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Indice

1.

PROPSITO.................................................................................................................................................. 2

2.

ALCANCE..................................................................................................................................................... 3

3.

RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD................................................................................................................. 4

4.

DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.................................................................................................................... 5

5.

REGISTROS.................................................................................................................................................. 6

6.

ANEXOS....................................................................................................................................................... 7
6.1

POLTICAS Y LINEAMIENTOS.................................................................................................................. 7

7.

GLOSARIO.................................................................................................................................................... 8

8.

IDENTIFICACIN DE LOS CAMBIOS............................................................................................................... 9

1. PROPSITO
Determinar el procedimiento para realizar la cobranza del pago de facturas de clientes y/o distribuidores en efectivo,
a crdito o al contado.

2. ALCANCE

Este procedimiento de crdito y cobranzas aplicara a todos los clientes y/o distribuidores que se
involucren en una transaccin monetaria de cualquier ndole con Grupo Empresarial Riovalle.

3. RESPONSABILIDAD

Y AUTORIDAD

Las personas que deben conocer el procedimiento son:


Ejecutivo de Ventas: Tiene la responsabilidad y autoridad de comunicarse con el cliente y/o distribuidor para
solicitarles el pago correspondiente.
Crdito y Cobranza: Tiene la responsabilidad y autoridad de identificar por medio de reportes aquellos clientes
y/o distribuidores que no han realizado los pagos correspondientes y validar en el sistema los depsitos
realizados por los mismos.
Almacn: Tiene la responsabilidad y autoridad de entregar la factura original al cliente y copia al corporativo en
tiempo y forma.
Gerente de Unidad de Negocio: Tiene la responsabilidad de comunicar de inmediato cualquier negociacin
con el cliente, que sea motivo de cambio en este proceso.
Administrador de la unidad de negocio: Tiene la responsabilidad de cumplir documentando con el soporte de
facturas y notas de crdito.
Personal operativo: Tiene la responsabilidad de estar enterado de que cualquier error en la operacin que
origine un gasto y/o descuento les ser descontado va nmina.
Distribuidores y Clientes: Tienen la responsabilidad y autoridad de enviar a Crdito y Cobranzas los
comprobantes de pago en tiempo y forma con el fin de aplicar los pagos correspondientes.

4. DESCRIPCIN

DE ACTIVIDADES

Almacn: Entrega facturas para revisin al rea de crdito y cobranza del cliente con copia para el archivo.

Crdito y Cobranza: Se ingresan los datos del cliente y fecha de vencimiento de la factura en el sistema
para el reporte de cuentas por cobrar.

Crdito y Cobranza: Revisa las condiciones de pago en el sistema de las facturas entregadas y del reporte
verificando las fechas de pago del cliente

Crdito y Cobranza: Enva un correo electrnico al ejecutivo de ventas con copia al Director General,
donde se le informa que el cliente no ha realizado el pago correspondiente.

Ejecutivo de Ventas: Se comunica con el contacto para solicitar realicen el pago en tiempo y forma.

Crdito y Cobranza: Se comunica con el departamento de cuentas por pagar directamente del cliente.

Almacn: Entrega contra recibo y copia de la factura sellada a crdito y cobranza.

Crdito y Cobranza: Da seguimiento a la revisin.

Mensajero: Entrega facturas al cliente.

Mensajero: Entrega copia de facturas selladas, contra recibo, ficha de depsito o cheque a crdito y
cobranza.

Crdito y Cobranza: Revisa los depsitos hechos por el cliente y elabora plizas de ingresos.

5. REGISTROS

Archivo consecutivo de las Facturas y su documentacin soporte.

Sistema de contabilidad

Estado de cuenta del cliente.

6. ANEXOS
6.1

POLTICAS Y LINEAMIENTOS

La cobranza se realiza de acuerdo a la forma de pago que el Ejecutivo de Ventas convino con el cliente es decir,
en efectivo, al contado, y a crdito.
La entrega de facturas al cliente se puede realizar a travs de mensajera interna, por correo electrnico o al
momento del servicio.

Contado: Tesorera se coordina con facturacin para validar el depsito del cliente en forma bancaria o en
cheque cuando ste se realice al contado.

Efectivo: El Ejecutivo de Ventas deber dar aviso a tesorera cuando el pago del cliente se realice en
efectivo, previa autorizacin por parte de la Gerencia de Tesorera y la Direccin Administrativa, efectuando
el depsito en la cuenta respectiva de la empresa que dio el servicio y se procede a liberar el servicio y/o
entrega de mercanca.

Crdito: En la llamada que se les realiza a los clientes para realizar la cobranza respectiva de tipo crediticia,
se les deber preguntar como primera instancia, si la factura les lleg en tiempo y forma antes de solicitar el
pago de la misma.

El reporte de antigedad de saldos se elabora mensualmente, para determinar las cuentas


vencidas.

7. GLOSARIO
PROCEDIMIENTO: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para
obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
PROCESO: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Crdito y Cobranza: Realizar el cobro de la factura de clientes cuyo pago no es realizado a tiempo.
MARCO JURIDICO: Conjunto de disposiciones reglamentarias de todo tipo (leyes, reglamentos, directivas, etc.) las
que deben respetar y cumplir las empresas, los particulares, etc.
POLITICAS: Las polticas de una empresa son los estatutos o reglas que deben de seguirse dentro de
una empresa con la finalidad de tener un orden y un control en las actividades que se dan dentro de
la misma.
PENALIZACION: Castigo, sancin o multa que se pone a una persona que ha cometido una falta
EXTEMPORANEA: Que se realiza u ocurre en un momento inoportuno, fuera de tiempo.
NEGLIGENCIA: Es la falta de cuidado o el descuido. Una conducta negligente, por lo general, implica un riesgo
para uno mismo o para terceros, o sea es la falta de inters al desempear una actividad u obligacin.

8. IDENTIFICACIN

DE

LOS

CAMBIOS

CDIGO: GERSA-NC/001
FECHA DE
ULTIMA
REVISIN

FECHA DE
ENTRADA EN
VIGOR

NO. DE
REVISIN

REVISIN: 0
RESUMEN DE LTIMOS 2 CAMBIOS
ENTRADA EN VIGOR: 14/05/2012
FECHA DE LTIMA MODIFICACIN: