Secretara de Finanzas y Planeacin

Direccin General de Administracin

Procedimiento Control de Registros de

Calidad

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P-SGC-02-424
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Noviembre 2007

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Procedimiento
Control de
Registros de
Calidad
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Grupo Operativo de Calidad

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Lder de implantacin

Vo. Bo.

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CONTENIDO

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3

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

2. OBJETIVO

3. ALCANCE

4. REFERENCIAS

5. DEFINICIONES

6. DIAGRAMA DE FLUJO

7. DESCRIPCIN

8. FORMATO Y REGISTROS DE CALIDAD

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1. Nombre del Procedimiento: Control de Registros de Calidad.

2. Objetivo: Asegurar la rastreabilidad, control, actualizacin, difusin,
disponibilidad, resguardo, almacenamiento proteccin, recuperacin, consulta,
conservacin y mantenimiento de todos los Registros de Calidad establecidos en
el Sistema de Gestin de la Calidad y su estructura documental.
3. Alcance: Aplicable a los procesos de capacitacin de la Subdireccin de
Servicio Pblico de Carrera; control de plazas, emisin de nmina bsica y
emisin de nmina de gratificacin extraordinaria de la Subdireccin de Recursos
Humanos; cotizacin, licitacin y control de inventarios de la Subdireccin de
Adquisiciones y Control de Inventarios.
4. Referencias
Manual de Calidad.
Manual de Proceso.
Procedimientos, Instructivos, Guas y Formatos.
Lista Maestra de Registros de Calidad.
5. Definiciones:
Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
Fuente: ISO 9001:2000 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y
Vocabulario.

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6. Diagrama de Flujo
Entrada

Proceso

Salida

Inicio

02

01
Identificar los
registros a
controlar y
determinar el
nivel (SGC,
procesos).

Planes de calidad.
Solicitudes de
cambio.
Necesidades de
modificacin.
Nuevos registros
de calidad.

Lder del proceso

03

Establecer criterios
de control de
registros y elaborar
o actualizar la lista
maestra de
registros de
calidad.

Autorizar y
controlar los
registros de
calidad

Lder del proceso

Lder del proceso

Solicitud de
cambio o
implantacin de
documentos

Lista maestra
de registros de
calidad

05

04

Generar,
almacenar,
archivar, proteger,
disponer y
conservar los
registros de
calidad.
Lder del proceso

Vigilar y/o auditar

que los registros
de calidad que se
generen y
manejen
conforme a
documentacin.
Lder del proceso

Auditorias
internas

06

P-SGC-12-822

Realizar
ajustes a
estructura
documental
con respecto a
registros de
calidad.

Control de
Documentos
P-SGC-01-423

Lder del proceso

Fin

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7. Descripcin
Inicio:
1. Identificar los registros a controlar y determinar el Nivel (SGC, Proceso).
El Lder de proceso identifica y controla los registros de calidad a incorporar en el
Sistema de Gestin de la Calidad, a travs de la determinacin del nivel de
documentacin en donde se establezcan los registros de calidad.
Los cambios o inclusin de nuevos registros de calidad pueden ser con base en
solicitudes de cambio, necesidad de modificacin y/o nuevos Documentos al SGC
o estructura documental por deteccin de No Conformidades y Acciones
preventivas y correctivas, resultado de auditorias, revisin por parte de la
direccin o iniciativas de mejora continua, en procesos o el propio Sistema de
Gestin de la Calidad. El Control de Registros de Calidad es responsabilidad del
Lder de proceso quien ha definido en conjunto con la Direccin General y el
Grupo Operativo de Calidad el esquema de control de registros.

2. Establecer criterios de control de registros y elaborar o actualizar la lista

maestra de registros de calidad. El Lder de proceso establece los criterios de
control de registros de calidad y elabora o actualiza la lista maestra de registros
de calidad a nivel de Sistema de Gestin de Calidad, Estructura Documental o
Planes de Calidad. Genera Lista Maestra de Registros de Calidad.
3. Autorizar y controlar los Registros de Calidad. El Lder de proceso revisa los
criterios de actualizacin o del nuevo registro de calidad sujeto a incorporarse a la
estructura documental, autoriza o genera segn sea el caso, observaciones y
cambios mismos que el Lder de proceso realiza y de esta manera controla los
cambios ya realizados a la estructura documental del Sistema de Gestin de la
Calidad, estructura documental o planes de calidad. Genera la autorizacin de
registros de calidad a travs de la solicitud de cambio.
4. Generar, almacenar, archivar, proteger, disponer y conservar los registros
de calidad. El Lder de proceso genera, almacena, archiva, protege, dispone y
conserva los registros de calidad con base en lo establecido en el Sistema de
Gestin de la Calidad, el proceso, procedimiento o instructivo. La documentacin
se encuentra disponible en carpetas y/o medio electrnico, el tiempo de retencin
vara de acuerdo al tipo de registro, algunos registros se conservaran solo durante
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un mes, un ao, tres aos e incluso algunos registros se conservan por tiempo
indefinido.
5. Vigilar y/o auditar que los registros de calidad se generen y manejen
conforme a documentacin. El Lder de proceso asegura que se generen y
controlen los registros de calidad establecida conforme a documentacin; para
esto se apoya en el procedimiento Auditorias Internas.
6. Realizar ajustes a estructura documental con respecto a registros de
calidad. El Lder de proceso solicita la publicacin de cambios y actualizaciones
de registros de calidad en la estructura documental y en medios electrnicos.
Fin
8. Formato y Registros de Calidad
Nombre del documento
Lista Maestra de Documentos Actualizada
Solicitud de cambio a proceso
Solicitud de cambio a documento

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Cdigo de
Formato
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F-SGC-06-423
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