Apostilas OBJETIVA Ano XI Concursos Pblicos - Brasil

Tribunal Regional Eleitoral do Estado de So Paulo

Concurso Pblico 2016

Tcnico Judicirio rea Administrativa

CONTEDO
Conceitos fundamentais de Arquivologia. O gerenciamento da informao e a gesto de
documentos: diagnsticos; arquivos correntes e intermedirio; protocolos; avaliao de
documentos; arquivos permanentes. Mtodos de arquivamento. Tipologias documentais
e suportes fsicos. Microfilmagem; automao; preservao, conservao e restaurao
de documentos.

Coletneas de Exerccios I, II e III

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Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Arquivologia uma disciplina cientfica da Cincia da Informao.
Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao
que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a
Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua
converso em potencial de informao.
No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharis, esses profissionais vm
preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecrios, historiadores e outros que, na maioria das vezes,
no observavam os princpios da Arquivologia no tratamento da informao arquivstica.
Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantao, organizao e direo dos arquivos
de informao arquivsticas. O profissional deve conduzir a gesto da informao, o acompanhamento do
processo documental e informativo, a identificao das espcies e tipologias documentais, o planejamento
para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reproduo.
O tratamento tcnico dos documentos arquivsticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a
descrio, avaliao, conservao e restaurao de documentos. Inclui tambm como perfil a direo e
organizao dos centros de informao constitudos de acervos arquivsticos, assim como servios de
microfilmagem e de informatizao aplicados aos arquivos. ainda de sua competncia elaborar projetos,
pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivsticos, assim como o assessoramento aos
trabalhos de pesquisa cientfica, jurdica, administrativa e tcnica. Trata-se do profissional gestor de
processos documentais e dever estar apto a trabalhar as solues de tratamento funcional da
documentao arquivstica, atendendo s demandas administrativas e tcnico-cientficas de instituies
pblicas, privadas e organizaes no governamentais.
Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domnio e o acompanhamento da evoluo das
tecnologias da informao, com vistas implementao de informao.

O gerenciamento da informao e a gesto de documentos

Informao e documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes
segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos
esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.

Informao um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos,
fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos
aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo,
ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.
O Valor da Informao
Como possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir parmetros capazes de
quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das maneiras realizada por meio dos juzos de valor,
que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.
Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informao.
Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:

valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao;

valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as
leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado;

valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem;

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valor de restrio, que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando
o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma
quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto.
Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia
monetria.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro,
ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio.
Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser
utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de
investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando
que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado,
estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao.
Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida
ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento
de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a
informao ter um valor de propriedade.
O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve
atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao
deve satisfazer os seguintes requisitos:
ser enviada pessoa ou ao grupo certos;
na hora certa e no local exato;
na forma correta.
O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da
informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio.
A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como
um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu valor a partir de seu
papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras
atividades no processamento da informao.
Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando
levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em
produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da
oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que
conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e
servios que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for
alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos
seguintes fatores:
identificao de custos;
entendimento da cadeia de uso;
incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao;
dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos
especficos;
tradio de se tratar a informao como uma despesa geral;
diferentes expectativas e percepes dos usurios;
fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao.
Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao

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perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria.
O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao
adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum
valor.

Documento um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte
que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios
materiais de civilizaes desaparecidas, investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos
humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou
pblicos que so pesquisadas pelos historiadores.
A partir do momento em que se fortalece a ideia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas
deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada
coisa ou fato.
Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio
local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do
lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou construo de referenciais
tericos e prticos de organizao e preservao.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se
apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam
algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor
cientfico, histrico e cultural.
Em primeiro lugar so documentos produzidos e/ ou acumulados organicamente no decorrer das
atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns
aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio
desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter
uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa
privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio.
importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que
um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no
conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a
conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma
empresa pblica ou privada.
Em segundo lugar, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender
vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam no seu momento de criao, j ter
um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do
sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para
formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende
primeiramente as necessidades burocrticas, administrativas ou legais.

Diviso de documentao por natureza:

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuies e os
documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os
formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los:
NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas
empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
NATUREZA CIENTIFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de
proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro.

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NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a
administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como
por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal,
Estadual ou Municipal.

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi
confeccionado:
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das
informaes nesse contidas.
Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma)
3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na
comunicao de seu contedo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias,
negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais
(esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom,)
4.Tipo de documento: a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento,
Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

Gesto de Documentos
GESTO DE DOCUMENTOS: Administrao da produo, tramitao, organizao,
uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivisticas, visando
a racionalizao e eficincia dos arquivos.

A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma empresa pblica

ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso
estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos.
Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas
pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes
que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais
eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal
n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas
fsicas ou jurdicas, gesto de documentos "o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes
sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o
gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nas
empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo vital dos
documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das empresas podem
ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final:
eliminao ou guarda permanente.
Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do trabalho, conta

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muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir
um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que
o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de
conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para
a sua interpretao.

NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO

comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o
operacional.
Documentao de Nvel Estratgico
a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as
informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis
hierrquicos da alta gerncia.
Documentao de Nvel Ttico
a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da
organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade
determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc.).
Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de
Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros.
Documentao de Nvel Operacional
a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm
todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc., para a operao segura
dos processos de trabalho.
Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho,
Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.

VALORES DOS DOCUMENTOS

Os documentos apresentam duas espcies de valores inerentes:
VALOR PRIMRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para a
entidade que o acumulou e;
VALOR SECUNDRIO - estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para
outras entidades e pesquisadores.
O VALOR PRIMRIO de um documento manifesta-se sob trs diferentes tipos, ou seja:
1. Valor Administrativo - documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a
execuo das atividades do rgo. Exemplos: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc.;
2. Valor Jurdico Ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou
dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Exemplos: Acordos, Contratos, Convnios etc.;
3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e
despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Exemplos: Notas Fiscais, Receitas,
Faturas etc.
O VALOR SECUNDRIO subdivide-se em:
1. Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de

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uma administrao. Exemplos: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc.;

2. Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em
funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou
pocas. Exemplos: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos,
Indicadores Econmicos etc.

Equipe de trabalho
A gesto de documentos deve ser realizada no apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe
integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a
contribuio profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo maior que a
soma das partes. Se no partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gesto de documentos
estar, com certeza, aqum do desejvel.
importante observar que embora em cada momento prevaleam aspectos tcnicos relativos a uma ou
outra rea do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discusses e
definies para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produo,
tramitao e uso corrente dos documentos, podemos supor que maior a influncia do administrador, que
identifica competncias, subordinaes e os fluxos de trabalho; e do tcnico de informtica, que prope
alternativas eletrnicas para a produo de formulrios e fluxogramas.
Mas, neste momento, importante tambm a presena do documentalista, o qual detendo noes de
diplomtica pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa
contribuio para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que tambm
integra a equipe de gesto de documentos, participa destas definies, pois orienta quanto ao valor
histrico das informaes registradas, valor este nem sempre considerado na anlise de profissionais de
outras reas.
O conservador, cuja formao est voltada para a preservao fsica dos suportes da informao, prope
os cuidados necessrios desde o momento da produo do documento, tendo em vista a necessidade da
sua preservao ao longo do tempo. E o arquivista j pode elaborar mtodos de arquivamento que facilitem
a recuperao das informaes contidas nos documentos sobre as quais se define a produo, o trmite
e o uso.
A avaliao constitui uma etapa essencial da gesto de documentos. a fase em que se define a
eliminao ou a guarda, temporria ou permanente, de um documento. o momento em que tambm,
mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formao multidisciplinar da equipe. Toda e
qualquer observao de um componente da equipe merece respeito e ateno dos demais. Uma avaliao
documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuzos administrativos, financeiros e
histrico-culturais e, sob determinadas circunstncias, irreparveis. Desta forma, a equipe de gesto de
documentos pode e deve contar, na fase da avaliao documental, com outros profissionais especializados
nos assuntos pertinentes.
Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gesto de documentos a noo, por
parte de todos os profissionais envolvidos na gesto, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um
deles atue somente numa fase do ciclo vital.
O arquivo intermedirio da empresa, que guarda os documentos que j no so de uso corrente nos
setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda so preservados, recebe a
documentao conforme as normas estabelecidas pela gesto, dentro dos prazos previstos na tabela de
temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferncia: cronograma,
acondicionamento, descrio e relao dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de
orientaes s pode ser definido por uma consonncia entre os setores produtores/acumuladores e a
administrao do arquivo intermedirio. A construo deste elo, na verdade um feixe de relaes que
primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que no perdem a sua dimenso humana

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e pessoal, se faz por meio da equipe de gesto.

O acervo de valor histrico, a ser guardado no arquivo permanente, tambm fruto das elaboraes
tcnicas da gesto de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de
gesto, sobretudo nas instituies pblicas. Sua funo garantir que documentos de valor histrico,
alguns imbudos deste valor j na sua produo, outros que o adquirem ao longo de sua existncia, aps
cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente e/ou intermedirio, sejam recolhidos ao arquivo
permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua funo de preservao da memria documental
da instituio qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsvel pelo arquivo permanente
que, no Brasil, em geral um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experincia
das demandas atuais no campo da pesquisa histrico-social e, especificamente, dos documentos ou
assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessrio tambm uma constante
atualizao destes profissionais para que o avano dos mtodos e o surgimento de novos objetos do
conhecimento histrico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho.
A gesto de documentos ainda se relaciona internamente com a rea de conservao, pois muitas das
definies da gesto so o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservao, que ir
hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu volume fsico e o tempo de
guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o
trabalho da gesto.
Alm das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gesto de documentos
interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade
desta relao com a estrutura da empresa essencial para o bom desempenho da gesto. Ela inicia-se
com a sensibilizao dos dirigentes para os benefcios da gesto - agilidade na recuperao das
informaes, racionalizao da massa documental, economia de espaos fsicos destinados guarda de
documentos e reduo dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais,
ambientais e na melhoria da imagem institucional.
Uma vez implementada a gesto de documentos, a estratgia a ser seguida a disseminao dos seus
objetivos para os diferentes nveis hierrquicos e das vantagens para todos da aplicao dos princpios
arquivsticos no trato das informaes registradas.
A maior dificuldade no decorrer do processo de implantao da gesto de documentos se encontra na
resistncia s mudanas, nos hbitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda
que, no campo especfico da gesto, frequentemente o domnio fsico de um conjunto de documentos ou
o domnio de informaes que permitam a sua localizao no caos dos "arquivos", geram ou so usados
nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, alm da formao tcnica
dos profissionais da equipe de gesto, devem se fazer presente: a pacincia e a percepo das relaes
interpessoais e da assimilao ou no das polticas administrativas pelo conjunto dos funcionrios.

Classificao de documentos de arquivo

Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo.
Arquivo
Documentos de qualquer instituio pblica ou privada, considerados de valor, merecendo preservao
permanente para fins de referncia e pesquisa, tendo sido depositado ou selecionado para depsito num
arquivo de custdia permanente. (Schellenberg,2004);
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblicas e
entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica,
qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos (lei 8.159/91)
A no intencionalidade e as contingncias na produo dos documentos, a ampla burocratizao e o uso

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massivo de tecnologias de reproduo, assim como o crescente interesse na preservao da memria,

levaram a uma definio arquivstica dos ciclos de vida dos documentos e dos valores que lhe so
relacionados em cada ciclo. Esquematicamente se apresentam trs fases da vida do documento:

Teoria das Trs Idades

Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes,
intermedirios e permanentes.

o primeiro ciclo ou primeira idade, denominado corrente, corresponde ao valor administrativo;

o segundo ciclo ou segunda idade, denominado intermedirio, corresponde ao valor probatrio
e/ou legal do documento e,
o ltimo ciclo ou terceira idade, denominado permanente, quando o valor histrico e cientfico se
sobrepe ao demais valores. Caso no se reconhea esse valor permanente, o conjunto
documental ser eliminado.

A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos interessados as

informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura. Neste sentido, a classificao dos
documentos de arquivos deve ser feita a partir de um mtodo de arquivamento a ser definido, levando em
considerao a estrutura da empresa, suas funes e a natureza de seus documentos. No h um nico
mtodo vlido para arquivar documentos. Na prtica, inclusive, faz-se uso da combinao de um ou mais
mtodos. Os mtodos mais comuns so os que classificam os documentos por assunto, seguidos de uma
classificao secundria por ordem alfabtica, cronolgica ou geogrfica. O agrupamento dos documentos
por assunto, entretanto, deve atender s necessidades da empresa, suas caractersticas e prioridades.
O mtodo de arquivamento adotado pela empresa pblica ou privada, assim como os cuidados de
conservao e os procedimentos de eliminao, transferncia e recolhimento, quando for o caso, devem
ser repassados para todas as unidades administrativas, para que estas fiquem cientes, possam se adequar
ao mtodo e efetivamente implant-lo pois a organizao dos arquivos, como foi exposto aqui, inicia-se
com a produo dos documentos, assim como a responsabilidade pela organizao das informaes, em
diferentes graus, diz respeito a todos os funcionrios.

SIGNIFICADO E IMPORTNCIA
Arquivo o instrumento principal para servir de controle ao administrativa de qualquer
instituio, empresa, pblica ou privada. , por assim dizer, um "Centro Ativo de Informaes". Abriga
os documentos resultantes de uma atividade, os quais so conservados como comprovantes.
O arquivo deve adaptar-se ao rgo pblico, empresa ou instituio obedecendo a um plano racional
e tecnicamente orientado. Arquivos organizados, sem orientao tcnica se transformam em verdadeiros
depsitos de documentos.
O arquivo, quando bem organizado, transmite ordens, evita repeties desnecessrias de experincias,
diminui a duplicidade de trabalho, revela o que est para ser feito, o que j foi feito e o resultado obtido.
Constitui fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxilia o administrador na tomada de
decises.

CLASSIFICAO:

Segundo o estgio de sua evoluo em:

ARQUIVO CORRENTE - Conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos

para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de *atividades-meio e *atividades-fim e
que se conservam junto aos rgos produtores em razo de sua vigncia e da frequncia com que so
por eles consultados. Portanto, os documentos esto na fase corrente quando a atividade que os originou
est em andamento. Nessa fase, os documentos so usados com maior frequncia e normalmente ficam
localizados prximo aos locais de trabalho. Tambm conhecido como de Primeira Idade ou Ativo.

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* ATIVIDADES-MEIO - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas
atribuies especficas e que resulta na acumulao de documentos de carter instrumental e acessrio.
* ATIVIDADES-FIM - conjunto de operaes que uma instituio leva a efeito para o desempenho de suas atribuies especficas e
que resulta na acumulao de documentos de carter substantivo para o seu funcionamento.
Portanto, a administrao dos arquivos correntes tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam
s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer
para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so
eficientemente administrados quando:
a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso;
b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s
atividades correntes;
c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais
atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa
ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de
custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de
vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os
que devem ser destinados ao "inferno" do incinerador, ou ao "cu" de um arquivo permanente, ou ao
"limbo" de um depsito intermedirio.
A consulta aos documentos guardados nos arquivos correntes costuma exigir rapidez e preciso na sua
localizao, e um arquivamento que permita at mesmo sua recuperao individual. Os tipos de busca,
entretanto, podem variar - desde a busca pontual (em relao a um documento especfico, cuja data, local
de produo e emitente so conhecidos), at a tipolgico-cronolgica (exemplo: todos os contratos de
trabalho do ltimo exerccio), ou mesmo "temtica", no sentido de se referir ao contedo estrito do
documento (exemplo: todos os documentos que versam sobre um mesmo projeto, ou funcionrio, ou
departamento etc.).
Muito embora a ordenao atribuda aos documentos, na fase corrente, deva atender satisfatoriamente s
demandas de seus usurios (essencialmente, os funcionrios da prpria entidade), no deve deixar de ser
adequada, igualmente, s necessidades do processo de avaliao.

ARQUIVO INTERMEDIRIO - Na fase intermediria, a atividade de origem dos documentos se

encerrou. Por isso, estes sofrem uma utilizao menos frequente e podem ser mantidos em arquivos
centralizados, aguardando o cumprimento de prazos legais. Findos esses prazos, que devem estar
devidamente especificados em uma tabela de informaes sobre o ciclo de vida de cada tipo de documento
em uma organizao (tabela de temporalidade), os documentos possuidores de valor para a organizao
geradora (valor primrio), ou algum valor remanescente (valor secundrio) depois de cumprido o valor
primrio, devem ser permanentemente preservados, podendo ter os seguintes destinos:
so recolhidos a um arquivo para guarda permanente;
so microfilmados e ento recolhidos a um arquivo para guarda permanente;
so microfilmados e digitalizados e depois recolhidos para guarda permanente.
Em todos os casos, devem ser permanentemente preservados. Para conservao do acervo permanente,
as instituies arquivsticas podem adotar medidas preventivas e corretivas objetivando minimizar a ao
do tempo sobre o suporte fsico da informao, assegurando sua disponibilidade. Importante salientar que
a forma de uso do documento na sua fase corrente e intermediria exerce influncia sobre os trabalhos de
preservao na sua fase permanente.
Ao Setor de Arquivo Intermedirio compete:
I. avaliar, receber, descrever, arranjar e custodiar os documentos transferidos;
II. organizar, em colaborao com os rgos de origem, Tabelas de Temporalidade dos vrios tipos de
documentos;
III. encaminhar ao arquivo permanente os documentos a serem preservados;

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IV. atender a consultas e prestar informaes;

V. propor a programao anual da Seo.

ARQUIVO PERMANENTE - Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que

so escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um governo, devido ao
seu valor comprobatrio e informativo. So escolhidos tomando-se por base no a apreciao de certos
documentos em particular, mas devido ao seu significado no conjunto da documentao de um
determinado assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentao de um rgo, de um
governo, ou mesmo da sociedade em certo estgio de desenvolvimento. O trabalho de recolhimento de
documentos a arquivos permanentes tem um duplo objetivo: preserv-los e torn-los disponveis para
serem usados.
Os documentos pblicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade pblica. O direito a tais
documentos ser exclusivamente do governo que os criou e sero conservados para a perpetuidade.
Qualquer lei que diga respeito administrao de documentos pblicos deve incluir no seu texto normas
para a sua reobteno no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da repartio. O
princpio bsico nullum tempus occurrit regi, que foi traduzido como "contra o rei no h prescrio".
A legislao sobre os documentos pblicos, alm disso, deve definir claramente as responsabilidades de
custdia do arquivista. O conceito de custdia pode ser explicado em relao ao conceito de propriedade
pblica. Os documentos pblicos podero ser conservados sob a custdia de qualquer rgo da
administrao, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos pblicos so transferidos
da custdia de um rgo para a de outro no h transferncia de propriedade, pois os documentos eram
e continuam a ser propriedade do Estado.
Legalmente, ento, o arquivista deve ter a custdia dos documentos que esto sob a sua guarda fsica, no
que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e privilgios que tinha a entidade
que os criou, relativamente reproduo e autenticao de cpias.
Segundo, deve ter, em relao aos documentos, certos direitos e privilgios adicionais que no so
comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-se estes ao arranjo, descrio e publicao
para fins que no aqueles para os quais foram originariamente criados - para servir a usos secundrios de
outras reparties e de particulares. Esses direitos e privilgios so necessrios ao arquivista para o bom
cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposies legais regulamentando o problema da destruio de documentos pblicos. Essa
regulamentao h que proibir a destruio de qualquer documento pblico por qualquer funcionrio sem
a devida aprovao da autoridade responsvel pelos arquivos.
Mesmo os documentos histricos de hoje podem tornar-se novamente administrativos amanh, por
diversas circunstncias, devido sua utilizao.
Os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser
distintos dos princpios expostos at agora, que se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias
reparties de origem. A administrao de arquivos permanentes bem mais complexa que a dos arquivos
corrente e intermedirio.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo permanente:

arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos;

Arranjo: aps a identificao, os documentos so agrupados em fundos, sries e sub-sries, obedecida a
provenincia e tentando-se recuperar o arranjo original. Dentro de cada srie ou sub-srie os processos so
ordenados cronologicamente.

descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao;

conservao medidas de proteo aos documentos e, consequentemente do local de sua

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guarda, visando a impedir sua destruio;

referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

Para organizar os documentos de arquivo de carter permanente, necessrio, primeiramente, estudar a

histria, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificao para os
documentos (classificao que, na fase permanente, como j foi mencionado, costuma ser denominada
"arranjo"). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificao obedece, na fase permanente, aos mesmos
procedimentos adotados para a classificao dos documentos na fase corrente.
Se os documentos de arquivo j tiverem sido classificados na fase corrente, de acordo com as diferentes
estruturas/atividades ou funes/atividades da entidade produtora, a tarefa dos arquivistas, na fase
permanente, ser facilitada - s precisaro rever e adaptar a classificao adotada, sobretudo em funo
das eliminaes realizadas na passagem dos documentos correntes para o arquivo intermedirio
(transferncia) e dos documentos que se encontravam no arquivo intermedirio para o arquivo permanente
(recolhimento).

Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os

classificados em:

Arquivos podem ser

Pblicos (federal, estadual, municipal);

Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associaes);
Comerciais (empresas, corporaes, companhias); e
Pessoais (fotos de famlia, cartas, originais de trabalhos, etc.)
Temos tambm os arquivos que guardam e organizam documentos cujas informaes so registradas em
suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas e so chamados de Especiais. Estes podem fazer parte
de um Arquivo mais completo.
Existem aqueles que guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos
Mdicos, de Imprensa, de Engenharia, Literrios e que muitas vezes precisam ser organizados com
tcnicas e com materiais especficos. So conhecidos como Arquivos Especializados.
Contedo da Documentao em:
Administrativos ou Tcnicos.
Acesso em:
Abertos ou Restritos. (Sigilosos)

Quanto a Estrutura
Os estgios evolutivos do arquivo dentro de um rgo pblico, instituio ou empresa, (corrente,
intermedirio e permanente) devem ser planejados de forma que funcionem harmonicamente, auxiliando
a instituio na consecuo de seus objetivos.
Neste momento, deve-se definir a posio que o arquivo ocupar em sua hierarquia e tambm a estrutura
organizacional que deseja dar a seus documentos, pois, como j vimos, o arquivo a fonte de informaes
que agiliza a consecuo dos objetivos.
Os arquivos dentro dessas organizaes, podem estar dispostos segundo as seguintes estruturas:
1) Centralizados: quando renem em um nico local fsico todos os documentos produzidos e
recebidos, centralizando as atividades de recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio.
Apresentam como vantagens:
Reduo de custos operacionais.
Economia de espao, material e equipamentos.
Padronizao de normas e procedimentos.

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Treinamento mais eficiente do pessoal envolvido.

Uniformidade na realizao de tarefas.
Apresentam como desvantagens:
Deslocamento para consultas.
Tratamento mais cuidadoso com documentos sigilosos.

2) Descentralizados: estabelecem a organizao de arquivos descentralizados, ou departamentais,

conforme a estrutura do rgo, instituio ou empresa. Os arquivos so criados para atender s
necessidades especficas de departamentos, sees, divises etc.
Muito cuidado deve ser observado com esta modalidade, para que no se criem arquivos desnecessrios.
O desejvel, na descentralizao, a organizao de arquivos ao nvel de departamentos, onde os
documentos so arranjados por reas comuns de interesse, evitando-se as duplicaes.
As vantagens e desvantagens desta estrutura de arquivo so exatamente o oposto da centralizao. Cada
instituio, respeitando suas atividades operacionais, tamanho, localizao fsica e geogrfica de suas
instalaes, bem como os recursos humanos disponveis, deve planejar estruturas de arquivo que melhor
atendam suas necessidades de trabalho.
Vale lembrar ainda que, a maioria dos arquivos correntes so departamentais e que s uma pequena
parcela dessas organizaes, providas de infraestrutura material e pessoal, mantm arquivos correntes
centralizados. O mesmo j no ocorre com os arquivos permanentes, cuja caracterstica de "memria do
rgo, instituio ou empresa" exige que sejam organizados de forma centralizada.

Equipamentos e Acessrios
Pastas Convencionais:
PASTAS REGISTRADORAS - "A" a "Z" - so confeccionadas em papel forte, de grande durabilidade,
possui um lombo largo com dois orifcios prximos s extremidades, providas internamente de um gancho
de metal ou plstico, que se mantm fechado por fora de mola de presso.
PASTAS SANFONADAS - tambm chamadas de "Follow-Up" confeccionadas em papel carto mais
flexvel e revestida com percalina. Possui uma tampa e um amarrio ao meio e divises em ordem alfabtica
e/ou numrica de 01 31.
PASTAS SUSPENSAS - confeccionadas em papel carto forte e possuem em ambas as partes uma barra
que poder ser metlica ou de plstico, com dois encaixes nas extremidades e que ficam apoiadas no
suporte do fichrio ou arquivo, permitindo o seu deslizamento.
GUIA - retngulo de carto forte que serve para separar as partes ou sees dos arquivos ou fichrios
reunindo em grupos as respectivas pastas ou fichas.
GUIA-FORA - folha de papel carto ou cartolina, colocada no lugar de um documento retirado.
PROJEO - salincia na parte superior da guia ou pasta que recebe as notaes determinadas pelo
mtodo escolhido.
TIRAS DE INSERO - tiras de papel gomado ou de cartolina, picotadas, onde so escritas as notaes
e inseridas nas projees das partes ou das guias.
NOTAO - inscrio feita na projeo, podendo ser alfabtica, numrica ou alfanumrica. A notao
pode ser aberta ou fechada. Simples ou Composta. A aberta quando indica somente o incio da seo e
fechada quando indica o incio e o fim.
A posio o local que a projeo ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder metade
da guia, a um tero, um quarto ou um quinto.

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Guia-fora a que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo.
Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes.
Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias.
Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas

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pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica.

REFERNCIA CRUZADA OU REMISSIVA - indicao de um documento em dois ou mais lugares.
De acordo com o modo de guardar os documentos podemos classificar os arquivos em HORIZONTAIS e
VERTICAIS. Como o nome indica, os Horizontais guardam horizontalmente, dispostos uns sobre os outros,
sendo que a margem inferior recebe a notao e os Verticais, verticalmente.
Os arquivos Verticais podem ser: frontal e lateral. No frontal os documentos so dispostos uns atrs
dos outros, com a frente voltada para o arquivista, ou seja, a projeo. No lateral, os documentos so
dispostos uns ao lado dos outros, com a parte lateral voltada para o arquivista.
Resumindo, podemos dizer que a escolha do mvel, atentaremos aparncia, resistncia, capacidade
de expanso, convenincia do servio e economia do espao, enfim a funcionalidade e racionalidade.

Sistemas de Arquivos
DIRETO - aquele em que a recuperao da informao feita diretamente ao arquivo onde ela est
armazenada.
INDIRETO - o que depende de um ndice ou cdigo para localizar a informao.
SEMI INDIRETO - onde pode ou no haver necessidades de uso de um ndice.

Mtodos de Arquivamento
A natureza dos documentos e a estrutura da entidade so as determinantes do mtodo de arquivamento.
Estes podem ser divididos em dois grupos: Bsicos e Padronizados.

MTODOS BSICOS
Mtodo Alfabtico - um mtodo direto, onde as filas ou pastas so dispostas em ordem alfabtica
rigorosa, separadas por guias. As notaes nestas guias podem ser abertas ou fechadas.
aberta uma pasta para cada correspondncia efetiva e, dentro desta, os documentos so organizados
em ordem cronolgica. Para os correspondentes eventuais devem ser preparadas as pastas miscelneas,
uma para cada letra, podendo ser arquivadas antes ou depois das pastas individuais. Na projeo desta
pasta aparece o smbolo "M", seguido da letra de sua diviso. Dentro da pasta miscelnea a ordem
alfabtica deve ser rigorosamente mantida, assim como a ordem cronolgica, dentro da alfabtica.

REGRAS DE ALFABETIZAO
Para efeitos de arquivo, deve ser usado o alfabeto de 26 letras, em funo das muitas palavras em nomes
estrangeiros que circulam em nosso pas.
As regras de alfabetizao podem ser alteradas, desde que sejam sempre seguidos os mesmos critrios
e feitas as remissivas necessrias para evitar dvidas futuras.
Tato o critrio letra por letra quanto o de palavra por palavra podem ser adotados para ordenao dos
itens, sendo que a escolha de um deles implica na completa excluso de outro.

Exemplos:
letra por letra
Nova Friburgo
Novais, Ademir Alves
Nova York

palavra por palavra

Nova Friburgo
Nova York
Novais, Ademir Alves

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