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UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012
UNIVERSIDAD ICESI
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
SANTIAGO DE CALI
2012
____________________________________
Presidente del Jurado
____________________________________
Jurado
____________________________________
Jurado
AGRADECIMIENTOS
Todas aquellas personas que de una u otra forma contribuyeron al desarrollo del
proyecto.
CONTENIDO
pg.
INTRODUCCIN ..................................................................................................... 1
1. ESTANDARIZACIN DE LOS PROCESOS DEL REA DE MANTENIMIENTO
DE LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE CIENCIAS NATURALES Y
CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD ICESI ......................................... 2
1.1. PROBLEMA ...................................................................................................... 2
1.2. JUSTIFICACIN ............................................................................................... 2
1.3. DELIMITACIN ................................................................................................ 3
2. OBJETIVOS ......................................................................................................... 4
2.1. OBJETIVO GENERAL ...................................................................................... 4
2.2. OBJETIVO DEL PROYECTO ........................................................................... 4
2.3. OBJETIVOS ESPECFICOS ............................................................................. 4
3. MARCO DE REFERENCIA.................................................................................. 5
3.1. ANTECEDENTES ............................................................................................. 5
3.2. MARCO TERICO ........................................................................................... 5
3.2.1. Mantenimiento ............................................................................................... 5
3.2.2. Procesos... ..................................................................................................... 6
3.2.3. Gestin del mantenimiento ............................................................................ 7
3.2.4. Mejoramiento continuo ................................................................................... 9
3.2.5. Anlisis de criticidad cuantitativo ................................................................. 10
3.2.6. Anlisis de fallas y efectos ........................................................................... 11
3.2.7. Norma ISO 9000 .......................................................................................... 12
3.3. APORTE CRTICO ......................................................................................... 13
4. ESTRATEGIA METODOLGICA DEL TRABAJO............................................. 14
4.1. METODOLOGA DEL PROYECTO ................................................................ 14
4.2. MATRIZ DE MARCO LGICO ....................................................................... 15
5. DESARROLLO DEL PROYECTO ..................................................................... 16
5.1. DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL ................................................ 16
LISTA DE FIGURAS
Pg.
Figura 1. Proceso que se realiza en el rea de mantenimiento ............................... 3
Figura 2. Evolucin del mantenimiento .................................................................... 6
Figura 3. Proceso de gestin del mantenimiento ..................................................... 8
Figura 4. Control de procesos segn la norma ISO 9001:2008 ............................. 12
Figura 5. Grfico de criticidad ................................................................................ 22
Figura 6. Diagrama del mantenimiento correctivo .................................................. 25
Figura 7. Diagrama del mantenimiento preventivo................................................. 34
Figura 8. Diagrama de la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos
........................................................................................................................... 39
Figura 9. Manual para la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de un
nuevo equipo ...................................................................................................... 45
LISTA DE TABLAS
Pg.
Tabla1. Ciclo Deming aplicado a mantenimiento ..................................................... 9
Tabla 2. Matriz de marco lgico ............................................................................. 15
Tabla 3. Equipos de soporte de los laboratorios del edificio L ............................... 18
Tabla 4. Criterios para criticidad en laboratorios de la U. Icesi .............................. 19
Tabla 5. Cuantificacin de variables en equipos de soporte .................................. 21
Tabla 6. Anlisis de criticidad cuantitativo de los equipos de soporte .................... 22
Tabla 7. Entradas y salidas en el mantenimiento correctivo .................................. 24
Tabla 8. Actividades del proceso de mantenimiento correctivo ............................. 26
Tabla 9. Historial de mantenimientos correctivos en el ao 2012 .......................... 29
Tabla 10. Entradas y salidas en el mantenimiento preventivo ............................... 33
Tabla 11. Actividades del proceso de mantenimiento preventivo .......................... 35
Tabla 12. Programacin de mantenimientos preventivos para el ao 2012 .......... 38
Tabla 13. Entradas y salidas en la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso
de equipos .......................................................................................................... 39
Tabla 14. Actividades del proceso de adquisicin, instalacin y capacitacin en
uso de equipos ................................................................................................... 41
INTRODUCCIN
El tema que abarca este proyecto es de gran importancia para la Universidad Icesi
ya que ste posibilita la ocurrencia de las prcticas de laboratorio de las facultades
de Ciencias Naturales y Ciencias de la Salud, concentrndose en sus equipos
como soporte vital, por lo cual se vela por su continuo y correcto funcionamiento.
Al ser aplicativo, este proyecto cont con fuentes primarias para el levantamiento
de informacin del sistema estudiado. Se realiz desde la observacin de todos
los equipos de soporte y sus actividades de mantenimiento, hasta entrevistas con
los responsables de los procesos.
Dicha informacin sustenta la problemtica, que se centra en la falta de
planeacin y programacin en el rea de mantenimiento de equipos de laboratorio,
especficamente en las actividades de mantenimiento preventivo, correctivo,
compra e instalacin de equipos.
Para la prestacin adecuada del servicio en el desarrollo de las prcticas de
laboratorio, se analiza el proceso de manera detallada para llevar un control del
estado, requerimientos, posibles fallas, entre otros, que puedan presentar los
dispositivos existentes en el edificio L de la Universidad Icesi.
Este anlisis contribuye a la mejora de los procesos del rea de mantenimiento de
los equipos de laboratorio, a travs de la aplicacin de una metodologa de
aseguramiento de la calidad para el desarrollo de los procedimientos, empleando
mtodos de estandarizacin para los mantenimientos correctivos y preventivos y
para la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos, que permiten
identificar la labor de cada una de las reas que participan en el funcionamiento
continuo de los equipos de laboratorio.
Se establece como prioridad organizar las actividades del rea para lograr un
mejor desempeo de los procesos y al mismo tiempo fortalecer la integracin de
las reas de la universidad para el control y evaluacin del funcionamiento de la
planta fsica, especficamente de los equipos utilizados en el edificio de
laboratorios, ya que se considera de gran importancia la organizacin de las
actividades para que sea posible prestar un mejor servicio, aumentando la vida til
de los equipos y al mismo tiempo disminuyendo el tiempo y recursos invertidos en
el desarrollo de las tareas.
1. ESTANDARIZACIN
DE
LOS
PROCESOS
DEL
REA
DE
MANTENIMIENTO DE LOS LABORATORIOS DE LAS FACULTADES DE
CIENCIAS NATURALES Y CIENCIAS DE LA SALUD DE LA UNIVERSIDAD
ICESI
1.1.
PROBLEMA
1.2.
JUSTIFICACIN
1.3.
DELIMITACIN
ENTRADA
S
Fuente: Autor.
Instalacin de Equipos
Capacitacin en Uso
Alistamiento de Equipos
Mantenimiento Programado
Mantenimiento Correctivo
RECURSO
S
SALIDAS
CLIENTE
INTERNO
PROVEEDOR
PROCESO
2. OBJETIVOS
2.1.
OBJETIVO GENERAL
2.2.
OBJETIVOS ESPECFICOS
1. Definir los equipos de soporte a travs del anlisis de criticidad para los
mismos.
2. Estandarizar el proceso que permite desarrollar el mantenimiento preventivo y
correctivo de los equipos de soporte.
3. Presentar una propuesta de implementacin del proceso estandarizado que
incluya los criterios de adquisicin de los equipos, elaborando un manual para
el rea de mantenimiento.
3. MARCO DE REFERENCIA
3.1.
ANTECEDENTES
3.2.
MARCO TERICO
3.2.1. Mantenimiento
Definicin: Es el conjunto de tcnicas destinadas a mantener instalaciones y/o
equipos en funcionamiento al mximo rendimiento y tiempo posibles.
Actualmente se conocen cinco tipos de mantenimiento, diferenciados por las
tareas y/o actividades vinculadas a su desarrollo. Estos son:
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Preventivo
Mantenimiento Predictivo
Mantenimiento Cero Horas
Mantenimiento en Uso
3.2.2. Procesos
Para estandarizar un proceso es necesario saber qu tipo de proceso ser objeto
de estudio, por lo cual es indispensable enmarcar el rea de trabajo y sus tareas
en un determinado perfil.
Existen cuatro tipos de procesos aplicados en cualquier empresa, los cuales son:
Procesos Estratgicos
Procesos Operativos
Procesos de Soporte
Procesos de Gestin
10
tem analizado
Funcin
Fallas
Efecto de las fallas
Causa de las fallas
Controles previos
Acciones desplegadas
Otros
Un idioma universal a travs del cual todas las compaas se entienden bajo
un mismo conjunto de conceptos.
Establece un sistema de gestin de reconocimiento mundial, lo que ha
permitido mayor facilidad en la creacin de relaciones comerciales
internacionales bajo los criterios de la norma.
Garantiza un sistema de informacin comn ya que requiere ciertos
parmetros para la creacin de relaciones organizacionales.
12
Los captulos de principal apoyo para el proyecto son el sexto y octavo, entendidos
como gestin de los recursos y medicin, anlisis y mejora respectivamente. En
el captulo seis se establecen las necesidades de recursos (tcnicos, humanos,
etc.) para la implementacin de la norma y tambin los requisitos para la
comunicacin a lo largo del proceso de ejecucin. Por otra parte, en el captulo
ocho se desarrollan los procedimientos que garantizarn la eficacia del proceso a
nivel interno y externo, identificando el plan de deteccin de problemas y las
acciones a tomar para prevenir y corregir errores.
3.3.
APORTE CRTICO
13
4.1.
Para alcanzar los objetivos especficos estipulados, fue necesario plantear una
metodologa para el desarrollo de las tareas que dieron cuerpo al proyecto.
La primera etapa en este camino fue la creacin del marco de referencia el cual
considero el soporte del proyecto. Para la creacin de dicho marco, desarroll una
investigacin y bsqueda bibliogrfica con el fin de hallar antecedentes y trabajos
relacionados con el tema.
Para conocer la situacin actual y formar el inventario de equipos que hacen parte
de los procesos desarrollados en los laboratorios de la Universidad, tuve una serie
de reuniones y visitas de campo con los encargados de estas reas. El propsito
de estas entrevistas es conocer a fondo los procesos, para poder establecer qu
equipos se consideran crticos y dan soporte a las actividades del edificio L.
La tercera etapa de la metodologa fue definir y aplicar el mtodo de anlisis de
criticidad para la gestin del mantenimiento de los equipos de soporte. Para
lograrlo fue necesario recopilar los mtodos de anlisis de criticidad y modelos de
gestin investigados con anterioridad e identificar bajo qu estructura se hace la
estandarizacin del proceso.
Despus de haber realizado el anlisis de criticidad para los equipos y haber
determinado los ms crticos, defin los procedimientos por medio de diagramas de
flujo. Tambin document los equipos involucrados en el proceso para crear un
historial y de esta manera hacerles seguimiento paso a paso desde su compra,
involucrando adquisicin, uso, mantenimiento preventivo y mantenimiento
correctivo.
El ltimo paso que hice, fue documentar la propuesta de implementacin para el
proceso estandarizado (en forma de gua), lo que implica la redaccin de las
nuevas propuestas de trabajo y las nuevas polticas que se implementaran (que
incluye adquisicin e instalacin de equipos), con la previa aprobacin de los
mtodos por parte de la oficina de servicios generales.
14
4.2.
Objetivo
General
Objetivo
del
Proyecto
Objetivo
Definir los equipos de soporte a travs del
Especfico 1
anlisis de criticidad para los mismos.
Frmula de Clculo
Medios de
Verificacin
Supuestos
Tiempo usado
(%)
Tiempo usado
(%)
Presencia del
tutor
Disponibilidad de
tiempo por parte
del ingeniero Raul
Tiempo usado
(%)
Correos de
respuesta
Disponibilidad de
tiempo por parte
de Mauricio
Delgado
Inventario de equipos.
Equipos en
inventario (%)
Documentacin
de equipos
Equipos en uso
(clases)
Registro de actividades.
Tiempo usado
(%)
Tabla de
registro de
actividades
Disponibilidad de
tiempo por parte
de Mauricio
Delgado
Tiempo usado
(%)
Verificacin del
tutor
Verificacin del
tutor
Tiempo usado
(%)
Verificacin del
tutor
Diagramas
aceptados (%)
Verificacin del
tutor
Disponibilidad de
tiempo por parte
del ingeniero Raul
Acceso a la
informacin
Actividades
Objetivo
Especfico 2
Enunciado
(dimensin /
mbito de
control)
Actividades
Actividades
Tiempo usado
(%)
Verificacin del
tutor
Tiempo usado
(%)
Verificacin del
tutor
Fuente: Autor
15
5.1.
5.1.1.1.
16
Inventario de equipos
17
Se defini a los equipos de soporte como aquellos que prestan los servicios de
preparacin de materiales para las prcticas de laboratorio, son de baja o nula
portabilidad y se encuentran fijos en el rea donde se les da uso. Entre ellos estn
autoclaves, neveras, cabinas de extraccin de humo, etc. (listados a continuacin).
Tabla 3. Equipos de soporte de los laboratorios del edificio L
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
Equipo
Nevera
Nevera
Nevera
Autoclave
Autoclave
Destilacin
Destilacin
Estufa
Incubadora
Cabina
Cabina
Cabina
Microscopio
Microscopio
Microscopio
Equipo
Mufla
Tabletadora
Tamizadora
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Durometro
Espectrofotometro Infrarrojo
Cromatografo UPLC
Bombo
Bomba Peristaltica
Caracteristicas
-80C
-20C
-4C y -2C
Desechos Biologicos
Esterilizacin
Tipo 1
Tipo 2
Secado de instrumentos
Incubadora de CO2
Flujo laminar
Extraccin de humos
Bioseguridad
Fluorescencia
Microcirugia
Frio
Absorcin atmica
Mufla de calentamiento
Farmacotecnia
Refrigerada
Mediana (tubos para sangre)
nico
Pequea (Eppendorf)
Dureza de tabletas
Liquido
Recubrimiento de Tabletas
18
Cuantificacion
4
3
2
1
Impacto Operacional
Parada inmediata del funcionamiento de la Universidad
Parada de la Universidad (recuperable)
Impacto en ciertas areas de la U.
Repercute a costos operacionales adicionales (indisp.)
No genera ningun efecto significativo sobre las demas reas
10
6
4
2
1
Flexibilidad Operacional
No existe opcion de funcionamiento y el repuesto no hay forma de recuperarlo
Existe opcin de repuesto compartido
Funcion de repuesto disponible
4
2
1
Costo de Mantenimiento
Alto costo del mantenimiento
Medio y bajo costo de mantenimiento
2
1
8
6
4
2
1
0
Fuente: Autor
En el caso puntual de los equipos de laboratorio el anlisis de criticidad se hace
por equipo ms no por proceso ya que cada equipo puede llevar a cabo un
proceso y al mismo tiempo estar vinculado en muchos otros.
19
Los parmetros bajo los cuales se considera la criticidad de cada equipo estn
sujetos a cinco variables determinantes:
-
20
Equipo
Nevera
Nevera
Nevera
Autoclave
Autoclave
Destilacin
Destilacin
Estufa
Incubadora
Cabina
Cabina
Cabina
Microscopio
Microscopio
Microscopio
Equipo
Mufla
Tabletadora
Tamizadora
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Centrifuga
Durometro
Espectrofotometro Infrarrojo
Cromatografo UPLC
Bombo
Bomba Peristaltica
Caracteristicas
-80C
-20C
-4C y -2C
Desechos Biologicos
Esterilizacin
Tipo 1
Tipo 2
Secado de instrumentos
Incubadora de CO2
Flujo laminar
Extraccin de humos
Bioseguridad
Fluorescencia
Microcirugia
Frio
Absorcin atmica
Mufla de calentamiento
Farmacotecnia
Frecuencia de Fallas Impacto Operacional Flexibilidad Operacional Costos de Mantenimiento Impacto S.A.H.
2
4
4
1
0
2
2
2
1
0
2
2
2
1
0
3
4
4
1
1
4
4
4
2
0
3
4
1
2
0
3
6
4
1
0
2
1
2
1
0
2
2
4
1
1
2
4
2
1
1
4
1
2
2
1
2
4
2
1
1
3
4
4
2
0
2
1
4
1
0
2
1
2
1
0
3
1
4
2
1
2
1
4
1
1
3
4
4
1
0
2
4
4
1
0
Refrigerada
1
1
2
1
1
Mediana (tubos para sangre)
1
1
2
1
1
nico
1
1
4
1
1
Pequea (Eppendorf)
1
1
4
1
1
Dureza de tabletas
3
4
4
2
0
3
4
4
1
0
Liquido
2
4
4
1
0
Recubrimiento de Tabletas
2
4
4
1
0
2
4
4
1
0
21
Fuente: Autor
22
5.2.
PLAN DE ACCIN
23
Mantenimiento correctivo
24
equipo
Fuente: Autor
Icesi
Diagrama de procesos
Figura 6. Diagrama del mantenimiento correctivo
Mantenimiento Correctivo en Laboratorios
Encargado del
Laboratorio o el
Equipo
rea de Mantenimiento
Compras
Proveedor de Equipo
Contratista de
Servicios
Planta Fsica
Inicio
1. Reportar el dao
2. Verificar el dao
No
3. El equipo se
encuentra en
garanta?
4. Existen las
herramientas para
reparacin?
No
Si
6. Programar
reparacin U. Icesi Proveedor
7. Programar
reparacin U. Icesi Proveedor
11. Contactar al
contratista
Si
12. Cotizar el
servicio
5. Reparar el equipo
8. Tramitar orden
de entrada
9. Generar orden de
entrada
13. Reportar
contratista elegido
15. Programar
reparacin U. Icesi Contratista
10. Reparar el
equipo
16. Programar
reparacin U. Icesi Contartista
20. Reportar la
disponibilidad del
equipo al encargado
del laboratorio o del
equipo.
19. Reparar el
equipo
Fase
Fin
25
Condiciones generales
Recursos
SGS
Recursos
Notificacin del
SGS
26
Encargados
Recursos
No existe ficha
tcnica del equipo
o la misma no
presenta el dato
de garanta
Auxiliar de
Ficha tcnica del
mantenimiento equipo
en
laboratorios
Recursos
Notificacin de
solicitud de
cotizaciones
Recursos
Notificacin de
solicitud de
servicio
Excepciones
Esta solicitud es necesaria slo si: el equipo no se encuentra en garanta o si la
reparacin del mismo se puede efectuar con las herramientas existentes en la
universidad
6. Programacin de la reparacin
Detalle
Restricciones
Encargados
Se establece el da y la hora de La programacin Auxiliar de
la reparacin, siempre se tiene depende de quien mantenimiento
en cuenta la disponibilidad del vaya efectuar la en laboratorios
auxiliar de mantenimiento en
reparacin
y prestador de
laboratorios y del prestador de
servicios (si es
servicios (si es necesario)
necesario)
Recursos
Confirmacin
de solicitud a
prestador de
servicios
Excepciones
La programacin cuenta exclusivamente por el encargado del mantenimiento en
laboratorios en caso de que la universidad tenga las herramientas necesarias
para efectuar la reparacin
7. Enviar solicitud de ingreso de terceros para reparacin
Detalle
Restricciones
Encargados Recursos
Posterior a la programacin El prestador de
Auxiliar de
Datos precisos
27
de la reparacin se enva la
solicitud a planta fsica para
el ingreso del prestador de
servicios, verificando su
seguridad social
Excepciones
Este paso puede ser eliminado del proceso si la reparacin del equipo es hecha
por el encargado del mantenimiento en laboratorios, con las herramientas
existentes en la universidad
8. Reparacin del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Se efecta la
Puede ser efectuada Auxiliar de
reparacin del
por el auxiliar de
mantenimiento en
equipo.
mantenimiento en
laboratorios y
laboratorios o el
prestador de servicios
prestador de servicios (si es necesario)
9. Enviar reporte de equipo en funcionamiento
Detalle
Restricciones Encargados
Se enva reporte a los
Auxiliar de
encargados de laboratorio o
mantenimiento en
equipo de que el equipo ya
laboratorios
se encuentra disponible
nuevamente para uso
Fuente: Autor
Documentos involucrados
Procesos relacionados
Compras: Autorizacin del servicio del contratista.
28
Recursos
Reporte de
servicios por
parte del
prestador de
servicios
Recursos
Notificacin de
disponibilidad
de uso del
equipo
Lunes
Martes
Martes
Mircoles
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Lampara de Luz Fria
Microscopio Invertido
Investigacion Dra. Alfora
Lunes
10
Martes
Jueves
11
Mircoles
Jueves
Mantenimiento Correctivo
Autoclave 160 Lts Bioterio
12
Jueves
Viernes
Viernes
Sbado
Sbado
13
Viernes
14
Sbado
20
Viernes
21
Sbado
28
Sbado
16
Lunes
17
Martes
18
Mircoles
19
Mantenimiento Correctivo
Termohigrometro Bioterio
23
Lunes
24
Martes
25
Mircoles
26
Instalacion Marmita de
Calentamiento Lab. 305L
Farmacotecnia Liquidos
30
Lunes
Jueves
Traslado de Autoclave 60
Litros para posterior
Instalacion
31
Jueves
27
Viernes
Martes
Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 101L
29
Tabla 9. (Continuacin)
FEBRERO
1
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
Lunes
Mantenimiento Correctivo
Cronometros Fisicoquimica
203L
13
Lunes
Martes
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 102L
14
Martes
Lunes
21
Martes
15
Mircoles
Lunes
28
Martes
16
Jueves
10
Viernes
11
Sbado
Mantenimiento Correctivo
Zapata Tableteadora
Monopunzonica Lab. 304L
17
Viernes
18
Sbado
24
Viernes
25
Sbado
Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 102L
22
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Microscopio E100 Lab. 101L
27
Jueves
Mantenimiento Correctivo pH
metro Dra. Marcela Santaella
Mantenimiento Correctivo
Instalacion Bombo y Accesorios
Cabina 509L Lab. Investigacion
Equipos Erw eka Lab. 305L
Biotecnologia Dra. Alfora
Farmacotecnia Liquidos
Gonzalez
20
29
23
Jueves
Mantenimiento Correctivo
Durometro Lab. 304L
Farmacotecnia Solidos
Mircoles
30
Tabla 9. (Continuacin)
MARZO
1
Jueves
Viernes
Sbado
Mantenimiento Correctivo
Motor Erw eka AR 403 Lab.
305L Farmacotecnia Industrial
Lunes
Martes
Mantenimiento Correctivo pH
metro Doctora Thaura
Investigacion Fisiologia Vegetal
12
Lunes
13
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
10
Sbado
15
Jueves
16
Viernes
17
Sbado
24
Sbado
Mantenimiento Correctivo
Modulo Inyeccion/Extraccion
lab. 305L Farmacotecnia
Industrial
14
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Rotoevaporador Quimica
Organica Lab. 206L
19
Lunes
20
Martes
Instalacion y Capacitacion
Rapid Vap Lab. 202L
Fitoquimica Docencia
21
Mircoles
22
Jueves
23
Viernes
Mantenimiento Correctivo
Calibracion Flujo de Aire
Rotoevaporador Heidolph Lab. Cabina de Bioseguridad Clase
202L Fitoquimica Docencia
2 Lab. 406L Biotecnologia
26
Lunes
27
Martes
28
Mircoles
29
Mantenimiento Correctivo
Mantenimiento Correctivo
Equipo Millipore Agua Destilada Conductivimetros
tipo 2 Cuarto Aguas
31
Jueves
30
Viernes
31
Sbado
Tabla 9. (Continuacin)
ABRIL
Lunes
Martes
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Estereoscopio N. 03 Lab. 101
Biologia General
Lunes
10
Martes
Mantenimiento Correctivo
Mantenimientos Correctivo
Cabina Extraccion humos
Plancha de Calentamiento
toxicos Preparacion de medios Almacen de materiales 2do piso
16
Lunes
17
Martes
Jueves
Viernes
Sbado
13
Viernes
14
Sbado
Mantenimiento Correctivo
Fusiometro Lab. 206L
11
Mircoles
12
Jueves
Mantenimiento Correctivo
Equipo Sartorius Agua
Destilada tipo 1 Cuarto
Prepracion de Aguas
18
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Horno de Secado Binder Lab.
Fisicoquimica 203L
19
Jueves
20
Viernes
21
Sbado
26
Jueves
27
Viernes
28
Sbado
23
Lunes
24
Martes
25
Mircoles
Mantenimiento Correctivo
Microscopios 3 y 6 Lab. 101L
Zoologia
30
Mantenimiento Correctivo
Cabina de Bioseguridad Clase
2 Lab. 406L Biotecnologia
Lunes
32
5.2.1.2.
Mantenimiento preventivo
33
Diagrama de procesos
Figura 7. Diagrama del mantenimiento preventivo
Mantenimiento Preventivo en Laboratorios
rea de Mantenimiento
Compras
Proveedor de Equipo
Contratista de Servicios
Planta Fsica
Inicio
1. Registrar el
equipo con ficha
tcnica
2. El mtto se hace
por garanta?
Si
7. Generar orden de
entrada
6. Programar mtto
No
No
3. El mtto
requiere
contratista?
8. Ejecutar mtto
Si
9. Contactar al
contratista
4. Programar mtto
10. Cotizar el
servicio
11. Reportar
contratista elegido
5. Ejecucin mtto
Si
No
13. Programar el
mtto U. IcesiContratista
14. Programar el
mtto U. IcesiContratista
17. Se requiere
mtto adicional?
Fase
Fin
34
Alcance
Este protocolo va desde el registro del equipo en la ficha tcnica, hasta la
programacin y ejecucin del mantenimiento preventivo del mismo.
Condiciones generales
35
Recursos
Notificacin
de solicitud de
cotizaciones
Recursos
Confirmacin
de solicitud a
prestador de
servicios
Excepciones
La programacin cuenta exclusivamente por el encargado del mantenimiento en
laboratorios en caso de que la universidad tenga las herramientas necesarias
para efectuar el mantenimiento
6. Enviar solicitud de ingreso de terceros para mantenimiento
Detalle
Restricciones
Encargados Recursos
Posterior a la programacin
El prestador de
Encargado del Datos precisos
de la reparacin se enva la
servicios depende mantenimiento de la entrada y
solicitud a planta fsica para el de si el equipo
en
salida del
ingreso del prestador de
est en garanta
laboratorios
prestador de
36
servicios y verificacin de
documentos de seguridad
social.
(proveedor o
contratista)
servicios y
seguridad
social
Excepciones
Este paso puede ser eliminado del proceso si el mantenimiento del equipo es
hecho por el encargado del mantenimiento en laboratorios, con las herramientas
existentes en la universidad
7. Ejecucin del mantenimiento del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Se efecta el
Puede ser efectuado Auxiliar de
mantenimiento
por el auxiliar de
mantenimiento en
preventivo del
mantenimiento en
laboratorios y
equipo.
laboratorios o el
prestador de servicios
prestador de servicios (si es necesario)
Recursos
Reporte de
servicios por
parte del
prestador de
servicios
Procesos relacionados
Compras: Autorizacin del servicio del contratista.
37
ENERO
FEBRERO
MARZO
ABRIL
MAYO
29-may
JUNIO
JULIO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
NOVIEMBRE
DICIEMBRE
17-ago
27-sep
13-jun
14-jun
14-dic
15-dic
21-abr
12-jun
03-sep
20-sep
18-jul
06-jun
17-oct
12-ene
21-nov
12-ene
15-feb
19-sep
23-oct
09-ago
10-sep
15-mar
23-feb
15-oct
08-nov
20-sep
AO 2013
AO 2013
Para que los laboratorios cuenten con un nuevo equipo se deben seguir tres
pasos: adquisicin, instalacin y capacitacin en uso. La adquisicin de equipos
es un paso fundamental en la creacin de los laboratorios, adems del inicio del
campo de accin del rea de mantenimiento. Se debe velar por la adquisicin bajo
las mejores condiciones posibles en cuanto a calidad del equipo, confiabilidad del
proveedor y servicios de post-venta. El rea de mantenimiento es la encargada de
coordinar todo el procedimiento de instalacin de un nuevo equipo, contactando el
proveedor y supervisando la logstica del mismo. Y por ltimo, la capacitacin en
38
39
Decanatura de la
Facultad
Compras
rea de
Mantenimiento
Proveedor de Equipo
Inicio
1. Solicitar el equipo
2.Cotizar el equipo
3. Autorizar la
adquisicin del
equipo
6. Reportar la
adquisicin del
equipo al rea de
mantenimiento
4. Generar orden de
compra
5. Reportar la
adquisicin del
equipo al encargado
del equipo
7. Contactar al
proveedor para
solicitud de
informacin del
equipo
8. Brindar
informacin del
equipo
9. Identificar los
requerimientos para
instalacin del
equipo
10. Evaluar el lugar
idneo para la
instalacin del
equipo
12. Coordinar la
llegada y
almacenaje
temporal del equipo
13. Solicitar
elementos para
instalacin y/o
prueba del equipo
14. Instalar el
equipo
15. Hacer
acompaamiento a
la instalacin del
equipo
17. Programar
personal a capacitar
16. Programar
personal a capacitar
18. Informar al
proveedor la fecha,
hora y lugar de la
capacitacin.
19. Solicitar
elementos para la
capacitacin
20. Dictar la
capacitacin en uso
del equipo
Fase
Fin
40
Propsito
Definir las condiciones especficas bajo las cuales se adquiere, instala y capacita
al personal en el uso de un equipo de los laboratorios del edificio L de la
Universidad Icesi.
Alcance
Este protocolo va desde la solicitud del equipo, hasta la instalacin y capacitacin
en uso del mismo.
Condiciones generales
41
2. Cotizar el equipo
Detalle
Restricciones
Cotizacin del equipo,
que incluye un cuadro
comparativo de
cotizaciones
Encargados
Comprador de
la Universidad
Icesi
3. Autorizacin de la decanatura
Detalle
Restricciones
Autorizar la compra del
equipo
Encargados
Decano(a) u
ordenador del
gasto
Recursos
Cotizacin de
equipo
Recursos
Formato de
aprobacin de
compra de equipo
Encargados
Recursos
Auxiliar de
Ficha tcnica
mantenimiento en del equipo
laboratorios
Excepciones
La informacin requerida no es suministrada en su totalidad y se remite a
investigar con otras entidades que tengan el equipo
5. Identificar los requerimientos para instalacin del equipo
Detalle
Restricciones
Encargados
Recursos
Identificar los
Auxiliar de
requerimientos fsicos para
mantenimiento en
la instalacin del equipo
laboratorios
(volumen, energa, gases,
etc.)
6. Evaluar el lugar idneo para instalar el equipo
Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
De acuerdo a los requerimientos
Auxiliar de
establecidos, se evala el mejor
mantenimiento
espacio posible para ubicar el
en laboratorios
equipo.
42
Encargados
Encargado del
mantenimiento
en laboratorios
Recursos
Recursos
Acta de
entrega del
equipo
43
Recursos
capacitacin
12. Solicitar elementos para capacitacin en uso del equipo
Detalle
Restricciones Encargados
Recursos
Se solicita al almacn los
Auxiliar de
Formato de
elementos requeridos para la
mantenimiento en solicitud de
capacitacin en uso del equipo
laboratorios
elementos
(reactivos, vidriera, etc.)
para prcticas
de laboratorio
Fuente: Autor
Documentos involucrados
Procesos relacionados
Compras: Generara opciones de compra de equipos.
5.2.1.3.2. Gua para solicitantes de equipos
Esta es una prctica gua cuyo objetivo es poner al tanto a los colaboradores de
los laboratorios, sobre la adquisicin, instalacin y capacitacin en uso de equipos.
Adems, se da a conocer el rol del solicitante del equipo a lo largo del proceso,
asignando tareas para la solicitud del equipo, reporte de la compra y participacin
activa en las capacitaciones.
44
45
46
47
48
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1.
CONCLUSIONES
49
6.2.
RECOMENDACIONES
50
BIBLIOGRAFA
51
ANEXOS
Anexo A. Formato de solicitud de compra de equipos
Solicitud de Compra - Laboratorios de Investigacin y Docencia
Fecha:
04/05/2012 11:44
Compras y Suministros
Versin:
1.0
Laboratorio:
Profesor:
Cenco:
No Aplica (
No Aplica (
Cantidad Und/Med
Nota: En caso de que tenga cotizaciones, pginas web de proveedores, fotos o datos que apoyen la gestin de compra, favor adjuntarlos a la solicitud.
52
MM:
AA:
FICHA NUMERO
#
DATOS DEL EQUIPO
TIPO DE EQUIPO:
CARACTERISTICAS TECNICAS
MECANICAS:
ELECTRICAS:
ELECTRONICAS:
MARCA:
PROVEEDOR:
VOLTAJE:
POTENCIA:
CORRIENTE:
FRECUENCIA:
FASES:
RPM:
NUMERO DE SERIE:
MODELO:
CALIBRACION
EQUIPO REQUIERE CALIBRACION:
TIPO DE CALIBRACION:
FECHA DE CALIBRACION:
PROXIMA CALIBRACION:
ELEMENTOS REQUERIDOS PARA USO DEL EQUIPO
PROTECCION RESPIRATORIA:
PROTECCION VISUAL:
PROTECCION AUDITIVA:
PROTECCION CORPORAL:
GUANTES:
CALZADO ESPECIAL:
CASCO:
OBSERVACIONES
OBSERVACIONES:
PERSONA CONTACTO PROVEEDOR:
MEDIDAS DE SEGURIDAD
MODO DE USO
MANTENIMIENTO
FECHA DE VENCIMIENTO DE LA GARANTIA:
PERIODOS DE MANTENIMIENTO:
MECANICO:
ELECTRICO:
TIPO DE EQUIPO:
CORRECTIVO:
NORMAL:
FECHA REVISION:
ALTO:
AMP:
AVERIAS O FALLAS:
APAGADO:
ESTADO CABLE DE CONEXIN:
REVISION DISPLAY:
ESTADO CARGADOR:
RESIDUOS (RESINAS O FLUX DE SOLDADURAS) :
ELEMENTOS DESGASTADOS:
AJUSTE DE TORNILLERIA:
REVISION LAZO DE CONTROL:
FECHA:
53
REPUESTOS:
LABORATORIO: ____________________
PRCTICA: _____________________
NOMBRE: _____________________
FECHA: _______________________
ITEM
VOLUMEN
PESO
Fuente:Universidad Icesi
54
CONCENTRACION
CANTIDAD
OBSERVACIONES
CODIGO: FOR-AUTOINGRE
VERSIN: 1.0
DATOS DE LA SOLICITUD
N de orden de
compra
Oficina:
Solicitante:
Semana N:
Extensin:
Empresa contratista
Descripcin de servicio
Lugar a trabajar
Horario
Inicio
Fin
Fecha
Inicio
Fin
Documento de
identidad
ARP
EPS
Observaciones
Fuente:UniversidadIcesi
55
56
57
Fuente:UniversidadIcesi
58
Fuente:UniversidadIcesi
59
Fuente:UniversidadIcesi
60
61
62
63
1. Entradas y salidas
Entradas
Salidas
Solicitud Proveedor Solicitud Atendida Destinatario
Servicio Usuario Servicio
Usuario
2. Diagrama de flujo funcional
2.1 Diagrama - Sistema de gestin y seguimiento de solicitudes
64
65
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
Si el lder tcnico
Para el
Lder tcnico N/A
considera que es posible desarrollo de la Lder
implementar el sistema, aplicacin se
funcional
desarrollar la aplicacin debe revisar
(y si esta dentro de la
funcionalidad en
funcionalidad de la
mantis.
herramienta de registro
de solicitudes),
configurar la
herramienta de registro
de solicitudes en el
entorno de pruebas. Sea
el caso contrario, debern
contactarse con el lder
funcional para que este
solicite una reunin para
acordar una nueva
estructura y funcionalidad
del sistema.
Excepciones
N/A
3.7 Revisar el proceso
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
El lder funcional y lder
N/A
Lder
N/A
tcnico revisarn el proceso
funcional
e informarn el resultado de
Lder tcnico
la revisin al lder del
proceso.
Excepciones
N/A
3.8 Presentar el sistema de solicitudes y aprobacin del usuario y
lder del proceso.
Detalle
Restricciones Encargados Recursos
El lder del proceso
N/A
Lder del
N/A
presentar el sistema de
proceso
solicitudes al usuario. Si el
Usuario
usuario y lder del proceso
Lder tcnico
se encuentran satisfechos
con el sistema (aprobado)
se le informara al lder
tcnico para activar la
66
N/A
5. Procesos relacionados
Cdigo
Nombre
N/A
6. Glosario
Trmino
Descripcin
Funcionalidad en mantis
67
68
Fuente: Autor
69
Fuente: Autor
70
Fuente: Autor
71
Fuente: Autor
73
Fuente: Autor
74
Fuente: Autor
75
Fuente: Autor
76
Fuente: Autor
77