Captulo 4 Formatao Condicional

A formatao condicional permite que o usurio formate uma clula a

partir de uma ou mais condies. Essa ferramenta interessante para
mostrar a clula ao usurio de forma que a informao possa ser passada
de forma simblica, atravs de cores, formatos de fontes ou aplicao de
negrito, itlico, etc. Por exemplo, a situao de um estudante aprovado, que
pode ser verificada com uma colorao verde na clula, enquanto a
situao de reprovado pode ser verificado com a colorao vermelha.
No Excel, aba Pgina inicial e grupo Estilo, existem trs formas de
formatao que o usurio pode selecionar para o arquivo em questo:
Formatao Condicional, Formatar Como Tabela e Estilos de Clula.

Figura 4.1 Opes de formatao no Excel

Quando a opo Formatao condicional selecionada, so

mostradas ao usurio diversas opes pr-definidas a respeito de
formatao que o usurio pode utilizar.

Figura 4.2 Modelos de formatao condicional

Cada uma das opes fornece ao usurio forma condicional diferente

para um conjunto de clulas selecionadas. A propsito, a formatao
condicional apenas funcionar nas clulas nas quais o usurio selecionou a

formatao, assim, antes de escolher as regras de formatao, necessrio

selecionar em que clulas sero aplicadas.

4.1
cones

Barras de dados, Escala de cor e Conjuntos de

As trs opes inferiores (Barras de Dados, Escalas de Cor e Conjunto

de cones) so semelhantes entre si, onde o usurio deve fornecer vrios
valores numricos e o Excel realizar os clculos internamente, fornecendo
de maneira simples a comparao entre os resultados, sem nenhuma regra
aplicada diretamente em relao aos valores. A aplicao de formatao
condicional no se limita a nmeros, mas relacionada a todos os testes
lgicos possveis no Excel.
No primeiro caso utilizando Barras de Dados para indicar onde a barra
mais preenchida percebe-se que h o maior valor comparado aos
demais, e vice versa. Isto , onde a barra se apresenta menos concluda
revela que h o menor valor. Essa opo deixa a visualizao de dados
semelhante ao programa MS Project, utilizado para acompanhamento de
projetos.
Na escala de cor, a primeira das opes fornece o maior valor como
Verde na escala, os valores intermedirios como amarelos e os mais
inferiores quando comparado aos demais como vermelhos. Existe a opo
de inverter essa ordem de seleo de cores ou ainda selecionar outras cores
para visualizao.
A terceira opo revela cones que permite ao usurio visualizar os
dados tambm de forma simples. Os indicadores so semelhantes entre si,
variando a forma que so exibidos (semforo, setas, bandeiras, etc) mas
importante verificar em quantas condies deseja-se exibir atravs dos
cones.
A escolha tradicional ficar entre trs indicadores, que indicam trs
condies diferentes (ex.: boa, regular ou ruim). H como o usurio
selecionar quatro condies (ex.: excelente, boa, regular e ruim) ou ainda
entre cinco condies diferentes como (ex.: excelente, boa, regular, ruim e
pssima). Caso seja escolhido de forma automtica, os valores sero
divididos de forma proporcional aos valores mximos e mnimos do intervalo
selecionado, caso no seja assim, ser de forma percentual (5 condies
so equivalentes a intervalos de 20%, sendo a seo com o valor excelente
aquele entre 80 e 100%, decando de forma sequencial.)
Caso o usurio deseje mais opes de faixa de valores no
aconselhado utilizar a escala de cones, e sim a de escala de cores tricolor
que fornece cores intermedirias s condies visualizadas.
O exemplo abaixo mostrar um caso no qual a escala de formatao
condicional visto logo acima pode ser utilizado de maneira eficaz.

Exerccio Aplicado 4.1 Formatao condicional

Planilha para construo de uma casa
Crie uma tabela utilizando os dados dispostos na figura abaixo. Para
cada coluna ser utilizado uma formatao condicional vista anteriormente,
sendo barras de dados na primeira coluna da esquerda para direita, escala
de cores na coluna do meio e conjunto de cones na coluna presente mais
direita.

Figura 4.3 Modelo de dados representando a construo de uma casa

Na coluna Trabalho Concludo, o objetivo

dados para visualizao de valores de modo
maneira como mostrado no MS Project de forma
completa, 0% sem barra alguma e qualquer valor
com a barra de maneira proporcional.

ser exibir as barras de

simplificado, da mesma
que 100% mostra a barra
intermedirio mostrado

Seleciona-se todos os dados na coluna Trabalho Concludo e clica-se

em formatao condicional, barras de dados e seleciona-se uma das cores
para visualizao do resultado.

Figura 4.4 Exibio em modelo de barras de dados

Aps a seleo, a planilha ficar com o seguinte aspecto.

Figura 4.5 Planilha aps adio de formatao condicional na primeira

coluna

A segunda coluna exibe o dado de Recurso Previsto Utilizado.

consenso que quanto maior o gasto de material desnecessrio, pior para
o administrador da obra. Assim, o objetivo que a colorao avermelhada
seja apresentada quanto maior seja o resultado e o verde seja exibido para
o recurso menor possvel.
Assim como foi visto anteriormente, neste caso na coluna de Recurso
Previsto Utilizado utilizaremos a formatao condicional com escalas de cor
para os dados selecionados na segunda coluna.

Figura 4.6 Modelo de escala de cores como formatao condicional

A tabela aps tal aplicao de formatao fica com a seguinte

aparncia.

Figura 4.7 Tabela aps adio de escala de cores na coluna de recurso

previsto

Para a ltima coluna at agora, utilizaremos os cones para

demonstrar a relao recurso/trabalho. Nosso objetivo que esses cones
apresentem a seguinte relao: Se a relao recurso previsto/trabalho
realizado for menor do que 1, indica que utilizou-se menos recurso do que o
previsto e temos uma situao de lucro. Caso essa relao seja maior do
que 1, sugere que foi gasto (ou se est gastando) mais do que deveria na
obra.
Utilizaremos o conjunto com trs cones em forma de semforo, sendo
inserida uma relao na qual se a relao for maior do que 1 a colorao
ser vermelha, caso a relao for entre 0,8 e 1 a colorao exibida ser
amarela e caso menor do que 0,8 a colorao final ser verde.

Figura 4.8 Conjuntos de cones de exibio condicional

Quando se insere os cones em semforo, o que ocorre que quanto

maior o valor a colorao verde fica aparecendo, enquanto que o que se
deseja o contrrio, pois quanto maior a relao, maior o custo
comparando com o esperado. Assim, o que se deve fazer o seguinte. Com
as clulas onde a formatao foi selecionada para o conjunto de cones
selecionado deve-se clicar em formatao condicional, gerenciar regras,
editar regras.
Ser aberta uma janela onde se pode editar as regras da formatao
condicional. No caso atual, inverteu-se a ordem de exibio atravs do
boto presente para tal e selecionou-se que a faixa que mostra os valores
amarelos ser entre 90 a 100% da relao.

Figura 4.9 Formatao do percentual de exibio do conjunto de cones

No o objetivo da coluna que apresenta a relao entre recursotrabalho mostrar o valor da relao especificamente, mas apenas a exibio
do cone. Para isso, selecionou-se todas as clulas na qual a relao poderia
aparecer e foram formatadas com a colorao branca, de forma que o
resultado no visvel para quem visualizar o programa.

Figura 4.10 Planilha aps alteraes na formatao

4.2

Realar regras de clulas e Primeiros/ltimos

Nessa forma de formatao condicional, o usurio deve inserir valores

no qual a formatao se diferenciar das demais. Isto , se o usurio deseja
que valores acima, abaixo ou entre um intervalo de valores assim ser feito
pelo Excel. Alm disso, existe disponvel ao usurio comparao com datas,
valores duplicados e textos.
No caso da regra de primeiros/ltimos, o que fornecido a
possibilidade do usurio selecionar entre os maiores ou menores valores
entre uma determinada faixa. O uso dessa ferramenta recomendado
quando h uma gama muito grande de valores e deseja-se visualizar de
maneira rpida os maiores ou menores valores entre eles.

Figura 4.11 Seleo de regras de clulas para formatao

Exemplo 4.2 Comparao de metas

No exemplo a seguir se deseja utilizar a formatao condicional para
verificar para quais valores o usurio deve considerar como bons gerando
uma formatao verde para quando a meta for atingida (maior ou igual a
100%), gerando uma colorao amarela para quando a meta for atingida
entre 85 e 100% e considerada como vermelha quando abaixo de 85%.
Ainda deve-se fazer o seguinte. Utilizar uma colorao azulada para
quem atingir a maior meta entre todos os colaboradores.
Como a meta total dentro da empresa Super Venda definida como a
soma do total vendido nos dois estados (PE e AL) sobre a meta total que foi
indicada para cada vendedor, isto , a porcentagem do valor total.

Figura 4.12 Dados fictcios da empresa Super Venda relativos meta de

seus vendedores

Para aplicar a formatao condicional, deve-se selecionar todas as

clulas nas quais os resultados aparecem (F6:F13) e aplicar de maneira
individual cada uma das trs regras que so vlidas.

Figura 4.13 Dados de Formatao condicional para vrias faixa de

valores percentuais

Aps a aplicao da formatao condicional nas faixas indicadas

acima, a tabela se comporta da seguinte forma.

Figura 4.14 Tabela aps modificao de formatao

Ainda falta a insero da condicional que mostra quem foi o vendedor

com o maior percentual de venda atingido, modificando a clula para
colorao azulada. Da mesma forma que feito para todos os casos, devese selecionar todas as clulas que contm os valores de meta.
Deve-se selecionar na opo Formatao Condicional, a regra de
primeiros/ltimos e a opo dos 10 primeiros, que significa os 10 maiores
valores dentre os selecionados.

Figura 4.15 Seleo de maior valor para formatao condicional

Ao invs de selecionar 10 valores, deve-se escolher apenas 1 para

indicar qual o maior dos valores ser selecionado, e tambm a formatao
personalizada, que permitir ao usurio selecionar a colorao azul para a
clula.

Figura 4.16 Seleo de formato personalizado para exibio

Por fim, a tabela ficar com a seguinte aparncia:

Figura 4.17 Tabela aps insero das formataes condicionais

Selecionando-se as clulas nas quais as formataes foram aplicadas,

e selecionando a opo de gerenciar regras em formatao condicional
pode-se perceber que as quatro formataes so aplicadas.

Figura 4.18 Gerenciador de regras da formatao condicional

Exerccio Adicional: Verifique como esto as condies de

cada empregado para cada estado, e verifique quem atingiu a
meta, quem no atingiu corretamente e qual foi o funcionrio que
obteve o maior e menor valores de taxa.
4.3.

Formatao como tabela

Outra ferramenta que muito interessante e importante dentro do

Excel a Formatar como tabela. Essa opo possibilita que o usurio possa
sair diretamente dos dados inseridos para um modo semelhante ao de
tabela dinmica, na qual o usurio pode selecionar no cabealho de cada
coluna alguma opo que considera mais interessante. Essa opo existia
nas verses anteriores, mas passou a ter maior destaque nas verses a
partir de 2010.
O exemplo abaixo mostra uma srie de dados do Excel, que pode ser
selecionado e formatado como tabela.

Figura 4.19 Tabela com valores iniciais para exemplo de formatao

como tabela

Para formar uma tabela a partir dos dados acima, seleciona-se toda a
tabela em questo e a partir dai clica-se em formatar como tabela,
selecionando-se o formato que se deseja que assuma aps a formatao, no
caso abaixo, uma tabela com colorao avermelhada. Como a tabela possui
uma linha de cabealho (uma primeira linha com informaes dos demais
dados), deve-se colocar a opo no momento da seleo.

Figura 4.20 Modelos de formatao de tabela presentes no Excel

Aps a seleo da formatao, a tabela ficar com a seguinte forma:

Figura 4.21 Tabela aps insero da formatao como tabela

Ser possvel visualizar uma seta ao lado de cada cabealho de

coluna, onde o usurio pode utilizar como filtro. Selecionando no filtro, podese escolher quais dados deseja-se exibir.Por exemplo, foi selecionado para
selecionar apenas dados onde a qualidade do produto fosse Boa.

Figura 4.22 Ferramenta de filtro para seleo de dados a visualizar

Aps essa seleo, na tabela apenas sero exibidos os dados com

qualidade Boa.

Figura 4.23 Valores exibidos aps utilizao do filtro na tabela