Summary Engagement Report

Summary Engagement Report

Introduction
Name of organization

Porvenir SA

Name of consultant

Raul Tapia

Date of engagement

April, 2009 (month, year)

Country

Bolivia

Number of active clients

2738 as of 2008 (date)

Total assets (US$)

$725,700 as of 2008 (date)

Loan portfolio size (US$)

$630,170 as of 2008 (date)

Institution reports to the MIX?

Not yet (Yes/No) Use PERLAS

Institutions mission statement

Somos una institucin bajo la condicin jurdica de sociedad

annima que invierte en personas y empresas. Estamos para
ofrecer servicios financieros al sector micro empresarial de la
economa, con calidad, oportunidad y a la medida de las
necesidades de nuestros clientes y sus familias. Garantizamos
la continuidad de nuestro accionar como empresa en
condiciones de rentabilidad y seguridad.
Nuestro trabajo se centra en sectores con iniciativas de
negocios pequeos, sustentables y sin adecuadas oportunidades
de acceso a servicios financieros; generalmente excluidos
como son las mujeres pobres.

Institutions five-year goals

(outreach, impact, profitability,
etc.)

La entidad esta iniciando en Junio 2009 una nueva

planificacion estrategica a 5 aos. Entre los metas a fijar para
este prximo periodo estn:
Abrir dos nuevas sucursales en Bolivia.
Establecer alianzas estratgicas con entidades financieras
reguladas para tercerizar la captacin de ahorros de sus
clientes.
A pesar de su tamao Porvenir es ya rentable, sin
embargo esta rentabilidad se ve afectada con cada
incremento de personal en el proceso de expansin. El
punto de equilibrio sin embargo es recuperado en corto
tiempo. Durante los prximos 5 aos se cuidar este
equilibrio en los procesos de expansin.
Las metas de expansin consideran alcanzar a 10,500
clientes con una cartera de crditos de $2,420,000.
El crecimiento en cobertura ser alcanzado mayormente
con la implementacin de canales alternativos y alianzas
estratgicas en lugar de abrir ms sucursales

Summary of Recommendations
What services were provided
by the consultant?

Needs Assessment
Software Selection
Reporting Improvement
Project Management
X Other (please specify)
El Consultor ha evaluado el actual sistema de informacin
para determinar si este cumple con las necesidades corrientes
de la Entidad y si acompaara adecuadamente los planes de
expansin a 5 aos.

Briefly describe the consulting

assignment

El Consultor ha evaluado el sistema de informacin de

Porvenir, CLICX, verificando que el mismo:
Cumple con los requerimientos especificos de informacin
y est en lnea con la estrategia de negocios de Porvenir
Se apega a los estndares de buenas prcticas y
regulaciones prudenciales determinadas por la
Superintendencia de Bancos de Bolivia (SBEF) y
FINRURAL
Est listo para soportar interconexin y/o intercambio de
informacin con otras entidades financieras para expandir
y mejorar los servicios y cobertura de Porvenir
Est listo para soportar inetrconexin mvil de los oficiales
de campo, y
Cumple con estndares de calidad de diseo y
programacin
El trabajo ha sido realizado entre Abril 20 y Mayo 31 de 2009,
verificando el funcionamiento del sistema, revisando los
diseos y cdigo fuente as como la documentacin tcnica y
de usuario y probando la operacin del sistema tanto en
oficinas de Porvenir como en el campo utilizando las unidades
mviles.

Main recommendations of the

consultant

Las principales recomendaciones del consultor son:

1. Incorporar de inmediato las mejoras y adiciones descritas
en el captulo Which modules or aspects of the IS most
urgently need improvement?, referidas a:
o Procesos de Banca Comunal,
o Expansin sin abrir sucursales, y
o Mejorar el soporte gerencial
2. Analizar el impacto de incorporar nuevos servicios en la
direccin estratgica de la entidad y de ser necesario.
Incorporar funcionalidad en el sistema para manejar
o Cuentas individuales, en especial ahorros y
crditos individuales, y
o Crditos en grupos solidarios
3. Porvenir podria beneficiarse en considerar atender las
otras mejoras sugeridas en el documento de evaluacin
del sistema.
4. Porvenir debe exigir a Algoritmia capacitacin en el uso
del mdulo de generacin de reportes especiales y su
implementacin inmediata
Se recomienda establecer un projecto-proceso de mejoras en
tres etapas claramente identificadas, atendiendo las mejoras
indicadas en cada una de las tres recomendaciones por
etapa.
Finalmente, se recomienda especificar y documentar
claramente los requerimientos de cada mejora para evitar
demoras en su implementacin.

How will recommendations be

implemented? (with timeline)

Las recomendaciones de mejoras y ajustes al sistema sern

solicitadas a, y realizadas por, Algoritmia que es el proveedor
del sistema y del servicio de procesamiento de datos (ASP)
SE estima que las mejoras en la recomendacin 1, tomarn
un mes calendario.
En cuanto a las mejoras 2 y 3 se revisar conjuntamente con
Algoritmia el tiempo y recursos que demandara. Se estima
incialmente sin embargo que completar las mejoras descritas
en ambas recomendaciones podra tomar hasta tres meses
calendario.

Estimated cost of
implementation

No es posible estimar costos de implementacin de las

recomendaciones, sin antes revisar las mismas con
Algoritmia. De la experiencia actual, en la cual el desarrollo
del sistema ha ido a costo o inversin de Algoritmia, se estima
que las mejoras podran ser encaradas bajo el mismo
esquema.
Es opinin del consultor que siguiendo la metodologa y
herramientas empleadas en el sistema, resolver las mejoras
de las tres recomendaciones no debieran costar ms de
USD15,000.00

How will implementation help

achieve five-year goals?

Las mejoras recomendadas en el proceso de bancas

comunales mejorarn y simplificaran el proceso de crditos y
ahorros obligados en la metodologa de Banca Comunal
permitiendo a Porvenir expandir este producto a ms clientes
con mayor rapidez.
La incorporacin de funcionalidad transaccional para soportar
la expansin sin abrir sucursales, permitir a Porvenir encarar
alianzas estratgicas con entidades financieras reguladas
para tercerizar el servicio de ahorros y con redes de
procesamiento de transacciones financieras, elementos que
acelerarn aun ms la expansin esperada.

Appropriateness of Information Systems (IS)

Describe technology
environment connectivity,
electricity, etc.

Porvenir usa el modelo ASP (Application Service Provider)

ALGORITMIA le provee con el servicio de Data Center y
administracin en sus instalaciones. Las oficinas de Porvenir
se conectan al Data Center y al sistema mediante Internet
estableciendo una Red Privada Virtual (VPN) Los usuarios de
las tres oficinas actuales (Oficina Central y 2 sucursales)
utilizan computadores personales conectados en una red de
rea local (LAN) que a su vez est conectada a un servicio de
Internet. Las condiciones de conectividad son regulares. El
servicio de Internet de banda ancha, 788 MBPS, en todas las
oficinas permite una conexin con buen tiempo de respuesta
para usar el sistema.
Todas las oficinas estan ubicadas en zonas periurbanas que
cuentan con regular servicio elctrico.
Por su parte los oficiales de campo que han comenzado a
utilizar las unidades moviles (netbook), probadas durante esta
consultora. Estas unidades se conectan al sistema mediante
Internet con conexin de telefona celular.

Describe loan tracking

software

El sistema de crditos, que es un mdulo integrado a la

contabilidad, ha sido diseado y construido especficamente
para otorgar crditos con la metodologa de Crditos en
Banca Comunal. Aun cuando permite manejar Crditos
Individuales y Crditos en Grupos Solidarios, lo hace con
limitaciones ya que las condiciones de stos deben ser
similares a las de un crdito de banca comunal.
Adicionalmente, permite manejar subproductos de Crditos en
Banca Comunal, como crditos Individuales y de Grupo
dentro de la Banca Comunal, incluyendo Crditos en
Productos o especie. Tambin permite manejar ahorro
obligatorio asociado al crdito de banca comunal, sin embargo
este ahorro y las ganancias generadas en un ciclo de

prstamo son liquidadas o devueltas a los miembros de la

Banca Comunal al terminar el ciclo; el ahorro es re-iniciado en
cero con el siguiente ciclo de prstamo. Una capacidad
adicional importante del mdulo de crditos es que permite
registrar las operaciones de la cuenta interna de la Banca
Comunal; todas las operaciones que realizan los miembros de
la Banca Comunal con sus propios recursos (producto de sus
ahorros) son registradas en el sistema y este provee con
reportes de los movimientos y estados de cuenta durante el
ciclo de prstamo.
El sistema de Crditos para Banca Comunal es adecuado y
bueno para una entidad financiera especializada en Crdito
en Bancas Comunales, ya que es fuerte en funcionalidad para
esta metodologa de crditos.
En contrapartida, si ha de ser usado para otorgar crditos
individuales y de grupos solidarios, aun cuando puede
manejar estos (con limitaciones) la entidad enfrentar
dificultades al hacerlo. El sistema sin embargo, puede ser
rpidamente actualizado para manejar apropiadamente stas
y otras metodologas de crdito.
Describe accounting software

El sistema contable, que integra automticamente todos los

mdulos operativos, est basado en el metodo contable
recomendado por la Superintendencia de Bancos y Entidades
Financieras de Bolivia (SBEF). Aplica principios contables
internacionales generalmente aceptados, incluyendo el
principio de doble partida. Permite la aplicacin de la
metodologa de contabilizacin por devengados y en efectivo.
Permite la contabilizacin por centro de costos, aun cuando la
distribucin de costos de operaciones registradas
manualmente debe realizarse tambin manualmente. Todas
las operaciones del mdulo de crditos son contabilizadas
automticamente, el usuario elige entre contabilizacin en el
momento en que ocurre la transaccin o contabilizacin por
lotes al final del dia. Incluye procesos automticos de cierre
de periodos, diario, semanal, mensual y anual. Todos los
procesos de cierre contabilizan todas las operaciones de
cierre de periodo, como devengamientos de interses y otros.
Incluye tambin manejo de presupuesto por proyecto y/o
centro de costo. Un elemento remarcable es que el usuario
puede disponer de informacin detallada de la contabilidad de
varias gestiones pasadas (limitado nicamente por la
capacidad fsica de los equipos).
El las pocas debilidades contables del sistema estn que los
periodos contables se definen nicamente de Enero de
Diciembre, y que los provisiones para crditos en mora no son
calculadas automticamente.

Is the IS cost structure

(software, training, technical
support, etc.) appropriate for
the size and complexity of the
institution?

Por un lado el sistema de informacin est basado en

plataforma abierta, open source; por otro lado la
infraestructura de los servidores y su administracin est
tercerizada con el mismo proveedor del sistema. Aun con el
actual tamao pequeo de la entidad y sus operaciones, el
costo de la infraestructura tecnolgica es apropiado para
Porvenir.
Este costo ser an ms conveniente para Porvenir cuando la
entidad alcance a ms de 10000 clientes y el nmero de sus
operaciones se incremente en correspondencia. Esto se debe
a los factores importantes:
El sistema est basado en plataforma abierta y los costos
de expansin son mnimos ya que no se deben pagar
licencias de sistema operativo, manejador de base de
datos
El costo de licencia del software CLICX es nico y
universal para Porvenir y no ser afectado con el
crecimiento de la entidad,
El esquema de tercerizacin del servicio a un costo fijo
mensual es muy conveniente. Porvenir debe en este punto
mantener este esquema de costos aun con el crecimiento
de la entidad en nmero de clientes y en volmen de
transacciones.
Porvenir debe tomar en cuenta que estas condiciones
interesantes de uso y costo de su infraestractura tecnolgica
derivan de las condiciones acordadas con su proveedor y
mantenerlas ventajosas depende de mantener a su vez
condiciones similares en el futuro.
Adicionalmente, Porvenir pedir al proveedor del sistema
Algoritmia, incluir las mejoras y adiciones descritas en este
informe. Deber cuidar que estas sean incorporadas a un
costo razonable

How can the institution make

optimal use of its IS?

Actualmente Porvenir ha dedicado especial esfuerzo a migrar

la historia de crditos al sistema de informacin, tarea que se
espera cocluya en junio 2009, este esfuerzo le ha impedido
explotar bien las facilidades del sistema hasta el presente.
Por otro lado, las operaciones de Porvenir ocurren en el
campo ms que en las oficinas de la entidad, por ello Porvenir
deber llevar medios de registro de sus operaciones al punto
en que estas ocurren, utilizando dispositivos mviles
conectados en lnea con el sistema o con la posibilidad de
registrar transacciones fuera de lnea para luego cargarlas al
sistema (ejem.: al final del da). Porvenir ya ha iniciado este
proceso probando unidades mviles durante esta consultora.

Which modules or aspects of

Las mejoras y adiciones al sistema son enfocadas en lnea

the IS most urgently need

improvement?

con la direccin estratgica de Porvenir. De acuerdo con esto

y considerando que otorgar crditos en Bancas Comunales
seguir siendo el principal negocio de Porvenir y que la
expansin estar soportada por el uso de canales alternativos
y alianzas estratgicas; los mdulos y funciones a ser
mejorados son:
Procesos de Banca Comunal:
En el proceso de crdito en Banca Comunal debe incluir
los siguientes controles: Control de grupos dentro de la
Banca Comunal; Control de prstamos a miembros que
participan de varios grupos dentro de la Banca comunal;
mejorar el control de Ciclo por persona
Incorporar funcionalidad para manejar ahorros reales que
permanezcan ms all de un ciclo de prstamo.
El proceso de aplicacin a un prstamo repetido deber
tratar la Banca Comunal como un todo y proveer
funcionalidad para manejar las excepciones como
miembros nuevos en la Banca Comunal o miembros
antiguos que no tomarn prstamo en el ciclo.
Debe incluirse funcionalidad para el mantenimiento de los
datos de Banca Comunal, Grupos y Miembros (Clientes)
indepedientemente de la aplicacin a un crdito.
Soportar expansin sin abrir sucursales:
Deber incorporar funcionalidad transaccional para
integrarse a redes de transacciones financieras, como
ATMs y POSs.
Incorporar funcionalidad para intercambiar informacin con
unidades mviles que operen off-line y puedan
cargar/descargar informacin al sistema en periodos
regulares.
Mejorar el soporte gerencial:
Incorporar un reporte que muestre la posicin completa de
un cliente
Incorporar reportes regulares gerenciales, que pueden
resumir la informacin bien presentada en los reportes
operativos regulares.
En trminos de incorporar productos adicionales a banca
comunal (dependiendo de si estos elementos sern pronto
considerados en el plan estratgico de 5 aos):
Incorporar funcionalidad para el manejo de cuentas
individuales, en especial ahorros y crditos individuales
Incorporar funcionalidad para el manejo de crditos en
grupos solidarios
Adicionalmente, Porvenir y el sistema podrian beneficiarse de
incorporar las mejoras sugeridas en detalle en el reporte de

evaluacin del sistema (documento adjunto)

How well will system support
future strategic direction?

En terminos de crecimiento en nmero de clientes y volmen

de operaciones, el sistema soportar muy bien la estrategia a
cinco aos planteada por Porvenir. El sistema soportar este
crecimiento sin necesidad de mejoras o ajustes.
De otro lado, para soportar este crecimiento, Porvenir prev el
uso de canales alternativos en lugar de abrir muchas
sucursales; esta estrategia requerir de los ajustes y mejoras
en el sistema descritas en el punto Para soportar la
expansin sin abrir sucursales del captulo anterior. Estos
ajustes son simples de implementar debido a la calidad de
diseo y construccin del sistema.

Ability to Manage and Implement Technology

Describe skills of internal
technology team

Porvenir no cuenta con personal de IT en su staff interno.

Cuenta con un servico de procesamiento de datos provisto por
el mismo proveedor del sistema de informacin. Sin embargo
cuenta tambin con el apoyo del Gerente de Operaciones que
tiene formacin en tecnologa.
La empresa proveedora del sistema de informacin cuenta
con el personal y recursos suficientes para atender a Porvenir.

What is managements
capacity to lead and manage
technology projects?

La alta direccin de Porvenir tiene visin estratgica en cuanto

a la necesidad y potencial uso de la tecnologa, tiene tambin
experiencia en procesos de incorporacin de tecnologa. Por
lo que podrn llevar adelante proyectos de tecnologa con
poca a ninguna ayuda externa.

Describe skill level of

operational staff

El personal operativo de Porvenir es en general joven y

muestra disposicin al uso de tecnologa, adems de conocer
bastante bien el tipo de negocio y operaciones de la entidad.

Quality of Data Production

What are managements
information requirements?

Los requerimientos de informacin de la alta direccin de

Porvenir estn referidos a:
Calidad de la cartera de crditos
Sostenibilidad de las operaciones (profitability)
Rendimiento y produccin del personal de la entidad

Is information produced
accurate and timely?

Actualmente la informacin es producida a tiempo por el

sistema, sin embargo los reportes apoyan ms las labores
operativas que las gerenciales. Esto se debe principalmente a
que la entidad a priorizado que las operaciones cuenten con el
apoyo apropiado de informacin y sistemas, lo cual se ha

logrado al presente.
En cuanto a la informacin gerencial requerida, el sistema
cuenta con toda la informacin de operaciones y
transacciones registradas, cuenta adems con una
herramienta de generacin de reportes en la cual se podr
construir rpidamente un mdulo de reportes gerenciales que
soporte las necesidades a este nivel.
How standardized is
accounting/operational data?

Las operaciones de crdito en Banca Comunal estn

alineadas con los estndares del mercado y el sistema apoya
efectivamente esta estandarizacin, incluso apoyando las
operaciones propias de las Bancas Comunales.
La contabilizacin de las operaciones sigue las buenas
prcticas y recomendaciones prudenciales de la entidad
reguladora de Bolivia (SBEF) y del organismo que agrupa y
soporta a las entidades de microfinanzas en Bolivia
(FINRURAL). El sistema soporta efectivamente estos
estndares.

What are the institutions data

analysis capabilities?

Porvenir est iniciando a utilizar la informacin disponible en el

sistema para atender objetivos estratgicos, por lo que esta al
inicio de un proceso de mejora en su capacidad de anlisis de
la informacin. Sin embargo, sus ejecutivos vienen de largas
experiencias previas en exitosas entidades de microfinanzas
en Bolivia, por lo que les ser facil lograra capacidades altas
de anlisis de informacin.

Other Financial Information

Revenues, excluding donor
funds (US$)

$303,003 for the year ending 2008 (date)

Donor funding (US$)

$594,000 for the same period *Individual

Expenses (US$)

$279,900 for the same period *Neto $23,000

Portfolio at risk (number of

days and formula used)

$5,344, al mismo periodo lo que representa el 0.12% de

cartera bruta.

Other Operational Information

Start date of microfinance
operations

Marzo, 2005

Number of branches

Number of staff

21

Number of IT staff

0 Internal, External IT Support by MIS provider

Number of loan products

3 Village Banking, Yapas, VB Internal loans, Individual

Number of savings products

1 Village Banking Compulsory savings

Number of other products

1 Remittances, money exchange

Methodology for delivering

products and services

Village Banking, VB group meetings to deliver loans and to

collect repayments as well