CASO: PEGASO PER

INTEGRANTES:
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La Empresa

Empresa uruguaya con 4 aos de fundacin.

Presencia en Uruguay, Argentina, Chile, Per y Estados Unidos.

Rubro: ofrece soluciones tecnolgicas de SAP, especializada en

aplicaciones de inteligencia empresarial (business intelligence).

Clientes: empresas bsicamente minoristas, proveedores de gas,

transporte, seguros y gobierno local.

Personal: 25 empleados a tiempo completo.

Departamento de operaciones: Business Intelligence, CRM y ERP.

Los pedidos era a travs de referencias, contrataciones y licitaciones

pblicas.

Cliente: Casa Principal Centro (CMC)

Antes de la mejora en la divisin de TI:

Empresa minorista, fabricante de materiales de construccin y mejoras para

el hogar.

Gran nmero de tiendas de abastecimiento.

Presupuestos y proyecciones realizados en hojas de clculo en Excel,

ineficaces y poco fiables.

Alta rotacin entre el personal administrativo por inexperiencia.

Con la mejora en la divisin de TI:

Estableci Unidad de Planificacin y Business Intelligence (objetivos de

ventas, estimacin de mrgenes, volumen de negocio y proyecciones
desagregadas para cada tienda).

Anlisis de importacin.

Encuesta a los clientes.

El Problema
El cliente CMC, necesitaba un software de planificacin y
presupuesto que mejor se adapte a sus procesos, por ello
contrataron los servicios de Pegaso para el desarrollo del SAP
R/3 (Integracin Business & Planning (BIP), sin embargo la
deficiente gestin de la implementacin del proyecto, en
cuanto a la planificacin, ejecucin, seguimiento, control y
cierre, generaron un desgaste en la relacin con el cliente y
costos adicionales para la empresa.

Motivos que generaron el problema

Personal
encargado
Costos
Tiempos
Falta de
colaboracin
Integracin

La persona experimentada en el proceso inicial de implementacin no

se encontraba disponible, por lo que fue asignada a una persona sin la
suficiente experiencia.
Licencias por maternidad, rotacin de personal.
El contrato favoreca a CMC, que poda solicitar mejoras sin costo adicional.
Incremento de costos por incurrir en mayores recursos para una nueva fecha de
entrega.

El tiempo promedio de cada proyecto era de 6 meses aprox., sin embargo se

acord con CMC la finalizacin once meses despus de la fecha lmite.
Tard 2 meses en la fase de definicin de requisitos, debiendo ser de 1 mes.

No se contaba con la colaboracin del personal de CMC encargado del

seguimiento del proyecto, por motivos de vacaciones se suspendan los plazos de
entrega.

No se evalu ni analiz preliminarmente si el SAP era la herramienta que

cumplira los requerimientos de la empresa.
No se evalu si el SAP era necesario para todas las reas de CMC y no solo para
las tiendas.

Objetivos de la Administracin de
Proyectos

Planear el trabajo

Evaluar el riesgo

Estimar los recursos requeridos

Adquirir los recursos humanos y materiales

Organizar los recursos

Asignar tareas

Dirigir actividades

Controlar la ejecucin del proyecto

Informar sobre el proyecto

Analizar los resultados

Control Gerencial

Un grupo de gerentes debe supervisar al equipo de cada proyecto

Debe definirse claramente las fechas lmites y los hitos especficos

para medir el avance

Tener una clara comprensin de los requerimientos de informacin, en

el corto y largo plazo

Analizar el riesgo, en funcin de: tamao del proyecto, estructura del

proyecto y la experiencia

Variables de la Administracin de
Proyectos

Alcance: Define que trabajo se incluye y que no en un proyecto

Tiempo: Lapso requerido para completar el proyecto

Costo: Se desarrolla un presupuesto y se controlan los gastos

Calidad: Precisin y actualidad de la informacin, facilidad de uso y

mejoras en el desempeo y toma de decisiones

Riesgo: Problemas potenciales que amenazan el xito de un proyecto

Herramientas de Planificacin y Control

Grfico de Gantt: muestra las actividades del proyecto y sus

correspondientes fechas de inicio y fin

Herramientas de Planificacin y Control

Diagramas de Pert: Describe en forma prctica las tareas del proyecto y sus
interrelaciones.

Consecuencia de una Mala Administracin de

Proyecto

Costos que exceden los presupuestos

Desfase de tiempo

Desempeo tcnico ms bajo de lo esperado

Incapacidad de obtener los beneficios anticipados

RECOMENDACIONES

PEGASO debera llegar a un acuerdo con el cliente para definir el

alcance final del proyecto para poderlo concluir.

Definir las fechas y los hitos para los avances.

Los directivos de PEGASO y de CMC deben seguir y controlar el avance

del proyecto con el apoyo de las herramientas de planificacin y
control

Asignar a un Gerente de Proyecto con experiencia en la Gestin de

Implementacin de aplicaciones presupuestarias y a personal tcnico
calificado.