PROGRAMA DE CONDICIONES

ESENCIALES DE CALIDAD EN
LOS LABORATORIOS DE
DOCENCIA DE LA UNIVERSIDAD
DEL VALLE

Febrero 2015

Aspectos generales

A travs de este documento se presenta la explicacin del paso a paso en

la implantacin del programa de condiciones esenciales de calidad en los
laboratorios que realizan actividades de docencia de ensayos y/o
mediciones en las reas de las ingenieras, de la salud y de las ciencias
naturales.

Programa de Condiciones Esenciales de Calidad en los Laboratorios de Docencia de Univalle

L A B O R AT O R I O
Es una unidad estructurada y equipada con los medios, los instrumentos, las tcnicas y la
capacidad instalada necesaria, para desarrollar las mltiples potencialidades de la
formacin, la investigacin y la extensin, de forma individual o combinada, desarrollas en las
tcnicas, las artes, las humanidades, las ciencias naturales, sociales y de la salud.
De acuerdo con la dinmica y la actividad sustantiva que se realice o realicen en los
laboratorios, stos se clasificarn en:
1. Laboratorios de Ensayos, es el lugar equipado con diversos instrumentos de medida o
equipos donde se realizan anlisis y/o investigaciones diversas, en las reas de las
ingenieras, de las ciencias y de la salud.
2. Laboratorios de Prcticas Acadmicas, son espacios destinados a nuevas relaciones con
el hecho cientfico, a reflexionar e interrogarse sobre los resultados de la observacin y
la experimentacin, a propiciar una actitud investigativa que permita al estudiante
establecer relaciones entre la teora y la prctica y a desarrollar habilidades tcnicas
(ACUERDO No. 007-07 C.S. Reglamento Profesoral ARTICULO 43).
En los laboratorios, independientemente de su clasificacin, se realizan actividades de
docencia, de investigacin y de extensin.
Especficamente, los laboratorios que desarrollan actividades de docencia sirven de apoyo a
la formacin requerida por los currculos de los programas acadmicos, considerndolo un
espacio de aprendizaje y parte integral del proceso de aprendizaje de los estudiantes.
OBJETIVOS DE LOS LABORATORIOS DE DOCENCIA
Apoyar el desarrollo de las diversas actividades acadmicas que contienen
componentes prcticos, desempeados en la Universidad.
Dar soporte a los cursos terico - prcticos de los diferentes programas acadmicos de
la Universidad del Valle y con ello facilitar los procesos de aprendizaje.
Incrementar la calidad de la educacin a travs del aprendizaje por medio de la
comprobacin experimental y las prcticas formativas.
Desarrollar escuelas de formacin experimental en las reas temticas propias del
laboratorio, para garantizar su desarrollo y el fortalecimiento cientfico, tcnico,
poltico y cultural de la comunidad acadmica.

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CALIDAD EN LOS LABORATORIOS

Est supeditada al grado de confianza que se
le brinda al cliente, usuario o parte interesada
sobre los resultados emitidos por el laboratorio.
Igualmente a la capacidad del laboratorio por
responder por los resultados, vista esta
capacidad como los recursos fsicos disponibles
y adecuados, el control sobre el medio
ambientales, y de informacin personal, las
habilidades y experiencias disponibles para
realizar los anlisis.

PROGRAMA DE CONDICIONES ESENCIALES: PASO A PASO

Generalidades
de
Identificacin

Generalidades
5 Eses

GICUV 4
Control de
documentos

GICUV 5 y 6
Direccin
Recursos

GICUV 6
Infraestructura

GICUV 6
Salud
ambiental y del
trabajo

GICUV 7
Realizacin del
servicio

GICUV 7.6
Aseguramiento
Metrolgico

GICUV 8
Mejora

CUMPLIMIENTO PCE
Aquellos laboratorios que realicen una o ms actividades misionales, deber implementar el
PCE cuyos requisitos son ms exigentes y cubren todas las actividades que realiza

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GENERALIDADES DE IDENTIFICACIN
El laboratorio y sus usuarios deben tener claridad sobre:
Personal del laboratorio.
Actividades que se desarrollan en el laboratorio.
Independencia e imparcialidad en las actividades que se desarrollan en este espacio
acadmico.
Relaciones de poder.

Ficha tcnica
La ficha tcnica es el instrumento de identificacin y formalizacin del laboratorio en la
Facultad, Instituto Acadmico o Sede Regional. Es el primer paso para que a travs de sta se
pueda realizar la aprobacin de su constitucin.
Aspectos a registrar en el formato:
1) El nombre del Laboratorio.
2) El nombre de la Facultad a la que
est inscrito el Laboratorio.
3) El nombre Unidad Acadmica
(Escuela, Departamento o Instituto).
4) La direccin del Laboratorio
y
ubicacin
del
Laboratorio
(Edificio/Piso).
5) Los puntos de atencin del
Laboratorio, estaciones mviles de
atencin y/o sedes.
6) El rea del Laboratorio, en metros
cuadrados.
7) El telfono del Laboratorio
8) El responsable o coordinador del
Laboratorio.
9) El nmero del celular del responsable
o coordinador del Laboratorio.
10)El correo electrnico del responsable
o coordinador del Laboratorio.
11)Pgina web y el nmero de fax del
Laboratorio.
12)El tipo de Laboratorio (Docencia,
Investigacin o Extensin).
13)La capacidad de estudiantes por
espacio del Laboratorio.
14)La frecuencia de uso del Laboratorios
(registrar el dato en horas por
semana).

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15)La
capacidad
mxima
de 17)Los datos del personal del laboratorio:
estudiantes, es decir, en el total de
Nombre, cargo o funcin (estudiantes de
espacios del Laboratorio.
pregrado o posgrado, funcionarios,
16)Las asignaturas (nombre y cdigo),
pacientes u otros), correo electrnico y
servicios,
investigaciones
y/o
observaciones (si es necesario).
funciones que se realizan en el 18)La resea histrica, con croquis si es
Laboratorio.
necesario.

GENERALIDADES 5 ESES
Con el fin de generar dinmica y costumbre de aseo y orden en el laboratorio se ha
implantado el Programa de 5S.
El Programa 5S es un programa Lean para establecer y mantener un ambiente de trabajo
que contribuye al flujo de valor a los usuarios, al cumplimiento de los procedimientos
estndares, y a la utilizacin ergonmica de las reas de trabajo.
Al implementar las 5Ss se considera a la persona como el factor de cambio ms importante.
Solo las personas contribuyen al Mantenimiento Integral del entorno de trabajo.
Para implantar el programa de 5S en el
laboratorio se deben realizar los siguientes
pasos:
1) Definir zona de trabajo (sealizar o
identificar las reas operativas del
laboratorio)
2) Tomar fotografas del laboratorio
3) Realizar croquis del laboratorio con las
reas operativas del laboratorio
4) Listar los materiales, documentos, equipos
e instrumentos de medicin (en uso)
5) Listar los materiales, documentos, equipos
e instrumentos de medicin que van a
hacer dados dar de baja
6) Separar o aislar los materiales,
documentos, equipos e instrumentos de
medicin hasta su disposicin final
7) Verificar cumplimiento del programa de
limpieza del laboratorio
8) Anular focos de suciedad y contaminacin (
hongos y humedad)
9) Ordenar ubicacin de los materiales,
documentos, equipos e instrumentos de
medicin
(en
nicos
espacios)
(archivadores o estantes apropiados)
10) Sealar los materiales, documentos,
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equipos e instrumentos de medicin con 12) Definir zona de paso

una identificacin apropiada
13) Verificacin de la distribucin de
11) Racionalizar ubicacin de equipos.
reas segn croquis de laboratorio y de
sealizacin

GICUV 4 CONTROL DE DOCUMENTOS

Generales
El responsable del laboratorio y el personal deben implementar los manuales, procedimientos
e instructivos oficiales de la Universidad del Valle y sus dependencias para la elaboracin,
control y manejo adecuado de documentos (guas, instructivos, manuales, etc.).

Especficos
Con el objetivo de garantizar que todo el personal que acceda a los laboratorios pueda
realizar las actividades que all se desarrollan, se deben documentar los procedimientos y
procesos. La estandarizacin debe contener una descripcin clara, concisa y detallada
especialmente de aquellas actividades que involucren altos niveles de complejidad y puedan
afectar directamente el desempeo de las prcticas acadmicas.
Es necesario documentar los procedimientos operativos propios del laboratorio, como guas de
prcticas, mtodos de ensayo, manejo de equipos, etc. Con el fin de garantizar el correcto
desarrollo y la continuidad de las actividades en el laboratorio.

GICUV 5 Y 6 DIRECCIN RECURSOS

Dentro del PCE se considera de vital importancia el Recurso Humano del laboratorio el cual
debe:
Ser capacitado a su llegada al laboratorio.
Recibir capacitaciones en temas relacionados con sus actividades en el laboratorio.
Ser evaluado con el fin de garantizar la adquisicin y comprensin de informacin.
La gestin de recursos humanos y desarrollo de competencias implica la Seleccin, Vinculacin,
Novedades, Capacitaciones, Evaluaciones del personal (aplica para nombrados, contratistas,
monitores).
En los laboratorios es importante la claridad sobre las responsabilidades que cada uno de sus
integrantes tiene para con el laboratorio.
Por ello, la coordinacin del laboratorio debe definir y documentar la responsabilidad, la
autoridad y las relaciones mutuas de todos los miembros (estudiantes, personal nombrado,
contratista, apoyo, docente y de servicios), as como de las instancias de decisin con las que
cuente.
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A nivel institucional se cuenta con un documento, aprobado por resolucin de Rectora, el cual
define en trminos generales los roles y responsabilidades que le aplican a toda la Institucin,
incluyendo los relativos a los laboratorios.
Este documento debe ser acogido por el laboratorio e identificar s est todos los aspectos
que requiere el laboratorio; de hacer falta o considerar que no le aplica en general, el
laboratorio debe documentar sus diferencias.
El documento puede ser consultado en el siguiente enlace:
http://planeacion.univalle.edu.co/index.php/laboratorios-que-realizan-ensayos

GICUV 6 INFRAESTRUCTURA
El PCE considera que la infraestructura debe permitir el desarrollo adecuado de las
actividades del laboratorio, considerando cuales son los factores que realmente afectan los
resultados, como:
Condiciones ambientales.
Infraestructura incompatible con las actividades que se desarrollan en el laboratorio: El
personal del laboratorio debe identificar las falencias fsicas del laboratorio de
acuerdo con la reglamentacin que le aplique o los ensayos (actividades que realiza).
El control de ingreso.

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Control de acceso/utilizacin de laboratorio, equipos e insumos

Para garantizar la gestin y control en los laboratorios, es necesario que se tenga claro
cuntos estudiantes ingresan a las prcticas, as como los listados de estudiantes para hacer
control de ingreso.
Si algn estudiante requiere ingresar fuera de los horarios estipulados y va a hacer uso de
equipos o materiales, debe tenerse un registro de dichas visitas. Se puede hacer uso de los
formatos institucionales como:
a) Formato de acceso y uso de equipos,
insumos y documentos (personas que
no pertenecen al rea o transitorias).
b) listado con los nombres de las
personas autorizadas para el acceso
y utilizacin de equipos.

GICUV 6 SALUD AMBIENTAL Y DEL TRABAJO

Debido a la variada cantidad de ensayos, prcticas y dems actividades que se desarrollan
en los laboratorios, se requiere identificar de forma clara cuales son los aspectos de mayor
impacto en la seguridad del personal, de los usuarios y del ambiente. Para esto, se deben
tener en cuenta tanto las condiciones de salud, que se refieren las condiciones fisiolgicas,
psicolgicas y socioculturales que determinan el perfil sociodemogrfico y de morbilidad de
la poblacin trabajadora, como las condiciones y medio ambiente de trabajo, que abarcan
aquellos elementos, agentes o factores que tienen influencia significativa en la generacin de
riesgos para la seguridad y salud de los trabajadores, los cuales especficamente pueden ser:
Las caractersticas generales de los locales, instalaciones, mquinas, equipos,
herramientas, materias primas, productos y dems tiles existentes en el lugar de
trabajo;
Los agentes fsicos, qumicos y biolgicos presentes en el ambiente de trabajo y sus
correspondientes intensidades, concentraciones o niveles de presencia;
Los procedimientos para la utilizacin de los agentes citados en el apartado anterior,
que influyan en la generacin de riesgos para los trabajadores; y,
La organizacin y ordenamiento de las labores, incluidos los factores ergonmicos o
biomecnicos y psicosociales.
El PCE considera cinco aspectos de relevancia como son:
Riesgos: para lo cual el personal debe identificar los riesgos de salud ocupacional y
ambiental que se presentan en el laboratorio.
Estado del espacio: se consideran los aspectos bsicos de salud ocupacional que deben
cumplir los laboratorios como es el caso de pisos, fachadas, puertas, iluminacin, etc.

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Almacenamiento de reactivos: el laboratorio que utiliza reactivos para sus ensayos

debe considerar el manejo seguro de los mismos, reas de almacenamiento adecuadas,
etc.
Hbitos seguros: todo el personal del laboratorio debe cumplir normas
comportamentales bsicas para disminuir los riesgos a los que se exponen durante el
desarrollo de las actividades del laboratorio. Dentro de estas normas se encuentran las
de vestimenta correcta, elementos de proteccin, etc.
Residuos peligrosos: los residuos generados deben estar claramente identificados,
ubicados en un lugar especfico, de ser posible procurar su tratamiento antes del
descarte y la gestin de la disposicin final por terceros.

GICUV 7 REALIZACIN DEL SERVICIO

En este punto el PCE esenciales, se enfoca en que el responsable junto con el personal del
laboratorio deben planear y desarrollar todos los procesos necesarios para la realizacin de
las prcticas, ensayo y/o pruebas.
Teniendo en cuenta:
Requisitos de los usuarios.
Seguir procedimientos establecidos con anterioridad.
Verificar el cumplimiento de las actividades planeadas.
Evaluar la satisfaccin de los usuarios.

Planeacin
La entidad debe planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realizacin del
servicio. La planificacin incluye:
Guias documentadas.
Programacin acadmica.
Programacin de prcticas acadmicas.
Las guas deben ser conservadas por el personal a cargo, garantizando el uso de la versin
correcta. En el caso de las guias consideradas produccin intelectual de los docentes y
personal de los laboratorios debern conservarse segn las indicaciones de la Seccin de
Gestin Documental. Aquellos documentos basados en normas, procedimientos operativos
estandarizados, debern controlarse como lo requieren los documentos de origen externo y no
requieren ningn tipo de retencin documental.

Requisitos y usuarios
El personal del laboratorio debe:

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Determinar los requisitos especificados por los usuarios (docentes y estudiantes); as

como aquellos no especificados por ellos y los requerimientos de seguridad o legales si
aplican.
Revisar los requisitos relacionados con el producto y/o servicio, este proceso debe
llevarse a cabo antes de que el laboratorio proporcione el servicio.
Determinar e implementar disposiciones eficaces para la comunicacin con los usuarios:
se deben definir medios claros como cartas, email, oficios, campus virtual, horarios de
atencin del estudiante, otros.

Prestacin del servicio

El personal del laboratorio debe controlar la prestacin del servicio, para lo cual puede hacer
uso de Procedimientos, guas de prestacin del servicio, programaciones, control de reactivos,
uso de equipos, control de ingreso, etc.

Verificacin
La entidad debe confirmar, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han
cumplido los requisitos especificados, por los estudiantes para el desarrollo de las prcticas
de laboratorio. Para ello se pueden revisar las actividades ejecutadas frente a las planeadas
en al inicio del semestre. Adems del uso apropiado de los equipos y su mantenimiento.

GICUV 7.6 ASEGURAMIENTO METROLGICO

Teniendo en cuenta que la Universidad est certificada en su gestin de calidad a travs de
la NTCGP-1000 y la ISO 9001 en la ltima versin de la norma, los laboratorios que realizan
actividades de mediciones y ensayos deben aplicar el requisito 7.6 el cual establece lo
siguiente:

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de

medicin
La entidad debe determinar el seguimiento y la medicin por
realizar, y los equipos de seguimiento y medicin necesarios
para proporcionar la evidencia de la conformidad del
producto y/o servicio con los requisitos determinados (vase
NTCGP-1000 numeral 7.2.1).
La entidad debe establecer procesos para asegurarse de que
el seguimiento y medicin pueden realizarse y de que se
realizan de una manera coherente con los requisitos de
seguimiento y medicin.
Cuando sea necesario asegurarse de la validez de los
resultados, el equipo de medicin debe:

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a. calibrarse y/o verificarse a intervalos especificados o

antes de su utilizacin, comparado con patrones de
medicin trazables a patrones de medicin
internacionales o nacionales; cuando no existan tales
patrones, debe registrarse la base utilizada para la
calibracin o la verificacin; (vase NTCGP-1000 el
numeral 4.2.4),
b. ajustarse o reajustarse segn sea necesario;
c. estar identificado para poder determinar el estado de
calibracin;
d. protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el
resultado de la medicin;
e. protegerse contra los daos y el deterioro durante la
manipulacin, el mantenimiento y el almacenamiento.
Adems, la entidad debe evaluar y registrar la validez de los
resultados de las mediciones anteriores cuando se detecte que
el equipo no est conforme con los requisitos. La entidad debe
tomar las acciones apropiadas sobre el equipo y sobre
cualquier producto y/o servicio afectado.
Deben mantenerse registros de los resultados de la calibracin
y la verificacin (vase NTCGP-1000 el numeral 4.2.4).
Debe confirmarse la capacidad de los programas informticos
para satisfacer su aplicacin prevista cuando estos se utilicen
en las actividades de seguimiento y medicin de los requisitos
especificados. Esto debe llevarse a cabo antes de iniciar su
utilizacin y confirmarse nuevamente cuando sea necesario.
NOTA 1 Vase la norma NTC-ISO 10012, a modo de orientacin.
NOTA 2 La confirmacin de la capacidad del software para satisfacer su aplicacin prevista
incluira habitualmente su verificacin y gestin de la configuracin para mantener la
idoneidad para su uso.
Para dar cumplimiento a los requisitos de la norma NTCGP-1000 la Universidad document
en un Manual de procedimiento la forma para garantizar que los laboratorios determinen los
equipos e instrumentos que deben controlar en cada uno de los ensayos o actividades que
realizan.
Dicho Manual de procedimiento puede ser consultado en el siguiente enlace:
http://planeacion.univalle.edu.co/index.php/formatos-gestion-de-calidad
Igualmente, se han documentado una serie de instructivos para los cuidados y la forma
adecuada de su utilizacin, manipulacin, hacer mantenimiento, almacenamiento, verificacin y
calibracin.

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El laboratorio debe realizar las siguientes actividades para cumplir con el aseguramiento
metrolgico:
a) Determinar los ensayos / actividades a controlar en el Programa de aseguramiento
metrolgico
b) Definir programa de mantenimiento calibracin (externo)
c) Definir programa de verificacin de equipos e instrumentos de medicin (interno)
d) Verificar formatos de hojas de vida de equipos e instrumentos de medicin
e) Realizar registro de los programas de mantenimiento, calibracin y verificacin
f) Controlar las especificaciones de temperatura y otros aspectos requeridos por equipos.
Para garantizar el aseguramiento metrolgico en los laboratorios se han diseado una serie
de formatos. Algunos aplican especficamente a los laboratorios que realizan mediciones o
anlisis para terceros.
El PCE por tanto considera:
Identificacin de las variables y equipos crticos.
El desarrollo e implementacin del Plan de Aseguramiento Metrolgico.
Implementacin de guas e instructivos de uso de equipos.
La Universidad del Valle documento algunos formatos que se enfocan en el aseguramiento
metrolgico como:
a) Formato Hoja de
Vida de Equipos.
b) Plan
de
Aseguramiento
Metrolgico.
c) Verificacin interna
de balanzas
d) Verificacin interna
de pipetas

GICUV 8 MEJORA
Los laboratorios deben planificar y llevar a cabo seguimiento, medicin y anlisis de los
resultados de sus actividades, con el fin de implementar mejoras.
El PCE considera:
Reconocer e implementar el Manual de Gestin del Mejoramiento.
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Servicio de atencin al ciudadano, estudiante, cliente: mediante el anlisis de las

Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Control de no conformes mediante la revisin de novedades o dificultades en el
laboratorio.
Anlisis de datos y Seguimiento del proceso mediante el uso de indicadores de las
actividades del laboratorio.
Auditorias de calidad internas y externas.
Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

VERIFICACIN
Resolucin de creacin para laboratorios
Los laboratorios nuevos o aquellos que an no tienen resolucin de creacin debern consultar
los requisitos exigidos por la Facultad para su aprobacin, se recomienda tener en cuenta los
porcentajes de avance definidos en el PCE.
La resolucin es dada por cada Facultad, dado que el Estatuto General de la Universidad
define la estructura orgnica:
CAPITULO III. DE LA ESTRUCTURA ORGNICA
ARTICULO 12 Los componentes de la estructura orgnica y las relaciones que se establezcan
entre ellos, mantienen el carcter unitario de la organizacin de la Universidad. Para la
gestin de los procesos acadmico-administrativos la Institucin tendr dos niveles, a saber:
a) El centralizado cuyas competencias son, en esencia, de orientacin general, de
formulacin de polticas, de direccin de los controles y de ejecucin de los procesos de
carcter centralizado.
b) El descentralizado cuyas competencias son de manera principal la ejecucin de
actividades de naturaleza acadmica y los correspondientes procesos administrativos
de apoyo.
CAPITULO V. DE LOS ORGANISMOS
DIRECCIONES

ACADMICOS

DESCENTRALIZADOS Y SUS

De las Facultades
ARTICULO 30 Las Facultades son unidades acadmico-administrativas que agrupan los
campos del saber y las disciplinas correspondientes. Son el espacio donde se orientan y
administran programas acadmicos y donde se genera la transferencia de conocimientos,
destrezas y habilidades, mediante funciones de docencia, investigacin y extensin. En las
Facultades tambin se estudian e investigan las propuestas para la solucin de la
problemtica de la regin y el pas, en respuesta a su compromiso con la realidad social.
ARTICULO 31 Dentro de la poltica de descentralizacin, las Facultades, de conformidad con
el presente Estatuto y las disposiciones del Consejo Superior, podrn darse su organizacin

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interna, administrar sus recursos y planificar y promocionar su desarrollo acadmicoadministrativo

Por lo anterior, las Facultades, Institutos Acadmicos y el Sistema de Regionalizacin debern
formalizar su organizacin interna a travs de actos administrativos.
Aspectos contemplados en la resolucin:
1) Establecer las consideraciones que
justifican la oficializacin, formalizacin o
creacin de laboratorios en la Facultad,
Instituto Acadmico o Sede Regional.
2) Generar los articulados de aprobacin,
adopcin, formalizacin, reconocimiento
de los laboratorios.
3) Definir el funcionamiento de los
laboratorios: dependencia a la cual est
adscrita, clasificacin de acuerdo con la
actividad sustantiva y designacin de
responsable de coordinacin.

CONCLUSIONES
El Programa de condiciones esenciales de calidad en los laboratorios se dise con el fin de
garantizar la calidad en los espacios de prcticas acadmicas y en donde se realizan las
actividades sustantivas de la Universidad, los laboratorios.
Igualmente, con el fin de generar mecanismos de mejoramiento tendiente a que la Universidad
pueda cumplir con sus estrategias y objetivos de calidad acadmica e internacionalizacin.
El Programa debe ser revisado continuamente desde su diseo como aplicacin con el fin de
revisar el avance en los laboratorios y mejorar las condiciones all contempladas.

ANEXOS
Al presente documento se anexan cada uno de los Manuales de procedimientos, instructivos de
trabajo, guas, formatos y plantillas para su correcta implantacin.
Igualmente, se anexa un documento que define cmo realizar el control de los registros
derivados de la implantacin en cumplimiento con las disposiciones de la Ley de Archivo.

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