UNIDAD 2 - Profiles

RESERVATION - PROFILES
Los profiles son las fichas de cada cliente, un registro de informacin de entidades o perfiles. Los Profiles permiten el
archivo de informacin bsica que resulta indispensable para decisiones de managment, tales como datos histricos de los
clientes y registros acerca de la rentabilidad de sus operaciones comerciales con el hotel.
Formas de generar un Profile
Reservations - Profile - New
Reservations - New Reservation - Name - New

Tipos de Profiles
Individual: Este profile est asociado a huspedes, a pesar que otras personas pueden poseerlo (tal como los

empleados del establecimiento). La existencia del profile individual permite realizar reservas rpidamente, conociendo
ciertos detalles que resultan tiles para gestionar la estada del husped, ya que adems de sus datos personales se
incorporan sus preferencias.
Contact: Son las personas que actan como intermediarios entre el staff del hotel y un husped o una cuenta
comercial. La informacin del contacto permite resolver cuestiones y tomar decisiones. Los contactos tienen una
doble identidad en Opera ya que adems poseen un tipo de profile individual, por ejemplo una secretaria.
Company: Incorpora la informacin de las empresas con las que se mantienen relaciones comerciales, o bien
reservando servicios de catering o de alojamiento.
Travel Agency: Rene la informacin relativa a los profesionales que comercializan el hotel con huspedes que son
sus clientes. Estos perfiles son importantes en la administracin de la relacin comercial y en la gestin de las
comisiones que deben abonarse a estas cuentas.
Source: Son consideradas fuentes de la venta por la cual entra la reserva a mi data base, pueden ser personas u
organizaciones que no son agencias de viajes o contactos pero que son responsables de la generacin del negocio. Por
ejemplo podran ser ingresadas como fuente, los GDS, Internet, etc.
Group: Contiene la informacin general de un grupo vinculado generalmente con algn acontecimiento (congreso,
conferencias, eventos social, Tour & Travel, etc.).

Generalidades
Campos mandatorios: es decir los obligatorios para poder generar un profile son Last Name y First (nombre y

apellido). En este caso no estn en negrita pero si intento completar algo antes de estos campos me va a dar un error
que no me deja avanzar hasta tanto no los complete.
Seleccin de las opciones: hay dos tipos, despliego opciones, pinto de azul y le doy OK. O bien despliego opciones y
marco con una cruz a la izquierda de la opcin deseada y luego OK (sino me lleva a la pantalla anterior pero sin haber
tomado la informacin deseada).
Accesos rpidos: debajo en color rojo van a ir apareciendo accesos directos a medida que vaya creando informacin
del cliente (Preferences - Comunications - etc.) sobre los cuales puedo hacer un slo click e ingresar de forma ms
rpida.
Ok - Close: siempre que termino de crear algo desde NEW, con OK me cierra la pantalla de creacin y me lleva a la
inicial dnde veo todas las creaciones para chequear que haya tomado bien la nueva y para volver al file pongo CLOSE
(si lo hice bien, tambin debo verlo reflejado en la pantalla del profile).
Edit: siempre que tenga esta opcin me permite hacer modificaciones sobre algo ya creado.
Delete: esta opcin sirve para deshacer cualquier creacin.

Individual Profile
Son los profiles ms comunes. La mayora de los establecimientos crearn un profile por cada husped alojado. Para los
huspedes frecuentes, los datos del perfil se incorporan automticamente a las nuevas reservas, lo que acelera el proceso de
reservacin.

Search: me abre la pantalla de bsqueda de profiles. Si por ejemplo necesito buscar a un husped que se relaciona

con este nuevo que estoy cargando porque necesito ver el telfono para ponerle el mismo, lo busco, lo copio, pongo
CLOSE y me vuelve a la pantalla del profile que estoy creando, es decir, que no necesito salir, ni cerrarlo para buscar
informacin.
Options: opciones de la reserva.
Ok: guarda y cierra.
Save: guarda y permanece abierto.
New: abre una nueva pantalla para generar un nuevo profile.
Close: cierra sin guardar. Si hice cambios y no los guarde y quiero cerrar primero me pregunta si deseo guardar los
cambios.

Adress Information
Last name: apellido del husped.
First/Midde: primero y segundo nombre.
Language: selecciona el lenguaje preferencial del husped. En este sistema viene English seleccionado por defecto

pero puedo modificarlo desplegando las opciones de la derecha.

Title: forma de dirigirse a esa persona, influir en el formato de la carta de confirmacin y tiene relacin con el idioma.
Se opta por una tipologa de saludo de cortesa, las que se encuentran predeterminadas en la pantalla desplegable de
la derecha. Al completar este rango, automticamente aparece el tipo de saludo en el campo SALUTATION. La
correspondencia que se imprima para el husped llevar este encabezamiento.
Address: direccin del husped. Existen varios tipos de direccin (home, business, etc). Se deber definir uno de ellos
como el principal. Si tengo una sola direccin puedo completarla directamente desde la pantalla de profiles pero si
deseo ingresar varias debo entrar a los puntos suspensivos.
Address Type: despliego las opciones y selecciono el tipo de direccin que voy a agregar.
Address: direccin propiamente dicha. Varios campos en blanco para desglose de informacin. Por ejemplo: en
el primer campo completo con la calle y la altura y en el segundo con el piso y nmero de departamento.
City: ciudad.
Postal Cd.: cdigo postal. No ponerlo porque da error.
Country/State: pas y estado. En la pantalla de profile viene por defecto AR.

 Primary: tildado significa que esta es prioritaria. Y esta va a ser la que me muestre en la pantalla del profile. Se

puede cambiar ingresando a los puntos suspensivos, pintando de azul la que quiero poner como prioritaria y
marca la opcin que se activa que dice PRIMARY. Va a cambiar la cruz a la que seleccionamos y la va a ubicar en
el primer lugar de la lista. Si no especifico cul es prioritaria toma por defecto la primera que cargo.
Internal Information
Salutation: se autocompleta cuando se selecciona el TITLE. Tambin influir en el formato de la carta de confirmacin.
Vip: se configuran las distintas modalidades de huspedes segn cmo lo desee el establecimiento. Permite poder

identificar estos tipos de clientes. Por ejemplo, sirve en caso de que se quiera dejar algn servicio especial en la
habitacin o se deba avisar al gerente cuando llegue. Debo desplegar las opciones para elegir de las preestablecidas
por el hotel.
Vip 1: husped frecuente.
Vip 2: tripulacin.
Vip 3 / 4 / 5: a mayor cdigo ms exigente es el husped.
Nationality: nacionalidad. Permite generar reportes por nacionalidades. Selecciono desde las opciones
preestablecidas.
Ref. Curr. (reference currency): especifica la moneda que ser utilizada para generar la cuenta del husped. En
nuestro pas corresponde facturar en la moneda local. En este sistema viene por defecto ARS pero si quiero cambiarla
puedo seleccionar desde las opciones preestablecidas otra moneda.
Bus. Seg. (business segment): segmento del mercado por el cual llega. Selecciono desde las opciones preestablecidas.
En la pantalla del profile me lo va a mostrar con nmeros, que son los cdigos de cada business segment que
seleccione. Por ejemplo turismo internacional, corporativo.
Mail action: se seleccionan una o mltiples listas de mailings a la que se desee incorporar al husped para contactarlo
en ocasiones especiales, como Navidad, cumpleaos, promociones, etc. Selecciono desde las opciones
preestablecidas.
Mailing list: indica si se debe incluir o no en el enviado de correos. Selecciono desde las opciones preestablecidas YES
o NO.
Property: permite elegir la propiedad en las que se desee contener esta informacin especfica (en caso de
multipropiedad).
Keyword: se define una palabra o varias claves para ser utilizadas para filtrar la bsqueda de profiles. Es la clave que
identifica este cliente y puede tambin identificar otros. Por ejemplo, nombre de la empresa a la que pertenece o el
ejecutivo de cuentas que lo maneja. Puedo completarlo desde la pantalla de profiles o bien puedo ingresar a los
puntos suspensivos si deseo crearle varias palabras claves.
New - Keyword Type - Keyword - OK
Date of Birth: fecha de nacimiento. Puedo completar manualmente o desplegar el calendario para elegir la fecha.
Tener en cuenta que para el sistema la fecha actual es 21/09/09 por lo tanto en el caso del profile de un menor debo
poner una fecha en relacin a la tomada por el sistema, de lo contrario me da un error que dice que la fecha de
nacimiento no puede ser superior a la fecha de hoy.
Passport: nmero de pasaporte.
Client ID: nmero nico asignado por el establecimiento o la cadena para identificar este profile. Un cdigo que lo
identifica que pueden ser letras, nmeros o alfanumrico. Hay hoteles que no lo usan y se manejan directamente con
el n de CUIT o pasaporte. El n que aparece en la parte superior del profile es el PROFILE ID, que es el cdigo con el
cual se identifica el profile internamente para Opera en su base de datos. A nivel operativo nunca se utiliza, lo utilizan
los instaladores o especialista de base de datos de Opera que precisan hacer algn tipo de actualizacin ya que no se
pueden realizar bsquedas con ese nmero pero s con el CLIENT ID. Ambos se generan al guardar el profile de forma
automtica.
Communication: en este campo se ingresan formas de contacto con el husped (n de telfono, correo electrnico,
entre otros). Puedo completar desde la pantalla desplegando las opciones para seleccionar el tipo de comunicacin y
completando manualmente en los campos en blanco de la derecha o bien puedo ingresar a los puntos suspensivos y
crear desde ah todos los tipos que quiera:
New - Communication Types (elijo sobre las opciones preestablecidas) - Ok - Number (completo con el n o mail)
- Primary (lo tildo para definirla como prioritaria. En este caso no me las reacomoda y afuera - en la pantalla de
profile - siempre me muestra las primeros tres tipos de comunicacin ingresado. Pero si entro a los puntos y
pongo SHOW PRIMARY ONLY puedo ver cul es. La opcin para modificar cul es primaria se activa siempre y

cuando se ingrese ms de un contacto del mismo tipo sino por defecto se le pone la cruz a la nica opcin
ingresada) - OK
Estados del profile:
Active: tildado significa que el profile est activo. Destildado no puedo trabajar sobre l (por ejemplo generarle
una reserva) pero an se encuentra guardado en el sistema. Por lo tanto, si lo busco puedo editarlo para tildar la
opcin ACTIVE y volverlo a dicho estado.
History: al seleccionar esta opcin se promueve la proteccin de este archivo de perfil de acuerdo a los criterios
que establezca cada propiedad, independientemente de que se encuentre inactivo. Se guardan en el sistema
todas las estadas de este profile en el hotel para luego sacar reportes/estadsticas.
Contact: esta opcin permite designar a este perfil individual como contacto. Me desbloquea la solapa de
CONTACT al lado de STATS & INFO y me lleva a completar la pantalla de un profile de contacto. Los datos
correspondientes ya los trae del perfil individual, slo debo completar los mandatarios como OWNER y extras
que yo crea necesarios como TERRITORY. Atencin que si modifico algo en CONTACT se me modifica en
INDIVIDUAL y viceversa, por ejemplo telfonos de contacto.
Notes: permite ingresar informacin vinculada con el perfil del husped. Lo utilizamos para marcar afecciones
permanentes como por ejemplo si el husped usa silla de ruedas o es celaco. Puedo escribirla manual desde el campo
en blanco de la pantalla del profile o bien puedo ingresar a los puntos suspensivos si deseo poner varias.
Puntos Suspensivos - New - Note Type (despliego las opciones- por lo general se usa GENERAL NOTES) - Title
(enuncio, por ejemplo, Atencin comida.) - Recuadro Blanco (texto libre - describo con ms detalles por ejemplo
husped celaco).
Opciones de los profiles

Changes: refleja todos los cambios que ha sufrido el profile desde que fue creado.
Credit Card: desde aqu puedo guardar los datos de la tarjeta de crdito del husped para por ejemplo,

garantizar la reserva en caso de que el cliente siempre abone con la misma tarjeta, y al generar una reserva se
autocompleta el campo de CREDIT CARD. En sistema real se pueden ingresar varias tarjetas pero aqu al tener
slo una tarjeta configurada no, porque da error de que ya existe una tarjeta con ese n ingresada.
New - Card Type (despliego opciones pero en este sistema slo puedo elegir VISA) - Credit Card Number (4 + 15
veces 1) - Expiration Date (vencimiento de la tarjeta de crdito. Se pone dos dgitos por el mes y dos por el ao) Name On Card (se completa solo con el nombre del husped pero puedo cambiarlo manualmente) - OK
Attachment: para adjuntar fotografa o documento del cliente.
Delete: se bloquea pero no se borra.
Future: para chequear reservas a futuro, estadas programadas. Y desde ah tambin puedo crear una nueva reserva
para este pasajero.
History: para chequear reservas histricas/pasadas de este husped.
Memberships: identifica si el husped pertenece al programa del hotel de huspedes frecuentes.
Merge: para unir profiles que estn duplicados en la data base. Se comparan, toma el ms completo y le agrega la
informacin del otro que no tenga.
Neg. Rates (negociated rates): esta herramienta sirve para indicar que ste husped tiene designada por cierto
tiempo una tarifa especial. Si cuando busco el profile a la izquierda del nombre tiene un signo de $ me est indicando

que tiene tarifa negociada y al generarle una reserva solo me va a mostrar las tarifas que aplican para este husped
con tarifa especial. Tener en cuenta que la fecha actual para el sistema es 21/09/09 por lo que al crearlo siempre debo
poner este da o superior. Si pongo otra y al salir tildo SHOW INACTIVE la voy a ver pero cuando busque tarifas no me
va a mostrar solo las que son negociadas sino todas porque ese acuerdo ya no est vigente.
New - Rate Code (despliego opciones para seleccionar un cdigo de tarifa, por ejemplo Tarifa Agencias
Nacionales) - Start Sell Date (se autocompleta pero puedo modificarlo manualmente o desde el calendario) - End
Sell Date (lo completo manualmente o desde el calendario) - OK
Notes: dem a la opcin de la pantalla de profile.
Preferences: se detallan preferencias del husped. Por lo general relacionadas al tipo de habitacin.
New - Select a Preferente Group (pinto de azul la que quiero) - OK - Select Preferent (marco con cruz las
opciones que deseo) - OK - CLOSE
Relationship: puedo indicar si es un contacto, por ejemplo de una empresa - gerente general.
More Fields

Sirve para seleccionar que tipo de factura se debe imprimir al cerrar la cuenta de este cliente.
Stats & Info

Statistics: contiene informacin estadstica sobre el cliente.

Special Fields: forma de identificar una cuenta restringida.
A/R: cuenta corriente.

Contact Profile
Este es igual al profile individual con unos pocos campos diversos.
Position / Department: completo la posicin que ocupa en la empresa. Por ejemplo, secretaria.
Birth Date: fecha de nacimiento.

Company/Source/Travel Agent Profile

Estas tipologas de profiles son utilizados para reunir la informacin de aquellas empresas o individuos que realizan
gestiones comerciales con el establecimiento.

Los campos diferenciales respecto al perfil individual se relacionan fundamentalmente con la informacin interna de la
cuenta.
Account: nombre de fantasa / comercial.
Razn social: nombre real, con el que figura inscripto.
Owner: seala al ejecutivo comercial del hotel responsable de esta cuenta. Despliego las opciones que el hotel va a

tener cargadas, marco al ejecutivo que corresponde para que se pinte de azul, marco la opcin de SELECT pata que
aparezca en el recuadro de abajo y luego le doy OK. Puedo seleccionar varios y definir cul es prioritario marcando con
un tilde debajo de la columna donde hay una P (Primary).
Territory: indica el territorio de venta al que pertenece esta cuenta. Despliego las opciones preestablecidas.
A/R Number: se corresponde con el nmero de cuenta corriente a la que se asocia esta cuenta.
Company:
Corporate ID: nmero que identifica a esta compaa.

Travel Agency / Source:

IATA: nmero IATA que representa la agencia.

Forma de buscar un Profile

Reservations - Profiles - Search

Se recomienda utilizar siempre el comando SEARCH (buscar) antes de generar una nueva reserva, para verificar que en la
base de datos no exista ya un perfil para este husped, evitando crear as duplicidad. La bsqueda se puede filtrar por
nombre, apellido, tipo de profile, keyword, client ID, IATA n y communication entre otras opciones.
Para la bsqueda por LAST NAME puedo poner algunas letras + el smbolo de % para que me arroje todos los nombres
que empiezan con ellas, o bien que tienen esas letras en su apellido. Ejemplo: NE% (empiezan as) - %NE (tiene estas letras en
su apellido).
Tambin es posible tildar SHOW INACTIVE para que me muestre aquellos que yo tengo inactivos. De esta forma puedo
buscarlos, editarlos y reactivarlos tildando de nuevo el casillero ACTIVE en la pantalla del profile.
Filtrando por NEG. RATE busca slo aquellos que tienen tarifa negociada.
Si presiono SEARCH sin poner ningn filtro me entrega como respuesta absolutamente todos los profiles que posee el
sistema pero se recomienda no hacerlo porque se corre el riesgo de que se cuelgue.
Reservations - Profiles - Individual - Search Name (recuadro amarillo)

Si ya existe lo marco (se pinta de azul) y se activa dos opciones ms EDIT y RESV, para editar el profile o generar una
reserva a partir de l respectivamente.