LA ADMINISTRACIÓN DESDE DISTINTOS ENFOQUES

MAURICIO ALBERTO VALLE BARRA

Enero, 2001
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La referencia que se hace comúnmente al concepto de la administración

de "selva de la teoría administrativa" y que viene de la confusión que rodea al
verdadero significado de esta palabra ya que realmente la teoría de la
administración involucra variados enfoques de diferentes disciplinas que inducen
una cierta ampliación del concepto y que produce variadas inclinaciones y
tendencias que finalmente llevan a un estado poco clasificado de lo que consiste
en realidad la administración.

Para evitar caer en estas confusiones, existen diferentes enfoques bien

determinados desde los cuales se puede intentar abordar la teoría de la
administración. Estos enfoques en realidad resultan ser aproximaciones desde
otras ciencias que aportan información valiosa a la teoría administrativa, pero
debe quedar claro que la teoría administrativa no es un conjunto de estudios
provenientes de otras disciplinas. Ellas aportan como se dijo, información
conducente al mejor entendimiento de la administración.

Los enfoques para la administración son los siguientes:

1) Empírico o de situación práctica
2) Del comportamiento interpersonal
3) Del comportamiento de grupo
4) De sistemas sociales cooperativos
5) De sistemas sociotécnicos
6) De teoría de la decisión
7) De centro de comunicaciones
8) Matemático
9) Operacional

De estos nueve enfoques, el último es el que agrupa a todas las demás,

pues las considera a todas ellas en conjunto y por eso, es el enfoque
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operacional el que más se usa en la teoría de la administración. Puede

considerar que estos enfoques son una división intelectual del trabajo en un
esfuerzo por aclarar entender el verdadero significado de lo que es administrar.

Elementos principales de cada enfoque y su integración en el enfoque

operacional

El enfoque operacional reúne a todos los demás enfoques como un

sistema que extrae información y conocimiento útil de otras áreas del
conocimiento. Sin embargo, como núcleo central se tiene el conocimiento en la
administración propiamente al y que tiene relación con temas propios de ella
como, staff, patrones de departamentalización, áreas de administración y
evaluación administrativa. También otros elementos que se derivan de otros
campos como lo son la teoría de sistemas, teoría de decisiones, motivación,
liderazgo, etc. Como puede verse, el enfoque operacional reúne áreas del
conocimiento que son universalmente aplicables a otras disciplinas que
definitivamente son relevantes para nuestro caso, el de la administración.

1) El enfoque empírico o de situación práctica:

Como su nombre lo indica, este enfoque analiza la administración desde el
punto de vista práctico y real, cotidiano de situaciones o casos que han ocurrido
en la vida real, de esta forma se lleva al estudio de los típicos "casos". Tómese
en cuenta que las soluciones de cada caso es una situación en particular la que
no será necesariamente la correcta para otro caso, por lo tanto, lo más que se
puede hacer es intentar sacar, después de varios análisis de casos,
conclusiones generales que puedan ser correctas a la mayoría de las
situaciones que se puedan presentar.
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En el enfoque operacional, los análisis de casos reales aportan experiencia

administrativa y además proporcionan una suerte de historia de la administración
la que sería útil para no volver a cometer errores similares en el futuro.

2) El enfoque del comportamiento interpersonal:

Lo principal de este enfoque radica en el verdadero sentido de lo que el
administrador realiza cotidianamente, que es relacionarse con otras personas, o
con un grupo de personas que están en busca de un objetivo en común. Este
enfoque es el punto de vista humano de la administración y la sicología juega un
papel importante pues en las relaciones humanas están en juego muchos
aspectos de personalidades, intereses personales y dinámica de grupo.
Entonces a partir de esto, la sicología es parte necesaria del trabajo de un
administrador y que va en el enfoque operacional como asunto importante en las
relaciones interpersonales.

3) Enfoque de comportamiento grupal:

Este enfoque no debe ser confundido con el de comportamiento interpersonal. El
enfoque de comportamiento grupal analiza el comportamiento de grupo dentro
de una organización y es estudiado por la sicología social y la sociología. Está
muy ligado con el estudio del comportamiento de la organización entendiendo a
la organización como el sistema formado por un conjunto de relaciones de grupo
dentro de la empresa.
En el enfoque operacional, las relaciones interpersonales y la de grupo están
muy relacionadas pero no deben confundirse, así mismo, es importante entender
que dentro de la organización además de personas, existen grupos de personas
que se relacionan entre sí y es de vital importancia en la administración.

4) Enfoque de sistemas sociales cooperativos:

El estudio de las relaciones interpersonales y de grupo se apoya en sistemas
sociales, debido a la tendencia de analizar los fenómenos como sistemas. Es de
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saber, que todo administrador opera en un sistema social y en el enfoque

operacional esto se incluye como un punto de vista importante, ahora, no todos
los sistemas sociales son cooperativos como los encontrados en una
organización de una empresa. Este enfoque resulta más amplio que los dos
anteriores.

5) Esquema de sistemas sociotécnicos:

En las organizaciones no solo existen las relaciones entre personas y grupo.
También, hoy más que nunca, existe una componente tecnológica muy
importante dentro de cualquier organización que genera un sistema sociotécnico
que tiene que ver con las relaciones de las personas con la tecnología, es decir,
cómo los sistemas tecnológicos afectan a los sistemas sociales. Se sabe que el
comportamiento de personas es afectado también por otras personas y grupos,
pero también influye el factor tecnológico en esto, y si este efecto es negativo se
debe buscar la manera de cambiar o modificar el sistema tecnológico para
producir la armonía necesaria. Es claro que en el enfoque operacional, este
enfoque de sistemas sociotécnicos debe estar incluido, pues afecta de
significante manera a la administración y en este es causa de estudio de la
ingeniería industrial.

6) Enfoque de la teoría de decisión:

Podría decirse con buena razón que el análisis de la teoría de la administración
podría enfocarse como aspecto fundamental a la teoría de la decisión, puesto
que lo que cotidianamente hace el administrador o un conjunto de personas
organizadas es decidir entre varias alternativas la que más convenga bajo un
pensamiento racional y motivaciones de índole económica u otros que sean de
importancia para el caso en particular.
Recordando que en el enfoque operacional, se tienen todos los demás
enfoques, la teoría de decisiones va más allá al incluir los aspectos sociales y
sicológicos tanto dentro como fuera de la organización.
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7) Enfoque de centro de comunicaciones:

Este enfoque se considera a partir de la visión del administrador como un centro
de comunicaciones análogo a un conmutador telefónico donde se recibe,
almacena, elabora y disemina la información. Esta idea va muy de la mano con
el enfoque de teoría de la decisión ya que básicamente el administrador debe
recibir y procesar la información y luego de esto está en condiciones de tomar
decisiones. Pero la verdadera importancia de este enfoque tiene que ver con
trasladar este centro de comunicaciones a una computadora con la aplicación
para la toma de decisiones que se vuelve sumamente conveniente.
El inconveniente de este enfoque para el enfoque operacional está en la
estrechez del mismo al no tener una visión más amplia de relación con los
demás enfoques, no tiene el poder de clasificar el conocimiento administrativo a
diferencia. Por ejemplo, del enfoque de sistemas sociales o de comportamiento
interpersonal.

8) Enfoque matemático o de ciencia de la administración

El enfoque matemático surge a partir de reconocer a la administración como un
sistema de modelos, de donde se infieren variables conocidas y desconocidas y
del análisis y resultado deducir la decisión más conveniente. Por esto, el
enfoque matemático está muy ligado al enfoque de teoría de la decisión.
El enfoque matemático es también el punto de vista del análisis de la
investigación de operaciones donde la concepción fundamental está en que el
proceso de administración y toma de decisiones es un proceso lógico que con
una ayuda de términos y símbolos se intenta el modelo que más se ajuste a la
realidad y encontrar las metas seleccionadas.
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Antes de definir las funciones del administrador deben distinguirse

claramente las operaciones propias que ocurren dentro de la empresa que son
generalmente ventas, producción, contabilidad, ingeniería y compras. Estas
operaciones pueden que difieran de una empresa a otra, pero todas son
comunes al administrador y le atañen.
En la práctica, las funciones del administrador consisten en una que
podría ser, (a manera de tener un orden lógico en la mente) una secuencia
lógica que comienza en la planeación, organización, integración, dirección
(liderazgo) y control. Claro que en la práctica, el administrador no está
comprometido sólo con una de estas secuencias lógicas, si no que a la vez
supervisan muchos otros planes y trabajos de los cuales siempre se atiende el
más urgente, por lo tanto la administración es una red sistemática de funciones
entrelazadas unas con otras y no un conjunto de deberes que deben
desarrollarse en secuencia.
Al emplear las funciones de los administradores como clasificación de
primer orden para los conocimientos administrativos no se está adoptando un
enfoque de sistema cerrado para la administración. Con esta manera se intenta
organizar los conocimientos con respecto a la administración en un enfoque
operacional tomando en cuenta que en cada función están comprometidas los
conocimientos de cada enfoque. De hecho, debe entenderse que al emplear las
funciones del administrador no se está adoptando un enfoque de sistema
cerrado, todo lo contrario, pues al ver la administración desde el punto de vista
operacional se está tomando conciencia de un sistema abierto en el cual
intervienen diversas disciplinas del conocimiento que aportan a la ciencia de la
administración.

Como se ha mencionado, es necesario definir funciones de primer orden

para la administración con el objetivo de tener un ordenamiento lógico que
ayuda a clasificar mejor la situación (debe tenerse en cuenta que la clasificación
no es hermética ni tampoco en ningún sentido estricta).
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La funciones del administrador son las siguientes:

Planeación:
La planeación tiene que ver con la selección de objetivos a cumplir dentro de un
período a cumplir. Es el "cómo" lograr los objetivos propuestos y por lo tanto, la
planeación es también una toma de decisiones que incluye la elección de varias
alternativas que se eligen según la política existente, por ejemplo, políticas
relacionadas con la autoridad, precios, competencias, producción, etc.

Organización:
Siguiendo la secuencia lógica, el siguiente paso es la organización. Ésta implica
el establecimiento de una estructura de funciones con la determinación de
actividades para el cumplimiento de objetivos, implica la delegación de
autoridad, asignación de actividades a un grupo, etc. (esto tiene que ver también
con la estructura de la organización).
El administrador debe reflejar las metas hacia las cuales va mediante la
asignación e identificación de actividades. Lo importante es que la estructura
de la organización no es el fin en sí, si no una herramienta para lograr los
objetivos y que se debe ajustar a las tareas y no al contrario.

Integración de recursos humanos:

Tiene que ver con la provisión de personal adecuado y capacitado a los puestos
dentro de la organización para que la fuerza de trabajo alcance los objetivos y
metas.

Dirección y liderazgo:
Quizás ésta es una de las funciones administrativas más difíciles de ejercer. Los
administradores deben inculcar a los miembros de la organización los objetivos y
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metas a alcanzar. Se deben especificar las tareas a los subordinados y no sólo

una vez, sino constantemente guiando a las personas indicando el "por qué" de
las asignaciones. Los métodos que un administrador use para tales acciones
pueden ser variadas y tan complejos como lo es el campo de la motivación, pero
que da como resultado personas con una clara visión y concepto del trabajo que
están haciendo concentrando esfuerzos hacia una dirección, en cumplir las
metas propuestas en la planeación

Control:
El control es la evaluación y corrección de las actividades que se ejecutan cada
cierto sobre las actividades y trabajos. Previamente se ha planificado, es decir,
se tiene un plan que sirve de guía al administrador que le indica paso por paso
cómo lograr las metas (lo que no indica que la planificación original esté sujeta a
cambios que la hagan más acorde a la situación imperante en el momento), sin
embargo, el proceso de control no se ejecuta una vez a diferencia de la
planeación, sino que constantemente se está evaluando y corrigiendo las
desviaciones a la planificación a través de las personas. El proceso de control
consiste en varias mediciones que indican hacia donde está tendiendo la
operación y si existe alguna evidencia de alejamiento de las metas y objetivos
propuestos, se toman las acciones necesarias para retomar el rumbo.

¿Y qué hay de la coordinación? ¿por qué la coordinación no ha sido

incluida como una de las principales funciones administrativas?
La coordinación no se ha tomado como una función administrativa puesto
que ésta es en realidad la esencia de la administración y es un ejercicio que se
da en todas las demás funciones administrativas antes descritas.
Fundamentalmente, la coordinación involucra el logro de la armonía de todos los
esfuerzos individuales del grupo de trabajo encaminado hacia el logro de las
metas. Esta necesidad de sincronizar los esfuerzos individuales surge de los
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distintos enfoques que cada persona tiene como manera particular de ver y
proponer las cosas, por lo tanto, la principal tarea del administrador es
reconciliar las diferencias de enfoque, tiempo, esfuerzo e interés y
promoverlas hacia las metas colectivas e individuales para la empresa.