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Inhaltsverzeichnis

1. E-Mail-Kommunikation in modernen Unternehmen ........................................................... 3


2. Worauf sollten Sie bei der Anschaffung eines E-Mail-Archivierungssystems achten?........ 4
1. Gesetzeskonforme Richtlinien........................................................................................ 4
2. Duplizierung der Daten und Optimierung der Serverperformance .................................. 5
3. Wiederherstellung verlorengegangener E-Mails ............................................................. 5
4. Archivierung von PST-Dateien ....................................................................................... 5
5. Wissensmanagement .................................................................................................... 5
6. Volle Kontrolle ber den E-Mail-Verkehr ........................................................................ 6
7. Optimierte Produktivitt fr Endnutzer............................................................................ 6
8. Speicherung und Verwaltung mobiler Daten .................................................................. 6
9. Suchen und exportieren ................................................................................................. 6
10. Schnelles Handeln im Rechtsfall .................................................................................. 7
3. Die Kosten im berblick .................................................................................................... 7
4. Welches System eignet sich am besten fr Ihr Unternehmen? .......................................... 9
1. Lokale Implementierung ................................................................................................. 9
2. Datenhosting.................................................................................................................. 9
5. Tipps, damit Sie die richtige Entscheidung treffen! ...........................................................10
6. Wichtiges zur rechtlichen Rahmensituation (GoBS, GDPdU) im Bereich der E-MailArchivierung .........................................................................................................................11
7. E-Mails finden leicht gemacht mit der Archivierungslsung von emailarchiv.ch ................12
8. Varianten von emailarchiv.ch............................................................................................13
1. Postfach und Archiv beim Provider ...............................................................................13
2. Archiv beim Provider .....................................................................................................13
3. Mailserver und Archiv beim Kunden ..............................................................................14

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1. E-Mail-Kommunikation in modernen Unternehmen


Die Kommunikation per E-Mail ist schon seit Jahren die beliebteste und effektivste
Kommunikationsform in modernen Unternehmen weltweit. Die Zahl aktiver
geschftlicher E-Mail-Konten, die tglich genutzt werden, wird auf rund 930 Millionen
geschtzt. Der Meinung vieler Experten zufolge wird diese imposante Zahl in den
folgenden drei Jahren jhrlich um 5 Prozent wachsen. Das bedeutet, dass bis 2017 die
Anzahl aktiver geschftlicher E-Mail-Konten, die tglich genutzt werden, auf 1.1
Milliarden anwachsen wird. Durch die Betrachtung dieser imposanten Fakten, wird
schnell klar, dass schon heute hoch entwickelte E-Mail-Archivierungssysteme in vielen
Betrieben zu einem kritischen Geschftsfaktor gezhlt werden, da dadurch den
Mitarbeitern ermglicht wird, in der E-Mail Flut blitzschnell archivierte E-Mails finden zu
knnen. Neben diversen Compliance-Richtlinien (GDPdU und GoBS), die eingehalten
werden mssen, sollten Unternehmen bei der Anschaffung eines E-MailArchivierungssystems auch weitere Faktoren bercksichtigen.
Heutzutage sind E-Mails aus den alltglichen Kommunikationsprozessen in modernen
Unternehmen nicht mehr wegzudenken und stellen einen der wichtigsten Faktoren in
der Unternehmenskommunikation dar. Besonders aus diesem Grund wird es immer
wichtiger, diese Geschftsdaten auf eine adquate Weise rechtssicher aufzubewahren.
Eine manuelle Speicherung und Kategorisierung war vielleicht noch vor einigen Jahren
mglich, heute jedoch wre dies aufgrund der gigantischen Datenmengen eine
Sisyphusarbeit, da manuelles E-Mails finden viel zu viel Zeit und Arbeit in Anspruch
nehmen wrde.
Mit einem professionellen E-Mail-Archivierungssystem kann die immer grer werdende
E-Mail Flut gespeichert werden und die archivierten Geschftsdaten lassen sich jederzeit
blitzschnell finden. E-Mails finden wird dadurch zu einem unkomplizierten Prozess, da
sich archivierte E-Mails mit einem geringen technischen Aufwand zu einem spteren
Zeitpunkt wiederherstellen lassen. Eine E-Mail-Archivierungssoftware ermglicht es,
dass alle eingehenden und ausgehenden E-Mails sowie deren Anhnge
gesetzeskonform automatisch indexiert und rechtssicher gespeichert werden. Damit
kann man blitzschnell E-Mails finden, die schon vor etlicher Zeit archiviert wurden.
Dadurch werden auch Kosten sowie Arbeitszeit und Ressourcen gespart und knnen auf
andere Aufgaben verlagert werden. Darber hinaus bieten einige ArchivierungsLsungen die Mglichkeit, auch die Anhnge von E-Mails als auch weitere Inhalte wie
z.B. Kalendereintrge, Ordner sowie weitere Parameter rechtssicher zu archivieren. In
Betracht auf die steigende berufliche Nutzung von sozialen Netzwerken, Smartphones
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und Tablets wird auch die Speicherung und Indexierung dieser Inhalte zunehmend
wichtiger, so dass Unternehmensmitarbeiter blitzschnell diese mobilen Daten und EMails finden knnen.

2. Worauf sollten Sie bei der Anschaffung eines E-MailArchivierungssystems achten?


Es gibt eine Reihe unterschiedlicher Grnde, die fr den Einsatz eines solchen Systems
sprechen. Diese reichen von diversen Compliance-Richtlinien ber die Leistungsfhigkeit
der verwendeten Server bis hin zu einem effektiven Umgang mit Dateien, damit
Mitarbeiter in mglichst kurzer Zeit archivierte Dateien und E-Mails finden vermgen.
Der tatschliche Mehrwert fr ein Unternehmen hngt dabei in erster Linie ab, in
welcher Branche die Firma aktiv ist. So hat z. B. ein Krankenhaus andere Anforderungen
an eine E-Mail-Archivierungslsung als eine Bank. Aus diesem Grund ist die Auswahl des
geeigneten Systems von entscheidender Bedeutung fr einen effektiven Alltagsbetrieb.
Eine gut durchdachte und entwickelte Archivierungssoftware sollte folgende Kriterien
erfllen:

1. Gesetzeskonforme Richtlinien
Der aktuelle gesetzliche Rahmen sowie diverse rechtliche Richtlinien schreiben es fr
den Groteil der Unternehmen vor, dass Kommunikation, die ber den elektronischen
weg abgewickelt wird, fr einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden muss. Diese
gespeicherten Daten mssen diverse Kriterien erfllen. Zum einem mssen sie
durchsuchbar sein, zum anderen sollen sie so schnell wie mglich reproduzierbar sein.
Archivierte E-Mails finden ist eine mhsame Kleinarbeit, an der ganze IT-Abteilungen
Wochen, wenn nicht sogar mehrere Monate arbeiten mssen. Hinzu kommen noch die
hohen finanziellen Strafen, die Unternehmen drohen, die gegen aktuelle rechtliche
Richtlinien in Bezug auf E-Mail-Archivierung verstoen.

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2. Duplizierung der Daten und Optimierung der Serverperformance


Dadurch dass ein E-Mail-Archivierungssystem jeweils nur eine Kopie einer jeden E-Mail
auf dem Server aufbewahrt, wird der zur Verfgung stehende Speicherplatz ideal
genutzt und optimiert. Ein entscheidender Vorteil ist, dass dadurch der betriebsinterne
E-Mail-Server wesentlich entlastet wird, weil der grte Teil der Dateien
gesetzeskonform direkt im Archiv gelagert wird. Die Entlastung des internen E-MailServers wirkt sich besonders positiv auf die Performance des Servers aus und
ermglicht hhere Geschwindigkeiten, wenn Nutzer gespeicherte E-Mails finden wollen,
sowie schnellere Erstellungszeiten von Backups.

3. Wiederherstellung verlorengegangener E-Mails


Systemausflle knnen jederzeit eintreten. In diesen Krisenzeiten ist es von besonderer
Wichtigkeit, Mitarbeitern einen ungestrten Zugriff auf ihre E-Mails und Geschftsdaten
zu ermglichen. Ein hoch entwickeltes Archivierungssystem ermglicht, dass Mitarbeiter
jederzeit ihre E-Mails finden knnen und sie zudem auch einfach und bequem
wiederherstellen knnen. Es ist allerdings wichtig zu betonen, dass eine E-MailArchivierungslsung ein dediziertes Backupsystem nicht ersetzen kann.

4. Archivierung von PST-Dateien


Die meisten auf den Markt erhltlichen E-Mail-Archivierungssysteme knnen schnell und
sicher PST-Dateien in das zentrale Archiv importieren. Dies bietet den Vorteil, dass im
Fall eines Systemabsturzes, wodurch die Dateien beschdigt und korrumpiert werden
knnen, diese sich in der Regel ohne groe Mhe schnell wiederherstellen lassen.

5. Wissensmanagement
Vielen aktuellen Studien zufolge ist ein Groteil des Unternehmenswissens in Form von
E-Mails gespeichert. Im Durschnitt betrgt der Prozentsatz des Unternehmenswissens,
der in E-Mails gespeichert ist, rund 75 Prozent. Aus diesem Grund ist es von groer
Bedeutung dieses Wissen sicher aufzubewahren und zu verwalten und den Mitarbeitern
zu ermglichen, dass sie jederzeit ihre archivierten E-Mails finden knnen und diese
nicht manuell ablegen mssen.

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6. Volle Kontrolle ber den E-Mail-Verkehr


Einige Archivierungssysteme bieten den Administratoren die Mglichkeit die gesamte EMail Flut eines Unternehmens zu kontrollieren und zu verwalten. Dieses Feature kann
hilfreich sein, wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern untersagen, private E-Mail-Konten
zu nutzen sowie private E-Mails zu versenden.

7. Optimierte Produktivitt fr Endnutzer


Raffinierte Archivierungslsungen geben im Idealfall den Nutzern die Mglichkeit, dass
sie archivierte E-Mails finden und durchsuchen knnen, ohne dabei den gewohnten EMail-Client verlassen zu mssen. Diese Funktion wirkt sich nicht nur positiv auf die
Produktivitt der Mitarbeiter aus, sondern dadurch wird auch die IT-Abteilung des
Unternehmens entlastet und kann sich auf andere Bereiche konzentrieren.

8. Speicherung und Verwaltung mobiler Daten

Mobile Endgerte werden nicht nur im privaten, sondern auch immer mehr im
geschftlichen Umfeld genutzt. Durch diesen klar erkennbaren Trend der stetig
steigenden Nutzung von mobilen Smart Gerten am Arbeitsplatz wird auch die
Speicherung und Verwaltung von mobilen Daten immer wichtiger. Moderne
Archivierungslsungen bieten Untersttzung fr gngige mobile Betriebssysteme wie
BlackBerry OS, Android, iOS sowie Windows Mobile und ermglichen Nutzern, dass sie
einfach und bequem archivierte E-Mails finden knnen.

9. Suchen und exportieren


Es ist sowohl durch diverse Studien als auch unterschiedliche Praxisbespiele mehrfach
bewiesen worden, dass eine gut durchdachte Such- und Exportfunktion eines der
wichtigsten Features einer Archivierungslsung darstellt. Insbesondere bei dem
Abspeichern von wichtigen Kundendaten kann eine Archivierungssoftware beraus
hilfreich sein.

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10. Schnelles Handeln im Rechtsfall


Wenn Unternehmen in einem Rechtsfall aufgefordert werden, die E-MailKommunikation ber einen bestimmten Zeitraum bereitzustellen, ist es von groer
Wichtigkeit, dass Systemadministratoren archivierte E-Mails finden knnen, um diese
Daten schnellstens in gngigen Formaten der Rechtsinstanz zur Verfgung zu stellen.
Neben diesen aufgezhlten Kernfunktionen, die eine Archivierungslsung beinhalten
sollte, ist es zudem wichtig, dass die Archivierungssoftware unkompliziert und schnell an
die eigenen Bedrfnisse angepasst werden kann. So ist es z. B. von Vorteil, wenn der
Aufbewahrungszeitraum der gespeicherten Daten von dem Administrator je nach
Anforderungen individuell festgelegt werden kann.

3. Die Kosten im berblick


Die Kosten eines E-Mail-Archivierungssystems hngen im Groen und Ganzen von drei
Faktoren ab:
- Die Menge der Daten, die auf den Servern indexiert und gespeichert werden muss
- Die Anzahl der aktiven E-Mail-Konten bzw. der E-Mail-Nutzer
- Die spezifischen Eigenheiten und Features der E-Mail-Archivierungslsung
Die Kostenberechnung bei cloudbasierten Lsungen basiert in der Regel auf Per-UserBasis. Die Preisspanne reicht dabei von 5 bis 30 Euro per User. Bei sehr gnstigen
Angeboten, sollte unbedingt darauf geachtet werden, was wirklich darin enthalten ist. Es
knnte eventuell vorkommen, dass ein preislich gnstiges Angebot eventuell eher
funktioniert wie ein einfaches E-Mail Backup-System als ein hoch entwickeltes
Archivierungssystem fr Unternehmen, das den Mitarbeitern einen effizienten Weg
bietet, E-Mails finden zu knnen.
Im Gegenteil zu lokalen Implementierungen sind die Kosten fr gehostete Systeme
leichter zu berechnen, da in der Regel ein Pauschalbetrag bezahlt wird, der alle Kosten
abdeckt. Bei lokalen Systemen muss neben der Software auch die entsprechende
Hardware angeschafft werden. Hinzu kommt auch noch die Arbeitszeit der
betriebsinternen IT-Abteilung, die das Archivierungssystem in die bestehende ITInfrastruktur des Unternehmens integrieren und regelmig pflegen muss, damit
Mitarbeiter des Unternehmens schnell und effizient gespeicherte E-Mails finden knnen.
Ein Unternehmen mittlerer Gre mit etwa 500 Mitarbeitern wird fr eine
Archivierungslsung, die lediglich mit den ntigsten Funktionen und Features versehen
ist, etwa 2300 Euro zahlen. Fr ein hoch entwickeltes Archivierungssystem, das mit einer
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Reihe diverser Funktionen versehen ist und das Einhalten strengerer Vorschriften
ermglicht sowie einen effizienten Weg bietet, damit Mitarbeiter schnell und bequem
indexierte E-Mails finden vermgen, knnen die Kosten bis zu 23000 Euro oder sogar
mehr betragen. Obwohl es sich bei dem Kauf eines Archivierungssystems um eine
relativ groe Investition handelt, lsst sich der ROI (Return on Investment) in der Regel
relativ schnell erreichen.
Durch den Einsatz eines Archivierungssystems werden die Speicherkosten wesentlich
reduziert und die Produktivitt der Mitarbeiter wird gesteigert, weil sie Geschftsdaten
nicht manuell ablegen mssen und archivierte E-Mails blitzschnell finden knnen. Da
sich der Speicherbedarf messen lsst, wird dadurch schnell klar, welches
Einsparpotenzial moderne E-Mail-Archivierungssysteme bieten. Aus diesem Grund ist
dieser Faktor einer der wichtigsten Argumente, der fr den Kauf einer
Archivierungslsung spricht. Wenn man sich vor Augen fhrt, dass selbst der gnstigste
Speicherplatz monatlich 0.75 Euro pro User betrgt, fallen bei einem Unternehmen mit
1000 Mitarbeitern jhrliche Speicherkosten von rund 9000 Euro an. Ein weiterer Faktor
der sich uerst positiv auf den ROI auswirkt, ist die Senkung der Lizensierungskosten
fr Microsoft Exchange Clients sowie Server.
Neben den obig genannten Einsparungen spielt auch der optimierte Workflow eine
wichtige Rolle. Da den Mitarbeitern die Mglichkeit geboten wird, jederzeit archivierte EMails finden zu knnen und nicht manuell ablegen zu mssen, kommt es zu einer
wesentlichen Zeiteinsparung und die Mitarbeiter knnen sich schnell anderen Aufgaben
widmen. Einigen Studien zufolge ist die Produktivitt der Mitarbeiter fast um das
Doppelte nach der Implementierung eines Archivierungssystems gestiegen. Aufgrund
dieser und anderer Faktoren lassen sich die Kosten fr die Implementierung eines
Archivierungssystems relativ schnell amortisieren.

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4. Welches System eignet sich am besten fr Ihr Unternehmen?


Heutzutage gibt es zwei unterschiedliche Wege, ein E-Mail-Archivierungssystem
innerhalb eines Unternehmens zu implementieren

1. Lokale Implementierung
Bei dieser traditionellen Methode mssen neben der Software auch diverse HardwareProdukte wie z. B. neue Server angeschafft und von der IT-Abteilung konfiguriert und in
das bestehende IT-System Ihres Unternehmen integriert werden. Der Nachteil bei dieser
Option sind die Vorlaufkosten, die aufgrund der Anschaffung neuer Hardware relativ
hoch anfallen. Der groe Vorteil liegt aber darin, dass Ihr Unternehmen die volle
Kontrolle ber das Archivierungssystem behlt und nicht auf Dienste von Drittanbietern
angewiesen ist.

2. Datenhosting
Bei dieser Methode stellt ein Drittanbieter die ganze Infrastruktur, die fr eine
einwandfreie Funktionsweise des Archivierungssystems bentigt wird, zur Verfgung
und somit wird das ganze System auf den Servern des Drittanbieters gehostet. Da das
ganze System in der Cloud gehostet wird, bietet diese Methode den Vorteil, dass die
Anschaffungskosten fr neue Hardware vllig entfallen und dazu sind auch die
laufenden Kosten wesentlich geringer als bei der lokalen Implementierung. Der Nachteil
liegt aber darin, dass Ihrem Unternehmen eine nur minimale Kontrolle ber das ganze
Archivierungssystem gewhrt wird und darber hinaus werden vertrauliche Daten ber
die Server des Drittanbieters weitergeleitet, was sich auf die Privatsphre wesentlich
negativ auswirkt.
In Grounternehmen mit entsprechend groen IT-Abteilungen sind betriebsinterne EMail-Archivierungssysteme besonders beliebt und stellen in der Mehrheit der Flle die
erste Wahl dar. Da die Archivierungslsung in die betriebseigene IT-Infrastruktur
integriert ist, sind auch die Zugriffgeschwindigkeiten wesentlich hher als bei einer
Cloud-Implementierung. Dadurch wird die Zugriffszeit wesentlich verringert, mit der
Nutzer ihre archivierten E-Mails finden knnen. Allerdings nimmt sowohl die Installation
des Systems als auch die regelmige Systempflege mehr Zeit und Ressourcen in
Anspruch.
Gehostete Lsungen lassen sich in der Regel viel schneller implementieren als lokale
Systeme. Darber hinaus bieten Cloud-Implementierungen eine Reihe diverser Vorteile
gegenber lokalen Implementierungen. Wenn Sie mit dem Service-Provider nicht
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zufrieden sind, knnen Sie bei Ablauf des Vertrags diesen einfach und bequem
wechseln. Darber hinaus sind gehostete Systeme in der Regel stndig auf dem
neuesten Stand, da sie in regelmigen Abstnden aktualisiert werden.
Fr Unternehmen, die sowohl die Vorteile lokaler als auch cloudbasierter
Archivierungssysteme nutzen wollen, besteht die Mglichkeit eines Hybridsystems, das
die Funktionsweisen der zwei Implementierungsmethoden in sich vereint und den
Mitarbeitern einen bestmglichen Weg bietet, um archivierte E-Mails finden zu knnen.
In das betriebseigene IT-System wird eine Applikation integriert, deren primre Aufgabe
darin besteht, E-Mails zu sortieren und zu verwalten. Die Geschftsdaten werden aber
nicht lokal gespeichert sondern werden an einen externen Service-Provider geschickt,
der die Daten auf seinen Servern rechtssicher speichert und archiviert. Dadurch fallen
die Kosten fr eine betriebsinterne Datenspeicherung weg.

5. Tipps, damit Sie die richtige Entscheidung treffen!


Das Wichtigste ist, dass Sie sich fr ein System entscheiden, das sich dem Wachstum
ihres Unternehmens automatisch anpassen kann und ihrem Mitarbeiterstab die
Mglichkeit gibt, schnell und unkompliziert archivierte E-Mails finden zu knnen. Sie
sollten sich zuerst berlegen, wie sich Ihre Speicherbedrfnisse in den nchsten 5 bis 10
Jahren entwickeln werden.
- Rechnen Sie in den folgenden Jahren mit weiteren E-Mail-Usern?
- Wird die Archivierung von mobilen Userdaten in absehbarer Zeit eine Rolle fr Ihr
Unternehmen spielen?
Sie sollten sich 100 prozentig sicher sein, dass das Archivierungssystem schnell und mit
minimalem technischem Aufwand, den Vernderungen und Bedrfnissen Ihres
Unternehmens gesetzeskonform angepasst werden kann. Es ist zudem uerst wichtig,
sich darber zu informieren, ob und wie die Archivierungslsung die tgliche Arbeit der
Mitarbeiter beeinflussen wird. Manche Lsungen arbeiten im Hintergrund und sind fr
die Nutzer unsichtbar, whrend andere Archivierungssysteme die Mailbox optisch
verndern und mit diversen Zusatzfunktionen versehen knnen, sodass die Mglichkeit,
gespeicherte E-Mails finden zu knnen, etwas erschwert wird. Falls Sie sich fr eine
cloudbasierte Archivierungslsung entscheiden, sollten Sie sich bei dem
entsprechenden Serviceprovider unbedingt nach seinen Datenschutzrichtlinien
erkunden. Da der ganze E-Mail-Verkehr Ihres Unternehmens im Archiv auf den Servern
des Serviceproviders gespeichert wird, ist es von groer Wichtigkeit, dass Sie dem
Serviceprovider vertrauen knnen, dass er mit Ihren Unternehmensdaten
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verantwortungsvoll umgeht, diese vertrauensvoll behandelt und sie gesetzeskonform


aufbewahrt.
Ein weiterer Faktor den Sie unbedingt bercksichtigen sollten, ist die Aktualitt der
Archivierungslsung, die sich auf die Mglichkeit, damit Ihre Mitarbeiter schnell und
effizient E-Mails finden knnen, negativ auswirken kann. Das System sollte alle gngigen
Formen der elektronischen Kommunikation sowie alle elektronische Geschftsdaten
indexieren und speichern knnen. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, sollten Sie sich
darber im Klaren sein, dass Sie das System in einigen Jahren einem Update
unterziehen werden, um weiterhin blitzschnell archivierte E-Mails finden zu knnen. Im
Idealfall sollte das von Ihnen ausgesuchte Archivierungssystem die Migration von
Mailservern untersttzen, ohne dabei den Betrieb der Archivierungslsung zu
beeintrchtigen.
Zuletzt sollten Sie darauf achten, dass das System, fr das Sie sich entscheiden, mit
mglichst vielen Betriebssystemen und Plattformen kompatibel ist. Damit wird Ihnen ein
gewisser Grad an Zukunftssicherheit gewhrleistet, denn sollten Sie sich irgendwann
dazu entscheiden die Plattform zu wechseln, wird Ihnen der Umstieg auf ein neues
Betriebssystem wesentlich erleichtert.

6. Wichtiges zur rechtlichen Rahmensituation (GoBS, GDPdU) im


Bereich der E-Mail-Archivierung
Aus aktueller rechtlicher Sicht besteht fr ein Unternehmen keine Pflicht, den gesamten
betriebsinternen E-Mail-Verkehr zu archivieren, um in mglichst kurzer Zeit gespeicherte
E-Mails finden zu knnen. Fr den E-Mail-Verkehr gilt die gleiche rechtliche Grundlage
wie sie auch bei der Beleg- und der Geschftsbcherarchivierung sowie der Archivierung
der Geschftskorrespondenz zum Einsatz kommt.
Es ist aber grundstzlich zu beachten, dass bei der Archivierung von E-Mails einige
weitere Faktoren bercksichtigt werden sollten als es bei der Archivierung anderer
Unternehmensdokumente der Fall ist.

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7. E-Mails finden leicht gemacht mit der Archivierungslsung von


emailarchiv.ch
Emailarchiv.ch ist einer der fhrenden Anbieter von Emailarchivierungs-Lsungen, der
hunderte von Unternehmen weltweit bei der Archivierung des betriebsinternen E-MailVerkehrs untersttzt und auf diese Weise den Unternehmensmitarbeitern ermglicht, in
krzester Zeit indexierte E-Mails finden zu knnen. Emailarchiv.ch kann Ihnen dabei
behilflich sein die Speicherkosten zu reduzieren, Verluste von wichtigen
Unternehmensdaten zu vermeiden sowie gesetzeskonform Compliance-Richtlinien
einzuhalten und Ihnen die Mglichkeit geben, archivierte Geschftsdaten blitzschnell
finden zu knnen. Unsere User profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung im
Bereich der Datenarchivierung und unserem erstklassigen Support, der jederzeit zu
Ihrer Verfgung steht.
Es gibt viele Grnde, die fr den Einsatz eines hoch entwickelten E-MailArchivierungssystems in Unternehmen sprechen. Die cloudbasierte Archivierungslsung
von emailarchiv.ch wird sich fr Ihr Unternehmen sehr schnell auszahlen. Neben
verschiedenen technischen Vorteilen bietet emailarchiv.ch Unternehmen auch diverse
konomische Vorteile, die sich auf die Kostensenkung, uerst positiv auswirken. Das
Archivierungssystem von emailarchiv.ch ermglicht eine automatische E-MailArchivierung, so dass Nutzer binnen weniger Sekunden gespeicherte E-Mails finden
knnen. Das System ist plattformunabhngig und bietet sowohl Zugriff ber gewohnte
Software wie Microsoft Outlook und Internet Browser als auch per Smartphone App.

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8. Varianten von emailarchiv.ch


1. Postfach und Archiv beim Provider
Diese Lsung bietet sich vor allem fr kleinere Firmen an, welche keinen eigenen
Mailserver betreiben und die Postfcher extern betreut haben wollen (Hosted
Exchange).
Der Benutzer hat den vollen Leistungsumfang der Lsung inkl. Spamfilter und
Virenschutz.
ber das Outlook-Add In kann er smtliche Funktionen mutzen ohne dass er in ein
andres Programm wechselt.
Wenn er unterwegs ist kann er die Mails per App oder per Browser aus dem Archiv
holen.

2. Archiv beim Provider


Diese Lsung ist fr Firmen gedacht, welche einen eigenen Mailserver betreiben oder
Dienste wir Office 365 nutzen.
Die Mails werden vom Provider aus ihrem Mailserver abgeholt. Durch den
Holmechanismus wird sichergestellt, dass alle Mails im Archiv ankommen.
ber das Outlook-Add In kann er smtliche Funktionen mutzen ohne dass er in ein
andres Programm wechselt.
Wenn er unterwegs ist kann er die Mails per App oder per Browser aus dem Archiv
holen.

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3. Mailserver und Archiv beim Kunden


Auf Wunsch kann die Archivierungs-Lsung direkt beim Kunden installiert werden. Bei dieser
Lsung kann zwischen Miete und Kauf gewhlt werden. Der Benutzer hat den vollen
Leistungsumfang der Lsung inkl. Spamfilter und Virenschutz.
ber das Outlook-Add In kann er smtliche Funktionen mutzen ohne dass er in ein
andres Programm wechselt.
Wenn er unterwegs ist kann er die Mails per App oder per Browser aus dem Archiv
holen.

Weitere Informationen finden Sie unter http://www.emailarchiv.ch oder http://www.netdesign.ch


Gerne beraten wir Sie auch persnlich, rufen Sie uns an +41 (0)41 429 02 02

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