Apostila Gestao Documentos 2015

Gesto de
Documentos
Gesto de Documentos
Curso de capacitao para os integrantes do
Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA,
da administrao pblica federal
Rio de Janeiro|2011
Copyright 2011 Arquivo Nacional

Praa da Repblica, 173
20211-350 Rio de Janeiro, RJ, Brasil
Telefone: (21) 2179-1247
Tel./fax: (21) 2179-1246
Presidenta da Repblica
Dilma Rousseff
Ministro da Justia
Jos Eduardo Cardozo
Diretor-Geral do Arquivo Nacional

Jaime Antunes da Silva
Coordenadora-Geral de Gesto de Documentos

Maria Izabel de Oliveira
Equipe de elaborao
Alexandre Gonalves, Ana Celeste Indolfo, Brenda Couto de Brito Rocco, Carla Prado Mouta Pena (in
memoriam), Carlos Augusto Silva Ditadi, Cludia Carvalho Masset Lacombe Rocha, Djalma Mandu de
Brito, Elizabeth da Silva Maulo, Lcia Maria Menezes Santos, Margareth da Silva, Maria Izabel de Oliveira,

Coordenadora Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal

Maria Esperana de Resende
Coordenadora-Geral de Acesso e Difuso Documental

Maria Aparecida Silveira Torres
Coordenadora de Pesquisa e Difuso do Acervo

Maria Elizabeth Bra Monteiro
Reviso
Mariana Simes e Alba Gisele Gouget
Projeto grfico e capa

Sueli Arajo
Diagramao

Arquivo Nacional (Brasil).

Gesto de documentos: curso de capacitao para os integrantes do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo - SIGA,
da administrao pblica federal. -- Rio de Janeiro:
Arquivo Nacional, 2011.
98p.:il.; 25 cm. - (Publicaes Tcnicas; n. 55)

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ISBN: 978-85-60207-28-2
1.Arquivos. 2. Gesto de documentos. I. Ttulo. II. Srie.
CDD 025.171 4
capitulo_1sumario.indd 2
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S U M R I O

1. Conceituao e caracterizao dos documentos de arquivo
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
Caractersticas
Gnero
Espcie
Tipo
Natureza do assunto
2. Conceituao e caracterizao dos arquivos

2.1 Natureza da entidade produtora
2.2 Natureza jurdica
10
11
12
14
15
15
15
16
17
3. Princpios arquivsticos
17
4. Teoria das trs idades
18

1. Gesto de documentos
1.1
1.2
1.3
1.4
Conceituao
Objetivos
Fases
Nveis de aplicao
2. Classificao de documentos de arquivo

2.1 Conceituao e objetivos
2.2 Cdigo de classificao de documentos de arquivo
3. Avaliao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo

3.1 Conceituao e objetivos da avaliao
3.2 Comisso permanente de avaliao
3.3 Tabela de temporalidade e destinao
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3.3.2 Prazos de guarda
3.4 Eliminao
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20
20
21
22
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25
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31
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4. Cdigo de classificao e tabela bsica de temporalidade

e destinao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio (aprovados pelo Conarq)
4.1 Elaborao do cdigo de classificao
4.2 Elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao
35
35
37
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e tabela de temporalidade e destinao de documentos
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38
6. Mudana do suporte da informao
41
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1. Aspectos gerais
1.1 Principais diferenas entre documentos
em suporte convencional e documentos digitais
2. Gesto de documentos digitais

2.1 Aspectos da gesto
2.2 Autenticao
3. Preservao de documentos digitais

3.1 Estratgias de preservao
3.2 Recomendaes gerais
4. Metadados
4.1 Objetivo
4.2 Tipos
4.3 Uso
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1. Roteiro para mensurao de documentos textuais
76
2. Formulrio de levantamento da produo documental
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91
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A P R E S E N TA O
O Arquivo Nacional, rgo da estrutura bsica do Ministrio da Justia e rgo central do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo
SIGA, da administrao pblica federal, tem como misso acompanhar
e implementar a poltica nacional de arquivos, que tem como um dos
pilares as atividades de gesto de documentos de arquivo. Tal poltica
explicitada no 2 o do art. 216 da Constituio da Repblica Federativa
do Brasil e ratificada no art. 1o da lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991
(Lei de Arquivos), que em seu art. 3o dispe que considera-se gesto
de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em
fase corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento
para guarda permanente. Esta atividade dever do Poder Pblico.
Desta forma, para que o Arquivo Nacional, que exerce uma funo constitucional como rgo singular na estrutura do Estado brasileiro, possa
desempenhar sua misso, necessrio que os servidores que atuam na
rea de gesto de documentos estejam conscientes da importncia do
desenvolvimento de programas de gesto de documentos em seus rgos e entidades, bem como sejam capazes tecnicamente de conduzir
esses programas.
O SIGA, ao organizar sob a forma de sistema as atividades de gesto de
documentos, no mbito dos rgos e entidades da administrao pblica federal, representa uma etapa importante e indispensvel para a
promoo da articulao dos arquivos federais nos moldes legais e tecnicamente corretos, garantindo o desenvolvimento integrado das atividades arquivsticas nas fases corrente, intermediria e permanente. A
implementao do SIGA garante a economia de recursos, evitando-se
gastos e esforos desnecessrios, permitindo maior agilidade na recuperao e no acesso informao pblica, com a reduo de custos de
produo e armazenagem de documentos.
Assim, o Arquivo Nacional ao produzir este instrumento tcnico, em
forma de apostila, para o desenvolvimento dos cursos de capacitao
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6 ^ Q_H`
cumprir uma tarefa essencial, permanente e vital para o SIGA, na medida em que a cada curso ministrado os integrantes do sistema fortalecero seus conhecimentos e prticas, bem como sero capazes de, por
meio da multiplicao dos contedos revistos e/ou aprendidos, melhorarem e ampliarem a qualidade dos servios arquivsticos desenvolvidos em seus rgos e entidades.
Acreditamos no sucesso dos cursos de capacitao, pois foram planejados tendo como base que:
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tenham as suas demandas internas e externas atendidas, alm de possibilitar ao cidado o acesso s informaes de seu interesse;
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que atuam na rea de gesto de documentos;
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experincias; e
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clar seus conhecimentos, pois possuem necessidades e interesses que
o curso de gesto de documentos satisfar.
Maria Izabel de Oliveira
Coordenadora-Geral de Gesto de Documentos do Arquivo Nacional
Coordenadora do Sistema de Gesto de Documentos de Arquivo SIGA,
da administrao pblica federal
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I N T R O D U O
A formulao da teoria das idades dos arquivos e a adoo do conceito
de gesto de documentos, a partir da segunda metade do sculo XX,
revolucionaram a teoria arquivstica ao estabelecer que os documentos
de arquivo deveriam passar por fases distintas e sucessivas durante seu
ciclo vital, ou seja, desde sua produo at a destinao final. Entretanto, essa revoluo no solucionou, de imediato, o problema da massa
documental acumulada nos arquivos.
Era necessrio ir alm da compreenso de que os arquivos custodiavam
documentos correntes, intermedirios e permanentes, e de que a cada
uma dessas fases, de acordo com o uso que se fazia dos documentos,
corresponderiam procedimentos tcnicos especficos.
Como consequncia desse entendimento, a experincia de gesto de documentos iniciada nos Estados Unidos sob a denominao de records
management.
Gerir documentos, em sentido mais amplo, significa no s racionalizar
e controlar a produo documental e garantir o uso e a destinao adequada, mas, principalmente, assegurar ao governo e ao cidado acesso
pleno s informaes contidas nos documentos, tarefa, por excelncia,
dos arquivos.
De acordo com o artigo 3o da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida como Lei de Arquivos, que dispe sobre a poltica nacional
de arquivos pblicos e privados, considera-se gesto de documentos
o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases
corrente e intermediria, visando sua eliminao ou recolhimento para
guarda permanente.
Segundo os artigos 4o e 5o desta lei, todos possuem o direito de receber
dos rgos pblicos informaes contidas em documentos de arquivo,
de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral. O acesso
deve ser franqueado pela administrao pblica, no prazo da lei, res-
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8 ^ Q_H`
salvadas as informaes cujo sigilo seja imprescindvel segurana da

sociedade e do Estado, assim como inviolabilidade da intimidade, da
vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Esses dispositivos legais s podem ser plenamente cumpridos se as rotinas e os procedimentos tcnicos de gesto de documentos forem implementados, pois os arquivos tm como objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira
mais eficiente e econmica possvel, concorrendo para a destinao final
adequada dos documentos depois que estes tenham servido a seus fins.
Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s so alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde sua produo
at o momento em que so recolhidos ao arquivo permanente ou eliminados.
A eficcia de um programa de gesto de documentos depende da adoo de mtodos de classificao e de avaliao, com a aplicao de cdigos de classificao e de tabelas de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo, alm da implantao de sistemas de arquivos.
O avano das tecnologias da informao fez com que indivduos e organizaes pblicas e privadas iniciassem a produo de documentos em formato digital. Este formato facilita a criao, processamento, transmisso
e armazenamento dos documentos, trazendo inmeras vantagens, como
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de gerenciamento e rapidez na recuperao dos documentos de arquivo.
Graas s grandes redes de computadores, os documentos podem ser distribudos, globalmente, de maneira gil e com mltiplos propsitos.
Este avano tecnolgico modificou, radicalmente, a forma de registrar
as informaes e os documentos. Em relao aos documentos, aqueles
que antes eram produzidos em papel passaram a ser criados em formato digital e armazenados em suportes pticos ou magnticos.
Todos esses benefcios, no entanto, no so adquiridos sem custo. Somente nos anos recentes as instituies comearam a perceber alguns
problemas inerentes ao formato digital:
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x a informao digital pode ser acessada, facilmente, utilizando-se um

computador, porm este precisa estar equipado com software capaz de
ler a trilha de bits contidas numa fita ou disco;
x a facilidade de reproduo e a proliferao de cpias dificultam a
identificao de uma verso completa ou final de um documento arquivstico digital;
x a distribuio fcil da informao pelas redes compromete o exerccio
dos direitos autorais;
x os documentos arquivsticos digitais so vulnerveis a vrus, falhas,
acesso e alteraes no autorizadas e obsolescncia tecnolgica.
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tratados conforme os procedimentos e normas da gesto de documentos.
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MDULO I

1 Conceituao e caracterizao dos documentos de arquivo
Documento toda unidade de registro de informaes, qualquer que
seja o suporte ou formato, suscetvel de ser utilizada para consulta,
estudo, prova e pesquisa, por comprovar fatos, fenmenos, formas de
vida e pensamentos do homem numa determinada poca ou lugar.
Entende-se por suporte o material no qual so registradas as informaes, enquanto formato o conjunto das caractersticas fsicas de apresentao, das tcnicas de registro e da estrutura de informao e contedo de um documento.
Todo documento uma fonte de informao, como, por exemplo, livros,
revistas, jornais, manuscritos, fotografias, selos, medalhas, filmes, discos e fitas magnticas.
Os rgos e entidades da administrao pblica atuam nos mais diversos domnios do conhecimento e as funes e atividades que desenvolvem os levam a produzir ou receber uma grande quantidade de
informaes, que, quando registradas em qualquer suporte, constituem
documentos de arquivo. Essa produo de documentos no constitui
um fim em si mesma. Ela responde, antes de tudo, necessidade de informaes que permitam ao homem agir, decidir, provar, atestar, manter ou restabelecer direitos, analisar, retrospectivamente, os fatos, as
aes e os objetos.
Documentos de arquivo ou documentos arquivsticos so todos aqueles que, produzidos e/ou recebidos por pessoa fsica ou jurdica, pblica
ou privada, no exerccio de suas atividades, constituem elementos de
prova ou de informao. Formam um conjunto orgnico, refletindo as
aes a que esto vinculados, expressando os atos de seus produtores
no exerccio de suas funes. Assim, a razo de sua origem ou a funo
para qual so produzidos que determina sua condio de documento
de arquivo, e no a natureza do suporte ou formato.
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1.1 Caractersticas
Os documentos de arquivo possuem caractersticas que os diferenciam
dos demais documentos. Entre elas, destacam-se a organicidade, a unicidade, a confiabilidade e a autenticidade:
x organicidade: os documentos de arquivo so produzidos e acumulados em razo das funes e atividades desenvolvidas pelo rgo ou
entidade, o que os contextualiza no conjunto a que pertencem. Assim,
os documentos de arquivo se caracterizam pelas relaes orgnicas
que mantm entre si;
x unicidade: o documento de arquivo nico no conjunto documental
de que faz parte, porque o conjunto de suas relaes com os demais
documentos do grupo sempre nico. Podem existir cpias em um
ou mais grupos de documentos, mas cada cpia nica em seu lugar;
x confiabilidade: o documento de arquivo confivel quando tem a
capacidade de sustentar os fatos que atesta. A confiabilidade est relacionada ao momento em que o documento produzido e veracidade de seu contedo. Para tanto, precisa ser dotado de completeza
e ter seus procedimentos de criao bem controlados. Completeza
consiste na presena, no documento de arquivo, de todos os elementos intrnsecos e extrnsecos exigidos pela organizao produtora e
pelo sistema jurdico-administrativo ao qual pertence, de maneira
que esse mesmo documento possa ser capaz de gerar consequncias.
Dificilmente se pode assegurar a veracidade do contedo de um documento; ela inferida a partir da completeza e dos procedimentos de criao. A confiabilidade, sinnimo de fidedignidade, uma
questo de grau, ou seja, um documento pode ser mais ou menos
confivel;
x autenticidade: o documento de arquivo autntico quando o que
diz ser, independentemente de se tratar de minuta, original ou cpia, sendo livre de adulteraes ou qualquer outro tipo de corrupo. Enquanto a confiabilidade est relacionada ao momento da produo, a autenticidade se refere transmisso do documento e
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preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se

mantm da forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua produo.
Assim, um documento no completamente confivel, mas transmitido e preservado sem adulterao ou qualquer outro tipo de corrupo, autntico.
De acordo com seus diversos elementos, formas e contedos, e sua representao nos diferentes suportes ou formatos, os documentos de arquivo podem ser caracterizados por gnero, espcie, tipo e natureza
do assunto.
1.2 Gnero
Gnero documental a reunio de espcies documentais que se assemelham por seus caracteres essenciais, particularmente suporte e
formato, e que exigem processamento tcnico especfico e, algumas
vezes, mediao tcnica para acesso. De acordo com o Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica 1 estes so os gneros documentais mais
comuns:
x documento textual: documentos manuscritos, datilografados ou impressos, cujo suporte predominante o papel. Exemplos: atas de reunio, cartas, decretos, livros de registro, panfletos, relatrios;
x documento cartogrfico: documentos que contm representaes grficas da superfcie terrestre ou de corpos celestes e desenhos tcnicos.
Exemplos: mapas, plantas, perfis, fotografias areas;
x documento audiovisual: documentos que contm imagens, fixas ou
em movimento, e registros sonoros. Integram este gnero os documentos iconogrficos, filmogrficos e sonoros:
documento iconogrfico: documentos que contm imagens fixas,
impressas, desenhadas ou fotografadas. Exemplos: fotografias
(diapositivos, ampliaes e negativos fotogrficos), desenhos,
gravuras;
1. Arquivo Nacional, Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, Rio de Janeiro, 2005, 232
p. (Publicaes Tcnicas, n. 51).
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documento filmogrfico: documentos que contm imagens em

movimento, com ou sem som. Exemplos: filmes, fitas videomagnticas;
documento sonoro: registros sonoros. Exemplos: discos, fitas audiomagnticas.
x documento microgrfico: documentos em microforma. Exemplos: microfilmes, microfichas, cartes-janela, jaquetas, tab-jac:
microforma: termo genrico que designa todos os tipos de suporte
que contm microimagens;
microfilme: filme resultante do processo de reproduo de documentos, dados e imagens, por meios fotogrficos ou eletrnicos,
em diferentes graus de reduo, cuja leitura s possvel por meio
de leitor de microformas;
microficha: microforma em filme cujas imagens ou fotogramas so
dispostos em linhas paralelas ou colunas;
carto-janela: carto com abertura retangular destinada a receber
fotograma;
jaqueta: invlucro de plstico ou material similar que contm um
ou mais bolsos, nos quais se inserem microformas;
tab-jac: carto tabulvel com canais de polister para insero de
filmes de 16 mm, cuja aparncia semelhante do carto-janela.
Abreviatura de tabulating-jacket.
x documento digital: documento codificado em dgitos binrios,
acessvel e interpretvel por meio de recursos computacionais. So
exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens
em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas da rede mundial de computadores (internet) e bases de
dados.
x documento eletrnico: unidade de registro de informaes codificadas de forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel por meio de
equipamento eletrnico. Existem documentos eletrnicos analgi@
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digitais, como as pginas web.
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14 ^ Q_H`
Cabe ressaltar que no existe consenso quanto caracterizao de documento eletrnico e documento digital como gneros documentais, uma
vez que ambos podem se apresentar como documentos textuais, cartogrficos e audiovisuais, assim como acontece, em alguns casos, com os
documentos microgrficos.
1.3 Espcie
Espcie documental a diviso de gnero que rene tipos documentais por seu formato. As espcies documentais, portanto, podem ser
definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma de registro dos fatos. So exemplos de espcies documentais os atos administrativos mais comuns nas estruturas de governo:
x atos normativos: regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de
servio, deciso, acrdo, despacho decisrio;
x atos enunciativos: atos opinativos que esclarecem determinados assuntos, visando fundamentar uma soluo. Exemplos: parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio;
x atos de assentamento: atos configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Exemplos: apostila,
ata, termo, auto de infrao;
x atos comprobatrios: atos que comprovam assentamentos, decises.
Exemplos: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;
x atos de ajuste: acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) parte. Exemplos: tratado,
convnio, contrato, termos (transao, ajuste);
x atos de correspondncia: objetivam a execuo dos atos normativos,
em sentido amplo. Exemplos: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama,
telex, telefax, alvar, circular.
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1.4 Tipo
Tipo documental a diviso de espcie que rene documentos por suas
caractersticas comuns no que diz respeito frmula diplomtica, natureza de contedo ou tcnica de registro. Assim:
x na espcie documental carta, so exemplos de tipos documentais, entre outros, cartas patentes, cartas rgias e cartas precatrias;
x na espcie documental decreto, so exemplos de tipos documentais, entre outros, decretos-lei, decretos sem nmero e decretos legislativos.
1.5 Natureza do assunto
Quanto natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos.
x documento ostensivo aquele que no possui restrio de acesso,
ou seja, sua divulgao no prejudica o rgo ou entidade, nem seus
servidores, podendo ser de domnio pblico.
x documento sigiloso aquele que, pela natureza do seu contedo, sofre restrio de acesso e deve ser de conhecimento limitado, necessitando de medidas especiais de salvaguarda para custdia e divulgao. Esses documentos e as informaes que contm recebem uma
classificao de sigilo, isto , so atribudos a eles graus de sigilo, conforme a legislao em vigor. Essa classificao tambm chamada de
classificao de segurana.
2 Conceituao e caracterizao dos arquivos

Arquivo o conjunto de documentos produzidos e acumulados por um
rgo ou entidade, pblica ou privada, pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
rgos e entidades so considerados entidades coletivas.
Entidade coletiva um grupo de pessoas que age de maneira organizada e identificado por um nome especfico, com diferentes graus e
formas de organizao. Podem ser movimentos sociais e polticos, fei-
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16 ^ Q_H`
ras, seminrios, conferncias, instituies econmicas, sociais, polticas

e religiosas, embarcaes e aeronaves.
2.1 Natureza da entidade produtora
Entidade produtora ou produtor a entidade coletiva, pessoa ou famlia

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tidade produtora, os arquivos caracterizam-se como pblicos e privados.
Arquivo pblico o conjunto de documentos de uma entidade coletiva
pblica, independentemente de seu mbito de ao e do sistema de governo do pas. Dessa forma, so considerados arquivos pblicos:
x os conjuntos de documentos produzidos e acumulados, no exerccio
de suas atividades, por rgos e entidades pblicas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrncia de suas funes
administrativas, legislativas e judicirias;
x os conjuntos de documentos produzidos e acumulados por agentes
do poder pblico, no exerccio de seu cargo ou funo ou deles decorrentes;
x os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelas empresas
pblicas e pelas sociedades de economia mista; e
x os conjuntos de documentos produzidos e recebidos pelas organizaes sociais e pelo Servio Social Autnomo Associao das Pionei

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4.073, de 3 de janeiro de 2002.
Arquivo privado o conjunto de documentos de uma entidade coletiva
de direito privado, famlia ou pessoa. Assim, so considerados arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos e acumulados por
pessoas fsicas ou jurdicas em decorrncia de suas atividades. chamado tambm de arquivo particular.
Os arquivos privados de pessoas fsicas ou jurdicas que contenham documentos relevantes para a histria, a cultura e o desenvolvimento cientfico nacional podem ser declarados de interesse pblico e social, conforme determinam os incisos I a III, pargrafo 2 o, artigo 22, do decreto n.
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4.073, de 2002, e o disposto na resoluo n. 17, de 25 de julho de 2003, do

Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Os arquivos privados identificados como de interesse pblico e social no podero ser alienados
com disperso ou perda da unidade documental nem transferidos para
o exterior.
2.2 Natureza jurdica
Os arquivos tambm podem ser caracterizados como pblicos e privados levando-se em considerao sua natureza jurdica.
Arquivos pblicos so as instituies arquivsticas governamentais
incumbidas da gesto, recolhimento, guarda permanente e acesso aos
documentos produzidos pelo poder pblico. Exemplos: Arquivo Nacional, Arquivo Pblico do Distrito Federal, Arquivo Pblico Mineiro,
Arquivo Pblico do Estado do Rio de Janeiro e Arquivo Municipal de
Rio Claro.
Arquivos privados so as instituies responsveis pela gesto, guarda
e acesso aos documentos produzidos por pessoas fsicas ou jurdicas de

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tria Contempornea do Brasil (CPDOC) e Tempo Glauber.
3 Princpios arquivsticos
Para que a administrao pblica e as organizaes privadas possam
tornar acessveis as informaes contidas nos documentos sob sua guarda, alguns princpios devem ser observados, entre eles o princpio da
provenincia ou princpio do respeito aos fundos e o princpio do respeito ordem original.
O princpio da provenincia ou princpio do respeito aos fundos um
princpio bsico da arquivologia e determina que o arquivo produzido
por um rgo ou entidade, pessoa ou famlia no deve ser misturado
aos de outras entidades produtoras.
O princpio do respeito ordem original estabelece que o arquivo deve
conservar a organizao dada pelo rgo ou entidade, pessoa ou famlia
que o produziu (produo e acumulao orgnica).
07/11/2011 10:25:16
18 ^ Q_H`
4 Teoria das trs idades

a teoria que define os arquivos como correntes, intermedirios ou
permanentes de acordo com a frequncia de uso pelos rgos ou entidades produtoras e a identificao de seus valores primrio e secundrio.
x arquivo corrente conjunto de documentos, em tramitao ou no,
que, por seu valor primrio, objeto de consulta frequente pelo
rgo ou entidade que o produziu e ao qual compete sua administrao.
x arquivo intermedirio o conjunto de documentos originrios de arquivos correntes com uso pouco frequente pelo rgo ou entidade que
o produziu e que aguarda destinao final.
x arquivo permanente o conjunto de documentos preservados em carter definitivo em funo de seu valor secundrio.
O artigo 10 da Lei de Arquivos, lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991,
dispe que os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

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|
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Valor primrio aquele atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para o rgo ou entidade que o produziu, considerando-se seu uso para fins administrativos, legais e fiscais. Refere-se
utilidade do documento para o rgo ou entidade, razo primeira de
sua criao, o que pressupe o estabelecimento de prazos de guarda ou
reteno anteriores eliminao ou ao recolhimento para guarda permanente.
Os documentos que testemunham a poltica e os procedimentos adotados pelo rgo ou entidade no desempenho de suas funes possuem
valor administrativo; os que envolvem proteo de direitos a curto ou
longo prazo, tanto do governo quanto de terceiros, apresentam valor legal; os documentos relativos s operaes financeiras e comprovao
de receitas e despesas, ou seja, aqueles que registram o controle oramentrio, tributrio e contbil, tm valor fiscal.
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Entende-se como valor administrativo o valor que um documento possui

para a atividade administrativa do rgo ou entidade, na medida em
que informa, fundamenta ou prova seus atos; como valor legal, o valor
que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito; e como valor fiscal, aquele atribudo a documentos
ou arquivos para comprovao de operaes financeiras ou fiscais.
Valor secundrio aquele atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para o rgo ou entidade e outros usurios, tendo
em vista sua utilidade para objetivos diferentes daqueles para os quais
foi, originalmente, produzido. Refere-se ao uso dos documentos como
fonte de pesquisa e informao para terceiros e para a prpria administrao, por conterem informaes essenciais sobre matrias com as
quais a organizao lida para fins de estudo.
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20
MDULO II

1 Gesto de documentos
1.1 Conceituao
O artigo 3o da lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Lei de Arquivos),
dispe que gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes a produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos nas fases corrente e intermediria, visando
sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.
1.2 Objetivos
A gesto de documentos tem como objetivos:
x assegurar, de maneira eficiente, a produo, utilizao e destinao
final dos documentos;
x garantir que a informao esteja disponvel quando e onde seja necessria;
x contribuir para o acesso e conservao dos documentos de guarda
permanente, por seu valor probatrio, cientfico e histrico;
x assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo, fiscal, legal ou para pesquisa;
x permitir o aproveitamento racional dos recursos humanos, materiais
e financeiros.
Dessa forma, os documentos so administrados com eficincia e eficcia
quando:
x uma vez necessrios, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno;
x so conservados a um custo mnimo de espao e manuteno e enquanto sejam indispensveis s atividades correntes;
x nenhum documento preservado por tempo maior que o necessrio
ao cumprimento de sua finalidade, a menos que tenha valor para pesquisa e outros fins.
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1.3 Fases
Gesto de documentos implica em acompanhar todo o ciclo vital dos
documentos produzidos por um rgo ou entidade no desempenho
de suas funes e atividades, determinando aqueles que devem ser
conservados em carter permanente e os que devem ser eliminados a
curto, mdio e longo prazo, resultando em eficincia e economia de
tempo e espao, na racional utilizao de recursos humanos, materiais e financeiros e na reduo da massa documental produzida. Sua
execuo exige planejamento, organizao, coordenao e controle de
pessoal, espao fsico, equipamentos, instalaes, material e recursos
financeiros.
Entendemos por ciclo vital dos documentos as sucessivas fases por
que passam os documentos de um arquivo, desde a produo at a
guarda permanente ou eliminao, ou seja, produo, utilizao e destinao final.
As fases da gesto de documentos so: produo, utilizao e destinao final.
1 Fase Produo
Esta fase corresponde produo dos documentos em razo da execuo das atividades de um rgo ou entidade.
Nesta fase deve-se otimizar a produo dos documentos, evitando produzir aqueles que no sejam essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, e garantindo, assim, o
uso adequado dos recursos de tecnologia da informao (reprografia e
automao).
A primeira fase da gesto de documentos compreende os seguintes elementos:
x elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;
x controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo;
x utilizao de processadores de texto e computadores.
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2 Fase Utilizao
Esta fase diz respeito ao fluxo percorrido pelos documentos para o cumprimento de sua funo administrativa, assim como de sua guarda, aps
cessar o trmite.
A segunda fase da gesto de documentos compreende:
x os mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s
tcnicas especficas de classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao;
x a gesto de arquivos correntes e intermedirios;
x a implantao de sistemas de arquivo.
3 Fase Destinao
Esta fase muito importante, pois implica decidir quais documentos
devem ser conservados como testemunho do passado, quais devem ser
eliminados e por quanto tempo devem ser mantidos por razes administrativas, legais ou fiscais. Envolve as atividades de anlise, seleo e
fixao de prazos de guarda dos documentos. Devem participar desta
fase arquivistas e administradores.
Para que a destinao dos documentos seja realizada de forma eficiente,
deve-se:
x cumprir o estabelecido na primeira e na segunda fase da gesto de
documentos;
x manter processos contnuos de avaliao, com aplicao dos prazos
de guarda e destinao final dos documentos;
x promover a eliminao peridica dos documentos que j tenham cumprido os prazos de guarda e no possuam valor secundrio.
1.4 Nveis de aplicao
Segundo a Unesco Organizao das Naes Unidas para a Educao,
a Cincia e a Cultura, a aplicao de um programa de gesto de documentos pode se dar em quatro nveis:
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x nvel mnimo: estabelece que os rgos e entidades devem contar,

ao menos, com programas de reteno e eliminao de documentos e
definir procedimentos para recolher instituio arquivstica pblica
aqueles de valor permanente;
x nvel mnimo ampliado: complementa o primeiro, com a existncia
de um ou mais centros de arquivamento intermedirio;
x nvel intermedirio: compreende os dois primeiros, bem como a adoo de programas bsicos de elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia, e a implantao de sistemas de arquivos;
x nvel mximo: inclui todas as atividades j descritas, complementadas pela gesto de diretrizes administrativas, de telecomunicaes e
pelo uso de recursos de automao.
O tratamento de documentos em fase corrente permite aproveitar ao
mximo a informao disponvel e necessria tomada de decises,
bem como os recursos humanos e materiais existentes, objetivando aumentar a eficcia administrativa, possibilitar a rpida recuperao dos
documentos e das informaes neles contidas e racionalizar sua guarda
e preservao.
Documento corrente aquele necessrio ao desenvolvimento das atividades de rotina de um rgo ou entidade, e, por isso, os procedimentos
para sua produo, classificao, registro, autuao, controle da tramitao e arquivamento tm o objetivo de facilitar o acesso s informaes.
Esse conjunto de operaes tcnicas caracteriza os servios de gesto de
documentos correntes.
Na administrao pblica, as unidades administrativas responsveis
por esses servios so, de modo geral, intituladas protocolo, protocolo
e arquivo, comunicaes administrativas ou servio de comunicaes.
Protocolo o servio encarregado do recebimento, classificao, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos.
Quando o protocolo tambm responsvel pela autuao de documentos,
na administrao pblica federal, constitui uma unidade protocolizadora.
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As atividades de protocolo consistem num conjunto de operaes que

visam o controle dos documentos produzidos, daqueles ainda em tramitao e dos recebidos pelo rgo ou entidade, de modo a assegurar sua
imediata distribuio, localizao, expedio e recuperao, garantindo
o acesso s informaes.
Os procedimentos gerais utilizados pelos servios de protocolo, no mbito da administrao pblica federal, encontram-se dispostos em norma
Cabe assinalar que, a partir dessas normativas, cada rgo ou entidade
dever elaborar manual das rotinas a serem implementadas pelos servios de protocolo, tendo como base o estabelecido nos procedimentos
gerais.
2 Classificao de documentos de arquivo

2.1 Conceituao e objetivos
!"!#$%&!'!'!*+%!'*+#/*!6'!#'!
!+ *+ %! !* 7'$! ' !< ! #&
%='%!'!!%>'!'!'!*+%!6!+!'?
$!#'*%!!@/*#!'!6#/*'!'!
O ato de ordenar os documentos, segundo um plano destinado a facilitar o seu uso corrente, envolve tanto a organizao intelectual dos documentos (ordenao), quanto a atribuio de smbolos para identificar os
itens documentais (dossis ou processos) e mostrar a relao orgnica
existente entre eles.
A tarefa de classificar documentos exige do tcnico o conhecimento no
s da administrao a que serve, mas tambm das necessidades de uso
dos documentos a serem classificados, porque eles sero procurados em
funo desse uso por parte de quem os gerou.
A classificao usada com o objetivo de reunir os documentos que
tratam de um mesmo assunto, como forma de agilizar sua recuperao
e facilitar as tarefas arquivsticas relacionadas com a avaliao, seleo,
eliminao, transferncia, recolhimento e acesso a esses documentos.
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Isto porque o trabalho arquivstico realizado com base no contedo

do documento, o qual reflete a atividade que o gerou e determina o uso
da informao nele contida.
A classificao a atividade mais importante do processo de gesto de
documentos de arquivo, e esta inclui procedimentos e rotinas especficas
que possibilitam maior eficincia e agilidade no gerenciamento e controle das informaes. Sendo assim, a classificao deve, preferencialmente,
ser implementada quando da realizao das atividades de recebimento
e registro.
2.2 Cdigo de classificao de documentos de arquivo
A classificao o processo de insero dos documentos em classes.
Para isso necessrio que se construa um plano atribuindo cdigos numricos s classes, subclasses, grupos e subgrupos. Esse processo deve
voltar-se ao estabelecimento de descritores para designar as funes, as
respectivas atividades e as aes administrativas, bem como os registros documentais que materializam os atos da administrao. Assim,
denominamos cdigo de classificao a estruturao de um esquema
que retrata funes e atividades, de forma hierrquica, que facilitado
pela utilizao de nmeros para designar as classes e suas subdivises.
O cdigo de classificao de documentos de arquivo um instrumento de trabalho utilizado nos arquivos correntes para classificar todo e
qualquer documento produzido e recebido por um rgo ou entidade
no exerccio de suas funes e atividades.
3 Avaliao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo

3.1 Conceituao e objetivos da avaliao
Avaliao o processo de anlise de documentos de arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinao final, de acordo com os valores
que lhes so atribudos.
A avaliao consiste numa atividade essencial para a racionalizao do
ciclo de vida dos documentos, na medida em que o processo de anlise
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e seleo de documentos visa estabelecer prazos de guarda nas fases

corrente e intermediria, definindo o momento em que podero ser eliminados ou destinados ao arquivo permanente, de acordo com o valor
e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou
e para a sociedade.
importante lembrar que nenhum documento deve ser conservado por
tempo maior que o necessrio para o cumprimento das atividades que
o produziram, sendo a racionalizao do ciclo vital dos documentos alcanada quando os seguintes objetivos forem atingidos:
x controle do processo de produo documental, orientando o emprego
de suportes adequados ao registro da informao;
x aumento dos ndices de recuperao da informao;
x garantia das condies de conservao dos documentos de valor permanente e da constituio de um patrimnio arquivstico institucional com
!+F!##!+%!'!#*#!F*+%!6+#%%#!H
x reduo, ao essencial, da massa documental dos arquivos e consequente ampliao do espao fsico para arquivamento.
3.2 Comisso permanente de avaliao
A complexidade e a abrangncia dos conhecimentos exigidos pelo processo de avaliao de documentos de arquivo requerem, para o estabelecimento de critrios de valor, a participao de pessoas ligadas a diversas
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so, isto , um grupo multidisciplinar encarregado da anlise, avaliao e
seleo dos documentos produzidos e acumulados nos rgos e entidades,
e responsvel pela elaborao da tabela de temporalidade e destinao de
'!*+%!#!K''%'*+7#$!!*%''6
instrumento tcnico cuja construo deve ser precedida da elaborao e
#!!'*+7'$!'!''!*+%!'#/*!
O decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002, no captulo IV, Da gesto
de documentos da administrao federal, dispe sobre as comisses
permanentes de avaliao de documentos:
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Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser

constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter
a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao
e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de
atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor.
1 o Os documentos relativos s atividades-meio sero analisados, avaliados e selecionados pelas Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo
aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinao expedida pelo Conarq.
2o Os documentos relativos s atividades-meio no constantes da tabela
referida no 1 o sero submetidos s Comisses Permanentes de Avaliao de Documentos dos rgos e das entidades geradores dos arquivos,
que estabelecero os prazos de guarda e destinao da decorrentes, a
serem aprovados pelo Arquivo Nacional.
3o Os documentos relativos s atividades-fim sero avaliados e selecionados pelos rgos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as tabelas de temporalidade e destinao, elaboradas pelas
Comisses mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
O decreto n. 4.915, de 12 de dezembro de 2003, no inciso V do artigo 5 o, afirma que compete aos rgos setoriais do Sistema de Gesto
de Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal,
por intermdio da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos, elaborar e aplicar, aps aprovao do Arquivo Nacional, a tabela
de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s
atividades-fim.
Recomenda-se que integrem as comisses permanentes de avaliao de
documentos:
x arquivista ou responsvel pelos servios de gesto de documentos do
rgo ou entidade;
x servidores das unidades administrativas s quais se referem os documentos a serem analisados, avaliados e selecionados, que possuam co-
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nhecimento das atividades desempenhadas e da utilidade e frequncia de uso dos conjuntos documentais;
x profissional da rea jurdica, que colaborar na anlise do valor legal
dos documentos, e outros profissionais que possam contribuir com as
atividades da comisso tais como: como historiador ou pesquisador
ligado ao campo do conhecimento de que trata o acervo objeto da
avaliao.
A comisso dever designar o grupo de trabalho que ser responsvel
pela execuo dos procedimentos metodolgicos relativos aos instrumentos tcnicos de gesto de documentos, solicitando a orientao tcnica do Arquivo Nacional. Cabe ressaltar que competir a este grupo ou
prpria comisso executar as seguintes tarefas:
1. levantamento de dados relativos s funes e atividades desenvolvidas na rea de administrao-geral, visando subsidiar o Arquivo
Nacional na complementao, juno e desdobramento, se necessrio, dos descritores das subclasses, grupos e subgrupos, bem como
das notas explicativas, da tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio;
2. levantamento dos dados relativos s funes e atividades especficas
do rgo ou entidade, visando subsidiar a elaborao da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim;
3. definio dos conjuntos documentais, tanto os relativos s atividadesmeio, como os que dizem respeito s atividades-fim;
4. entrevistas com servidores responsveis pelo planejamento e execuo das atividades s quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo informaes referentes a vigncia, legislao que regula as
atividades e prazos de prescrio, existncia de outras fontes recapitulativas, frequncia de uso dos documentos e prazos de precauo, cuja
necessidade ditada pelas prticas administrativas;
5. levantamento de informaes sobre linhas de pesquisa;
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6. processamento das informaes;

7. elaborao da proposta de tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo relativos s atividades-fim, com a indicao dos
prazos de guarda e da destinao final, para apreciao pela comisso
permanente de avaliao de documentos.
Concludos os trabalhos, a comisso deve:
1. analisar a proposta, promover as alteraes necessrias ou aprov-la
na ntegra;
2. encaminhar a proposta de tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo relativos s atividades-fim para aprovao pelo
Arquivo Nacional;
3. tornar pblica a aprovao, pelo Arquivo Nacional, da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo, por meio de ato
legal a ser publicado em peridicos oficiais e stios institucionais;
4. promover a divulgao da tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo dentro do rgo ou entidade, determinando sua
utilizao.
A comisso permanente de avaliao de documentos, constituda em cada
rgo ou entidade, responsvel pela elaborao da tabela de temporali'''%!''!*+%!'#/*!#!K''?+6
deve orientar sua aplicao, dirimir possveis dvidas, orientar o processo
de seleo e avaliao dos documentos e proceder sua reviso peridica.
Para que a tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo seja aplicada com xito, necessrio promover o treinamento dos
responsveis pela execuo das atividades de gesto de documentos do
rgo ou entidade. Alm da aplicao da tabela, eles sero encarregados
de analisar e propor as atualizaes necessrias ao aprimoramento das
atividades de avaliao.
3.3 Tabela de temporalidade e destinao
A tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo um
instrumento de destinao, aprovado por autoridade competente, que
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determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia,

recolhimento ou eliminao de documentos.
Entende-se por transferncia a passagem de documentos do arquivo
corrente para o arquivo intermedirio, enquanto recolhimento a operao pela qual um conjunto de documentos se transfere do arquivo
intermedirio para o arquivo permanente. Cabe ressaltar que alguns
documentos no necessitam passar pelo arquivo intermedirio, podendo ser recolhidos, diretamente, do arquivo corrente para o permanente.
A tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo deve
contemplar as atividades-meio e as atividades-fim de cada rgo ou entidade. Assim, cabe comisso permanente de avaliao de documentos
definir a temporalidade e a destinao final dos documentos relativos s
suas atividades finalsticas, complementando as classes da Tabela bsica
de temporalidade e destinao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio, aprovada pelo Conarq.
A tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo elaborada em cada rgo ou entidade do Poder Executivo Federal deve ser
encaminhada ao Arquivo Nacional para aprovao e posterior divulgao, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.
Para a correta elaborao e utilizao da tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo, necessrio o conhecimento dos
valores que podem ser atribudos aos documentos, bem como as caractersticas desses documentos de acordo com seus prazos de guarda.
3.3.1 Valorao
Os valores atribudos a um documento podem ser:
x valor primrio: valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para o rgo ou entidade que o produziu, levandose em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e fiscais;
x valor secundrio: valor atribudo a um documento em funo do interesse que possa ter para o rgo ou entidade e outros usurios, tendo
em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi,
originalmente, produzido.
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3.3.2 Prazos de guarda

Prazo de guarda o prazo, definido na tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo e baseado em estimativas de uso, em
que os documentos devem ser mantidos no arquivo corrente ou intermedirio, e ao fim do qual se realiza a destinao. Os prazos de guarda vinculam-se determinao do valor do documento e referem-se ao
tempo necessrio para seu arquivamento nas fases corrente e intermediria, visando atender, exclusivamente, s necessidades da administrao que o gerou.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao perodo em que
o documento , frequentemente, consultado, exigindo sua permanncia
junto s unidades administrativas. A fase intermediria diz respeito ao
perodo em que o documento ainda necessrio administrao, porm
com menor frequncia de uso, podendo ser transferido para depsito
em outro local, embora permanecendo disposio desta.
Para a identificao do valor primrio deve-se observar, ainda, o prazo
de vigncia do documento. A vigncia inicia-se na produo do documento e termina quando sua informao cumpriu o objetivo que originou o registro documental. Alguns prazos de vigncia j esto determinados e dependem de certas caractersticas da informao, como o
caso dos contratos e das certides, entre outros. H tambm os prazos
previstos em instrumentos legais, chamados prazos de prescrio.
Existem documentos cujo contedo no permite uma percepo clara da
vigncia ou da prescrio, o que sugere o estabelecimento de prazos de
precauo, ou seja, o tempo necessrio para guarda do documento at
o momento da eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente. Os
#&!'#*!X*+?%'''#!%'#!?
#+Y'+%#6$!*
Os documentos podem apresentar diferentes caractersticas de acordo
com seu prazo de guarda:
x documentos de guarda eventual: so aqueles de interesse passageiro,
que no possuem valor administrativo, legal ou fiscal para o rgo
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ou entidade. Exemplo: material de divulgao de terceiros, convites e

correspondncia recebida que no se relacionam com o desempenho
de nenhuma atividade do rgo ou entidade.
x documentos de guarda temporria: so aqueles em que prevalece o
interesse administrativo como determinante do valor e, consequentemente, do prazo de guarda. Neste grupo esto includos, por exemplo,
os documentos:
cujos textos tenham sido reproduzidos em sua totalidade ou parcialmente e cujas informaes essenciais se encontrem recapituladas em outros;
que apresentem informao repetida;
que sejam cpias e duplicatas de originais destinados a guarda
permanente;
que, embora sejam originais, tenham interesse administrativo apenas por determinado perodo.
x documentos de guarda permanente: so aqueles de valor probatrio,
isto , relativos a direitos, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto
da coletividade, e de valor informativo sobre pessoas, fatos ou fenmenos, considerados cientificamente relevantes.
Nos rgos ou entidades, a guarda permanente deve abranger, entre outros:
x documentos relativos origem, aos direitos e aos objetivos do rgo
ou entidade. Exemplos: atos de criao (leis, decretos, portarias, resolues), atos constitutivos (estatutos, contratos sociais, alvars), documentos relativos a direitos patrimoniais;
x documentos que reflitam a organizao e o desenvolvimento do rgo ou entidade. Exemplos: todos os atos que digam respeito a sua
organizao e funcionamento (regulamentos, regimentos), planos,
projetos e programas que tratem das suas atividades-fim, grficos
(organogramas, fluxogramas), acordos, convnios e ajustes, atas e
relatrios da direo;
x documentos audiovisuais referentes a acontecimentos do rgo ou entidade. Exemplos: programas audiovisuais, ampliaes fotogrficas,
filmes e fitas magnticas sobre comemoraes, solenidades e obras;
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x documentos que firmem jurisprudncia. Exemplos: pareceres normativos apreciados judicial ou administrativamente e que possuam caractersticas inovadoras no encontradas nos textos legais;
x documentos relativos a administrao de pessoal. Exemplos: acordos e reajustes salariais, planos de remunerao e classificao de
cargos, apurao de responsabilidade e ao disciplinar, incentivos
funcionais;
x documentos que respondem a questes tcnico-cientficas relacionadas s atividades finalsticas do rgo ou entidade. Exemplos:
projetos, pesquisas, marcas e patentes, plantas, manuais e relatrios
tcnicos;
x documentos de divulgao ou promoo do rgo ou entidade, dos
quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra.
Exemplos: folhetos, cartazes, convites e postais;
x documentos cujas caractersticas extrnsecas sejam de valor artstico
e cultural. Exemplos: documentos que contm vinhetas, iluminuras,
caligrafias especiais e ortografias obsoletas.
3.4 Eliminao
Eliminao a destruio de documentos que, na avaliao, foram considerados sem valor para a guarda permanente.
Previamente eliminao, deve ser feita a seleo dos documentos.
Seleo a separao dos documentos de valor permanente daqueles
passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos na tabela de temporalidade e destinao de documentos de
arquivo.
A prpria tabela prev a seleo, quando assinala que sero preservados
apenas exemplares nicos de documentos repetitivos ou quando destina conjuntos documentais eliminao, uma vez que outros, recapitulativos ou de mesmo teor, j se encontram preservados.
Tambm pode ser adotada a seleo por amostragem, processo que permite a preservao de uma parcela dos documentos do conjunto desti-
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nado eliminao, com o objetivo, por exemplo, de resgatar procedimentos administrativos vigentes em determinada poca ou lugar. Para
isso, alguns critrios devem ser observados, conforme a especificidade
dos documentos avaliados, seguindo orientaes da instituio arquivstica pblica na respectiva esfera de competncia, isto , o Arquivo
Nacional.
No mbito dos rgos ou entidades integrantes do Poder Executivo Federal, os procedimentos para eliminao de documentos encontram-se
estabelecidos em resoluo aprovada pelo Conarq.
O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por
meio de listagem de eliminao de documentos. Os rgos ou entidades
devem elaborar, alm dessa listagem, o edital de cincia de eliminao
de documentos e o termo de eliminao de documentos.
Listagem de eliminao de documentos a relao de documentos
cuja eliminao foi autorizada por autoridade competente do rgo ou
entidade e aprovada pelo Arquivo Nacional. Tem como objetivo registrar informaes sobre os documentos a serem eliminados, entre elas
a identificao do rgo ou entidade e da unidade administrativa que
efetuar a eliminao, os cdigos e respectivos assuntos dos conjuntos documentais, acompanhados das datas-limite correspondentes e da
quantificao.
Aps a aprovao da listagem de eliminao pela comisso permanente
de avaliao de documentos e por autoridade do rgo ou entidade, ela
ser encaminhada ao Arquivo Nacional para apreciao e autorizao.
Uma vez que a eliminao dos documentos tenha sido autorizada pelo
diretor-geral desta instituio, o rgo ou entidade publicar, no Dirio

(DOU), o edital de cincia de eliminao de documentos.
Edital de cincia de eliminao de documentos o ato publicado no
DOU, com o objetivo de anunciar e tornar pblica a eliminao dos documentos. Normalmente, o prazo para efetivao da eliminao de 30
a 45 dias, a partir da publicao do edital.
Termo de eliminao de documentos o instrumento que contm o
registro de informaes sobre o momento da eliminao dos documen-
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tos, isto , tem como objetivo registrar as informaes relativas ao ato

de eliminao.
Cabe ressaltar que a eliminao dos documentos deve ser efetivada com
a superviso de um servidor do rgo ou entidade, devidamente autorizado. A eliminao deve ocorrer por meio de fragmentao manual
ou mecnica, pulverizao, triturao, derretimento, desmagnetizao
ou reformatao, mediante a garantia de que o processo no possa ser
revertido.
4 Cdigo de classificao e tabela bsica de temporalidade e

destinao de documentos de arquivo para a administrao
pblica: atividades-meio (aprovados pelo Conarq)
4.1 Elaborao do cdigo de classificao
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio, aprovado pelo Conarq, deve ser adotado pelos rgos ou entidades do Poder Executivo Federal, em razo do disposto
no pargrafo 1 o, artigo 18, do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
Nesse cdigo de classificao, as funes, atividades, espcies e tipos
documentais, denominados, genericamente, assuntos, encontram-se
hierarquicamente distribudos, de acordo com as funes e atividades
desempenhadas pelo rgo ou entidade. Em outras palavras, os assuntos recebem cdigos numricos que refletem a hierarquia funcional do
rgo ou entidade, definida por meio de classes, subclasses, grupos e
subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
Para este instrumento tcnico, adotou-se o modelo de cdigo de classificao decimal. O sistema decimal de classificao consiste num cdigo
numrico dividido em dez classes, estas, por sua vez, em dez subclasses, e assim sucessivamente. As dez classes principais so representadas
por um nmero inteiro, composto de trs algarismos:
Classe 000; Classe 100; Classe 200; Classe 300; Classe 400;
Classe 500; Classe 600; Classe 700; Classe 800 e Classe 900
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As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo

rgo ou entidade. Elas so divididas em subclasses, e estas, por sua vez, em
grupos e subgrupos, que recebem cdigos numricos, de acordo com o sistema decimal. Dessa forma, tomando-se como exemplo a classe 000, temos:
Classe
000
Subclasse
010
Grupo
012
Subgrupos
012.1
012.11
Administrao-geral
Organizao e funcionamento
Comunicao social
Relaes com a imprensa
Credenciamento de jornalistas
[!?/*!7'$!%*+"#!#\+*@!#'%!'!*@$#*!

ao grupo, do grupo subclasse, e desta classe. Esta subordinao representada por margens que espelham a hierarquia dos assuntos tratados.
O Cdigo de classificao de documentos de arquivo para a administrao pblica: atividades-meio possui duas classes comuns a todos os rgos ou
entidades: a classe 000, referente aos assuntos de Administrao-geral, e
a classe 900, correspondente a Assuntos diversos.
As demais classes, 100 a 800, destinam-se s atividades-fim do rgo ou
entidade. Estas classes no so sempre as mesmas, e cabe aos respectivos rgos ou entidades do Poder Executivo Federal sua elaborao, de
acordo com as orientaes tcnicas do Arquivo Nacional. Estas classes,
como determina o artigo 18 do decreto n. 4.073, de 2002, necessitam da
aprovao do Arquivo Nacional para serem implantadas nos rgos e
entidades.
O cdigo de classificao possui um ndice, instrumento auxiliar classificao, no qual os descritores de assuntos so ordenados alfabeticamente e remetidos ao cdigo numrico correspondente.
A seguir, algumas explicaes acerca da estruturao e composio das
classes 000 e 900 e suas respectivas subclasses:
Classe 000 Administrao-geral
Nesta classe so classificados os documentos referentes s atividades
relacionadas administrao interna dos rgos ou entidades, que via-
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bilizam seu funcionamento e o alcance dos objetivos para os quais foram criados. A Classe 000, Administrao-geral, tem como subclasses:
010 Organizao e funcionamento
020 Pessoal
030 Material
040 Patrimnio
050 Oramento e finanas
060 Documentao e informao
070 Comunicaes
080 Pessoal militar
090 Outros assuntos referentes administrao-geral
Classe 900 Assuntos diversos
Nesta classe so classificados os documentos que, de acordo com a especificidade do rgo ou entidade, podero estar relacionados a suas
atividades finalsticas.
Para que o cdigo de classificao de documentos de arquivo possa ser
aplicado de forma eficiente, indispensvel a capacitao dos servidores responsveis pelos procedimentos de classificao e arquivamento
de documentos.
4.2 Elaborao da tabela bsica de temporalidade e destinao
A tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo
para a administrao pblica: atividades-meio, aprovada pelo Conarq, as+!+!!7'$!'!''!*+%!6'#'!'?
los rgos ou entidades do Poder Executivo Federal em razo do disposto
no pargrafo 1o, artigo 18, do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro de 2002.
A estrutura da tabela bsica de temporalidade e destinao contempla
os conjuntos documentais produzidos e recebidos pelos rgos ou entidades no exerccio de suas atividades-meio, os prazos de guarda nas
fases corrente e intermediria e a destinao final (guarda permanente
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e eliminao), alm de conter um campo para registro das observaes

necessrias a sua aplicao.
A aplicao da tabela bsica de temporalidade e destinao de documentos de arquivo refere-se aos procedimentos adotados para seleo
e destinao dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos. Para isso, faz-se necessrio que os documentos tenham
sido identificados e classificados de acordo com o cdigo de classificao de documentos de arquivo, institudo por resoluo do Conarq.
5 Metodologia para elaborao de cdigo de classificao e

tabela de temporalidade e destinao de documentos de arquivo:
atividades-fim
O cdigo de classificao e a tabela de temporalidade e destinao de
documentos de arquivo relativos s atividades-fim devem ser elaborados pelas comisses permanentes de avaliao de documentos institudas nos rgos ou entidades da administrao pblica federal,
conforme o disposto no artigo 18 do decreto n. 4.073, de 3 de janeiro
de 2002.
Aps a elaborao desses instrumentos tcnicos de gesto de documentos, o rgo ou entidade deve encaminh-los ao Arquivo Nacional para
anlise e aprovao.
Como primeiro passo para elaborao do cdigo de classificao e da
tabela de temporalidade e destinao de documentos, os rgos ou entidades devem fazer o levantamento da produo documental. Esse levantamento visa obter informaes sobre os documentos produzidos
pelas diversas unidades administrativas do rgo ou entidade no desempenho de suas funes e atividades.
Nele so reunidas informaes bsicas, como as funes e atividades
desenvolvidas pela unidade administrativa e os documentos produzidos para a realizao delas. Obtm-se tambm informaes referentes
aos documentos produzidos: trmite, organizao, nmero de vias e
cpias emitidas, frequncia de uso, prazo de guarda e destinao final.
Essas informaes subsidiam a elaborao do cdigo de classificao e
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da tabela de temporalidade, alm de contriburem para racionalizar a

produo e o trmite dos documentos.
As informaes obtidas no levantamento da produo documental possibilitam estruturar um esquema que contemple todos os documentos
produzidos durante o desenvolvimento das diversas atividades, em razo das competncias atribudas ao rgo ou entidade.
A metodologia de levantamento da produo documental deve cumprir
as etapas descritas a seguir:
a) Pesquisa na legislao em vigor
Esta etapa consiste na pesquisa de leis, decretos, portarias, regimentos
e outros atos que disponham sobre estrutura, funes e atividades do
rgo ou entidade.
Com base nas competncias regimentais das diversas unidades administrativas, essa tarefa permite a associao dos documentos produzidos com
as funes e atividades que os geram no mbito do rgo ou entidade.
Existe a possibilidade de que, durante o levantamento da produo documental, sejam detectadas competncias nas unidades administrativas
que no se encontram legalmente constitudas, mas cujas atividades desempenhadas, na prtica, resultem na produo de documentos. Nesse
caso, estas informaes devem ser registradas e devem ser objeto de estudos com vistas incluso nos instrumentos tcnicos e padronizao
futura dos atos administrativos.
b) Entrevistas e aplicao de formulrios
Nesta etapa so realizadas entrevistas com os tcnicos responsveis pelas diferentes unidades administrativas do rgo ou entidade.
Para isso, deve ser utilizado o formulrio de levantamento da produo documental, elaborado pelo Arquivo Nacional.
Alm do conhecimento prvio das funes e da estrutura e funcionamento dos rgos ou entidades, na entrevista devem ser obtidas informaes sobre que documentos so produzidos pela unidade administrativa no desempenho de suas atividades, o porqu de sua produo,
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40
o caminho percorrido por eles e a temporalidade e a destinao final

propostas para esses documentos.
c) Processamento e anlise dos dados
O resultado final do levantamento da produo documental constitui-se
na elaborao dos relatrios, que permitem visualizar o funcionamento
de cada unidade administrativa, no que diz respeito a produo, trmite
e acumulao dos documentos, subsidiando a elaborao dos instrumentos de classificao e avaliao.
A metodologia de elaborao do cdigo de classificao e da tabela de
temporalidade e destinao de documentos de arquivo relativos s atividades-fim deve ser a mesma utilizada para definio dos instrumentos relativos s atividades-meio.
Cabe ressaltar que a elaborao do cdigo de classificao deve sempre
preceder a concepo da tabela de temporalidade.
No cdigo de classificao, as classes, cujos cdigos numricos vo de
100 a 800, correspondem s macrofunes desempenhadas pelo rgo
ou entidade. As classes se subdividem em subclasses, que correspondem s atividades realizadas pelas diferentes unidades administrativas
e que devem estar correlacionadas funo determinada. As subclasses,
por sua vez, subdividem-se em grupos e subgrupos, que refletem os
conjuntos documentais produzidos pelo rgo ou entidade no desempenho de suas funes e atividades.
Classes, subclasses, grupos e subgrupos devem estar dispostos de forma hierrquica e os cdigos numricos atribudos aos diversos descritores devem refletir essa hierarquia e a subordinao dos subgrupos aos
grupos, do grupo subclasse, e desta classe.
A configurao da tabela de temporalidade e destinao de documentos
deve ser a mesma adotada para a tabela bsica relativa s atividadesmeio e conter os seguintes campos: cdigo numrico, descritor do assunto, prazos de guarda (nas fases corrente e intermediria), destinao
final e observaes/justificativas.
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6 Mudana do suporte da informao

A adoo de recursos tecnolgicos para mudana do suporte da informao requer a observncia de determinados critrios que levem em
considerao os preceitos tcnicos da arquivologia, a legislao em vigor e a relao custo-benefcio de sua implantao. Embora esses recursos permitam a reduo do espao destinado ao armazenamento da informao, preciso ateno para que a adoo de recursos tecnolgicos
resulte em reais vantagens para o rgo ou entidade.
Organizar e avaliar os documentos a premissa bsica para que se proceda ao estudo da viabilidade econmica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, o espao e os recursos financeiros do rgo ou entidade, alm do clculo do nmero de equipamentos, materiais e acessrios
necessrios. Deve-se, ainda, verificar as instalaes dos arquivos de segurana, bem como as condies de tratamento tcnico, armazenamento
e acesso s informaes.
Entre as vantagens da mudana de suporte, destacam-se:
x agilizar a recuperao das informaes e o seu intercmbio;
x garantir a preservao de documentos originais passveis de destruio pelo manuseio, assim como a segurana do acervo contra furtos,
incndios e inundaes;
x preencher lacunas nos acervos arquivsticos;
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destinados a eliminao, mas com prazos de guarda muito extensos, proporcionando melhor aproveitamento do espao, reduzindo o custo de
manuteno, concentrando as informaes e facilitando seu manuseio.
No entanto, qualquer deciso quanto mudana do suporte da informao deve se fundamentar nos seguintes critrios:
1o Avaliar as questes legais concernentes mudana de suporte, observando-se as garantias jurdicas, a normalizao dos procedimentos, as
especificaes e os padres de qualidade estabelecidos pela legislao
brasileira e por organismos internacionais.
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Cada rgo ou entidade necessita encontrar a soluo que melhor atenda s suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens
que envolvem a adoo desses recursos, assim como o custo global e
os benefcios a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
x a atual legislao de microfilmagem no permite a eliminao de documentos pblicos ou oficiais destinados a guarda permanente, mesmo que j tenham sido microfilmados;
x o microfilme tem validade em juzo, desde que obedecidos os critrios
e padres estabelecidos em lei;
x a autenticidade, integridade e validade jurdica de documentos em
formato digital so garantidas pela adoo de requisitos tcnicos e
arquivsticos, e pela observncia da legislao em vigor no momento
da adoo desse suporte.
2o Os documentos devem estar classificados e organizados, possibilitando a recuperao das informaes neles contidas antes e depois de ser
processada a mudana de suporte.
3 o Os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-se
neles um valor que justifique o custo da operao.
4 o Os documentos devem possuir caractersticas fsicas que se prestem
ao uso do recurso, dando-se preferncia aos conjuntos documentais e
no a peas isoladas, observado o estado de conservao, para que a
reproduo ocorra dentro de parmetros tcnicos adequados.
5 o O recurso utilizado deve ser adotado de acordo com a melhor tcnica, de forma a assegurar a qualidade da reproduo, a durabilidade do
novo suporte e o acesso informao.
6 o O rgo ou entidade que adotar esses recursos deve possuir depsitos e equipamentos de segurana capazes de garantir a preservao do
novo suporte.
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43
MDULO III

1 Aspectos gerais
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44 siga
indispensvel relembrar alguns conceitos a fim de permitir a identificao dos documentos arquivsticos digitais:
documento de arquivo: documento produzido e/ou recebido por pessoa fsica ou jurdica, no decorrer de suas atividades, qualquer que
seja o suporte, e dotado de organicidade.
documento eletrnico: unidade de registro de informaes codificada de forma analgica ou em dgitos binrios, acessvel por meio de
equipamento eletrnico. Existem documentos eletrnicos analgicos,
como as fitas vdeomagnticas em formato VHS, e documentos digitais, como as pginas web.
documento digital: documento codificado em dgitos binrios, acessvel e interpretvel por meio de recursos computacionais. So exemplos de documentos digitais: textos, imagens fixas, imagens em movimento, gravaes sonoras, mensagens de correio eletrnico, pginas
da rede mundial de computadores (internet) e bases de dados.
documento arquivstico digital: documento digital reconhecido e tratado como documento de arquivo.
Como identificar documentos arquivsticos digitais?
Segundo a diplomtica,1 todos os documentos arquivsticos tm que:
apresentar contexto identificvel: jurdico-administrativo, de procedimentos, de provenincia, documental e tecnolgico;
possuir forma documental fixa: o documento tem que permanecer
completo e inalterado;
possuir contedo estvel: informaes e dados so imutveis e eventuais mudanas devem ser feitas por meio do acrscimo de atualizaes ou da produo de uma nova verso;
possuir vnculo arquivstico com outros documentos produzidos/acumulados pelo rgo ou entidade, dentro ou fora do sistema informatizado;
1. Disciplina que tem como objetivo o estudo da estrutura formal e da autenticidade dos documentos.
Arquivo Nacional, Dicionrio brasileiro de terminologia arquivstica, Rio de Janeiro, 2005, 232 p. (Publicaes
Tcnicas, n. 51).

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1.1 Principais diferenas entre documentos em suporte convencional

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Documentos em papel
Documentos digitais
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1o Manuteno da autenticidade
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O programa de gesto de documentos nico: serve
para documentos em formato digital e no digital
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Um sistema de gesto de documentos incompleto ou falho pode acarretar
perda, adulterao ou no validade da fora probante dos documentos
arquivsticos digitais.
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49
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2.1 Aspectos da gesto
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2.2 Autenticao
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3 Preservao de documentos digitais

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Carta para a preservao do patrimnio arquivstico digital: preservar para garantir o acesso
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x por meio de digitalizao9#&&&&&!!&)&![*
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digitalizao de documentos.#&##&*G
$ 6# .#&&##& #!&#)& * A preservao
digital, por outro lado, o conjunto de aes destinadas a preservar os
documentos em formato digital.
07/11/2011 10:28:20

UE
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renovar: mudar formatos, renovar mdias, hardware e software.
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Como responder a isso?
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x software.##&&1-:
x formato.#6:
x hardware&#software&&& *
3.1 Estratgias de preservao
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x procedimentos de gesto de documentos& #.#&:
x # & registro de informaes em
metadados e documenta.#&&
& :
x # equipamentos e programas 1&"##:
07/11/2011 10:28:20
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x #$ formatos digitais estveis$ #2:

x armazenamento de dados em locais seguros
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G!)1(&&<$
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Preservao de tecnologia96,museu tecnolgico!&#$
&2#*G&!
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&##*Gpreservao de hardware!&!
6## ).#"&$!#$.#
hardware&"!-#$1*H preservao de software!#
)$## #&
&*
Emulao9&!&software!.#&#&#)# softwares e hardwares!
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software*
Encapsulamento9 &!<#(<!
1#&&##!#$##*+
& ,(<&*T)&66formato universal de
preservao (UPF)!.# #$
07/11/2011 10:28:20
gesto de documentos 63
para agregar metadados de preservao junto do objeto digital, independentemente da aplicao, do sistema operacional e do suporte fsico
utilizados para criar e armazenar o objeto digital.
Migrao: procedimentos e tcnicas para assegurar a capacidade de
acesso aos objetos digitais diante das mudanas tecnolgicas. A migrao consiste na transferncia de um objeto digital:
de um suporte que est se tornando obsoleto, fisicamente deteriorado
ou instvel para um suporte mais novo (atualizao);
de um formato obsoleto para um formato mais atual ou padronizado
(converso de formatos);
de uma plataforma computacional em vias de descontinuidade para
outra mais moderna.
A migrao pode ocorrer por converso, por atualizao ou por reformatao. Assim como a emulao e a converso de dados, apresenta
riscos integridade e funcionalidade dos documentos arquivsticos
digitais, por isso deve ser realizada de modo criterioso e sistemtico e
documentada o suficiente para garantir a autenticidade do documento.
Converso de formatos: uma tcnica de migrao empregada,
em geral, quando os formatos digitais se tornam obsoletos. Os dados em formatos digitais mais antigos so convertidos para novos
formatos, apoiados em hardwares e softwares mais atuais. Esse processo no est isento de problemas, podendo resultar em perda
de informaes e funcionalidades. A converso de dados tambm
pode ser usada para reduzir a quantidade de formatos digitais
utilizados e, consequentemente, de sistemas a serem mantidos e
gerenciados, de modo a facilitar as aes de preservao.
Atualizao (refreshing): a tcnica de migrao que consiste em
copiar os dados de um suporte para outro a fim de evitar perdas
de dados causadas pela deteriorao do suporte, sem alterar sua
codificao original.
Formatos abertos: a utilizao de formatos abertos ou de padres consolidados permite maior durabilidade ao objeto digital. No se trata,
UP =>
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Normalizao9 $ (<&&
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(portable document format!G(D*
Diretrio de formatos96$ (!.#&&###$
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3.2 Recomendaes gerais
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07/11/2011 10:28:20

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Formatos
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#### C&)&!*&!*<&!**D*
F- &! & .# &"! #$ (
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Armazenamento
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07/11/2011 10:28:20
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C-D!& *
G #! &- % .# & #
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Fitas magnticas
SELoEô![1dEodKo*
TNLePLe[1dNe*
.##(*
Discos pticos e ptico-magnticos
SEL oEô![1dEo*
TNLePLe[1dNe*
.##(*
Tipos de mdias de armazenamento de dados mais utilizados
CD-Rfcompact disc-recordable#writable
F2&1&##!& #F-IQS*G 26#$! &
* + drivers #$
& # F-IQS* + " 6 #$ .# '
2& 6&.#*
07/11/2011 10:28:20

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CD-ROM fcompact disc-read only memory

F2&&&$*+"6& & $ '!
) ! &#(1! &6! 1! <
@softwares.
CD-RW fcompactdisc-rewritable
F1*G &&$#
# &"CdriverD.#(66&$FIQSF-I*
DVD fdigital video disc #digital versatile disc
F 2& F-IQS!
&$*O1CFAF-ID
1CFAF-IGS#FAF-IgD*
!#(0$!4floppy disks
7(6,.#!&-,Nh&!&$E*PPS(*Q 6*
!'(!4hard disks
R$ & hardware (1 &# & &#&*#$
#!1!&&11
#!#&*Q6$*+)#)&1*
Fitas magnticas
F&$.#%
*7&#$9FG7Cdigital audio tapeD!FF8
Cdigital data storageD! Fi7 Cdigital linear tapeD! 8Fi7 Csuper digital linear
tapeD i7Q Clinear tape-openD* +)! ! & @2!#$&
!& )( "AB8Cvideo home systemD*
07/11/2011 10:28:20
U^ =>
Memrias de estado slido (solid state)

F&$.# &#
[* Compact Flash! Memory Stick! Smart Media! USB memory key
# stick, pen drives! keychain drives! flash drives CZF+ 88ZD! 6
2 IGS Crandom access memoryD! .# $ & hardware
&#*
Zip disc
F 6 N*M & & $
ELLS(*8 #$!!&$&-&#&#*
4 Metadados
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a ( b*H!&%&.#)&##
1*
GISO 15489!.# #!9
Z .#)!'###
.#"# &*
F1[76F#+@!,HG.#! 9
F ## .# & ! !
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07/11/2011 10:28:20

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#*
Q#.#"&9##&#&&.#
&$* G6 ! - #
#1! .#.# # &; # #
.##&###*
O- #! ! .# # .#"
&*
4.1 Objetivo
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x &#%gestopreservao#:
x autenticidade#*
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x #l#$ :
x # l && #:
U*T#6&software#hardwaresoftware#V#
hardware &"&#& *
07/11/2011 10:28:20
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x 6 ( % % & $:
x .#6 &&# l&&<#)&%
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x ( ( 2 Chardware # software &"D1&& ##l
#:
x ## # C.# .# &% #
# D l &" & #*
Q#!#
&# ! !!$! & *G#&)"##)"software!
(,&##*
fundamental que os produtores registrem os metadados do documento
desde o momento de sua criao, concomitantemente s aes executadas.
Do contrrio, existe o risco de no ser mais possvel fazer o registro
correto e preciso de algumas informaes.
4.2 Tipos
+)(& *Qaplicados a qualquer recurso de informaoC#.#"!!!&#2!)&%
" *D # ! ##*Q##&!&!&#)#(#!<1
07/11/2011 10:28:20

71
#&!(6!##&#&$*
Metadados administrativos .#.##) #! & *I"6#*+)&9(!%
& C !#$ #&D!&.#C*!
*D!CV!&&#D*
Metadados estruturais .# .# % &
& $ & #* F
% ! ## #
&)* +)&9 % #! # .# #&#;!.#.#&%#&1web!
(#(*
Metadados descritivos .# .# #) (# #& #*+)&9#!1! !# &#!2 !#*
Q#(#$& !.#!
&!.#0 #!&<#9*
Metadados de identidade .#.#!#!#
#.#"###.#"* +)&9#!! !2
*
Metadados de integridade .#.#&&# #!#<!%1&
#.#"&#" &*
+)&9 %!&6!%
6#*
4.3 Uso
Q&(<$&*
07/11/2011 10:28:20
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H&! .#
&# .# # a"b .# 6 &*T)& #*,!.#
# 6 % & #!
6 * H,# % 6 .#
# 6 )( &# # &!
"Ca"bD&&#!<# (#! # & # # #
& * k# # # *, 6 )(
2!&ab%.##
& *
H#!$##!(!#(<.#&
#*Q(6 &#&&&#*
G#!61
.#*
Esquema de metadados6#<### & # <# &" (< * # #&
&##!&)&9#!"###&*
+) # &%! # .#! .# &
%.##
*+ #.#,1
# 9
x Dublin Core9 <# ( &
# #& & & 1 ((!
.#!##!&# !#!(<&$#*G&#& &!
EM#!&&(#!&,
%*G#!6&FSZ`F#(
SZ*
07/11/2011 10:28:20

73
x Premis9 <# # ! & Qi ` Q &# i(l ! # & & & % & ! & &
#& *
x e-PMG9& (!(##&(C-OD!&
& !#& #
&#$&2 *R(
& F#(*
H .#6&&&#& ,&
1!&# %&(*
07/11/2011 10:28:20
74 =>
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do Brasil! m"! FR! KP * KLL_* F&" 9 p,&955ccc***(q*
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&'(!&2 88
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nnnnnn*[76F#+@C7F+D*/1*A M*E!*KLEL*F&"9p,&955ccc*#*.#**(55&#(55KLELnnM*E*&q*
G9KE<#*KLEL*
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TH+8Q* F2 8 Z2* Directrices para la preservacin del patrimonio digital* O& & m( H G#*
(9m(HG#!KLLK*E]U&*F&"9p,r&955
#*#*55LLEN5LLENLL5ENLL]E*&q*G9KMKLEL*
07/11/2011 10:28:21
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APNDICES
1> @
HJ
K
HJ@
HJ QX Y Q
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a) Documentos acondicionados em caixas nas estantes
x ) &#&#&
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x &$&$*
Exemplo9 1
S2#GÙ)L!_LuM!PL
S2#mÈ)L!ULuL!UL
7Q7GiGvmuU
R#E
+)&#
#.#)
E*I #%9R! IG.#HF

RC5GHD*
07/11/2011 10:28:21

77
b) Documentos empilhados ou empacotados em estantes

x #&,#
Exemplo9
L!NLvL!KMuL!MM
R#K
+)&#
#&,
c) Documentos encadernados, livros ou pastas A a Z em estantes

x ) !!#&,!
,$
Exemplo9
L!PLvL!KLuL!UL
R#N
+)&#
#
07/11/2011 10:28:21
78 =>
d) Documentos em arquivos ou fichrios de ao

x &##&
Exemplo9
EvL!NLuE!NL
R#P
+)&#
,1#.#
HJ@

O # &! # ! 1 #$ '(! # <! comprimento x altura x largura
&,#*O !#&.#
#(3&EK*
a) Documentos empacotados, amontoados ou em caixas de diversos
tamanhos, fora de estantes
x &! # # &! #
):
x #&&('(:
x #w#&-&EK*
07/11/2011 10:28:21

79
Exemplo 19
L!NL)L!ML)L!PLuL!LUw
L!LUw)EKuL!]K
R#M
+)&#
#&
Exemplo 29
L!ML)L!ML)L!NLuL!L]Mw
L!L]Mw)EKuL!_L
R#U
+)&#
#
07/11/2011 10:28:22
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&2#(# #& ,$#&
*
82#()&9

UC*ED
L!MMC*KD
L!ULC*ND
v
E!NLC*PD
L!]KC*MD
L!_LC*UD
10,07 metros lineares
07/11/2011 10:28:22

81
2 Formulrio de levantamento da produo documental
Formulrio de levantamento da produo documental

Mdulo I
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9
R# C%D9
GCD9
i
9
+CD9
+9
759
F9
+9
Nota9G)5#*
07/11/2011 10:28:22
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Formulrio de levantamento da produo documental

Mdulo II
G9
F#9
7
C D9
Q$ 9
k#9
i$ 9
A5#2&9
R.#;#9
O$#9
F1
CD
G#9
CD
8
CD
H ,19
CD
S
CD
Q#9
CD
G.#
9
G.#
19
J#V9
J#V9
+ 9
F V9
CD
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&9
CD
J#V9
Z%
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Nota9G)#*
07/11/2011 10:28:22

83
Instrues para preenchimento do formulrio de levantamento

da produo documental
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6 O O'( # & &
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G& #& #,.#"*+& &! 1 levantamento da produo documental!
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07/11/2011 10:28:22
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O$!#$formulrio de levantamento da produo documental! #" S2# Z!

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T#(6diagnstico da produo documental!
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07/11/2011 10:28:22

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O$#(.#&# #!-#&S2#Z!#
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Ministrio ou rgo equivalente
C2 .#62 status6D
I! & )! # &'(
,.#!&,*
+)&9O;I&'(`-OI
rgo/entidade
I !&)!#( .#&%6
#2 .#!&,*
+)&9G.#H`GH
Unidade administrativa
I!&)!1!&,*
+)&9 -// F#`
Funes
I#*
+)&9O<!&!&,!#&
#.#!
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Atividades
I % & # &,##%*
07/11/2011 10:28:22
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Legislao e normas
I.###%
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x *M*ENM!]<#,KLLP:
x &*PK!^(KLLK!,
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07/11/2011 10:28:22

87
Entrevistados
I&.#&#%(#&&,
#1*
+)&9SZ$(Q`-/
F#
Endereo
I $ & #
C#!!&#&`#:'
2:&9"!!!.#@!#:(:+O:#"&:D*
+)&9
OI&'(!E]N`(m`Ko`LK`
KLKEE-NMLÌJ5IJ
Telefone/ramal
I ' # #
* F #" 2 FFF &*
+)&9CKEDKE]_-EKPU
Data
I!55*
+)&9L_5LE5KLL_
Entrevistador
I&&1&&,%#1*,&,&&2&!bb#b&2&b
+)&9G&2&
07/11/2011 10:28:22
88 =>
]^Q II
Atividade
I .###*
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Documento
I #! ( %
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+)&9O1 #
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Tramitao (movimentao)
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EDF -
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PD
x ( & 6 0 F -/
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07/11/2011 10:28:22

89
MDF -/
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x &2 x# # & # " & !
&#( ; #Dirio Oficial da Unio:
x )&#"& ,&
&,&#( ;
#Dirio Oficial da Unio:
UD
x ) & 2& Dirio Oficial da Unio
; #:
x ,&0F&&.#:
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x .#&*
Organizao
I6.##$ *
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Vias e/ou cpias
I%();5#2&*
x .#9'5#2&&#$:
x $ 9!&)!#5#2& .#*
Nota9Q&6'! &#5#2&*
Frequncia de uso
S#x.#;##!#
*O!#$-#&[9
07/11/2011 10:28:22
_L =>
+)&9Q#98CxD
Prazo de guarda
I &$ .# # .#.#1!!1!<#&*
+)&9
x .#96& #*
x .#196.# <,G.#H&1& *
Destinao final
S#x .#0 #!#
<!#&# *
+)&9
x #&CxD
J#9 # &# &(2 ! &
C&D$ -/*
Informaes complementares
I%#*
07/11/2011 10:28:22

91
GLOSSRIO
Arquivo corrente
E* <# #! # ! .#! & #
&1! 6 (< # .# & .# &#$#!.#&# *
K*G.#&1&.#*
Arquivo intermedirio
E*<##1.#!#
&#.#!.## *
K*G.# &1 & .# 1* 7(6 ,
&6-.#*
Arquivo permanente
E*<##&1$
#*
K*G.#&1&.#&*7(6,.#,2*
Atividade-fim
G;## *7(6,"*
Atividade-meio
G.#1&0# -V## *
Avaliao
O1#.#!.#(&$
# !.#, (#"*A(6comisso de avaliao e destinao*
07/11/2011 10:28:22
_K =>
Classificao
E* Q$ # # .# # !
# & ! 2 # .#
<*
K*G1 '#! # ( .# & #&! &- (#2*
N*G(# #!#0%!#
! &"* 7(6 , #*
Cdigo de classificao
2#& *
Comisso de avaliao e destinao
/#& #& #
# .#! &1 & ( ( &* 7(6 , &
#*
Cpia
I#&# ##!.#&
## #&#& *
Destinao
F ! ( ! .# , #&#&!# *
Documento
T %! .#.# .# < #& #
*
07/11/2011 10:28:22

93
Documento digital
F#"(1!"&&#*
Dossi
<##&#C !!&!#!&<D!.####.#*
A(6processo*
Eliminao
F# # .#! !
&*
Espcie documental
F ;#.#'&#&#
*8 )&&6#9!!!!!,!!!"!&!2*
Formato
<#""& !6## '##*
Gnero documental
I# &6 # .# , & # ! &# #& ! .# )
& 6 &" ! & $! 6 &
! # )#! 1! ##! 1*
Gesto de documentos
<#&&%6&# !
!#! .##1!# #,*
07/11/2011 10:28:22
94 =>
Grau de sigilo
/ (#"##$ #$
#'(<## .#,
,;-*A(6classificao*
Listagem de eliminao
I # #< #$ & #
&*7(6, *
Mtodo alfabtico
S6 .#&)(*
Mtodo alfanumrico
S6 .# & ) ( '*
Mtodo de arquivamento
8.#;&%.#& #
#.## !# #!
#*
Mtodo decimal
S6 .#&)#&&6(#
#$!#&#($#(&*
Mtodo dgito-terminal
S6 .# & ) # 2 #6
#& "! & .#! .#
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Mtodo duplex
S6 .#&)(# #
&#!##!.#
07/11/2011 10:28:23

_M
& #( #( #

'<#&# *
Mtodo geogrfico
S6 .#&)&1*
Mtodo numrico-cronolgico
S6 .# & ) ' #*
Mtodo numrico simples
S6 .#&)'(#"0#
.#*
Mtodo soundex
S6 .# & ) 6
*
Mtodo temtico
S6 .#&)#&!)&# !#*7(6,61
#6&#*
Mtodo variadex
S6 .#&)(&&*
Microfilme
R # & &# #!
!&1#@!#
# !#<#26&"&*
Plano de destinao
+.#.#) #*
07/11/2011 10:28:23
_U =>
Prazo de eliminao
O$)(&.##
&*
Prazo de guarda
O$!(&(
#!.##.##
.#1!.# 6*7(6
,&" #&$ *
Processo
<# # # # #
# <#! .# # # # .#*
Protocolo
8 (! ! ! (# ! )& #*
Recolhimento
E* + # &'( .# &!
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Seleo
8& #&.#&"
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Suporte
S.# %*
07/11/2011 10:28:23

97
Tabela de temporalidade
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&$%#;!
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Tipo documental
F &6#.#'#&#"#.#$&2#&1!#$'#6*8 )&&#9&2!6!-&! '! -!
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Tramitao
###&# #& 6#&
## *7(6, #[*
Transferncia
O#.#&.#1*
Unidade de arquivamento
T # # & ( & !
<!$ *A(6dossi processo*
Unidade protocolizadora
O&1&## #*
Valor informativo
A.###&#&%!&#&(2*
Valor permanente
A&(2#.#<##&###.#*7(6,.#"
#,2*
07/11/2011 10:28:23
98 =>
Valor primrio
A(#"### .#&
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!*
Valor probatrio
A".#&##.#&*
Valor secundrio
A (#" # # # .# &
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&V.#&.#&#$*
07/11/2011 10:28:23

Apostila Gestao Documentos 2015

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Gesto de

Copyright 2011 Arquivo Nacional

Diretor-Geral do Arquivo Nacional

Coordenadora-Geral de Gesto de Documentos

Coordenadora Regional do Arquivo Nacional no Distrito Federal

Coordenadora-Geral de Acesso e Difuso Documental

Coordenadora de Pesquisa e Difuso do Acervo

Projeto grfico e capa

Arquivo Nacional (Brasil).

2. Conceituao e caracterizao dos arquivos

4. Teoria das trs idades

      

2. Classificao de documentos de arquivo

3. Avaliao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo

4. Cdigo de classificao e tabela bsica de temporalidade

6. Mudana do suporte da informao

       ! 

2. Gesto de documentos digitais

3. Preservao de documentos digitais

1. Roteiro para mensurao de documentos textuais

2. Formulrio de levantamento da produo documental

salvadas as informaes cujo sigilo seja imprescindvel segurana da

x a informao digital pode ser acessada, facilmente, utilizando-se um

preservao e custdia. Um documento autntico aquele que se

documento filmogrfico: documentos que contm imagens em

2 Conceituao e caracterizao dos arquivos

ras, seminrios, conferncias, instituies econmicas, sociais, polticas

4.073, de 2002, e o disposto na resoluo n. 17, de 25 de julho de 2003, do

4 Teoria das trs idades

Entende-se como valor administrativo o valor que um documento possui

x nvel mnimo: estabelece que os rgos e entidades devem contar,

As atividades de protocolo consistem num conjunto de operaes que

2 Classificao de documentos de arquivo

Isto porque o trabalho arquivstico realizado com base no contedo

3 Avaliao, temporalidade e destinao de documentos de arquivo

e seleo de documentos visa estabelecer prazos de guarda nas fases

Art. 18. Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser

6. processamento das informaes;

determina prazos e condies de guarda tendo em vista a transferncia,

3.3.2 Prazos de guarda

ou entidade. Exemplo: material de divulgao de terceiros, convites e

tos, isto , tem como objetivo registrar as informaes relativas ao ato

4 Cdigo de classificao e tabela bsica de temporalidade e

As classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo

[!? /* ! 7'$! %*+"#! #\ +  *@!#'%! '! *@$#*!

e eliminao), alm de conter um campo para registro das observaes

5 Metodologia para elaborao de cdigo de classificao e

da tabela de temporalidade, alm de contriburem para racionalizar a

o caminho percorrido por eles e a temporalidade e a destinao final

6 Mudana do suporte da informao

R9S#R*Introduo preservao digital9!

1.1 Principais diferenas entre documentos em suporte convencional

&9  #    

x (0"  #&! 0 (;

x  # (1   6  "  ,! ,

x  &     #  $  % (

x  &##&! x   & !&)&!.#;! &

G   &     #   

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G &#  & (<   # .#"  .##"!!#!(#! *

Figura 2 Variaes na apresentao documental

3 Preservao de documentos digitais

&* $!#$* (  #ter imutvel e intacto, entretanto,

x #$  formatos digitais estveis$ #2:

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R9S#R*Introduo preservao digital9!

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&*$!#$*(#ter imutvel e intacto, entretanto,

x #$ formatos digitais estveis$ #2:

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CD-ROM fcompact disc-read only memory

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GIkTZAQHGZQHGiCmD*Gesto de documentos9 &

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10,07 metros lineares

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O$!#$formulrio de levantamento da produo documental! #" S2# Z!

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