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Abril 2016
SUMRIO
1. Introduo ............................................................................................................................ 4
2. As fases do gerenciamento de escopo ................................................................. 5
3. A arte de negociar: escopo ....................................................................................... 10
4. Quais os desafios e as dificuldades de projetos de escopo fechado? .. 14
5. Mudanas no escopo: Um Guia de Sobrevivncia ........................................... 18
6. Concluso ........................................................................................................................... 22
1. INTRODUO
O sucesso da gesto de um projeto no causado por sorte. Na verdade, isso a soma de
vrios fatores que convergem para este objetivo, dentre os quais podemos citar planejamento, organizao, dedicao do time, acompanhamento de mtricas, um cronograma bem definido e tantas outras coisas.
Por outro lado, muitos empresrios no percebem que o cerne da gesto de um projeto o
gerenciamento do seu escopo. o escopo que define todo o trabalho que precisar ser desenvolvido e, tambm, atravs dele que se consegue ter uma viso do todo do projeto, bem
como entender se ele est alinhado aos objetivos da empresa.
Para municiar voc de todas as informaes necessrias para trabalhar o escopo do seu projeto com maestria que desenvolvemos este e-book. Esperamos que seja de grande ajuda!
Boa leitura!
Equipe Project Builder
2.
AS FASES DO
GERENCIAMENTO
DE ESCOPO
2.
Coletar os requisitos
3.
Definio do escopo
4.
Criar EAP
5.
Verificao do escopo
6.
Controle do escopo
Coletar os Requisitos
Com o Plano de gerenciamento do escopo do projeto iniciado, chega o momento de comear
a definir o escopo atravs da coleta dos requisitos necessrios ao projeto. Nessa fase, deve-se
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Definir o Escopo
O passo seguinte traar, de fato, o escopo do projeto: Uma descrio detalhada do projeto e
do produto a ser desenvolvido. Lembre-se, vale o que est escrito (e acordado)! Se, por algum
motivo, um item precisar ser includo posteriormente isso vai alterar todo o projeto pois pode
impactar em oramento, alocao de equipe e na experincia do cliente.
Durante essa fase, comum que os gerentes e profissionais envolvidos nele compliquem
algumas questes que poderiam ser tratadas de forma mais simples e clara, aumentando
as chances de a execuo exigir mais recursos e tempo que o planejamento inicial. Para
contornar esses obstculos, manter a simplicidade em foco na hora de redigir o escopo pode
ser o grande diferencial entre o sucesso ou o fracasso de um projeto. Um aliado nessa etapa
o KISS (Keep it Simple, Stupid).
Validar o escopo
Nessa etapa chegada a hora de formalizar a aceitao das entregas concludas do projeto (era
chamado de Verificar o Escopo na 4 edio do PMBOK). Conferir cada entrega do projeto, a
qualidade do produto, e as justificativas para atrasos, mudanas e demais ocorrncias durante
a execuo do projeto. Nessa validao, podem ser encontrados motivos para mudanas no
escopo.
Controlar o Escopo
Esse passo um dos mais sensveis, pois aqui que feito o monitoramento do escopo e o
controle das mudanas e suas motivaes. Incrementar o projeto com esse tipo de controle
facilitar a entrega de melhores resultados, seja na forma do projeto em si ou de outros
objetivos estabelecidos no escopo.
Da mesma forma, as melhorias serviro como pequenas correes ao escopo original para
que o resultado final esteja de acordo com os objetivos da empresa.
3.
A ARTE DE NEGOCIAR:
ESCOPO
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Negociaes de escopo
Todos sabemos que problemas de escopo podem surgir em qualquer projeto especialmente
se algumas pontas soltas no foram devidamente presas durante o processo de vendas.
Honestamente, em qualquer projeto sempre haver problemas de escopo.
Quando o cliente diz: mas eu pensei que estava includo, voc tem de olhar tanto do ponto de
vista dele quanto do seu. Investigue. Talvez o setor de vendas tenha dito que algum benefcio
estava includo. Talvez tenha ocorrido alguma falha na comunicao. Ou de repente voc
possa ter percebido um trabalho maior surgindo no projeto, e ento ser a hora de negociar.
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4.
QUAIS OS DESAFIOS E
AS DIFICULDADES DE
PROJETOS DE ESCOPO
FECHADO?
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executa o projeto. Ainda que seja a alternativa ideal para o cliente, esse tipo de projeto pode
resultar em grandes desafios e dificuldades para os fornecedores.
Cumprimento de acordos
Quando um gerente se compromete a entregar um projeto dentro de determinado prazo
e com um oramento mais rgido, qualquer problema que se apresenta entre o kick-off e
o deadline ser de sua responsabilidade. E, c entre ns, as mudanas e os imprevistos em
projetos no so nem um pouco raras!
Nesse cenrio, os projetos de escopo fechado podem exigir recursos extras geralmente
em relao s horas de trabalho extra da equipe ou falta de materiais , cujas despesas
adicionais so totalmente absorvidas pela empresa que respectivamente os executam.
Mudana de expectativas
Ainda que clientes e fornecedores costumem passar semanas ou at meses desenvolvendo
o escopo, natural que alguns requisitos no consigam ser previstos, no concorda? Isso
acontece porque, com o desenrolar das etapas do projeto, o cliente comea a visualizar o
produto sob uma outra perspectiva, reavaliando algumas das decises tomadas durante a
fase de planejamento.
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Dessa forma, para no precisar desistir do projeto, preciso fazer a renegociao do contrato
durante sua execuo, o que tambm representa um grande desafio aos envolvidos, pois essa
medida muda radicalmente as expectativas tanto de prazo como de oramento de ambas as
partes.
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Nesse complexo cenrio, clientes e gestores de projeto devem sempre procurar entrar em
um consenso sobre modelos mais flexveis entre os tipos de contratao, buscando fechar
um escopo mnimo, mas tornando a execuo um pouco mais dinmica para evitar grandes
impactos em caso de mudanas. Somente assim ser possvel eliminar os desgastes durante
a execuo do projeto e se aproximar um pouco mais daquele utpico mundo dos sonhos.
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5.
5 PASSOS PARA
EVOLUIR SUA
MATURIDADE EM
GESTO DE PROJETOS
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custo, qualidade e riscos do projeto, o que pode afetar at a viabilidade econmica do mesmo. E
gerir todas essas mudanas , sem dvida, um grande desafio para a gesto de projetos.
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6.CONCLUSO
Agora que voc conhece tudo o que precisa para fazer um bom gerenciamento de escopo de
projetos, das teorias s dicas para sair das furadas do dia a dia, est na hora de arregaar as
mangas.
E lembre-se, cada uma das etapas tem papel fundamental para o sucesso do seu projeto. Por
isso, no negligencie nenhuma delas ao fazer o gerenciamento do escopo. Entender todo
esse cenrio papel do gestor, mas isso s ser possvel se todo o trabalho estiver embasado
em um bom escopo.
Alm de uma ateno minuciosa s etapas do gerenciamento de escopo de projeto, sabe
o que mais ajudaria? Um software de gesto de projetos como o da Project Builder. Teste
gratuitamente por 15 dias!
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