Acta de constitucin del proyecto

Matricula Virtual IE. Madre Laura

Fecha:<2/10/2015>

Institucin Educativa Madre Laura

Realizado por

JOSE DAVID ARIAS

Medelln, 2015
Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

DATOS DE CONTROL DEL DOCUMENTO

Fecha
Julio 23
Agosto 10
mensualmente
Julio - Noviembre
Julio - Noviembre

Versin
1
1
1-2-3-4
1
1

Descripcin
Acta de Iniciacin de un proyecto
Ejecucin de tareas inciales
Evaluacin peridica de los alcances
Seguimiento a Hitos
Evaluacin de entregables

Autor
Jos David
Directivos
Jose D - Direct
Jose D - Direct
Jose D - Direct

1. Descripcin del Proyecto

El proyecto consiste en realizar una inscripcin de manera virtual:
Cmo se desarrollara?
Usando la herramienta Google Drive se crear un formulario por medio del cual las personas interesadas
deben inscribirse un da determinado a una hora determinada, se programara el formulario para que no
permita el ingreso de ms personas luego de 120 inscripciones. Las personas que accedan a la inscripcin
automticamente recibirn un correo con un cdigo de inscripcin y la papelera necesaria para la
prematricula, los cuales debern entregar en un sobre sellado en la portera del colegio marcado con el
nombre del estudiante y con el cdigo de inscripcin para poder iniciar el proceso de seleccin del personal
ayudados por una entrevista que nos dar algunos criterios de seleccin.
Luego de la seleccin se descargar la informacin de Google Drive en formato de Excel y con estos datos
ms los de la entrevista se dar un puntaje a cada estudiante (esto se realizar usando frmulas de Excel
para saber quines sern seleccionados)
Para el proceso de matrcula se crear un correo electrnico (admisionesiemadrelaura@gmail.com) donde
deben enviar la papelera requerida para a matricula escaneada y se deben registrar en el MASTER2000
desde sus hogares. Para todo esto se crear una pgina virtual donde se encontrar toda la informacin
necesaria y un tutorial.
De esta manera se espera que los tiempos de matrcula de rebajen a 3 minutos aproximadamente por
persona.

2. Objetivos del proyecto a realizar

Objetivo general

Objetivos especficos

Se realizar la inscripcin y matricula de manera virtual para evitar filas,

amanecidas en la puerta del colegio y optimizar el tiempo de
permanencia en la institucin de los acudientes a la hora de matricular.
1. Se realizar una inscripcin de manera virtual donde se asignara un
cdigo para continuar el proceso de seleccin.
2. La papelera se recibir en formato digital para eliminar archivos
fsicos y optimizar el tiempo.
3. La matricula se realizar de manera virtual citando al acudiente a la
institucin solo a firmar el libro reglamentario

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

Entregables

1. Formulario de inscripcin para transicin en Google Drive

2. Lista de inscritos a transicin
3. Formulario de clasificacin y puntajes en Excel
4. Lista de admitidos
5. Pgina Web de Admisiones y Matrcula.
6. Estudiantes matriculados
7. Video tutorial de matrcula.
8. Datos de cada estudiante en la plataforma del MASTER2000
9. Documentos digitales de todos los estudiantes.
Tiempos de matrcula menores a los de los aos anteriores.

Objetivos
institucionales
que
apoya el proyecto

Brindar a nuestros estudiantes un servicio de calidad y eficiencia en todos

los mbitos institucionales, para esto La Gestin de Admisiones y
Matricula realiza la accin de mejora para optimizar tiempos, engorrosas
filas y mayor satisfaccin de sus clientes.

3. Finalidad y justificacin del proyecto.

3.1.

Oportunidades de negocio que justifiquen el proyecto

Ms que un negocio este proyecto lo que busca es la satisfaccin de nuestros clientes, en

este caso acudientes y estudiantes, pues es una entidad que brinda un servicio educativo y
es necesario eliminar aquellas prcticas que generan incomodidad (en nuestro caso filas de
ms de 12 horas, venta de cupos en esas filas, largos periodos de tiempo en la institucin
por parte de los acudientes para la matrcula) a corto y largo plazo se alcanzar un mayor
beneficio.

4. Cronograma
4.1.

Hitos1

Hito
Reunin con equipo directivo
Creacin de formulario en Google Drive
Creacin pgina web Admisiones y Matrcula
Creacin correo admisionesiemadrelaura@gmail.com)
Inscripciones transicin
Entrevistas y socializacin

Fecha tope
Julio 23
Agosto 3
Agosto 10
Agosto 10
Agosto 21
Agosto 28

Clasificacin

Septiembre 4

Publicacin de admitidos

Septiembre 8

Creacin tutorial para matricula web

Matricula Transicin

Septiembre 10
Septiembre 21

Matricula otros grados

Noviembre 6

Entregable
Cronograma
Formulario
Pgina WEB
Correo
Lista de Inscritos
Evaluacion
inscritos
Estudiantes
admitidos
Publicacin y
divulgacin
Video Tutorial
Estudiantes
matriculados
Estudiantes
matriculados

1 Actividades de duracin cero, por ejm. Terminacin fase, entrega documentacin, etc.

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

4.1.1. Diagrama de Gannt

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

4.2.

Criterios de aceptacin

Fecha tope
Julio 23
Agosto 3

Entregable
Cronograma
Formulario

Agosto 10

Pgina WEB

Agosto 10
Agosto 21

Correo
Lista de Inscritos

Agosto 28

Evaluacin
inscritos

Septiembre 4

Estudiantes
admitidos
Publicacin y
divulgacin
Video Tutorial

Septiembre 8
Septiembre 10

Septiembre 21
Noviembre 6

Estudiantes
matriculados
Estudiantes
matriculados

Acta de constitucin del proyecto

Caractersticas
En esta fecha se debe entregar las fechas para realizar todo el proceso
El formulario en GOOGLE DRIVE debe entregarse funcionando
perfectamente, enviando correo de verificacin de matrcula, cdigo de
inscripcin y el limitante para los 120 fichos
La pgina web debe estar publicada y con todos los encabezados
necesarios, esta pgina WEB es de admisiones y matrcula.
Correo con el nombre indicado y funcionando correctamente
Lista de 120 inscritos con cdigo de inscripcin. Adems informacin
para hacer la clasificacin de los estudiantes. (direccin, edad,
telfono, etc.)
Se debe entregar en detalle el comportamiento de los nios y los
padres en la jornada, evaluando aspectos como la disciplina,
puntualidad y valores.
Se entrega lista de admitidos con puntaje.
En la pgina web de la institucin y en la portera del colegio publicar
resultados de admitidos.
Entregar un video donde se explica paso a paso como se deben
registrar en el Master2000 y la manera de enviar los documentos
scaneados en pdf
Lista de estudiantes matriculados con datos completos.
Lista de estudiantes matriculados de primero a undcimo con con
datos completos.

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

4.3.

Definicin detallada del alcance (EDT o WBS)

Esquema de Desglose de Trabajo del proyecto de Inscripcin y Matrcula virtual en la institucin Educativa Madre Laura de la ciudad de Medelln. A
continuacin se amplan imgenes para una mejor visualizacin

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

4.4.

Organigrama del proyecto, listado de tareas

Hito
Reunin con equipo directivo
Creacin de formulario en Google Drive

Fecha tope
Julio 23
Agosto 3

Creacin pgina web Admisiones y Matrcula

Agosto 10

Creacin correo
admisionesiemadrelaura@gmail.com)
Inscripciones transicin

Agosto 10

Entrevistas y socializacin

Agosto 28

Clasificacin

Septiembre 4

Publicacin de admitidos
Creacin tutorial para matricula web

Septiembre 8
Septiembre
10
Septiembre
21
Noviembre 6

Matricula Transicin
Matricula otros grados

4.5.

Equipamiento,
Hardware

Horas
4
20

Virtual
(secretaria)
Docentes
Transicin
Coordinadoras
y rectora
Secretarias
Jose David
Arias
Secretarias y
coordinacin
Secretarias y
coordinacin

12
0.5

5
8
1
4
5
12

Recursos

Recursos

Equipo del
proyecto

Agosto 21

Responsable
Rectora
Jose David
Arias
Jose David
Arias
Secretaria

Descripcin

Proveedor

Nombre

Cargo

Hna Maria
Isabel londoo
Piedad Martinez
Noelia Rojas
Francy Rodas
Silvia Martinez
Jos David Arias

Rectora

Departamento /
Divisin
Administrativa

Secretaria
Secretaria
Coordinadora
Coordinadora
Docente

Administrativa
Administrativa
Administrativa
Administrativa
Acadmico

2 computadores

Software

Master200
GOOGLE DRIVE

Formacin

GOOGLE APPS

Otros

5. Influencias de los Interesados.

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

Identificar los principales actores involucrados en el proyecto y las necesidades o problemas que el
proyecto debe satisfacer

Interesado

Requerimientos exigidos

Cliente: ACUDIENTES
Patrocinador: Rectora

Facilidad para inscribirse y matricularse

Evitar aglomeraciones y optimizar el tiempo

6. Organizaciones funcionales y su participacin.

Es indispensable identificar el rol completo, responsabilidades, nivel de autoridad y jerarqua a lo largo

del desarrollo del proyecto

6.1.

Definicin y descripcin de roles de los involucrados

Rol
Patrocinador
Lder funcional
Usuarios Finales
Coordinador
o
director del proyecto

Nombre / Cargo
MARIA ISABEL LONDOO/ RECTORA
MARIA ISABEL LONDOO/ RECTORA
ACUDIENTES / PADRES DE FAMILIA O REPRESNETANTES
JOSE DAVID ARIAS/ DOCENTE

7. Asunciones o supuestos.
Se presume el correcto funcionamiento de Google Drive y el envo oportuno de los
cdigos para la inscripcin. Adems que los padres van a tener acceso fcil a un pc
8. Restricciones
Este proyecto no tiene restricciones que afecten su correcto funcionamiento.
9. Presupuesto
El presupuesto que se necesita para desarrollar el producto es reducido, pues la plataforma de Google es libre y la
plataforma institucional se usar para este fin. Por lo tanto con un presupuesto de 100.000$ para gastos
ocasionales es suficiente.

10.

Anlisis de riesgos

1. Se considera un riesgo que por el alto nmero de personas que intenten inscribirse al mismo tiempo la
plataforma de Google no responda. (para minimizar el riesgo se realizarn pruebas simultaneas donde se
pondrn grupos completos a llenar el formulario al mismo tiempo)
2. El tiempo de inscripciones sea reducido por la alta cantidad de personas pendientes para realizarla y se
llenara el cupo poco despus de habilitar el formulario. (este riesgo es inminente y no se puede minimizar
por la gran cantidad de personas que buscan cupo)
3. Los acudientes tengan problemas a la hora de ingresar datos y mandar documentos por internet por el manejo
de los sistemas. (este riesgo se minimiza realizando el tutorial completo)

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA

4. Requisitos para la aprobacin del proyecto

Para que el proyecto sea aprobado es necesario que sea viable, que agilice el proceso de inscripcin y matricula y
descongestione la secretaria en tiempo de matrculas y que no se hagan extensas filas para repartir los fichos.

Hna. MARIA ISABEL LONDOO

VSQUEZ / RECTORA

JOSE DAVID ARIAS / DOCENTE

Lder funcional

Coordinador del proyecto

Acta de constitucin del proyecto

GERENCIA DE PROYECTOS DE TECNOLOGIA

EDUCATIVA