EMPRESAS TECSA

PROCEDIMIENTO
PGUGC01
CONTROL DE DOCUMENTOS

RESPONSABILIDAD

CARGO

NOMBRE

Elaboracin

Jefe Gestin de Calidad

Claudio Salas Gattini

Aprobacin

Representante de la Direccin

Gustavo Binder Kster

TABLA DE REVISIONES
REV

DESCRIPCIN

Para aplicacin

PGUGC01

FECHA

30.06.04

REVISIN: 0

ELABOR
Nombre

Firma

CSG

APROB
Nombre

Firma

GBK

FECHA: 30.06.04

PGINA 1 DE 6

CONTROL DE DOCUMENTOS
0.1
0.

NDICE
PORTADA Y TABLA DE REVISIONES...................1

0.1

NDICE ............................................................................................................................................. 2

1.

OBJETIVO ....................................................................................................................................... 2

2.

ALCANCE ....................................................................................................................................... 2

3.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS ............................................................................................... 2

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA ................................................................................................ 2

5.

DESCRIPCIN ............................................................................................................................... 3

5.1

Coordinacin .................................................................................................................................... 3

5.2

Preparacin. ..................................................................................................................................... 3

5.3

Aprobacin. ...................................................................................................................................... 4

5.4

Distribucin. ..................................................................................................................................... 4

5.5

Modificacin. .................................................................................................................................... 4

5.6

Retiro................................................................................................................................................ 5

5.7

Archivo. ............................................................................................................................................ 5

5.8

Documentacin externa. .................................................................................................................. 5

6.

REGISTROS ................................................................................................................................... 5

7.

ANEXOS ......................................................................................................................................... 6

1.

OBJETIVO
Controlar los documentos de los sistemas de gestin de TECSA.

2.

ALCANCE
Comprende la preparacin, revisin, aprobacin, distribucin, modificacin y archivo, de los
documentos internos en obras y oficina central de TECSA. Se excluyen los registros de calidad,
cuyo control se rige por el procedimiento especfico.

3.

DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Documentos internos: manuales, procedimientos, instructivos, planes, planes de inspeccin y
ensayos, formularios y otros documentos del sistema de gestin de la empresa.
Documentos externos: planos, especificaciones tcnicas, y otros documentos tcnicos del
proyecto.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Instructivo: Documento que describe secuencial y detalladamente las acciones necesarias para
materializar la actividad.

4.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Instructivo IG-UGC-01: Formato de documentos.
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REVISIN: 0

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CONTROL DE DOCUMENTOS
Instructivo IG-UGC-02: Codificacin de documentos.
Procedimiento PG-STC-04: Administracin documentos contractuales.
Matriz de responsabilidades MAT-UGC-01: Control de Documentos Oficina Central.
Matriz de responsabilidades MAT-UGC-02: Control de Documentos Obra.
5.

DESCRIPCIN

5.1

Coordinacin

5.1.1 El Jefe Gestin de Calidad coordinar la elaboracin de todos los documentos internos generales
del sistema de gestin y los Jefes de Aseguramiento de Calidad los documentos internos
particulares de las obras.
5.1.2 Cuando el cdigo de revisin de un documento tenga una letra (A, B, C, etc.) significa que el
documento est en consulta. Por el contrario, si tiene un nmero 0 o superior significa que es
un documento oficial.
5.1.3 El Jefe Gestin de Calidad efectuar una revisin a todo documento principalmente en cuanto a:
objetivo y alcance claro y preciso;
mtodo de trabajo, simple y correcto;
formato, redaccin, sintaxis y gramtica y
relacin con otros documentos.
5.1.4 La Unidad Gestin de Calidad administrar el control de normas, leyes y reglamentos
relacionados con la actividad de la empresa. Las responsabilidades asociadas a las actividades
de control de documentos (preparacin, aprobacin, distribucin y modificacin) estn indicadas
en las matrices de responsabilidades MAT-UGC-01: CONTROL DE DOCUMENTOS-OFICINA
CENTRAL y MAT-UGC-02: CONTROL DE DOCUMENTOS-OBRA.
5.1.5 La Unidad Gestin de Calidad en coordinacin con el rea que documentar un proceso
establecer si se har mediante un procedimiento o instructivo. Como pauta general procesos
claves y de apoyo se documentarn a travs de procedimientos y aquellos subprocesos de stos
se documentarn como instructivos.
5.1.6 El Jefe Gestin de Calidad llevar el ndice Maestro de Documentos, en el cual para cada
procedimiento e instructivo emitido en Oficina Central indicar su nombre, cdigo, revisin y fecha
de emisin. A su vez en obra ser el Jefe Aseguramiento de Calidad quien llevar este ndice
para todos los documentos emitidos en ella.
5.2

Preparacin.

5.2.1 De detectarse la necesidad de confeccionar un documento nuevo, la jefatura correspondiente

designar a la persona ms familiarizada con las actividades y funciones que se van a
documentar. Ella utilizar como referencia el instructivo IG-UGC-01: FORMATO DE DOCUMENTOS.
5.2.2 El Jefe Gestin de Calidad asignar el cdigo interno general al documento en base al instructivo
IG-UGC-02: CODIFICACIN DE DOCUMENTOS. En obras ser el Jefe Aseguramiento de Calidad el
encargado de esta funcin.
5.2.3 Una vez preparado el documento por la persona asignada, ste lo har llegar al Jefe Gestin de
Calidad en archivo electrnico.
5.2.4 Antes de enviar el original para su revisin, el Jefe Gestin de Calidad podr enviar el documento
a alguna rea especfica o a alguna persona en particular para sus comentarios.
5.2.5 El Jefe Gestin de Calidad entregar a la persona designada para la aprobacin, el documento
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CONTROL DE DOCUMENTOS
firmado por el que lo prepar con todos los anexos y formularios que correspondan.
5.2.6 El Jefe de Aseguramiento de Calidad coordinar la elaboracin de los documentos para obra.
5.3

Aprobacin.

5.3.1 Antes de distribuir un documento para su aplicacin, ste deber estar aprobado y oficializado
mediante firma del encargado de esta funcin.
5.3.2 La aprobacin ser efectuada por la jefatura indicada en la matriz de responsabilidades del punto
5.1.
5.3.3 La persona que prepar y la que aprob el documento debern firmar la tabla de revisin que
est en la primera hoja de todo documento, para oficializarlo.
5.3.4 Documentos elaborados en obra sern aprobados por el Ingeniero Administrador.
5.4

Distribucin.

5.4.1 Una vez aprobado, la Unidad Gestin de Calidad publicar el documento interno general en la
pgina web de calidad Sistema de Calidad ISO, el que estar disponible para todo usuario
autorizado de la empresa, apto para consulta o para imprimirlo. Todos los procedimientos
publicados se encontrarn vigentes en su ltima versin.
5.4.2 Es de responsabilidad del usuario consultar permanentemente los documentos internos. En la
Oficina Central se acceder a travs de intranet y las obras accedern a travs de la extranet. En
el Anexo A se indica la forma de acceder a la informacin de la pgina web.
5.4.3 Cada vez que se emita o modifique un documento interno general, la Unidad Gestin de Calidad
lo dar a conocer a todos los usuarios va correo electrnico.
5.4.4 Cada usuario podr archivar los documentos internos de su competencia, siendo responsable de
actualizar stos, debiendo reemplazar la copia escrita obsoleta por la nueva versin cuando se
haya comunicado una modificacin como indica el punto 5.4.3.
5.4.5 Asimismo, en las obras se tendr un archivador maestro que contendr documentos internos
preparados en la obra, los cuales sern actualizados por el Jefe Aseguramiento de Calidad.
5.4.6 La distribucin interna en obra de cualquier documento del sistema de gestin ser en forma
controlada por el Jefe Aseguramiento de Calidad, a quien le debern firmar la recepcin del
documento, el cual estar marcado con timbre de obra. Para esto se podr utilizar el formulario
FO-UGC-01: CONTROL DE DISTRIBUCIN.
5.4.7 Las copias sin control solicitadas por un usuario externo a la empresa, no se registrarn en
ningn documento, slo se dejar indicada esta situacin en la primera hoja del mismo.
5.4.8 Todo documento que se enve por correo electrnico ser considerado como copia sin control.
5.4.9 Los formularios son documentos con distribucin no controlada.
5.4.10 En caso que una obra no tenga acceso a Internet el Jefe Gestin de Calidad har llegar al Jefe
Aseguramiento de Calidad un CD con todos los documentos internos oficiales de la empresa,
quien a su vez deber ponerlos a disposicin de todo el personal que tenga alguna
responsabilidad en ellos.
5.5

Modificacin.

5.5.1 Toda proposicin de modificacin de un documento se deber hacer llegar a la Unidad Gestin
de Calidad, debidamente identificada (fecha y nombre), destacando los prrafos afectados.
5.5.2 El Jefe Gestin de Calidad analizar la proposicin de modificacin, en lo posible con los
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CONTROL DE DOCUMENTOS
encargados de la elaboracin y aprobacin del documento inicial, antes de efectuar el cambio.
Dependiendo de la envergadura e importancia del cambio se decidir si se modifica el
documento, se emite una nota de cambio o se espera un tiempo (no ms de tres meses) en
espera de otros cambios que pudieran surgir.
5.5.3 Si se emite una nota de cambio, el Jefe Gestin de Calidad registrar el cambio en el formulario
FO-UGC-07: NOTA DE CAMBIO, el cual se publicar en la web y la dar a conocer a todos los
usuarios a travs de un correo electrnico. Si el Jefe Aseguramiento de Calidad distribuye en
forma controlada algn ejemplar del documento relacionado con la nota de cambio, adjuntar
sta con entrega controlada tambin. Ocurridas ms de dos notas de cambio, se proceder a
modificar el documento.
5.5.4 Cuando se proceda a modificar un documento interno, se registrar en la tabla de revisiones de la
primera hoja del documento el nmero de revisin y los puntos afectados por cambios de fondo.
Adems a ambos lados del prrafo se pondr una lnea vertical.
5.5.5 Cuando se necesite actualizar un documento, en lo posible se les solicitar que lo revisen a las
mismas personas que participaron en la versin anterior. En ausencia de stos, la gerencia
relacionada con el documento asignar a otras personas.
5.5.6 Cada vez que se modifique un documento interno, la versin obsoleta oficial ser identificada
como tal y guardada por la Unidad Gestin de Calidad. Otros ejemplares de la versin obsoleta,
sern destruidos.
5.5.7 En obra ser el Jefe Aseguramiento de Calidad quien coordine las modificaciones de los
documentos internos emitidos en la obra.
5.6

Retiro

5.6.1 En obra el retiro de la documentacin interna obsoleta lo har el Jefe Aseguramiento de Calidad,
dejando registro de ello.
5.6.2 En caso de que alguna jefatura de obra necesite mantener en su poder un documento obsoleto,
el Jefe Aseguramiento de Calidad, lo marcar como Documento Obsoleto y dejar pendiente su
retiro.
5.7

Archivo.

5.7.1 La Unidad Gestin de Calidad guardar los documentos internos originales con firmas de
aprobacin en un archivador especialmente dispuesto para ello.
5.7.2 En obra ser el Jefe Aseguramiento de Calidad quien archive la documentacin interna del
sistema de gestin.
5.7.3 Al trmino de la obra el Jefe Aseguramiento de Calidad destruir los documentos internos
elaborados en obra y enviar a la Unidad Gestin de Calidad copia de stos en archivos
electrnicos junto a sus documentos anexos. Los nombres de los archivos debern estar
fcilmente relacionados con su contenido, de lo contrario deber disponerse de un ndice.
5.8

Documentacin externa.

5.8.1 La administracin de la documentacin externa, que corresponde a la contractual, se har en

base a lo indicado en el procedimiento PG-STC-O4: ADMINISTRACIN DOCUMENTOS
CONTRACTUALES.
6.

REGISTROS
Formulario FO-UGC-01: Control de documentos
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CONTROL DE DOCUMENTOS
Formulario FO-UGC-07: Nota de cambio
7.

ANEXOS
Anexo A: Pauta para acceder a la pgina web de calidad.
Adems, forman parte de este documento las siguientes matrices de responsabilidades:
MAT-UGC-01: Control de Documentos Oficina Central.
MAT-UGC-02: Control de Documentos Obra.

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REVISIN: 0

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ANEXO A
PAUTA PARA ACCEDER A LA PAGINA WEB DE CALIDAD
INTRANET
Se puede acceder slo desde la Oficina Central mediante el Internet Explorer, digitando beta.
EXTRANET
Para conectarse a la Extranet va Internet desde fuera de la Oficina Central, se debe digitar
www.tecsanet.cl en el Internet Explorer, luego aparece una pantalla que solicita:
Nombre de usuario: Nombre del usuario que desea conectarse a la Extranet.
En general el mismo que se utiliza para entrar a la red de rea local. En obra el usuario que no
dispone de una cuenta de acceso podr solicitarla a la Subgerencia de Tecnologa de la
Informacin de Oficina Central, previa autorizacin del Ingeniero Administrador. Algunas cuentas
de acceso utilizan inicial del nombre y despus el apellido todo esto junto.
Contrasea: Clave de acceso a la red. Es la misma que se usa en la Oficina Central al
encender el computador. Desde una obra se puede solicitar cambio si alguien olvida la
password.
Dominio: Se debe ingresar tecsa
PAGINA WEB DE CALIDAD
La pgina web de calidad se denomina Sistema de Calidad ISO y en ella se encuentra toda la
documentacin oficial del sistema de gestin de la calidad de TECSA, en su ltima revisin.

REV. ANEXO: 0

FECHA REV. ANEXO: 30.06.04

CDIGO DOC. ASOCIADO: PGUGC01

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