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und Tablets wird auch die Speicherung und Indexierung dieser Inhalte zunehmend
wichtiger, so dass Unternehmensmitarbeiter blitzschnell diese mobilen Daten und EMails finden knnen.
1. Gesetzeskonforme Richtlinien
Der aktuelle gesetzliche Rahmen sowie diverse rechtliche Richtlinien schreiben es fr
den Groteil der Unternehmen vor, dass Kommunikation, die ber den elektronischen
weg abgewickelt wird, fr einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden muss. Diese
gespeicherten Daten mssen diverse Kriterien erfllen. Zum einem mssen sie
durchsuchbar sein, zum anderen sollen sie so schnell wie mglich reproduzierbar sein.
Archivierte E-Mails finden ist eine mhsame Kleinarbeit, an der ganze IT-Abteilungen
Wochen, wenn nicht sogar mehrere Monate arbeiten mssen. Hinzu kommen noch die
hohen finanziellen Strafen, die Unternehmen drohen, die gegen aktuelle rechtliche
Richtlinien in Bezug auf E-Mail-Archivierung verstoen.
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5. Wissensmanagement
Vielen aktuellen Studien zufolge ist ein Groteil des Unternehmenswissens in Form von
E-Mails gespeichert. Im Durschnitt betrgt der Prozentsatz des Unternehmenswissens,
der in E-Mails gespeichert ist, rund 75 Prozent. Aus diesem Grund ist es von groer
Bedeutung dieses Wissen sicher aufzubewahren und zu verwalten und den Mitarbeitern
zu ermglichen, dass sie jederzeit ihre archivierten E-Mails finden knnen und diese
nicht manuell ablegen mssen.
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Mobile Endgerte werden nicht nur im privaten, sondern auch immer mehr im
geschftlichen Umfeld genutzt. Durch diesen klar erkennbaren Trend der stetig
steigenden Nutzung von mobilen Smart Gerten am Arbeitsplatz wird auch die
Speicherung und Verwaltung von mobilen Daten immer wichtiger. Moderne
Archivierungslsungen bieten Untersttzung fr gngige mobile Betriebssysteme wie
BlackBerry OS, Android, iOS sowie Windows Mobile und ermglichen Nutzern, dass sie
einfach und bequem archivierte E-Mails finden knnen.
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Reihe diverser Funktionen versehen ist und das Einhalten strengerer Vorschriften
ermglicht sowie einen effizienten Weg bietet, damit Mitarbeiter schnell und bequem
indexierte E-Mails finden vermgen, knnen die Kosten bis zu 23000 Euro oder sogar
mehr betragen. Obwohl es sich bei dem Kauf eines Archivierungssystems um eine
relativ groe Investition handelt, lsst sich der ROI (Return on Investment) in der Regel
relativ schnell erreichen.
Durch den Einsatz eines Archivierungssystems werden die Speicherkosten wesentlich
reduziert und die Produktivitt der Mitarbeiter wird gesteigert, weil sie Geschftsdaten
nicht manuell ablegen mssen und archivierte E-Mails blitzschnell finden knnen. Da
sich der Speicherbedarf messen lsst, wird dadurch schnell klar, welches
Einsparpotenzial moderne E-Mail-Archivierungssysteme bieten. Aus diesem Grund ist
dieser Faktor einer der wichtigsten Argumente, der fr den Kauf einer
Archivierungslsung spricht. Wenn man sich vor Augen fhrt, dass selbst der gnstigste
Speicherplatz monatlich 0.75 Euro pro User betrgt, fallen bei einem Unternehmen mit
1000 Mitarbeitern jhrliche Speicherkosten von rund 9000 Euro an. Ein weiterer Faktor
der sich uerst positiv auf den ROI auswirkt, ist die Senkung der Lizensierungskosten
fr Microsoft Exchange Clients sowie Server.
Neben den obig genannten Einsparungen spielt auch der optimierte Workflow eine
wichtige Rolle. Da den Mitarbeitern die Mglichkeit geboten wird, jederzeit archivierte EMails finden zu knnen und nicht manuell ablegen zu mssen, kommt es zu einer
wesentlichen Zeiteinsparung und die Mitarbeiter knnen sich schnell anderen Aufgaben
widmen. Einigen Studien zufolge ist die Produktivitt der Mitarbeiter fast um das
Doppelte nach der Implementierung eines Archivierungssystems gestiegen. Aufgrund
dieser und anderer Faktoren lassen sich die Kosten fr die Implementierung eines
Archivierungssystems relativ schnell amortisieren.
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1. Lokale Implementierung
Bei dieser traditionellen Methode mssen neben der Software auch diverse HardwareProdukte wie z. B. neue Server angeschafft und von der IT-Abteilung konfiguriert und in
das bestehende IT-System Ihres Unternehmen integriert werden. Der Nachteil bei dieser
Option sind die Vorlaufkosten, die aufgrund der Anschaffung neuer Hardware relativ
hoch anfallen. Der groe Vorteil liegt aber darin, dass Ihr Unternehmen die volle
Kontrolle ber das Archivierungssystem behlt und nicht auf Dienste von Drittanbietern
angewiesen ist.
2. Datenhosting
Bei dieser Methode stellt ein Drittanbieter die ganze Infrastruktur, die fr eine
einwandfreie Funktionsweise des Archivierungssystems bentigt wird, zur Verfgung
und somit wird das ganze System auf den Servern des Drittanbieters gehostet. Da das
ganze System in der Cloud gehostet wird, bietet diese Methode den Vorteil, dass die
Anschaffungskosten fr neue Hardware vllig entfallen und dazu sind auch die
laufenden Kosten wesentlich geringer als bei der lokalen Implementierung. Der Nachteil
liegt aber darin, dass Ihrem Unternehmen eine nur minimale Kontrolle ber das ganze
Archivierungssystem gewhrt wird und darber hinaus werden vertrauliche Daten ber
die Server des Drittanbieters weitergeleitet, was sich auf die Privatsphre wesentlich
negativ auswirkt.
In Grounternehmen mit entsprechend groen IT-Abteilungen sind betriebsinterne EMail-Archivierungssysteme besonders beliebt und stellen in der Mehrheit der Flle die
erste Wahl dar. Da die Archivierungslsung in die betriebseigene IT-Infrastruktur
integriert ist, sind auch die Zugriffgeschwindigkeiten wesentlich hher als bei einer
Cloud-Implementierung. Dadurch wird die Zugriffszeit wesentlich verringert, mit der
Nutzer ihre archivierten E-Mails finden knnen. Allerdings nimmt sowohl die Installation
des Systems als auch die regelmige Systempflege mehr Zeit und Ressourcen in
Anspruch.
Gehostete Lsungen lassen sich in der Regel viel schneller implementieren als lokale
Systeme. Darber hinaus bieten Cloud-Implementierungen eine Reihe diverser Vorteile
gegenber lokalen Implementierungen. Wenn Sie mit dem Service-Provider nicht
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zufrieden sind, knnen Sie bei Ablauf des Vertrags diesen einfach und bequem
wechseln. Darber hinaus sind gehostete Systeme in der Regel stndig auf dem
neuesten Stand, da sie in regelmigen Abstnden aktualisiert werden.
Fr Unternehmen, die sowohl die Vorteile lokaler als auch cloudbasierter
Archivierungssysteme nutzen wollen, besteht die Mglichkeit eines Hybridsystems, das
die Funktionsweisen der zwei Implementierungsmethoden in sich vereint und den
Mitarbeitern einen bestmglichen Weg bietet, um archivierte E-Mails finden zu knnen.
In das betriebseigene IT-System wird eine Applikation integriert, deren primre Aufgabe
darin besteht, E-Mails zu sortieren und zu verwalten. Die Geschftsdaten werden aber
nicht lokal gespeichert sondern werden an einen externen Service-Provider geschickt,
der die Daten auf seinen Servern rechtssicher speichert und archiviert. Dadurch fallen
die Kosten fr eine betriebsinterne Datenspeicherung weg.
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