PRODUCTIVIDAD APLICADA

2.1 JUNTA DE PRESENTACIN.

Reuniones.
Son de un determinado nmero de personas para tratar un tema o varios
sobre diversos aspectos. Una persona principalmente la dirige y se encarga
de definir claramente los temas a tratar, as como los objetivos de la
reunin.
Tipos de reuniones.
- Reuniones de ventas.
- Reuniones de marketing.
- Reuniones de lanzamiento.
- Reuniones de firmas de acuerdos.
- Firmas de tratados.
- De cooperacin.
- De accionistas, de negociacin.
Organizar la reunin.
Hay que diferenciar la reunin segn su

Ilustracin 1. Presentacin del

marketing.

tamao y las personas que asisten. Si es pequea y de empresa, puede ser

el propio conductor de la misma. Si la reunin es ms grande y participan
muchas personas,

es conveniente

colocar

un

cartel

en

el

sitio

correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese

sitio. Una vez situados todos los asistentes, se procede a una bienvenida
de los asistentes a la reunin.
Posteriormente es vital, aclarar las premisas de la reunin de forma precisa:
- Exposicin del tema principal.
- Esquematizar el asunto principal.
- Aportacin de puntos de vista de los asistentes.
- Establecimiento de turnos.
- Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales.

Consejos.
- Hay que suscitar el inters de los participantes desde un principio.
- Evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen
-

aportar nada al grupo de reunidos.

Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo.
Hay que evitar terminar la reunin sin lograr unas conclusiones claras.

Luis Adrin Snchez Ramrez.

Ingeniera Industrial.

9* U

PRODUCTIVIDAD APLICADA

Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente

definidos.

Clase de mesas.
- Herradura: Tambin conocida como U invertida. Suele utilizarse
cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la
delegacin anfitriona en la cabecera de las mismas, y a las otras dos a
sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado
-

con anterioridad a la reunin.

Circular: Es limitada en cuanto su dimetro. Pero suelen tener la
ventaja de ofrecer una sensacin de mayor igualdad entre los reunidos y

da mayor cordialidad.
Polgono: Las formas poligonales son muy utilizadas para mltiples
grupos o delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su

polgono el grupo o delegacin que la debe ocupar.

Rectangular: muy utilizadas en reuniones con dos grupos o

delegaciones. Ambos grupos se sientan enfrentados.

Oval: es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias
de forma central o en las cabeceras.

Ilustracin 2. Mesa "U" invertida.

2.2

ESTUDIO

DEL

SUPERVISOR.

Observacin.
La observacin es el mtodo que el consultor emplea para obtener
informacin que no se puede obtener de inmediato. Entre la informacin
que el consultor suele obtener por medio de la observacin cabe mencionar
la siguiente-.
- Trazado de la fbrica, los almacenes y las oficinas.
- Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores; mtodos de
-

trabajo.
Ritmo y disciplina del trabajo.

Luis Adrin Snchez Ramrez.

Ingeniera Industrial.

9* U

PRODUCTIVIDAD APLICADA

Condiciones de trabajo (ruido, iluminacin, temperatura, ventilacin,

orden y limpieza).
Relaciones interpersonales y entre grupos.

Informes especiales.
Se puede pedir a individuos o equipos de la organizacin, que ayuden en la
realizacin del cometido reflexionando sobre aspectos particulares del
problema y formulando sugerencias por medio de un informe escrito
especial. Este debera incluir cualquier informacin de apoyo que el autor
pueda proporcionar.
Este mtodo es selectivo; en cooperacin con el cliente, el consultor
elegira a los empleados que es probable tenga opiniones concretas sobre
el problema de que se trate, que estn conscientes de los diversos escollos
y que conocen los intentos realizados en el pasado para resolver el
problema.
Cuestionarios.
En la consultora de empresas un cuestionario es til para obtener un
nmero limitado de hechos sencillos de un gran nmero de personas o de
personas ampliamente separadas entre s.
Entrevistas.
En la consultora de empresas, las entrevistas son ciertamente la tcnica
ms utilizada para recopilacin de datos, junto con la recuperacin de los
datos

registrados.

Las

preguntas

se

complementan

apoyan

recprocamente, se confirman, se corrigen o contradicen respuestas

anteriores. Al planificar las entrevistas, el consultor determina que datos
desea obtener, de quien, cundo, dnde y cmo.

Reuniones para la

recopilacin

datos.
Ilustracin 3. Entrevista de un
9*consultor.
U

Luis Adrin Snchez Ramrez.

Ingeniera Industrial.

de

PRODUCTIVIDAD APLICADA

En el diagnstico, otra posibilidad consiste en que el consultor disponga

una reunin especial cuyo objetivo es obtener datos relativos al problema
objeto del estudio. Se debe actuar con prudencia, porque es asimismo
posible que en la reunin se pasen a examinar otras soluciones en general
y en detalle antes de haber reunido datos suficientes.
Estudio de la actitud de los empleados.
Las actitudes del personal de la organizacin-cliente desempean cierto
papel en la mayor parte de las tareas de consultora. El consultor est
atento a las actitudes al observar las operaciones y los procedimientos, en
las entrevistas y en cualquier otro contacto que tenga con el cliente y su
personal.
Estimaciones.
Toda estimacin es provisional y nunca sustituye plenamente a los datos
establecidos. El consultor debe considerar la conveniencia de recurrir a
estimaciones solo cuanto no se dispone de hechos probados, o por algn
motivo estos son difciles de obtener.
2.3 ESTUDIO DE VARIACION.
Es el empleo de tcnicas estadsticas (promedios, dispersin, distribuciones
de la frecuencia, correlacin y regresin), y se utilizan con frecuencia otras
tcnicas, entre ellas el uso de modelos matemticos y tcnicos grficos. El
estudio de variacin es un concepto que es esencial para analizar
diferentes fenmenos fsicos y de la vida cotidiana. Los datos no se pueden
utilizar sin un anlisis cuyo objetivo va ms all de la investigacin y
evaluacin, la meta ltima del proceso de consultora consiste en iniciar el
cambio y el anlisis de los hechos debe acercarnos a esa meta.
Pasos en el estudio de variaciones.
Elaboracin de los datos.
Antes de someter los datos a las actividades analticas ms arriba
descritas, es preciso corregirlos y seleccionarlos. Esta actividad incluye la
verificacin de su integridad, as como de la claridad de los registros y de la
presentacin, la eliminacin o correccin de errores y la comprobacin de
que se han aplicado criterios uniformes al reunir los datos.
Luis Adrin Snchez Ramrez.
Ingeniera Industrial.

9* U

PRODUCTIVIDAD APLICADA

Clasificacin.
Si los hechos se registran de una manera que permita la clasificacin
mltiple, el consultor puede poner a prueba diversas clasificaciones
posibles antes de optar por la ms oportuna para los fines de su tarea.
Los principales criterios de clasificacin empleados por los consultores son
los siguientes:
- Tiempo.
- Lugar (unidad o dependencia)
- Responsabilidad.
- Estructura.

Anlisis de los datos organizados.

Los datos que se han preparado

Ilustracin 4. Clasificacin de los datos

recaudados.

organizado por medio de clasificaciones se analizan para determinar

relaciones: proporciones y tendencias. Segn la ndole del problema y el
objetivo de la misin de consultora, para analizar los datos se utilizan las
tcnicas estadsticas sealadas anteriormente.
La comparacin sealada se efecta generalmente en varios grupos:
- Ventas.
- Produccin.
- Gastos de venta y administracin.
- Variacin financiera.
Las

diferencias

positivas

negativas

en

los

aspectos

indicados

anteriormente deben ser estudiadas con la misma importancia, puesto que,

el anlisis racional permitir a la administracin, determinar que rea de la
organizacin no est trabajando adecuadamente con las funciones que se
le asignaron, y cuales estn cumpliendo normal y superiormente.

Luis Adrin Snchez Ramrez.

Ingeniera Industrial.

9* U

Ilustracin 5. Anlisis de los datos.

PRODUCTIVIDAD APLICADA

Anlisis casual.
Este anlisis tiene por objetivo descubrir las relaciones causales entre las
condiciones y los acontecimientos. Proporciona un medio para planificar los
cambios y las mejoras. Si las causas que han provocado ciertas
situaciones, resultados o problemas son conocidas, las medidas se podrn
concentrar en esas causas y tratar de cambiarlas.

Luis Adrin Snchez Ramrez.

Ingeniera Industrial.

9* U