Introduccin a la Organizacin del Archivo

Objetivo

Dar a conocer a las Unidades Responsables del INMUJERES instrumentos

que permitan el debido control y uso de sus archivos documentales generados
en el ejercicio de sus funciones, as como un fcil acceso, efectiva rendicin
de cuentas y transparencia de la gestin.

Obligaciones LFTAIPG
Artculo 32

Adecuado funcionamiento de los archivos,

Elaborar y poner a disposicin del pblico una gua simple de sus sistemas de
clasificacin y catalogacin y,
Organizacin del archivo.

Artculo 37
De conformidad con el artculo 37 fraccin IV de la Ley Federal de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental y 42 de su reglamento expide, los
Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los Archivos de las
Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica.

Que es un Archivo?

Conjunto de documentos en
cualquier soporte, que son
producidos o recibidos en el
ejercicio de sus atribuciones por
las dependencias y entidades

 Que es un Documento de Archivo?

Es la informacin
contenida en
cualquier soporte y
tipo documental.

Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva

Etapa
Activa

Documento

Documento
Documento

Etapa
Histrica

Archivo de Trmite
Es la unidad responsable de la administracin de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad
administrativa.

El Responsable del Archivo de

Trmite
1.Clasificacin
2.Expurgo
3.Foliado
4.Identificacin
5.Inventario General

Instrumentos de consulta y de
control archivstico
1. El Cuadro General de Clasificacin Archivstica
2. El Catlogo de Disposicin Documental
3. Los Inventarios Documentales:
a) General
b) Transferencia
c) Baja
4. La Gua Simple

1. El Cuadro General
Clasificacin Archivstica
Instrumento tcnico que refleja la estructura
de un archivo con base a las atribuciones y
funciones de cada dependencia.

de

Estructura Archivstica

FONDO
Conjunto de documentos producidos
orgnicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica

FONDO

SECCIN
Son las divisiones del fondo, basada en las
atribuciones de cada dependencia o entidad
de conformidad con las disposiciones
legales aplicables.

FONDO

SECCCIONES

Presidencia

Direccin General de Institucionalizacin de la

Perspectiva de Gnero

Direccin General de Transversalizacin de la

Perspectiva de Gnero

Direccin General de Evaluacin y Desarrollo

Estadstico

Direccin General de Administracin y Finanzas

Direccin General
Internacionales

Direccin General Adjunta de Comunicacin

Social

rgano Interno de Control

Junta de Gobierno

Adjunta

de

Asuntos

SUBSECCIN

FONDO

Instituto Nacional de las Mujeres

SECCIN

Administracin y Finanzas

SUBSECCIN

Programacin y Presupuesto

Contabilidad

Tesorera

Servicios Generales

Adquisiciones y Contratacin de Servicios

Informtica

Eventos

Recursos Humanos

SERIE
Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de
documentos producidos en el desarrollo de una misma
atribucin general y que versan sobre una materia o
asunto especfico.

FONDO

SECCIN

SUBSECCIN

SERIE

Instituto Nacional de las Mujeres

Administracin y Finanzas

Adquisiciones y Contratacin de Servicios

Licitaciones Pblicas

Invitaciones cuando menos a 3 personas

Contratos y Requisiciones

Comit de Adquisiciones

Oficio de Liberacin de Inversin

SUBSERIE
Es la divisin de la serie que corresponde
a la clasificacin del conjunto de documentos
producidos en el desarrollo de una misma atribucin
y que versan sobre la misma serie pero con
asunto especfico

FONDO

SECCIN

SUBSECCIN

SERIE

SUBSERIE

Instituto Nacional de las Mujeres

Administracin y Finanzas
Adquisiciones y Contratacin de Servicios

Licitaciones Pblicas

Nacionales
Internacionales

1.Cuadro General de Clasificacin

Archivstica
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES

2.Catlogo de Disposicin
Documental

Registro general sistemtico que establece los valores

documentales, los plazos de conservacin, la vigencia
documental, la clasificacin de reserva o confidencialidad y
el destino final.

2.Catlogo de Disposicin
Documental
INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES

Archivo de Trmite
Es la unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

El Responsable del Archivo de Trmite

1.
2.
3.
4.
5.

Clasificacin
Expurgo
Foliado
Identificacin
Inventario General

Archivo de Trmite/ Expurgo

Eliminar:
Los documentos repetidos

Clips,
Broches
Cinta adhesiva
Todo lo que al paso del tiempo pueda daar el
documento

Archivo de Trmite
Es la unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

El Responsable del Archivo de Trmite

1.
2.
3.
4.
5.

Clasificacin
Expurgo
Foliado
Identificacin
Inventario General

Archivo de Trmite/ Foliado

El foliado tiene
que ser de forma
consecutiva y por
asunto.

Archivo de Trmite
Es la unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

El Responsable del Archivo de Trmite

1.
2.
3.
4.
5.

Clasificacin
Expurgo
Foliado
Identificacin
Inventario General

Cartula del Expediente

Cdula Identificadora

Nomenclatura
INMUJERES.5.5.1.1-08.
FONDO

AO

SECCIN

SUBSERIE

SUBSECCIN

SERIE

Archivo de Trmite
Es la unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

El Responsable del Archivo de Trmite

1.
2.
3.
4.
5.

Clasificacin
Expurgo
Foliado
Identificacin
Inventario General

Archivo de Trmite
Es la unidad responsable de la administracin de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.

El Responsable del Archivo de Trmite

1.
2.
3.
4.
5.

Clasificacin
Expurgo
Foliado
Identificacin
Inventario General

4.-Gua Simple

Transferencia Primaria
Es la operacin de traslado de expedientes cuyo trmite ha terminado , o
consulta es muy espordica, mientras prescribe el trmino de
permanencia.

Archivo

de
Trmite

Archivo
de
Concentracin

Ciclo Vital
Etapa
Semiactiva

Documento

Etapa
Histrica

Archivo de Concentracin
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Archivo
de
Concentracin

Archivo
Histrico

1.-Si no se detectaron valores histricos se procede a su baja definitiva.

2.-De lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histrico

Ciclo Vital

Documento

Etapa
Histrica