SISTEMAS DE CATALOGAO E GERENCIAMENTO DE ACERVO : EXPERINCIA DE

INTEGRAO DE ACERVOS E DIVULGAO DE INFORMAES

Marcia Cristina de Carvalho Pazin

Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento
marciapazin@uol.com.br

O objetivo deste trabalho apresentar um estudo de caso de desenvolvimento de

bases de dados de catalogao e gerenciamento de acervos, contemplando
documentos de arquivo, de biblioteca e de museus. Tambm pretendemos
realizar uma discusso em torno das questes relativas integrao das
informaes existentes sobre acervos de tipologia distinta, cujas origens so as
mesmas, alm da criao de mecanismos de divulgao interinstitucional de
acordo com parmetros metodolgicos adotados internacionalmente.1
A Fundao Patrimnio Histrico da Energia e Saneamento a entidade
responsvel pela preservao dos acervos histricos dos setores de energia e de
saneamento de So Paulo. Originada a partir dos departamentos de patrimnio
histrico e centros de memria das mais representativas empresas de energia de
So Paulo - anteriormente estatais - que foram privatizadas durante o processo
promovido pelo Governo do Estado de So Paulo durante a segunda metade da
dcada de 1990. O setor de saneamento foi agregado posteriormente em virtude
da percepo da existncia de grande relao entre a matriz energtica brasileira,
onde prevalece a produo de energia eltrica em hidroeltricas, e a preservao
dos recursos hdricos do pas.
Seu acervo documental - localizado no localizados em seu Ncleo de
Documentao e Pesquisa, em So Paulo composto pelo Arquivo Histrico,
que contm mil e quinhentos metros lineares de documentos textuais, cerca de
254 mil documentos fotogrficos, mais de oito mil documentos cartogrficos e
aproximadamente dois mil documentos audiovisuais. Tambm possui uma
Biblioteca especializada que conta com aproximadamente 20 mil ttulos. Os cerca
de trs mil objetos do acervo esto distribudos pelas reservas tcnicas e
1

exposies das unidades do Museu da Energia, em So Paulo, Itu, Jundia e nas

Usinas Parque do Corumbata e Salespolis.
Considerando o grande volume documental presente em seu acervo e a
descentralizao das unidades, os grandes desafios da Fundao Energia e
Saneamento sempre estiveram ligados sua misso: preservar e divulgar o
patrimnio histrico e cultural dos setores de energia e saneamento ambiental,
por meio de projetos e servios de educao e cultura, com clara funo social.
Vrias questes se colocaram como condicionantes nas decises metodolgicas
sobre sua organizao e divulgao. A amplitude temporal e temtica, a
variedade e tambm o tamanho de seu acervo impossibilitariam muitas das aes
que comumente so realizadas em instituies cujos acervos so mais
compactos. Desde o incio, estava clara a necessidade de gerenciar o acervo e de
padronizar e uniformizar tanto quanto possvel as estruturas descritivas das trs
reas da Cincia da Informao que se ali se articulavam: a Arquivologia, a
Biblioteconomia e a Museologia.
Do ponto de vista de organizao, a soluo estava na adoo das metodologias
especficas de cada uma das reas do conhecimento, sem que isso incorresse
em maiores problemas, uma vez que a abrangncia das reas de atuao estava
claramente definida entre elas. Em cada rea, o estudo das metodologias
aplicadas e as correes de rumo, muitas vezes necessrias, tm possibilitado
grande evoluo no processo.
Do ponto de vista da divulgao, era necessrio decidir os meios de acesso
documentao, compatibilizando as diretrizes institucionais s determinaes
operacionais concretas, criando estruturas de catalogao que pudessem ser
usadas como veculos de divulgao e pesquisa adequados s necessidades de
nossos pesquisadores.
Podemos estabelecer trs grandes movimentos no processo de construo dos
sistemas de catalogao e gerenciamento do acervo da Fundao Energia e
Saneamento: a concepo inicial dos sistemas, o desafio das novas tecnologias
(a Internet) e a reviso conceitual dos sistemas (integrao).

A concepo inicial dos sistemas

Encaminhada a questo da organizao, partimos para a descrio do acervo.
Sabamos que o uso adequado das ferramentas de informtica seria o diferencial
tcnico nesse processo. Desde o incio, em 1999, as dificuldades de viabilizao
do projeto de informatizao estiveram presentes. O alto custo representado
pelos pacotes de softwares prontos foi o primeiro ponto a ser discutido, uma vez
que inviabilizaria a aquisio de produtos por uma instituio sem fins lucrativos,
com recursos escassos para investimento.
Por outro lado, percebemos que a adaptao de um pacote desenvolvido
previamente exigiria a realizao de processo de customizao tanto dos campos
de alimentao quanto das funcionalidades dos aplicativos, o que poderia reverter
em um grande volume de trabalho, alm de aumentar significativamente os custos
do processo.

Sendo assim, optamos pelo desenvolvimento prprio de trs

sistemas, em parceria com uma empresa de informtica que tinha interesse na

criao de um produto diferenciado e em sua comercializao futura.
Iniciava-se a uma longa etapa de planejamento e discusso entre as equipes das
reas tcnicas da Fundao e os profissionais da empresa parceira no
desenvolvimento do sistema. Nesse perodo ainda no estava clara a
possibilidade de haver uma integrao futura. O Arquivo Histrico, a Biblioteca e o
Museu da Energia trabalharam no desenvolvimento de estruturas conceituais
levando em conta suas reas de atuao, sem a existncia de uma reflexo mais
abrangente sobre as possibilidades de convergncia das informaes.
Os objetivos definidos para a criao dos sistemas eram trs:
-

Descrever e catalogar os acervos, de acordo com as normas tcnicas

especficas de cada rea do conhecimento;

Gerenciar a circulao dos documentos, os procedimentos administrativos e a

conservao do acervo;

Facilitar a consulta para usurios internos e externos.

O primeiro sistema desenvolvido foi o Enerbiblio sistema de automao de

bibliotecas para o qual, alm das normas e procedimentos consolidados pela
Biblioteconomia, havia parmetros descritos em diversas fontes e bibliografia da
3

Cincia da Informao. Com o auxlio de tabelas desenvolvidas pela equipe de

bibliotecrias, o sistema facilita a indexao dos documentos, fornecendo
automaticamente cdigos de classificao.
A seguir teve incio o desenvolvimento do Enermuseu sistema de catalogao,
gerenciamento e pesquisa de acervo, baseado na metodologia da documentao
museolgica, que inclua todas as etapas tcnicas, de conservao e
administrao financeira do acervo.
Estes dois sistemas, mais compactos, pelas prprias caractersticas tcnicas da
descrio em bibliotecas e museus, apresentaram desenvolvimento acelerado,
tendo um formato consolidado nos dois primeiros anos de trabalho.
O Enerdoc - Sistema informatizado de administrao, descrio e gerenciamento
de informaes arquivsticas - foi o terceiro sistema a ser desenvolvido. Neste
caso, uma das principais dificuldades encontradas foi justamente o estgio inicial
de discusses a respeito da ISAD(G) nas instituies brasileiras nesse perodo.2
Aps um perodo de estudos, a ISAD(G) forneceu as principais diretrizes para o
desenvolvimento do sistema, num processo que teve incio com a leitura
detalhada da norma e o levantamento dos principais tpicos a serem
considerados. Dois pontos mostraram-se essenciais.
Primeiro, a hierarquia: a descrio deveria ocorrer do todo para as partes, dando
inicialmente uma viso geral do acervo, tal qual preconizado pela Norma. O Guia
do Acervo3, que j contava com uma primeira verso em formato texto, foi
revisado, com a descrio sumria dos fundos de arquivo, pessoais e
institucionais.
O segundo ponto a ser considerado era o das prioridades de descrio. Os
conjuntos de maior pesquisa deveriam ser descritos antes, visando criar
facilidades para o pesquisador. Definidas as prioridades, os Inventrios e
Catlogos esto sendo produzidos paralelamente ao processo de classificao e
organizao dos fundos.
A seguir, havia a preocupao com a equipe tcnica responsvel pela descrio,
que deveria estar preparada para esse trabalho, do ponto de vista terico e

metodolgico. Esses tpicos levantavam a questo do planejamento do processo,

que inclua a elaborao de cronogramas e metas.
Com o incio dos trabalhos, uma nova dificuldade se apresentou. Da mesma
forma que, para os tcnicos e arquivistas ainda no estava suficientemente clara
a melhor frmula para implantao de sistemas baseados na ISAD(G), tambm
os tcnicos de informtica no estavam familiarizados com a terminologia
especfica da rea, e nem com a existncia de normas especficas de descrio
de acervos arquivsticos. Coube aos tcnicos do Arquivo Histrico cumprir o
papel de facilitadores, na interface com os profissionais de tecnologia, visando
decodificar a linguagem da Arquivologia para os parmetros da Tecnologia da
Informao.
A estrutura do Enerdoc foi estabelecida com o objetivo de abranger todas as
etapas de organizao dos documentos, desde a entrada no acervo at a
disponibilizao para consulta, incluindo dados de classificao, conservao e
preservao. O sistema est dividido em dois mdulos:
-

Administrativo: contemplando o cadastramento de acervos em nveis de

classificao (fundos, grupos e sries) e catlogos por gnero (audiovisual,
fotogrfico, cartogrfico e textual), alm do registro de entrada de acervo, de
atendimento a pesquisadores e emisso de relatrios de servios.

Consultas: contemplando o acesso de pesquisadores externos, com a

emisso automtica do Guia, dos Inventrios e Catlogos do acervo.

As primeiras verses dos trs sistemas foram planejadas como bases individuais
para serem utilizadas em ambiente Windows, utilizando banco de dados MS
SQL/Server e aplicativo desenvolvido em linguagem Visual Basic 6. A partir
dessa, foram realizadas diversas alteraes e evolues, medida que o uso
apontava novas necessidades e limitaes dos sistemas.
As mudanas possibilitaram o incio da comercializao dos sistemas para
instituies interessadas em informatizar seus acervos, mas que no possuam
em seus quadros equipes capazes de desenvolv-los internamente. Com isso, a
instituio ganhou uma nova fonte de recursos, que possibilita o investimento em

evolues tecnolgicas, necessrias manuteno do sistema atualizado e

compatvel com as novas tecnologias de informtica.
O desafio das novas tecnologias - a Internet levando o acervo para fora
A evoluo decorrente do processo de reviso levou naturalmente migrao
gradativa dos sistemas para ambiente Web, em linguagem ASP, num novo
processo de desenvolvimento e programao.
A opo pelo ambiente Web deveu-se percepo de que as facilidades
proporcionadas pelo acesso remoto do sistema trazem vantagens tcnicas, tanto
do ponto de vista de informtica, quanto para os responsveis pela documentao
e usurios.
Por outro lado, tambm h o menor custo de gerenciamento do sistema, para
software (aplicativos, bancos de dados) e hardware (servidores, provedores etc)
ambos centralizados, sem necessidade de atuao ou instalaes prvias nos
terminais ou computadores locais. Basta ao usurio possuir um Browser de
navegao pela Internet para acessar o sistema.
Esse processo teve incio em 2006, com a discusso sobre os formatos e
contedos mais adequados nova linguagem. A implantao efetiva est
ocorrendo durante o ano de 2007, inicialmente com o Enerdoc e Enermuseu e,
por ltimo, o Enerbiblio, que j possui uma verso operando no Site da Fundao,
na Internet. 4
Nesse processo, aproveitamos para fazer a atualizao de campos, de acordo
com as determinaes da NOBRADE Norma Brasileira de Descrio
Arquivstica em processo de publicao no mesmo perodo.
Mas simplesmente migrar o sistema para um novo ambiente no seria suficiente
para evoluir no processo de conhecimento dos acervos. Era necessrio rever
alguns conceitos e comear a discutir formas de integrar as informaes.
A reviso conceitual e a integrao dos sistemas
O grande desafio de integrao dos sistemas teve incio na discusso sobre os
procedimentos a serem adotados para informatizao do acervo. Ao longo do
processo, percebemos que a grande dificuldade seria estabelecer um fio condutor

nico para a catalogao e descrio dos materiais para divulgao de

informaes, de modo a otimizar sua utilizao pelos pesquisadores. Dentro
desse escopo, importava compreender e integrar acervos anteriormente tratados
de maneira absolutamente diversa entre si, de acordo com os parmetros
utilizados pelas empresas produtoras.
Percebemos que a integrao de sistemas de catalogao de acervos
arquivsticos, bibliogrficos e museolgicos est ligada a duas questes bsicas:
origem dos acervos e indexao.
A origem deve ser analisada sob a perspectiva da necessidade de compreender a
construo dos acervos, tanto empresariais quanto pessoais, que a Fundao
recolheu ou recebeu em doao. Refletir porque uma empresa ou pessoa reuniu
determinados documentos, livros e objetos contribui muito fortemente para
compreender o processo de construo do conhecimento do titular. Porm, o que
vemos mais constantemente a descaracterizao desses acervos, com a
remessa de livros para a Biblioteca, documentos para o Arquivo Histrico e
objetos para o Museu sem, no entanto, haver um elo de ligao sobre a
provenincia de cada item.
A experincia da Fundao representativa do que ocorre na maior parte das
instituies que possuem acervos mltiplos. Inicialmente, pensam na organizao
de cada parte de seu acervo. A seguir preocupam-se com a descrio e
divulgao. Somente depois desses dois movimentos percebe-se que h algo
faltando justamente a integrao do acervo, de modo a permitir a ampliao das
possibilidades de consulta e pesquisa.
A soluo est em identificar entre as metodologias especficas, pontos de
convergncia que possam ser utilizados como chave de consulta.
Quando analisamos os motivos que levaram a instituio a manter trs sistemas
separados para gerenciar os acervos, percebemos que havia uma grande
dificuldade de interlocuo tcnica que possibilitasse a integrao entre as reas.
Uma primeira tentativa foi feita pela rea de Museologia, com a incluso de um
campo no Enermuseu com ttulo arquivstico o campo Fundo tecnicamente
inexistente em museus5. Para ns, apesar da inadequao do termo, a iniciativa

foi importantssima para iniciar o processo de reflexo sobre como seria possvel
integrar os acervos.
Sabemos que arquivos, bibliotecas, centros de documentao e museus tm
fronteiras

bem

definidas.

No

devem

ser

confundidos

nem quanto

documentao que guardam, nem quanto ao trabalho tcnico que desenvolvem a

fim de organizar seus acervos e de transferir e disseminar informao.6 Ocorre
que, numa instituio que possui as trs reas e administra um acervo mltiplo,
necessrio descobrir interseces possveis de pesquisa.
O conceito de Fundo correspondente ao conceito de Coleo em Bibliotecas e
Museus. Apesar de formas de acumulao diferentes, ambos do uma dimenso
de origem, dentro dos acervos.
A soluo est nascendo a partir desta iniciativa. Ao elaborar a verso Web dos
sistemas - agora integrados em uma base de dados nica, mas com tabelas de
alimentao individualizadas - o campo de nomeao dos titulares ganhou uma
terminologia diferenciada de acordo com a rea (Fundo ou Coleo), e remete a
uma tabela nica de descrio geral do acervo, com a incluso de campos
especficos para cada rea, onde esto includas informaes sobre o titular e
caractersticas globais dos conjuntos7. Dessa forma, a origem do acervo
preservada, garantindo a recomposio de uma parte da histria de sua criao, e
as questes tcnicas so contempladas na consulta, com a gerao de
instrumentos de pesquisa especializados8.
A questo da indexao uniformizada - atualmente em discusso - a segunda
determinante do processo de integrao. No incio da informatizao do acervo,
foram elaborados trs vocabulrios controlados distintos, que passaram a ser
alimentados independentemente e de maneira bastante limitada pelas equipes
das reas. A Biblioteca, mais desenvolvida no campo da anlise documentria,
evoluiu rapidamente a partir da compilao de outros Thesauros pr-existentes e
implantou o sistema de busca para o Enerbiblio. O Enermuseu e o Enerdoc, por
outro lado, ainda tm grandes lacunas de indexao a serem sanadas.
Durante o projeto do Sistema Web, mudamos de perspectiva e decidimos pelo
estudo e desenvolvimento de um Vocabulrio Controlado nico, integrando a
indexao das trs reas.
8

Esse vocabulrio controlado dever contemplar as especificidades da instituio

como um todo, adaptando as necessidades de cada rea a um objetivo maior que
ampliao das possibilidades de divulgao e pesquisa do acervo.
Por fim, a questo da divulgao e troca de informaes entre instituies
similares do mundo todo precisar de tratamento adequado. O desenvolvimento
de bases de dados utilizando bancos de dados relacionais pareceu, at pouco
tempo atrs, a melhor ferramenta para descrio e divulgao de referncias
sobre acervos.
Atualmente, com a discusso do Encoded Archival Description (EAD) e do
Encoded Archival Content (EAC)9, percebemos que para alm de uma soluo
adequada s necessidades individuais da instituio, ser necessrio desenvolver
mecanismos de troca de informaes generalistas para atingir pblicos de
instituies similares ao redor do mundo.
A preocupao bsica da questo est ligada possibilidade de acesso eletrnico
a essas referncias. Nossa proposta, para iniciarmos a discusso em torno desse
tema, de que exista uma reflexo sobre se necessrio realmente que seja
utilizado apenas um formato de divulgao das informaes ou se, ao contrrio,
no poderamos manter coexistindo duas estruturas. A estrutura bsica de
alimentao de dados e pesquisa on-line em bancos de dados relacionais,
adequada e confortvel para utilizao pelos usurios de cada instituio e a
criao de uma estrutura genrica de divulgao das informaes, essa sim
padronizada internacionalmente, utilizando linguagem XML como base de
formatao de dados. Nesse caso, a partir de campos da base de dados e a partir
de comandos especficos de converso, o sistema poderia gerar relatrios e
consultas no formato padro.
Fica a a questo para o debate, estamos s iniciando.

NOTAS:
1
As questes debatidas neste artigo tiveram origem no trabalho apresentado no II Encontro de Bases de
Dados, promovido pela associao dos Arquivistas Brasileiros, no Rio de Janeiro, nos dias 15 e 16/03/2007.
Aps o encontro, a temtica da gesto integrada de acervos ganhou novos contornos em nossa instituio,
com a discusso das possibilidades que as novas tecnologias disponveis poderiam representar para a
integrao das informaes.

Apesar de no ano de 1999, ter entrado em vigor a segunda edio da norma, adotada pelo Comit de
Normas de Descrio, do CIA, ainda no havia relatos significativos de implantao de procedimentos da
ISAD(G) em acervos institucionais.
As discusses sobre a norma e os primeiros relatos de experincia comearam a se tornar pblicos a partir da
publicao da 2 edio da norma em portugus, em 2001.
3
Disponvel na Internet, em verso PDF, no site da Fundao Energia e Saneamento www.fphesp.org.br
Link Acervo (ltimo acesso em 30/07/2007). Atualmente, a Fundao possui 34 fundos em seu acervo
arquivstico.
4
Disponvel em http://www.fphesp.org.br/enerbiblio.shtm (ltimo acesso em 30/07/2007). Trata-se de cpia
do sistema local, que precisa de atualizao regular de contedo, realizada pela equipe de informtica.
5
Museus e Bibliotecas, pelas caractersticas de acumulao de seus documentos, so considerados colees.
Para uma comparao sobre os termos utilizados em cada rea, ver o quadro apresentado por BELLOTO,
Helosa L. Arquivos Permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro/FGV, 2004 p.43.
6
BELLOTO, opus cit. P.42.
7
Nas trs principais empresas Eletropaulo, CESP e Comgs havia acervos arquivsticos, bibliogrficos e
museolgicos, que foram recolhidos e tratados separadamente. Vrios arquivos pessoais tambm passam pela
mesma situao.
8
Guias e Inventrios so instrumentos utilizados apenas para arquivos, enquanto os catlogos existem
tambm na Biblioteconomia e Museologia.
9
As questes aqui colocadas foram resultado do incio da reflexo sobre o tema contido em FOX, Michael.
Porque EAD e EAC: a padronizao do gerenciamento eletrnico da informao arquivstica. II Encontro de
Bases de Dados sobre Informaes Arquivsticas: Rio de Janeiro, AAB/Fundao Casa de Rui Barbosa, 15 e
16/03/2007 (apostila - workshop).

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