SEMANA 02

Sumrio
Conhecendo os documentos.....................................................................3
Produtos oferecidos pelos Correios..........................................................8

Conhecendo os documentos
Em uma empresa, seja ela uma loja, seja um escritrio ou um consultrio mdico, existem variados documentos que precisam ser
guardados de maneira organizada e em local em que seja fcil
encontr-los, o que chamamos de arquivo.
A demora na recuperao de um desses documentos pode resultar em um mal-entendido at mesmo na perda de uma oportunidade de negcio para a empresa. Por isso, importante estar atento
ao seu controle e sua organizao.
A seguir, voc ter uma espcie de guia para ajud-lo a identificar os principais documentos que
circulam em uma empresa. J pensou, em um primeiro dia de trabalho, jogar no lixo um recibo
ou uma fatura importante? No podemos nem pensar nessa possibilidade. Ento, fique atento e
compreenda a importncia de cada um dos documentos.

Contrato social: o documento em que constam o nome da firma, sua atividade-fim, o endereo, os nomes dos scios, o grau
de participao de cada um, seus direitos e deveres. a certido de nascimento da empresa.
CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica): o nmero
que representa a empresa junto Receita Federal, tal qual o
CPF para pessoas fsicas. Este documento vlido em todo o
territrio nacional.
Inscrio estadual: o nmero de identificao da empresa no
estado em que se localiza.
Inscrio municipal: o nmero de identificao da empresa
no seu municpio.

Ainda h outros documentos que registram os negcios realizados pela empresa e que so
igualmente importantes, pois servem como comprovantes de todas as transaes que envolvem
dinheiro e permitem que se prestem contas Receita Federal.

Quem no tem a documentao em dia pode cair na famosa malha fina,

que o sistema do governo para apreender as declaraes de empresas

suspeitas de estarem ocultando o valor real de suas transaes para pagar
menos impostos. A punio para esse crime consiste em multas altas e, em
alguns casos, at em priso.

Nota fiscal: um impresso numerado com data de validade determinada. Nele, constam os dados da empresa (nome, endereo, CNPJ, inscrio estadual e/ou municipal) e se registra a
descrio do produto ou do servio vendido ao cliente, servindo
para comprovar que este foi beneficiado com aquele bem.

Por exemplo: uma empresa compra vrios mveis de escritrio numa grande loja de departamentos. Eles so entregues juntamente com a nota fiscal da loja, que descreve quantos mveis
(mesas, cadeiras etc.) foram adquiridos e o valor pago por eles. Com menos de uma semana de
uso, uma das cadeiras quebra. Para voltar loja e solicitar uma troca, ser necessrio apresentar
a nota fiscal. Ela a prova de que a cadeira com defeito foi comprada l. Atravs dela, o governo
tambm fiscaliza os negcios da empresa, contabilizando o valor das vendas para determinar o
valor dos impostos a ser cobrado.

Livros fiscais: livros encadernados com a descrio de todas as

vendas realizadas e de todos os servios prestados no exerccio
de um ano, com o objetivo de fornecer as informaes para o
clculo dos impostos que sero recolhidos pelo governo. Existem
vrios tipos de livros fiscais.

Empresas que compram e vendem mercadorias (papelarias, supermercados, farmcias) fazem

seus registros nos livros de:
entrada de mercadorias;
sada de mercadorias;
apurao de impostos sobre mercadorias e servios; e
registro de inventrio.
J as indstrias (fabricantes dos mais variados produtos cimento, canetas, sapatos etc.) possuem o livro do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados).
Nas empresas prestadoras de servios (manuteno de mquinas, consultorias, consultrios
mdicos), o livro fiscal chama-se apurao do ISS (Imposto sobre Servios).
Declarao do Imposto de Renda: feita uma vez por ano e tem como base os documentos
j mencionados e outros mais. Com fundamento nessa declarao, o governo fiscaliza as operaes financeiras das empresas. A declarao do Imposto de Renda
obrigatria tanto para empresas quanto para pessoas fsicas.
Guia de recolhimento de imposto ou de contribuio: espcie de
boleto bancrio usado para pagamento dos impostos, e, para cada um
deles, h uma guia diferente. Os comprovantes de pagamento devem ser guardados durante um perodo previsto por lei e precisam
estar mo caso a empresa receba a visita de um fiscal do governo. Muitas
dessas guias podem tambm ser pagas pela internet, e, caso a empresa opte
por essa alternativa, deve imprimir o comprovante de pagamento, que a sua
garantia de que cumpriu sua obrigao.
Quando se fala em compra e venda, seja de produtos, seja de servios, preciso explicar tambm os vrios documentos que acompanham essas transaes, a fim de que se garantam os
direitos e interesses de quem est comprando e vendendo.
Recibo: serve para comprovar que algum tipo de servio foi realizado
ou que alguma venda foi feita, registrando a quantia paga pela transa-

o. O documento deve ter o nome de quem

concede essa quantia, assim como a data e
a assinatura de quem a recebeu. Exemplo:
um tcnico vai a uma empresa consertar um
computador. Ao fim do servio, o preo combinado pago, e a prpria empresa pede
que o tcnico assine um recibo para comprovar que ele recebeu aquele valor.
Requisio de compras: um formulrio usado nas empresas para
fazer a lista do material que precisa ser comprado desde mquinas e
mveis at papel higinico e garrafes de gua mineral. Nas grandes
empresas, como lojas de departamentos, supermercados, entre outras,
o setor de compras o encarregado de providenciar o que est faltando.
Pedido ou ordem de compra: lista de produtos que sero comprados
por uma empresa, com a descrio do prazo para entrega e das condies de pagamento. Imagine uma papelaria em que faltam artigos como
cadernos, lpis, borrachas, estojos etc. Nesse caso, o dono do negcio
telefona para uma empresa que vende esses materiais e pede que enviem um vendedor. Eles fazem negcio, e o vendedor volta para a sua
empresa com o pedido de compra daquela papelaria: 50 cadernos, 200
lpis pretos, 100 borrachas. Nesse documento, devem constar tambm
a forma de pagamento e o prazo de entrega.
Fatura: documento utilizado em vendas a prazo. Deve ser preenchido a
partir da nota fiscal e apresentar a relao das mercadorias compradas,
sua marca, quantidade, seu peso e valor, assim como informaes sobre
quem pagar a dvida. O valor da fatura corresponde ao total da compra,
independentemente do nmero de parcelas em que foi dividida.
Duplicata: tem esse nome porque quase uma cpia da fatura, porm, contm apenas o valor total de uma transao a prazo. Serve para
comprovar que a venda a prazo foi efetuada. Vale como prova junto
Justia, porque sua emisso implica a assinatura do cliente, o qual reconhece a dvida.
Requisio de almoxarifado: o almoxarifado o local onde mercadorias compradas em grandes quantidades ficam guardadas. Toda vez que
uma mercadoria falta nas estantes da loja ou nas dependncias da empresa, feita uma requisio ao almoxarifado para preencher essa falta.
Existem ainda outros tipos de documentos nas empresas que so especialmente importantes,
pois dizem respeito aos empregados. Trata-se dos documentos trabalhistas.

 Folha de pagamento: relao, geralmente mensal, do salrio pago a

cada funcionrio e tambm dos descontos efetuados (contribuio previdenciria, plano de sade, Imposto de Renda, e outros benefcios que
so descontados do salrio bruto).
Recibo de pagamento de salrio: mais conhecido como contracheque. um documento feito em duas vias: uma fica com o patro, e, a
outra, com o funcionrio. Aquela deve ser assinada, e assim serve como
um comprovante de que o salrio foi pago. Nas empresas automatizadas, o contracheque s tem uma via.
Ficha de pessoal: contm os dados pessoais de cada empregado
(nome, endereo, nmero dos documentos, etc.).
Guias de recolhimento de encargos sociais: documentos relacionados aos direitos do trabalhador. Servem para a empresa recolher as
quantias que garantem ao empregado os direitos aposentadoria e ao
recebimento do Fundo de Garantia, no caso de ser despedido sem causa justa. As guias mais comuns, portanto, so as de recolhimento do
Fundo de Garantia por Tempo de Servio (FGTS) e de contribuio para
o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS). Existe tambm a contribuio sindical, paga uma vez por ano, que mantm os sindicatos que
lutam pelos direitos dos trabalhadores.

Exemplo de recibo de pagamento de salrio

H documentos que servem para registrar e comunicar os fatos mais importantes ocorridos ou
discutidos nas reunies realizadas na empresa. So as atas e os relatrios. Estes geralmente
so dos seguintes tipos:

 Relatrios gerenciais: resumem os fatos acontecidos durante certo

perodo na empresa. Servem como base para a tomada de decises
importantes.
Relatrios financeiros: destacam o volume de dinheiro que a empresa
possui e como est aplicado, se em mercadorias ou no banco.
Relatrios de vendas: prestam contas sobre as vendas realizadas no
perodo de um ms na empresa, mas tambm podem ser semanais.
Fichas ou cadastros de clientes: documentos usados em quase todos
os setores da empresa, pois contm dados de cada cliente, como endereo, telefone, tipo de negcio.

Documentos espalhados em diferentes lugares e sujos e amassados causam uma pssima impresso da empresa e tambm do funcionrio responsvel por eles. Por isso, fundamental que haja organizao e controle dos
documentos administrativos.

Produtos oferecidos pelos Correios

Muitas vezes, alm da tradicional ida ao banco, o funcionrio do apoio administrativo precisa dar
um pulinho nos Correios para despachar correspondncia ou mercadorias. Veja aqui a variedade de produtos oferecidos por esse servio, que considerado um dos mais confiveis do pas.
Carta simples Qualquer carta escrita e postada pela tarifa bsica dos Correios. Deve ter o tamanho mnimo de 9 x 14 cm e o mximo de 11,4 x 23,9 cm.
Essas dimenses valem para as cartas simples e para as registradas.
Carta registrada Toda carta registrada recebe um nmero ao ser postada.
Se for extraviada, possvel rastrear seu percurso e, em ltimo caso, o dinheiro pago pela postagem devolvido ao cliente. Esse rastreamento feito atravs do link com mesmo nome situado
no site dos Correios (www.correios.com.br). Basta dar o nmero do registro da carta e aguardar
a resposta.
Carta registrada com AR (aviso de recebimento) A carta s pode ser entregue se algum no
endereo do destinatrio preencher um documento com seu nome e com a data do recebimento
e assin-lo.

Carta mo prpria Somente o destinatrio pode receb-la. Para isso, deve preencher um
documento com o seu nome, nmero da identidade e a data do recebimento e assin-lo.
Carta via internet Quem no tiver papel mo nem tempo para ir a uma agncia dos Correios,
pode escrever e enviar uma carta por meio do site da empresa. A instituio se encarrega de
imprimir e de envelopar automaticamente o documento (com a garantia do sigilo da mensagem)
e faz a postagem pelas tarifas normais.
Sedex Significa Servio de Encomenda Expressa. Na prtica, um servio de entrega mais
rpido do que o da correspondncia comum. O Sedex 10, por exemplo, oferece a garantia de
que o documento ser entregue at as 10h do dia seguinte ao da postagem. O Sedex Hoje faz a
entrega no mesmo dia, no municpio onde foi feita a postagem. J o Sedex Vip faz a entrega no
mesmo dia dentro do horrio comercial nas cidades de Belo Horizonte, So Paulo e Braslia. O
prazo de entrega nas capitais de dois dias, no mximo (dia da postagem + um dia); no interior,
o prazo um pouco maior, de trs dias.
Encomenda normal (toda correspondncia em forma de pacote definida como encomenda) O prazo de entrega de at 30 dias. O destinatrio deve retir-la na agncia dos
Correios mais prxima. Toda encomenda nacional ou internacional deve ter o tamanho mnimo
de 9 x 14 cm e o mximo de 1,50 m (altura + largura + espessura).
Impresso O preo de postagem mais baixo do que o da carta, mas o prazo
para a entrega maior. ideal para a remessa de itens em grande quantidade,
como convites, propaganda impressa, etc. Livros, revistas, jornais, apostilas,
catlogos, guias, boletins e cartas-resposta, cartes-resposta e envelopes-resposta no preenchidos, entre outros, tambm so aceitos como impressos.
Malote o servio de coleta, de transporte e de entrega de documentos, cartas, entre outros,
oferecido pelos Correios para atender s empresas. O acordo feito via contrato. Serve para a
troca de correspondncias entre filiais localizadas em diferentes pontos do territrio nacional.
Telegrama Ideal para mensagens urgentes. Antigamente, o preo do telegrama era estabelecido de acordo com o nmero de palavras, e o texto no podia ser pontuado. Hoje em dia, o preo
passou a ser definido por pgina enviada, as palavras so acentuadas, e, o texto, pontuado.
Telegrama via internet Basta entrar no site dos Correios e digitar o telegrama, determinando
a data e a hora da entrega (modalidade Telegrama data-hora). Se houver ainda maior urgncia,
pode-se optar pela entrega em at duas horas (modalidade telegrama Duas Horas). O provedor
precisa ter contrato com os Correios.
Telegrama fonado O nmero para todo o territrio nacional 0800-570-0100. Basta telefonar
e ditar o contedo da mensagem. O valor ser cobrado na conta de telefone.

Alm desses servios bsicos, os Correios oferecem uma srie

de outras modalidades de entrega. Todas esto descritas no site
da instituio, mas voc pode tirar suas dvidas pelo servio de
atendimento ao cliente, o SAC (0800-570-0100).

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