Guia para DNC

Consultora Empresarial Internacional
Argentina Mxico Colombia
El presente documento representa una Gua Orientativa del Proceso de Diagnstico y

Deteccin de Necesidades de Capacitacin (DNC) que permitir, a quien la utilice
conocer los principales aspectos a considerar para una adecuada identificacin de los
potenciales de crecimiento de una empresa.
Agradecemos a quien la utilice, por la confianza depositada en nuestra experiencia
previa que nos permiti elaborar este documento y que llegue a sus manos para que
su empresa y el personal de la misma, puedan verse beneficiados con la aplicacin de
este valioso instrumento.
Afectuosamente
Lic. Ana Miotti
Gua
Diagnstico de Necesidades de Capacitacin (DNC)
Antecedentes y Consideraciones Previas

Para nuestros efectos entenderemos como Deteccin de Necesidades de
Capacitacin al proceso de anlisis de las brechas de competencias, reflejadas por
carencias de conocimientos, habilidades o actitudes que se observen en los
trabajadores y que afectan el cabal cumplimiento de las funciones que estn bajo su
mbito de responsabilidad laborales.
La primera conclusin de este concepto es que se trata de la primera etapa del
proceso y, por lo mismo, la calidad de sus resultados impactn directamente en
todas las otras fases de la gestin de la capacitacin, en cualquier tipo de
organizacin.
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Te. Cel. 55 55 05 41 23 Fijo 68505110 Mxico D.F. Skype ana.miotti

Una deteccin realizada de manera inorgnica o no sistematizada, as como la

ausencia de un proceso de anlisis y reflexin, llevar a la ejecucin de acciones de
capacitacin que no se basan en un trabajo objetivo y comparado respecto de otros
intereses y necesidades organizacionales, y muchas veces, probablemente
implicarn una subutilizacin de recursos y la prdida de oportunidades para
alcanzar niveles de desempeo laboral en sintona con estndares de calidad y
lineamientos estratgicos de mediano y largo plazo.
La DNC es un proceso continuo que se orienta a los siguientes objetivos generales:
1. Identificar las principales tareas que realizan los colaboradores, detectando las
principales debilidades que impidan o afecten a la calidad de su cumplimiento.
2. Involucrar a las gerencias para afinar la visin acerca de las brechas de
competencias asociadas a los productos o resultados actuales de sus equipos de
trabajo y, adems, lograr una perspectiva de futuro respecto de las nuevas
materias o mtodos de trabajo que se precisarn en la respectiva unidad laboral.
3. Transparentar la gestin de capacitacin, de manera que todos los colaboradores
se vean reflejados en los anlisis que se realicen. De esta forma, junto con
mejorar su motivacin por perfeccionar sus competencias laborales y compromiso
con las metas de la organizacin, asumirn con mayores elementos de juicio que
las capacitaciones recibidas obedecen a criterios objetivos e iguales para todos
los involucrados.
Capacitacin: accin por la que se adquiere aptitud y habilidad para realizar algo.
La capacitacin es importante, porque permite:
Consolidacin en la integracin de los miembros de la organizacin.
Mayor identificacin con la cultura organizacional.

Disposicin desinteresada por el logro de la misin empresarial.

Entrega total de esfuerzo por llegar a cumplir con las tareas y actividades.
Mayor retorno de la inversin.
Alta productividad
Promueve la creatividad, innovacin y disposicin para el trabajo.
Mejora el desempeo de los colaboradores.
Desarrollo de una mejor comunicacin entre los miembros de una
organizacin.
Reduccin de costos.
Aumento de la armona, el trabajo en equipo y por ende de la cooperacin y
coordinacin.
Obtener informacin de fuente confiable, como son los colaboradores.
El desarrollo de los recursos humanos es central ante el reto tan importante que las
empresas enfrentan en este mundo globalizado y competitivo. La capacitacin y
desarrollo del recurso humano, es una estrategia empresarial importante que deben
acompaar a los dems esfuerzos de cambio que las organizaciones lleven adelante.
Mediante esta estrategia los colaboradores aprenden cosas nuevas, crecen
individualmente, establecen relaciones con otros individuos, coordinan el trabajo a
realizar, se ponen de acuerdo para introducir mejoras, etc, en otras palabras les
convienen tanto al colaborador como empresa, por cunto los colaboradores
satisfacen sus propias necesidades y por otra parte ayudan a las organizaciones

alcanzar sus metas; Como podr apreciarse la capacitacin y desarrollo comienza

con una inversin que las empresas debern poner atencin, e invertir ms para
lograr con eficiencia y rentabilidad mejores logros.
Anlisis Situacional
El realizar un anlisis situacional o Diagnstico Organizacional Sistmico de la
empresa implica una investigacin sobre la productividad de la misma, a travs de
sta se analizan problemas, carencias o limitaciones, as como las causas que las
originan, para estar en posibilidad de subsanarlas.
Se entiende por productividad al aprovechamiento inteligente de los recursos
disponibles para producir un bien o un servicio determinado, a travs de un proceso
ordenado y sistemtico de trabajo.
Reconocer que la productividad en las empresas se ve influida por tres factores

fundamentales: ambientales, humanos y tecnolgicos, permite determinar el tipo de
problemas y deficiencias que las limitan, con base en ello realizar un anlisis
comparativo de las metas planteadas y los resultados obtenidos por la organizacin.
El anlisis situacional debe ser realizado por personal especializado que

analice a la organizacin en conjunto, tome decisiones, evale objetivos y
establezca estrategias de atencin.
Se puede realizar a travs de distintos procedimientos e instrumentos elaborados

para ese fin, como son: entrevistas, cuestionarios, anlisis de informes y
expedientes, observacin que busque identificar la situacin de productividad,
procesos de calidad, clima organizacional, forma de impacto de cualquier cambio
estructural, y analizar la planeacin estratgica planteada por la empresa.

El anlisis situacional permite determinar si cada uno de los problemas que se

detectan son posibles de ser resueltos con capacitacin, y entonces realizar un
anlisis ms detallado para su clasificacin, priorizacin y tratamiento.
A travs de l se definen reas, secciones, niveles y/o puestos ocupacionales de
atencin prioritaria y los aspectos (contenidos) que apoyen las estrategias
corporativas para el logro de los objetivos propuestos.
Sntomas posibles que puedan indicar o sugerir una necesidad de

capacitacin
Indicador Problema
Baja o decreciente
Produccin, normas de rendimiento, utilizacin de mquinas y
equipo.
Alta o creciente
Tasa de accidentes,
desperdicio.
Excesivo en
Demoras,
reclutamiento.
disputas,
rotacin de
quejas
de
personal, ausentismo,
clientes,
problemas
de
Prolongado
Tiempo para ejecutar los trabajos o para la utilizacin de
maquinas y equipo.

La capacitacin que surja de los problemas anteriores se reconoce como

capacitacin reactiva, ya que proviene de hechos y dificultades presentes.
Las caractersticas del diagnstico de la empresa permiten flexibilidad en su

aplicacin, ya que se puede realizar como una revisin peridica, semestral o anual
buscando siempre la calidad y confiabilidad de los resultados, los cuales dependern
sustancialmente de la veracidad de la informacin.
Factores que provocan necesidades de capacitacin.
Expansin de la empresa e ingreso de nuevos empleados.

Trabajadores transferidos o ascendidos.
Implantacin o modificacin de mtodos y procesos de trabajo.
Actualizacin de tecnologa, equipos, instalaciones y materiales de
la empresa.
Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios
Necesidades de Crecimiento Organizacional.
Los cambios que efecte la empresa provocarn futuras necesidades de
capacitacin, a sta se le reconoce como capacitacin proactiva, ya que se
adelanta a los problemas y trata de prever los resultados que fortalecern a la
organizacin.
Definicin
El DNC es un estudio especfico que se realiza en cada puesto de trabajo para
establecer la diferencia entre los niveles preestablecidos de ejecucin y el

desempeo real del trabajador, siempre y cuando tal discrepancia sea de

conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes.
El DNC es uno de los temas de mayor complejidad del proceso de capacitacin, en
verdad no es tarea fcil investigar cules son las necesidades reales y prioritarias de
capacitacin que se requieren satisfacer.
Es claro que el punto de partida para la determinacin de necesidades de
capacitacin es la existencia de problemas presentes y prever necesidades futuras.
Ello permite determinar las necesidades a resolver en un corto, mediano y largo
plazo.
Para que una empresa alcance con xito sus objetivos, es necesario que su personal
realice al nivel de eficiencia requerida las tareas que le son encomendadas.
Las necesidades de capacitacin se traducen en conocimientos, habilidades o

actitudes que deben ser adoptados, desarrollados o modificados para mejorar la
calidad del trabajo y la preparacin integral del individuo.
Una necesidad de capacitacin es la diferencia cuantificable o medible que existe
entre los objetivos de un puesto de trabajo y el desempeo de la persona que lo
ocupa.
El DNC, proporciona informacin completa sobre el estado en que se encuentra el
personal respecto a sus habilidades, actitudes y conocimientos, lo que permite
establecer objetivos y acciones concretas en el plan de capacitacin.
Los productos que arrojan el DNC son:

En qu capacitar: Objetivos generales y contenidos.
A quin: Identificacin clara y precisa del universo a capacitar y sus
caractersticas.
Cunto: Con qu cantidad y profundidad se darn los conocimientos.

Cundo: Con qu urgencia/ prioridad es necesaria la capacitacin.

Quien lo realizar: Capacitador Interno o Externo.
Es importante enfatizar que la efectividad de un programa de capacitacin no

depende exclusivamente de la calidad de los cursos, sino tambin de la forma en
que se satisfacen las necesidades de capacitacin determinadas con anterioridad.
DETERMINACIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN

Constituye la funcin inicial y estratgica, que consiste en el diagnstico de
necesidades de capacitacin de los colaboradores, estableciendo un inventario de
necesidades de acuerdo a ciertos factores como la innovacin tecnolgica, la
reduccin de la mano de obra, turnos de trabajo y/o secciones administrativas que
obligan a las empresas fortalecerse en los denominados sistemas de reconversin
laboral, para poder ubicar a las personas a desempearse en otros puestos de
trabajo, finalmente la aparicin de nuevas tcnicas gerenciales, inherentes a esta
rea, como el outsourcing, el empowerment y el know-how entre otros, que obligan a
no slo estar bien informados sobre los mismos, sino tambin a prepararse ante las
exigencias y caractersticas que tales tcnicas conllevan y sobre todo prevenir los
impactos que generan.
La determinacin de las necesidades de capacitacin, es una responsabilidad del
rea de recursos humanos, quien coordina con los jefes de las unidades
administrativas para determinar y priorizar estas necesidades, por otra parte tiene la
responsabilidad de utilizar diversos medios, como contar con la asesora de
especialistas para tener una mejor percepcin de los problemas provocados por la
carencia de capacitacin. Los principales medios utilizados para la determinacin de
necesidades de capacitacin son: Evaluacin del desempeo Mediante la evaluacin

del desempeo es posible descubrir los aciertos y desaciertos en la realizacin de

las tareas y responsabilidades de los colaboradores all se determinar el nivel
satisfactorio, o no del cumplimiento de sus obligaciones, por lo que se determinar el
reforzamiento en sus conocimientos; tambin sirve para averiguar qu sectores de la
empresa reclaman una atencin inmediata de los responsables de la capacitacin.
Observacin: La observacin permite apreciar los puntos dbiles de los
colaboradores, verificando, donde haya evidencia de trabajo ineficiente, como
excesivo dao de equipo, atraso con relacin al cronograma, perdida excesiva de
materia prima, numero acentuado de problemas disciplinarios, alto ndice de
ausentismo, etc. Durante la observacin del cumplimiento de las rutinas de trabajo,
hay que saber detectar quien no entiende completamente una tarea y cuando la
desempea incorrecta o deficientemente o da informacin incorrecta. La observacin
es una las tcnicas ms utilizadas para el diagnostico de las necesidades de
capacitacin, antes que la evaluacin y calificacin de los certificados y diplomas de
capacitacin, que muchas veces se extienden de favor
INSTRUMENTOS:
Cuestionarios.
Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificacin (check list) que
pongan en evidencia las necesidades de capacitacin. Dentro de estas tenemos:
a. Encuestas al personal. Consiste en una serie de preguntas impresas que se
hace al colaborador, para conocer las necesidades de capacitacin. Las encuestas
deben tener espacio que permitan al encuestado escribir sus criterios, vivencias,
dificultades y posibilidades, as como las respuestas concretas acerca de las reas
de conocimientos que desea y necesita ser capacitado. Es conveniente preguntar al
personal si tiene necesidades de capacitacin. Esto puede establecerse mediante

entrevistas o a travs de encuestas que determinen con precisin diferentes tipos de

necesidades.
b. Solicitud de supervisores, jefes y gerentes: Es una de las formas muy
aceptadas, por cuanto el jefe o supervisor, conocen en forma muy especfica cuando
el personal necesita capacitacin, por los continuos aciertos y errores que cometen
los colaboradores en el cumplimiento de sus responsabilidades, conocedores de esa
realidad, los propios gerentes y supervisores se hacen propensos a solicitar
capacitacin para su personal
c. Entrevistas con supervisores, jefes y gerentes: Tener contactos directos con
supervisores y gerentes, con respecto a posibles problemas solucionables mediante
la capacitacin, es una buena medida, ya que ellos son conocedores del desarrollo y
aplicacin de los conocimientos, destrezas y habilidades de los colaboradores en el
cumplimiento de sus funciones y responsabilidades. Los jefes inmediatos por lo
general saben quien o no necesitan ser capacitados
d. Anlisis de cargos: Mediante esta tcnica nos permite tener el conocimiento y la
definicin de lo que se quiere en cuanto a aptitudes, conocimientos y capacidad,
hace que se puedan preparar programas adecuados de capacitacin para desarrollar
la capacidad y proveer conocimientos especficos segn las tareas, adems de
formular planes de capacitacin concretos y econmicos y de adaptar mtodos
didcticos. Revisar la descripcin de funciones para cada cargo y sealar las
habilidades crticas que requiere la persona que ocupa el puesto. Si algn
colaborador no tiene los conocimientos necesarios para su posicin, stos deben
incluirse en el programa de capacitacin y la persona que carezca de ellos debe
asistir a los mdulos correspondientes del curso.

e. Indicadores a priori: Son los eventos que, si ocurrieran, proporcionaran

necesidades futuras de capacitacin fcilmente previsibles. Los indicadores a priori
son:
Crecimiento y desarrollo de la empresa y admisin de nuevos colaboradores.
Reduccin del nmero de colaboradores.
Cambio de mtodos y procesos de trabajo.
Sustituciones o movimiento de personal.
Faltas, licencias y vacaciones del personal.
Expansin de los servicios.
Modernizacin de maquinarias y equipos.
Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.
f. Indicadores a posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades de
capacitacin no atendidas. Estos problemas por lo general, estn relacionados con la
produccin o con el personal y sirven como diagnostico de capacitacin.
a) Problemas de produccin:
Calidad inadecuada de la produccin.
Baja productividad.
Averas frecuentes en equipos e instalaciones.
Comunicaciones defectuosas.
Prolongado tiempo de aprendizaje e integracin en el campo.
Gastos excesivos en el mantenimiento de maquinas y equipos.
Exceso de errores y desperdicios.
Elevado nmero de accidentes.
b) Problemas de personal:
Relaciones deficientes entre el personal.
Nmero excesivo de quejas.
Poco o ningn inters por el trabajo.
Falta de cooperacin.
Faltas y sustituciones en demasa.

Errores en la ejecucin de rdenes.

Dificultades en la obtencin de buenos elementos.
Planeacin del diagnstico de necesidades

Con la finalidad de llevar a cabo sistemticamente el DNC, se requiere organizar un
plan de trabajo bsico que tome en cuenta los siguientes elementos:
Necesidades de capacitacin
Identifica problemas a resolver por medio de capacitacin.
Localiza reas, personas.
Prioriza las necesidades por orden de urgencia.
Plan de accin
1. Determinar el objetivo del DNC: todas las reas crticas localizadas, algunas de
ellas o una sola.
2. Hacer el inventario de los puestos - personas que abarcar el DNC.
3. Precisar los recursos humanos, materiales, financieros y tiempo con que se cuenta
para la investigacin.
4. Definir la metodologa y tcnicas para recopilar informacin.
5. Elaborar el programa de actividades y responsables de su cumplimiento.

6. Elaborar instrumentos de control - formatos, para: registrar las actividades, los

recursos y la duracin prevista.
7. Capacitar a los recursos humanos que fungirn como investigadores.
8. Sensibilizar y comprometer a los jefes en el proyecto.

Tcnicas Instrumentos de evaluacin
Entrevista
Gua de entrevista
Encuesta
Cuestionario
Anlisis/evaluacin por Binas discusin de grupo .
Grupos pequeos.
Observacin y anlisis Escala estimativa. y evaluacin de tareas
Registro anecdtico o carta descriptiva.
Lista de cotejo o de verificacin.
Autoanlisis
Inventario de habilidades.
Cuestionario, gua de autoanlisis. Evaluacin de Examen terico y/o prctico
y conocimientos y habilidades
Anlisis comparativo
CONSIDERACIONES FINALES
Los siguientes aspectos permitirn realizar un adecuado diagnstico de necesidades
de capacitacin:
Enfocar todos los esfuerzos en reas crticas, en donde se puedan obtener
resultados efectivos y un fuerte impacto en funcin de los objetivos de la empresa.

Evaluar los recursos, esto permitir medir el alcance y las posibilidades de accin.
Analizar cuidadosamente el (las) rea (s) en donde se aplicar el DNC, lo que
facilitar definir las estrategias factibles y concretas de aplicar.
La participacin directa de supervisores y jefes, quienes debern diagnosticar y
determinar las necesidades de capacitacin, ya que son stos quienes ms conocen
los requerimientos y problemas de las reas de trabajo.
Establecer y preparar reuniones con las ms altas autoridades de la organizacin
para efectuar una ardua labor de sensibilizacin, hasta convencerlos de los
beneficios redituables que les aportar la capacitacin. Estas reuniones debern
arrojar el consenso general sobre la orientacin y alcance del plan de capacitacin.
Invertir suficiente tiempo en el plan de accin, en definir la metodologa que servir
de gua, as como en la elaboracin de instrumentos, esto evitar errores,
confusiones y desperdicio de recursos. Si es posible, es recomendable realizar una
prueba piloto con los instrumentos que se utilizarn en el DNC.

ANEXOS
EJEMPLOS DE INSTRUMENTOS
Deteccin Individual de Requerimientos de Capacitacin
(Para ser contestado por todos los integrantes de la )
Nombre persona que contesta la encuesta
Funcin o cargo dentro del Servicio
Area laboral a que pertenece (Depto., Unidad, etc., es decir la unidad menor en que se ubica el
cargo)
a) Principales tareas que debe desempear. (No ms de cuatro)

1
3
4

b) Seale la(s) principal(es) debilidad(es) en materia de conocimientos, habilidades, destrezas o

actitudes que usted considera tener para un mejor desempeo en cada una de las tareas claves
mencionadas en el punto anterior.
Profundidad
Avanza
do
Medio
Para
Tarea 1
Para
Tarea 2
Para
Tarea 3
Para
Tarea 4
c) Seale otra(s) habilidad(es), conocimiento(s), destreza(s) o actitudes que, si la adquiriese o la

profundizara, le ayudara a mejorar la calidad, rapidez, precisin, etc., en la resolucin de los
temas de cada rea estratgica.
Bsic
o

Profundidad
Avanzado
Medio
Para
tarea 1
Para
tarea 2
Para
tarea 3
Para
tarea 4
d) Si existiera la posibilidad de realizar capacitacin ms especfica, seale que temas a usted le

interesa desarrollar para fortalecer sus propias competencias laborales (Por favor, indique el nivel
de profundidad que le interesa).
e) Seale en qu temas usted considera que se debe fortalecer la capacitacin al interior de su

Institucin (no mencione nombres de personas, slo temas o contenidos de capacitacin)
Bsic
o

g) En el espacio siguiente, por favor indique todo otro comentario que estime oportuno dejar
expresado respecto de brechas de capacitacin en su rea o en toda la organizacin..
Muchas
gracias.



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a) Principales tareas que debe desempear. (No ms de cuatro)

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b) Seale la(s) principal(es) debilidad(es) en materia de conocimientos, habilidades, destrezas o

c) Seale otra(s) habilidad(es), conocimiento(s), destreza(s) o actitudes que, si la adquiriese o la

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d) Si existiera la posibilidad de realizar capacitacin ms especfica, seale que temas a usted le

e) Seale en qu temas usted considera que se debe fortalecer la capacitacin al interior de su

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