OKGANIZACION DE ARCHIVOS ADMINISTRACION DE LA INFORMACION EDUCATIVAore “ wo ttt eenrteteetcin, | 4 5 i { INTRODUCCION La creciente y continua demanda de informacién en el mundo empresarial y en has instituciones educativas, técnicas y culturales, ha generado una seria proble- mitica de organizacién documental. Ninguna actividad del hombre por sencilla aque sea, es ajena a la produccién de documentos que sustentan y dan testimonio del quehacer socio-econémico, politico y administrativo en cocas sus'fases. El mundo en el que vivimos esté enmarcado por las constancias sustentadas en todo tipo de documentos, Esa produccién, organizacién y conservacién corres- ponden al Ambito conocido como los archivos institucionales, que hasta hace poces afios estuvieran relegados a los sétanos oscuros y perdidos de las empresas que los producfan. Sin embargo, ante la cada dla mis creciente necesidad de contar a tiempo con los soportes documentales necesarios para el ejercicia de cada actividad, el manejo de Jos archivos pasé de ser la “cenicienta” de las empresas a una herramienta adminis- trativa fundamental en la toma de decisiones. En ello radica la importancia que en los tiltimos aiios ha tomado esta actividad profesional, que ha generado el incremento de programas de estudio y la creacién de escuelas y centros de ensefianza que buscan darle una nueva dinimica a todo Jo relacionado con el estudio y la organizacién técnica de los documentos. En los tiltimos diez afios Ia ensefianza de la archivistica como técnica y profesién hia aleanzado en América Latina niveles prioritarios. Por esa razén el texto que aqui se entrega busca llenar un gran vacio en este campo. Esta obra presenta ks técnicas més apropiaclas para la eficiente ofganizacién de la documentacién empresarial, y va mis alli del simple enunciado de los principios bisicos de clasificacién de los documentos. Abarca los antecedentes hist6ricos de Ia creacién de documentos, el sentido de su existencia, [a necesidad de su organi- zacién y la depuracién de los misiios. Es un texto dirigido a toda persona involucrada en el proceso organizativo dle los archivos que son “memoria y patrimonia" de las organizaciones, Estd basaco en las mds actualizadas corrientes de la administeacién documental, escrito en un len- guaje sencillo y coniprensible, tarito para el estudioso de Ia ciencia archivistica como para el personal secretarial que tiene una funcién primordial en este caim- po, dentro de sus actividades cotidianas.TABLA DE CONTENIDO 1 eT Pp TL) PEMA Ave La edcala del inforngacion La explosién docuimental rico de desarrollo de las La empresa como ente productor de docu Esteucuura funcional de fa gestin de de Adininistracion de la informa Concept de correspond Funciones de la ofieina de correspon Reeepein de doeum : Salida de documentos 3 (‘Concepto de arch J/ Funciones del archivo, 4 “Chasificacién de k Origenes del documento de archivo ‘Concepto de documento de archi BF | Clases de document soo eesnn Valor primario y secundario del documento G2 | Concepto y objetivo’ de la seleccién documental Ss ‘Usos det inventario .. 4 { Formatos de inventario ~\ Concepto y objetivas de ln evaluacién documenta. El cielo vital de fos documentos de archivo . ‘Tehanite, vigencia y plzo precauciona ‘Tabla de retencién y sus objetivo. (Transferencia de documentos . Condiciones de segurida Instramentos de medicién La conservacién de los archi Diseribucién de las &reas de Mobitiario y elementos para el archivo. OU CS f El archivo como un sistema de BI flujo de la informa Los archives autorna Correo electrdnnico Redes .. Microfilmaci6n Equipos de microfilma Disco éptico InfoimageNSCS Det a Dee OBJETIVOS MM Conocer el marco histérico del desarrollo de las comunicaciones y el archivo. W_ Identificar tas consecuencias del fenémeno de a explosién documental y su impacto en la década de Ininformacién: 7as TUTTE ‘Antiguos proverbios nos recuerdan de una y otra manera el concepto generalizado sobre la importancia de Ja informacién en el quchacer cotidiano. Unos nos dicen que “unt hombre bien informado vale por des’; otros qu: "la informacién es poder” Estas verdades populares parecen adquitir actualidad al convertirse la informacién én un factor esencial y determinante para el progreso de los pueblos. La informacion, ese ciitulo de fechas, datos, nombres, acontecimientos y lugares, forma parte intr{nseca del ser humano en el presmbuto del siglo XI. No en vano se afirma que la década de los ochenta tiene una palabra clave: nformacién, en su mts amplio sentido ! Pero Ia informacién es ahora mas que una acutnulacién,de expresiones y datos; es tuna verdadera industria cuyos comienzos se remontan a mediados del siglo dieci- nueve, cuando nacié la gran prensa escrita y los primeros sistemas de comunicacién Zamo cl celégrafo. Este proceso, con el correr del tiempo, se fuera yn la sociedad, el comercio, la industria, el gobierno, alcanzando su mayor auge en Tas tres Ultimas décadas, cuando se afianz6 con Fuerza, gracias a los nuevos avances tecnol6- gicos. La caracterlstica fundamental de los tltimos 30 afios hia estado marcada por un 1050 y acelerado proceso innovador en los medios de comunicacién masivos, pasando del radio de cubo de los afios 30 a los transistores; de la televisién en blanco y negro a la televisién a color, La legada y uso de los computadores en todos los campos, la masiva difusién informativa en forma escrita, visual, oral y auditiva y ls invencidn de medios seprogrificos acclergron este proceso divulgativo c involucraron nucvas formas y presentaciones de la informacién. {[Es el inicio de los afios ochenta el que marca en forma defini ran diferencia ‘Parala humanidad entera, debido a fa introduccién en el mercado de nuevos y sofisticados aparatos que facilitan ya no édlo la produccién de la informacién (computidores portktiles, méquinas de escribir con memoria), sino su transmisién y divulgacién nediata (fax, televideo, teléfon celulas,exc.). $e ha vaticinado quc este influjo mareard una transformacién ran grande en ki sociedad actual, que para finales del presente siglo su cambio sélo ser éomparable al que vivid el homibre a comienzos de Ja Lia Neallica, cuando sc invents la agricultura y la ctfa de ganado como medios de subsistencia, hace millones de afios; oa la acontecida con la llamada Segunda Revoli «ién Industrial, producida con el descubrimiento del petrbleo y el uso de la elect lad. que pronto se convirtieron en un aporce de valiosa utilidad para el desarrollo de Lacas, Documentacién automatizada en los me= di yle tnforng 967 tm folie doleinn imate para. tk >Se prevé ademas, en muy corto tiempo, la fusi6h de tres técnicas generacdoras ce los nuevos cambios que tanto esta sociedad como la del futuro deberin entre son: La infarindtica, las telecomurjeaciones y la reprografia, Ys clecir, produecidn, di vulgacién y reproduccién de informacién; dado que dichas técnicas se entrelvvan centre sf con este clemento Hamad informacin. Sobra entonces decir que kis técnicas aqut mencionadas son precisamente las quic van a marcar el derrotgso-que permitirs un mayor crecimiento econdémico y politico a nivel mundial. Esta prediccisn es tan evidente en el sentido que aquellos paises que manejen mejor sus recursos informarivos, es decit, avances cientificos, descubrimientos, inven nes, estadisticas, datos, etc. serdn entonces los que lilerarin la poltci ernacional, con lo cuial toma valider Ia concepeién popular con que iniciamos Ia unidad: fa “informacién es poder”. y lreconomia Surgen entonces los interrogantes: {Cémo hacer frente a esta realicacl? {Cul es la posici6n’ que debe asumirse para lograr el anhelado liderazgo que da la informacién? Esta inquiecud ha sido también considerada por importantes organismos internacio- nnales que, como la Organizacién de las Naciones Unidas para la Exucacién, la Cien- cia y la Cultura -UNESCO-, buscan la creacién de mecanismos destinados a facilicar el establecimiento de sistemas y redes nacionales de informacién cientifica, cultural y técnica entre los paises miembros. Con ef objeto de lograr que las decisiones politi de los Estados cuenten con las herramientas informativas adecuadas y la planifica- cién necesaria; esta planificacién debe facilitar una jdl6nea infeaestructura informati- va basada en cl estableci nto de bibliotecas, centros de documentacién y archivos: piiblicos, que revicrtan su informacién en beneficio de sus ciudadanos para a rat las brechas existentes entre los Estados. La década de la informacién caracteriza entonces un nuevo enfoque en el manejo de las relaciones econémicas y politicas. Si ta Segunda Revolucién genevd una nucva concepcién industrial y el despegue competitive de In economia de mercados, la revoluicién ocasionada por la produecién de informacién consticuirs la compet porel liderazgo de las naciones que anhelan lograr un ms Ficil acceso y manejo de la ato «le monopolios de la prensa hablada 0 informacion por el establecin . y fos medios de produccién, como por el'uso inmediato de ka cientifica y técnica. Bn la medida en que los avances técnoldgicos producen y procesin con mayor rapi- dez la informacién, las necesidades de su control y la lucha por su depuracién y manejo crecen igtialmente; de ahf que las decisiones guber les, sobre todo de los palses que buscan sali de su subdesarrolle ccondmico, politico y social, estin encaminadas a la adopcién de mecanismos que les permita no sélo el acceso y mane- jo de la cada ver mifs numerosa y compleja informacién que bombardea todos losfrenves de ta actividad hunsana, sino el principal problenta que racica en sts depura- ibn y control para mancenerse actualizados constantemente. Ese es ef roto que genera esta década informativa: el control y depurucién de la superabundancia informativa, ya que de fa manera técnica y responsable de su ma- tngjo dependerd entonces la superacién de'los pueblos y el avance de cada uno de los sectores que conforman la sociedad. * 7 Silos afios ochenta constituyeron fa llamada década de fa informacién, los noventa deberin convertise entonces en los afios destinados al eflciente manejo de fa super- producciin informativa. LA EXPLOSION. DOCUMENTAL Podriamos deducir o inferie que la tecnolog(a de los afios ochenta ha sido de una u corra forma la responsable directa de la gran cantidad de informacién producida segundo a segundo en todas las esferas del quehacer mundial: la politica, la econo- ‘fa, el comercio, las investigaciones educativas, cultutales, sociales, los laboratorios, clinicas, etc. Ea cierta medida esto es cierto. Sin embargo, si nos remontamos al estudio de la propia historia humana encontrarfamos que esa inmensa produccién mundial de informacién contenida en una variada gama de formas de presentacién produce a su vez.un cleniento diferente al que llamamos Documenco, la informacién cs parte inherente del documento mismo, sin ella, cl documento como tal no existe. Son documentos no sélo la informacién elaborada y contenida en papel, sino tam- bign las pelfculas, los videos, las forografias, las obras de arte, etc. 1 Son estos documentos, los que lan ido creciendo en una forma desproporcionada y aparentemente inmangjable. Pero no es’a partir sélo de fa década de los ochenta cuando podemos hablar de la avalancha ihcontrolable de produccién documental, conocida més comiinmente como explosién docuimental. El hombre por su catacte- ristica de ser social ha necesitado siempre el establecer la transcendencia de sus actos y sus vivencias, las cuales'comenz6 a plasmar de diferentes maneras hace millones de afbos cuando, en su afin comunicativo logré descubrir la forma'de evidenciar sus recuerdos en las rocas de las cavernas donde habitaba, enciqueciendo as{ su comuni- cacién basada en gestos y sonidos sin manifestaci6n alguina de peiennidad, Sin embargo, atin cuando la produccién,documental, es decis, la informacién regi trada en un soporte fisice comenzé con el mismo desarrollo de Ia comunicacién humana, no fie sino hasta fa invencién de la imprenta de Gutemberg, que surgié la idea de ki produceién en serie de los documentos como un proceso paulitino de divulgacién informativaSiglos mds tarde cl propio proceso de tecnificacién que alteré el mundo comercial y econémico, ocurrido en los afips cincuenta, influyé notoriamente para que la pro- duccién documenta! suftiera un repentino y audaz cambio, el cual causé gran revuic- lo en ef mundo de los negocios en particular y en las actividades del hombre en general, El paso de la méquina de escribir tradicional a la elécttica y luego sucesivamente a aparatos mds sofisticados de memoria, con capacidad similar a los computadores personales, la invencién de las mAquinas duplicadoras, ete, permitié que se llevara a proporciones no imaginadas la produccién de documentos, Su repercusién ha siclo de tal magnicud que la denominamos Esplsién documenta ‘A manera de ejemplo, tomemos les dlatos estadisticos de la industria editorial y de impresién norteamericaia, una de las ms sélidas e importantes del mundo: E1 819% de la industria manufacturera de los Estados Unidos est4 dedicada al campo de la produecién de documentos, con un promedio de 38.000 establecimientos ubicados en las principales ciudades de ese pals. ‘Asi mismo, en la década de los afios serenta, cl explendor editorial aleanzé sus mds altos niveles, con ua inversién de US$26’000.000 cn impresién de publicacién de los cuales US$8’400.000 estuvieron dedicados’a Ia produccién comercial y 1US$2’500.000 a Ia impresién de libros?, RECUENTO HISTORICO DE LAS (eel Tle tale) Te game eT) Lanecesidad de expresi6n y comunicacién es innata al hombre como ser social y por cllo es una manifestacién de cardcter universal. Esa cupacidad de comunicacién es la que nos permite una incerrelacién con nuestros semejantes y facilica la transmisién de nuestros pensamientos y vivencias como medio de transcendencia para ef futuro. Gracias a esta habilidad comunicativa desarrollada por el hombre, hemos podido conocer acerea de nuestros antepasados, asi como dejar un legado de informacién sobre costumbres, folelor, economia, politica, ete., para las generaciones venideras. * Intemational Papel Company. Manual de artes grfiss. Cali, Propal, 1978.| a HISTORIA DE LA COMUNI Citi hea Para conocer dénde y c6mo nacié este proceso de comunicacién debemos remontarnos a los origenes miismos del hombre en su fase Piehistérica, denominacién genética atribuida a todas ls fases de Ja historia anteriores al registro escrito. Las investigaciones arqueolégicas y antropolégicas nos seffalan que dé acuerdo con la cronologia prehistérica, ésta se divide en tres edades: La Edad de Piedra, del Bronce yladel Hierro. A su vez Ia Edad de Piedra presenta tres perfodos muy caracterlsticos: 1. Palcolitico 7 2. Mesolitico 3. Neotitico partir del Perfado Palcolitico, ef més antiguo de la Edad de Piedra, donde la presencia del homb ‘e comienza ese interesante proceso de evolucién comunicativa. Puede fipurse en 500.000 aos la anciglledad de este hombre primitivo, que ya habla descubieito of uso ce herramientas, armas y elementos intencionalmente prefabrica- dos, de vtilidad para su quchaecr diario, asf como'e! uso del fucgo pari vencer las inclemer vias del tiempo. ‘Aquellos seres, resultado de una muy lenta y larga evolucién, fueron s.ntiendo, segu- ramente la necesidad de expresar sus pensamientos, ideas, miedos y angustias; para ello se vuldsfan de sonidos, movimientos y sefiales torpes segtin le indicaba su inteli- sgencia en via de formacién. : : Su cone-ante contacto con la naturaleza y su diario caminas, le permiticron, en un procesc merament: de observacién, familiatizarse con los sonidos de Ics animales, el agua, ¢-trucno y cems manifestaciones del medio que lé rodeaba. D's hf que por imitaci in aprendio a expresarse inicialmenté por medio de sonidos guyurales y de la imitacin de movimientos a través de gestos, comunicacién ésta que cn su primera fase le fue suficieme, naciendo asi la comunicacién oral por excelencia Sin en.bargo, las n cesidades de lograt’cl predominjo en wit medio sab aje y su afin de transcendencia, esto es dejar constancia Ue sus vivencias, lo Ilevaron x i perfeccio- nande un modo avs perdurable de comuniercién, Nacit asf la evocac.sn del medio a través de los grabacos sobre piedra , denomins dos p ctografias (Ul: a ratz latina “pintay” y la griega“ernea:"), que no «ran otta cosa quel: decoracién ¢ : sus cavernas con figuras delos animales que cazab... Algunés de estos ibujos son s mpleménte bosquejas en blanco y negro, offos, piacuras en un nice color 0 en vacios colores como el marron y diferentes tonalidade de amarillo, probs blemente ext-aldos de las plantas y las cortezas de los arboles. 12RENT Figura 1-014, Birants~ Cueva de Alanna, Epa y Cues de Francis runs de Alain, Espa sebalaron >) pinta que por su vigroso ditto hermosa colride sehalan la perfect pietbrica del honubre primitive, Una decellus es la del bisonte, que 1 epraduce arriba. Figura 1-018. Hite dibs », sombireddo, ef cunt ea notable iompresitn dle relieve, se luills en lus poredes ele ba emeva del sur de Vinmeia, i gEstas pincuras se denominan rupestres por estar grubadas en las éavernas donde hhabicaba. Su realismo y bellcza son notables y su valor artistico es tan grande que gracias a ellos los cientificos han podido basarse en su contenido para conocer el aspecto de los animales de aquella época. Prueba de este valioso aporte se ha encon- trado en las cuevas dle A}tamira, Santander y Norella la Bella, en Espafia. Igualmen- te, otras variedades pictogréficas se han hallado en Asia y América, en las civilizacio- nes Incas, Aztecas y Cunas, El pictogtama por excelencia fue una forma de comunicacién misemotéenica, es de- cir, una serie de dibujos que servian de apoyo para una expresién oral, pero que entre sf no tenfan una interrelacién directa, Era una expresi6n de vivencia que reflejaba la huclla de su paso por un mundo inhéspifo, y a semejanza de ka marca que sus pies dejaban al caminar, dibujé sus animales de caza. ae Este hombre primitivo intent6 luego reflejarse a s{ mismo en sus dibujos, haciendo pparte de su propia historia, Inicié este, proceso dibujando sus manos y luego quiso involucrar a sus compafieros y a s{ mismo, en secuencias que semejaban esqueméti- ‘camente su presencia y su contacto con el medio. ‘Cuando se inicia este proceso, en el cual el dibujo muestra la participacién del hom- bre, aparecen grabados mis elaborados que representan figuras en movimientos y que expresan un significado més claro, donde las figuras se relacionan entre si. Este nuevo perfodo en el proceso de la comunicacién se denomina ideogrdfico, ya que los dibujos expresan ideas. El medio de grabarlo fue el mismo: piedra, conchas Figura 1-03, Representacin de masjers bailando en tore ana figura masculina que simbolica el deco deer fecundadas. scena hallada en las cavernas de Cogu, Expat, : .Figara 1-04. Hajarrelive munil de ta "Capilla blinea de Seong 1, Lmperia Media, XH dinasia, Kuma, Tees Comude de Histaria Universal del Arte).i de animales, colmillos de clefuntes, eortezas le érboles y fas paredes de las cavernas. ‘Su contenido expresaba ideas completas alas que se conoce domo ideogramas. Ejem- plo de ello son los sfmbolos usados para representar el dia y Ia noche a través de la figura del sol y la lana respecrivamente, que involucrados en una escena significaban ya.un contexto completo, una idea elaborada de caricter narrativo, por ¢jemplo: un sol y un hombre con su lanza, frente a un animal como el reno o e! bisonte, signifi- ccaba “el hombre sale de caza al amanecer”. A partir de aqut comicnza un largo recorrido que llevaré al hombre # desarrollar nuevas manifestaciones grificas de comunicacién, con lo cual ird abriendo las puer- tas de la civilizaci6n a través del mensaje escrito. eee ‘La historia de la esctitufa, etapa y factor fundamental cn la propia historia de la humianidad, tiene dos componentes fundamentales: lo ecbnémico y lo social. Aun- que no ¢s posible determinarla a través del tiempo porque empezd en diferentes lugares, trataremos de reflejar su evolucién. ' : cscritura en sf puede definirse como un conjunto de formas y recursos que permi- ten establecer una comunicacién grifica entre los hombres. A diferencia de los idio- mas, que coristituyen un lenguaje audible,!la escrituta forma un lenguaje visible. Una verdadera escritura, correspondiente al andlisis de las frases en palabras repre- ma sucesiva, s6lo aparece en as sociedades que han evolucionado en forma de civilizaciones. ‘ : Las cuerdas empleadas por fos chinos antes del invento de su escritura ideografica y los kipus incaicos utilizados para Hvar el registro de sus transacciones comerciales 0 para el envio de mensajes, constituyen sistemas primitivos muy valiosos en el proce- 0 de evolucién de la escritura. comienzo de su evolucién, la esctiturates figurativa, pictogeéfica 0 jeroglifica, es ‘decir, representaci6n figurada de objetas ¢ ideas. Aqui se agrupan los jeroglificos Jegipcios, los primeros caracteres chinos y algunos mensajes figurados de la ci in azteca. La Escritura Egipcia: Los Jeroglificos. . La esctitura egipcia se remonta 1500 afios a. C. y fue invenitada por Hermes 0 Mer curio egipcio, Se divide en tres clases: jeraglifica, hierdsica y demstica, Los jeroglificos como tales eran una escricura sagrada, sélo los escribas 0 Hicrogrammatas sabtan su significade y eran utilizados para realizar las inscripciones en monumentos y tumbas. 16Figura 1-05 Eselafaeravia de fncionario Menuuhote, Caza pinada (51 x88 em). Fi {Tama de Historia Univeral del Are). IFLa hieritica cra una escritura abrevidda usada por los sacerdotes para expresarse en. forma ripida y la demética era una forma popular de escritura donde s6lo se canser- vaban los signos o s{mbolos religiosos. ‘ Los jeroglificos son un remoto sistema de escrivura pictogesfica de muy diffeil com- prensién, dado que se basa en signos y s{mbolos figurativos no asociados con signos fonéticos 0 alfabéticas. ‘ 1 Piedra Rosetta El descubrimiento de una piedra con inscripcién jeroglifica dio a la humanidad la oportunidad de descifrac las inscripcignes de los monumentos. Fue enconerada por un oficial de Napoleén Bonaparte, de apellido Champolién, cerca del rfo Nilo, en 1708. Dicha piedra contenfa columnas con jeroglificos y caracteres griegos, que per- mitieron descifrar el significado de his figuras y simbolos que componian dichos jeroglificos, dejando asf cstablecidos los principios fundamentales de este valioso aporte de la civilizacién egipcia en el proceso evolutivo de la escritura, déndonos ademds la oportunidad de conocer el significado de sui escritos que datan de algo mds de 3000 afios. . La escritura sumeria Los habitantes de la Antigua Mesopotamia, el pueblo sumerio, junto con los egip- deneia que se eneargard dela\ we STEN awe ea ARCHIVO-GRAMA 5 7 fe 2 rr ie fF iz F ey 1 s fi o rr rr fe , Fe le iz fe ho 44HORIZONTALES \ 1. Acste grupo de'documentos pertenecen fama yorla de los eaborsdos centro de una grstibt adminizrsiva, 2. Eneste grupo de documentos se cneuentran los decretos, lees, resoluciones, hojas dé vida, ee. 5. Un ipo dedocumeno soporte cin, Ae Una excritura de constitucion es considerada como esta clase de docunyento. 6. Brel lengusjeen el cual se debe escribir Ia com rrespondencia. 7. Un ipo de documento soportadlo en’ papel. 8. Aquel documenta que sive de ch eomolas actas, balances, escritura publics, ete, 9. Una clase de soparre que incloe videos, pelle ceulas, microfilm. 10. Documentos uys finale esinputit wormas, LL. Un disco urilzado para conses ss» wes vor Nimenes de informacién, ‘VERTICALES 1. Pertenecen aeste grupo os docu. quetie~ nen valor para a gestin, para poss love 5 y 6 aos. 2, Tipo de documento soportado «pel. 3. Medio wiizade para tamsniirn" singin use ‘gente tanto intexna como exter 10. 13. ‘Uno de los requisivos de la correspondencia es- ‘Ouro requisito que debe tener toda correspon dencia excrta ‘Comunicacid de carfcer interno, genetalmen- ce breve, u formacién dentro de la gesti6n administrative. Son aquellos documentos que ayudan a la ges- jn generalmente por el afio de la vigencia, ‘como la correspondencia. Este tipo de documentos ett catalogado como testimonial y pertenece también, dentro de fa correspondencis, al grupo de documentos es- pecials, Documentos que ya no tice ningtin valor dex pds de seis meses (circularesinformativas, cuse de recibo, ec). Documento expedide por fincionario del esta- do en ejercicio de sus funciones. + Documento que repsta, en forma escrits, un mensaje para un cliente exten La base donde puede estar reisteads cualquier tipo de informacién. Documentos no necesariamente relacionados | con la actividad de la empresa, pero que son te pare gti como por emADMINISTRACION Y ARCHIVO Pee TaN ey OBJETIVOS nes que debe cumpli un archivo, ‘so, su organizacién y su sistema de ordenacién, M Concer los diferentes sistemas de ordenacin. | IM Sclecionar el sistema de ordenacidn que sea mas Gincional para la organizaci, 46INTRODUCCION ‘Se analiz6 en el capitulo anterior cémo los documentos son informacién registradas, ‘es por esto. que el término informacién va muy ligado al de archivo. Los archivos conservan documentos en distintos soportes, conto el papel, cintas, disquetes, fil- ies, etc,, muchos de los cuales se denominan archivos magnéticos. En este capiculo se hard referencia a los archivos con informacién registrada en papel. No toda esa documentacién que se'genera y se recibe en las instituciones puede debe formar parte de los archivos; tinicamente Jos documentos de Archivo 0 archivisticos son los que conformarin los archivos administrativos. Para poder decidir qué archi- vvat 0 no, es necesaria, conocer las caracter(sticas de un documento de archivo: — Son producidos o recibidos por una persona natural o juridica en ejercicio de sus funciones y como prueba de Ia gestién. — Se da como consecuencia de las actividades orginicas y acciones repetitivas de las personas o entidades, lo que hace que uno a uno vayan conformando una serie. — Han cumplido su trémite; es decir la funcién que les dio origen. — Servirdn de base para la toma de futuras decisiones, como testimonio, como in- formacién de quien los produjo © como aporte histérico. mpte pertenecen a un conjunto de documentos \lamado serie. El documento por sf solo, no tiene valor de archivo, A manera de ¢jemplo potlemos citar como seties Documentos jurfdicos, Documentos comerciales, Documentos histéricos. Dentro de cada serie existen otras subdivisiones que se denominan tipos de Do- ‘cumentos. Asi por ejemplo para la serie documentos juridicos, los posibles tipos de documentos pueden ser: resoluciones, contratos, escrituras, pélizas, etc. CONCEPTO DE ARCHIVO Son muchas las definiciones que sobre archivo se pueden encontrar, pero todas, cluyen los siguientes aspectos: > Conservacién ordenada de documentos > Facilidad de consulta > Servicio Las mismas ciracteristicas de un documento de archivo, servirin para elaborar la definicién de archivo, : Se puede, entonces, hablar de archivo como un conjunto de documentos generados como producto dle una gestién, por lo general institucional, que una ver. que han cumplido su trimite, se deben conservar orgnicamente, esto es, dentro dela seccién responsable de su reémite, en ef mismo orden en el que sc forms el expediente (orden “47uidad de los hechos 0 aetivi- dades y las actuaciones administrativas ir -setd consultado posteriotmente con Fines administrativos, legales o histéricos. Este ordenamiento se conoce én archivistica como el Principio de Procedencia, PU ato eee teak) * Ser la memoria corporativa. Todas las personas tienen una visién distinta de los hechos de ki empresa. La memoria de ka empresa no debe depender de la memoria fagve de kas personas, + Soportar la toma de decisiones. Las organizaciones lependen de los documentos del pasado, para acertar en el planeamicnto del desarrollo del futuro y romar ventaja del pasado. Una buena decisién siempre requiere de una buena informa- cin, Por lo tanto, las rutinas y decisiones basadas en politicas y procedimicntos definidos requieren informaci6n registrada que se encuentra en los documentos. + Proweer soporte para posiblesreclamaciones, Bs decit, poder faciitar en un momento dado la informacién requerida para defender los intereses de la institucién ante los érganos del gobierno o ante reclamacién de particulares. + Contribuira la eficiencia de la empress. La frustracién ¢ ineficiencia ocurren cuan- do Ia persona que toma decisiones no encuentra informacién para evaltiar alter- nativas. + Cumplimiento de requisites legales y normatives. Muchas institucjones deben cum- pli con regulaciones estrictas emanadas del estado en cuanto a la retenci6n de documentos, El no cumplimicnto a la norma sunciona y trae perjuicios econémi- cos. * Preservar la historia de la empresa. Los. documentos registran la informacién del pasado, para el futuro. La pérdida de documentos dstorsionay altera la realidad, porque se tendré que partir de supuestos. OBJETIVOS DEL ARCHIVO EL cumplimicnto de las funciones del archivo antetiormente descricas requiere, des- de su concepcién, que se fijen como minimo los siguticntes objetivos: *+ Reunir ordenadamente los documentos cle archivo, * Asegurar una perfecta conservacién de la informacién, idn. + Permitir una ripida localizacin de la inform * Brindar un servicio de consulta oportuna y eficiente. 48 °Pee Cee ed SEGUN SU USO Y ORGANIZACIGN La informacién es un recurso indispensable para el desarrollo de la gestién aciminis va, La hase para una dlecisién correcta es una informacién correcta, precisa y oportuna, Estas variables dependen, en gran medida, de a casficacién y ordenaciénque con ancerio- ridad se le dé la informaci6n que se va aarchivar. Esto seqdebe a que la informacién que se recibe siempre es heterogéinea y empleada para diferentes situaciones. Laiinformacién tiene, ademés, fa connotacidn de ser dispersa por cuanto la necesitan todas las personas de la organizacién o de otras orgattizaciones en tin momento dado, Por las razones expuestas ¢s muy importance saber cémo y dénde se va a guardar esta informacién, Del uso y organizacién que se le déa la misma, depende la clasificacién, del archivo. i. Se puede hablar entonces de una clasificacién del archivo segiin la funcién y el uso, en active, semiactivo ¢ inactive. Hi Archivo activo: Se caracteriza porque la informacién que conserva es consultada permanentemente. Para el cxso de los archivos de gestién se puede estar hablando de Ia inforrtiacién del afio ce In vigencia, o de Ia vigencia anterior, cuando atin se en- cuentra en trdmite, Los documentos aqut archivados temporalmente, servirin de fuente para los archivos semiactivo y permanente. El archivo activo se denomina también corriente, vigente o de gestién. Ein este archivo se conserva el 100% de la informacién, la cual deberd ser evaluada anualmente para los traslados al archivo seminctivo. Aschivo semiactivo; Se denomins también intermedio o central. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trimite pero que por razones legales, fiscales co-administrativas ain siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de informacién que conserva es de mAs 0 menos un 60%, Su fuente es el archivo activo. Al igual qué en el activo se deben realizar evaluaciones periédicas de esta informacién para decidir su conservacién permanente o eliminacién. Archivo permanente: Contiene la informacién vitdl para In compafia y la que va conforinando su historia, A este archivo se le denomina erréneamente archivo inac- tivo, porque el {ndice de consulta es muy bajo. Conserva ademds, informacién que puede ser til para lx ciencia, la historia 0 la cultura de un pais. Representa general- mente el 10% de la documentaci6n de In empresa. Recibe informacién del archivo semiactivo 0 direeramente del activo. La permanencia de los expedientes (documentos) en eada uno dle estos archivos cle- peride bisicamente de Ia vigencia del asunto que les'dio origen, concepto que se analizaré ampliamente en el capteulo siguiifiea clatchivo, es la orgunizacibn que tra de las variables que definen fn elasificacién del archivo, es la orgeniec Ja empresa optc para el manejo de Ia informacién que pucde ser centnalizads, descen- ‘rulizada o descentralizada con control censrah, nombre que igualmente reciben los archivos dependiendo del manejo de la informacién. “Archivo centrafizado: Un archivo es cencralizado cuando toda la informaci6n dela ‘empresa se haya seunida en una sola oficina, Esta organizacién necesariamente su- pone también una centralizacién del recibo y despacho de la cotrespondencia, Elarchivo cencral serd entonces ta dependencia encargada de encausar la tramitacién de lox documentos, de velar por su conservacién y de ofiecer un buen servicio de consulta, Un archivo cenralizado tiene cnere otcas, las siguientes ventajast —~ Cuenta con personal especializado. — Puede controlar la duplicidad de documentos. — Economiza tiempo y espacio. — Racionaliza la adquisicién de materiales y equips. — La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada, — Facilita la unificacién del sistema de archivo. Una de las mayores dificultades de este sistema radica en la pérdida de tiempo que ‘ocasiGna la consulta de la informacién por parte de las dependencias, porque en muchos casos es necesario desplazarse al archivo central a fecoger y dejar informa- ién, en calidad de préstamo, por ser informacién activa. Se puede incurrie en ef riesgo de fijar demasiado céntrol para cl préstamo de documentos. Requiere adems de personal técnicamente ealificado para cf manejo y control de los procesos de correspondencia y archivo. Seguin la organizaci6n los archivas sc clasifican en: Archivo descentralizado: Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada tuna de las dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar y conservar fa documentacién que a ella le compete, bien sea producida o recibida. Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organizacién se requiere una defi- nicién precisa del flujo de la informacién y, lo que es adn més importante, de una perfecta y permanente comunieacién entre las dependencias. Uno de los mayores problemas que se presenta en el archivo descentealizado es fa falta de un control que permita, en un momento dado, saber exactamente dénde se encuentra un documento, si se fe dio respuesta oportunamente. Si en, todas las de- pendencias no se lleva un estricto registro de correspondencia, se puede corres el riesgo de extraviar documentos, 1 50 tDe otro lado, genera duplicidad de fa informacién pues la dependencia que, de algu- manera, tiene que ver con el asunto, guarda también la informacién. Cuando la informacién es de interés general, puede suceder que no Hlegue a todos los interesa- dos. Por tiltimo, no es fécil definir responsabilidades y la informacién se maneja con viduals. ctiterio Aschivo descentralizado con control central: Es una combinacién de los dos siste- mas anteriores. El trimite de la documentacién est{ centralizado, All reposa la rota liad de a informacién; la diferencia radica en que cada dependencia conserva tini- camente las copias de la correspondencia despachada, las cuales se podrfan clestruir anualmente, en su mayorla, por encontrarse en el archivo central, Para efectos de facilicar In consulta, puede guardarse méximo por un afio més alguna informacién ‘que, seggin Ia experiencia, es consultada significativamente. Archivos satélites: Existe otro grupo.de archivos que conservan informacién técni- ca, muy especializada y de consulta permanente que necesariamente deben estar des- centralizados y se les denomiinan archivos satdites. Bs el caso de las secretarias acadé- micas en kis instituciones educativas, las hojas de vida de los funcionarios activos, los registros de proveedores, las investigaciones de mercado, entre otros. COPTER ns Se LS euch Una de las razones mds importantes por la cual se lleva un archivo es poder localizar a informacién exacta en el momento preciso. Independientemente de Ia clase de archivo que las instituciones mangjen, para loca- lizar la informacién con rapider es necesario que desde su concepcin se utilicen medios eécnicos y unificados de clasificacién de documentos. Si cada persona inven- ‘ara su propio sistema para decidir dénde guardar un documento, sélo ella podrta enconcratlo, Para definir la clasificacién de los documentos es usual tener en cuenta el elemento mis evidente, Para el caso de la correspondencia de negocios, este puede ser el nom- bre del destinatatio, I institucién, el asunto que trata, la fecha, el nsimero del docu- mento, fa dependencia; en fin, existen diversidad de elementos con base en los cus- les se puede clasificar un documento, La clave est en decidir el que mAs se acomode ala actividad de la empresa, de tal manera que sea Ficil localizarlo postetiormente. Definido el sistema de clasificaci6n que se utilizar, continta el proceso de ordchacién; esto ¢s, la forma como al interior de estos grupos establecidlos se van a conservar los documentos dentro de las carpetas. Obedeéers necesariamente a uno de los sistemas de ordenacién conociclos universalmente: alfaberied, numérico y eronoligica. stDe todas maneris para clegir ef sistema de elasifieaciOn y ordenacién, es necesario conocer muy bien fa instituci6n, su esteuctura arginica, el origen y procedencia de los documentos, No ¢s posible definir en términos absolutos y desde el punto de vista general, cul es ef mejor sistema. Cada sistema es vilido dependiendo de las nccesidades de la empresa. Para onganizar un sistema de archivo se deben considerar entre otros, los siguientes aspectos: 1 + Definir e6mo es més logica la consulta de fa informacién. Es posible que por la diversidad de documentos que manejan las instituciones, haya necesidad de con- siderar mas de un sistema. de ordenacién. + Organizar un sistema sencilla, caco y eéenico de manera que no dependa de la persona que lo administra y que no dé lugar a suposiciones o interpretaciones de tos encargados: + Sentar por esctito los acuerdos a los que se Hlegue con el fin de que puedan ser consultados de manera dgil y préctica poritodos los funcionarios y,usuarios del archivo, para garantizar la unidad del sistema. + Considerar Jas necesidades actuales y prever necesidades futuras de todas las de- pendencias. *+ Prover, simulténeo a su organizacién, contegles dgiles que garanticen el manteni- miento del sistema, + Asegurar calidad en los materiales y equipos, buscando las diferentes alternativas ‘que brinda ef mercado para decidir sobre aquellas que offecen mayores ventajas de durabilidad y mantenimiento. ‘Vincular al sistema, personal que realmente esté convencido de la importancia del auchivo, con la suficience idoneidad para su mangjo, sin olvidar la accesidad de ‘mantenerlo actualizado permanentemente. ' A continuacién se analizardn caracteristicas gencrales y normas especificas para cada uno de los sistemas de ordenacién, 52 \SISTEMA DE ORDENACION ALFABETICO Es una ordenacién que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique In eutidad, puede ser nominal, por asuntos 0 = geogrdficn. ‘ Nominal Cuando los caracteres que distinguen Ia ordenacién hacen referen nombres de personas naturales, juridicas o razén social de las instiruciones con qui nes se tienen relaciones. ‘Jorge Gusiérres Mora Distribuciones Unidas Por asuntos: Cuando los caracteres de ordenacién son los asuritos 0 las mat que téatan los documentos. Licitaciones Contratos Geogrdfica: Cuando el caracter de ordenacién es una region gedgrafica: palses, esta dos, ciudades, zonas, etc. Barico Internacional, Caracas Banco Internacional, Quito Antes de analizar las caracterlsticas particulares a cada sistema, se definirén unos critetios que son comunes a la ordenacién alfabética’en general, * Cada una de Ias palabras que forman un nombre} se considera como unidad de ordenacién. Se incluyen las abreviaturas. Ejemplo:: Editorial Norma: des unidades, La casa de la cultura: cinco unidadet Yazmin Jara Castafio: tres unidades Beatriz: Gonzillea B.: tres unidades -+ Para la ordenacién de nombres de personas naturales, se considera primera uni- dad el primer apellido. Ejemplo: Federmiin Quiroga Rios: Quiroga serd la primera unidad Amparo Sdnchez de Laguna: Sdnchea es la unidad de ordenucién 53,Alguoos autores consideran los dos apellidlas como a printera unidad y los nom- bres cuando son dos 0 més como seguida unidad. + * Blorden alfabético debe considerasse para cada uria de las unidades que compren- den fos nombres y al interior de la unidad este orden se conserva con todasyy cada una de las letras que la conforman, ast: Abadia Lépez Juan ‘Abadia Lépex Pedro En este caso, fa unidad que decide fa ordenacién os la terceea, por tener idénticas fa primera y ta segunda. Banco Colombiano Bianco Colombo Alemin Para este caso el orden lo decide la séptima letra de la segunda unidad. Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurtit a un clemento adicional que las distinga como por ejemplo el titulo académico, cédula de ciudadanta, direccidn, teléfono, etc., cl cual se consideraré como otra unidad para su ordenacién, asf: Jorge Guillermo Rowero (Abogado) ‘Jorge Guillermo Romero (Ingeniero) Luz Marina Gonzdlen Botero (41.456.345) Luz Marina Gonzdlex Botero (37.456.987) } ea eR Ne) Pata los nombres de personas se procede de la siguiente manera: Las partfculas (preposiciones y prefijos) que anteceden a los nombres 0 apellidos se consideran como si se escribicran unidas. Ejemplo: D'Aleman, Mc Graw, La Torre, De los Rlos, para su ordenacién se anglizan como Daleman, Megraw, Lacorre y Delosrios Para cl caso de mujeres casadas y en palses hispanos donde ain se conserva la particula de, la palabra 0 unidad de ordenacin es eapellido paterno o de soltera. Cuando éste no se condce, se ordenari por el apellide de casada y la particula ded al inal, ash Gil Lucelly de Robayo de Ordéttex. Consuelo Torres de Salgado Lilia 54Cuando s6lo se conoce un apellido, el nombre de esta persona ird primero que el de otra que tiene los dos: * 7 Benttez Marcela Benttes Muro Experanca Benitez Pdez Consuelo Los gradés académicos, nobiliarios y militares no se consideran unidad de ordenacién Padre Herndn Morales. Cardenal Antbal Mufioz Duque - Sélo en caso de homonimia, el titulo se escribe al final y se considera como tinidad de ofdenaci6n: : Reyes, Julio Martin abogade Reyes, Julio Martin arquitecto : Para las personas juridicas 6 razones sociale se procede dle la siguiente manera: Se ordenarn tal cual como aparecen registradas porque su. nombre es legalmente reconocido y no hay dos entidades con la misma razén social, : : ‘Cuando la razén social incluye mimeros se considera como si estuvieran escritos en Netras. Ejemplos: emisora 88.9 (se ordenaen la 0); Almacén 1000 (en la m). S¢ excep- ‘dan las razones sociales cuyo ntimero obedece a una numeracién consecutiva como en el caso de las Notarfas ¢ Inspecciones de Policfa, fas cuales conservan el orden numérico, ast: Notarfa’) Notarfa 13 Notarta,20 : Pata las personas juridicas que incluyen en sus razones sociales nombres de personas, se sigue la regla general, as para Tallees Juan B. Aristizabal, ln unidad de ordenacién seri Talleres. Este es un sistema simple, pues no tiene subdivisiones y el alfabeto es conocido por todas las personas; permite intercalar nuevas carpetas en el lugar correcto y facilita la consulta porque es directa. 55: ALFABETICO POR ASUNTOS sla ordenacién delos documentos por el tema que trata, Es un sistema que permite juntos todos los documentos que se generan alrededor de una misma gestién administrativa, Este sistema supone una definicisn exacta, concisa, especifica y clara de los asuntos ‘que se tramitan en las oficinas y la difusi6n.de los mismos, para que todas las oficinas conserven, busta donde les iea posible las mismos asuntos generales. Se debe evitat incu- rir en el error de definir un asunto demasiado amplio, porque dificulea la consulta, ni tan concreto que deban abrirse varias carpetas con documentos que se refieren al ‘mismo asunto. Los asuntos pueden ordenarse alfibética o numéricamente, Uno de los pioblemas que tiene este sistema de ordenacién es la utilizacién Frecuente de controles cruzados cuando las cartas tratan rns de un asunto. Estas son hojas de ayuda que se utilizan para ficilcar a bsqueda cuando el documento puede ser ar- chivado cn dos carpetas. En una carpeta s¢ archiva el documento original; en la otra, sc coloca una hoja, previamente discfiada, donde se escribe el nombre con el cual se encuentra archivada, - ALFABETICO GEOGRAFICO Este sistema es utilizado cuando se tienen sucursales o se realizan transacciones per- ‘mancntes a nivel nacional ¢ internacional. Su base de ordenacién es Ia division geogeifica, particnde de la dlvisién superior, pals o estado; Ia siguiente divisién seré departamentos, ciudades, distritos, zonas 0 battios; y, por ultimo, los nombres de las empresas, clientes o proveedores, segtin sea el caso. - Este sistema de ordenacién es indirecto, porque es necesario elaborar simultinea- ‘mente un tarjetero para facilica: la consulta debido a que: se desconoce la ubicacién de wna region, se posee el nombre de un dlieate pero no se sabe su procedencia, no se conoce 0 no se recuerda una direccién de un corresponsal: Las tarjetas se preparan con el nombre, direceién y regién de los clientes o proveedores y se ordenan alfabéticamente. 56 >SO ae eh aa Numérico consecutivo En este sistema a todo el material que se va a archivar se le asigna un ntimero. Su ubicacién dentro del archivador es por secuencia numérica. Es muy ucilizado para clocumentos que tengan numeracién preimpresa como facturas, pedidos, cheques, etc. Se emplea también en instituciones que prestan’algtin servicio a un volumen de usuarios considerable. Hs el caso de compafias de seguros, centros educativos, cen- tros hospitalarios, entidades financieras y bancarias. Este sistema tambign cs indirecto puesto que se asigna un mimero 0 cécligo a cada individuo, asunto o institucién y los documentos se archivan con este ntimero. Por Jo tanto, para ubicar un documento -archivado, es necesario recurrit a un tarjetero ordenado alfabéticamente con el fin de consultar el ntimero asignado y llevar, adicionalmente, un’ control o registro de la numeracién consecutiva par evitar una doble asignacién de némero. Presenta cierto grado de reserva, por cuanto sélo figuran ntimeros en ef archivador. Facilita la ubicacién visual no sélo para consultas sino que permite detectar ficil- mente la falta de una carpeta. —! Numérico decimal Una de las subdivisiones de la ordenacién numérica es la aplicicién dle sistema dleci- mal (muy utilizado'en bibliotecologia) basado en la division de las Areas dé diez en diez y que muchas entidades han asumido para trabajar sus asuntos codificados. Se establece, en primer lugar, una codificacién pala las dependencias formalmience establecidas en el organigrama, que puede ser numérica o alfanumérica, para lo cual se utilizan los primeros diez digitos, ast: 1, Gerencia General 2. Secretatla General 3. Direccién Administrativa 4, Direccién de Recursos Humanos 5. Direccién Juridica 1 Para las oficinas que dependen de estas principales, se sigue el mismo procedimiento; sees asigna un digito de 1 a 10, pero conservarin como primer dligito el dela oficina dea cual dependen, ast: 72. Secretarta general ” 21 Administracién de documentos 22 on 23 x. x. ; : ‘Aun cuando s trabsjan elementos de diez endier, noes aconseable utilizar el punto para la divisién decimal. 4 Direccién de Recursos Humanos 41 Personal 42 Scleccién 43 Vivienda 44 Bienestar En este orden de ideas, al asuato Ie corresponderé la siguiente codificacién (como la diversidad de asuntos es superior a 10, se trabajarin con dos o tres digitos), asf: O1 Actas incineratin y traslado de documentos 02 Administraciéni de edificio 38 Conceptos juridicos Con base en lo anterior, los asuncos para ser archivados tendrin dos digicos: uno para ta dependencia origen y e! otto que le corresponde al asunto, separados por guién. Asi, si se csta hablando de coneeptos juridicos, que para el ejemplo su cédigo es 38, cemanados de la direccién juridica, cuyo cédigo es 5, la catpeta se marcars como 5-38 y todo fo relacionado con conceptos jurfdicos se archivari en este expediente, inde- pendicncemente de la dependencia que los pueda producit, Por ejemplo si la Secrera- rfa General emite un concepto juridico, ese concepto ird en el 38, pero su codifica- + cin serd, para el ejemplo, 2-38. ‘Como en los casos anteriores, requiere de un tarjetero auxiliar 0 un instructivo espe- cial donde se definan los cbdigos para cada caso, Aun cuando ef proceso de codifica- cién de asuntos normalmence lo trabaja la oficina de administracién de documentos, es necesario tener a disposicién de funcionatios y usuarios, estos listados por facili- dad de claboracién y consulta de fa documenthcién. 58Soa Loken i Como sui nombre lo indica, este sistema se basa en la fecha dle! documento, siguien- cdo las subdivisiones del tiempo: afio, mes y lis. Se utiliza para casos de vencimientos de cualquier tipo de cransaccién comercial y es por esto que también se le denomina auxiliar de vencimientos. Hoy ca-dfa, en lx mayorla de los casos, se ttabaja con tn programa de computador que lista los vencimientos del dia. Con esta informacién se recurre a la carpeta del cliente para recuperar In informacién y documentos necesa- ros y realizar las gestiones del caso, fee rear e uNa i) Alo largo de este tema siempre se ha estado hablando de que la importancia de tener un archivo organizado radica en la facilidad de recuperar la informacién en el mo- mento que es requerida por el usuario. Para que sea memoria institucional, no se puede quedar en Ia organizacién; hay que Hegar a ln recuperacidn, puesto que una de Jas finalidades del archivo es el servicio. La informaci6n de los archivos, especialmente de las entidades estatales, puede ser consultada no s6lo por los funcionarios que 1 dichas entidades pertenecen sino por cualquier ciudadano, con fines de interés general o particular. Entre estos fines cene- mos: apoyo a la administracién, control de los actos de fos funcionarios del Estado, la libre informacién, establecidos en los Derechos Humanos, la cultura y la educa- cién. De codas maneras existen limitantes a cierto tipo de informacién esgatal ala que, por la Constitucién o por normas previamente definidas por el Estado, no se puede tener acceso, Igual succde,con la documentacién de las entidades. Sus restricciones deben fijarse previamente en instrutctivos, manuales o reglamentos y difundirse entre los funcionarios responsables del préstamo de documentos. Cualquiera que sea el fin que persiga el usuario, cuando se cleben prestar los documentos es necesario Hevar un control de ellos. El usuario puede hacer su solicitud personalmente, por teléfono o por escrito. Independientemente del medio utilizado, debe diligenciarse una ficha de solicitud cle préstamo, Ia cual debe contener como minimo la descripcién del documento (fecha, clestinatario y asunta) 0 del legajo (fecha, dependencia y asunto), la fecha de solicitud det préstamo, nombre del solicitante y la fecha de devoluci6n. Estas fichas se archi- van provisionalmente en un sistema cronolégico (por fecha cle cevolucién) para evar con mayor facilidad el seguimiento a los préscamos. Una vez devuelto el documento o el legajo, se puede desteuir . 59Cuando of legijo es retirado de la eupera, debe ser reemplazado por una guia de afucra, que tiene también la opcién de registrar los datos del usuario, Una vex de- vuclto det legajo, se guarda en su carpeta respectiva y se anuta el registro en ta gula de afuuera. En lo posible, no se deben prestar documentos sueltos porque se pueden detcriorar ficilmente y aun perder. En algunos casos es preferible entregar forocopia de las documentos af interesado. emplear unoy otto sistema dependeri del andlisis de costos de las Forocopias frente al tiempo que los auxiliares del archivo invierten en setirar fos documentos, volverlos a archivar, efectuar los controles periédicos de la documentacign prestada y reclamar ka documentacién no devuelta a tiempo. Cuando se trabaja con correo clectrénico o comunicacién en red, Ia consulta interinstitucional se hace dircctamente a través del computador. ‘ EVAN RPO EM IUASloh | El compromiso del personal involucrado en esta drea es un factor decisive. Para ello. dcben sentir que, al desempefiar su trabajo, estén haciendo algo importante y que lo que hacen tiene significado. “Toda persona que mancje informacién debe tener como cualidad primordial, ot siglo profesional, Esta caractertstica es escencial en las personas que poscen toda la infor- macién de la institucién, como es el caso de log funcionarios que trabajan en la oficina de administracién de documentos. Este sigilo profesional hace relacién a In reserva que debe poscer una persona con la informacién que maneja, bien porque lo determine Ia ley los reglamentos nstitucionales, en cuyo caso es inviolable. Su responsabilidad como poseedor de la informacién, supone claridad concepcual y rictica deo que representa la ica y la honestidad. ‘60Archivo activo Documencos que se consulran perinanen- temente. Forman el archivo corciente,vi- gente o de gestibn. Archivo descentralizado * Ls documentacién que le compere rei bir, despachar,archivaryconservara cada tuna de las ofiejnas. Archive centralizado Informacin de tous ts empress reunida ‘enna sola oficin. Aschivo satélite CConserva informacién técnica muy espe- cialzada y de consulra permanente como las seeretaras académicas, hojas de vida, investiyaci6n deanereado, ete Archivo semiactivo ‘Documentos que ya cumplieron su ‘mite, pero por rxzoneslegales,fiscales © adminiztratvas,siguen vigentes aunque s Definicién del Archivo General de la Nacién!: “Registro de informacién producida 0 recibida por una persona o entidad en razén de sus actividades 0 funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal o valor cientifico, econémico, histérico 0 cultural y dlebe ser objeto de conservacién”# A partir de su definicién podemos deducir que los documentos de archivo son el insumo o materia prima de los archivos en cualquier instivucién, ya que conforman lo que se denomina patrimonio documental 0 mis cominnaente la memoria institucional Por lo tanto, su importancia radica en su conscrvacién, ya sea con fines testimoniales © meramente informatives de la actividad cumplida. Sin embargo, debido al incontrolable y desmesurado crecimiento ue los documentos producidos por las organizaciones, se hace nocesario establecer todo un programa de depuracién, (climinacién) con ef objeto de que los azchivos sélo conserven lo realmente impor- tante, evitando el almacenamiento de informacién irvelevante, La depuracién de archivos implica, por tanto, un conocimiento claro de la impor tancia de fa informacién que contioncn fos documentos. Ademis, incluye procesos técnicos de registro, evaluacién y scleccién documental, a fin de determinar la valo- tacién de los documentos frente a Ia actividad que los origind. La valoracién del documento implica decidir sobre su conservacién o su destino final y conocer de antemano Ia clase de documento que se estd analizando. Desde esta perspectiva y con miras a la depuracién de los archivos, sc liace necesatio establecer sus valores inmediatos o futuros, ya sca como apoyo. las actividades de carter administrativo de la encidad 0 como soporte para la investigacisn retrospec- cen el futuro, ‘ : 2 YANO, Auta. hussin as dency ation en ecivica PNUD, Caen aan ii eh . eae ' Goma bis dc ngaizasion de archivo. Hagot UnrcidaJoeians 19. vig, 2 ZAURTA, Cut, “ COLOMIIA. Anciny veri dels Nagin, Neplanent ence Archi Sanat Hats BL 66 ‘CoM Nat ele aed Los documentos de archivo producidos por las entidades como resultado cle su labor, ameritan el establecimiento de una categorizacién que puede estar determinada por varios Factores, Ast mismo, dependiendo de la calidad de su autor, los documentos se chasifican en dos categorfas: “documentos piblicos” y “documentos privados”, cuya definicién ya fue explicada ci el capitulo 2. Graficando esta primera clasificacién de documentos tendrfamos una tipologia del documento archivistico que puede ser representada asf: CATEGORIAS 7 DOCUMENTOS PRODUCTO BocuMENToS —Tovtuales Posuicos a PRODUCEN —Enimagen eerte Nes Documentos —Aidioneuaos arcHvisTicos PRIVADOS ee maquina ‘Figura 4-01. = |+ Pasando a otros estadios de Ia clasficaci6n documental desde el punto de vista de In funcionalidadque ofrecen para la entidad que los produce, los documentos archivisticos se clasifican en: Documentos facilitativos 0 comuties: Considerdos ast porque son aquellos que ka entidad produce como apayo a a gestién que realizan. Ejemplo de ellos son: los documentos contables, las hojas de vida, alguna correspondencia, los documentos dispositives (como las resoluciones, los decretos, las actas, etc.) Esta clase de documentos ¢s muy eprixin en el quchacer cotidiano de las empresas y de ah reciben su nombre. ‘i Documentos especifices 0 sustantivos: Son aquellos dacumentos que ta entidad produce para las actividades espectficas del Area de su gestién, Por ejemplo, en un laboratorio bacterioléjsico, los eximenes de laboratorio; en una iglesia, los certifica- dos de bautizo 0 de matrimonio; en una universidad o institucién docente, los pla- nes de estudio y los registros de calificaciones de los glumnos. Todo documento de archivo, por lo tanto, resine determinados aspectos que lo hacen pertenccer a una de las anteriores categorias. De otra parte y sin importar a cual dé dichas categorias pertenezca el documento de archivo, Ia informacién que éste contiene nos permite determinar su importancia frente ala actividad que to originé. El andlisis de su importancia se gstablece con el stt conservacién 0 destruccién. | | “7rehash eas DEL DOCUMENTO Elvalorde un documento se determina por la utilidacl qué presta a través del tiempo, ya sea en forma inmediaia o fatura. De esta manera tencmos una clasi rio y secundatio. 1cibn de fos valores del documento: valor prima- Valor primario Llamado también valor inmediato, es el valor que reprcscntan los documentos para Ja entidad productora desde ef punco de vista administrativo, legal, contable o fiscal y técnico, en Ins etapas de tramitacién (esto es mientras responde o da solucién al asunto que lo origin6), de vigencia (cuando atin es consultado o sirve de antecedente 2 otra gestidn) y de plazo precaucional (que, como su nombre lo indica, se da por precaucién). : Los documentos de archivo con valor primatio se analizan y evaltian con el objeto de definir su permanencia y conservacién en fa entidad iniciadora 0 productora. Para determinar més acertadamente el valor primatio de los documentos es necesatio analizar los aspectos de interés desde los diferences puntos de vista que para la enti- dad representan: i — Documentos de aspecto administrative: Son documentos de interés tanto pata el productor como para el usuario, ya sea por fa utilidad que representa en la sgencracién de otras actividades empresariales 0 porque son fuentes de derechos para uno u otro. Ejemplo: un contrato de servicios. — Documentos de aspecto contable o fiscal: Este aspocto sep mentos que expresan movimientos de caricter monetario. ciones baneatias, las ndminas, — Documentos de aspecto legal: Vale angtar que todos los documentos lo ticnen implicita. El aspecto legal en ua documento cepresenea los marcos que determi ta ley para respaldar derechos u obligaciones. Los documentos de tipo dispositive (aquéllos que expresan la voluntad de la autoridad con el abjeco de set cumplida, como {as leyes, los decretos, las ordenanzas y resoluciones) son un prototipo de documentos legales. Tambign lo son Jos contratos de trabajo y arrcndamicnto, entre otros. 68 vu— Documentos de aspecto téenico: Es el que presentan los documentos expecificor de la actividad de-una insticucién, como los planos, las historias clinieas, los in- forines técnicos y las investigaciones cientifieas. * Valor secundarlo Denominado igualmente valor mediato o future, es el valor que presenta a informa- cidn del documento desde el punto de vista de la investigacién del pasado o de Ia historia, Bste valor, a su ver, se subdivide en dos categorlas: predecible o evidencial, 0 sea, cuando la importancia de ka informacién puede'ser detectada Facilmente, asegu- rando con ello su conservacién permanente. ‘No predecible es el valor que debe ser detetminado con {a ayuda de un investigador o tun especialista. Bl valor secundario de los documentos se juzga para determinar su destruccién o conservacién permanente. Te eee Esevidente que uno de os Factores que més afecta a cualquier tipo de administeacién cs el crecimiento incontrolado de petsonal, gastos, servicios, etc. Los archivos administrativos de las organizaciones no escapan a este fenémeno des- mesurado de crecimiento documental, que ha obligado al uso de mecanismos muy definidos para facilitar el conocimiento de sus existencias documehales y a identifi ‘cacién de las mismas.” Estos mecanismos denominados auxiliares descriptivos conforman todo un proceso de descripcién documental cuyos objetivos tienen que ver con el anilisis que efec- ttia el archivista sobre los fondos y log documentos de archivo, con el fin de conden- sar la informacién que ellos contienen y ofiecerla a fos interesados para facilitar su consulta, 1 : En términos generales, describirsignifica enumerar las cualidades y singularidades de tuna persona o un objeto, de forma tal que otros puedan tener un claro conoci de los elementos que lo identifican. ‘ En el campo de la archivistica, la descripeién consiste en el andlisis de las caracteris- ticas propias de los documentos, las cuales son de dos nacuralezas: externas ¢ internas Las Bxternas hacen telaci6n a Ix materialidad del soporte que contiene la informa- cién, es decir la parte fisica, mientras que las /nternas se identifican con la parte intelectual del mismo, como se explica en Ia grifica siguiente: 7 6DESCRIPCION PROCESO ANALITICO DEL DOCUMENTO EN CUANTO A: CARACTERISTICAS: CARACTERISTICAS INTERNAS OINTELECTUALES, Hacen relacién a: Hacen relacién a: — Entidad productora — Contenido Clase y tipo de documental —Destinatario Cantidad = Idioma —Tamafio | —Funcion — Forma de presentacién: — Lugar de praduccién + Originates . Tames" * + Copias guna 4-02. La decrgciindacumestal es wn proces bsco de andi consguado en wn invewerio, La descripcidn archivistica se converte, por tanto, cn cl medio que comunica al usuario con la informacién, mediante la tarea de anilisis elaborada por el archivista, Usea actividad analtica wiliza varias hetramicatas 0 auxiliares como son el indice, of catélogo y cl inventario. Vamos a deteneruies en este dilkime porque el inventario es insgrumento bisico del proceso descriptive para los archivos administrativos, cum- plicndo dos propésitos fundamentales: dar informacién del archivo y setvir como medio de control de las existencias y su ubieacién fica, 7feo etait) El inventario es una herramienta ausiliar de la descripcién que puede definirse como el instrumento que petmite tener una relacién decallada de todos los documentos que conforman un archivo. Ampliando el concepto, el profesor Manuel Vasquer. define et inventario como “una descripcién exacta y precisa de toda la documentacién de un archivo, cuyos asientos se ordenan siguienda el orden deda archivalia y tiene como fin principal dar cons- tancia de la documentacién y como fines secundarios, ln buisqueda, el control y et estudio del acervo documental”.4 CLASES DE INVENTARIO Los inventarios son formatos que recogen informacién en mayor © menor grado sobre la existencia documental de un archivo. De acuerdo con este grado de exhaustividad o del fin que persiga el inventario, (Op. Cit. p. 10 y siguientes). —Esquamstico — Registro —Analitico Porta unidad do ‘CLASES archivo que asiantan, DE _— — Gointrol de trite —Remision —Eliminacion — Archivo ja formado — Estudio —Tepogrdtica INVENTARIOS ee mel quo se les asigna : carn y Cala. Maslin: ACAR, 97, “VASQUEZ, Mand, Austins decries. 7Pepa a ai) De acuerdo con Ia anterior clasificacién, fos inventarios guardan wna relacién estre- cha y directa entre su uso los objetivos que persiga el Levantamicnto de la informa- cidn, Ast vemos que los inventarios por la unidad de archibo que asientan pueden sex de las siguientes clases: — Inventario esquemitico: Es cl que describe una serié documental complera. jemplo: Lasetic "Contratos", donde sc ubica el ntimero de documentos que conforman la serie, las fechas en que est contenida la informacién y su unidad de conservacién. INVENTARIO ESQUEMATICO. ‘Nadal Grupo Documantal_| ENTIDAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: ‘OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADAS: LUGAR DE LA OFICINA PROOUCTORA: ‘No. do , | Voiaado | Signarucs Nombre do la Sore | Tipe dooumantal | Fochas Exams | Cantidad | Consorvacon | Topogrdica | Obsarvaclones ‘LUGAR FECHA DE CONFECCION DEL INVENTARIO. SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REDACCION OGL HOVENTARO : Figura 4-04. haven teavio eaqucmudtic. ACLARACION DE FIRMAY CARGO 72— Inventario registro: Es el que describe una unidad de conservaci6n en cada asi (caja, volumen, atado, Iegajo, carpeea). INVENTARIO REGISTRO No dela Soro | ENTIOAD PRODUCTORA: DEPARTAMENTO: ‘CANTIOAD DE TODA LA SERIE EN METROS, ‘OFICINA PRODUCTORA O MESA DE ENTRADAS: LUGAR DE LA OFICINA PRODUCTORA: LUNIDADES DE CONSERVAGIONY NUMERO TOTAL NOMBRE DE LA SERIE: TWRODOCUMENTAL: ‘OBSERVACIONES ATODA LA SERIE Wado | Neri reine Asioto | derive dole Sere Signatuca antes Feenas Eytamas | Topoyatca | No.de oles oplezas documenales | _Observaciones DOOTAGION, LUGAR Y FEGHA DE CONFECCION DEL INVENTARIO' ‘SELLO DEL ARCHIVO FIRMA DEL RESPONSAALE DE LA\ ACLARACION DE FIRMAY CARGO REDACCION DEL INVENTARIO Figura 4-05, : Invenaro regio B— Inventario analitico: His oJ que describe wna picva documental en cada a ce un resumen del contenido 0 un extracto tomade textualmente, ‘ ya sea med donde se da una valiosa informacién del contenido y, en algunos casos, se obvia hi Jeu directa. : INVENTARIO ANALITICO ‘odo Seo | EXTIOAD PRODUGTORA: CANTIDAD DE LA UNIDAD DE GONSEAVAGION (No. deze) OFIcwA PRODUCTORK: NUMERACION INTERNA DE LA UNIDAD LUGAR DE LAOFICINA PRODUCTORA: _SIGNATURA TOPOGRAFICA DE LA UNIDAD DE CONSEMVAGION NOMBRE DE LA SERIE: COBSERVACIONES AL_VOLUMEN “TPO OOCUMENTAL: : node | contemposustantivoexacto | Fechape. | CANTIOAD Asionio | (Puede sar pigs, rsimanes, exacio) | OOCUMENTO | DEHOIAS, | LOGALIZACION | Ovservaciones DOTACION: = LUGAR FECHA SSELLO DEL ARCHIVO Figura £06. FIRMA DEL RESPONSABLE DE LA REDACCION Inventario analhico ‘ACLRACIONES DE FIRMAY CARGO Los inventarias segin su finalidad pueden sex: — Para control de trimite: Cua rutas de las doc ilo su objetivo es establecer los movimientos 0 ‘os en trdinite. Ks el inventario mis completo por la canti- lctos que requiere, ya que detalla todos los pasos que sigue un documento de tas.dependencias de la entidad hasea finalizar su erimice y ser archi- vado. 7A ‘Josep ~~ | em ere ‘emu | sow | evra eo 99 Jaco xn oem mecpeseng sexmten | eamco | preven | meet | ereee reipuee | srunes | musureng | wagnen | wes | nso pooummmemg | sommy | epods | wremus | saves | ames | peomag | opedicneg | smoes| —“ oAL.| emuon | aimon | 99 om ; "¥ugLOnaOHd YAEOLIO 30 BVO ‘S3TWUINSO SENOWAHISEO SVCVULNA 30 YS3W 6 YHOLONGOYe WNIOO counamwwiaa | meunsog srwoonaoudavauna | etn Rp-oN {ooLLywandsa OIBVLNSAND NQIOOS1aS 30 O1GNLS3 VEVd OIVLNSANI— Para remisién: Es el que se elabora come prucba del eacién que realiza un remitente a su receptor o destinatativ. Ljemplo: la relacién de los documentos que pasan del archivo active al semiactivo, vou la discriminacién de tipos de documentos, cantidad, estado y perfodos que cubse la informacién. INVENTARIO PARA REMISION acolo ENTOADPROOUCTORA 1 UNDADES OE coNSERIACIN OGRE Cutcadenme ‘once pronvcToR: aad on odor NacaSom —ROMOREDE LASER: ; ‘Teo bocuwenta: ‘aseRACIONES OE LA SEE ‘anon BELA See: Sure a be se ncFEnE . : ConibeNCIJORD OE LA DOCUUENTAC ee [saris] Som | foam | cuca | Tne Sa pc Sa ‘aati Rad ee ‘plzas doco | Recep dott ‘ore sor [wow [sae | wow Sat Tada] tor] Fae [One ra Dor | Fos . fe (ie | ew Lunn FECHA De ConFECoION Fecnn pe necercn seu ot RewTeNTE SEUL0DE ARcANO HTERUCCKO RA OL REDACTOR OEL ENTAIO Few DEL UE TDG COMTPOLOLA RECEPCION ACLARNGON DE FRAY CARGO ACURUCIEN OE Fan CANO Figura 4-08. Invemari para remisin a archive intermedi. 76\ | En Ja mayorla de los casos existen, pero estin dlesordenados y no responden a parimerros técnicos de-conservacién y consulta. Por Io tanto, el inventario para este tipo dearchivos requiere del disefio de una ficha o formato para cada unidad dle conservaci6n (carpeta, caja, atado de documentos, etc.) y de un orden que tefleje ficlmente Ia organivacién de la entidad prodyctora. De esta manera se establecen grupos, subgrupos y series de documentos similares, que sirven de parimetro para su ubicacién y organigacién fisica en los estantes. — Para estudio: Es el claborado con el fin de conocer datos muy peculiares del archivo, como por ejemplo ef uso y frecuencia de los préstamos, las series més consultadas, etc. — Topogeifico: Es aquel que describe toda Ia colecciéa a partir de Ja signacu- 1 topogeifica, es decir, ef cduigo que indica su localizacién en los anaqueles y estantes. FORMATOS DE INVENTARIO De manera general el inventario es un formato o planilla que revine los datos que se recogen en cl proceso de levantamiento dela informacién y que facilican la actividad de descripci6n. ‘Todo formato de inventario se compone de tres sectores biisicos: el encabezamiento, cl encolumnade y la daticién, ademis de la jdentificacién def tipo de inventario que se estd rcalizando. — Ef encabezamiento: Recoge la informacién de identificacién de la entidad y la oficina productora o generadora de los documentos que se vait a analizat, ast como la numeracién consecutiva y correlativa de cada una de las hojas del inven- tari, — El encolumnado: ls I definicién cn forma columnar de los datos que compon- drén cada asiento o registro de informacién. — La datacién: Indica la fecha de levantamiento de la informacién y Ia identifica cin dol responsable dela elaboracién del inventario. Estos aspectos se determi nan con el nombre, cargo y firma de quien ejecuta dicha labor: Los modelos de formatos son muy similates entee sf, como se pudo apreciar en los presentados anteriormente, y se han cliborado a partir de los ejemplos suministra- dos en di libro “Ausiliares Deseriptivos 1” de Manucl Vasquez (Op. Cit. p. 12 7 siguientes), fenINVENTARIO DE RESMISION DE ARCHIVO INTERMEDIO A ARCHIVO GENERAL ‘adeno | No.do envio © | ENTIOAD PRODUCTORA: [UNIDAD 0 CONSERWACION: tof y aie | No. do ongnal | DEPARTAMENTO. Contador ‘OFIGINA PRODUCTORA: Canad on vidos [NOMBRE DE LA SERIE: TIPO DOCUMENTAL: (OBSERVACIONES DELA SERIE "ACLARACION DEL TIO 0 DEL TRAMTE: No no. | ecnas | sinatra | cartes do plazas | Tide do ocopeisn Dotntvo | Orighat | Exremes | “Topoprfen | _cecumrtniy cm. bseraconoe LUGARYY FECHA DE CONFECCON LUGARY FECHA DE RECEPCION ‘SELLO DE LA OFICINA REMITENTE” SELLO DEL ARCHIVO GENERAL FIRMA DEL REMITENTE FIRMA DEL QUE TROGY CONTROLOLA RECEPCON ACLATAGION DE FIRMAY SELLO_ ‘ACLARACION DE FIRMAY SELLO Figura 4-09. Invemarie de remiién de Archive intermedia 0 Archiv general. (Inventario de registra) — Para eliminacién: Us el elaboraclo como constancia de los documentos que se irs a destruie, — Para un archivo ya farmado: Es el que da constancia de la documentacién existente en el archiva y su elaboracién dependerd del grado de orden y organtzacién que tenga el propio archivo. Este tipo de inventario es el mis utilizado a nivel adiminiserativo, Para su eliboracién ¢s fundamental conocer aspectos muy precisos de la entidad productora, como el organi su actividad y su desarrollo histérico. 7 1el eae ee as PACU Pa LAS En términos generales, evluacidn significa establecer una medicién sobre cantidad y calidad de acuerdo con una excala de valores predeterminaea. Aplicando este concepto al plano de tos documents de archivo, decimos que Ia evaluacién es un proceso que busca el estudio valorative de las caracteristicas inter- as del documento con el objeto de wleterminar su nivel de impacto. Esto quic decir el tiempo que los documentos de archivo sirven fence alas actividades adm ratvas, legates, contables, scales o téenicas de Ia onganizacidn y, por consigiicn- tc, la importancia 0 no'de su conservacién. Un programa de evaluacién de documentos contcmpla dos fases muy definidas. 1 primera tiene que ver con el angilisisde los documentos que produce la entidad como insumos del archivo; la segunda con el planeamiento de la informacién Futura, sus soportes, tamaiio, copias, etc: 4 Estas dos fases entrelazadas se constituyen en piezas fundamentales, dado que el anilisis y el planeamiento contribuirjin de manera directa al mejoramiento de la produccién documental y a la unificacién de criterios de organizacién y conserva- cin de Ia documentacién. El trabajo de evaluacién parte en gran medida de la informacién recogida en los inventarios y, en muchos casos, su calidad analitica sobre la valoracién definida de cada documento complementa esta actividad. cexistente a través de los Podrla decisse que la evaluacién y la toma de inform: inventarios son simulténeas y compiementarias. embargo, la evaluacién va mis allf del aspecto meramente cuantitativo, dado __ que su objetivo es el andlisis interno del documento y-ta valoracién de su informa- cién, lo cual lo convierte en una accién cualitativa. Asf mismo, la segunda parte de fa evaluacién busca el planeamiento y control defi do en Ia produccién de documentos de Ia entidad desde el momento mismo de su gestion administrativa hasta su destino final. Este planeamiento se realiza sobre la base dé fa coma de informacién en Ia fuente misma de cada oficina productora y es un trabajo que no puede ni debe set realizado por ef archivista, sino que exige Ia directa participacién del funcionario productor. La informacién para este fin se recoge en unas encuestas que buscan obtener la pre- cisién sobre los tipos documentales que genera cada oficina que se analiza, la fre cuencia de produccidn, Ix cantidad de uso, los documentos o trimites correlativos 79forma de produceién, el atimero de eopias, los formatos utilizados y la importancia 0 valor paca la actividad de la oficina que lo produjo, la aplicacisn de tecnologlas en los procesos, la preparacién y gestidn de la correspon dencia. . El andlisis de la informacién recogida facilitars entonces, el planeamicnto en aspec- tos tales como: 1 — Creacién — Recuperacién —Distribucién — Proteccién — Uso — Preservacién — Retencién — Disposicién final. — Almaccnamicnto Por lo tanto, un programa de evaluaci6n a partir del anilisis y dl planeamiento, organiza y valora los documentos desde fa fase misma de producci6n 4 otigen, si- guiendo con cl trémiite, vigencia y plazo precaucional, buscando dar un manejo eficiente del flujo de informacidn, hasta Ilegar a la determinacidn del tiempo de conservacién, a través de la definicién de sus valores, De esta manera se evita la acumulacién de documentos innecesacios en los archivos, es decir, valora los docu- mentos a través de su ciclo vital. : MATT i » PEN CICLO VITAL DE fT _Los pocumenros PRE-ARCHIVADO | _ ARCHIVO = |g | ARCHIVO ADMINISTRATIVO 7 HISTORICO : | ' — | 1 GESTACION | | TRAMITE | | | vIGENCIA puazo. | || investi. | | wentipan 1 PRECAUCIONAL | | | GACION ee a Ly aga | SELECCION — EXPURGO (ELIMINACION) j ! AEH. vm p20 Figura 4-10, j 80 iEsta denominacién hace relacién a las elapas que cumple un documento a lo largo de su vida dil, Los documentos al igual que odo ser viviente, tienen un momento de ereacién “ (nacimiento), erdmite y vigencia (vida productiva), plazo precaucional (tercera edad), y destino final, que en el éaso de los documentos se presenta de dos formas: Destruc- cin (muerte) 0 conservacién (recuerdos). La teorla archivistica del ciclo vital del docuinento establece tres fases, edades 0 cta- pas que estén directamente relacionadas con {a actividad del documento y que son: — Primeta fase: Denominada también etapa prearchivisticao fase de creacién de los documentos, gestién de informes, elaboracién de correspondencia. Esta primera fase corresponde a lo que se conoce cdmo archives de oficina, archi- vot de gestién o archivos administrativas. Asi mismo, dentro del concepto global del uso de los archivos, esta fase se relaciona con los archivos activos. En esta etapa, el documento va desde su creacién o gestacién hasta cumplir la totalidad del trimite que lo origind. — Segunda fase: Liamada-igualmente etapa archivistica, es aquella donde intervie- nen propiamente el control y la sdministraciOn de los documentos a través de un sistema organizado de archivo, donde se realizan los procesos de descripcién {inventarios), evaluacién y seleccién, asf como ka ordenacién y conservacién de los documentos, actividad ésta de particular injetenicia de los archivos semiactivos © intermedios Esta fase cubre desde la remisién 0 envio de los documentos ya tramirados, hasta la terminaci6n de su vigencia legal o administrativa, conservindose los docu- ‘mentos mientras subsistan necesicades de tipo aclministrativo u obligaciones ju- ridicas que ameriten su conservacin por un tiempo determinado o su paso a la fase siguiente. + : — Tercera fase: Es In edad o etapa de a conservacién permanente de la documenta- cién con fines histéricos de cardcter administrativo, politico, econémico, investigativa cultural que impiden su destruceién. Esta ¢s la fase de control de los archives inactivos 0 permanentes dela entidad productora, porque definen la ‘memoria institucional mediante Ia seleccién de los documentos vitales que se deben conservar para siempre en un sitio privilegindo, independiente de otras series documentales de la misma institucién. Se habla as{ mismo de una cuarte fase que es la etapa en la que los documentos, por su trascendencia histériea mis allé del Ambico institucional, son transferidos a los archivos nacionales dénde se vela por la conservacién del patrimonio histé- rico. ' at ‘|Os C4) El concepto esté referide a la accidn administrativa, legal o informativa que un do cumenco debe realizar en 1 cumptimiento del objetivo que lo gener6. En ese recorrido la cramitadién del documento acumula los antecedentes necesarios que se pretenden con la expedicién del documenta, ya sea para que la autoridad productora ororgué 0 nicgue un derecho 0 una obligicién, testimonio 0 informe sobre un hecho particular. Seen Puede definirse como aquella fuerza interna que tiene un documento de archive para dar testimonio, obligar 0 informat, El céemino proviene del latin vigere que significa vigor. Se dice que es la fuerza por cuanto ordena tI cumplimiento de lo estipulado en et documento. La vigencia de un documento se inicia con fa firma de la autoridad competente 0 con la promulgacién de! acto. Bjemplo: una resolucién, una ley. La vigencia se termina de cinco manecast 1. Por vencimiento del plazo establecido en el documento. 2. Por disposicién legal. . 3. Porque se produce un documento que modifica al anterior. 4, Por desaparecer cl objeto fisico que dio razén de ser al documento. Kjemplo: los planos de una obra que fue demolida, 5. Por enterarse del contenido de! documento, como en el caso de los documentos de caricter informative. EVOL ae Nis Le , “Terminada Ja vigencia del documento, por cualquiera de las rxzones ya conocidas, se debe Jar un Japso al documento antes de decidie sabre su destino final, Este lapso es el que se denomina plazo precaucional, es decir, a tiempo que se consecva el documento tuna ver tcrminada su vigencia para prevenie posibles reclamaciones o para sctvir de ante- cedente o soporte administrative y legal en la produccién de nuevos documentos. El plazo precaucional se inicia al final de fa vigencia y termiria de dos maneras: — Yor prescripeidn det derecho, 0 sca, un tiempo determinado en una norma ju dica, — Por fa tabla de ret ; cién, @ sc cl tiempo establecido por hi entidad productora para su cinservac 1.0 destino final, 1 a2 : "oe] Tot aCee Ae: ath en) DAS La seleccién documental es un proceso téenico por el cual se-determina el tiempo de conservacién de los documentos de archivo, bien sea por necesidades de tipo admi- nistrativo, o porque se requieren en el futuro para la investigacién retrospectiva cle las actividades de las personas las instituciones. ‘Asu-en la sleccin consiseen el estudio de lo valores del documento Rent a entidad productora, (valor primario 0 inmediato) y el valor que representa para la investigncién (valor secundario o mediato). La seleccidn dacumentales wn proceso que s¢ inicia con Ja evaluacién propiaménte dicha y contin con la clecién de fos documents qué se han de conserva determinando tiempo y lugar de conservaci6n, Se complementa con el expurgo y descarte, que consiste en la depuracin de los archivos y Ia eiminacién de los documentos sin trascendlricia, para finalizar en ln destrucci6n, el ato Aisico dell eliminacién de los documentos descar~ tados, ya sea por métodos manuales, mecinicos 0 quimicos. . Vale la pena anotar que, de acuerdo con las legislaciones vigentes en materia de preservacién del ambiente, los documentos nunca deben irfeinerarse por cuanto este tipo de destruccién afecta notablemente el ambiente, mientras que otros métoctos como el picado, e! despulpamiento ola tituracién permiten su reutilizacién (reciclaje). La seleccién de documentos persigue fundamentalmente la descongestién de los 2 chivos, evitando la conservacién indiscriminada y sin criterio-de los documentos de archivo y busca alcanzar los objetives siguiences: — Obtener una corriente luida de documentos, es decir, fijar los’ pardmettos de conservacién documental a partir de la definici6n de sus valores primario.o se- ‘cundario, con lo cual se establecerdn plazos y lugares predeterminados de conser- vacién para todos los documentos de similares o idénticas caractertsticas, — Lograr ahorros sustanciales de tiempo de biisquedg de la informaci6n, dado que no habrd congestién de documentos ni en las carpetas ni los estantes; de espatio, por cuanto se disminuird proporcionalmente el ntimero de estantes.ocupados; de elementos y materiales, por cuanto ya no se necesitarén tantas carpetas ni legajos, dado que los voliimenes de informacién que Finalmente se conserya ¢s mas bajo. — Dejar paquetes de informacién completa y coherente para que reflejen claramen- te la’actividad de la institucién prbductora, evitando conservar documentos in- iviles que ocultan lo verdaderamente importante, ocasionando ademis ef hacinamiento de la informacién, La seleccién documental, por fo tanto, no puede ni debe realizarse sobre la base tinica de Ia antigiiedad del documento o Ia cantidad de uso, y menos ati por el criterio personal de los-funcionarios, sino que debe obedecer a un programa de ges- ti6n documenral cuyo propésito sea la valoracién de los documentos frente al pre- sente y al Futuro. 83UTE aaa Y SUS OBJETIVOS Determinado su valor, se definicé entonces el tiempo necesario para la conservacién del documento y ef lugar adecuado para hacerlo. Estas determinaciones se realizan ‘on un formato que se conoce como fa tabla de retencién. La tubla de retencidn de documentos es una lista de registtos por el tipo de documen- to, la setie, ete., que indica y determina a través del ciclo vical ol tiempo que Jos documentos deben permanecer cn cada una de sus ctapas y cl momento en que deben ser trasladados ala siguiente. Es decir, sohala fa permainencia de los documen- ros cn sus ctapas activa, scmiactiva, inactiva y permanente. La sable de retencién es ol resultado de,un trabajo tanico que se inicia con el procsso descziptivo dela docamentaciéa exstente (que s reflcja en los inventatios) se comple- ‘ment con la evaluacién documental y las ncoesidades de la administracién frente a los documentos que produce y que, finalmente, se convierte en un producto dela seleccién. Los objetives de una table de retencién son: — Determinar los documentos que han perdido interés o utilidad pata la adminis- cracién, : — Retener los documentos que representan un valor Icgal, administrativo o histé- rico. i Estos objetivos se lograrin siempre y cuando la insticucin productora y el personal técnico del archivo conformen una comisién cvaluadora que permita establecer con claridad sus bases para una politica de selecci6n, retencién y descatte. Esta politica debe incluir los siguientes parimextos: — Anilisis de los duplicados de los documentos. : — Mdentificacién del valor administrative ¢ informativo del documento, — Definicién det valor legal del documento y los requisitos que lo acrediten como testimonio o prucba. 1 — Definicién del valor fiscal. — Definicién del valor histérico y la forma adecuada de su conscrvacién para pre- servar Ia informacién que contiene. Asi mismo, debe reflejar las decisiones que en esta materia haya tomado la entidad y su publicacién debe ser implantada por la mis alea autoridad instituciostal para que se constituya en una norma de cumplimiento obligadé para todos aquellos involucrados en la produccién y manejo de documentos. Los datos biisics de una sable de retenciéy sont la identificacién de la entidad y Ia dependencia gencradorn de los documentos, e encolumnado, que registrard el nombre del documento, su tipo o serie documenta, e| tiempo en meses 0 afios que el docu- mento ha de retencrse, os traslados de una ctapa a otra y por tiltimo su destino final. Come ditto complementario, la sabla de retenciéndebe llevar cl nombre y la firma de los responsables desu elaboracién, asf como la fecha en que se redacta. 84 tyFormularlo No. 2 ‘TABLA DE RETENCIONY DESTINO FINAL Inet Dependenca Tp | Deseripctn| No | Nadelanoja | documenisto | deo | Tatein eigacén | Déstra | Obseractonas ccoreatho | deerakacién | —asurio | quetrata | document fal ‘Oana Copia] Archi] Archivo canal | torneo Firma do los qu redactan ia propuesta Fecha Fra dels ‘prcbacion deta soréad occ Ft: Vinge Man Manat salen onan AGN, Boe, 102. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA GRUPO DE ARCHIVO 4 ‘TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL “TEMPO CONSERVACION "ARCHIVO CENTRAL ‘Temas y subtemas Usado por aor | var, permanorto | prose ‘ADMINISTRAGION 7S iat acona do Rebabiiglin 2 > Comite Ta aia y Phare ‘9 Gngo Acti 7 Gono da nav Sexrula Cones do Wrisies | __“X > Entoga Reowgi 9 ‘roa Adsratay Franca dias oahes Secrtla juldea w Secrala Ase Fronts . 7 Sra Lstadonor ‘Tees hoody Faceera o > Paseatn ‘sceziin ORPRE x ‘Krvadn Rios Huranoe TFsanes SO Pa Read ics 7% “ADNINISTRACION DE PERSONAL, i 'AGUSACIONES EMPLEADOS PUBLICOS = Funcionara| Seca aica bred ares en FNANZAS "ADIGIONES PRESUPUESTALES ‘Sabebeasiin OAPRE [3 Figuras £11. FUENTE: Pesdoncia da a Repien, Bogeld, Manuel prone ycreepandencia, Olena do Whi y Comesnondoncin, 169. 85BCU ia satel ey aera ‘Transferirsiguifica pasar una responsabilidad a otro, En acchivistica, el paso de los documentos de una fase a otra, se considera en términos generales como una trans- ferencia documenta. Los documentos s¢ transfieren para separat, en primera instancia, aquellos de fechas recientes y consulea permanence de fos que han perdido relevancia frence ala activi dad de a oficina productora. Bjemplo: la correspondencia de aflos anteriores. a puede darse de manera interna o externa. La transfer — Interna: ig cuando se realiza dentro del sistema de archivo de la entidlad: de la fase 0 ctapa’ Activa a la Seminetiva y de ésta a la Inactiva, en cuyo caso otros autores la denominan sraslado, — Externa: Es cuando los documentos de una entidad se eraspasan a otra para su cuidado, conscrvacién y responsabilidad. Tal es el cuso de los documentos histé- ricos que se pasan a los archivos nacionales de un pais. Nos ocuparemos aqui de las transferencias internas por ser éstas las de mayor interés desde el punto de vista de los archivos administrativos. * Se pueden aplicar dos sistemas de transferencia: Traspaso permanente o traspaso pot pertodos fijos. . —— Traspaso permanente: Ocurre cuando los documentos se transfieren del archi- vo activo al seminctivo o al inactivo, a intervalos regulares de tiempo, por grupos de documentos que van cumpliendo su trémice al concluir el asunto 0 negocia- ida que los gencrd, por considerarse asuntos cerrados o terminados. Ejemplo: tuna investigacién disciplinaria, un contrato de obra, un proceso judicial. — Traspaso por periodos fijos: Se realiza a intervalos de tiempo predetcrminados, como cada afio 0 cada seis meses. Este traspaso documental pucde realizarse de dos maneras: — Plan de un periodo: Cuando todo el material previamente seleccionado se tras- pasa directamente de Ia fase activa al archivo inactivo, en fechas prefijadas, ya sca al comenzar un’ nuevo ao fiscal, o cada seis meses. — Plan de dos periodos: Esta situaci6n se presenta cuando en al sistema de archi- vos se ha definido cada una de las etapas que lo componen, de manera que los documentos de los archivos de gestion n vigentes pero de poca con- sulea, se traspasan inicialmente al archivo semiactivo por un perfodo que oscila centre seis meses y un afio, Luego se transfieren nuievamnente al archivo inactivo, por otto perlado de tiempo. 86 2)a7 cia se realiza Unicamente con aque- Ios documentos que ameriten con- servarse; de manera que, previa a fa transferencia, se debe realizar una h bor dle expurgo y dese: sejable que la transferencia se cum- pla en los pecfodos de menor actividad de Ia entidad para que no se afecten la buena marcha y orga- nizacién de la empresa. Figura 4-124 Cajn pare camernacbn veri cal: Dependent del stema de ubiewibn de les canpeas,iuabmente encontrar lees [para comeroncitn de documenta Lt figera ct an poi aio etc Figura 4-12B Caja para comservacibn hori« anal: Fite tipo de caja nos permite tesle- dary conservarcarpetas archives horizan= talmremte. Ast mismo, la conserfation de los documentos por perlodos més 0 menos considerables, se debe hacer ‘en cajas de cartén especialmente di- sefnadas para este fin y que se consi- guen en el mercado, preservando los documentos del deterioro natural cocasionado por el polvo, fa luz, los insectos, etc, gDocumento de archive + Regist de informacién producidso ie ‘bid por una persons o entidad en r2- sin de sus actividades 0 Funciones, que tiene valor aduinistesivo, Fal o legal, © valor cientfiew, cxon}mico, histérico ‘cultural y dche ser objeto de conscrvae con, Descripcién de docuntentos *« Proceso de andliss le los documentos de archivo ode sus agrupaciones, de manera ‘que permita su identificacién, localzacién yy recuperacisn de Ia informacién que ‘ontienen, ya sea con vos ode investigacién, Evaluacién documental + Punciéa destinada a dete para su conservacién, eransferenciao el smingcin segiin su uso y valor. Plazo precaucional emo prudencial de conservacién de los documentos, una vez condluida su vigen- cis, como prevencién ile posibles recla- Tablade retenci6n Lista de series o tipos docummentales 2 los cuales sles asigna el tiempo de perma- ‘nencia en exda etapa de su ciclo vital, asl como su destino, una vee Finaizada #1 Vigencia administrativa, legal o fiscal, ‘Tedmice del documento + ‘Acumulacién de antecedentes @ pasos inccesarios para Ia accién administeatva © jurldica que se pretende con un documento de archivo.” destinarario © beneficiario del docu- mento, es decir alos involucrados en el tema o sso, Valor secundario (Cualidad que.interesa aos investigadorcs, 1 surge una yee agorado al valor primario. Vigencia ‘Capacidad 0 “fueraa” de un documento de archivo para testimoniar, obligar 0 Informar sobre un asunto.De las opciones dadas a contiauacién, marque con x la que coresponds a! enunciado. a 5 EL documento archivistico segin su autor, puede ser 4% Documents legile por méquina. 4 Documento narraive. 4 Documento piblico y pivado, Se denomina VALOR PRIMARIO de un documente al valor: 4 Comercial, 4, Inmediato que representa para ta ad sministracion. Investigative del documento. Los documentos vitals, que no pueden ser estrus, incluyen 14. Certfeados de constituci6n, polias de seguro. 1b Facturas, cuentas de cobro, cotizaci- Extracos banearios, memorandos.” I andlise las caractvsticas externas & jnternas de un documento, corresponde al proceso de: 4 Clasificacibn de documents. 4 Descripcién documents. 6. Caralogacién y archivo. Se denomin: io: 14. Ala clereripcin exseray previea de los documentos dle wn archi 4 Al ordenamniento metédico de los do- Aba depuraciéy de los archives. 6 10, Los igvestariossedasifean en: 4 Decoreo y mediano plazo. 4. De registro, esquemstico y analiieo, De un perfodo y permanentes ‘Las erapas que cumple un documento 2 lo Inego de su vida dil se denominan: 1 Prescripeién, 4 Cielo vital. Vigencia, El riempo que un documento debe conser- varse por razones de seguridad y posblesre- cdamaciones, rece ef nombre de: a Expurgo. & Tiempo de espera. 6 Plano precaucional. El proceso ttenico por e cual se determina cl tiempo de conservacién de ls documen- tos de archivo de acuerdo con el estudio dé sus valores reibe el nombre de: 4 Seleccién documenta, 4b Anilsis de document. Snventato, El registro 0 formato donde se decermina et Siempoy lugar de conservacin de fos do- Tabla de rerencén 89OBJETIVos a ae MM Conocer las condiciones fisicas que debe tencr el local ‘el archivo, lizar las condicic ental y ls diferentes instrumentos que se wilizan pacasu medicién, sinimas de seguridad v consersacin aue debe paseer un local de 90 Gsiced Orro de fos elementos importantes Pata'ta conservacién de In informacién, es el lugar 0 local que se asigne como el depésito cle los documentos, cuando son trastada- dos de los archivos intermedios y de gestién. De esta manera se puede garantizar st integridad fisica, si se tiene en cuenta que algunos documentos permanecesin en kt empresa mientras ésta funcione y que, dependiendo de la actividad y su contenido, podrin pasar a formar parte de los archivos hist6ricos. Se puede definir entonces el local del archivo como el sitio que se destina exclusiva- mente para la administracién, organizacién y conservacién de los documentas de archivo. ao Tene ee ovecoon a Zenenah | [Soooncabn| [Seoecomw] _[ spomecn ] [woomecn] | ooemcn coon | [S| ise | [OO : Teanaran Sicomones | | aes ceooaes SERVICIOS 7 GENERALES Figura 5-01. La oficna de Admininracin de docisnentes, por su importancia, debe depender directa mente de li Seretarta Genenth, de una Seiblieciino Sulgernca. Una de las primeras consideraciones que se analizaré en este tenna es [a ubieacién que, dentro de la estructura, debe tener la oficina de Administracién de Documen- tos. Como se ha analizacto en los capitulos anteriores, éta se constituye en una ofici- na de mucha trascendencia porque fa informacién que alll se conserva servird de referencia para la toma de decisiones y pata ki reformulacién de proyectos. on| Por eso se hace necesario asignar un funcionario responsable y ealificado para sit ‘manejo, Ademés, ubicaila orgénicamente en los niveles superiores, Igualmente debe scr una oficina independiente, con personal debidamente capacitado y motivado, con un espacio suficiente, ya que la documentacién crece constantemente y la dis- posiciones egales de conservacidn para algunos documentos puede i de 5 a20 afios. ‘Como custodio de documentos debe scr’un sitio seguro, no sélo en cuanto a la reserva de la informacién sino a la seguridad fisica. Adicionalmente, su ubicacién debe ser equidiscante y de ffeil acceso, de manera que facilite la consulta de los usuarios. LEI local de archivo, cuyo objetivo es la contervacién y seguticlad fisica de los doc mentos, no es un lugar de trabajo. Por tanto, se analizarin algunas condiciones fisi- cas y arquitecténicas en general. COT ESS — Muros exteriores: Deben ser lo suficientemente anchos, en lo posible con aisl miento térmico, esto ¢s, con doble pared; con vacfo intermedio, lo que garantiza que no se file la humedad o cl fuego y se puedan mantener ast mismo las condiciones de lu, aire y calor al interior del depésito. para su construccién (cuanclo ‘no hay aislamicnto térmico) es cl fad prensaclo 0 concreto de 25 cm de espesor. lo rolete, — Techo: liste depende del clima. Debe ser resistence y s6lido, No es aconsejable construirlo sobre terrazas; dle ser asf, se debe prever un sistema efectivo de impermeabilizacién, No se debe utilizar el mecal por cl riesgo de corrosién que iene, — Suclos: Uno de sus requisitus mis importantes es su resistencia, por el peso que debe soportat. No deben ser ni de madera ni de metal. Deben ser recubiertos con un scllador especial para evitar agentes contaminantes. Igual eratamicato debe darse a los eechos incermedios cuando el local tiene mas de un piso, por nplo mezzanine. Deben ser tisos, para faciitat cl desplwamicnto de equipos wco, escaleras portitiles (muy utilizadas en ef reseate de informacién en es- tanterfas altas), y otta serie de elementos propios del sitio, come las cajas y las ‘mismas estanterfas. : — Medidas: No es aconsejable construir un archivo mayor de 150 metros euadra dos y 300 metros ciibicos por depésitg. La aleura normal esté entre 2.10 y 2.20 m. De todas maneras hay que analizar la masa documental que se quiere conser vat y Ia que sc espera recibir entre 5 y 20 afios, para evitar asf Ia improvisacién de depésitos adicionales inadecuados pot falta de previsién. 92 ~Su forma debe ser vegular por ls caracteristica igualmente regulares que tiene la cestanterfa, equipo y muebles en general utilizadlos para estos fines, Aclemds las Formas rectanguilares 0 cuadradas permiten una utilizacién eficiente de los expa- cios. Otro factor que debe consideruse para definir el tamafio es que en win metro cuadrado sélo se deben conservar de 1000 a 1500 kilogramos de peso de masa documenta. — Puertas: Con el fin de prever eventuales emergencias y garantizar la seguridad. del local, las puertas deben ser en limiria de acero, de buen espesor, y disefiadas, de tal manera que no permitan el acceso de aire, polvo, agua y, en general, agen- tes contaminantes. Para ello es aconsejable colocar en sus bordes tun empaque resistente. Estas son condiciones ideales que deben tenerse en cuenta cuando se vaa construir el local. Cuando el sitio que se tiene destinado como depdsito de archivo no tiene estas condiciones tan espectficas, quiere decir que hay necesidad de poner mayor atencién en una serie de condiciones ambientales que se enumerardn a coritinuacién. SE res Los elementos descritos en las condiciones fisicas también hacen parte de las cone ciones ambientales. Se resumen cn ld solider y la seguridad del local del archivo. ‘Otros elementos que deben considerarse dentro dle las condiciones ambientales sor — Temperatura: Se refiere al grado de calor que debe conservar cl ambiente del local del archivo, Ia cual debe oscilar entre 20 y 24 grados centigrados, con una variacién de més 0 menos 3 grados. Por eso el depésito de archivo no debe ubicarse cerca de equipos eléctticos que generen calor como hornos, calderas, cequipos de-calefaccién, etc. . — Humedad: Es el vapor de agua que hay en el ambiente y ex de dos clases: abso- luta, cantidad de vapor de agua en un volumen dado y se expresa en gramos sobre metro ciibico; relativa, es el resultado de relacionar la absoluta con la saturnci6n, es decir, el vapor de agua que le falta a un volumen dado para que ese volumen tenga el 100% de agua; se expresa en porcentaje. La humedad relativa permisible oscila entre 50 y 60%, con una variacién de més 0 menos 5%. Por ‘esto el local de! archivo no debe quedar ubiendo en sitios cercanos a baiios, destiladores, tuberias en malas condiciones, pues éstos, de alguna manera, van soltando humedad que pueden afectat al depésito de archivo. — Iluminacién: Es el nsimero de radiaciones de longitud de onda que entran al local, Este debe estar ubicado de tal manera que In documentacién no reciba directamente la luz solar. Muchos sitios de archivo que se ven, no tiencn venta- nas, La sain es que la lz solar produce efectos radionctivos que deterioran 93 LeTIPOS DE DETERIORAMIENTO EN MATERIAL DE ARCHIVO aoa DE ALTERASON ae FACTORES OE ALTERACION TReeion PLUETUAGON MALE etwantre encouenre ssa es z Dads ay | Dien a |nem tay B am eon do ordain © habe ‘racci acencal det malar. | cin det soporte Rabindace enccieds ee Teor feta eta | yt Gp | Re ale | om meet ate [yoann 4 Soeimea Z Taina a cna | Diente tar [PG n,m € aia | ceaoe tie inn uprtrn census | teens 6 cnn ep ce Blas ‘Sipe: nouns | te Onn ar Sp, #|8f¢ ponoony tact ceo 2| 853 (ek [remem [ren tebe [mate ar ‘My destnroratie. Pica de hurednd es- | Muy dase. Freed. quabradiz, pinta do resistencia, mur onan | morwacnensshigrmts | Steed omr | Rtas Cayenne sme Son — Oxia it | ron soy a woos | Socyaneesgstnretrs |Smocletamen |enmanceamane y _deoyadactin 3a i cahona. al | 3 Deo Fa | Salli a in so 4 uv. | enytnpe tropes | Rats deanna § Scamsarcanieatpra wae | pon * 3 planes. 2 ‘Deslorenti. Doapeinerzaciin dla cotx | Cas! indlornte, | Marchos y cscueciniono del papot plea | | Sonaumanes | mit hati tn | eat eta | wot arc § Conon dias whe. Incramnia evlecininio nah 8) maizint [at oi | om ei es ay rarmtinano | erttamucon war tomes | ose dane " E|__veurennce | deastnareuearm yea | im 8 Dui uae wns | Candies | ann Emin MD) MICROORGANIGMOS | ices ypc. Acc monies wo. | Pods to ete. | ea yee Lacy ‘ben tat pat DeuFhamiento dal coporte, puede 4% aera) 1 oun oto macaroni wares | aoe raataapa a aORSS 2 (Sant dngeen en tines faeen 4 | rocoones | ein econ oa | aom capi Ps 3 cee 3) neous ecanuos be aenncion nCADORE De ALTERASIN vomit : xa es ai rn cs [ a ing pr INUNDACIONES | neraioe pan sclin es, Acdier prcesnt co cant «Clea partes. 8 Dt a et pr ei noe | es Pa oe Q ‘peposiro | met Acslyamloda co eseonet queso eager bogs p | ccm nas, 2] STOR | toimuatninpethconmesns ecto bea | en py | Muwrmamenro | Peron agent a a 3 Np tc oi i bo tin ane: g sn 8 ‘Sie eancrapte india peer el E eeueqranyonioe one 2 | —Varoanamo | Sorin osama neseoaiaec | pone ac aw : = ens 6 emer epee oeeeeceeg eer mint tereorats oe eee ene ae 3 Seelam anes “E | MATERIALES INESTADLES | This dedes:cailiran encciones de cxductiny depolineracin en lan cadk> | Mantas 0 arartomierte on o pap Port E | (Cosas, cfords, of, nn, dis, | Mato co, cin do pent por existe ol ns, E | Sn pth cat |stats ton yp wa te ene eps Ph per Scerctoa eames omens | ence tas a Figura 5-02. 4 Teaco Gees Goa 1 Soperice 1984 Nino Val Abo Gane es Nanirreversiblemente Ia documentacién, sin posibilidad de restauracién. La unidad de medida es lux y el promedio de intensidad de luz para un depésito es de 50 Juz, en cualquier sitio donde se mica. Los depésitos subterrincos oftecen muchas ventajas, particularmente por su so- fide, pero exigen mayor atencién en lis especificaciones sobre temperatura, humedad, ventilacién e iluminacién, pues el no controlar estas condiciones pue- de causar deterioro a la documentacién. — Ventilaci6n: Como se anoté anteriormente, tas ventanas son poco aconsejables en los locales de archive por el ingreso de luz solar y por el viento que pueda entrar por ellas, Se podria pensar en construirrejllas de seguridad que no permi tan el ingreso de mucho viento, ‘pues éste es portador de microorganismos. En su.defecto se pueden instalar extractores de aire con el fin de mantener una ventilacién constante y evitar as! la conraminacién del medio debido a tempera- tua superiores ala normal, Muchos son los agentes biolégicos que causan deterioro a la documentacién cuando no se hace un manejo adecuado de! local del archivo. Entre ottos, se pueden mencio- nar, en primer lugar, al hombre cugndo no estd plenamente identificado con el valor de los documentos que maneja, y con la importancia que ellos representan para las instituciones y la historia. Otros agentes son los roedores, los insectos, los gusanos de los libros, el piajo de! libro, microorganismos como los hongos, las bacterias y los foxing (microorganismos no identificados), Las termitas que pueden ser los agentes mas dafiinos para los do- cumentos. Sea Es necesario prever al maximo las situaciones de riesgo que se pueden presentar en el local del archivo, Par esto hay que tener en cuenta, entre otra las siguientes reco- mendaciones: Cuando se decide instalar un local de archivo en un sétano, hay que pensar en controles y prevencién dle riesgos de inundacién, Las instalaciones hidrdlicas de- ben estar retiradas, Es muy important la instancign de extracores de agua. Las instalaciones eléctricas deben ser mfnimas y deben estar muy bien acondicio- niadas, de manera que no queden cables mal ubicados que puedan producir corto ircuitos. [gualmence los interruptores se deben instalar fuera del local. Las alarmas conten incendio son aparatos de gran utilidud, al igual que los extintores adecuados para el tipo de soporte. Los extractores ce aire evitan In propagacién del fuego. 95 YCuando inevitublemente ef local del archivo queda con veneanas que permitan tuna irradiacién solar superior a In normal, hay que utilizar cortinas para contra- i aconscjable es la incandescente porque es cflida y procuce menos i lumen y cjerce accién sobre algunos germicidas ¢ insccticidas. La luz Auorescente ¢s nociva porque produce deterioros fisico-quimicos 2 los documentos. Cuando se utilas, se debe hacer con filtres noutralizantes. Se deben adelantar jornadas periédicas de limpicza. * Utilizar aspiradora para no levantar polvo. Este se aeumula y deteriora la docu- mentacidn. / acién. : para lavar los pisos. Kt papel os un material higroscépico, es decir, t capta muy ficilmence la humedad, Es mejor utilizar vatsol 0 ACPM. Adclantar programas de prevencién de desastres, para que las petsonas sepan cémo i actuar en un momento determinado: i — _Establecimicnto de normas de acceso; — ptiotidades de evacuacién; — tutas de.cvacuaciéu; . — tratamiento de unidades documentaless — prohibiciones; — _entrenamicnto del personal en la pyrevencién de incendios mediante cursos y centrenamientos pricticos que les habititen pars el mancjo de estos equiipos; — _cntrenamientos pficticos en el maingjo ¢ interpretacién de los instrumentos de medicién. La ubicacién de las carpetas, cuando se utilizan estantes, debe quedar ajustada para evitar deformaciones. Los tomos de gran tamatia se deben ubiegr horizontalmence. * Los planos y mapas se deben guatdar en planotecas, 1 + Para batrer el polvo de las hojas, se debe utilizar brochs de cerda suave o aspiradoras pequefias. { + Cuando el volumen de informacign que se recibe en el archivo es demasiado y el estado de conscrvacién es malo, sc tendré que pensar, hasta donde sca posible, cn uni estufa de desinfeccién, a + Cuando fa temperatuta ¢s superior a fa normal, se deben ucilizar ventiladores, cuidando que den disectamente a los documentos. 96 -INSTRUMENTOS DE MEDICION ‘Termbmetro: Inserumento que mide la temperatura GO i wn’ S para medir el por- ccentaje de hume- dad rclativa “Termo-higsémetro digital: Mide cemperatura y humedad, ‘Termo-higrémetro andlogo: Mide vemperatura y humedad, 71 ‘i INSTRUMENTOS DE MEDICION ™~ Paicrémetco: Equipo quese utiliza pars calibrar los tos que miden la temperatura y “7; 98+ Verificas; con alguna frecuencia, que los inserumencos de medicién funcionen eo- rrectamente. + Inspeccionar periédicamente, por muestreo, la documentacién para detectar si cexisten problemas biolégicos, : : + No admitir fuentes de calor como hornos, pérrillas, grecas, etc., dentro del local del archivo. * Construir salidas de emergencia (igualmente seguras) de entrada de luz, aire y polvo. : LA so D3 rr ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS La fuente primaria de los archivos permanentes son los archivos administrativos. De Ja organizacién, ordenacién y conservacién que se le den a fos documentos en esta, fase, depende la oportunidad de consulta en el archivo permanente. Por lo anterior ¢s necesario que desde la produccién Uel documento y su conservacign temporal en. los archivos de gestién, se prevean algunas normas: Utilizar cintas de escritura finas (cintas de seguridad) para evitar que la informa- cidn se borre con cl tiempo. * Colocar, al inicio y al final de los legajos, una hoja en blanco, Los documentos ubicados en estas posiciones son los que mayor deterioro presentan con el tiempo, + ‘No utilizar materiales metilicos como ganchos clips, alfileres, ganchos mariposa, etc. : * No hacer anotaciones sobre los documentos originales. Cuando sea necesario ha- cerlas, se deben registrar con lipiz, en lo posible en el reverso de la hoja. Esto tiene como finalidad no alterar el doctimento original, + Tratar de no doblar los documentos. Si se tienen que doblar, tratar de hacer la menor cantidad de pliegues, ademds de hacerlo de manera que queden dentro de la estructura que lo va a contenet. *+ Sino se pueden almacenar los originales de los fax, fococopiarlos para archivatlos, pucs el papel del fax conserva In informaci6n pot muy poco tiempo. Una vez forocopiado, se puede clesteui el fax. + No utilizar cinta pegante comercial para las reparaciones menores. Esta se fija de tal manera que altera el doctimento, 9 “INSTRUMENTOS DE CONSERVACION Figura 5-06, Chanda te vene ka infrnutcigin en varios so pares e:impartantequeclestinier tenga ches ‘ay wsibleel soporte en el cual ewig Figura 5.07, Esufde desinfeccin. Se requicre en casos extree ‘mes, utnda las documentos estdn en condiciones nny malas y uecesitan wie expecic de cmarentenn,INSTRUMENTOS DE CONSERVACION 0 Campana de esterileacion: fie | Permite elimina los hongos que ha sddquitdel papel os Permite ampliar y ver objetos en 3ra. dimensién, ‘Autoclave: Aparato de forma cilindrica y parcdes resisrentes que se cierra de forma hherméti, Sirve para desinfecary estri ‘ar auarancia y objeto por medi del va por a presin y ee temperatura clevadas.+ En lo posible no se debs pos de carp cumentos que se Ucben trasladar al archivo pernianente, Se deben utilizar las cajas especiales que se distribuyen para estos fines. Si hay nccesidad de amarrar, lo aconscjable es utilizar cinta de falla de algod6n o cincha. DISTRIBUCION DE LAS Ez aSI aust) El planeamiento y disttibuci6n de las instaluciones debe garantizar flexibilidad, con- «rol y bienestar a los Funcionarios ademés de utilizar productivamente los espacios. La oficina de Administracién de Documentos debe ser atractiva, funcional y eficien- te en términas de costo: En este planeamiento desempefian también un papel im- portance las necesidades de espacio a largo plazo y, sobre todo, el usuario. Se debe pensar entonces en que una oficina de archivo 0 Administracién de Documentos debe tener Areas para las siguientes actividades: — Recepcién o ingreso de documentos: Como la documentacién que se recibe debe llevar su correspondiente relacién (Ia cual debe ser firmada pot el responsa- ble de su recepcién), cs necesario ubicke una zona para esta actividad, con mesas para verificar el inventatio de entrega,eitanterla para ubicarlos provisionalmen- te, mientras se archiva en el sitio definitivo, Figura 5-08. Es necesaria dsponer de un sitio adecuado en las condiciones minima. 102Figura 5-09. Proceso de clasificacin y expurgo'de documentor. — Sala de expurgo y clasificacién: Estas actividades se realizan con ef material que se recibe o con el material que esti en el archivo, dentro de las sevisiones periédicas que deben efectuarse para Ia eliminacién de aquellos documentos, sogin la tabla de retencién, Debe ser un lugar confortable, célido, aireado y con ‘buena luz, Debe tener mesas grincles para la seleccién (de madera o metal) de 1,00 a 1.20 metros de alto y 0.60 m de ancho, puesto que es un trabajo que necesariamente se realiza de pie, Ademds, un casillero para ir organizarico el material seleccionado 0, en su defecto, estanterta sencilla, — Eliminacién: De la actividad anterior, unos documentos deben conservarse y otros se tienen que eliminar porque perdieron su vigencia y no serdn consulea- dos posteriormente. El método aconsejable es la'eliminacién, para lo cual se utiliza una destructora de papel. Cuando la empresa utiliza para la conservacién dle los documentos el sistema de microfilmacién, se debe prever espacio pata este proceso del cual se hablar en la unidad siguiente 103Figura 5-10. Sala de consults Vv — Sitio para consulta: Gencralmente la documentacién de los archivos perma- el RBRR ite nentes que son solicitados para procesos adiministrativos, se facilita en calidad ; de préstamo y consulta fuera del archivo. La necesidad 0 no de un fea de con- sulta dentro del archivo obedecers a Ia demanda y a las disposiciones que sobre préstamos establezca Ia organizacisn i — Recibo y despacho de correspondencia: Cuando estas actividades se encuen- tran centralizadas, es necesatio prever el espacio suficiente para ellas, El Area de recibo debeid ser de Ffcil acceso, con su cortespondience ventanilla de recep- i6n, casillero para la ordenacibn y los mucbles y equipos necesatios, . * Figura 5-11. Oficina ade recbo y despacho de Sidebe co nente, > Cuinco tiempo debe conservarse en la oficina de origen la copia, + esto os, definir términos, > Crear relaciones organizacionales adecuads La importancia de I participacién de los responsables de la produccién de los docu- mentos y de quienes mangjan esa informacién radica en ks unificacién de criterios para que cuando se efectien los traslados de documentos de los archivos de gestibn, guarden relacién directa con la organizacién que se tiene en el archivo central. Adicionalmente, se van definiendo pautas de climinaeién © conservacién, lo que facil el erabajo posterior de chboracién de Tablas de Reiencién, See AL Ly Los avances tecnolégicos que se han dado en los dltimos aiios cn los campos de la informstica y las telecomunicaciones, constituyen un factor de gran importancia para cl desarrollo de casi todas las actividadés en que se desempefia el ser humano, Estos adelantos han venido producicndo cambios en las formas de trabajo, o que hace necesario que se identifiquen los problemas de comunicacién, el procesamiento y Fescate de informacin y se evaliien alcernativas para su solueién, pues el erecimien- to de las organizaciones y ta enorme cantidad de documentos to exige. Esta aucomatizacién de archivos Iégicamente se dard a nivel de fos archivos centrales © permanentes donde se conserva la informacién de los archivos de gestién, y debe arse de manera eal que permita flexibilidad en el almacenamicnte y la recuperacién. dela informacién para satisfaer las necesidades del usuario en todos Js niveles dela onganizacidn. Un primer programa automatizado que se st utilizando con mucha frecuencia es el del recibo y despacho de correspondencia, al cual nos referimos en el capitulo dos. Este nos permite visualizar en pantalla cn qué estado y dénde se encuentra vin doc mento cuando esté en su primera fase. Igualmente,faclia listados de corresponden- cia pendiente, general o por dependengias; permite la consulta de la correspondencia recibida y la cortespondencia despachada. A teavés de esta hase de datos se pucde administrar el proceso de préstamo de documentas: deudores, prorrogas, ttansfercn- cias, consultas ¢ informes en general, ‘Otro programa que facilita Ja ubicacibn de la informacién lo constituye una base de datos que suministea la informaci ade un documento. Esto supone un erabajo preliminac de organizaci6n ¢ indicializacién de las eajas, legajos, estantes, archivaddores o muebles donde se conservan los documentos y de ana buena distribucién fisica del local, Asf al digitarse cl ntimero de la comunicacisn 0 cualquier otsa variable definida, ol programa debe sacar en pantalla el sitio fisico "120 ‘(local a, b 0 ¢), miimero de estante, niimero del eaja y of lugar que le corresponde dentro de fa caja (o stimero del legajo). Este es un ejemplo para un archivo organ zzado de esta forma, Las variables que'se considleran eh Ia base de datos se cleginin con base en la oxganizacién que tengan fos documentos en los archivos. Igualmence puede existir In informacién auromatizada de los documentas que vin perdiendo su vigencia y que pucden ser deseruidos, de manera que al digitar fecha, el sistema imprima la relacién de documentos a destruir y su ubicacion fisiea en el archivo. Estos listads servi a su ve cle base para ln elaboracidn dle las acta de destruccién de documentos. Existen otros medios cle almacenamiento de informacién: — Elalmacenamiento magnésiee, Como en el caso de la informacién generada a través del correo electeénico y en general la informacién que se puede conservar en los discos duros dle los computacores, No se considleran como medios ideales porque en cierta medida su capacidad es tramitada, Cuando se trata de manejar imagenes, cl sistema es costaso y lento para grabar y producir informacion. Ade- Inds, se corre el riesgo de que la informacién grabada pueda borrarse aun cuando hoy dia es posible rescatarla, en su mayorla, — Elalmacenamiento éptico. Almacenamiento de informacidn mediante Ia con- versién en principio, a sefial eléctriex y posteriormente esta sefial «lebe ser digitalizada. J.a forma de conservar y recuperar kt informacién se detalla en Ia siguiente unidad. oes El correo electrénico tiene relacién irecta con el recibo de informacién 0 produc- cién cle un documento cuando sea necesario conservarse. En la medida que las redes se popularicen y cubran muchos hugares, la informacién seguramente serd intcrcambiada, en gran parte, electrnicamente. * El correo eleerrénico permite reproducir en pantalla de computador cualquier infor- -acién que previamente se ha colocado impresa en una lectura clectrdnica. Permite la transferencia, en cucstién de segundos, de mensajes, documentos, myemoranddos, oficios y prelintinares, almacensndolos en un lugar y permitiendo st extraccién y reproduccién en forma de copia a distancia. Los mensajes enviados a abonado se almacenan en tin computador central que sirve de apartado, El programa permite comprobar si realmente Hlegé el mensaje, fa hora 0 incluso verificar si el destinatario se dio cuenta que en su apartado existe cl mensaje. AL finalizar wn dla se le puede solicitaral progrania un registro de lox mensajes envindos msJuso se pueden guardar en un disquete 9 en. un papel para ser acchi dos. ste proceso supone necesiriamente que fas secretarias que manejen estos siste- mag estén lo suficientemente capaciradas y conozcan completamente la organiza- in para decidir que informacién deben reproducit para ser aechivagla y cudl deben, desec! Ya sea que se trate de documentos fisicos, rqgistros 0 archivos clectrénicos, sucede en muchos casos que por previsién se guarde informacién que wo se necesite, En la realidad es tan importante conservae informacién come destruirla. Con el uso del correo clectrdnico y otros sistemas de conservaci6n dle informacién (que se verdn, ‘en cl capfeulo siguiente) se tiene una variedad de opciones para captas, adminisetar y discribuir informacién. Sin embargo, Jo que sc incente hacer con esa informacién debe determina si Ja misma debe permanccer en forma fisica o digitada. Ambas fuentes de informacién funcionan, Elo depende de sus objetivos. De abt la importancia de deserminar su uso actual y su uso potencial realizando el anzlisis y evaluacién de la informacién, dete:minando el propésito de los documentos en for- ma individual y emo Suyen en forma continua. La forma como se crea, almacena y recupera tun documento ea una y la forma como se manipula, distribuye y elimina, cs otra forma de determinar el uso actual y potencial, Este proceso cs simple, pero es indispensable hacerlo para evitar acumulacién de informacién innecesaria, Caractertsticas de la nueva tecnologfa de fa informacié: — Gran aumento del volumen del flujo de inform através de los medios cleerténicos. én por la rapider de la misma — Reduccidn en los tiempos de respuesta. nfl Ee Las grandes instituciones que funcionan con varias redes o sucursales podrfan pensar cn la instalacidn de redes, de manera que puedan compartir sus recursos de informa: didn, Ago asi como desconcentear la funcién del archivo y la correspondencia me- Shine sna imerconeaion del archivo central y fas demas sedes. is cules deberin agruparse por zonas, cada una de las cuales ejercera las funciones de recibo, despacho yarchivo de los documentos, todas interconectadas entce st. El archivo central serdcl tencargadlo de normalizar, con el fin de conservar unidad de criterio en los procesos de archivo. nueva solucién debe asegurar la modilficaci6n en el trimice y la consulta desde curalquier punto de acceso o fa red de usuarios, de manera que refleje cl verdaclero trdmite fisico del documento, sin la necesidad de pasar por una oficina central que esté canalizando el flujo. 122 ' ~Cohesién funcional ‘Unién de todas ls reas alrededor de pro- Tadizacion Registro orlenado de datos informacio nex con el fin cle claborar a indice, Redundancia Envfo de ta misma informacién a varias dependencias. 123 Sistema 4 Conjunto de elementos que interacrian entre sf con un fin espectien, Subsistoma 4 ‘Microistema que reine la. misoas earne- terltias del sister al que pertencce.Ubicar cada una de las palabras que corsesponden a las siguientes de 2 1. Lugar donde llega o se va a enviar la infor sed constivuide por tres elementos, grupo de pactes © actividades, fas relaciones le cida uno de sus clementos yun fin espectfco. 1 elemento mas importance def sistema del achive, Los tes compontentes de un sistema, 1.0 consttuyen otra serie de actividades que van inmersas dentro de un Esto es fo que hie que a hs act Busca unir todas las Areas, ‘Se denomina asa Ia manera como fluye la informacion, 11 medio uttizade para enviar fa informacion, ‘Generalmente es esta oficina la que se encarga de apoyarq lade Ad cl anisis del flujo deta informacisa, racidn de Documentos en in, Para eonirolarla es necesario un anilisis uel Nujo dela informaciin, tlobal que rodeay abarea (xls fas sistemas, seTe denomina Suprasizcema, 124ee PAO Oa LAU OBJETIVOS BE Clarificar los conceptos de preservacién y conservaclén de fa informacién. Conocer las procesos y usos de la microfilmacisn. B_Diferenciar las ventajas y desventajas del disco dprico, BH Ldentificar los procesos dle conservacién dle Ia informacidn a través de inmigenes (infoimage) 125INTRODUCCION a El papeleo, esa inmensa produccién de informes, estadisticas, investigaciones, che- ‘ques, facturas, constituye un verdadero dolor de cabeza en el mundo empresarial no s6lo por los altos costos que representa su acumulacién, archivo y conservacién sino por las caracteristicas propias del deterioro que causa su manipulacién, las condicio- nies ambientales y el paso de los aos. Por esta raz6n alo largo dela historia de la humanidad se han desarrollado diferentes alternativas susticuras del papel para la preservacién de la informacidn, las cuales abarcan recnologias basadas en fa fotografla, el almacenamiento magnético y fas nue- vas tendencias de almacenamiento de imagenes con tecnologla ldser. Entre estas for- mas de preservacién encontramos avances muy significativos de gran uso como La microfilmacién, y otras mas recientes generadas por la automatizacion entre las que se destacan el disco éptico y la informacién por imAgenes, A continuacién nos ocu- parcmos brevementedellas. * Dera = Laconservacién de la informacién contenida en fos documentos es uno de los aspec- tos que mds preocupan a las personas y cntidhudes involucradas cn su almacenamiento, uso y concrol. Esta preocupacién ha llevado al desarrollo de tecnologlas que, como en el caso de la microfilmacién, han contribuido a perpetuar la historia y trascendencia del hombre, al permitir la prescrvaciém y conservacién de inférmacién dentro de parémetros inigualables de seguridad y confiabilidad, Figura 7-01, Qube micrftsnaciin? Bl enca de re- ‘gitar documnenas de toda clase en reduci- das imdgenes sobre wn material llamado ier MICROFILM, Es un material flexible y sransparente, uilcado pare el registro de Jiudgenes de royeccin dpsica y na cinema togilfca 126La microfilmacién es el resultado de la aplicacién de las técnicas fotogrificas me- diante la reduccién de imagenes que se fijan en una pelicula sensible, logrando con ello la solucién préctica alos problemas derivados de Ia acumulacién cle documentos yal desmesurado crecimiento de archivos que genera la produecién diatia dela act- vidad de Jas instituciones. — Antecedentes: La historia de la aplicaci6n forogréfica para la-conservacién de imagenes en reduccién es casi tan antigua como la propia fotografia, que co- -menz6 con Ia efmara oscura en 1544, con la cual se observé un eclipse de Sol. Pero fue hasta 1826 cuando Joseph Niepce, it6yeafo de profesién, produjo lx primera imagen fija wtlizando betin de India con cmulsién, Paralelamente a los inventos de Niepes, el francés Jacques M. Daguerre trabajaba el mismo objetivo. profundi26 los desarrollos y alcances logrados por Niepce y en 1839 comercialmente el proceso préctico de la fotografia. En ese mismo afio, el inglés John Benjamin Dancer produjo en Inglater primera microfotografla que reducta 160 veces el eamafio del documento o: nal. Afios mds tarde, 21 de junio de 1859, se le ctorgé en Francia la primera patente de microfilmacién comercial a René Prudent Dragén quien aplicé su técnica y las bondades de su utilizacién en momentos de particular situacién politica. Prudent, durante In guerra franco-prusiana, en 1870, logré burtar el cerco hecho a Parts por ol ejército prusiano clevinclose en un globo aerostitico y lcgando hasta el lugar donde se hallaban las tropas prusianas para mierofilmar documentos y mensajes de interés para los mandos militares inmovilizados por el cerco. Les hizo llegar la informacién microfilmada amarrada a las patas de palomas mensajeras, con lo cual se apoyé el triunfo de Francia y la divulgacién comercial de esta nuteva técnica de gran utilidad en todos los campos admi trativos. Sin embargo, el desatrollo comercial propiamente dicho se realiné graci pulso de George Mc Carthy quien convencié ala firma norteamericana Kodak de entrar al negocio de !a microfilmacién, Con ello se originé la Recordale Co, que se declieé a convencer los hombres de negocios de los Estados Unidos, particularmente a los bancos, de fas ventajas offecicas por este nuevo sistema dle cconservacién y dle preservacién de posibles falsificaciones de los documentos y mas de sus ahorradores. 1 El apoyo de la Recordalc Co. ha sido decisivo para in divulgacisn y wtilizacién de Ja microfilmacién en el mundo entero. — Concepto: Puede.verse desde dos puntos de vista: ef administrativo y ol téeni En el sentido administrativo podemos definir a Ia microfilmacién como forma de hacer més répida, itil, accesible ¢ integra la informacién que requicre el usuario, dadas las enrneterfsticas de seguridad ¢ inviolnbilidad que oftece. 127— Desde el punto de vista técnico la microfilmacién se define como la wenice fotogrifica de registrar sobre una pelicula sensible, imsigenes de documentos de catalquicr clase o forma con reducciones consicerables de su tamao original, en un material denominado microfilm El microfilm es un material ilexible y transparente que se utilica para cl registro de imgenes de proyeccién éptica, que involucra touds los clementos de a foro- grafta como ef objeto, la luz, chmara, pelicula, emulsién sensible a Ja luz, imagen con contraste y revelado, Las peliculas le microfilm son pancromaticas, es decir, sensibles il azul, rojo y verde. * Objetivos: Siendo la microfilmacisn un medio fotogesfico que permite mancjar grandes voldimenes de informacién tanto en rollus de pelfcula como en laminas de pelicila (denominados microfichas) los objetivos de esta técnica abarcan des- dela conservacién, seguridad y prescrvacién de los documentos, hasta la muy ignificativa economta y reduccién de espacios fisicos dle almmacenamicnto, De estos objetivos, podemos entonces condluir algunis de las ventajas que ofrece Ia microfilmacién: * Un medio ripidory préctico para la localizaci6n de informacién. + Reduce espacios ya que, de acuerdo con investigaciones realizadas, estd de- mostrado que el microfilm reduce las Areas de conservacién al 2% dal volu- men real acupado por cf papel. y * Genera procesos obligados de seleccién y climinacién de documentos inne- cesarios y contribuiye a fa disminuetén de peso en las estructuras y locales de archivo. * La seguridad del microfilm es muy grande, ya que como medio de archivo imposibifita las alecraciones fraudulentas de informacién y ayuda a preseevar Ja informacién en casos de desteuccién parcial o foral ocasionada por sinies- tros naturales 0 provocadas. . La durabilidad de la informaci6n microfilmada, conservadi en condiciones adecuadas, de acuerdo con la Reglamentacién Internacional (Norma ANST PHS 4/70) es de mis dle 100 afios. de + Su duplicacién es muy ficil, con lo'cual se aseyura su durabilidad y consulta sin dafiar el documento fuente. El hecho de remitir documentos en microfilm a tiavés de los servicios de correo facilita su transporte y aminara los'costos, 128