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INDICE
1.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.2 Actualizaciones y mantenimiento. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3 Marco regulatorio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3.1 Marco regulatorio y
procedimientos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
1.3.2 Efecto de prevalencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . 15
1.4 Principios de adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
1.4.1 Relacin ptima costo-calidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1.4.2 Equidad, integridad y transparencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . 17
1.4.3 Competencia
efectiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
1.4.4 Consideracin de los intereses de UNOPS y sus
asociados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.4.5 Potenciales conflictos entre los principios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
1.5 Normas ticas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1.5.1 tica en el trato con los proveedores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 20
1.5.1.1 Normas de conducta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.5.1.2 Conflicto de
intereses. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
1.5.2 Obsequios y atenciones sociales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. 22
1.5.3 Comportamiento tico de los
proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
2 Organizacin de las adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.1 Descripcin general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
26
2.1.1 Lineamientos generales del proceso de
adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2.1.2 Documentacin del proceso de adquisicin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2.2 Responsabilidades de las unidades organizativas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
28
2.3 Organizacin y funciones del departamento de adquisiciones. . . . . . . . . . . . . . .
29
2.4 Autoridad en materia de adquisiciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
29
2.4.1 Responsabilidades de la autoridad en materia de
adquisiciones. . . . . . . . . . . . . . . . . 30
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INTRODUCCIN
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apropiada oferta, seleccin de vendedor, adjudicacin del contrato y cierre
de la adjudicacin
con xito.
b) ALCANCE
Este proceso se debe aplicar para cualquier adquisicin que se deba realizar
en el proyecto
Walkn Charge.
c) RESPONSABLES
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se realizar un anlisis entre los ingenieros de cada rea (electrnica,
mecnica,
procesos y calidad) y el Project Manager, con el fin de determinar los
trabajos que se
pueden realizar de forma satisfactoria por el equipo (siempre que sea
factible) o por el
contrario se deben adquirir fuera de la organizacin. Una vez analizado y
tomada la
decisin de realizar la adquisicin fuera de la organizacin, se estudiar si
sta se
comprar o alquilar.
2. Generar el documento de solicitud de adquisicin. Una vez
identificadas las
adquisiciones a realizar, los ingenieros de cada departamento deben
detallar el
producto o servicio que se requiere teniendo en cuenta la lnea base del
alcance, de
todo ello debe quedar constancia en el anexo ANX_Solicitud_Adquisicin.
En el
documento a cumplimentar, se dejarn reflejados los puntos ms
importantes que se
deben tener en cuenta, como por ejemplo:
a. Detalle de los requisitos del producto/servicio
b. Cantidades
c. Fecha de la necesidad.
d. Coste objetivo.
e. Riesgos que nos pueden afectar y que se tienen que tener en cuenta para
que
queden reflejados y que el vendedor los conozca.
f. Lugar de entrega requerido
3. Revisar documento de solicitud. El Project Manager recibir los
documentos de
solicitud de adquisiciones, los revisar por si fuese necesario corregir o
aadir algo
ms, puesto que es la persona que mejor conoce el proyecto y tiene una
visin general
de ste, lo validar o rechazar y lo har llegar al Dpto. de Compras (en
caso de estar
ok) o lo devolver a la persona solicitante (en caso de no estar ok).
4. Buscar proveedores. El Dpto. de compras se encargar de buscar
proveedores que
cumplan con los requisitos descritos, este trabajo nos servir para realizar
un filtro de
proveedores en el mercado y para tener una base de datos de los mismos,
que se
deber ir actualizando.
5. Lanzar solicitudes de precio y condiciones. Una vez filtrados e
identificados los
proveedores, compras lanzar las solicitudes de precio y condiciones de las
adquisiciones requeridas. En el documento de solicitud al proveedor, se
redactar de
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forma clara el enunciado del trabajo relativo a la adquisicin, tomando como
base de
la informacin el documento ANX_Solicitud_Adquisicin realizado por los
ingenieros
y revisado por el Project Manager.
Siempre que sea viable, se agruparn paquetes de solicitudes de varias
adquisiciones a
un mismo proveedor con el fin de poder tener mayor poder de negociacin.
6. Anlisis de ofertas y seleccin de proveedor. El Dpto. de Compras
filtrar y
seleccionar a los proveedores siguiendo los criterios de seleccin de
proveedores de
M-Devices. (Dichos criterios los podemos ver con mayor detalle en el
punto Criterios
de Seleccin de Proveedores).
Una vez seleccionado el proveedor, se planificar una reunin (siempre que
sea
posible de forma presencial), para terminar de negociar los trminos y
condiciones que
quedarn recogidos posteriormente en el contrato.
7. Adjudicar contrato. El Dpto. de compras adjudicar un contrato de
adquisicin al
proveedor seleccionado e informar de ello a los implicados dentro de la
organizacin
(Project Manager e ingenieros de cada rea). Los tipos de contratos se
describen con
ms detalle en el punto Tipos de Contrato.
8. Desempeo de la adquisicin. El Project Manager informar del
desempeo de la
adquisicin (monitorear el alcance, el coste, el cronograma y el desempeo
tcnico).
Obtendr la informacin de los ingenieros de cada rea y traspasar esta
informacin
al Dpto. de compras, actualizar los procesos y documentos que se vean
afectados por
solicitudes de cambios necesarias (registro de riesgos, cronograma, etc.).
9. Cerrar contrato adquisicin. El Project Manager ser el encargado de
cerrar las
adquisiciones, es decir, de finalizar cada adquisicin para el proyecto.
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existen otros puntos tambin importantes que se deben trabajar para
realizar la seleccin del
proveedor, como son, por ejemplo:
Analizar si el proveedor cumple con todos los datos aportados en el
documento de
solicitud de adquisicin (requisitos, plazos, riesgos, lnea base de alcance,
etc.)
Evaluar la capacidad tcnica del proveedor.
Evaluar el nivel de riesgo identificado en el documento de solicitud y ver
la proporcin
que le puede asignar al vendedor.
Evaluar si el proveedor cuenta con procesos de gestin vlidos.
Analizar si el periodo de garanta es vlido y qu incluye.
Evaluar la capacidad financiera del proveedor, as como el tamao de la
empresa y su
tipo de negocio.
Buscar referencias que lo avalen como un buen proveedor.
Una vez trabajados todos estos puntos, podemos introducirlos en una tabla
comparativa,
cuantificar los anlisis/evaluaciones y tomar la decisin sobre el proveedor a
elegir. (Ver
documento ANX_Tabla_Comparativa_Proveedores.
f) TIPOS DE CONTRATO
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se utilizar cuando las necesidades de la adquisicin lo requieran.
El riesgo que corren los proveedores en este tipo de contratos, es que se
encuentran obligados
por ley a cumplir los acuerdos contrados, bajo el riesgo de afrontar
eventuales daos y
perjuicios financieros si no cumpliesen con lo establecido en el contrato.
Los compradores tienen la responsabilidad de definir con exactitud el
producto o los servicios
que son objeto de la adquisicin. En el caso de cambios en el alcance, estos
quedarn siempre
reflejados en el contrato y se debe tener en cuenta que pueden estar
acompaados de un
aumento en el precio por parte del proveedor.
g) SOLICITUDES DE CAMBIO
Durante el proceso de gestin de las adquisiciones es probable que se
produzcan solicitudes
de cambio, por ello es importante que estas se gestionen de acuerdo al
Control Integral de
Cambios y que la comunicacin de dichos cambio se haga de acuerdo al
Plan de Gestin de las
Comunicaciones.
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siguientes adquisiciones a realizar en China y para las cuales internet ser
una herramienta
eficaz en la bsqueda inicial de posibles vendedores:
MATERIALES (FASE 2.1)
MOLDE
UTILLAJE
LUGAR DE ADQUISICIN
CHINA
CHINA
LUGAR DE ADQUISICIN
(CONTRA MANUFACTURER*)
CHINA
CHINA
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Administrar las Adquisiciones es el proceso que consiste en gestionar las
relaciones de
adquisiciones, supervisar el desempeo del contrato y efectuar cambios y
correcciones segn
las necesidades del proyecto.
El proceso Administrar las Adquisiciones garantiza que el desempeo del
vendedor satisfaga
los requisitos de adquisicin y que el comprador acte de conformidad con
los trminos del
contrato legal.
Las adquisiciones del proyecto Walkn Charge no se realizarn a un nico
proveedor sino a
varios proveedores (nacionales e internacionales). Los procesos de direccin
de proyectos que
se debern aplicar para administrar satisfactoriamente las adquisiciones
sern los siguientes:
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto (Seccin 4.3), para
autorizar el trabajo del
vendedor en el momento oportuno. Este proceso est directamente ligado a
la
informacin de la lnea base del cronograma, de modo que las
autorizaciones de
compra o servicios se hagan de acuerdo al plan establecido.
Informar el Desempeo (Seccin 10.5) para monitorear el alcance, el
costo, el
cronograma y el desempeo tcnico del contrato. El objetivo de revisar el
desempeo
de las adquisiciones que se realicen en el proyecto Walkn Charge, es el de
identificar
los xitos o fracasos en cuanto al desempeo, el avance con respecto al
enunciado del
trabajo relativo a adquisiciones y el incumplimiento del contrato, lo cual va
a permitir a
M-Devices cuantificar la capacidad o incapacidad demostrada por el
vendedor para
realizar el trabajo. Ver plantilla ANX_Revisin_Desempeo_Adquisiciones
Realizar el Control de Calidad (Seccin 8.3). Se realizarn
inspecciones y auditorias del
producto por parte de M-Devices, independientemente de las que pueda
realizar el
propio vendedor. El objetivo es verificar que las cantidades, el tipo de
producto y la
calidad del mismo son las contratadas. El responsable de gestionar este
proceso ser el
Ingeniero de Calidad asignado al proyecto.
Realizar el Control Integrado de Cambios (Seccin 4.5). Todo
proyecto puede ser
objeto de cambios, y el proceso de administrar las adquisiciones puede
generar
solicitudes de cambio que afecten al resto de procesos, por ello es
importante que si
se produce alguna solicitud de cambio, sta se procese para su revisin y
aprobacin
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(por medio del Control Integral de Cambios) y se distribuya la informacin a
las
personas afectadas (por medio del Plan de Gestin de las Comunicaciones).
Monitorear y Controlar los Riesgos (Seccin 11.6). Una vez
identificados los riesgos de
las adquisiciones, el objetivo es el de redactar cuidadosamente los trminos
y
condiciones de las adquisiciones en el contrato, de modo que se puedan
evitar algunos
de los riesgos identificados, mitigarlos o transferirlos al vendedor, no
obstante, stos
los debemos monitorear y controlar durante la vida del proyecto, con ello
nos
aseguramos que las posibles consecuencias de stos se minimicen.
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Lecciones aprendidas, esta informacin es de las que M-Devices
considera ms
valiosas, puesto que recopila todas las experiencias vividas y las
recomendaciones para
mejorarlas, creando de este modo un histrico que alimenta la mejora
continua.
CONCLUSIONES
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