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IT-SGC-01

Procedimiento

Instructivo
Registro de informacin en la
plantilla de talento humano y plan
de optimizacin y racionalizacin

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Fecha: 2015-07-23
Versin: 01
Pgina: 1 de 47
Cdigo:
INS-MDT-PTH-02 - EXT

INSTRUCTIVO:
REGISTRO DE INFORMACIN EN LA
PLANTILLA DE TALENTO HUMANO
Y PLAN DE OPTIMIZACIN Y
RACIONALIZACIN

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

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Tabla de contenido
1.Control del Documento ..................................................................................................................3
2.Datos Generales..............................................................................................................................3
2.1. Objetivo .......................................................................................................................................3
2.2. Alcance ........................................................................................................................................3
2.3. Base legal ....................................................................................................................................4
2.4. Glosario de trminos ..................................................................................................................4
2.4.1 Siglas .........................................................................................................................................6
3.Perfiles y niveles de responsabilidad ............................................................................................7
4. Descripcin ....................................................................................................................................8
4.1 CAPTULO 1: Registro de la Informacin en la Plantilla de Talento Humano ..........................8
4.2 CAPTULO 2: Plan de optimizacin y racionalizacin del talento humano............................27

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

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1. Control del documento

REGISTRO DE CONTROL DEL DOCUMENTO


VERSIN

DESCRIPCIN

01

Creacin del
Documento

FECHA

NOMBRE
ELABORADO POR:

CARGO

Edison Uyana

Analista de
Polticas y
Normas del
Servicio
Pblico

Carla Avila

Analista de
Procesos

23/07/2015

FIRMA

2. Datos Generales

2.1.

Objetivo

Detallar paso a paso las actividades que deben desarrollar las Unidades de
Administracin del Talento Humano - UATH de las instituciones, entidades y organismos
del Estado sujetos al mbito de la Ley Orgnica del Servicio Pblico - LOSEP, para
registrar la informacin en los instrumentos tcnicos denominados Plantilla de talento
humano y plan de optimizacin y racionalizacin del talento humano, segn lo
establecido en la Norma Tcnica del Subsistema de Planificacin del Talento Humano y
su procedimiento.
2.2.

Alcance

El presente instructivo se encuentra dividido en dos captulos:

Captulo 1: Se explicar de manera detallada cmo ingresar la informacin en la


plantilla de talento humano.

Captulo 2: Se explicar de manera detallada cmo realizar el registro y generacin


de informacin con respecto a las herramientas que integran el plan de optimizacin y
racionalizacin del talento humano.

INS-MDT-PTH-02 - EXT
2.3.

Instructivo

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Base legal
Ley Orgnica del Servicio Pblico - LOSEP. Publicada en el Segundo Suplemento del
Registro Oficial No. 294 de 6 de octubre de 2010, artculos: 52, literal h) y 55.

Reglamento General a la LOSEP. Publicado en el Suplemento del Registro Oficial No.


418 de 1 de abril de 2011: Captulo III, Del Subsistema de Planificacin del Talento
Humano, artculos: 139 al 161.

Noma Tcnica del Subsistema de Planificacin del Talento Humano, emitida mediante
Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0086. Publicado en el Suplemento del Registro
Oficial No. 494 de 6 de mayo de 2015.

Acuerdo Ministerial No. MDT-2015-0135 de 17 de junio del 2015. Publicado en el


Registro Oficial No. 534 de 1 de julio de 2015, artculo 1 y Disposicin Transitoria
Primera.

2.4.

Glosario de trminos
Actividad de gestin: Este tipo de actividades indican acciones que inciden en la
definicin, control o decisin y est atada nicamente al rol de direccin.

Actividad operativa: Accin consecutiva y necesaria para el logro de un producto o


servicio intermedio y final, de forma especfica est atada a los roles de: ejecucin y
coordinacin de procesos, ejecucin y supervisin de procesos, ejecucin de
procesos y ejecucin de procesos de apoyo tecnolgico.

Actividad permanente: Es un conjunto de tareas o acciones constantes,


desarrolladas por una persona, que se mantienen en el tiempo, sin experimentar
cambios o modificaciones.

Actividades secuenciales: Son acciones sucesivas y/o encadenadas que se


realizan en cada fase del proceso para el logro de un producto o servicio final.

Campos de gestin del talento humano: Es el conjunto de las listas de


asignaciones del plan de optimizacin y racionalizacin del talento humano y son:
traslados administrativos a otras unidades o procesos internos, traspasos de puestos
entre unidades o instituciones, comisiones de servicio con remuneracin para la

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Instructivo

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prestacin de servicios en otras instituciones, habilitacin de partidas vacantes,


contratos de servicios ocasionales, supresin de puestos, creacin de puestos y
desvinculacin de personal.

Capacidad operativa: Nmero de servidores actuales dentro de una unidad,


proceso o proyecto para generar productos o servicios de demanda interna o externa.

Diagnstico institucional del talento humano: Identifica la situacin actual


referente a los datos demogrficos del talento humano de la institucin.

Estructura orgnica: Es una representacin grfica de las unidades o procesos que


conforman o integran una institucin, con sus diferentes niveles de jerarqua.

Frecuencia: Es un dato referencial respecto a la periodicidad o intervalo de tiempo


para la ejecucin de una actividad y obtencin de un producto o servicio intermedio
(diario, semanal, quincenal, mensual, trimestral, semestral y anual).

Parmetros de medicin: Son indicadores cuantitativos que permiten determinar las


cargas de trabajo de las unidades, procesos o proyectos, en relacin a la frecuencia,
volumen y tiempo de cada producto o servicio intermedio.

Planificacin del talento humano: Conjunto de normas, tcnicas, y procedimientos


orientados a determinar la situacin histrica, actual y futura del talento humano de
una institucin pblica, a fin de garantizar la cantidad y calidad de este talento, en
funcin de la estructura institucional y posicional.

Planificacin institucional: Es un marco de referencia por el cual la institucin


establece los logros esperados y los indicadores que soporten el control de la accin
estratgica en relacin con la misin, la visin y los objetivos.

Plantilla de talento humano: Es una matriz Excel, en la cual se puede determinar las
cargas de trabajo por cada unidad, proceso o proyecto, para lo cual se debe
identificar y establecer las variables de frecuencia, volumen y tiempo de las
actividades secuenciales para el logro de productos o servicios finales; as como el
dimensionamiento de los responsables de su ejecucin en funcin de roles.

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Instructivo

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Portafolio de productos y servicios: Conjunto de productos y servicios


encaminados a cubrir las necesidades de sus clientes generados en base a las
atribuciones, contempladas en el estatuto orgnico legalmente expedido y los
proyectos institucionales aprobados, los cuales deben estar alineados a la estructura
orgnica y planificacin institucional.

Proceso adjetivo: Son aquellos que proporcionan productos o servicios a los


procesos gobernantes y sustantivos.

Proceso gobernante: Son aquellos que proporcionan directrices, polticas, planes


estratgicos para la direccin y control de la institucin.

Proceso sustantivo: Son aquellos que realizan las actividades para proveer los
servicios y los productos que ofrece a sus clientes una institucin. Los procesos
sustantivos se enfocan a cumplir la misin de la institucin.

Producto o servicio intermedio: Es el resultado o evidencia de la ejecucin de una


actividad secuencial; el conjunto de productos o servicios intermedios dan como
resultados un producto final.

Producto o servicio final: Es el resultado de un proceso, orientado a la satisfaccin


de la demanda de los usuarios internos o externos.

Tiempo de trabajo por persona: Es el tiempo efectivo en el que trabaja una


persona en el mes.

Volumen de acuerdo a la frecuencia: Se refiere al nmero de productos o servicios


intermedios resultantes de cada actividad, desarrollados de acuerdo a la frecuencia.

2.4.1 Siglas

CGPI:

Comit de Gestin Pblica Interinstitucional.

LOSEP:

Ley Orgnica del Servicio Pblico.

MDT:

Ministerio del Trabajo.

Instructivo

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SIITH:

Sistema Integrado de Informacin del Talento Humano.

UATH:

Unidad de Administracin del Talento Humano.

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3. Perfiles y niveles de responsabilidad


RESPONSABLE

NIVEL DE RESPONSABILIDAD / FUNCIONES

Unidad administrativa,
proceso o proyecto

UATH Institucional

Autoridad Nominadora o
su Delegada/o

Levantar la informacin de la plantilla de talento humano de su


unidad, proceso o proyecto.
Mantener los registros y respaldos (digitales o fsicos) que
sustenten la informacin levantada en la plantilla.
Ingresar y/o actualizar la informacin del talento humano en el SIITH.
Asesorar a los responsables de cada unidad, proceso o proyecto
interno en la elaboracin de la plantilla de talento humano.
Validar tcnicamente la consistencia de la plantilla de talento
humano.
Elaborar la matriz de planificacin del talento humano por niveles
territoriales (central, zonal, distrital, circuital o sus equivalentes),
consolidando la informacin obtenida de cada una de las plantillas
de talento humano.
Elaborar las listas de asignaciones de: traslados, traspasos,
comisiones, contratos de servicios ocasionales, habilitaciones de
partidas, creaciones y supresiones de puestos y desvinculaciones
de personal.
Elaborar el informe de optimizacin y racionalizacin del talento
humano por niveles territoriales (central, zonal, distrital, circuital o
sus equivalentes).
Generar el informe del plan consolidado de la planificacin del
talento humano, que contiene la informacin a nivel institucional.
Registrar en el Ministerio del Trabajo la planificacin del talento
humano aprobada por la Autoridad Nominadora o su Delegada/o.
Elaborar el acta de responsabilidad de identificacin de los campos
de gestin del talento humano.
Absolver consultas sobre planificacin del talento humano que
formulen las autoridades y las o los servidores de la institucin.
Aprobar el informe del plan consolidado de la planificacin del
talento humano.

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Instructivo

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4. Descripcin
4.1 CAPTULO 1: Registro de la Informacin en la Plantilla de Talento Humano
4.1.1 Descripcin de las hojas de clculo que contiene el archivo Plantilla de Talento

Humano
Las instituciones pblicas debern descargar el archivo de Excel denominado PLANTILLA
DE TALENTO HUMANO que se encuentra disponible en la pgina web del Ministerio del
Trabajo http://www.trabajo.gob.ec/ en la seccin biblioteca, dentro de la pestaa Formatos y
Formularios. Ver Figura 1.

Figura 1. Portal institucional del Ministerio del Trabajo.

Una vez descargado el archivo denominado plantilla de talento humano, dentro del mismo se
podr visualizar cuatro hojas de Excel de acuerdo al siguiente detalle:
1. Plantilla de talento humano
2. Calculadora de minutos
3. Matriz de verbos
4. Ponderacin de actividades

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

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1. La plantilla de talento humano: Por medio de esta herramienta se podr levantar y


analizar las cargas de trabajo por cada unidad, proceso o proyecto, mediante la
medicin de las variables de frecuencia, volumen y tiempo de cada una de las
actividades secuenciales; as como el dimensionamiento de los responsables de su
ejecucin, en funcin de roles. Ver Figura 2.

Figura 2. Plantilla de talento humano.

2. Calculadora de minutos: Es la herramienta que facilita el clculo de los minutos de


manera automtica de medidas de tiempo superiores; es decir, convierte horas y das
en minutos, esta herramienta se encuentra en el archivo Excel PLANTILLA DE
TALENTO HUMANO en la hoja denominada CALCULADORA MINUTOS como
se muestra en la Figura 3.

Figura 3. Calculadora de minutos.

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Instructivo

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3. Matriz de verbos: Esta herramienta permite identificar los verbos ms utilizados y


que tienen una relacin directa con el rol que ejecuta la actividad, esta herramienta se
encuentra en el archivo Excel PLANTILLA DE TALENTO HUMANO en la hoja
denominada MATRIZ DE VERBOS.

Figura 4. Matriz de verbos.

4. Ponderacin de actividades: Se contar con la herramienta denominada


PONDERACIN DE ACTIVIDADES dentro del archivo excel denominado
PLANTILLA DE TALENTO HUMANO, la cual se utiliza para ponderar el tiempo
mnimo y mximo para la ejecucin de actividades de complejidad baja, media y alta
en una sola actividad secuencial (ponderada) y agrupar su volumen. Ver Figura 5.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

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Figura 5. Ponderacin de actividades.


4.1.2 Ingreso de informacin en la Plantilla de Talento Humano

Una vez identificados las hojas de clculo que integran el archivo denominado PLANTILLA
DE TALENTO HUMANO, a continuacin se detalla cmo llenar cada una de sus secciones:
1. Seccin encabezado
Toda la informacin cargada en los instrumentos tcnicos, deber estar en letras
MAYSCULAS Y SIN TILDES. As mismo, todos los campos debern ser llenados para
obtener los resultados contemplados.
El ingreso de la informacin en los encabezados de cada instrumento tcnico se lo realizar
de conformidad a lo solicitado por cada uno de los formatos. Ver Figura 6.
PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha:

2015-07-15

Versin:

01

PLA N T ILLA D E T A LEN T O HU M A N O

Pgina:

1de 1

A O 2 0 16

Cdigo:

PRO-MDT-PTH-01FOR 06 EXT

N O M B R E D E LA IN S T IT UC I N :

N IV E L T E R R IT O R IA L:

M A C R OP R OC ESO:

T IP O D E P R O C E S O :

UN ID A D , P R O C E S O O P R O Y E C T O :

F EC H A :

Figura 6. Encabezado de la plantilla de talento humano.


Nota: Basado en la Norma Tcnica de Diseo de Reglamentos o Estatutos Orgnicos de Gestin Organizacional por Procesos.

Instructivo

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La siguiente informacin es una gua para llenar los campos de los encabezados que
permite la identificacin institucional y de sus unidades, proceso o proyectos en cada uno
de los instrumentos tcnicos de la Norma Tcnica de Planificacin del Talento Humano
descritos en el presente instructivo.
CAMPO

DESCRIPCIN

NOMBRE DE LA
INSTITUCIN

Se debe llenar con el nombre de la entidad registrado en el


SIITH.

NIVEL TERRITORIAL

Es la presencia de la entidad en el territorio, definido por la


Secretaria Nacional de Planificacin y Desarrollo
(SENPLADES) o de acuerdo al Estatuto orgnico vigente
de la institucin. Es el nivel al cual pertenece la unidad,
proceso o proyecto. Puede ser: central, zonal, distrital,
circuital o sus equivalentes.

MACROPROCESO

TIPO DE PROCESO
UNIDAD, PROCESO O
PROYECTO
FECHA

Se define segn el mapa de procesos de cada institucin,


es decir al nivel de reporte de la unidad.
Los tipos de procesos son: procesos gobernantes, procesos
sustantivos y procesos adjetivos.
Es el nombre de la unidad proceso o proyecto.
Fecha de la elaboracin del documento, debe estar en
formato aa/mm/dd.

2. Seccin A: Portafolio de productos y servicios


Contiene el portafolio de productos y servicios establecidos en el Estatuto Orgnico
Institucional, que se validar de manera conjunta por la UATH, la Unidad de Planificacin y/o
Procesos institucional. En el caso de proyectos se registrar el portafolio de productos y
servicios que se encuentren dentro del proyecto aprobado. Ver Figura 7.

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Instructivo

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Figura 7. Seccin A - Portafolio de productos o servicios.

Ejemplo: Para el ingreso de un producto. Ver Figura 8.


A
A
P OR T A F OL I O D E
P R OD U C T OS O
S ER VI C I OS
Absolucin de consult as
jur dicas

Figura 8. Producto de la Direccin de Capacitacin del Ministerio del Trabajo.

Previo al registro de informacin en la Plantilla de Talento Humano, se debe verificar que se


cuente con el Acta de validacin del portafolio de productos o servicios debidamente
suscrita.

3. Seccin B: Actividades secuenciales y tipo de actividad

Actividades secuenciales: Son acciones sucesivas y/o encadenadas que se


realizan en cada fase del proceso para el logro de un producto o servicio final; las
cuales comprenden actividades operativas y de gestin. stas deben ser expresadas
con verbos en infinitivo (ar, er, ir) que pueden tomarse de la Matriz de Verbos. Ver
Figuras 9.

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Instructivo

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Figura 9. Seccin B - Actividades secuenciales.

La actividad es un conjunto de tareas que dan como resultado un producto intermedio y que
tienen relacin directa con cada una de las etapas del proceso. Son medibles o
cuantificables y darn como resultado un producto intermedio igualmente cuantificable.
La tarea se puede conceptualizar como un trabajo que se realiza en poco tiempo, con poca
variedad. No debe confundirse actividades con tareas. Ver Figura 10.

Figura 10. Ejemplo de diferenciacin de actividad y tarea.

Instructivo

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Tipo de actividad: De cada actividad secuencial se determina si la actividad es


operativa o de gestin, para lo cual se toma en cuenta las caractersticas detalladas a
continuacin:

Figura 11. Tipo de actividad.

a) Actividad operativa: De forma general est atada a los roles de ejecucin y


coordinacin de procesos, ejecucin y supervisin de procesos, ejecucin de
procesos y ejecucin de procesos de apoyo tecnolgico.
Caractersticas:
Se basa en un protocolo.
Accin susceptible de estandarizacin o automatizacin.
Su frecuencia y tiempo es regular y continua.
Su ejecucin requiere la aplicacin de conocimientos normalizados.

b) Actividad de gestin: Este tipo de actividades indican acciones que inciden en la


definicin, control o decisin y est atada nicamente al rol de direccin.
Caractersticas:
Su frecuencia y tiempo es variable.

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Instructivo

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Su ejecucin requiere la aplicacin de competencias en un nivel alto de


liderazgo y toma de decisiones.
Ejemplo de ingreso del tipo de actividad. Ver figura 12.

Figura 12. Tipo de actividad: Operativo o de gestin.

4. Seccin C: Producto o servicio intermedio obtenido de la actividad


En esta columna se detallar el resultado o evidencia de la ejecucin de una actividad
secuencial, el producto o servicio intermedio tiene la particularidad de ser cuantificable y/o
tangible, el conjunto de productos o servicios intermedios dan como resultados un producto
o servicio final.
Es el resultado de una actividad del proceso, como por ejemplo de planificar (plan),
hacer/ejecutar (informes de gestin), verificar (informe de cumplimiento de indicadores) y
aprobar (proyecto gestionado producto final); el conjunto de cada una de las actividades
genera como resultado el producto final. Ver Figura 13.

Instructivo

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Figura 13. Seccin C - Producto o servicio intermedio obtenido de la actividad.

5. Seccin D: Frecuencia
Es un dato referencial respecto a la periodicidad o intervalo de tiempo para la ejecucin de
una actividad y obtencin de un producto o servicio intermedio (diario, semanal, quincenal,
mensual, trimestral, semestral, anual). Ver Figura 14.

Figura 14. Seccin D- Frecuencia.

La frecuencia se seleccionar de una lista de validacin ubicada en la seccin D,


para cada actividad registrada, se debe colocar la frecuencia en la celda
correspondiente del archivo, en base a los siguientes parmetros:

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Instructivo

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Diario mes integral: Opcin que ser utilizada en el caso de aquellas actividades de
continua demanda, como es el caso de los servicios mdicos, los cuales deben estar
disponibles los 365 das del ao que incluye la semana ordinaria, sbados, domingos
y feriados.
Diario ordinario: Opcin que ser utilizada para aquellas actividades de demanda
diaria, en das ordinarios de trabajo o semana ordinaria de trabajo; es decir de lunes
a viernes.
Semanal: Opcin para aquellas actividades que se llevan a cabo en la semana
laboral de 40 horas.
Quincenal: Opcin para aquellas actividades que se lleven a cabo en dos semanas
laborales.
Mensual: Opcin para aquellas actividades que se lleven a cabo dentro de los 20
das hbiles del mes.
Trimestral: Opcin para aquellas actividades que se lleven a cabo dentro de 3
meses.
Semestral: Opcin para aquellas actividades que se lleven a cabo dentro de 6
meses.
Anual: Opcin para aquellas actividades que se lleven a cabo dentro de un ao.
La frecuencia se establecer de acuerdo al perodo de cada actividad secuencial y no al
producto o servicio final, por lo tanto cada producto intermedio puede tener una frecuencia
distinta.
6. Seccin E: Volumen - Nmero de productos o servicios intermedios
Indica la cantidad total de productos o servicios intermedios que se ejecutan segn la
frecuencia registrada en la columna correspondiente (de manera diaria, semanal, quincenal,
etc.) dependiendo de su demanda y particularidad. Ver Figura 15.

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Instructivo

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Figura 15. Seccin E Volumen - nmero de productos o servicios intermedios.

El volumen que se ingrese para cada actividad debe tener un sustento verificable con data
histrica o determinar claramente la fuente de informacin verificable para su registro.
7. Seccin F: Tiempo de ejecucin en minutos por producto o servicio intermedio
Detalla los minutos efectivos para la ejecucin de cada actividad secuencial, sin considerar
situaciones externas que se den ocasionalmente. Entendindose como tiempo efectivo al
que propiamente se dedica a la actividad, sin intervencin de otras actividades que podran
ser parte de otros procesos de la unidad, no debe incluir tiempo de transporte y esperas.
Ver Figura 16.

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Instructivo

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Figura 16. Seccin F - Tiempo de ejecucin en minutos por producto o servicio intermedio.

Para la determinacin del tiempo, se debe considerar en el levantamiento a un servidor


experimentado en realizar la actividad, para tal efecto, se establecer el tiempo requerido
para su ejecucin de considerando el tiempo efectivo.
Para el levantamiento de los tiempos de las actividades podrn utilizarse los mtodos del
tiempo cronometrado y la observacin directa (muestreo del trabajo).
a) Tiempo mnimo: Es el menor tiempo que usualmente (o en la mayor cantidad de
ocasiones) le toma al servidor ejecutar la actividad.
b) Tiempo mximo: Es el tiempo ms prolongado que usualmente (o en la mayor
cantidad de ocasiones) le toma al servidor en ejecutar la actividad.
Los tiempos deben ser establecidos considerando cada producto o servicio intermedio y no
el total del volumen.
NOTA: Excepcionalmente se identificarn como actividades secuenciales con diferente
nivel de complejidad a aquellas acciones cuyo tiempo de ejecucin es muy diferente y
distanciado entre los minutos mnimos y mximos empleados para el logro del producto o
servicio intermedio para lo cual se deber tomar en cuenta la siguiente valoracin:

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Instructivo

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De complejidad baja: Actividades formalizadas mediante informacin, formatos y/o


insumos preestablecidos.

De complejidad media: Actividades en campos diversos y no establecidos, que


cuentan con informacin solo indicativa.

De complejidad alta: Actividades que requieren desarrollar y crear nuevas maneras


de ejecutar las labores generando formatos, procedimientos, elementos y acciones
adaptadas a entornos concretos.

Para poder establecer el tiempo mnimo y mximo de las actividades secuenciales con
diferente nivel de complejidad, se contar con la herramienta denominada PONDERACIN
DE ACTIVIDADES dentro del archivo excel denominado PLANTILLA DE TALENTO
HUMANO, la cual se utiliza para ponderar el tiempo de ejecucin de actividades de
complejidad baja, media y alta en una sola actividad secuencial (ponderada) y suma o
agrupa el volumen, cuyos resultados sern los que se trasladen a la plantilla de talento
humano. Ver Figura 17.

Figura 17. Ponderacin de actividades secuenciales - complejidad baja, media y baja.

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Instructivo

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Ejemplo ilustrativo:
De acuerdo a la figura 16, el producto absolucin de consultas en materia de contratacin
pblica, una de sus actividades es emitir criterio jurdicos; existirn criterios que no
requieran ms de unos pocos minutos y criterios que requerirn varias horas efectivas de
trabajo. En este caso los primeros se considerarn de complejidad baja, los segundos de
complejidad media y los terceros de complejidad alta; sin embargo, aqu variar su volumen
siendo los de complejidad baja ms frecuentes y los de complejidad alta, menos frecuentes.
En la seccin F denominada tiempo de ejecucin en minutos por producto o servicio
intermedio se activar un semforo si el tiempo mnimo o mximo excede de cuatrocientos
ochenta minutos (480). Ver Figura 18.

Figura 18. Tiempo de ejecucin en minutos por producto o servicio semforo.

8. Seccin G: Porcentaje de participacin del rol en la actividad


El responsable del levantamiento de la informacin de cada unidad, proceso o proyecto,
definir el porcentaje de participacin de los roles por cada actividad.

Para la definicin de los roles, se debe considerar lo establecido en la Norma Tcnica del
Subsistema de Clasificacin de Puestos. Ver Figura 19.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

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Figura 19. Seccin G - Porcentaje de participacin del rol en la actividad.

Para identificar el porcentaje de participacin por rol, se adjunta la siguiente tabla como
referencia. Ver Figura 20.

Figura 20. Porcentaje de participacin del rol en la actividad.

Validacin: Esta columna tendr una semaforizacin, la cual en la sumatoria de los


porcentajes de la participacin por roles debe ser igual al 100%, caso contrario se
indicar con formas y colores distintos el error para ser corregido. Ver Figura 21.

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Instructivo

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Figura 21. Semaforizacin de la validacin del dimensionamiento de roles.

El semforo tiene 3 alertas con su respectivo color, los cuales son:

Un visto verde significa que la suma de los porcentajes en los roles es igual al 100%.

Un smbolo de exclamacin amarillo significa que la suma de los porcentajes en los


roles es menor al 100%.

Una equis roja significa que la suma de los porcentajes en los roles es mayor al
100%. Ver Figura 22.

Cuando la suma de los porcentajes es


igual al 100%
Cuando la suma de los porcentajes
supera el 100%
Cuando la suma de los porcentajes no
alcanza el 100%

Figura 22. Semaforizacin de la Validacin.

9. Reporte de brecha
En la parte final del archivo de Excel denominado Plantilla de Talento Humano" podremos
encontrar la seccin denominada REPORTE DE BRECHAS el cual indica el nmero
actual y propuesto de servidores por el rol o cargo que desempean dentro de la unidad o

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

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proyecto. Es necesario llenar en el campo sealado la cantidad de personas por cada rol con
los que actualmente cuenta la unidad, proceso o proyecto. Ver Figura 23.

Figura 23. Reporte de brechas.

La informacin referente a la situacin actual en cuanto al rol se deber llenar de acuerdo al


distributivo de personal actualizado de cada institucin, mismo que para que sea vlido,
debe estar registrado en el SIITH.

Brecha: Identificar la diferencia entre el nmero de servidores actual y el nmero de


servidores propuesto.

Servidores requeridos: Es cuando la diferencia entre la situacin propuesta y la


situacin actual evidencia falta de servidores.

Servidores excedentes: Es cuando la diferencia entre la situacin propuesta y la


situacin actual evidencia exceso de servidores.

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Instructivo

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Cuando el resultado es cero o permanecen vacos, significa que no hay brecha en el rol.
10. Conclusin para la UATH institucional
La plantilla de talento humando, genera automticamente una conclusin general a ser
considerada por parte de la UATH Institucional, considerando los resultados previos. Ver
Figura 24.

Figura 24. Reporte de brechas Conclusin para la UATH.

Las conclusiones para la UATH pueden ser de acuerdo a los resultados de las brechas obtenidos en
la plantilla de talento humano y son:

REALIZAR VERIFICACIN: La unidad o proceso interno deber presentar respaldos fsicos


y/o digitales de los datos empleados en su plantilla, para validar y justificar la brecha
resultante. Realizar optimizacin del talento humano por cada rol.

NO HAY INCREMENTO DE SERVIDORES: De acuerdo a la brecha general de la unidad o


proceso interno, sin embargo, revisar si se debe realizar optimizacin del talento humano por
cada rol, de ser el caso.

INCREMENTO DE SERVIDORES: De acuerdo a la informacin la unidad o proceso interno


es superior al nmero actual, segn a la brecha general obtenida. Se deber realizar la
optimizacin del talento humano por cada rol, priorizando los movimientos de personal antes
de seleccionar los diferentes campos de gestin de talento humano mencionados en la
Norma Tcnica del Subsistema de Planificacin del Talento Humano.

11. Firmas de responsabilidad


Finalmente, la plantilla contar con las firmas de responsabilidad de los involucrados en el
levantamiento de la informacin, quienes son:

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Responsable de la unidad, proceso o proyecto

Responsable de la UATH Institucional.

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4.2 CAPTULO 2: Plan de optimizacin y racionalizacin del talento humano


El objetivo de este captulo es determinar la forma en cmo ingresar y analizar la informacin
en cada uno de los instrumentos tcnicos que forman parte del plan de optimizacin y
racionalizacin del talento humano que son los siguientes:

Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales

Lista de asignaciones para traslados administrativos a otras unidades o procesos


internos

Lista de asignaciones para traspasos de puestos a otras unidades o instituciones

Lista de asignaciones para comisiones de servicio con remuneracin para la


presentacin de servicios en otras instituciones

Lista de asignaciones para habilitacin de partidas vacantes

Lista de asignaciones para contratos de servicios ocasionales

Lista de asignaciones para supresiones de puestos

Lista de asignaciones para creaciones de puestos

Lista de asignaciones para desvinculaciones de personal

Informe de optimizacin y racionalizacin por nivel territorial

Informe del plan consolidado de la planificacin del talento humano

4.2.1 Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales


La informacin obtenida de la Plantilla de Talento Humano de cada unidad, proceso o
proyecto deber ser considerada por niveles territoriales (central, zonal, distrital, circuital o
sus equivalentes), y consta de las siguientes columnas de informacin:

Estructura orgnica institucional.


Proceso.
Unidad Administrativa

Situacin actual.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 28 de 47

Nmero de puestos de nivel jerrquico superior.


Nmero de puestos bajo el rol actual.

Situacin propuesta.
Nmero de puestos de nivel jerrquico superior.
Nmero de puestos bajo el rol propuesto.

Reportes por unidad, proceso o proyecto.

A continuacin se detalla cada uno de los campos identificados. Ver Figura 24.

Figura 24. Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales

La informacin de la matriz se deber llenar y completar con las siguientes secciones:


1. Estructura orgnica institucional: Para trasladar la informacin de la plantilla, es
necesario previamente establecer e identificar el tipo de proceso (gobernante,
adjetivo o sustantivo) y la unidad administrativa de acuerdo a la estructura orgnica
por nivel territorial. Ver Figura 25.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 29 de 47

Figura 25. Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales Estructura Orgnica
Institucional.

En la columna de proceso se debe seleccionar al que pertenece:

Proceso gobernante

Proceso sustantivo

Proceso Adjetivo

2. Situacin actual: En esta seccin la UATH institucional establecer todos los


puestos con los que cuenta actualmente cada unidad, proceso o proyecto,
identificando los siguientes puntos:

En primer lugar el nmero de puestos del Nivel Jerrquico Superior, de


acuerdo a la estructura orgnica institucional y la informacin del Sistema
Integrado de Informacin del Talento Humano SIITH que debe estar
actualizado.

Y como segundo paso se debe identificar el nmero de puestos bajo cada uno
de los roles dentro de la unidad, proceso o proyecto el cual se lo puede
obtener de manera directa de la situacin actual identificada previamente en la
plantilla de talento Humano en la columna de reporte de brechas en la
situacin actual. Ver Figura 26.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 30 de 47

Figura 26. Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales Situacin
actual.

3. Situacin propuesta: Se ingresar la informacin obtenida en el Reporte de


Brechas de la Plantilla del Talento Humano en la columna Situacin
Propuesta, considerando el nmero de puestos bajo el rol dentro de la unidad.
Es necesario considerar que la informacin del Nivel Jerrquico Superior se
trasladar automticamente de la situacin actual al nmero de puestos de Nivel
Jerrquico Superior, tomando en cuenta que estos puestos corresponden a la
Estructura de la Institucin. nicamente se considerar la informacin desde los roles
de Direccin hacia abajo. Ver Figura 27.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 31 de 47

Figura 27. Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales Situacin propuesta.

En las celdas inferiores de la Matriz de Planificacin del Talento Humano por Niveles
Territoriales, se encuentra la informacin consolidada de la situacin actual y situacin
propuesta de acuerdo al nivel territorial que pertenece, sta informacin se genera
automticamente y permite visualizar el nmero de puestos por roles, tanto del Nivel
Jerrquico Superior como tambin de los que se encuentran bajo escala de 20 grados de la
LOSEP. Ver Figura 28.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 32 de 47

Figura 28. Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales Resultados de
situacin actual y propuesta NJS y escala de 20 grados.

Para registrar la informacin requerida que corresponde a Obreras y Obreros sujetas al


Cdigo del Trabajo y el personal que consten bajo otros regmenes especiales a nivel
territorial, se deber extraer del SIITH, identificando el nmero total en la columna
denominada situacin actual, mientras que en la situacin propuesta se generar
automticamente segn los datos ingresados en la situacin propuesta. Ver Figura 29.

Figura 29. Matriz de planificacin del talento humano por niveles territoriales Cdigo del Trabajo y
otros regmenes.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 33 de 47

4. Reporte de brecha por unidad, proceso o proyecto: Es el resultado expuesto


luego de ingresar la situacin actual y propuesta por unidad administrativa, que se
calcula automticamente y establecer el nmero de servidores requeridos o el
nmero de servidores excedentes. Si no existen brechas como resultado de la
comparacin de la situacin actual y propuesta las celdas permanecern vacas. Este
reporte se encuentra en la parte derecha de la Matriz de Planificacin del Talento
Humano por Niveles Territoriales. Ver Figura 30.

P LA N D E OP TI M I ZA C I N Y R A C I ON A LI ZA C I N D EL TA LEN TO H U M A N O S EG N B R EC H A S
REPORTE
DE BRECHAS POR UNIDAD, PROCESO O PROYECTO

Servidores
requeridos

Servidores
excedentes

Servidores
excedentes

Servidores
excedentes

Servidor
requerido

Ejecucin de procesos de
apoyo y tecnolgico

Servidores
requeridos

Servidor
requerido

Info rme de
o ptimizaci n M DT-001

Servidor
requerido

Servidores
requeridos

Brecha

Observaciones

Apoyo administrativo

Observaciones

Brecha

Brecha

Observaciones

Ejecucin de procesos

Observaciones

Brecha

Observaciones

Brecha

Direccin

Ejecucin y coordinacin de Ejecucin y supervisin de


procesos
procesos

Servidor
excedente

Figura 30. Reporte de brechas por unidad, proceso o proyecto.

En base a los resultados del reporte de brechas por unidad, proceso o proyecto, se
proceder con un anlisis integral institucional por parte de la UATH por cada nivel territorial
de manera ascendente (considerando su presencia a nivel: circuital, distrital, zonal, central o
sus equivalentes) respecto a necesidades de las unidades, procesos o proyectos y/o
perfiles, tanto de excedentes como de requerimiento de servidores.
Ejemplo, en la Figura 30, se muestra la conformacin que puede tener un Distrito, en este
caso presenta 4 unidades administrativas internas, con su resultado de brechas de personal
tanto de excedentes como requeridos, para lo cual se deber realizar el anlisis de perfil de
puestos en relacin al perfil del servidor para ejecutar como prioridad los movimientos de
personal establecidos en la Norma Tcnica del Subsistema de Planificacin del Talento
Humano.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 34 de 47

Simbologa:
Servidores requeridos dentro de la unidad
Servidores excedentes dentro de la unidad
Indica los posibles movimientos de personal entre
unidades.
Figura 30. Ejemplo de resultado de las necesidades de las unidades (excedentes y/o requerimiento
de servidores), identificados en un Distrito.

4.2.2. Anlisis de resultados y elaboracin de listas de asignaciones


Una vez realizado el anlisis de resultados de la Matriz de Planificacin del talento humano
por nivel territorial, se proceder a elaborar las listas de asignaciones, segn las
necesidades de la institucin y el orden de priorizacin de los campos de gestin del talento
humano.
A continuacin de detalla el orden de las listas de asignaciones descritas en la Norma
Tcnica.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 35 de 47

Listas de asignaciones de Traslados administrativos a otras unidades o procesos


internos.

Listas de asignaciones de Traspasos de puestos entre unidades o instituciones.

Listas de asignaciones de Comisiones de servicio con remuneracin para la


prestacin de servicios en otras instituciones.

Listas de asignaciones de Habilitacin de partidas vacantes.

Listas de asignaciones de Contratos de servicios ocasionales.

Listas de asignaciones de Supresin de puestos.

Listas de asignaciones de Creacin de puestos.

Listas de asignaciones de Desvinculacin de personal.

En general el formato de las listas de asignaciones es similar, las celdas que se presentan
en color blanco son para el ingreso de informacin, mientras que las que presentan un color
gris se generan de manera automtica. Ver Figura 31 y 32.

Figura 31. Ejemplo de registro de informacin en la lista de asignaciones.

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 36 de 47

Figura 32. Ejemplo de registro de informacin en la lista de asignaciones.

1. Traslados administrativos a otras unidades o procesos internos


Los traslados administrativos institucionales se realizarn siempre y cuando no implique
cambio de domicilio, exista una vacante en la unidad a la que va a trasladarse, ambos
puestos tengan igual remuneracin, que el servidor a trasladarse cumpla con los requisitos
del puesto y que el traslado no implique menoscabo de sus derechos y normativa vigente.
Una vez realizado el anlisis adecuado, el traslado debe registrarse en las celdas
correspondientes del formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 06 EXT. Ver Figura 33.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 37 de 47

Fecha:

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

2015-07-23

Versin: 01

LISTA DE ASIGNACIONES PARA TRASLADOS ADMINISTRATIVOS A OTRAS UNIDADES O PROCESOS INTERNOS

AO - 2016

Pgina: 1 de 1
Cdigo:

PRO-M DT-PTH-01 FOR 06 EXT

NIVEL TERRITORIAL:

INSTITUCIN:

FECHA:

D E T A LLE ( Z o na / C irc uit o / D is t rit o o e quiv a le nt e s ) :

PARTIDA GENERAL:
SITUACIN ACTUAL
A pe llido s y
no m bre s

No.

C dula

Unida d
a dm inis t ra t iv a

P a rt ida
indiv idua l

P ue s t o
ins t it uc io na l

SITUACIN PROPUESTA

G rupo
o c upa c io
na l

Unida d
R .M .U
a dm inis t ra t iv a

Rol

P a rt ida
indiv idua l

P ue s t o
ins t it uc io na l

G rupo
o c upa c io na l

Rol

R .M .U

TOTAL TRASLADOS

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 33. Lista de asignaciones para traslados administrativos

2. Traspasos de puestos a otras unidades o instituciones


Para generar traspasos administrativos se observar la normativa legal vigente
(LOSEP Art. 37; Reglamento General de la LOSEP Arts. 69 y 70; Norma Tcnica de
Subsistema de Planificacin de Talento Humano Arts. 24 y 25), y se registrar en el
formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 07 EXT, Ver Figura 34.

Fecha:

2015-07-23

Versin:

01

LISTA DE ASIGNACIONES PARA TRASPASOS DE PUESTOS A OTRAS UNIDADES O INSTITUCIONES

Pgina:

1 de 1

AO 2016

Cdigo:

PRO-M DT-PTH-01 FOR 07 EXT

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

INSTITUCIN:

NIVEL TERRITORIAL:

DETALLE (Zonal/Distrito/Circuito/ o sus equivalentes):

FECHA:

PARTIDA GENERAL:
No.

A pe llido s y N o m bre s

C dula

Unida d
a dm inis t ra t iv a

P a rt ida indiv idua l

P ue s t o
ins t it uc io na l

G rupo o c upa c io na l

G ra d
o

Rol

R .M .U

T ipo de
t ra s pa s o

Traspasos institucionales

N o t a : En la celda correspondient e a Unidad int erna o inst it ucin de dest ino, si an no se ha ident if icado el dest ino se est ablecer que: " Est en Proceso"

Traspasos interinstitucionales

Unida d int e rna o


ins t it uc i n de de s t ino

0
0

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 34. Lista de asignaciones para traspasos de puestos

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 38 de 47

La UATH remitir al Ministerio de Trabajo el listado de traspasos de puestos a otras


instituciones en el caso de contar con excedente de puestos con el fin de generar una base
de dato que podr ser utilizada para optimizacin y racionalizacin a nivel interinstitucional.

3. Comisiones de servicio con remuneracin para la presentacin de servicios en


otras instituciones
Para fines de cierre de brechas, los servidores que se encuentran en comisin de servicios
con remuneracin debern reintegrarse a su institucin de origen, y en caso de no hacerlo
se generar el respectivo informe de acuerdo a lo previsto en la Norma Tcnica del
Subsistema de Planificacin del Talento Humano en el artculo 24 literal a.3); los servidores
que se reintegran sern identificados mediante el formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 08
EXT. Ver Figura 35.

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO


LISTA DE ASIGNACIONES PARA COMISIONES DE SERVICIO CON REMUNERACIN PARA LA PRESENTACIN DE
SERVICIOS EN OTRAS INSTITUCIONES.

AO 2016

Fecha:

2015-07-23

Versin:

01

Pgina:

1 de 1

Cdigo: P RO-M DT-P TH-01FOR 8 EXT

INSTITUCIN:

NIVEL TERRITORIAL:

DETALLE (Zonal/Distrito/Circuito/ o sus equivalentes):

FECHA:

PARTIDA GENERAL:
No.

A pe llido s y no m bre s

C dula

Unida d
a dm inis t ra t iv a de
o rige n

P a rt ida
indiv idua l

P ue s t o
ins t it uc io na l

G rupo
o c upa c io na l

Rol

R .M .U

Ins t it uc i n
o rige n

Ins t it uc i n
re c e pt o ra

S e re int e gra

TOTAL COMISIONES DE SERVICIOS QUE SE REINTEGRAN

TOTAL COMISIONES DE SERVICIOS QUE NO SE REINTEGRAN

TOTAL COMISIONES DE SERVICIOS

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 35. Lista de asignaciones para comisiones de servicio con remuneracin.


Nota: Las comisiones de servicio sin remuneracin no se tomarn en cuenta para el cierre de brechas y el cierre de brechas se lo realizar con personal
bajo contrato de servicios ocasionales y de acuerdo a la normativa vigente.

4. Habilitacin de partidas vacantes


Una vez agotados los movimientos de personal las UATH podrn habilitar partidas vacantes
en base a los resultados de la Plantilla y a la Matriz de Talento Humano para el cierre de
brechas de acuerdo al formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 09 EXT. Ver Figura 36.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 39 de 47

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO


LISTA DE ASIGNACIONES PARA HABILITACIN DE PARTIDAS VACANTES

AO

2016

INSTITUCIN:

Fecha:

2015-07-23

Versin:

01

Pgina:

1 de 1

Cdigo:

PRO-M DT-PTH-01 FOR 09 EXT

NIVEL TERRITORIAL:
FECHA:

D ET A LLE ( Z o nal/ D ist r it o / C ir cuit o / o sus eq uivalent es) :

PARTIDA GENERAL:
No.

Unida d a dm inis t ra t iv a

P a rt ida indiv idua l

P ue s t o ins t it uc io na l

G rupo o c upa c io na l

Rol

G ra do

R .M .U

TOTAL DE PARTIDAS PRESUPUESTARIAS A HABILITAR

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 36. Lista de asignaciones para habilitacin de partidas vacantes

Las partidas presupuestarias podrn ser habilitadas en base al resultado del informe tcnico
realizado por la UATH de la institucin la cual basar su anlisis en las directrices emitidas
por el Ministerio del Trabajo y el Ministerio de Finanzas, el mismo que ser puesto a
consideracin de la Autoridad Nominadora para su aprobacin y hacerlas efectivas.
5. Contratos de servicios ocasionales
Se realizar siempre y cuando la institucin haya agotado todos los movimientos de
personal, lo cual deber estar justificado de conformidad a lo solicitado en el Acta de
Responsabilidad de Identificacin de Campos de Gestin del Talento Humano, y cuente con
recursos presupuestarios. La solicitud estar sustentada en los resultados de la Plantilla del
Talento Humano. La contratacin de personal ser mediante el formulario PRO-MDT-PTH01 FOR 10 EXT. Ver Figura 37.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 40 de 47

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha:

2015-07-23

Versin:

01

LISTA DE ASIGNACIONES PARA SUPRESIONES DE PUESTOS

Pgina:

1 de 1

AO 2016

Cdigo:

PRO-MDT-PTH-01FOR 11EXT

INSTITUCIN:

NIVEL TERRITORIAL:
FECHA:

D ET A LLE ( Z o nal/ D ist r it o / C ir cuit o / o sus eq uivalent es) :

PARTIDA GENERAL:
N

A pe llido s y N o m bre s

C dula

Unida d
a dm inis t ra t iv a

P a rt ida
indiv idua l a
s uprim irs e

P ue s t o
ins t it uc io na l

G rupo
o c upa c io na l

Rol

R .M .U

A o s de
s e rv ic io e n e l
s e c t o r pblic o

M o nt o de la
inde m niza c i n
$0

$0

$0

Salario bsico unificado del


trabajador priv ado a la fecha:

TOTAL PUESTOS:

$ 354,00

TOTAL INDEMNIZACIONES:

$0

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 37. Lista de asignaciones para contratos de servicios ocasionales.

6. Supresiones de puestos
Para la supresin de puestos es necesario haber agotado todos los movimientos de
personal. Una vez verificado lo anterior, se establecer el listado de la nmina de puestos
sujetos a supresin, as como los titulares de los mismos mediante el formulario PRO-MDTPTH-01 FOR 11 EXT. Tomando en cuenta las polticas establecidas en el Procedimiento de
la Norma Tcnica de Planificacin del Talento Humano. Ver Figura 38.
PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha:

2015-07-23

Versin:

01

LISTA DE ASIGNACIONES PARA SUPRESIONES DE PUESTOS

Pgina:

1 de 1

AO 2016

Cdigo:

PRO-MDT-PTH-01FOR 11EXT

INSTITUCIN:

NIVEL TERRITORIAL:
FECHA:

D ET A LLE ( Z o nal/ D ist r it o / C ir cuit o / o sus eq uivalent es) :

PARTIDA GENERAL:
N

A pe llido s y N o m bre s

C dula

Unida d
a dm inis t ra t iv a

P a rt ida
indiv idua l a
s uprim irs e

P ue s t o
ins t it uc io na l

G rupo
o c upa c io na l

Rol

R .M .U

A o s de
s e rv ic io e n e l
s e c t o r pblic o

M o nt o de la
inde m niza c i n
$0

$0

$0

Salario bsico unificado del


trabajador priv ado a la fecha:

TOTAL PUESTOS:

$ 354,00

TOTAL INDEMNIZACIONES:

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 38. Lista de asignaciones para supresiones de puestos

0
$0

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 41 de 47

7. Creaciones de puestos
Las creaciones de puestos se realizarn siempre y cuando la institucin haya agotado todos
los movimientos de personal y la institucin cuente con los recursos presupuestarios
correspondientes o, en su defecto, se cubran con los recursos asignados para la
contratacin de personal bajo la modalidad de servicios ocasionales, a fin de que no se
incremente la masa remunerativa institucional en el rubro de gasto corriente.
En este caso, podr incorporar personal bajo la modalidad de servicios ocasionales por
contrato por un perodo mximo de veinticuatro meses, tiempo en el cual y siempre y
cuando se trate de actividades permanentes, la institucin podr crear los puestos
requeridos y convocar a concurso de mritos y oposicin. A continuacin en la Figura 39,
se detalla el formulario para la creacin de puestos PRO-MDT-PTH-01 FOR 12 EXT.
PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO
LISTA DE ASIGNACIONES PARA CREACIONES DE PUESTOS

AO

2016

2015-07-23

Versin:

01

Pgina:

1 de

Cdigo: P RO-M DT-P TH-01FOR 12 EXT

INSTITUCIN:

NIVEL TERRITORIAL:
FECHA:

D E T A LLE ( Z o na l/ D is t rit o / C irc uit o / o s us e quiv a le nt e s ) :

No.

Fecha:

P ue s t o
ins t it uc io na l

Unida d a dm inis t ra t iv a

N De
pue s t o s

C O S T O R E M UN E R A T IV O A N UA L
G rupo o c upa c io na l

Salario bsico unificado del


trabajador priv ado a la fecha:

Rol

R .M .U

R .M .U
a nua l

D c im o
t e rc e ro

D c im o
c ua rt o

F o ndo s de
re s e rv a

A po rt e
pa t ro na l

TOTAL NMERO DE CREACIN DE PUESTOS:

$ 354,00

TOTAL DE COSTO REMUNERATIVO:

T o tal

0
$0

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 39. Lista de asignaciones para creaciones de puestos

8. Desvinculaciones de puestos
Para proceder a establecer personal en condiciones de desvinculacin, se tiene que agotar
todas las acciones previstas en el artculo 24 de la Norma Tcnica del Subsistema de
Planificacin de Talento Humano.
Para establecer el detalle del personal en condiciones de desvinculacin se deber
considerar la siguiente informacin mediante el formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 13 EXT.
Ver figura 40.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 42 de 47

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha:

2015-07-23

Versin:

01

Pgina:

LISTA DE ASIGNACIONES PARA DESVINCULACIONES DE PERSONAL

AO 2016

1 de

Cdigo:

PRO-M DT-PTH-01 FOR 13 EXT

NIVEL TERRITORIAL:

INSTITUCIN:

FECHA:

D E T A LLE ( Z o na l/ D is t rit o / C irc uit o / o s us e quiv a le nt e s ) :

PARTIDA GENERAL:

No.

A pe llido s y
N o m bre s

C dula

Unida d
a dm inis t ra t iv a

P a rt ida
indiv idua l

P ue s t o
ins t it uc io na l

G rupo
o c upa c io na l

Rol

R .M .U

R gim e n
la bo ra l

M o da lida d de
de s v inc ula c i n

T ie m po
en el
s e rv ic io
pblic o

TOTAL DESVINCULACIONES
TOTAL INDEMNIZACIONES

M o nt o de
inde m niza c i n

0
$ 0,00

______________________________________________
Responsable de la UATH

Figura 40. Lista de asignaciones para desvinculaciones de personal.

Es importante mencionar que las desvinculaciones seguirn las polticas establecidas en el


Procedimiento de la Norma Tcnica del Subsistema de Planificacin del Talento Humano.
4.2.3 Generacin de Informe de optimizacin y racionalizacin por nivel territorial
Este informe se generar de manera automtica una vez integrada la informacin en la
Matriz del talento humano por nivel territorial y el anlisis de brechas realizadas en
cada una de las Listas de asignaciones.
El informe de optimizacin y racionalizacin consta de 3 secciones, segn se detalla a
continuacin:

Anlisis de brechas por proceso, segn la situacin actual, propuesta y las brechas
de personal en excedencia y requerido, por nivel territorial.

Anlisis de brechas por rol, segn la situacin actual, propuesta y las brechas de
personal en excedencia y requerido, por nivel territorial.

Contenido del Plan de optimizacin y racionalizacin, contiene la informacin de cada


uno de los campos de gestin del talento humano identificados por nivel territorial.

En la figura 41, se indica cada una de las secciones que contiene el informe de optimizacin
y racionalizacin del talento humano por nivel territorial.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 43 de 47

Fecha:

PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

2015-07-23

Versi n: 01

IN F OR M E D E OPT IM IZ A C IN Y R A C ION A LIZ A C IN POR N IV EL T ER R IT OR IA L

P gina: 1de

A O - 2 0 16

Cdigo: PRO-MDT-PTH-01FOR 14 EXT

INSTITUCIN:

NIVEL TERRITORIAL:

D E T A LLE
( Z o na l/ D is t rit o / C irc uit o / o s us

FECHA:
R ECBRECHAS
HA S POR PR OCPOR
ESOS PROCESO
ANLISIS BDE

PR OC ESOS

SIT U A C IN A C T U A L

SIT U A C IN PR OPU EST A

B R EC HA

Gobernante

Sustantivo

Adjetivo

B R EC HA IN ST IT U C ION A L GEN ER A L

ANLISIS BDE
BRECHAS
R EC HA
S POR R OL POR ROL
R OL

SIT U A C IN A C T U A L

SIT U A C IN PR OPU EST A

B R EC HA

Nivel Jerrquico Superior

Ejecucin y coordinacin de procesos

Ejecucin y supervisin de procesos

Ejecucin de procesos

Ejecucin de procesos de apoyo y tecnolgico

Ejecucin de procesos de apoyo y tecnolgico

B R EC HA IN ST IT U C ION A L GEN ER A L

CONTENIDO DEL PLAN DE OPTIMIZACIN Y RACIONALIZACIN


C A M POS D E GEST IN D EL T A LEN T O HU M A N O

N C A M POS D E GEST IN

Lista de asignaciones para traslados administrativos a otras unidades o procesos internos

Lista de asignaciones para traspasos internos

Lista de asignaciones para traspasos a otras instituciones

Lista de asignaciones para comisiones de servicio con remuneracin para la presentacin de servicios en otras instituciones.

Lista de asignaciones para contratos de servicios ocasionales

Lista de asignaciones para habilitacin de partidas vacantes

Lista de asignaciones para creaciones de puestos

Lista de asignaciones para supresiones de puestos

Lista de asignaciones para desvinculaciones de personal

T OT A L C A M POS D E GEST IN D EL T A LEN T O HU M A N O

____________________________________

_____________________________

F IR M A

F IR M A

R ESPON SA B LE D E LA U A T H

A U T OR ID A D R ESPON SA B LE

APELLIDOS Y NOMBRES:

APELLIDOS Y NOMBRES:

PUESTO:

PUESTO:

Figura 41. Informe de optimizacin y racionalizacin por nivel territorial

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Instructivo

Pgina 44 de 47

El Informe de optimizacin y racionalizacin por nivel territorial, deber ser generado como
se indica en el formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 14 EXT.
El Contenido del Plan de Optimizacin y Racionalizacin, se encuentra en la parte inferior
del informe y genera los resultados del anlisis establecido en cada una de las listas de
asignaciones. Ver Figura 42.

CONTENIDO DEL PLAN DE OPTIMIZACIN Y RACIONALIZACIN


C A M POS D E GEST IN D EL T A LEN T O HU M A N O

N C A M POS D E GEST IN

Lista de asignaciones para traslados administrativos a otras unidades o procesos internos

Lista de asignaciones para traspasos internos

Lista de asignaciones para traspasos a otras instituciones

Lista de asignaciones para comisiones de servicio con remuneracin para la presentacin de servicios en otras instituciones.

Lista de asignaciones para contratos de servicios ocasionales

Lista de asignaciones para habilitacin de partidas vacantes

Lista de asignaciones para creaciones de puestos

Lista de asignaciones para supresiones de puestos

Lista de asignaciones para desvinculaciones de personal

T OT A L C A M POS D E GEST IN D EL T A LEN T O HU M A N O

Figura 42. Informe de optimizacin y racionalizacin por nivel territorial - Contenido del plan de
optimizacin y racionalizacin.

4.2.4 Informe del plan consolidado de la planificacin del talento humano


En el formulario PRO-MDT-PTH-01 FOR 15 EXT, se encuentra establecido el formato para
que la UATH pueda elaborar el plan consolidado de la planificacin del talento humano, en
el cual se consolida los informes de optimizacin y racionalizacin de cada nivel territorial
(central, zonal, distrital, circuital o sus equivalentes) en los que tenga presencia la entidad,
ingresando el nmero de brechas en las celdas identificadas con el color blanco, con el fin
de generar un nico reporte a nivel institucional.
El informe del plan consolidado de la planificacin del talento humano a nivel institucional,
se encuentra dividido en las siguientes secciones:

Consolidacin de brechas por procesos, por nivel territorial.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 45 de 47

Consolidacin de brechas por rol, por nivel territorial.

Consolidacin de optimizacin y racionalizacin, por nivel territorial.

La informacin se encuentra detallada en la Figura 43.


PLANIFICACIN DEL TALENTO HUMANO

Fecha:

2015-07-23

Versin: 01

IN F OR M E D EL PLA N C ON SOLID A D O D E LA PLA N IF IC A C IN D EL T A LEN T O HU M A N O

A O 2 0 16

Pgina: 1 de

Cdigo: PRO-MDT-PTH-01FOR 15 EXT

INSTITUCIN:
FECHA:

TIPOLOGA:

CONSOLIDACIN DE BRECHAS POR PROCESOS

A N LI SI S DE B RE CHA S P OR ROL

Z O N A L O SU E Q U I V A L E N T E

E QU I V A LE N T E

PR OC ESOS

BRECHA

BRECHA

SI T UACI

SI T UACI

BRECHA

SI T UACI N

SI T UACI N

ACT UAL

PROPUEST A

N ACT UAL

T OT A L B RE CHA

PROPUES

PROPUES

PROPUES

PROPUES

BRECHA

N
N ACT UAL

N ACT UAL

N ACT UAL

SI T UACI

SI T UACI

SI T UACI

T OT A L I N S T I T U C I ON A L

E QU I V A LE N T E

E QU I V A LE N T E

SI T UACI

SI T UACI
SI T UACI

C I R C U I T A L O SU

D I ST R I T A L O SU

C E N T R A L O SU

Gobernant e
Adjet ivo
Sust ant ivo
B R EC H A P OR
T ER R I T OR I O

CONSOLIDACIN DE BRECHAS POR ROL

ROL

Z O N A L O SU E Q U I V A L E N T E

E QU I V A LE N T E

R OL

BRECHA

BRECHA

SI T UACI

SI T UACI

BRECHA

SI T UACI N

SI T UACI N

ACT UAL

PROPUEST A

N ACT UAL

T OT A L B RE CHA

PROPUES

PROPUES

PROPUES

PROPUES

BRECHA

N
N ACT UAL

N ACT UAL

N ACT UAL

SI T UACI

SI T UACI

SI T UACI

T OT A L I N S T I T U C I ON A L

E QU I V A LE N T E

E QU I V A LE N T E

SI T UACI

SI T UACI
SI T UACI

C I R C U I T A L O SU

D I ST R I T A L O SU

C E N T R A L O SU

Nivel Jerrquico Superior


Ejecucin y coordinacin
de procesos
Ejecucin y supervisin de
procesos
Ejecucin de procesos
Ejecucin de procesos de
apoyo y t ecnolgico
Ejecucin de procesos de
apoyo y t ecnolgico
B R EC H A P OR
T ER R I T OR I O

CONSOLIDACIN OPTIMIZACIN Y RACIONALIZACIN


C A M P OS D E GES T I N

C E N T R A L O SU
E QU I V A LE N T E

Z O N A L O SU E Q U I V A L E N T E

D I ST R I T A L O SU

C I R C U I T A L O SU

T OT A L N C A M P OS D E

E QU I V A LE N T E

E QU I V A LE N T E

GES T I N

Traslados administ rat ivos

inst it ucionales
Traspasos administ rat ivos

inst it ucionales
Traspasos administ rat ivos

int erinst it ucionales


Comisiones de servicios en

ot ras inst it uciones


Cont rat os de servicios

ocasionales
Habilit acin de puest os

vacant es
Creacin de puest os

Supresiones de puest os

Desvinculaciones de
personal
T OT A L C A M P OS D E
GES T I N P OR

T ER R I T OR I O

____________________________________

____________________________________

FI R M A

FI R M A

R ES P ON S A B L E D E L A U A T H I N S T I T U C I ON A L

A U T OR I D A D N OM I N A D OR A

APELLIDOS Y NOMBRES:
CARGO:

APELLIDOS Y NOMBRES:
CARGO:

Figura 43. Informe del plan consolidado de planificacin del talento humano

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 46 de 47

1. Consolidacin de brechas por procesos: Contiene la situacin actual y propuesta


a nivel Central, Zonal, Distrital y Circuital, segn el tipo de proceso. Al final de la
consolidacin de informacin en las celdas en blanco de la tabla, se tendr el total de
brechas por procesos a nivel institucional. Ver Figura 44.

CONSOLIDACIN DE BRECHAS POR PROCESOS

A N LI SI S DE B RE CHA S P OR ROL

C E N T R A L O SU
E QU I V A LE N T E

PR OC ESOS

Z O N A L O SU E Q U I V A L E N T E

SI T UACI
SI T UACI
N

SI T UACI
BRECHA

N ACT UAL

SI T UACI
N

BRECHA

N ACT UAL
PROPUES

D I ST R I T A L O SU

C I R C U I T A L O SU

E QU I V A LE N T E

E QU I V A LE N T E

SI T UACI

SI T UACI

SI T UACI
N

BRECHA

N ACT UAL
PROPUES

SI T UACI
N

BRECHA

N ACT UAL
PROPUES

TOTA L I N S TI TU C I ON A L
SI T UACI N

SI T UACI N

ACT UAL

PROPUEST A

T OT A L B RE CHA

PROPUES

Gobernant e
Adjet ivo
Sust ant ivo
B R EC H A P OR
TER R I TOR I O

Figura 44. Informe del plan de consolidacin de la planificacin del talento humano - Brechas por
procesos

2. Consolidacin de brechas por rol: Contiene la situacin actual y propuesta a nivel


Central, Zonal, Distrital y Circuital, segn el rol. Al final de la consolidacin, se tendr
el total de brechas por rol a nivel institucional. Ver Figura 45.
CONSOLIDACIN DE BRECHAS POR ROL

ROL

C E N T R A L O SU
E QU I V A LE N T E

R OL

D I ST R I T A L O SU
Z O N A L O SU E Q U I V A L E N T E

SI T UACI
SI T UACI
N
N ACT UAL

SI T UACI
BRECHA

SI T UACI
N
N ACT UAL

PROPUES

C I R C U I T A L O SU

E QU I V A LE N T E

BRECHA

N
N ACT UAL

PROPUES

TOTA L I N S TI TU C I ON A L

E QU I V A LE N T E

SI T UACI
SI T UACI

SI T UACI
BRECHA

SI T UACI
N

BRECHA

N ACT UAL
PROPUES

SI T UACI N

SI T UACI N

ACT UAL

PROPUEST A

T OT A L B RE CHA

PROPUES

Nivel Jerrquico
Superior
Ejecucin y coordinacin
de procesos
Ejecucin y supervisin
de procesos
Ejecucin de procesos
Ejecucin de procesos de
apoyo y t ecnolgico
Ejecucin de procesos de
apoyo y t ecnolgico
B R EC H A P OR
TER R I TOR I O

Figura 45. Informe consolidado de planificacin del talento humano Total brechas por rol
3. Consolidacin de optimizacin y racionalizacin: Contiene la informacin de cada

uno de los resultados de los campos de gestin del talento humano, identificados en
las listas de asignaciones por nivel territorial (central, zonal, distrital, circuital o sus
equivalentes). Al final de la consolidacin, se tendr el total de campos de gestin del
talento humano identificados a nivel institucional. Ver Figura 46.

Instructivo

INS-MDT-PTH-02 - EXT

Pgina 47 de 47

CONSOLIDACIN OPTIMIZACIN Y RACIONALIZACIN


C A M P OS D E GES TI N

C E N T R A L O SU
E QU I V A LE N T E

Z O N A L O SU E Q U I V A L E N T E

D I ST R I T A L O SU

C I R C U I T A L O SU

TOTA L N C A M P OS D E

E QU I V A LE N T E

E QU I V A LE N T E

GES TI N

Traslados administ rat ivos

inst it ucionales
Traspasos administ rat ivos

inst it ucionales
Traspasos administ rat ivos

int erinst it ucionales


Comisiones de servicios en

ot ras inst it uciones


Cont rat os de servicios

ocasionales
Habilit acin de puest os

vacant es
Creacin de puest os

Supresiones de puest os

Desvinculaciones de
personal
TOTA L C A M P OS D E
GES TI N P OR

TER R I TOR I O

Figura 46. Informe consolidado de planificacin del talento humano Consolidacin de optimizacin
y racionalizacin.

Este informe consolidado, deber ser validado por la UATH, aprobado por la Autoridad
Nominadora y registrado en el Ministerio del Trabajo.