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GESTIN DE LA CALIDAD

INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIN DE DOCUMENTOS


CDIGO

EV-CAL-DA-01

VERSIN

VIGENCIA

2012

Pgina

CODIFICACIN DE DOCUMENTOS INTERNOS


PROCESO
TIPO DE DOCUMENTO
NOMBRE
SIGLA
NOMBRE
MANUALES
PROCESOS ESTRATGICOS
GESTIN DE PLANEACIN
GESTIN DE RELACIONES NACIONALES E
INTERNACIONALES
GESTIN DE COMUNICACIN

ES-RNI
ES-CMU
EV-CON
EV-CAL

PROCESOS MISIONALES
FORMACIN
INVESTIGACIN
PROYECCIN SOCIAL

SIGLA
MA

ES-PLA

PROCESOS DE EVALUACIN
GESTIN DE CONTROL
GESTIN DE CALIDAD

1 DE 7

MI-FOR
MI-INV
MI-PSO

CARACTERIZACIONES DE PROCESOS

CP

DOCUMENTOS DE APOYO
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS
FORMATOS
PROTOCOLOS
FLUJOGRAMA
MAPA DE RIESGOS

DA
PR
IN
FO
PT
FL
MR

PROCESOS DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN
DEPORTES
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN
EXTENSIN CULTURAL
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN
REA DE LA SALUD
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN
SALUD OCUPACIONAL
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - TRABAJO
SOCIAL
GESTIN FINANCIERA
GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA
GESTIN DE TECNOLOGA

AP-THU
AP-MBU
AP-MBUDEP
AP-MBUEXC
AP-MBUGAS
AP-MBUSOC
AP-MBUTSO
AP-FIN
AP-BYS
AP-INF
AP-TEC

La versin vigente y controlada de este documento, solo podr ser consultada a travs del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestin de Calidad. La
copia o impresin diferente a la publicada, ser considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.

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VERSIN

GESTIN DOCUMENTAL
GESTIN AMBIENTAL
GESTIN JURDICA
GESTIN DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS
GESTICION CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO

VIGENCIA

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AP-DOC
AP-AMB
AP-JUR
AP-BIB
AP-CDI

La codificacin de los documentos internos del Sistema de Gestin de Calidad est dado por cuatro campos, el primero de dos
letras, corresponde al tipo de proceso al que pertenece el documento, el segundo campo de tres letras, corresponde a la
denominacin del proceso, el tercer campo corresponde al tipo de documento y el cuarto campo es el consecutivo asignado al
documento.
POLTICAS DE ENCABEZADO Y PIE DE PGINA
LOGO
USCO

NOMBRE
DEL
DOCUMENTO

CDIGO

VERSIN

FECHA

VIGENCIA

PAGINA

ELABORO

REVISO

APROB

LOGO
ISO

MANUALES

CARACTERIZACIONES DE
PROCESO

DOCUMENTOS DE APOYO

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCTIVOS

FORMATOS

PROTOCOLOS

TIPO DE DOCUMENTO

E: Encabezado
P: Pie de pgina
N: No aplica
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
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Los diferentes tipos de documentos del Sistema Gestin de Calidad de la Universidad Surcolombiana tendrn la siguiente
estructura:
El encabezado para los Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Documentos de Apoyo, Procedimientos y Protocolos entre
otros tendr el siguiente diseo : el logo de la universidad ser del siguiente tamao 2,19 cm de alto por 1,99 cm de ancho y
logos de calidad del siguiente tamao 2,19 cm de alto y 4,18 cm de ancho
Nombre del proceso al que pertenece inicia con
la palabra gestin

Nombre del documento

GESTIN

CDIGO

TP-PPP-DA-##

VERSIN

TP: Tipo de proceso


PPP:Sigla asignada al Proceso
DD: Sigla asignada al Tipo de Documento
##: Nmero consecutivo del Tipo de Documento y
Proceso al que pertenece.
aaaa ao de la versin de documento

VIGENCIA

#: Nmero de la versin
de documento

aaaa

Pgina

1 DE 1

aaaa: ao de la vigencia
del documento

El pie de pgina para los Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Documentos de Apoyo, Procedimientos y Protocolos entre otros
tendr la siguiente informacin
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POLTICA PARA LA CARACTERIZACIN DEL PROCESO


OBJETIVO DEL PROCESO

Describa los lineamientos, propsitos para cumplir con la misin de la Universidad Surcolombiana.

LDER DEL PROCESO

Cargo de la persona responsable de liderar la ejecucin y cumplimiento del proceso

PROVEEDORES

ENTRADAS

ACTIVIDADES

SALIDAS

USUARIOS

Enuncie aqu la organizacin, proceso


o personas que le
proporcionan informacin, servicios o
productos (insumos)
al proceso, para poder realizar las actividades propias del
mismo Ejemplo: Proceso Gestin de Calidad

Enuncie aqu la
informacin o
producto que
se recibe del
proveedor Eje.
Informacin sobre el estado
de los procesos

PLANEAR

Enuncie aqu los


informes, estadsticas, acciones,
documentos que
entrega el proceso Ejemplo Acciones de mejoramiento de los procesos

Enuncie aqu la organizacin,


entidad,
proceso o persona
que recibe
el producto o servicio, Ejemplo Todos
los procesos

Enuncie aqu la forma de como programara las


actividades de su proceso
HACER
Enuncie a qui la forma de como har las activi-

dades planificadas
VERIFICAR

Enuncie a qui la forma de como controlara las


actividades planificadas
ACTUAR

Enuncie a qui la forma de como mejorara las actividades planificadas con base en la verificacin

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO


NRO

PROCEDIMIENTO

LDER DEL PROCEDIMIENTO

Relacione aqui la lista de los procedimientos que contiene el proceso

Coloque a qui el cargo del responsable del proceso

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REQUISITOS
LEGALES

NORMATIVOS NTCGP 1000:2009

A qui se enuncia Ver Normograma del proceso

A qui se enuncia los numerales que aplica


DEL CLIENTE

Ver documento de apoyo de calidad requisitos del cliente


DOCUMENTOS ASOCIADOS

INDICADORES DE GESTIN

RIESGOS

RECURSOS

Ver link documentacin procesos


SGC

Ver link Indicadores

Ver link de Administracin del Riesgos

Enuncie a qui los medios para realizacin y ejecucin del proceso

CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN

RIGE A PARTIR DE

DESCRIPCIN DEL CAMBIO

Ver Normograma del proceso

Ver Tabla

Elabor

Reviso

Aprob

Nombre del Funcionario que crea el documento

Nombre del funcionario de calidad


que revisa y aprueba el documento.

Nombre y cargo del Representante de la Direccin que aprueba la caracterizacin

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POLTICA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS


1. OBJETIVO:
(Meta o propsito a cumplir en el respectivo procedimiento a desarrollar dentro de el respondiendo a la pregunta "qu" y "para
qu").
2. ALCANCE:
(Establece los lmites de aplicacin del procedimiento, indicando la primera actividad con la que inicia el procedimiento y la
ltima actividad con la que termina el mismo.)
3. LDER DEL PROCEDIMIENTO:
(Cargo que debe garantizar el cumplimiento de todo el procedimiento, Por Ejemplo: Jefe Oficina de Planeacin)
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:
(Normas internas o externas (Acuerdos, Resoluciones, Circulares, Decretos, Leyes) que se consultan o aplican para el
procedimiento que se est documentando . Por Ejemplo Acuerdo 001 del 9 de enero de 1998 Estatuto Presupuestal)
5. DEFINICIONES:
(Vocabulario, conceptos, jerga empresarial que define los trminos necesarios para la comprensin total del procedimiento)
6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: (si as se requiere, se enuncia el nombre de las diferentes etapas y/o actividades que
hacen parte del desarrollo del procedimiento)
N
ACTIVIDAD
DESCRIPCIN
RESPONSABLE
REGISTRO
Registre la actividades que se Describa como se realiza la Cargo
responsable Relacione
los
requieren para ejecutar la actividad
de
realizar
la documentos, Formatos
1
etapa en mencin, estas se
actividad
y/o registros que se
enumeran consecutivamente
generan y evidencian la
en el orden de su ejecucin.
ejecucin de la actividad
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7. OBSERVACIONES:
(Notas aclaratorias que contribuyen a la ejecucin y comprensin de las actividades desarrolladas)
8. CONTROL DE CAMBIOS (registro de la fecha, versin y tipo de documento a los que se le aplican los cambios)
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIN

Elabor

Reviso

Aprob

Nombre del Funcionario que crea el docu- Nombre del funcionario de calidad que revisa y Nombre y cargo del Representante de la Direcmento
aprueba el documento.
cin que aprueba la caracterizacin

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