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ISSN 2179-5037
301
synergy, transformed the process of mapping problems more efficient, highlighting the
priority causes and their proper treatment.
Keywords: Administrative tools, Matrix GUT, 5W2H.
1 INTRODUO
302
em cerca de R$ 4,5 milhes anuais (OLIVEIRA, MARINS E ALMEIDA, 2010, p.
238).
Nesse contexto, nota-se que oportuno identificar ferramentas, tcnicas
e/ou conceitos que possam ser combinados e aplicados em conjunto para o
mapeamento e tratamento das falhas. Entretanto, na seqncia dessa constatao,
surge a seguinte dvida: quais ferramentas utilizar? A resposta a essa questo foi
apurada por meio de um estudo emprico em uma agncia de publicidade e
comunicao, tendo como objetivo principal, tanto para a pesquisa quanto para a
empresa alvo do estudo, a identificao, organizao, priorizao e a produo de
um plano de ao que propusesse a soluo da morosidade no desenvolvimento da
criao de artes para impresso de material publicitrio. A forma como esse estudo
emprico foi realizado encontra-se detalhado na terceira seo desse trabalho,
intitulado de mtodo.
Para
tanto,
foi
selecionado
um
conjunto
de
quatro
ferramentas
303
obtidos com a aplicao das ferramentas escolhidas; e, por ltimo, so apresentadas
as concluses, limitaes e sugestes para estudos futuros.
2 - REVISO DA LITERATURA
Esta seo aborda uma reviso de literatura sobre as quatro ferramentas
(Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, Matriz GUT e 5W2H) que sero integradas
para indicar as causas do problema relatado pelo gestor da empresa de
comunicao e suas possveis aes por prioridade.
Segundo Behr, Moro e Estabel (2008) o Brainstorming uma ferramenta
simples, realizada em grupo, para evidenciar problemas e que pode ser utilizada em
qualquer situao. Meireles (2001, p.20) refora que esta uma ferramenta
associada criatividade e especifica que ela deve ser utilizada na fase de
planejamento.
Osborn (1975), criador do Brainstorming em 1938, definiu algumas regras
para sua aplicao: O grupo deve ter um lder para gerenciar a aplicao do
Brainstorming e um secretrio para auxiliar o lder. Os componentes do grupo devem
ser profissionais das diversas reas envolvidas no problema a ser discutido. Sugerese um nmero mdio de dez pessoas participantes do Brainstorming; E, o tempo de
durao da seo no deve exceder 45 minutos.
Nos Quadros 1 e 2 so apresentados, segundo os autores Meireles (2001) e
Behr, Moro e Estabel (2008), as etapas de aplicao do Brainstorming.
Etapa 01
Etapa 02
Etapa 03
Etapa 04
Introduo
Criao de
Ideias
Reviso
Seleo
Meireles (2001)
Apresentao da questo a ser pensada
Onde os participantes dizem suas ideias sem qualquer julgamento
de valor
Esclarecimento de dvidas sobre as ideias sugeridas
Eliminao de ideias que no so adequadas
304
Etapa 01
Construo da
Equipe
Etapa 02
Definir o Foco e
Enfoque
Gerao de
Ideias.
Etapa 03
Etapa 04
Crticas
Etapa 05
Agrupamento
Etapa 06
Concluso
Com base nos autores Meireles (2001), Behr, Moro e Estabel (2008), podese notar que no h uma forma unanime de aplicao do Brainstorming, mas em
ambas h uma etapa onde os participantes dizem ideias sem julgamentos para
serem selecionadas posteriormente (que corrobora com Osborn, 1975). Desta forma,
considera-se que as etapas de criao de ideia (denominada por Meireles, 2001) e
gerao de ideias (denominada por Behr, Moro e Estabel, 2008) so as etapas
fundamentais do Brainstorming.
O Diagrama de Ishikawa, tambm conhecido como Diagrama de Causa e
Efeito ou Espinha de Peixe, segundo Lins (1993), Meireles (2001) e Miguel (2006),
uma das sete ferramentas mais tradicionais da qualidade e tem como objetivo
representar fatores de influncia (causas) sobre um determinado problema (efeito)
(FORNARI JR., 2010, p.107). Assim, sua aplicao ampla e oferece suporte para
as decises relativas a situaes que devem ser mantidas ou eliminadas
(PALADINI, 2012, p.361).
De forma prtica, uma ferramenta grfica que, segundo Fornari Jr. (2010),
pode ser elaborada seguindo os seguintes passos:
- Determinar o problema;
- Relatar sobre as possveis causas;
- Construir o diagrama agrupando as causas em 6M (Mtodo, Matriaprima, Mo-de-obra, Mquinas, Medida, Meio Ambiente);
- Analisar o diagrama, a fim de identificar as causas verdadeiras;
- Correo do problema.
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O diagrama de Ishikawa, segundo Cuatrecasas (2010), deve ser
representado conforme a Figura 1.
Para cada item (causa/problemas) atribudo uma nota para trs fatores
(gravidade, urgncia e tendncia) que varia de 1 a 5, onde 1 tem a menor grau e 5
o maior grau. Como pode ser observado no exemplo do Quadro 3, as linhas
representam as causas do problema ou o problema em si, e as colunas os fatores a
serem pontuados de 1 a 5 (GOMES, 2006; CESAR, 2013).
306
Matriz de Deciso GUT para priorizao de problemas
Problemas
G
U
T
Total (GxUxT)
Atraso na entrega do fornecedor
4
4
3
48
Alto gasto com materiais de escritrio
2
2
1
4
Baixo ndice de recompra entre clientes
5
4
4
80
Problemas disciplinares entre vendedores
3
2
3
18
Priorizao
2
4
1
3
Perguntas Bsicas
( termo original em ingls)
What?
When?
Who?
Where?
Why?
How ?
How M uch?
Significados
O que ser feito.
Quando ser feito.
Quem ir fazer.
Onde ser fei to.
Por que ser feito.
Com o ser feito.
Quanto custar o que ser feito.
307
3 - MTODO
A pesquisa foi realizada em uma empresa de Comunicao e o emprego
desse estudo deu-se de acordo com os passos apresentados na Figura 2 para se
atingir o objetivo geral apresentado. A forma como as ferramentas foram aplicas est
descrito na prxima seo.
no
por
que
elas
acontecem,
focalizando
acontecimentos
308
publicidade. Adotou-se, assim, o estudo de caso como estratgia de pesquisa pois,
segundo Yin (2001), ele utilizado em muitas situaes em que se necessrio
uma anlise mais profunda, podendo-se fazer comparaes entre dois ou mais
enfoques especficos.
309
medida e meio-ambiente. Entretanto, as categorias foram renomeadas neste
trabalho para que melhor pudesse expressar a realidade do caso. Desta forma, para
este trabalho, mo-de-obra est nomeada como funcionrio; Mtodo foi
renomeado como Procedimento; Mquina como Equipamentos e Meioambiente como Ambiente. Nota-se que nem todas as categorias foram utilizadas
devido ao grau de complexidade do problema, como pode ser observado na Figura
3.
Como terceiro passo, foi aplicada a Matriz GUT de acordo com a adoo das
informaes dos autores Gomes (2006) e Cesar (2013).
Primeiro, atribuiu-se valores que variaram de 1 a 5 para cada um dos
critrios: Gravidade, Urgncia e Tendncia. E, sem sequncia foram multiplicados
para que se pudesse encontrar o posto de cada causa. Assim, a Matriz GUT foi
aplicada para priorizar quais causas que deveriam ser tratadas primeiro.
No Quadro 5 pode-se observar os resultados encontrados por meio da
ferramenta Matriz GUT. E, a partir deste resultado, empreenderam-se esforos para
a construo do 5W2H, que constitui a quarta etapa aplicada ao problema relatado
pelo gestor.
310
MATRIZ GUT
30
4
4
5
3
4
4
80
48
3
6
Barulho
12
AMBIENTE
Interrupes
18
13
64
100
EQUIPAMENTO
Ergonomia
Softwares Problemticos
(piratas)
Vrus
60
Lentido
27
10
Obsolescncia
Execuo de procedimentos
incorretos
Coleta de dados inadequada
20
11
36
80
48
FUNCIONRIO
PROCEDIMENTO
Falta de conhecimento do
software utilizado
Dificuldade de comunicao
Falta de motivao
RESULTADO Ranking
311
Para elaborao da Figura 4, foi feita uma reunio com os gestores para
determinar quais as aes seriam possveis e em qual prazo. Cada problema (o
que?) foi posto em pauta para serem discutidos os seguintes itens: Quem e onde iria
ser executada a ao; os prazos; como as aes seriam feitas; Quais os benefcios
seriam trazidos com a ao (por que?); E, tambm uma pesquisa foi feita na internet
e no comrcio local para se determinar o quanto cada ao custaria. Desta forma,
nota-se que o 5H2W constitudo por decises dos gestores que foram organizadas
para compor o plano de ao.
312
Barulho relatado pelos gestores proveniente de uma obra no prdio vizinho, assim
este tende a sumir medida que a obra progredir.
Pode-se perceber tambm, a partir do agrupamento realizado no Diagrama
de Ishikawa, que as causas que lideram o ranking de prioridades a serem resolvidas
(Softwares
Problemticos,
Coleta
de
dados
inadequada,
Dificuldade
de
6 - CONCLUSES E LIMITAES
Como resultado, observou-se que cada ferramenta teve sua importncia
neste trabalho. O Brainstorming e o Diagrama de Ishikawa foram eficazes para a
identificao e organizao das causas que levam ao problema de demora no
desenvolvimento de novos trabalhos. A Matriz GUT mostrou quais as causas tinham
maior relevncia e o 5W2H definiu quem, como, onde, porque, quando e quanto
custa tratar cada causa, levando em considerao seu grau de prioridade.
Considera-se, neste caso, que o diagrama de Ishikawa um organizador
visual das ideias selecionadas a partir do Brainstorming, pois essas ideias puderam
ser agrupadas e expostas de forma a facilitar o entendimento das causas do
problema tratado. E, especificamente, foi fundamental para indicar se havia ou no
foco nas causas dos problemas das categorias apontadas por Fornari Jr (2010).
Com base na pesquisa apresentada, pode-se concluir que as ferramentas
apresentadas (Brainstorming, Diagrama de Ishikawa, Matriz GUT e 5W2H) tm sua
relevncia para o processo de mapeamento no cotidiano das organizaes. Tendo
em vista que mesmo a aplicao isolada delas pode ser um fator que ir contribuir
para se atingir a um objetivo fim. Porm, a aplicao em conjunto dessas
ferramentas, com sinergia, pode tornar mais eficaz no mapeamento do problema,
evidenciando as causas prioritrias e seus devidos tratamentos.
Desta forma, nota-se que a utilizao de ferramentas em conjunto,
sobretudo a utilizao das ferramentas utilizadas neste trabalho (Brainstorming,
Diagrama de Ishikawa, Matriz GUT e 5W2H) foi til para entender as causas do
problema e chegar a um plano de ao ranqueado por prioridades, atingindo assim o
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objetivo deste trabalho que foi identificar organizar, priorizar e traar um plano de
ao para as principais causas de um problema da agncia de comunicao.
A principal contribuio deste trabalho para o segmento empresarial e
acadmico justamente a utilizao dessa sequncia de ferramentas em conjunto
para se criar um plano de ao com priorizaes de atuao para a empresa de
comunicao em questo, visto que no foi encontrado na literatura pesquisada
trabalhos que combinassem exclusivamente esse conjunto de quatro ferramentas e
com a mesma sequncia.
A limitao deu-se pela dificuldade em encontrar literatura cientfica
atualizada sobre as ferramentas administrativas utilizadas nesta pesquisa,
encontrando-se na maioria das referncias apenas aplicaes diretas das
ferramentas e no uma discusso sobre sua utilizao. Desta forma, sugere-se
como proposio de novos trabalhos uma discusso metodolgica de cada
ferramenta. Outra limitao quanto ao tratamento do empate de resultados na
Matriz GUT, visto que a literatura pesquisada no se mostrou prdiga em explicar
como cuidar desse problema detalhadamente.
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Recebido em 06/05/2014.
Aceito em 15/06/2014.