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Prfungsvorbereitung IHK-IT-Berufe
Aufgabe zu Organisation

Aufgabe zu Organisation
Die IT-Solutions GmbH ist ein mittelstndischer Produzent von Hardware-Komponenten. Sie stellt vier verschiedene Erzeugnisgruppen her: Festplatten, Motherboards, Grafikkarten und Soundkarten. Alle Erzeugnisse werden
weltweit vertrieben. Die einzelnen Produktgruppen sind zwar inhomogen, weisen aber in vielen Fllen fertigungstechnische Gemeinsamkeiten auf oder basieren auf denselben Entwicklungs- und Forschungsprojekten.
Auf den Mrkten fr Hardwarekomponenten ist ein Wandel zum Kufermarkt festzustellen. Auch die IT-Solutions
GmbH ist von diesem Umbruchprozess nicht unberhrt geblieben, die Umstze stagnieren und die Gewinne
gehen erheblich zurck. Aufgrund der vorhandenen funktionalen Organisation gibt es im Unternehmen immer
mehr Konflikte:
Der Vertrieb macht die mangelnde Kreativitt der Entwicklungsabteilung zur Hauptursache, die Entwicklungsabteilung hingegen meint, ihre Neuerungen wrden durch Beschaffungs- und Produktionsverzgerungen nicht
schnell genug am Markt sein, und der Leiter der Produktion beklagt sich ber unzutreffende Absatzprognosen,
die hufige und aufwendige Produktionsumstellungen notwendig machen. Der Leiter Zentralabteilung Personal
beschwert sich darber, dass die Beschaffungsabteilung auch fr die Personalbeschaffung zustndig ist und nicht
das Personal beschafft, dass die im Personalbedarfsplan erstellten Anforderungen erfllt. Die Zentralabteilung
Finanzen steht unter dem allgemeinem Vorwurf aller anderen Abteilung, sie wrde die notwendigen Finanzmittel
nicht rechtzeitig und in ausreichendem Umfang zur Verfgung stellen und sei insgesamt viel zu brokratisch.
Der Geschftsfhrer Helmut Diderich ist nicht bereit, den Wirrwarr an Kompetenz und Verantwortungsverschiebung weiter hinzunehmen und beauftragt den IT-Consulter ICT mit der Erstellung einer Ist-Analyse und der Entwicklung eines neuen und tragfhigen Organisationskonzepts.
Gleichzeitig soll das Unternehmen auf den modernsten Stand der Informationstechnologie gebracht werden. Sie
sind Mitarbeiter von ICT.
a) Stellen Sie die derzeitige Aufbauorganisation der IT Solutions GmbH in einem Organigramm dar und diskutieren Sie die Vor- und Nachteile des dargestellten Organisationskonzepts!
b) Entwerfen Sie einen Reorganisationsvorschlag unter Einbindung modernster Informationstechnologie!

Lsung
a) Ist-Analyse - Organigramm der IT Solutions GmbH:

Zentralabteilung
Finanzen

Beschaffung,
Personal

Helmut Diderich

Forschung und
Entwicklung

Produktion

Zentralabteilung
Personal

Vertrieb

Die Vorteile der funktionalen Organisationsstruktur liegen in der Mglichkeit, Spezialisierungseffekte zu nutzen.
Bei kleinen und sich nur in geringem Umfang ndernden Produktionsprogrammen lassen sich die einzelnen
Fachfunktionen relativ einfach koordinieren.
Im dargestellten Fall treten allerdings Probleme auf: Das Produktionsprogramm ist breit gefchert und die Unternehmung operiert weltweit auf verschiedenen Mrkten. Es fehlen Stellen, die eine uneingeschrnkte Verantwortlichkeit fr einzelne Produktgruppen haben. Darber hinaus bestehen zwar einige fertigungstechnische Gemeinsamkeiten, aber es wre auch im Bereich der Fertigung eine produktspezifische Spezialisierung notwendig.
b) Reorganisationsvorschlge:
Zur Verbesserung der gegenwrtigen Organisationsstruktur bieten sich mehrere Alternativen: Zunchst wre es
denkbar , den Strukturtyp der Organisation zu ndern. Im Rahmen einer Divisionalisierung werden einzelne Prowww.bueffelcoach.de - Seite 1

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duktgruppen zu Sparten bzw. Divisionen zusammengefasst. Innerhalb der Sparten lassen sich nach anderen
Spezialisierungskriterien weitere Untergliederungen finden. Beispielhaft zeigt die folgende Abbildung eine Divisionalstruktur fr die IT Solutions GmbH:

Helmut Diderich

Festplatten

Motherboards

Grafikkarten

Soundkarten

Fr eine derartige Organisationsstruktur sprechen folgende Argumente: berflssige Kommunikationswege zwischen den Sparten entfallen, klare Verantwortungsbereiche fr den Erfolg der einzelnen Produktgruppen werden
geschaffen, Divisionen knnen sich schnell ihren Marktgegebenheiten anpassen, die besonderen Probleme und
Eigenheiten der jeweiligen Produktgruppen knnen beachtet werden.
Allerdings besteht die Gefahr, dass mit einer solchen Umorganisation auch die Vorzge der alten Organisationsstruktur verloren gehen, insbesondere die Mglichkeit. eine einheitliche Grundlagenforschung zu betreiben und
wo mglich identische Produktionsverfahren zu nutzen.
Zur Vermeidung dieser Nachteile knnte erwogen werden, zumindest die Geschftsfhrung der IT Solutions
GmbH nach dem Matrixkonzept zu organisieren. Durch ein Matrixkonzept wre gewhrleistet, dass einerseits die
Produktgruppen individuell betreut werden, andererseits aber auch wichtige Synergie- und Verbundeffekte genutzt werden knnen.
Es wre auch zu berlegen, den Vertrieb als Zentralabteilung neben die Divisions zu stellen, wenn ein weltweit
ausgebautes Vertriebsnetz existiert. Dies wrde jedoch nicht gehen, wenn man die Divisions als Profit Center
betreibt, d. h. den einzelnen Spartenchefs auch Ergebnisverantwortung bertragen wrde. Der Vorteil des Profit
Centers lge darin, dass auch die Mittelbeschaffung und Mittelverwendung in die Verantwortung des Spartenleiters fiele, womit einer Zentralabteilung Finanzen nur noch die Verwaltung der Gesamtliquiditt des Unternehmens
zukme. Man knnte eine weitere Zentralabteilung Forschung & Entwicklung einrichten, so dass die einzelnen
Forschungs- und Entwicklungsauftrge dezentral mit den jeweiligen Spartenleitern ausgehandelt werden mssten.
ber divisionale Netzwerke (Intranet) und zentralem, durch Firewall und Proxyserver geschtztem Internet- und
Extranet-Zugang liee sich zudem die Abwicklung der Geschftsprozesse effizienter gestalten. Insgesamt wrde
sich hier u. U. schon die Einrichtung eines modular aufgebauten, gesamtunternehmensbezogenen Betriebsinformationssystems (z.B. SAP) lohnen.

Bearbeitungshinweise
Es versteht sich, dass bei einer solch komplexen Aufgabe sehr vielfltige Beantwortungsmglichkeiten
existieren und auch akzeptiert werden. Durchdenken Sie den Lsungsvorschlag und vergleichen Sie
ihn mit Ihren eigenen Ideen!

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