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1.
PROPSITO.................................................................................................................................................. 2
2.
ALCANCE..................................................................................................................................................... 3
3.
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD................................................................................................................. 4
4.
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES.................................................................................................................... 5
5.
REGISTROS.................................................................................................................................................. 6
6.
ANEXOS....................................................................................................................................................... 7
6.1
POLTICAS Y LINEAMIENTOS.................................................................................................................. 7
7.
GLOSARIO.................................................................................................................................................... 8
8.
1. PROPSITO
Determinar el procedimiento para realizar la cobranza del pago de facturas de clientes y/o distribuidores en efectivo,
a crdito o al contado.
2. ALCANCE
Este procedimiento de crdito y cobranzas aplicara a todos los clientes y/o distribuidores que se
involucren en una transaccin monetaria de cualquier ndole con Grupo Empresarial Riovalle.
3. RESPONSABILIDAD
Y AUTORIDAD
4. DESCRIPCIN
DE ACTIVIDADES
Almacn: Entrega facturas para revisin al rea de crdito y cobranza del cliente con copia para el archivo.
Crdito y Cobranza: Se ingresan los datos del cliente y fecha de vencimiento de la factura en el sistema
para el reporte de cuentas por cobrar.
Crdito y Cobranza: Revisa las condiciones de pago en el sistema de las facturas entregadas y del reporte
verificando las fechas de pago del cliente
Crdito y Cobranza: Enva un correo electrnico al ejecutivo de ventas con copia al Director General,
donde se le informa que el cliente no ha realizado el pago correspondiente.
Ejecutivo de Ventas: Se comunica con el contacto para solicitar realicen el pago en tiempo y forma.
Crdito y Cobranza: Se comunica con el departamento de cuentas por pagar directamente del cliente.
Mensajero: Entrega copia de facturas selladas, contra recibo, ficha de depsito o cheque a crdito y
cobranza.
Crdito y Cobranza: Revisa los depsitos hechos por el cliente y elabora plizas de ingresos.
5. REGISTROS
Sistema de contabilidad
6. ANEXOS
6.1
POLTICAS Y LINEAMIENTOS
La cobranza se realiza de acuerdo a la forma de pago que el Ejecutivo de Ventas convino con el cliente es decir,
en efectivo, al contado, y a crdito.
La entrega de facturas al cliente se puede realizar a travs de mensajera interna, por correo electrnico o al
momento del servicio.
Contado: Tesorera se coordina con facturacin para validar el depsito del cliente en forma bancaria o en
cheque cuando ste se realice al contado.
Efectivo: El Ejecutivo de Ventas deber dar aviso a tesorera cuando el pago del cliente se realice en
efectivo, previa autorizacin por parte de la Gerencia de Tesorera y la Direccin Administrativa, efectuando
el depsito en la cuenta respectiva de la empresa que dio el servicio y se procede a liberar el servicio y/o
entrega de mercanca.
Crdito: En la llamada que se les realiza a los clientes para realizar la cobranza respectiva de tipo crediticia,
se les deber preguntar como primera instancia, si la factura les lleg en tiempo y forma antes de solicitar el
pago de la misma.
7. GLOSARIO
PROCEDIMIENTO: Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para
obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias
PROCESO: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.
Crdito y Cobranza: Realizar el cobro de la factura de clientes cuyo pago no es realizado a tiempo.
MARCO JURIDICO: Conjunto de disposiciones reglamentarias de todo tipo (leyes, reglamentos, directivas, etc.) las
que deben respetar y cumplir las empresas, los particulares, etc.
POLITICAS: Las polticas de una empresa son los estatutos o reglas que deben de seguirse dentro de
una empresa con la finalidad de tener un orden y un control en las actividades que se dan dentro de
la misma.
PENALIZACION: Castigo, sancin o multa que se pone a una persona que ha cometido una falta
EXTEMPORANEA: Que se realiza u ocurre en un momento inoportuno, fuera de tiempo.
NEGLIGENCIA: Es la falta de cuidado o el descuido. Una conducta negligente, por lo general, implica un riesgo
para uno mismo o para terceros, o sea es la falta de inters al desempear una actividad u obligacin.
8. IDENTIFICACIN
DE
LOS
CAMBIOS
CDIGO: GERSA-NC/001
FECHA DE
ULTIMA
REVISIN
FECHA DE
ENTRADA EN
VIGOR
NO. DE
REVISIN
REVISIN: 0
RESUMEN DE LTIMOS 2 CAMBIOS
ENTRADA EN VIGOR: 14/05/2012
FECHA DE LTIMA MODIFICACIN: