DE
Y
PRODUCCIN
EVALUACIONES DE
CONTROL INTERNO
EVALUACIN
GESTIN
INSTITUCIONAL
DE
157

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PROCESO EMISOR
AUDITORAS
INTERNAS
CALIDAD
DE
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
INFORME
DE
AUDITORA INTERNA
4.7.4 Nivel de evaluacin:

Evaluacin de control Interno
Auditora interna de Calidad
Mejoramiento del sistema de gestin de calidad.
Evaluacin de gestin Institucional.
Mejoramiento del sistema de calidad
Evaluacin del sistema de control interno:
Objetivo general: contribuir al logro del objetivo general de la Contralora General
de Medelln, garantizando el mejoramiento del sistema, a travs de la evaluacin
del control interno.
Disponer de una herramienta que permita evaluar el cumplimiento de los
controles establecidos para el manejo adecuado de los recursos.
Disponer de informacin confiable y oportuna que permita verificar que los
controles definidos para los procesos de la Contralora se hayan cumplido
por los responsables de su ejecucin.
ntegra, razonable y oportuna en materia de control interno.
Cuadro 36. Requerimientos informticos del subsistema evaluacin del sistema de control interno:
ESPECIFICACIONES
Debe poseer un sistema integrado de administracin de los diferentes
OFRECIDO
158

PETIC 2012-2015
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ESPECIFICACIONES
mdulos.
combinacin de tablas en la generacin de informes, clculos y archivos
planos.
El sistema deber permitir la integracin (interfaces) con otros sistemas de
informacin de la Entidad.
Permitir registrar para cada transaccin que se realice el estado del
sistema antes y despus de la transaccin, fecha y hora en que se realiz, al
igual que el usuario que realiz la modificacin.
Permitir el control y manejo de las recomendaciones realizadas a cada
dependencia
Permitir el control y manejo de la documentacin requerida para este
proceso
Permitir llevar registros de evaluaciones al sistema de control interno en
las diferentes dependencias
Llevar control sobre los resultados y mediciones generadas en la
evaluacin de cada uno de los elementos que conforman el sistema de control
interno de la entidad.
Permitir llevar control y alarmas de los trminos de cumplimiento de las
recomendaciones formuladas (acciones correctivas y/o preventivas)
Permitir generar las actas de compromiso para los funcionarios con las
fechas establecidas para implementar las acciones correctivas
Permitir generar reportes consolidados de la evaluacin del sistema de
control interno por cada uno de los elementos y por dependencia
Permitir generar todo tipo de reportes y estadsticas referentes a la
evaluacin del sistema de control interno
En general los requerimientos son la misma metodologa establecida
para evaluar el Sistema de Control Interno de la Contralora vigente al
momento de implementar el software, todo esto teniendo en cuenta la
normatividad vigente para el control interno
OFRECIDO
Interacciones con otros procesos
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PETIC 2012-2015
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PROCESO EMISOR
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
INFORMACIN
PROCESO
Y DIRECTRICES PARA
ELABORAR PLAN DE
ACCIN
CALENDARIO
DE
OBLIGACIONES
LEGALES
Y ADMINISTRATIVA-VAS
TODOS LOS PROCESOS
PROCESOS
NORMALIZADOS
DOCUMENTADOS
EVALUACIN
SISTEMA DE
CONTROL
INTERNO
PROCESO
RECEPTOR
PLANEACIN
Y
EVALUACIN
CORPORATIVA
CALENDARIO DE
OBLIGACIONES
LEGALES
Y
ADMINISTRATIVAS
TODOS
LOS
PROCESOS
EVALUADOS
COMUNICACIONE
S CORPORATIVAS
Informacin
PLANES DE ACCIN
INFORMES DE LEY
RECOMENDACIONES ,
PLANES
DE
MEJORAMIENTO
CONTROLMONOS,
INFORMACIN SOBRE
AUTOCONTROL
Auditoras de calidad:
Objetivo general: contribuir al mejoramiento del Sistema de Gestin de la
Calidad, mediante la verificacin de la aplicacin eficaz de las disposiciones de los
requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad establecidos por la entidad, con el
fin de responder a los diferentes cambios y enfrentar las causas existentes y
potenciales que lo puedan afectar.
Disponer de una herramienta que permita manejar el mejoramiento de
procesos y del sistema de la calidad en general de una manera gil y
confiable.
ntegra, razonable y oportuna de las auditoras internas de calidad.
Cuadro 37. Requerimientos informticos del subsistema auditoras internas de calidad:

ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
160

PETIC 2012-2015
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Debe poseer un sistema integrado de administracin de los

diferentes mdulos.
archivos planos.
Respecto a las Auditoras de Calidad:
Permitir llevar registros de auditores formados y requisitos
Permitir llevar el seguimiento y evolucin de auditores
(experiencia acumulada)
Permitir llevar registros de no conformidades reportadas por ciclo
de auditoras
Permitir llevar un control de no conformidades cerradas y abiertas
Respecto a Acciones Correctivas y Preventivas:
Permitir llevar un consolidado de reporte de no conformidades
Permitir manejar no conformidades reales y potenciales
Permitir llevar registro de las causas de las no conformidades
reales y potenciales
Permitir llevar registro de las acciones correctivas y preventivas
semestralmente
Permitir llevar registro de las acciones preventivas propuestas
semestralmente
implementadas
efectivas

PROCESO EMISOR
TODOS
PROCESOS
LOS
INFORMACIN
INFORMES,
EVIDENCIAS
APLICACIN
PROCESO
DE
AUDITORAS
INTERNAS DE
CALIDAD
PROCESO
RECEPTOR
PLANEACIN
EVALUACIN
CORPORATIVA
INFORMACIN
ACCIONES
CORRECTIVAS,
PREVENTIVAS
MEJORA
MEJORAMIENTO DEL ACCIONES DE MEJORA

SISTEMA
DE
161

PETIC 2012-2015
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PROCESO EMISOR
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
GESTIN
CALIDAD
INFORMACIN
DE
Mejoramiento del sistema de calidad:

Objetivo general: contribuir al ajuste del sistema de calidad mediante la
aplicacin de los diferentes mecanismos existentes en la institucin (Planificacin
administrativa y operativa, auditoras de calidad y acciones correctivas y
preventivas) con el fin de responder a los diferentes cambios y enfrentar las
causas existentes y potenciales que lo puedan afectar.
Disponer de una herramienta que permita manejar el mejoramiento de
procesos y del sistema de la calidad en general de una manera gil y
confiable.
Cuadro 38. Requerimientos informticos del subsistema mejoramiento del sistema de la calidad
ESPECIFICACIONES
OFRECIDO
Debe poseer un sistema integrado de administracin de los
diferentes mdulos.
archivos planos.
Respecto al instructivo metodolgico planificacin administrativa y
operativa, no requiere ser automatizado, as lo expresa la S..A. de
Desarrollo Organizacional como dueo de este proceso en los
requerimientos que formularon
162

PETIC 2012-2015
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ESPECIFICACIONES
Respecto al mejoramiento de documentos:
Permitir manejar y controlar las oportunidades de mejoramiento
Permitir realizar un consolidado de oportunidades de
mejoramiento (trimestral)
Permitir llevar acciones de mejora, correctivas y preventivas por
proceso
Permitir llevar un consolidado de reporte de no conformidades
Permitir manejar no conformidades reales y potenciales
Permitir llevar registro de las causas de las no conformidades
reales y potenciales
semestralmente
Permitir llevar registro de las acciones preventivas propuestas
semestralmente
implementadas
efectivas
OFRECIDO
PROCESO EMISOR
TODOS
PROCESOS
INFORMACIN
PROCESO
PROCESO
RECEPTOR
INFORMACIN
LOS ACCIONES
MEJORAMIENTO DEL TODOS
LOS ACCIONES A SEGUIR
CORRECTIVAS,
SISTEMA DE GESTIN PROCESOS
PREVENTIVAS,
DE DE CALIDAD
MEJORA
Y
NO
CONFORMIDADES
Evaluacin de gestin institucional:

Objetivo general: contribuir al logro del objetivo general, mejorando la gestin de
la Contralora General de Medelln, a travs de la implementacin de un software
que permita evaluar y controlar los planes de accin (lo ejecutado vs lo
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PETIC 2012-2015
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programado), y poder medir la eficiencia y eficacia de las metas propuestas para

un determinado perodo.
Disponer de informacin confiable y oportuna que permita un anlisis
detallado de los resultados de la evaluacin de la gestin corporativa, para
una acertada toma de decisiones.
Permitir la consolidacin de la evaluacin de la gestin de todas las
dependencias de la Entidad.
Disponer de estadsticas confiables sobre la evaluacin de los planes
ejecutados mensual y anualmente en la Entidad.
Cuadro 39. Requerimientos informticos del subsistema evaluacin de la gestin institucional:
ESPECIFICACIONES
Permitir clasificar la informacin por dependencias y perodo de
tiempo evaluado
Permitir la consolidacin de los resultados y el clculo de
indicadores de gestin
Permitir comparar y verificar que la produccin ejecutada
concuerde con la produccin programada
Permitir llevar control de los indicadores de cumplimiento de la
produccin de las diferentes dependencias
Permitir tener control del cumplimiento de los planes estratgicos,
PGA, accin y su respectivo tablero de mando.
Permitir generar estadsticas y grficos respecto a la evaluacin
de los planes de accin
Permitir llevar registros de los Aplicativos ejecutados por las
dependencias de la entidad
archivos planos.
OFRECIDO
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PETIC 2012-2015
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ESPECIFICACIONES
El sistema debe cumplir con la normatividad vigente que para
esta materia rige en las entidades pblicas (acuerdos, decretos,
OFRECIDO
.Sistema de informacin Gestin, Promocin, Concepto (GPC): es un software

para automatizar los procesos misionales de Entidad que permite, a travs de la
definicin de estados y eventos, organizar la informacin asociada a la prestacin
del servicio para cada uno de los productos y/o servicios ofrecidos por la
institucin.
Adicionalmente almacena y administra de la informacin mediante una base de
datos relacional SQL-Server; y permite una atencin estandarizada de los usuarios
en el sentido que se hace el reparto automtico del requerimiento del usuario,
permitiendo el inicio inmediato del estudio del caso por parte del funcionario
asignado.
Posee un avanzado generador grfico de reportes de fcil consulta y manejo de la
informacin global, detallada y consolidada para su planeacin, anlisis,
evaluacin y control de la gestin tanto a nivel de los funcionarios y de las reas
como de la institucin.
A la fecha la Contralora General de Medelln tiene automatizados en GPC y en
funcionamiento los siguientes procesos:
-
Responsabilidad Fiscal (RF)
Proceso Disciplinario Interno (PDI)
Gestin Legal con los subsistemas:
Soporte Jurdico con los productos: segunda instancia RF, segunda instancia
PDI y el Proceso Administrativo Sancionatorio.
165

PETIC 2012-2015
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Soporte judicial con los productos: demandas recibidas, demandas presentadas

y accin de repeticin.
Participacin ciudadana: est modelado y programado en el servidor con los
productos: participacin ciudadana, quejas y reclamos para entrar en produccin
es necesario las siguientes tareas: Ingresar, configurar y validar los usuarios de la
Contralora Auxiliar de Participacin Ciudadana adems se debe programar en el
GPC el Plan General de Capacitacin (PGC) del 2008.
Objetivo general: garantizar y facilitar que los procesos misionales de la
Contralora General de Medelln, se realicen con la Calidad y oportunidad debida,
se celebr un Convenio nter administrativo con la Personera de Medelln y la
Contralora General de Antioquia para automatizar dichos procesos mediante el
Sistema de Informacin Gestin Promocin Concepto GPC.
Cuadro 40. Sistema de informacin Gestin, Promocin, Concepto (GPC)
Especificaciones
Implementado
El Sistema Permite Disear el sistema con enfoque de procesos, que

permite, a travs de la definicin de estados y eventos, organizar la
informacin asociada a la prestacin del servicio para cada uno de los
productos y/o servicios ofrecidos por la institucin.
Administrar la informacin de gestin a travs de los mdulos de
negocios, actividades y Aplicativos
Manejar automticamente las listas de espera de usuarios, permitiendo
conocer informacin sobre tiempos de espera y tiempos de atencin.
Decepcionar el requerimiento del usuario y generacin inmediata de la
solucin.
Permitir el control de vencimiento de trminos mediante la programacin
de alarmas.
Generar mediante grfico de reportes de fcil consulta y manejo de la
informacin global, detallada y consolidada para su planeacin, anlisis,
evaluacin y control de la gestin tanto a nivel de los funcionarios y de
las reas como de la institucin
Registrar y almacenar la informacin asociada a la actuacin
conformando expedientes electrnicos
166

PETIC 2012-2015
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5.
5.1
ESTRATEGIA ADMINISTRATIVA
DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA ADMINISTRATIVA
Le corresponde a la Contralora Auxiliar de Desarrollo Organizacional y

Tecnolgico actuar como ente rector, conductor y administrador de la informtica
en la Contralora General de Medelln, velar por el crecimiento ordenado y
equilibrado de la plataforma tecnolgica que conforma la infraestructura
informtica de la entidad. Asimismo incentivar el uso efectivo de la misma,
mediante la aplicacin de polticas y normas que han sido claramente diseadas y
difundidas por esta dependencia.
5.2
OBJETIVO GENERAL
Establecer un modelo de administracin de los recursos informticos, el cual debe

ofrecer servicios y funciones para supervisar y controlar las actividades de
interconexin en el procesamiento de datos y en la comunicacin entre los
recursos. Igualmente establecer los diferentes componentes administrativos como
objetivos, polticos y procedimientos para facilitar el normal desarrollo de los
mismos.
5.3
- Garantizar una correcta administracin de los recursos informticos,

adoptando procedimientos y estndares de trabajo que permitan el logro de las
metas.
- Apoyar a las diferentes dependencias de la Entidad, en el desarrollo normal de
sus actividades.
- Mantener los equipos de procesamiento electrnico de datos en ptimas
condiciones de trabajo.
167

PETIC 2012-2015
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- Mediante esta herramienta servir de apoyo para mejorar los procesos

administrativos y fiscales suministrando informacin confiable y oportuna.
- Formular las diferentes polticas y estrategias para el mejoramiento continuo
del proceso que administra los recursos informticos de la Entidad.
5.4
SITUACIN ACTUAL
La Contralora General de Medelln, actualmente cuenta con un modelo de

administracin de los recursos informticos en forma de red, para lo cual se tienen
formuladas las polticas y las normas para el uso adecuado y correcto
funcionamiento de los equipos de cmputo.
5.4.1 Estructura Contralora Auxiliar de Desarrollo

Contralor Auxiliar (1)
Profesionales Universitarios (3)
Tcnicos (3)
Secretaria (1)
5.4.2 Estructura Administrativa:
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Para enfrentar con xito los nuevos desarrollos la Contralora Auxiliar de

Desarrollo Tecnolgico ha identificado y estructurado dos reas generales de
gestin a su interior:
- Infraestructura Tecnolgica:
Es el rea responsable de sostener la infraestructura tecnolgica de la Entidad,
est compuesta por:
-
Hardware: Inventario, soporte a usuario final, administracin OutSourcing

de Impresin.
Administracin del Data Center: Almacenamiento, Backup, Virtualizacin.
Telecomunicaciones: Lneas telefnicas, inventario, Tele presencia.
Administracin Licenciamiento.
Administracin de Aplicaciones: Kaptus, Seven, Mercurio, Rendicin de
la Cuenta, GPC, Intranet, Pgina Web y todas las nuevas aplicaciones que
se hoy se conciben como proyectos, pero que el ao entrante sern
Aplicaciones que administrar.
-Proyectos: Es el rea responsable del desarrollo de nuevos proyectos en

tecnologas de informacin y comunicaciones:
5.5
ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS INFORMATICOS:
169

PETIC 2012-2015
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5.5.1 Qu se debe administrar: antes de entrar a definir un modelo de

administracin de redes, es necesario determinar qu se debe administrar en la
red. Bsicamente en la red se administran cuatro elementos:
- El servidor: en l se encuentra el sistema operativo y sus configuraciones, los
servicios de red, sistemas de informacin. Una administracin efectiva garantiza el
buen desempeo del servidor, el fcil acceso de usuarios y la seguridad de la red.
- Estaciones de trabajo: Los computadores personales y las estaciones de
trabajo proveen la plataforma operacional de red. Gran parte del podero de
computacin de la red se encuentra en las estaciones de trabajo, un buen manejo
de estas asegura que el poder computacional de la red est disponible para los
usuarios.
- Recursos perifricos de la red: Incluyen impresoras, puertos de comunicacin,
entre otros. Un control efectivo de estos dispositivos de red facilitan su fcil uso,
control y acceso.
- Componentes de conectividad: Incluye tarjetas de red, switches, enrutadores,
ras, dual anlogo, contivity entre otros. La buena administracin de estos
componentes garantiza que la informacin de la red sea entregada eficientemente
y permanezca disponible.
En pocas palabras, la funcin de un administrador debe estar orientada a
mantener estos cuatro elementos disponibles, de fcil acceso para los usuarios y
seguros. De una manera ms simple, esta funcin se traduce en mantener la red
en perfecto funcionamiento, la mayor parte del tiempo.
5.5.2 reas funcionales de la administracin de redes: si analizamos qu
vamos a administrar de los elementos, llegamos a la conclusin de que son cinco
aspectos los que nos interesan: desempeo, problemas, configuracin,
contabilizacin y seguridad, los cuales son asociados como las reas funcionales
de la administracin de redes, segn el modelo OSI, cada uno de ellos son:
170

PETIC 2012-2015
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Administracin de la Configuracin (AC): es usada para identificar y controlar los

elementos de red. Se determinan los procedimientos de inicializacin, operacin,
desactivacin y reconfiguracin de los elementos de red.
Administracin de Problemas (AP): la administracin de problemas es usada para
detectar, aislar, y reparar contingencias. Con esta rea funcional se facilitan las
actividades de seguimiento de fallas que permitan elaborar un diagnstico
acertado y la correccin de stas.
Administracin del Desempeo (AD): como lo indica el nombre, el objetivo de esta
rea es mantener el nivel de desempeo de la red. La AD permite formular un
modelo para el sistema en cuanto a:
Encontrar los requerimientos de rendimiento (troughput)
Adecuar el tiempo de respuesta
Establecer revisiones de capacidad y desmonte de informacin antes de
bloqueos por sobrecarga
Determinar y controlar la utilizacin del sistema
Determinar y controlar el trfico en la red
Administracin de la Seguridad (AS): es la encargada de proteger los elementos
de la red. Provee las reglas para los procedimientos de seguridad fsica, seguridad
de acceso y seguridad de la informacin.
Administracin de la Contabilizacin (ACO): es necesaria en cualquier ambiente
en el cual se comparten recursos. Define el costo y el uso de los servicios de red
que van a ser controlados.
Cruzando los elementos por administrar contra las reas funcionales, podemos
formular las pautas para la implementacin de un modelo de administracin de los
recursos informticos. La siguiente matriz representa dicha interaccin:
171

PETIC 2012-2015
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Cuadro 41. Administracin de los Recursos Informticos

ELEMENTOS DE
ESTACIONES DE PERIFRICOS DE
RED AREAS
SERVIDOR
TRABAJO
LA RED
FUNCIONALES
COMPONENTES
DE
CONECTIVIDAD
Monitoreo y ajuste
Compartir: discos,
y Monitoreo y ajuste
de:
protocolos,
Impresoras,
del de
la
actividad
switches,
ras,
puertos
de
control remoto
enrutadores, dual,
comunicacin
acceso de wan.
DESEMPEO
Monitoreo
ajuste
servidor
PROBLEMAS
Deteccin,
aislamiento, y
correccin de
fallas.
Establecer
mecanismos
de prevencin
Deteccin,
aislamiento
y
correccin de fallas
en los nodos.
Control remoto
Establecer
mecanismos
de
prevencin.
Planeacin de
la red.
CONFIGURACION
Inventario
Configuracin
Monitoreo
Configuracin
de usuarios y
autorizacin.
CONTABILIZACIO
Admn. de las
N
aplicaciones.
Contabilizacin
del uso.
Control
de
acceso
al
SEGURIDAD
servidor.
Proteccin
contra virus.
Deteccin,
Deteccin,
aislamiento
y
aislamiento
y
correccin de fallas
correccin de fallas
en:
en los nodos.
Protocolos,
Establecer
switches,
ras,
mecanismos
de
enrutadores, dual,
prevencin.
en acceso a wan.
Configuracin de
los dispositivos a
compartir:
Impresoras, discos,
puertos
de
comunicacin.
Mapeo
de
red
configuracin
de
switches,
ras,
enrutadores, dual.
Configuracin de la
conectividad
con
wan.
Monitoreo de uso
Contabilizacin del Contabilizacin del
Contabilizacin
uso.
uso
de
los
correo.
Admn.
de
las perifricos.
aplicaciones.
del
Control de acceso a
la red.
Control de acceso a Control de acceso
Manejo
de
la
los nodos.
a los perifricos.
seguridad de las
comunicaciones.
172

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5.5.3 Interrelacin de las reas funcionales: cada una de las reas

funcionales brinda una amplia gama de elementos para la toma de decisiones en
la administracin de la red. Pero el gran beneficio del esquema de administracin,
se logra cuando las reas interactan entre s, permitiendo que el administrador de
la red obtenga la informacin integrada.
Resumiendo un poco cada una de las reas, se puede decir que la administracin
de la configuracin permite saber con qu se cuenta en la red; la administracin
de la seguridad garantiza mantener los recursos y la informacin a salvo; la
administracin el desempeo asegura la prestacin del servicio optimo de la red;
la administracin de los problemas permite en forma rpida detectar, diagnosticar
y aislar los problemas y la administracin de la contabilizacin identifica la
cantidad de recursos consumidos. Analicemos cmo interactan las reas
funcionales:
- Administracin de la configuracin: suministra la informacin de cada uno de
los recursos de la red en lo referente a sus caractersticas, ubicacin y
configuracin. Esta informacin es usada por la AP para diagnosticar y solucionar
problemas; por la ACO para determinar los cargos por uso de los recursos; por la
AD para realizar ajustes al desempeo; por la AS, para garantizar el acceso de los
usuarios autorizados.
- Administracin de los problemas: utiliza la informacin de la AS para identificar
problemas de ejecucin de aplicaciones y acceso a recursos; de la AD para
determinar limitacin en la prestacin de servicios y de la ACO para asignar cargo
de soporte a los usuarios.
- Administracin del desempeo: en conjunto con la ACO detectan cul o cules
usuarios, aplicaciones o elementos estn acaparando los recursos.
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PETIC 2012-2015
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En forma grfica, la interaccin es as:
Limitantes en la prestacin
de servicios
Costos por servicio

AP
Configuracin
Configuracin
AD
Recursos a proteger
AC
AS
Costo de los recursos

Usuarios de mayor uso
de los recursos
ACO
5.5.4 Administracin de la Configuracin (AC): la Administracin de la

Configuracin (AC), mantiene actualizada la informacin de los elementos de
hardware de cada equipo, del software que se utiliza en la red, de la distribucin
de los cables y de todos los dispositivos de red que estn involucrados en el
sistema. Al comenzar el trabajo se debe realizar un inventario inicial, el cual pierde
su vigencia con la evolucin de los servicios y del tiempo. Por tal razn, uno de los
puntos ms delicados dentro de la AC, es mantener los datos vigentes.
La AC no slo permite controlar la instalacin, sino que es la base para
administracin de problemas, el Rendimiento, la contabilizacin y la Seguridad.
Con la AC conseguimos que el administrador de la red pueda realizar en forma
ptima y rpida, tareas rutinarias como: expedir informes de la instalacin,
controles internos para mantenimiento, actualizaciones o control de virus y
distribucin de equipos entre otros.
Se encuentra entre las actividades de la AC:
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Determinar los parmetros de inicializacin para estaciones de trabajo,

servidores, switches, ras, dual, enrutadores o los elementos que lo
requieran.
Definir estndares de nomenclatura para estaciones de trabajo, impresoras,
switches, RAS, dual, enrutadores, direcciones, servidores, cableado y
dems elementos de red.
Establecer componentes de hardware y software del inventario, as como
los mecanismos y la periodicidad de la actualizacin.
Precisar periodicidad para la actualizacin de los planos de la red, as como
de los esquemticos (planos lgicos de la red para facilitar la comprensin).
Fijar la documentacin a producir.
Una vez claro lo que se realizar en la AC, se procede a implantar una de las
actividades.
- Parmetros de inicializacin: definir los estndares de configuracin para los
elementos de red, de forma que faciliten los procesos de diagnstico de fallas,
instalaciones o reinstalaciones de nuevos recursos como estaciones de trabajo.
Estndares de nomenclatura: los estndares de nomenclatura identifican los
recursos de la red ante el sistema de administracin. Su identificacin debe ser
nica, explcita y estar en un lugar visible del equipo. Las direcciones de red son
uno de los puntos delicados en aquellas que requieren de conectividad con redes
de amplia cobertura, ya sean pblicas o privadas. Una mala planeacin de este
aspecto causa problemas en la integracin, como es el caso cuando se usa
TCP/IP.
Componentes de Hardware y de Software: se determinan cules componentes de
los equipos se van a inventariar, por ejemplo: monitor, CPU, teclado, Mouse e
impresora. Esto es bastante lgico, pero la CPU la podemos descomponer en
tarjetas, memoria, discos, procesador, que en algunas instalaciones es importante
175

PETIC 2012-2015
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hacerlo. Lo mismo ocurre con el software que se desea inventariar, lo dividimos en

dos: el del servidor y el de las estaciones de trabajo. Sobre estas ltimas es
posible inventariar los programas ejecutables y los de configuracin del ambiente
de trabajo, entre otros.
Realizacin del inventario: es importante fijar la periodicidad del inventario, no slo

para detectar las variaciones en el software o hardware, sino para evitar recargar
la red o hacer la entrada de los equipos a la red demasiado lenta o tener una
estacin nica y exclusivamente dedicada a esta tarea. Existen varias maneras de
realizar este inventario automticamente:
Un programa residente avisa al administrador de la configuracin cundo

ocurren cambios en los elementos de la red.
Al entrar a la red, el administrador de la configuracin la chequea; si existen

cambios, ste notificar al administrador de la red. Esta forma de revisar el
inventario hace lenta la entrada de las estaciones a la red, por lo tanto es
imperante en estaciones donde los usuarios estn constantemente saliendo
y entrando a la red.
La estacin administradora de la configuracin indaga a las dems por el

estado de su configuracin
El mtodo ideal para mantener la configuracin, depende de las condiciones en

las cuales se encuentre la red y de su nmero de estaciones.
Planos de red: los planos de la red indican en forma exacta la ubicacin de
las estaciones de trabajo, los switches, los servidores, las impresoras y la
localizacin de los puntos (cableado). Adems muestran cules estaciones
estn conectadas a un switche y como ste se conecta con los dems
elementos de la red.
Documentacin: es recomendable tener en forma escrita informacin sobre la
configuracin de las estaciones de trabajo, servidores y dems dispositivos de la
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red. Esto no es absolutamente necesario, pero en caso de un problema grande en

la red, es un mecanismo de respaldo para reponer rpidamente el servicio.
5.5.5 Administracin de los Problemas (AP): como se mencion

anteriormente, el objetivo de la administracin de problemas, es mantener la red
en ptimas condiciones la mayor parte del tiempo. Tambin se enmarca la AP en
actividades como detectar, aislar y reponer el servicio. Pero para efectos prcticos,
no se explicar el proceso de cada una de estas funciones, sino la forma de
implementar un escritorio de ayuda, que al final, ser el responsable de esta rea
funcional.
Los objetivos de un escritorio de ayuda es presentar soluciones a las inquietudes o
inconvenientes de los usuarios. Para analizar cmo se implementa la AP con un
escritorio de ayuda, sigamos paso a paso la solucin de un problema.
La mayora de los problemas son reportados por los usuarios va telefnica o por
otros medios; el encargado del escritorio trata de controlar la mquina en la cual
se encuentra el usuario. Si la conexin es favorable, el encargado del escritorio de
ayudas no slo resuelve el problema inmediatamente, sino que aprovecha la
oportunidad para capacitar al usuario. Si el inconveniente es ms grave y no se
soluciona tomando control de la mquina, o no se puede tomar control sobre ella,
entonces se inicia el proceso de solucin de problemas (Remitirse al proceso
Gestin de Infraestructura fsica y tecnolgica
NA P14 s26 7301:
Mantenimiento y administracin de recursos Informticos).
5.5.6 Administracin del Desempeo (AD): el objetivo de la administracin del
desempeo es garantizar el mejor tiempo de respuesta de la red. Los procesos en
los cuales se recurre a la AD son: definir los indicadores de rendimiento y criterios
para la evaluacin. Una vez determinados, prosigue la creacin de bases de datos
estadsticas de rendimiento, donde se almacena la informacin de acuerdo con los
muestreos realizados. As se compara el estado de la red y su evolucin. Luego se
define cundo y cada cunto se debe realizar el muestreo, teniendo en cuenta los
momentos de sobrecarga y de subutilizacin.
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PETIC 2012-2015
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Una vez se inicie el proceso de recoleccin de estadsticas de rendimiento, se

definen las tendencias de las variables a medir y con esta informacin se
establecen los umbrales mximos. Estableciendo las tendencias y los umbrales,
es conveniente instalar un sistema de alerta, as cuando alguna de ellas
sobrepasa este nivel, notifica al administrador de la red. Para completar la
administracin del desempeo, se definen cules son los reportes que se
producirn y cules son las recomendaciones para realizar los ajustes pertinentes.
- Definir indicadores de rendimiento y criterios para la evaluacin: en esta
actividad se especifica cules son los puntos por evaluar de la red, qu significan
esos parmetros y cules umbrales no deben sobrepasarse. Para definir qu
parmetros se deben evaluar, es necesario analizar en detalle la red y encontrar
los puntos ms vulnerables.
Algunos de los parmetros comunes por medir son:
Utilizacin del servidor: depende mucho del utilitario o del sistema operativo
de red, porque no todas las herramientas utilizan los mismos datos para
calcularlo. Normalmente, en esta variable se tienen en cuenta el tiempo de
utilizacin de la CPU, los paquetes trasmitidos, los paquetes recibidos,
entre otros.
Conexiones activas: son el nmero de conexiones concurrentes en un

servidor.
Trfico en la red: normalmente es difcil de calcular con las herramientas que

proveen los sistemas operativos de red y se requiere, en muchos casos, un
analizador de protocolos. Sin embargo, se puede realizar una aproximacin
por medio de la informacin de paquetes recibidos y de paquetes
transmitidos, sin ser la ms exacta ni la ms recomendable.
Utilizacin de disco: en ocasiones estas estadsticas se dividen en varios
parmetros como: escrituras pendientes, archivos abiertos, bloques o bytes
ledos o escritos y errores en los discos. Si se posee un sistema de disco
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lento o se pretende establecer un sistema transaccional en lnea, esta

medicin ser de vital importancia.
Errores de transmisin: al igual que la utilizacin del disco, se pueden dividir
en varios parmetros como errores en la lnea, paquetes demasiado cortos
o mal secuenciado y otros. En redes donde el trfico es muy alto y el
protocolo es aleatorio, este punto es definitivo.
- Crear y mantener bases de datos - estadsticas de rendimiento: no basta con
tener un conjunto de herramientas que recojan datos del sistema, si stos no
permiten determinar el comportamiento normal de la red. Por tal razn, es
importante definir cmo se realizar el muestreo, en qu perodos del da o de la
semana y con qu periodicidad. Una vez seleccionadas las tcnicas del muestreo,
se recolectan los datos, de tal forma que indiquen cul es el comportamiento
normal de la red y se establece un sistema de alarmas, cuando alguna de las
variables traspasan los lmites. Muchas de las herramientas incluidas en los
sistemas operativos de red no ofrecen estos sistemas de alarmas y es necesario
adquirirlos aparte, en lo cual hay que tener especial cuidado a la hora de
implementarlos, para no causar falsas alertas.
Con la recoleccin de estos datos, el administrador de la red puede planear mejor
la prestacin de nuevos servicios en la red y el dimensionamiento de sta.
En el momento de realizarse un mantenimiento o actualizacin a alguna de las
aplicaciones que se encuentra en produccin, se traslada al ambiente de
desarrollo las fuentes que se tienen en produccin. Una vez efectuados los
cambios sobre la aplicacin, se hacen las pruebas necesarias para determinar si
la aplicacin puede o no pasar al ambiente de produccin. Si los resultados son
positivos se puede pasar la aplicacin al ambiente de produccin, separando las
fuentes y los objetos de cada aplicacin.
Para complementar la proteccin de las aplicaciones, es conveniente llevar un
registro de aquellas que pasan a produccin o a desarrollo. Este log sirve para
controlar las versiones de las aplicaciones y el mantenimiento.
179

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5.5.7 Administracin de la Seguridad (AS): es la encargada de proteger todos

y cada uno de los elementos de red. Esta rea funcional comprende los siguientes
aspectos: seguridad fsica, seguridad de acceso y seguridad de la informacin.
Seguridad fsica: comprende todos los componentes de la red, de ah que
se deben especificar claramente los elementos fsicos que la conforman,
tales como:
Instalaciones elctricas
Nuevas obras civiles para la expansin de la red
Cableado (incluyendo su ruta)
Switches
Impresoras
Cintas de respaldo y equipos para su manejo
UPS
Equipos (Estaciones de trabajo)
Servidores (archivos, comunicacin, etc.)
Aunque el control de estos recursos es difcil de administrar se deben aclarar

procedimientos para:
Restringir el acceso fsico de las personas a los servidores.
Proteger o aislar cables, concentradores, mdems, enrutadores, y en general
equipos de comunicacin para riesgos por dao fsico. Revisar igualmente
las instalaciones elctricas para que se ajusten a los requerimientos de la
Entidad.
Monitorear regularmente las conexiones lgicas de los usuarios.
Almacenar las cintas de respaldo en un lugar seguro.
Relacionar previamente a cules proveedores se puede acudir y qu
recursos pueden suministrar cada uno de ellos. Exigiendo calidad en el
servicio y agilidad en la entrega.
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Mantener un pequeo "stock" de los repuestos que son de difcil adquisicin

pero a la vez son vitales para el funcionamiento normal de la red
(conservando la relacin costo-beneficio positiva) y de elementos de uso
corriente (cables, conectores, conversores, etc.).
Llevar una bitcora de las averas y soluciones que se han presentado para
que sirvan de informacin y posterior anlisis histrico de los problemas de
la red (es peligroso confiar en la memoria y se puede ahorrar mucho tiempo
y dinero con un poco de organizacin interna).
Establecer las obras y adecuaciones civiles para evitar problemas como ruido
en la lnea o maltrato fsico de la misma.
Indicar exactamente qu recursos adicionales va a tener cada estacin,
como administrarlos y cmo compartirlos.
Establecer quin va a realizar el mantenimiento preventivo (interno o externo)
y quin el mantenimiento correctivo, aclarar el procedimiento para evitar
traumas al presentarse alguno de los dos casos.
Mantener actualizadas las plizas de mantenimiento y proteccin fsica de
los equipos.
Indicarle al usuario los cuidados mnimos que se deben tener con una
estacin de trabajo o nodo (Evitar los constantes desplazamientos fsicos
de los recursos).
Seguridad de acceso: se refiere a las caractersticas, atributos y permisos
que posee un usuario en la red. Se subdivide en Seguridad al entrar a la
red y definicin de acceso a zonas restringidas.
El acceso a la red se hace mediante la presentacin de un cdigo de usuario
asociado a una palabra clave; al reconocer positivamente el usuario, la
comunicacin estacin servidor inicialmente determina condiciones de acceso
tanto a los datos como a los recursos.
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Una clara definicin de usuarios debe responder a los interrogantes:
Qu nivel de responsabilidad existe en la red y cada usuario que derechos

inciales posee?
Se verifica realmente la Identidad de los usuarios, se diferencia sta de los

administradores de la red?
Un usuario cuntas conexiones puede establecer a la vez?
Existen mtodos de registros de las operaciones fraudulentas en la red

(accesos invlidos, intento de copia ilegal de informacin)?
Varios usuarios comparten sus cdigos de acceso?
Las claves de acceso son obligatorias o han sido definidas como

opcionales?
Las claves se cambian con cierta periodicidad?
En cuanto a las zonas restringidas, los utilitarios de administracin lgica de la red

no deben estar activos para todos los usuarios, y de acuerdo con el esquema de
seguridad del sistema operacional presente, se deben limitar los accesos
mediante restricciones a nivel de discos, volmenes, grupos de archivos, grupos
de usuarios o incluso a nivel de archivos individuales. Ante una buena definicin
de estos accesos surgen ciertas expectativas.
Quin define a qu tiene acceso cada usuario?
Cules son las reas de acceso pblico (Aplicaciones de usuario final:
hojas electrnicas, procesadores de texto, graficadores)?
Cmo restringir la utilizacin del espacio en disco por usuario
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Cmo sern los procedimientos que se deben seguir, para instalar un

nuevo programa y mantener actualizados los accesos de todos los
usuarios?
Seguridad de la informacin: definir la seguridad de la informacin es
indicar bajo qu condiciones se va a mantener la informacin almacenada y
cmo va a ser actualizada. Al respecto, se puede anotar lo siguiente:
Definir las aplicaciones de usuario final (hojas electrnicas, procesadores

de texto, graficadores, etc.) que se van a utilizar.
Proteger las aplicaciones de copias ilegales y evitar la "piratera" (restringir

el acceso para permitir su ejecucin e inhibir la copia).
Elegir un manejador de bases de datos robusto y eficiente que garantice

integridad y confiabilidad de la informacin que maneje.
Hacer pruebas de carga de la red y evaluar peridicamente la integridad de

la informacin.
Al verificar la correcta inscripcin de las licencias de los programas, revisar

que coincida la autorizacin con el nmero de usuarios que realmente
utilizan el programa a la vez.
Asignar un espacio en disco independiente para cada usuario de forma tal

que facilite la depuracin de los discos.
Mantener copias permanentes de los archivos de voz y del software de la

red (respaldos).
En conclusin, hacer un montaje de redes no slo implica un cambio de

tecnologa, se debe reconocer tambin el entorno y logstica que trae consigo. No
es una tarea fcil, pero tampoco imposible. Mientras mejores cimientos estn
soportando el esquema, es ms fcil de administrar y menos traumtico de
cambiar posteriormente.
183

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Los cambios se deben asumir con responsabilidad para que estos mejoren la
situacin actual y no para retroceder en el tiempo.
En general, todo redunda en un mejor tratamiento de la informacin que se
maneja en los niveles de la empresa que tienen acceso a la red, ya que realmente
esa es una de las principales razones por las que existe el rea de sistemas.
5.5.8 Administracin de la Contabilizacin (ACO): con la administracin de la
contabilizacin se pretende identificar la cantidad de recursos consumidos.
Cuando se habla de recursos consumidos se pretende identificar cul es el
usuario o aplicacin que ms demanda servicios de la red. Lo primero, al iniciar la
Administracin de la Contabilizacin, es definir qu se va a contabilizar, cmo
determinar los costos de uso de esos recursos o aplicaciones, expedir informes y
realizar ajustes si son necesarios.
Se puede dividir en la administracin de la contabilizacin de recursos y en la
medicin de aplicaciones. La contabilizacin de recursos distribuye los costos de
la red entre los usuarios, tambin permite determinar cules son los recursos de
mayor demanda y en cules usuarios. El cruce de esta informacin con la de la
administracin del desempeo y con la configuracin, nos garantiza dimensionar
correctamente los recursos de la red.
La administracin de las aplicaciones permite hacer un seguimiento de uso de
cada una de ellas, con el fin de establecer cuntos usuarios utilizan
concurrentemente una aplicacin, y en algunos casos, hasta qu funciones
realizan. Esto sirve en dos formas: una como log de seguridad y la otra para
identificar cuntas licencias por aplicacin son necesarias.
Una actividad primordial en la Administracin de la Contabilizacin, es definir
cules son los recursos, aplicaciones o elementos que se van a contabilizar. Por
ejemplo el tiempo de conexin, bytes ledos o escritos, peticin de servicios o
almacenamiento en la red. Algunos sistemas operativos de red permiten obtener
estos datos en forma sencilla e inclusive traen algunos programas para asignarle
costos a cada punto por contabilizar.
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Algo parecido sucede con las aplicaciones, algunas incluyen su propio contador, y
hasta pueden determinar lo que han realizado los usuarios en dicha aplicacin. Si
las aplicaciones no presentan esta facilidad, existen utilitarios que cumplen dicha
funcin.
5.6
RESPONSABILIDADES DEL ADMINISTRADOR DE LA RED
El esquema aqu planteado estara incompleto si no se precisan las

responsabilidades del administrador de la red, quien ser el directo responsable
de la operacin de sta.
Dentro de sus responsabilidades se encuentran:
Proteger el hardware, software y la informacin de la entidad.

Mantener los costos de la red bajos.
Coordinar el acceso a los datos entre los diferentes procesos.
Conservar la red en funcionamiento y en caso de cadas, que stas sean
del menor tiempo posible.
Resguardar la informacin de ataques.
Asegurar la estabilidad de los sistemas.
Algunas de las funciones que se derivan de las anteriores son:

Establecer polticas para la implementacin de un modelo de administracin
de la red.
Fijar o colaborar en la definicin de los estndares para la compra de
hardware, software o desarrollo de aplicaciones.
Planear, dirigir y ejecutar la planeacin del crecimiento de la red, as como
en la implementacin de nuevas redes.
185

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5.7
POLITICAS DE USO DE LOS RECURSOS
INFORMATICOS Y TELECOMUNICACIONES (PUSER)
TECNOLOGICOS,
Los recursos tecnolgicos, informticos y de telecomunicaciones estn asignados

a la organizacin (No a las personas) para cumplir de forma eficiente las diferentes
labores, por lo tanto la Oficina Asesora de Planeacin, a travs de la Contralora
Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico podr libremente, reasignarlos de acuerdo con
las necesidades del momento.
Los usuarios son responsables de acatar y seguir los procedimientos
administrativos establecidos para la utilizacin y el mantenimiento de los
elementos tecnolgicos, informticos y de telecomunicaciones:
Uso de los equipos de cmputo (hardware)
Las revisiones tcnicas de los equipos pueden ser realizadas por personal
autorizado de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico, por lo tanto en
ningn momento, quien opere o maneje determinado equipo, debe efectuar
arreglos o intentos de reparacin.
La responsabilidad de manejo, control, proteccin, administracin y utilizacin del
equipo est en cabeza de cada uno de los usuarios y cada uno de stos tiene
registrado en su cartera, los recursos informticos asignados.
Todo usuario de recurso(s) informtico(s) debe velar por la preservacin de stos,
teniendo presente las siguientes directrices:
-
Mantener limpia la zona donde se encuentran los equipos de cmputo.
- No ingerir alimentos ni lquidos cerca o sobre los equipos; con ello se evita la
cada o derrame que cause posible deterioro a los componentes de los equipos.
-
No fumar cerca de los equipos de cmputo.
186

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- El teclado y mouse deben ser tratados con suavidad, no hay necesidad de

golpear o presionar fuertemente las teclas; por ningn motivo agarre estos
elementos por el cable, puede ocasionar averas.
- Realice el apagado del computador con el procedimiento adecuado para ello,
que es con el sistema operativo Windows, opcin apagar.
- La limpieza del lugar donde estn los recursos informticos, debe ser
realizada por el personal de aseo de la Contralora Auxiliar de Recursos Fsicos,
siempre y cuando stos estn apagados o bloqueados. Se recomienda trapear el
lugar y limpiar los equipos y escritorios en forma suave sin sacudir.
- Los equipos y dems recursos informticos asignados a cada funcionario son
para uso en trabajos de la Entidad y no para realizar trabajos de tipo personal,
tales como: postgrado, universidad, colegios, entre otros. Adems no deben ser
usados como laboratorio, intentando manipular los archivos de configuracin del
sistema, para lo cual solo est autorizado el personal de la Contralora Auxiliar de
Desarrollo Tecnolgico.
- Est totalmente prohibido el uso de los computadores, y recursos informticos
en general, por parte de personal ajeno a la Organizacin.
- Slo los computadores porttiles estn protegidos con el seguro mvil y
pueden ser retirados de la Entidad en cualquier momento por el responsable del
equipo despus de diligenciar el formato de salida de equipos.
- Informar a la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico cualquier novedad
que se presente en la red, las aplicaciones, los equipos o sus instalaciones.
- Ninguna dependencia puede destapar, desconectar el hardware o alterar las
conexiones existentes en la red de la Contralora a fin de no alterar los recursos
informticos ofrecidos por la Entidad.
- Cumpliendo con las normas para instalaciones elctricas, ambientales y de
seguridad.
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- No se deben intercambiar elementos entre equipos sin la autorizacin de la

Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
- Solo el personal de la Contralora de Desarrollo Tecnolgico (informtica) est
autorizado para realizar las configuraciones de los equipos e instalar el software
en los mismos.
- No se deben conectar equipos diferentes al computador, en los tomas color
naranja (tomas de la UPS).
- Por ningn motivo desconecte los equipos que estn en red, ni conecte
equipos o impresoras adicionales sin previa autorizacin de la Contralora Auxiliar
de Desarrollo Tecnolgico.
-
Respecto a los cables:

No pararnos en ellos o pisarlos con cualquier tipo de objeto.
No doblarlos o halarlos fuerte.
No cortarlos.
No maltratar, ni pisotear las canaletas por donde ellos pasan.
Se debe tener especial cuidado con los cables, ya que de este depende una
buena comunicacin de los datos a travs de la red.
Control de acceso y contraseas de los usuarios a la Red de Datos.
La Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico previa solicitud de la Contralora

Auxiliar de Talento Humano entrega una clave y contrasea a cada usuario; la
cual es de carcter privado e individual.
188

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Todos los usuarios que acceden a recursos informticos de la red de la

Contralora General de Medelln, requieren de una nica e intransferible
identificacin, la cual consiste en un USERNAME (nombre de usuario) con su
respectivo PASSWORD (clave de acceso) para el usuario y un nombre de
mquina para el computador. Adicional a esto se requiere del nombre del
DOMINIO al que se acceda.
Es responsabilidad de cada persona manejar la confidencialidad de esta
identificacin, por lo tanto se le recomienda no entregar su cuenta de usuario, ni
contrasea a nadie.
Cada usuario es responsable de cambiar peridicamente su clave de acceso al
sistema, mnimo cada mes.
Los usuarios de computadores deben tener la precaucin de terminar la sesin en
el sistema cada vez que se ausenten de su escritorio, para que no se pierda la
confidencialidad de la informacin que est a su cargo.
Ninguna persona debe utilizar el cdigo de otro usuario para acceder a los
servicios de la red (por ejemplo: los diferentes sistemas de informacin, el correo
electrnico, la agenda y todos los servicios en general).
Uso de Software (Programas y Aplicativos)
Se prohbe instalar y utilizar software no autorizado por la Contralora Auxiliar de

Desarrollo Tecnolgico.
Se prohbe copiar archivos o programas de propiedad de la Contralora General de
Medelln y/o alterar el software instalado.
Ningn usuario o dependencia debe adquirir software sin la debida aprobacin y
autorizacin de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
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Las instalaciones de software en los computadores de la Entidad, slo pueden ser

realizadas por personal autorizado por la Contralora Auxiliar de Desarrollo
Tecnolgico.
Todo programa o aplicacin que haga un funcionario de la Contralora General de
Medelln por encargo y autorizacin de los directivos de la Entidad, es propiedad
de sta, tanto en fuentes como en objetos.
Los programas fuentes no deben ser entregados a funcionarios que no tengan
vinculacin con la entidad.
El software instalado en los diferentes equipos es de uso exclusivo de la Entidad y
ningn usuario puede disponer de ellas para fines personales o de terceros.
Se prohbe el retiro y la copia de cualquier aplicativo de propiedad o en licencia a
favor de la Entidad, lo que constituye hurto y se convierte en piratera, con efectos
penales.
No se permite instalar ni temporal, ni permanentemente, software que no haya
sido adquirido por la Entidad. Si por algn motivo es necesario instalar un software
de propiedad del usuario en un computador, debe hacerse bajo autorizacin
escrita de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico y la licencia debe
permanecer en las instalaciones de la Entidad, durante el tiempo que se tenga
instalado dicho software.
Todo software o aplicativo de propiedad de la Entidad, debe tener la respectiva
licencia que da derecho a su utilizacin; en caso de ser software de uso libre se
debe tener especificado la pgina web que especifica dicha tipo de licencia.
Los usuarios no pueden fotocopiar los manuales de que dispongan en sus
oficinas, ya que de esta manera se est incurriendo en una forma de piratera.
Los siguientes casos se consideran copia ilegal del software (piratera) y esta
expresamente prohibido:
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- Cuando se hacen copias adicionales de un programa dentro de una

organizacin para uso entre los empleados. Los cambios de discos entre amigos
fuera del ambiente de trabajo.
- La duplicacin ilegal y venta de software con derechos de autor (falsificacin),
frecuentemente diseada para que el producto parezca legtimo.
- Piratera a travs de boletines electrnicos (BBS) e Internet: es cuando en un
boletn electrnico se instala software con derechos de autor, sin la autorizacin
del titular del derecho de autor.
-
Se entiende como copia ilegal de programa las siguientes situaciones:
- La instalacin en la memoria temporal de una computadora cuando se ejecuta

el programa desde un disco, desde el disco duro, desde un CD-ROM, u otro medio
de almacenamiento.
- La copia del software en otro medio, como un CD, USB desde el disco duro de
una computadora.
- La ejecucin del programa en una computadora desde un servidor de red en el
que reside o se ha guardado el software.
Uso de los programas en red: La licencia de servidor otorga el derecho a instalar
software de servidor en un computador que acta como servidor de la red. Para
acceder o utilizar los servicios del software del servidor, desde una estacin de
trabajo de cliente, necesita adquirir una licencia de acceso de cliente separada; es
decir, la licencia de servidor permite su instalacin en la red, y la licencia de
acceso de cliente permite utilizarla.
Teniendo en cuenta estas leyes, la Contralora General de Medelln. Define que si
en algn momento la Entidad se ve afectada por una situacin de este tipo, el
usuario del equipo responde en forma personal por las demandas legales y
situaciones de deshonra que se cursen contra la Entidad.
Uso y manejo de la informacin
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La informacin es uno de los activos ms valiosos de una organizacin por lo tanto

debemos cumplir con las siguientes normas de manejo de la misma:
Cada que se borren archivos y se enven a la papelera de reciclaje, se debe tener
la precaucin de eliminarla al finalizar la sesin de trabajo con el perfil de usuario
respectivo, de lo contrario cualquiera podra recuperar sus archivos y obtener
informacin privada, adems de que se estara llenando inadvertidamente el disco
duro.
Las carpetas compartidas con determinados usuarios deben ser restringidas
mediante permiso a estos usuarios.
El uso del Internet y correo electrnico no es de propsito personal; la utilizacin
de estos servicios la verifica constantemente el Administrador de la Red.
Cada usuario es responsable de mantener respaldada su informacin ms
relevante con el fin de poder recuperarla en caso de daos de su equipo.
Est prohibido divulgar informacin reservada de la Entidad a otras personas de la
misma Entidad o terceros, si no se est autorizado para ello.
No se permite alterar o manipular informacin en contra de la Entidad.
Toda solicitud de recursos hecha a la Contralora Auxiliar de Desarrollo
Tecnolgico queda soportada en el formato "Solicitud de Soporte Tcnico, la cual
es diligenciada por la secretara de esta dependencia, quin pregunta: nombre del
funcionario, ubicacin y problema a solucionar, sin este requisito ningn
requerimiento ser atendido.
Uso del correo electrnico
El uso del correo electrnico es primordial para el apoyo en el desempeo de las

labores inherentes a cada cargo y facilita la comunicacin y conectividad
institucional.
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Todo usuario del correo electrnico debe leer y responder oportunamente los
mensajes y citaciones que se le enven por este medio; con el fin de aprovechar el
mayor beneficio que ofrece el correo electrnico que es la rapidez y efectividad de
las comunicaciones.
Cualquier mensaje de correo que sea enviado a travs del servidor de la Entidad,
lleva consigo el nombre de la Contralora General de Medelln, por lo tanto y con el
fin de garantizar el honor, la distincin y la dignidad de la institucin, se prohbe
rotundamente usarlo para alguna de las siguientes actividades:
- Difundir al interior o al exterior de la Entidad material fotogrfico que contenga
escenas de sexo explcito o implcito, nudismo, violencia o cualquier otra que vaya
en contra de la moral de la sociedad.
- Enviar correo a ms de una persona de la Entidad que contenga informacin
que no haya sido solicitada por los destinatarios.
- Fomentar las cadenas o correo SPAM tanto al interior como al exterior de la
Institucin. Estas cadenas atentan contra la seguridad y el buen rendimiento de la
red, por lo tanto quedan totalmente prohibidas.
-
Utilizar el correo para hacer promociones y propagandas comerciales.
- Divulgar informacin de instituciones polticas, militares o con nimo de lucro,

ya que esta herramienta es de uso exclusivo para fines institucionales de la
Contralora, Entidad que se caracteriza por ser un organismo Oficial, imparcial, de
la comunidad y por la comunidad.
- Servir de mecanismo para la proliferacin de virus informticos enviando
archivos de dudosa procedencia y que no tienen nada que ver con las funciones
de la institucin.
- Enviar correos a ms de un destinatario de la red sin que su fin no sea difundir
una directriz de tipo administrativa o cualquier otra que no vaya estrictamente
ligada al cumplimiento de la misin institucional.
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- No se permite el uso del correo electrnico para envo de tarjetas de

felicitaciones o motivos especiales, invitaciones particulares, negocios personales
y en general comunicaciones de tipo personal.
- El uso de la correspondencia en forma electrnica, permite disminuir costos,
por lo cual no se debe imprimir lo recibido por e-mail mientras no sea necesario o
autorizado, pues esto genera un costo adicional para la Entidad.
- Enviar correo con archivos de grandes tamaos que alteran la prestacin de
un buen servicio al resto de los usuarios.
Se recomienda adems borrar archivos con ms de 30 das de antigedad puesto
que ocasionan el congestionamiento de los buzones. El usuario debe optimizar el
uso del espacio del disco duro del Servidor del Correo, conservando el nmero
mnimo de mensajes almacenados para evitar la saturacin del mismo.
La revisin de su correo por lo menos una vez al da es obligatoria, puesto que el
fin perseguido por la institucin es la comunicacin y conectividad con todos los
funcionarios y constantemente se envan directrices administrativas a travs de
este medio; adems al no hacerlo, causa represamiento en el servidor de correo
alterando as su buen desempeo.
Se prohbe expresamente: enviar, publicar, difundir o transmitir a travs de medios
informticos de la Entidad, de informacin con las siguientes caractersticas:
- Enviar informacin que lesione o desconozca los derechos de cualquier otra
persona, incluyendo su derecho a la intimidad.
- Enviar informacin que posea contenidos falsos, obscenos, pornogrficos,
ofensivos o discriminatorios.
- Enviar informacin que restrinja o inhabilite a otros usuarios del uso del
sistema o disminuya la eficiencia de los equipos informticos.
-
La difusin de cualquier contenido poltico.
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La promocin de actividades no licitas.
Se le recuerda que el uso del correo por fuera de Entidad mediante OWA, se debe
realizar preferiblemente desde sitios seguros y no olvidar cerrar la seccin cuando
termine de acceder a su correo.
Uso de la Internet
Con el nimo de fomentar la investigacin y la bsqueda de nuevos conocimientos

relacionados con su trabajo, que contribuyan a su mejoramiento personal y/o
profesional, deber usarse moderadamente y siguiendo los lineamientos
establecidos en estas polticas:
- La Internet es para el uso de investigacin y la bsqueda de informacin
relacionados con su trabajo; y como tal este deber primar sobre cualquier otro
objetivo o uso que se le quiera dar; cualquier uso inadecuado de estos servicios
que interfiera con la imagen de la Contralora General de Medelln es considerado
una violacin a esta poltica y esta sujeto a las sanciones correspondientes.
- La Contralora General de Medelln se reserva el derecho a filtrar el contenido
al que el usuario puede acceder a travs de Internet desde los recursos y servicios
propiedad de la empresa, as como a monitorizar y registrar los accesos realizados
desde los mismos; en caso de que un usuario considere necesario acceder a
alguna direccin incluida en una de las categoras filtradas, debe contactar al
administrador de la red quien determina la pertinencia de dicha solicitud.
- Por motivos de seguridad y para evitar virus, est prohibido la descarga de
software desde Internet; en caso de necesitar debe ser con la autorizacin
expresa de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
- En caso de necesitar descargar informacin desde la internet debe tener en
cuenta la propiedad intelectual, los usuarios deben respetar y dar cumplimiento a
las disposiciones legales de derechos de autor, marcas registradas y derechos de
propiedad intelectual.
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- El usuario debe tener precaucin al usar cuentas de FTP ANONYMOUS,

debido a que estas cuentas llevan un registro de uso para sus propias estadsticas
y anlisis de utilizacin. Esto es, en virtud de que algunas anomalas en su uso,
pueden resultar perjudiciales para la Institucin por lo que le recomendamos
consultar al personal competente.
- Est prohibido la descarga de material grfico que contenga actividad sexual,
nudismo, violencia o cualquier otra actividad que vaya en contra de los principios y
valores de la Entidad ser causa justificada para una sancin disciplinaria.
- El uso de Internet para la revisin de correo electrnico que el usuario tenga
en otras pginas est permitido, pero cuando se haga desde un computador de la
Red de la Contralora General de Medelln, deben conservar los mismos
lineamientos estipulados para la utilizacin del servicio de correo interno.
- No se puede utilizar el servicio de Internet para ninguna actividad ilegal o que
atente contra la tica, buen nombre y dignidad de la Contralora General de
Medelln.
- A travs de Internet se puede acceder a otras redes de diferentes pases,
cada uno con normatividad diferente en cuanto al uso de la informacin dispuesta
para sus visitantes, en todo caso el usuario debe conservar el respeto y el
cumplimiento a las leyes dispuestas en cada uno para no comprometer en nada el
nombre de la Institucin.
- No es recomendable dejar abiertas pginas que se actualizan peridicamente
ni varias conexiones simultneas, ya que consumen recursos y congestionan la
red innecesariamente.
- No deben utilizarse aplicaciones de Mensajera Instantnea (Por ejemplo MSN
Messenger o Yahoo Messenger) o Voz Sobre IP (VoIP) (Por ejemplo Skype) sin
previa autorizacin de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
Uso de la Intranet
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PETIC 2012-2015
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Para el acceso a Intranet, aplican las mismas normas de conducta relacionadas

con Internet, adicionalmente se deben tener en cuenta las siguientes polticas de
uso:
- Pueden ser usuarios de la intranet todos los funcionarios de la Contralora
General de Medelln registrados en el dominio CONTRALORIA.
- Los usuarios deben acceder a los servicios, a travs del browser estndar
definido por la Entidad.
- Las cuentas de acceso a Intranet, slo pueden crearse para funcionarios de la
Entidad y son de carcter personal e intransferible.
- No se puede publicar informacin de fuentes ajenas al Ente de Control sin
recibir previa autorizacin escrita por parte del Contralor (a).
- No se debe utilizar material de otros medios de comunicacin (textos, videos,
msica, fotos, etc.) en forma electrnica, sin obtener autorizacin escrita por parte
de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico quien verifica si cuenta con la
licencia de copia.
Uso de las impresoras
Ningn recurso informtico de la Contralora General de Medelln puede usarse

para fines diferentes a los asuntos de trabajo. Las impresiones que se elaboren
con estos recursos en ningn momento pueden ser de carcter personal.
En caso de presentar problemas en el momento de imprimir debe evitar manipular
los elementos de la impresora, se debe comunicar con la lnea de soporte a la
extensin 8051.
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Realizar copias de seguridad
La Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico es responsable de efectuar

diariamente el procedimiento para el backup que se efecta a las bases de datos
de los servidores que tiene bajo su custodia.
Cualquier Contralora Auxiliar, funcionario o tercero que requiera la copia de una
de las bases de datos de la Entidad, debe pedir la respectiva autorizacin al jefe
de la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
Los usuarios son los responsables de realizar peridicamente el respaldo de la
informacin vital de su misin de sus equipos de cmputo, as mismo el jefe de la
dependencia debe implementar las polticas necesarias para el resguardo de su
informacin, estipulando mecanismos y tiempos para la realizacin del backup y
controlar el cumplimiento de este procedimiento.
Acceso a internet por Mdems Inalmbricos.
Los mdems de internet inalmbrico deben estar slo en cartera de los jefes de
las diferentes Contraloras Auxiliares, para el buen uso y administracin de este
recurso segn directriz de Secretara General.
Uso de telfonos
La Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico es la encargada de la instalacin

y configuracin de los telfonos IP y de la asignacin del nmero de la extensin.
Todas las extensiones que se instalen tienen acceso a llamadas locales, para
realizar llamadas nacionales y/o internacionales, los usuarios solamente pueden
realizarlas con autorizacin del Secretario General.
-
Polticas Referentes a Mantenimiento
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Para los telfonos de Ref. VVX 1500 (ejecutivo) con pantalla tctil (Touchscreen)
debe limpiarse con un pao de algodn y uno de microfibra.
Con el primero pao humedecido se debe limpiar la pantalla con movimientos
suaves y circulares, sin presionar. Con el de microfibra secar la superficie, con el
pao de microfibra tambin se pueden limpiar rpidamente el polvo acumulado sin
"mojar" la pantalla.
Para remover la grasa sin dejar manchas, se debe usar alcohol isoproplico, que al
contrario del alcohol etlico, no deja la pantalla amarillenta o blanquecida con el
paso del tiempo. Tambin es muy til para limpiar la parte plstica o metlica del
equipo.
Los telfonos de referencias 321 y el 650 se pueden limpiar con un pao de
microfibra y eliminar polvo acumulado sin "mojar" la pantalla.
No utilizar un trapo demasiado mojado para limpiar la parte plstica del telfono,
recuerde que el telfono tiene circuitos electrnicos y puede causar cortos
circuitos. Debe hacerse con un pao hmedo que no escurra agua.
-
Polticas Referentes a Usuarios:
Cuando se requiera la compra de un equipo de telefona para un usuario, deber

contar con una justificacin por escrito de acuerdo a las funciones del usuario
directo, para ser autorizada por la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
Las comunicaciones telefnicas deben ser breves y concisas, facilita la
comunicacin y no congestiona las lneas.
Mantenga el volumen de repique de su telfono fijo en medio o bajo, recuerde que
tiene compaeros trabajando.
Estn prohibidas las llamadas personales para operar negocios particulares, as
mismo los empleados no debern dar su nmero telefnico o extensin para
dichos motivos.
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Queda estrictamente prohibido instalar, conectar fsicamente o de manera

inalmbrica cualquier tipo de telfono sin la previa autorizacin de la Contralora
Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
El no utilizar adecuadamente los recursos (telfono, buzn, entre otros) es motivo
de suspensin de los mismos.
Cualquier dao ocasionado por mal uso o descuido del usuario puede conllevar a
proceso disciplinario y pagar de su cuenta los gastos generados por la reparacin
o remplazo del aparato telefnico.
Para el cambio del nmero de la extensin debe contar con una justificacin por
escrito para ser autorizada por la Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico.
Uso de los equipos de videoconferencia
La Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico es la encargada de instalar y

configurar los equipos de videoconferencia, cualquier cambio debe ser autorizado
por esta dependencia.
-
Polticas Referentes a Mantenimiento:
Para los TV LCD y cmaras debe hacerse con un pao de algodn y uno de
microfibra.
Con el primero pao humedecido se debe limpiar la pantalla con movimientos
suaves y circulares, sin presionar; con el pao de microfibra secar la superficie, as
mismo se pueden limpiar rpidamente el polvo acumulado sin "mojar" la pantalla.
Para remover la grasa sin dejar manchas, se debe usar alcohol isoproplico, que al
contrario del alcohol etlico, no deja la pantalla amarillenta o blanquecida con el
paso del tiempo. Tambin es muy til para limpiar la parte plstica o metlica del
equipo.
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No utilizar trapo mojado en la parte plstica, debe hacerse con uno hmedo,
recuerde que el telfono tiene circuitos electrnicos.
-
Polticas referentes a seguridad y control
La Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico es la nica que puede autorizar

el servicio de videoconferencia; y se debe solicitar mediante memorando dirigido al
Contralor Auxiliar con al menos dos das de anticipacin, en el cual deber
indicarse por medio de un formato lo siguiente:
-
Da, hora y lugar a la que se realiza la videoconferencia.
Nombre de la persona responsable y de quien coordinar la videoconferencia.
Nombre de sitio donde se llevar acabo la Videoconferencia.
Tiempo de duracin estimado en horas.
Videoconferencia debe ser grabada.
Est estrictamente prohibido el uso con fines de lucro de los enlaces y sistemas
pertenecientes al Sistema de Videoconferencia de la Contralora General de
Medelln.
Es responsabilidad del solicitante y/o organizador garantizar la permanencia del
personal de apoyo logstico y tcnico responsable del auditorio donde se lleve a
cabo la videoconferencia.
Todo nodo vinculado a la videoconferencia que no observe las normas y
procedimientos especficos de las videoconferencias (cancelacin de micrfono,
tiempo de interaccin), es susceptible a ser desconectada de la videoconferencia
en donde incumpla dichas normas sin previo aviso.
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La confirmacin de la transmisin del evento est sujeta a la realizacin de una o

ms pruebas satisfactorias, entendindose por satisfactoria la efectiva
conectividad con el nodo remoto.
No se permite la particin en la videoconferencia de nodos que no hayan
participado en las respectivas pruebas.
En todo sitio remoto debe existir un coordinador responsable del evento tanto para
la realizacin de las pruebas, como para la realizacin de la videoconferencia.
El solicitante y/o organizador debe suministrar los elementos descritos por el grupo
de videoconferencia establecidos en el formato de requerimiento.
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PLAN ESTRATGICO DE TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y

COMUNICACIN PETIC - 2012 2015

JUAN CARLOS PELEZ SERNA

CARLOS URIEL LOPEZ RIOS

JOHARI ALBERTO DELGADO PEA

CONTRALORA AUXILIAR DE DESARROLLO

MEDELLIN, DICIEMBRE 2013

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

JUAN GUILLERMO PALACIO ROLDN

JHON LESVIS MORENO PEREA

BEATRIZ MARIA RODRIGUEZ ARBOLEDA

CONTRALORA AUXILIAR DE DESARROLLO

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

PLAN DE DESARROLLO TECNOLGICO

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

2.3.6. Contralora Auxiliar de Desarrollo Tecnolgico

2.3.7 grupo de trabajo

2.4.1. Establecimiento de la plataforma estratgica

2.4.2. Definicin de la estrategia de hardware

2.4.3. Definicin de la estrategia de software

2.4.4. Definicin de la estrategia administrativa

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL PLAN ESTRATEGICO

VIGENCIA Y NATURALEZA DEL PETIC

DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA DE HARDWARE

3.4.1. Diseo red de datos Contralora General de Medelln

Descripcin general de la solucin implementada

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

3.4.9. Descripcin infraestructura tecnolgica y configuracin tcnica de los

3.5.2.2 Desarrollo e implementacin del software misional y administrativo

EJECUCIN PRESUPUESTAL AO 2012

PROYECCIN AO 2014 TECNOLOGAS DE INFORMACIN Y

DESCRIPCION DE LA ESTRATEGIA DE SOFTWARE

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

CICLO PARA LA IMPLEMENTACIN DE LOS SISTEMA DE INFORMACIN 99

SISTEMAS DE INFORMACIN CORPORATIVOS

5.4.2. Estructura administrativa

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

Cuadro 19. Contratos inversin tecnologa de la informacin vigencia 2013

Cuadro 21. Gestin y administracin de la infraestructura Tecnolgica

Cuadro 22. ciclo para la implementacin de los sistemas de informacin

Cuadro 23. Requerimientos informticos del subsistema planeacin corporativa

Cuadro 24. Requerimientos informticos del subsistema comunicacin organizacional

Cuadro 25. Especificaciones intranetError! Marcador no definido.

Cuadro 27. Rendicin de la cuenta en lnea

Cuadro 28. Requerimientos informticos del subsistema consolidacin de la informacin

Cuadro 29. Requerimientos informticos del subsistema desarrollo estudios tcnicos

Cuadro 30. Requerimientos informticos del subsistema informes especiales

Cuadro 31. Requerimientos informticos del subsistema sanciones fiscales

Cuadro 32. Requerimientos informticos de los subsistemas responsabilidad fiscal y

Cuadro 33. Requerimientos informticos modulo biblioteca

Cuadro 34.Requerimientos informticos del subsistema estadstica e informacin

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

Cuadro 38. Requerimientos informticos del subsistema mejoramiento del sistema de la

Cuadro 41. Administracin de los Recursos Informticos

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

Grfico 2. Ilustracin aprobada de la Pg. .............................................................

Grfico 3. Ilustracin Telepresencia. ....................................................................

Articulacin de los sistemas de informacin de la CGM

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin

adquirir la renovacin tecnolgica en cuanto a licenciamiento de software y

Plan Estratgico de Tecnologa de informacin y Comunicacin