FIEP

SESI
SENAI
IEL

Federao das Indstrias do Estado da Paraba

Servio Nacional de Aprendizagem Industrial
Departamento Regional da Paraba

MDULO I - DOCUMENTAO:

ORGANIZAO DE DOCUMENTOS

Campina Grande
2011

autorizada reproduo total ou parcial deste material, por qualquer meio ou

sistema desde que a fonte seja citada.

Informamos que no ser permitida qualquer alterao neste material, sem

que haja autorizao da UNIEP.

SENAI. PB.

ASSISTENTE ADMINISTRATIVO: Aprendizagem/SENAI

Departamento Regional da Paraba. Campina Grande, 2011.
1. Organizao de Documentos
CDD

SENAI Servio Nacional de Aprendizagem Industrial

Departamento Regional da Paraba
Avenida: Manoel Guimares 195 Jos Pinheiro
CEP: 58100-440 Campina Grande PB
Fone: (83) 2101.5300
Fax: (83)2101.5394
E-mail: senaipb@fiepb.org.br
Home page: http://www.fiepb.org.br

SUMRIO
1.
2.
2.1.
2.2.
3.
3.1.
3.2.
3.3.

INTRODUO......................................................................................
DOCUMENTOS....................................................................................
Natureza dos Documentos.................................................................
Tipos de Documentos........................................................................
ORGANIZAO DE DOCUMENTOS..................................................
Conceito de Organizao de documentos.......................................
Ambiente.............................................................................................
O Mdulo de Informatizao de Arquivos Fsicos Possui
Inmeros Recursos............................................................................
3.4.
Vantagens............................................................................................
4.
PROTOCOLO.......................................................................................
5.
PROCESSOS ADMINISTRATIVOS.....................................................
5.1.
Fluxo de Documentos........................................................................
5.1.1. Objetivo...............................................................................................
5.1.2. Classificao de Ferramentas do Workflow....................................
5.2.
Workflow, Racionalizao do Trabalho e Gesto Eletrnica de
Documentos........................................................................................
5.3.
Benefcios
do
Workflow
+
Gesto
Eletrnica
de
Documentos........................................................................................
5.4.
Armazenamento Eletrnico ou Imaging...........................................
5.4.1. Objetivos.............................................................................................
6.
PRAZOS
LEGAIS
PARA
GUARDA
DE
DOCUMENTOS....................................................................................
6.1.
Competncia - Previdenciria............................................................
6.2.
Competncia - Trabalhista.................................................................
6.3.
Competncia Federal - Tributria......................................................
6.4.
Competncia Estadual - Fiscal..........................................................
6.5.
Competncia Municipal - Fiscal........................................................
7.
SISTEMA DE CONTROLE DE OCUMENTOS....................................
7.1.
Comparativo Sistema de Controle de Documentos e Dados.........
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS.................................................................

05
06
06
06
07
07
07
07
08
09
10
10
10
11
12
12
13
13
14
14
15
17
18
20
20
20
26

1.

INTRODUO

A gesto documental abrange a administrao das reas ocupadas, dos

equipamentos utilizados e o pessoal especializado.
O presente material prope rotinas para gerenciamento dos documentos que
compem os tipos de documentos, seu controle, incluindo processos
administrativos, o fluxo de documentos, prazos e atualizaes de dados cadastrais.
A organizao de documentos essencial para que a empresa possa
desenvolver suas atividades com mais eficincia e eficcia e para que os resultados
sejam alcanados com maior rapidez.

2.

DOCUMENTOS

a unidade constituda pela INFORMAO (elemento referencial ou dado) e

seu SUPORTE (material, base), produzida em decorrncia do cumprimento de uma
ATIVIDADE.

2.1.

NATUREZA DOS DOCUMENTOS

Sabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo

com as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem
parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados,
bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se
apresentam dentro de um Arquivo.

Vamos conhec-los:

1. Formato: a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua

natureza e o modo como foi confeccionado:
Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, mapa.
2. Espcie: a configurao que assume um documento de acordo com a
disposio e a natureza das informaes contidas no documento.
Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento,
organograma.
3. Gnero: configurao que assume um documento de acordo com o sistema
de signos utilizado na comunicao de seu contedo.
Exemplos: audiovisual(filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de
arte, fotografias, negativos, slides); textual (documentos escritos de uma forma
geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos
(disquetes, CD-ROM).

2.2.

TIPOS DE DOCUMENTO

a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que

a gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento
de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de
Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

3.

ORGANIZAO DE DOCUMENTOS

3.1.

CONCEITO DE ORGANIZAO DE DOCUMENTOS

Entende-se por gesto de documentos o controle planificado e sistemtico

das normas, mtodos e procedimentos que regem a criao, manuteno, utilizao
e prazos de conservao dos documentos gerados pelas atividades de um
organismo pblico ou privado, bem como seu encaminhamento final para
conservao permanente ou descarte.

3.2.

AMBIENTE

Ambiente de trabalho organizado e limpo, entre diversas outras vantagens

que o correto acondicionamento e catalogao dos arquivos internos podem
proporcionar.

A organizao e informatizao de arquivos um

servio que tem como finalidade principal criar
instrumentos de controle e monitoramento do
armazenamento
e trfego de documentos nas
empresas,
por
intermdio
da
implantao de sistemas de organizao
e gerenciamento de arquivos.

3.3.

O MDULO DE INFORMATIZAO DE ARQUIVOS

INMEROS RECURSOS

FSICOS

POSSUI

Indexao
dos documentos mediante
uso de diversos
parmetros
e de campos fixos e campos configurveis: departamento, ttulo, nomes,
datas e nmeros, possibilitando personalizar o sistema a caractersticas
especficas da sua empresa;

Impresso dos rtulos das caixas e pastas;

Diagramao do layout das estantes e espaos disponveis

para alocao de cada unidade integrante do acervo na
sede da empresa;
Definio
automtica
do
local de arquivamento de novos documentos,
conforme seu ttulo documental;
Criao da central de atendimento;

Controle de emprstimo de documentos, com impresso de protocolos;

Histrico das solicitaes e devolues;
Controle de temporalidade,
expurgados;

com

relatrio de documentos a

serem

Realizao de consultas com possibilidade de filtragem em variados nveis;

Categorias de permisso conforme o usurio, com restries de acessos a
ndices e documentos predeterminados, e ainda delimitaes para consulta,
incluso, excluso de documentos e operao de funes avanadas.

3.4.

VANTAGENS

Disponibilizao de espao fsico;

Organizao fsica adequada;
Sistema de identificao visual;
Padronizao dos mtodos de arquivamento;
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos;
Sigilo das informaes, segurana e preservao dos documentos;
Reduo de custos com a administrao e manuteno do acervo;
Eliminao das dificuldades para gerenciamento e manuteno dos arquivos;
Atendimento
s
normas
ISO de armazenamento
rastreabilidade de informaes e documentos.

4. PROTOCOLO
Conjunto de operaes e procedimentos visando o controle dos documentos
que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar, garantir a imediata localizao e
recuperao do documento. Garantido assim o acesso a informao.

DICA LEGAL: PROTOCOLO

A atividade de protocolo uma atividade tpica de arquivo corrente.
a fase em que os documentos so criados.

O Protocolo realiza as seguintes atividades/operaes:

Recebimento :
Receber os documentos produzidos pela instituio ou
outras instituies, que para l foram encaminhados.

aqueles produzidos por

Registro :
Procedimento no qual o protocolo cadastra os dados bsico do
Cadastrado em um sistema de controle ( manual ou informatizado);
Os dados so utilizados para localizao do documento.

documento;

Autuao:
Documentos so transformados em processo abertura de processo;
Insero de capa especfica;
Numerao das pginas;
Atribuio de n de identificao do processo.
Classificao :
Uma vez recebido no protocolo, o documento ser analisado para identificar o
assunto, classificando de acordo com o cdigo de classificao de documentos;
Documentos que estiverem em envelopes fechados devem ser abertos no protocolo.
Os nicos que no so abertos no protocolo so: PARTICULAR e SIGILOSO
(natureza do assunto). Os documentos OSTENSIVO (natureza do assunto) devero
ser abertos, analisados, classificados, registrados, antes de serem encaminhados
aos seus destinatrios.

Expedio/Distribuio:
Enviar os documentos para os seus destinatrios.
DISTRIBUIO: remessa de documentos para os destinatrios dentro do prprio
rgo.
EXPEDIO: remessa de documentos para outro rgo.

Controle da Movimentao/Tramitao:

Controle da Movimentao: a atividade que consiste em identificar os

setores pelos quais passam os documentos. Para recuper-lo com agilidade quando
necessrio, bem como identificar possveis atrasos na tramitao. realizado por
sistemas informatizados ou manuais (livro, ficha de protocolo)
Tramitao de processo: a movimentao do processo de uma unidade
outra, interna ou externa, feita em sistema prprio.

5. PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

5.1.

FLUXO DE DOCUMENTOS

5.1.1 OBJETIVO
O objetivo do fluxo de documentos de gerenciar processos administrativos.
uma ferramenta chave na automao de processos, substitui o tramite de
documentos em papel.
Uma ferramenta de fluxo de documentos ou "workflow" a de maior
complexidade quanto interface com o usurio. Ela possui funes de
implementao de tomada de deciso, de desvio de processo, de atividades
correlatas.
Como as atividades de trmite de documentos variam muito de empresa para
empresa e mesmo de setor para setor, os produtos oferecidos no mercado rumaram
para a especializao ou para um excesso de generalizao.
Na hora da escolha da ferramenta, uma idia deve estar sempre em mente: a
transio do processo em papel para o processo totalmente informatizado
especialmente difcil para os funcionrios e por isso a interface deve ser a mais
amigvel possvel.

10

5.1.2. CLASSIFICAO DE FERRAMENTAS DE WORKFLOW

5.2.

Tipo

Nvel de utilizao Nvel de

de documentos
atividades
externas

Ferramenta
auxiliar

Produo

Alto

Baixo

Armazenamento
ptico

Administrativo

Alto

Alto

Decises, Regras
de Desvio,
Grupos de
Trabalho e
Gerenciamento
de documentos

Ad-hoc

Baixo

Baixo

Groupware
computing e
Correio eletrnico

Colaborativo

Baixo

Alto

Gerenciamento
de documentos,
Gerenciador de
tarefas,
Gerenciador de
formulrios

WORKFLOW, RACIONALIZAO
ELETRNICA DE DOCUMENTOS

DO

TRABALHO

GESTO

Workflow ou Fluxo de Trabalho o processo onde as empresas estabelecem

meios de automatizar e racionalizar os seus processos de negcio, estabelecendo
melhores maneiras para realizar o trabalho dentro de uma organizao. Quanto o
fluxo de trabalho e atividades de uma empresa est otimizado, temos um enorme
ganho tanto em eficincia, custos e at mesmo em produtividade, j que as
atividades j foram previamente planejadas e descritas, no se perde mais tempo
elaborando e repensando estratgias todas vez que um problema semelhante
ocorre.

11

No contexto da administrao e gesto da

informao modernas, para poder se implementar um
sistema eficiente de Workflow, como parte integrante
do mesmo com certeza temos que implementar um
sistema de gesto eletrnica de documentos (
GED ). A lgica simples: como podemos
racionalizar e organizar o mtodo de trabalho de uma
empresa se as informaes dentro da mesma se
encontram mau organizadas e so produzidas de
forma catica ?
No caso descrito acima o sistema de
gerenciamento eletrnico de documentos passa a ser parte integrante do sistema de
Workflow, compondo um mecanismo ainda maior. Ao invs de termos um sistema
simples de gesto eletrnica de documentos, temos um sistema chamado WfMs (
Workflow Management System ) que engloba alm do processo de gesto da
informao, tambm toda a questo do uso correto e racional da mesma, um
sistema onde documentos, informaes, dados e tarefas so repassados a todos os
profissionais envolvidos, segundo um conjunto pr-estabelecido de regras e
procedimentos.

5.3.

BENEFCIOS TRAZIDOS PARA AS EMPRESAS QUE ADOTAM SISTEMAS

DE WORKFLOW + GESTO ELETRNICA DE DOCUMENTOS

Sistemas integrados de gesto eletrnica de documentos e gesto de

processos de trabalho, trazem os seguintes benefcios para a sua empresa:

Integrao de documentos, processos, personagens, sistemas de informao

e conhecimentos gerais dentro da empresa em uma nica esfera;

Melhor controle do acervo documental ( digitalizado e fsico ), tanto do ponto

da produo da informao, quanto do uso da mesma, empregando em
conjunto as ferramentas de controle do sistema de gesto eletrnica de
documentos e tambm do sistema de workflow;

Direcionamento do conhecimento da empresa do nvel de pessoa para o nvel

de empresa, desta maneira o trabalho fica mais racional e menos dependente
do talento e conhecimento individuais;

Mapeamento e controle do fluxo das informaes: com um processo mais

organizao de gesto e produo de documentos podemos controlar melhor
por quem, onde e quando as informaes foram acessadas;

Eliminao ou reduo da necessidade de mecanismos manuais de controle

tais como cadernetas ou fichrios, que esto mais sujeitos a erros e
interferncias do que sistemas eletrnicos de gesto de documentos;

12

Digitalizao de documentos que anteriormente se encontravam em papel e

restritos a poucas pessoas, para o formato eletrnico que mais simples de
ser distribudo e controlado;

Melhor controle dos prazos e detalhes relativos ao organograma dos projetos,

j que vai ser possvel controlar quem e quando cada documento foi
acessado;

Registros unificados do histrico dos projetos bem como quais informaes

foram utilizadas nos mesmos.

As informaes so o maior patrimnio de uma empresa. Gerencia-las de

modo eficiente e simples, faz toda a diferena para uma organizao que quer se
modernizar e se tornar mais competitiva.

5.4.

ARMAZENAMENTO ELETRNICO OU "IMAGING"

5.4.1. OBJETIVO
Convero dos documentos, cujos originais esto na forma de papel ou
microfilme, para o meio eletrnico de forma que possa ser consultado atravs da
rede.
A implantao de um sistema de armazenamento eletrnico de documentos
("Imaging") tem como metas:
Uniformizar a fonte de consulta de documentos: papel, microfilme ou arquivos
gerados em computador;
Economizar espao de armazenamento de papel;
Permitir a consulta simultnea de pastas de documentos por diversas
pessoas;
Manter a integridade dos documentos.

13

6. PRAZO LEGAL PARA GUARDA DE DOCUMENTOS DA EMPRESA

6.1. COMPETNCIA PREVIDENCIRIA

Documento
Comunicao de Acidente do Trabalho CAT
Comprovantes do exerccio da atividade remunerado dos
segurados e
contribuintes individuais
Comprovantes de pagamento (cpias) ou a declarao
apresentada
pelo contribuinte individual para fins de apresentao ao INSS
Comprovante de entrega da Guia da Previdncia Social GSP ao
sindicato profissional
Documentos referentes a levantamento de dbito pela fiscalizao
da
Previdncia Social de NFLD
Comprovante de pagamento ou declarao do segurado
Comprovante de pagamento de benefcios reembolsados pelo
INSS
Documentos relativos a reteno dos 11% do INSS
Documentos das entidades isentas de contribuio previdenciria
(Livro Razo, balano patrimonial e demonstrao de resultado do
exerccio etc.) Livro Dirio
Folha de Pagamento
Guia da Previdncia Social GPS
Lanamentos contbeis de contribuies previdencirias Livro
Dirio
- Livro Razo
Salrio-Educao documentos relacionados ao benefcio
Salrio-Famlia documentos relacionados ao benefcio

Tempo de
guarda
10 ANOS
Indeterminado

10 anos

10 anos
10 anos

10 anos
10 anos
10 anos
10 anos
permanente
10 anos
10 anos
10 anos
permanentes
10 anos
10 anos

14

6.2.

COMPETNCIA TRABALHISTA
Documento

Acordo de compensao de horas

Acordo de prorrogao de horas
Adiantamento salarial
Atestado de Sade Ocupacional
Autorizao de descontos no previstos em lei
Aviso prvio comunicado
Cadastro Geral de Empregados e Desempregados - CAGED
Carta com Pedido de Demisso
Comisso Interna de Preveno de Acidentes - CIPA - processo
Eleitoral
Comunicao de Acidente do Trabalho - CAT
Contrato de trabalho
Contribuio Financiamento da Seguridade Social - COFINS
Controles de ponto
Folha de Pagamento
Fundo de Garantia do Tempo de Servio FGTS depsitos
Guia de Recolhimento da Contribuio Sindical GRCS
Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio
e
Informaes Previdncia Social GFIP e Sistema Empresa de
Recolhimento do FGTS e Informaes Previdncia Social - SEFIP
Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes
Previdncia Social GRFC
Laudo Tcnico de Condies Ambientais do Trabalho LTCAT
Livro Registro de Segurana
Livro de Inspeo do Trabalho
Livros ou fichas de Registro de Empregados
Mapa Anual de Acidentes do Trabalho do SESMT
Pedido de demisso
Perfil Profissiogrfico previdencirio PPP
Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional - PCMSO
Programa de Integrao Social - PIS e Programa de Formao do
Patrimnio do Servidor Pblico PASEP
Programa de Preveno de Riscos Ambientais - PPRA
Recibo de entrega do formulrio Declarao de Instalao
Recibo de entrega do vale-transporte
Recibos de pagamentos de frias
Recibos de pagamentos de salrios
Recibos de pagamentos do 13 salrio
Recibos e abonos pecunirios
Relao Anual de Informaes Sociais - RAIS
Relao dos depsitos bancrios de salrios
Resumo Estatstico Anual

Tempo de
guarda
5 anos
5 anos
5 anos
Tempo de
validade
5 anos
2 anos
36 meses
5 anos
5 anos
10 anos
Indeterminado
10 anos
5 anos
10 anos
30 anos
5 anos
30 anos

30 anos
20 anos
Existncia de
equipamento
Indeterminado
Indeterminado
5 anos
2 anos
20 anos
20 anos
10 anos
20 anos
Indeterminado
5 anos
10 anos
10 anos
10 anos
5 anos
5 anos
5 anos
3 anos

15

Seguro Desemprego Comunicado de Dispensa

Termo de Resciso do Contrato de Trabalho

6.3.

5 anos
2 anos

COMPETNCIA FEDERAL TRIBUTRIA

Documento

Arquivo em meio magntico (sistema de processamento de

dados)
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Reteno na Fonte
Comprovantes da Escriturao (Notas Fiscais e recibos)
Contratos de seguros de bens documentos originais
Contratos de seguros de pessoas documentos originais
Contratos Previdencirios Privados
Contribuio de interveno no Domnio Econmico - CIDE
Declarao de Ajuste Anual IR Pessoa Fsica e comprovantes
de
dedues e outros valores
Declarao de Compensao de Tributos (PER/DCOMP)
Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios Federais - DCTF
Declarao de Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF
Declarao de informaes das Indstrias de Cosmticos,
Perfumaria
e Higiene Pessoal DIPI-TIPI 33
Declarao de Informaes sobre Atividades Imobilirias DIMOB
Declarao do Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural ITR
Declarao Especial de Informaes DIF - DIF - Bebidas - DIF
Cigarros - DIF - Papel Imune
Declarao Integrada de Informaes Econmico-Fiscais da
Pessoa
Jurdica - DIPJ
Declarao Simplificada das Pessoas Jurdicas das Empresas
Optantes pelo Simples e Inativas
Demonstrativo de Apurao de Contribuies Sociais - DACON
Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF
Demonstrativo do Crdito Presumido - DCP
Extino das debntures - livros
Imposto de Renda Pessoa Jurdica livros1 e documentos em
geral:
- Pessoa fsica considerada empresria - Pessoa jurdica lucro
presumido - Pessoa jurdica lucro real - Pessoa jurdica lucro
arbitrado - Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurdica e fsica)
Imunes e isentas - Microempresas e Empresas de Pequeno
Porte - Dedues do Imposto sobre a Renda

Tempo de
guarda
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
20 anos
20 anos
5 anos
5 anos

5 anos
5 anos
5 anos
5 anos

5 anos
5 anos
5 anos

5 anos

5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos

16

Imposto sobre a Exportao, para o Exterior, de Produtos

Nacionais ou Nacionalizados - IE - comprovantes
Imposto sobre a importao de produtos Estrangeiros - II comprovantes
Imposto sobre Operaes de Crdito, cmbio e Seguro ou sobre
Operaes relativas a Ttulos ou Valores
5 anos
Mobilirios IOF comprovantes e informaes
Imposto sobre Produtos Industrializados - IPI comprovantes de
escriturao fiscal e contbil
Livros obrigatrios de escriturao fiscal e comercial - Livro
Dirio -Livro Razo
Livros e documentos pertinentes a aes judiciais
administrativas
Sociedades Annimas S/A Ttulos ou contratos de
investimento
coletivo
Ttulos de Capitalizao - documentos originais

6.4.

ou

5 anos
5 anos
5 anos

5 anos
5 anos
Permanente
10 anos
Indeterminado
8 anos

20 anos

COMPETNCIA ESTADUAL FISCAL

Documento

Administradora de Carto de Crdito ou de Dbito arquivo

magntico
Declarao de informaes e Apurao do Imposto Declarao do
Simples
Declarao para o ndice de Participao dos Municpios na
Arrecadao do ICMS DIPAM (A, B, ME e Substitutiva)
Demonstrativo de Crdito Acumulado - DCA
Demonstrativo do Movimento de Gado - ICMS
Documentos fiscais:
Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
Nota Fiscal
de Venda a Consumidor, modelo 2;
Cupom Fiscal emitido por
Equipamento Emissor de Cupom Fiscal - ECF;
Nota Fiscal de
Produtor, modelo 4;
Nota Fiscal/Conta de Energia Eltrica,
modelo
6;
Nota Fiscal de Servio de Transporte, modelo 7;
Conhecimento de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8;
Conhecimento de Transporte Aquavirio de Cargas, modelo 9;
Conhecimento Areo, modelo 10;
Conhecimento de
Transporte
Ferrovirio de Cargas, modelo 11;
Bilhete de Passagem
Rodovirio,
modelo 13;
Bilhete de Passagem Aquavirio, modelo 14;
Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;
Bilhete
Despacho de
de Passagem Ferrovirio, modelo 16;
Transporte,modelo 17;
Resumo de Movimento Dirio, modelo 18;
Ordem de Coleta de Carga, modelo 20;
Nota Fiscal de Servio

Tempo de
guarda
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos

17

de
Comunicao, modelo 21;
Nota Fiscal de Servio de
Telecomunicaes, modelo 22;
Manifesto de Carga.
Documentos fiscais das Microempresas e Empresas de Pequeno
Porte:
Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;
Nota Fiscal de Venda a
Consumidor, modelo 2;
Cupom Fiscal emitido por Equipamento
Emissor de Cupom Fiscal - ECF;
Nota de Produtor, modelo 4;
Nota Fiscal de Servio de Transporte, modelo 7;
Conhecimento
de Transporte Rodovirio de Cargas, modelo 8;
Ordem de Coleta
de Cargas, modelo 20.
Guia de informao e Apurao GIA Eletrnica
Guia Nacional de informao e apurao do ICMS Substituio
Tributria GIA-ST
Livros fiscais:
Registro de Entradas, modelo 1;
Registro de
Entradas, modelo 1-A;
Registro de Sadas, modelo 2;
Registro
de Sadas, modelo 2-A;
Registro de Controle da Produo e do
Estoque, modelo 3;
Registro do Selo Especial de Controle,
modelo 4;
Registro de Impresso de Documentos Fiscais, modelo
5;
Registro de Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de
Ocorrncias, modelo 6;
Registro de Inventrio, modelo 7;
Registro de Apurao do IPI, modelo 8;
Registro de Apurao
do ICMS, modelo 9;
Livro de Movimentao de Combustveis
LMC; e,
Livro de Movimentao de Produtos - LMP.
Livros fiscais das Empresas de Pequeno Porte:
Registro de
Entradas, modelo 1 ou 1-A;
Registro de Sadas, modelo 2 ou 2-A;
Registro de Inventrio, modelo 7; e,
Registro de Utilizao de
Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias, modelo 6.
Livros fiscais das Microempresas:
Registro de Entradas, modelo 1
ou 1-A;
Registro de Inventrio, modelo 7; e,
Registro de
Utilizao de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrncias, modelo
6.
Operaes com Combustvel arquivo magntico
Operaes ou Prestaes interestaduais arquivo magntico
Regimes de Apurao Normal GARE
Regimes de Apurao Simplificado Simples Paulista GARE
Relao das Entradas e Sadas de mercadorias em Estabelecimento
do
Produtor
Remessa Interestadual em Consignao industrial arquivo
eletrnico

5 anos

5 anos
5 anos
5 anos

5 anos

5 anos

5 anos
5 anos
5 anos
5 anos
5 anos

5 anos

18

6.5.

COMPETNCIA MUNICIPAL FISCAL

Documento

Declarao Anual do Movimento Econmico - DAME

Declarao Eletrnica de Servios DES
Documentos fiscais:
Nota Fiscal de Servios - Tributados, srie A;
Nota Fiscal Simplificada de Servios;
Nota Fiscal de Servios No-tributados ou Isentos, srie C;
Nota Fiscal de Servios Remessa ou Devoluo, srie D;
Nota Fiscal de Servios Estacionamento, srie E; e,
Nota Fiscal-Fatura de Servios.
Imposto sobre Servios de Qualquer Natureza comprovantes de
Recolhimento
Livros fiscais:
Registro de Notas Fiscais de Servios Prestados
(modelo 51);
Registro de Notas Fiscais-Faturas de Servios
Prestados a Terceiros (modelo 53);
Registro de Movimento de
Ingressos em Diverses Pblicas (modelo 54);
Registro de
Servios; Tomados de Terceiros (modelo 56);
Registro de
Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrncias
Registro de Impresso de Documentos Fiscais
(modelo 57); e,
(modelo 58).
Taxa de Fiscalizao de Anncios TFA
Taxa de Fiscalizao de Estabelecimento TFE

Tempo de
guarda
5 anos
5 anos
5 anos

5 anos
5 anos

5 anos
5anos

19

7.

SISTEMAS DE CONTROLE DE DOCUMENTOS

7.1. COMPARATIVO ENTRE

DOCUMENTOS E DADOS

TRS

SISTEMAS

DE

CONTROLE

DE

Sistema Manual X Intranet X Software Para Controle De Documentos (QualityDoc)

RECURSOS
NECESSRIOS
A UM BOM
SISTEMA DE
CONTROLE DE
DOCUMENTOS

1) Permitir
acesso seletivo
aos usurios
interessados,
evitando
divulgao de
informaes
sigilosas.

2)
Impedir
cpias
no
autorizadas de
documentos.

3)
Permitir
rpida
divulgao de
documentos na
empresa.

TIPO DE
SISTEMA
M I S
A N O
JUSTIFICATIVA
N T F
U R T
A A W
L N A
E R
T E
X
X SISTEMA MANUAL: O usurio tem acesso apenas s
pastas que contm os documentos que lhe interessam.
INTRANET: Qualquer usurio que acesse a Intranet
poder tambm acessar qualquer documento
publicado nela. Isto reduz a segurana das
informaes.
Software QualityDoc: O acesso aos documentos
controlado atravs das senhas de acesso de cada
usurio. Cada usurio ter permisso para acessar
apenas um determinado grupo de documentos para os
quais tenha permisso.
X SISTEMA MANUAL: Em princpio, nada impede que
um usurio tire uma fotocpia de um documento que
esteja em uma pasta qual tem acesso.
INTRANET: Qualquer usurio pode imprimir qualquer
documento que esteja sendo divulgado atravs da
rede.
Software QualityDoc: As permisses para impresso
de documentos so controladas atravs do tipo de
permisso dada cada usurio. Assim, um usurio
poder consultar um documento, mas se no tiver
permisso, no poder imprimi-lo.
X X SISTEMA MANUAL: As pastas onde um documento
deva ser publicado devero ser atualizadas com cpias
das ltimas revises de cada documento, e algum
precisar fazer isto, imprimindo as cpias,
protocolando-as, entregando-as nas pastas e
recolhendo as cpias obsoletas. Este um processo
demorado.
INTRANET: Os documentos, uma vez publicados na
rede, ficaro acessveis todos, entretanto algum

20

4) Informar as
pessoas
responsveis,
sobre
atividades
pendentes que
esto
aguardando
por uma ao
delas
(documentos
para
aprovao,
conhecimento,
etc).

5) Garantia de
que
no
havero
verses
desatualizadas
de documentos
no sistema.

dever efetuar essa publicao e isso no imediato,

alm de exigir tambm uma atualizao manual das
listagens de controle.
Software QualityDoc: Cada documento emitido
atravs do programa fica imediatamente disponvel
para acesso aos usurios interessados e o programa
ainda envia uma mensagem automtica esses
usurios, atravs de e-mail, informando-os de que h
um documento novo, j aprovado, para conhecimento.
As listagens de controle so automaticamente
atualizadas pelo QualityDoc.
SISTEMA MANUAL: Cada documento precisa circular
fisicamente na empresa, coletando as assinaturas dos
responsveis. Isso toma tempo e exige que algum
efetue o controle desses documentos que esto em
circulao. Depois, as listagens de controle e os
controles de alteraes tambm precisam ser
atualizados. Se algo for esquecido, a falha poder no
ser percebida at que o sistema seja auditado.
INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual,
antes de ser publicado na rede, um original de cada
documento precisa circular fisicamente entre os
responsveis pelas aprovaes e depois o original
aprovado ainda precisar ficar armazenado em uma
pasta, pois a Intranet serve apenas para divulgao e
no para controle. Algum precisar controlar
manualmente a circulao, o arquivamento e as
alteraes efetuadas nesses originais.
Software
QualityDoc:
O
programa
envia
automaticamente, atravs de e-mails, pendncias aos
usurios responsveis por alguma atividade no
programa (aprovar um documento, efetuar um
treinamento, ler um documento, verificar o prazo de
validade de um documento, etc). Quando o usurio
abre o programa, visualiza uma listagem com as suas
pendncias e o programa ainda ir orient-lo nos
passos necessrios para a soluo de cada pendncia.
O QualityDoc um software iterativo, que trabalha
junto com o usurio, orientando-o sempre que
necessrio.
SISTEMA MANUAL: Como o sistema manual depende
de algum para atualizar as listagens de controle,
efetuar a substituio dos documentos nas pastas
pelos documentos na ltima reviso e recolher as
cpias desatualizadas, podemos esperar falhas
humanas nesse processo.
INTRANET: Da mesma forma que o sistema manual,
algum precisar atualizar as listagens de controle e
efetuar a substituio das cpias dos documentos
publicados na rede por cpias atuais. Esse processo

21

6) Rapidez e
facilidade
de
operao.

ficar sujeito a falhas humanas.

Software QualityDoc: O prprio programa se
encarrega de mudar os nmeros das revises dos
documentos sempre que h alteraes nesses
documentos e divulgar cada documento apenas na sua
ltima reviso, tornando impossvel o acesso dos
usurios revises obsoletas, as quais sero
automaticamente enviadas para o arquivo morto. Nos
casos em que houverem sido impressas cpias fsicas
de documentos, o programa emitir mensagens de
alerta informando os locais onde essas cpias se
encontram, para que sejam efetuadas as substituies
por cpias atualizadas.
SISTEMA MANUAL: No sistema manual, os
documentos precisam ser impressos para serem
aprovados, depois precisam ficar armazenados em
pastas e essas pastas e os seus respectivos contedos
precisam ser controladas atravs de listagens de
controle que precisam constantemente ser atualizadas.
necessrio que se tenha um controle das alteraes
sofridas por cada documento. H documentos que
possuem prazos de validade e que precisam ser
monitorados, etc. Algum precisa se dedicar ao
controle dessas atividades.
INTRANET: Da mesma forma que no sistema manual,
os documentos precisam ser impressos para serem
aprovados e depois os originais precisam ser
armazenados em pastas controladas atravs de
listagens de controle que precisam constantemente ser
atualizadas por algum, etc. Alm disso, h ainda o
sistema da prpria Intranet, que precisa ser atualizado,
pois os menus e links de acesso aos documentos
precisam ser atualizados por algum que entenda de
edio de home pages e tenha autorizao para editar
a Intranet, pois esse tipo de atividade no poder ser
feito por qualquer um, sob pena de o contedo da
Intranet virar uma baguna.
Software QualityDoc: Cada documento registrado no
QualityDoc passa imediatamente a ser controlado pelo
programa, dispensando a atuao de quem quer que
seja, pois o prprio sistema se auto-administra,
solicitando, quando necessrio, a atuao das pessoas
responsveis pelas correes nos documentos,
aprovaes, treinamentos, leituras ou emisses dos
documentos. Todos os controles de acesso aos
documentos so efetuados pelo programa e todas as
atividades pendentes so enviadas automaticamente
s pessoas responsveis. Todas as listagens de
documentos so atualizadas automaticamente e o
sistema est sempre sob controle, independe da

22

atuao ou do conhecimento individual de quem quer

que seja.
7) Baixo custo
X SISTEMA MANUAL: O sistema manual precisar que
algum dedique pelo menos 70% do seu tempo
de
manuteno.
atividade de controle de documentos. Alm disso, h a
necessidade de espao para armazenamento,
aquisio de pastas, muito papel e tinta para
impresso.
INTRANET: O sistema por Intranet tambm precisar
de pastas, papel e tinta para impresso dos originais,
porm em menor quantidade, pois no h a
necessidade impresso de cpias, j que a divulgao
dos documentos feita via rede. Entretanto, h a
necessidade de se ter algum com um bom
conhecimento em informtica e em criao de home
pages para a criao e atualizao dos menus, links e
contedos divulgados na rede. Esse um trabalho
demorado e que certamente tomar 100% do tempo de
pelo menos uma pessoa.
Software QualityDoc: O nico custo que o QualityDoc
ter ser o custo da aquisio do sistema (que
bastante acessvel), mais o custo normal da
manuteno do software, pago ao fornecedor do
programa, o qual ter a responsabilidade de manter o
sistema funcionando. No ser necessrio que a
empresa mantenha um funcionrio com atribuies
especficas na rea de controle de documentos. Note
que o custo da manuteno do QualityDoc certamente
ser muito menor do que o salrio desse funcionrio.
CONCLUSO: Os sistemas Manual e por Intranet se equivalem no que se refere ao
processo de aprovao de documentos e aos mtodos de controle que utilizam.
Uma vantagem do sistema por Intranet a no necessidade de impresso de cpias
fsicas para distribuio entre os usurios, mas esse sistema possui desvantagens
como a falta de controle de acesso aos documentos e a necessidade de pessoas
especialmente treinadas para operarem o controle e atualizao do sistema. Tanto o
sistema manual como o por Intranet no impede que sejam feitas cpias no
autorizadas dos documentos. No so sistemas iterativos, isto , no agem sobre as
pessoas, pois as pessoas consultam o sistema apenas quando acharem necessrio,
uma vez que o sistema no as informa quando essa consulta necessria ou no.
Alm disso, esses dois sistemas exigem um esforo dedicado de controle de
circulao de documentos para aprovaes e muito tempo e trabalho para
atualizaes das listagens de controle, atualizaes dos controles de alteraes,
criao e atualizaes de listagens de treinamentos efetuados, atualizaes das
pastas (sistema manual) ou das home pages (intranet), verificaes de prazos de
validade de documentos, etc. Isto exige tempo, trabalho e dedicao de funcionrios
que poderiam estar sendo mais teis em outras atividades, alm de no garantir que
no havero falhas, j que todo esse controle depender da competncia e
motivao das pessoas envolvidas.
O QualityDoc resolve por completo os problemas apontados para os dois sistemas
acima, alm de garantir uma maior confiabilidade do sistema e do seu contedo,

23

passando uma idia de modernidade e de capacidade competitiva da empresa.

Alm disso, o QualityDoc pode funcionar em dois modos: Sistema da Qualidade e
Outros Documentos. Em ambos os modos o programa usa o sistema de bibliotecas
com permisses de acesso individuais e sub-bibliotecas para cada tipo de
documento, entretanto no modo Outros Documentos, o programa pode funcionar de
forma departamental, de modos que cada departamento pode criar as suas prprias
bibliotecas individuais, com acesso livre ou restrito. Isto torna o QualityDoc uma
ferramenta verstil e que pode atender a diferentes tipos de necessidades de
controle de documentos da empresa, possibilitando a eliminao de uma grande
quantidade de papis em todas as reas.

24

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS:

ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Disponvel em:

<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/home.htm> Acesso em: 11 dez. 2010.
Associao dos Arquivistas Brasileira Ncleo de So Paulo. DICIONRIO DE
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA. AAB/SP, 2009.
CAMARGO, Ana Maria de Almeida; BELLOTTO, Heloisa Liberalli. DICIONRIO DE
PAES, Marilena Leite ARQUIVO: TEORIA E PRTICA. Rio de Janeiro: FGV, 2009.
RONDINELLI, Rosely Cury. Gerenciamento arquivstico de documentos eletrnicos:
uma abordagem terica da diplomtica arquivstica contempornea. Rio de Janeiro:
FGV, 2002.
TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA So Paulo: AAB/Ncleo Regional de So
Paulo/Departamento de Museus e Arquivos, 2009.
ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/home.htm> Acesso em: 11 dez. 2010.
http://sistemas3.usp.br/proteos/manual/introducao.htm/ Acesso em 12 Jan. 2011.
http://www.arquivar.com.br/servicos/organizacao-de-arquivos/ Acesso em 13 Jan.
2011.
http://apostilas.netsaber.com.br/apostilas/915.pdf/ Acesso em 17 Jan. 2011, por
ARQUIVO NACIONAL.
http://www.arqdigital.com.br/sempapel.htm/ Acesso em 18 Jan. 2011.
http://www.fantongermin.com.br/dicasemanuais/guarda_de_documentos.pdf/ Acesso
em 21 Jan. 2011.
http://www.datalinksoftwares.com.br/SistemasDeControleDeDocumentos.htm/
Acesso em 25 Jan. 2011.

25

CRDITOS

SENAI DR
UNIEP Unidade de Educao Profissional

Coordenador:
Felipe Vieira Neto

Equipe Tcnica:
Alexsandro Santos de Figueiredo
Florivaldo Barbosa da Silva
Walber Bruno Braz da Silva
Conteudistas:
Ana Paula Batista Cruz
Cladia Maria Pereira de Almeida
Evelinne de Frana Vasconcelos Dourado
Jamile Maria Moreira da Silva
Jordo Moreira da Silva Junior
Jurandi Galdino Ferreira
Kalina Sousa Pereira de Almeida
Rafaelly Gomes Barbosa Galdino
Digitador:
Walber Bruno Braz da Silva

Normalizao Bibliogrfica:
Heliane Maria Idalino da Silva
Capa:
Hlio Soares