ACTIVIDADES DE RECEPCION:

1. TELEFONO.
Recibir llamas (siempre preguntando de parte de quien, de
donde llama, con quien quiere hablar, asunto, si es un
proveedor pedirle telfono, si no se encuentra la persona con la
que quien hablar tomar recado).

Realizar llamadas (tenemos 5 lneas empezando de abajo hacia

arriba, para realiza la llamadas se oprime alguno de los
botones del lado derecho del telfono que no tenga luz si
alguno esta en rojo quiere decir que est ocupada la lnea
(manejamos un directorio de proveedores, algunos clientes,
sucursales de Corp. Y compaeros de trabajo), realizar las
llamadas que nos pidan llamando primero a la empresa a la
que pertenecen, si no se encuentra preguntar a quien nos pide
la llamada si pedimos con alguien ms o solo que se reporten,
otra opcin es llamarles a su celular directamente.
(Nuestro directorio esta ordenado por orden alfabtico
buscamos el nombre
oprimiendo ctrl+b, cambiando de
donde dice hoja a libro y colocando el nombre de la persona a
quien buscamos)

Jalar llamadas (tenemos en la oficina 3 lneas, cuando se

encuentre la oficina sola y cualquiera de las lneas este
sonando la jalamos desde nuestro telfono oprimiendo el
numero 4 y el numero de la extensin, teniendo en cuenta que
son 3 y puede ser cualquiera).

2. NOTAS.
Nota de remisin, lado A (manejamos dos tipos de notas
amarillas, estas las realizamos en cantidades de $1.00 a
$8000.00 pesos, toda nota en efectivo y las notas en las que el
pago es con tarjeta de crdito siendo la cantidad que sea, as
llenamos la nota:

A delante de donde ponemos el nombre de la tela o nuestro

artculo, cuando son cortes le ponemos surtido y cuando son
piezas el vendedor nos entrega un ticket de prosca en este caso

le ponemos ZE, en algunos casos los vendedores nos quedan a

deber los tickets, cuando es as se le coloca ZEP para identificar
que lo deben).
Nota de venta, lado B (notas rosas en estas hacemos los tickets
mayores a $8001.00, las que son a crdito donde el cliente
firma documento y las notas que son cambio de precio, cambio
de precio es cuando el vendedor nos entrega dos tickets uno
con un precio mayor, en las notas rosas vamos a hacer el ticket
mayor :

A delante del artculo del que fue cambio de precio se le coloca

un asterisco
para identificarlo.
3. CAPTURA DE NOTAS.
Remisin (estas notas se capturan de lado de las minsculas o
lado A, abrimos proscai:

Automticamente cuando entramos a proscai llegamos a punto

de venta es donde capturamos:
Nuevo.
Agente (cada vendedor maneja un numero en este espacio lo
colocamos no su nombre y enseguida tabular)
Cdigo (anteponemos un guion, las primeras 2 letras del
producto o tela ya que esta la encontramos con la clave,
tabular seleccionamos el producto y enter)

F4 (ya que tenemos nuestro producto con f4 cambiamos el

metraje o Kg y enter)
F5 (oprimimos f5, seleccionamos cambio de precio damos
tabular ponemos el costo de la tela y enter).
Y la misma accin si son ms de un producto.
Cuando el pago sea con tarjeta de crdito, en cdigo vamos a
capturar un producto comodn (PT) este no va a llevar el guion
y solo cambiamos precio con f5 este va a ser el 3% del total de
la nota.
Nota: revisar el gran total antes de continuar y asegurarse que
sea la misma cantidad que nos da la nota.
Ya que el total sea el mismo de la nota dar enter,
automticamente nos vamos a efectivo shif+f2 y enter (si el
pago es en efectivo), si fuera con tarjeta de crdito, estando en
efectivo dar tabular hasta que el cursor baje a pago con tarjeta
shif+f2 y enter.
Nota de venta. (estas se capturan igual que una remisin
cuando es en efectivo solo que se hace del lado de las
maysculas o lado B, como cambiarnos de minsculas a
maysculas:

Para regresar a punto de venta:

Cuando la nota es a crdito en cliente vamos a poner la clave

del cliente esta es las primeras dos letras de sus apellidos y de
su nombre, ejemplo:
Maravilla Sanchez Adriana = MASAAD
OJO: cuando ya tenemos nuestra nota capturada y haber
checado que nuestro total sea el mismo de la nota, cuando le
damos enter nos vamos directamente a efectivo, nos vamos a
ir a cuentas por cobrar CXC que est en la parte de debajo de
lado derecho damos shif+f2 y enter.
4. ENVIO DE PAQUETERIA.
Fedex (en nuestro directorio contamos con los telfonos de
fedex por medio de esta paquetera hacemos nuestros envos
ya sean nacionales e internacionales, antes de llamar tenemos
que tener listo nuestro paquete y direccin con cdigo postal
ya que al llamar para solicitar la recoleccin nos peguntan lo
que se enva, a donde y en que cdigo postal, tambin
tenemos que preguntar el costo del envi para que al llegar el
recolector solo se le entregue lo que nos dijeron, estos datos
son muy necesarios al igual que tener la direccin completa
para que llegue a su destino. Posteriormente llenar la gua
nacional o internacional (si hay alguna duda podemos checar
las guas antes llenas para apoyarnos del llenado) y esperar al
recolector le entregamos el paquete, la gua ya llena y el
efectivo lo solicitamos en caja. El recolector nos deja el original
de la gua en esta viene el numero de gua que nos sirve para
rastrear el paquete en caso de que no llegue o tarde en llegar.
Correo electrnico. (se le enva un correo electrnico en Outlook
a la persona que nos pida el envi del paquete con el numero
de gua y la fecha en que el paquete estar llegando a su
destino).
5. MUESTRARIOS.
Tela nueva (siempre que llega una tela nueva a la tienda pedirle
a uno de los vendedores que corte unos 30cm de cada una de
las variantes de cada dibujo, partimos cada corte en cuatro y
hacemos 4 muestrarios, se juntan las diferentes variantes se
cortan al tamao del caballete (este es el cartn con el gancho
para colgar el muestrario) y se engrapan de manera que no se
desprenda la tela)

 Cajas de tela (algunos proveedores de tela importada nos enva

cajas con cortes, se corta y se realizan muestrarios (se realizan
ms de 4).
Envi de muestrarios (cuando ya tenemos hechos nuestros
muestrarios se en bolsan las muestras poniendo una etiqueta
con la direccin y el nombre a quien se enva a acepcin de
Chiconcuac no ponemos etiqueta y se envan a las diferentes
sucursales, Chiconcuac, Moro len y Zapotlanejo, nos avisan si
hay que mandar a otro lado o darle a alguien mas). OJO: estar
muy al pendiente cuando se nos de alguna muestra extra para
enviar peguntar si algn chofer va a salir para enviarla o enviar
los paquetes que ya tenemos.
Correo electrnico (siempre que enviemos algo a cualquier
sucursal se enva un correo electrnico y pedir que nos
confirmen de recibido esto para cualquier aclaracin como
respaldo de que si enviamos el paquete). A zapo con Chava
Cabrera, Chico con Edith y Moro a Vctor Castaeda.
6. COMISIONES DE VENTA.
Los das jueves sacamos las comisiones de los vendedores, se
sacan de lado de las minsculas y del lado de las maysculas,
imprimimos las hojas y sumamos las dos cantidades que son
las ventas netas. Preguntamos a los vendedores si vendieron
con alguna factura y la agregamos a nuestra suma, se les
entrega un ticket con la suma, su nombre y la firma de quien
lo hizo. Estas se sacan de prosca, lo primero es entrar a
proscai:

Para imprimir, ya que tenemos nuestro reporte en la pantalla

en la parte superior derecha hay una P, darle click desglosa un
men e imprimir reporte y ok.
7. REVISION DE CORTE.
Suma notas amarillas (hacemos la suma del total de las notas
amarillas y checamos en proscai que coincida con lo que se

capturo, de no ser as imprimimos el corte y revisamos que no

nos haya faltado algo por capturar o hayamos duplicado alguna
nota, checar y hacer las correcciones al da con el apoyo del de
sistemas). Como imprimir:

Se imprime de la misma manera que las comisiones.

8. ATENCION A PROVEEDORES.
Atender a los proveedores que vienen de visita, avisar de su
llegada ya nos dirn si los pueden recibir, si regresan despus
o que solo dejen lo que traen para mostrar. Si van a tardar en
atenderlos ofrceles agua siempre que sea un proveedor
conocido (esta se encuentra en un refrigerador dentro de la
oficina), si no es conocido solicitarle una tarjeta o sus datos
para ingresarlos en nuestro directorio.
9. SURTIDO DE BEBIDAS.
Llenado de refrigerador ( por las maanas antes de que lleguen
los jefes entramos a la oficina y escombramos, por lo menos
una vez a la semana abrir el refrigerador y checar que est
lleno tenga aguas, refrescos y jugos, si no tiene, llenarlo)
Surtido de bebidas (revisar si todava tenemos adems de en el
refrigerador bebidas, si no llamar a nuestro proveedor y
solicitar, el nmero telefnico esta en el directorio lo
encontramos como AGUAS, al proveedor le solicitamos factura
pero solo del agua, del refresco y del jugo solo remisin).