UNIDAD 3 - Reservas & Front Desk

RESERVAS
RESERVATION - NEW RESERVATION
Constituye el mdulo principal de OPERA PMS. Desde este men se pueden crear nuevas reservas, realizar bsquedas,
modificarlas y cancelarlas.
Generalidades
Opciones preestablecidas: tener en cuenta que todas las opciones desplegables de los campos fueron configuradas

para este modelo de la USAL, pero que cada hotel solicita las opciones que desea incluir en su sistema.
Campos mandatorios: aquellos obligatorios para poder generar la reserva, se indican en negrita.
Modificaciones: una vez creada una reserva es posible modificar cualquiera de sus campos a excepcin del nombre.

Formas de generar una reserva

Reservation - Profile - Resv. - Rate Query
Reservation - New Resv. - Rate Query
Reservation - Update Resv. - New - Rate Query
F7 - Rate Query
F5 - Rate Query - Rate Look Up (esta ultima opcin muestra disponibilidad del hotel segn fecha y tipo de tarifa,

entre otros campos, pero no se puede generar una reserva desde all).
Para generar nuevas reservas, el sistema chequea previamente la disponibilidad de habitaciones y tarifas para el
perodo que se indique en el RATE QUERY (cuadro para completar criterios que ayuden a que la bsqueda de disponibilidad
sea ms especifica). Una vez que confirma la disponibilidad se ingresa a la pantalla principal de la reserva. Si se selecciona
SEARCH sin especificaciones abre todos los tipos de habitacin y tarifas.
RATE QUERY
Fechas
Arrival: fecha de arribo del husped. El formato son dos dgitos por el da, dos por el mes y dos por el ao. Se

puede completar manual o bien elegirlo desde el calendario. Por defecto viene completo con la fecha del
sistema.
Nights: cantidad de noche. Por defecto viene con 1 noche pero se puede modificar manualmente.
Departure: fecha de partida del husped. Se auto-completa al calcular automticamente segn la fecha de
arribo y las noches ingresadas. Por defecto viene calculado al da siguiente del actual para el sistema.
Adults: cantidad de adultos que deseo incluir en la reserva. Por defecto viene 1.
Children: cantidad de menores que deseo incluir en la reserva.
N Of Rooms: cantidad de habitaciones. Por ejemplo si es una familia con menores y desea que estn en otra
habitacin aqu se especifican 2 habitaciones. Por defecto viene 1.
Datos profile
Name: se puede ingresar manualmente un nombre y lleva automticamente a la pantalla de PROFILE SEARCH.
Trae todos los profiles con ese apellido para chequear si es alguno de ellos, si es se selecciona y se da OK y
completa automticamente en la reserva todos los campos relacionados a l. Sino NEW para crear uno nuevo.
Se puede acceder a esta misma pantalla desde la flecha desplegable de la izquierda. O bien se puede dejar el
campo en blanco y completarlo luego en la pantalla de la reserva propiamente dicha. Independientemente de
cuantos sean en la habitacin en nombre va el titular de la reserva. Luego se pueden agregar como
acompaantes a los dems.
Member type / Member N / Company / CORP N / Agent / IATA N / Source / Source N / Block: todos estos
campos son para asociar o vincular la reserva con otro tipo de profile. Por ejemplo si viene a travs de una
agencia. Es recomendable realizar esta operacin en este momento aunque tambin pueden ser asociados en
la pantalla de la reserva.
Show Rates
Closed: muestra las tarifas que estn cerradas.

 Day use: husped que se aloja pero no pernocta.

Pseudo: cargos de personas no alojadas en el hotel. Tambin se la llama Cuenta Maestra / PM / Posting

Master. Es como una habitacin, de hecho, se asigna todo a un nmero de habitacin, pero el sistema sabe que
no existe fsicamente, por ende no afecta la disponibilidad. Son las numeradas en 9000. Como el sistema pide
que se especifique una tarifa, se debe seleccionar alguna que sea tarifa cero, stas son las RATE CODE NON,
HOUSE USE o COMP (complementary).
Rates
Rate class: es agrupar determinadas clases de tarifas en un grupo al cual le pongo un nombre genrico como
por ejemplo agencias de viajes, tarifas promocionales, corporativos, educacin, etc. Se debe tomar una opcin
de las preestablecidas.
Rate category: son las categoras de las tarifas que equivalen a los subgrupos de esa clase de tarifa
seleccionada previamente. Por ejemplo, agencias nacionales y agencias internacionales.
Rate code: representa el cdigo que identifica a una tarifa segn los criterios anteriores y donde se configura el
valor de la misma. Por ejemplo si en RATE CLASS elijo AGE (Agencias de Viajes) y en RATE CATEGORY AGEN
(Agencias Nacionales) en el RATE CODE voy a tener AGIP (tarifas para agencias nacionales).
Room class: especifica la clase de habitacin que desea. Se debe elegir de las opciones establecidas. Por
ejemplo EXECUTIVE o STANDARD.
Features: esta herramienta me permite especificar preferencias respecto de la habitacin que pueda solicitar el
husped. Por ejemplo GARDEN VIEW, HIDROMASAJE o LOW FLOOR.
Packages: son paquetes que se pueden ofrecer al husped para que adhiera a su reserva por un monto
adicional. Por ejemplo que incluye estacionamiento, desayuno y un masaje.
Last Resv.: lleva a la ltima reserva trabajada.
Ok: confirma los criterios elegidos y lleva al RATE QUERY.
Close: cierra la pantalla.

Completados los criterios se confirma con OK y lleva al cuadro de disponibilidad RATE QUERY DETAILS. Es factible que al
ingresar varios criterios en el RATE QUERY, el cuadro de detalles este en blanco por no tener una habitacin que cumpla
con todos los filtros que se indicaron.
RATE QUERY DETAILS
Room types: especifica los tipos de habitacin. En este sistema se cuenta con tipo SUITE, EXECUIVE, PREMIUN y

STANDARD, que a su vez pueden ser KING o TWIN y RIVER o GARDEN. Tambin estn las PM.
Include overbooking: el sistema permite especificar en qu porcentaje se quiere sobrevender un tipo determinado

de habitacin. En este campo se ven las PHYSICAL INVENTORY + OVERBOOKING. Por ejemplo, si el hotel cuenta con
10 habitaciones Standard y se sobrevenden en un 10%, entonces en este campo se visualizan disponibles 11
habitaciones.
Physical Inventory: cantidad real de habitaciones con las que cuenta el hotel. Si especifica 0 no hay ninguna. Si el
nmero es negativo significa que hay sobreventa.
Izquierda: cdigos tarifarios + moneda.
Medio: valores de las tarifas segn la combinacin de tipo de habitacin y cdigo de tarifa seleccionados. En rojo
muestra las habitaciones ocupadas y en verde las disponibles.
Info: da informacin especfica de la tarifa sobre la que se est posicionado. Por ejemplo, tarifa para agencias
nacionales, executive twin river.
Scope: vuelve al RATE QUERY para modificar algn criterio de bsqueda pero con los datos anteriores cargados. A
diferencia de CLOSE que cierra todo y se debe volver a comenzar.

Si el profile elegido tiene tarifa negociada (lo cual se ve delante del profile con un signo $ cuando realizo la bsqueda)
muestra slo los RATE CODE para husped corporativo (por ejemplo CORP, CORP2, CORP3). Destildando la opcin
NEGOCIATED (ubicada en el recuadro amarillo) se elimina el filtro y muestra toda la disponibilidad.
Se elije la tarifa, se da OK y conduce a completar la reserva.
Reservation
Parte A: relacionada con Profiles (rojo).
Parte B: relacionado propiamente con la reserva (verde).

Campos relacionados con el profile

Name: apellido del husped. Si la reserva no fue creada desde un profile, elijo la tarifa desde el RATE QUERY, se da

OK, me abre la reserva y al lado de nombre, desde los puntos suspensivos se puede buscar el profile para que traiga
y cargue todos los datos automticamente. Si no, se puede crear completando manual los campos y se genera solo
el profile individual cuyo CLIENT ID se puede ver ingresando a los puntos suspensivos para completar tambin ms
datos como ADRESSES que no puedo desde la pantalla de reserva.
First Name: primer nombre.
Title: forma de dirigirse a esa persona, influir en el formato de la carta de confirmacin y tiene relacin con el
idioma. Se opta por una tipologa de saludo de cortesa, las que se encuentran predeterminadas en la pantalla
desplegable de la derecha. La correspondencia que se imprima para el husped llevar este encabezamiento.
Country: pas de residencia.
Language: selecciona el lenguaje preferencial del husped. En este sistema viene English seleccionado por defecto
pero se puede modificar desplegando las opciones de la derecha.
VIP: se configuran las distintas modalidades de huspedes segn cmo lo desee el establecimiento. Permite
identificar estos tipos de clientes. Por ejemplo, sirve en caso de que se quiera dejar algn servicio especial en la
habitacin o se deba avisar al gerente cuando llegue. Debo desplegar las opciones para elegir de las preestablecidas
por el hotel.
Vip 1: husped frecuente.
Vip 2: tripulacin.
Vip 3 / 4 / 5: a mayor cdigo ms exigente es el husped.
Phone: si se completa manual desde este campo en blanco se crea automticamente en el profile como
communications de tipo home. Para cambiarla se debe ingresar a los puntos suspensivos que despliegan la pantalla
de INDIVIDUAL PROFILE.
Agent / Company / Group / Source / Contact: se debe aclarar si la reserva ingresa por alguno de estos medios. Al
desplegar la flecha lateral, lleva a la pantalla de bsqueda de profile para filtrar por tipo deseado, se selecciona y OK.
Tambin se puede crear desplegando la flecha y seleccionando NEW. Es una herramienta para por ejemplo recordar
la comisin de la agencia si la tuviera, para sacar reportes de la misma, tambin para la facturacin o tener el
contacto de la secretaria que realizo la reserva para su jefe.

Campos relacionados con la reserva

 Arrival: fecha de arribo. En verdad viene completo por los criterios del RATE QUERY que se hayan dispuesto

previamente pero se puede modificar manualmente desde aqu.

Nights: cantidad de noches.
Departure: fecha de salida (la calcula automticamente).
Adults: cantidad de adultos. La tarifa se calcula en base a cantidad de adultos.
Child: cantidad de menores.
N of romos: cantidad de habitaciones. Para reservar ms de una habitacin las mismas debern compartir fecha de
arribo, fecha de egreso, tipo de habitacin y tarifa
Rm. Type (Room Type): tipo de habitacin (categora). Viene completo segn la tarifa que se haya elegido en el
RATE QUERY.
RTC (Room to Charge): tipo de habitacin que se le cobrar al husped, puede diferir del ROOM TYPE. Por ejemplo
cuando se quiere hacerle un upgrade de cortesa al husped. Se elije desde las opciones preestablecidas.
Room: alude a la asignacin concreta de la habitacin. Puede realizarse una preasignacin. Al abrir la flecha lateral
despliega una pantalla de disponibilidad. El filtro de FLOOR y ROOM FEATURES se autocompleta al tener cargadas
PREFERENCES en el profile del husped, dando aquellas habitaciones que cumplan con estas especificaciones. Si
seleccionando SEARCH para actualizar no muestra disponibilidad se deben borrar ROOM FEATURES, porque significa
que no hay una habitacin disponible que rena todas las caractersticas. Eso no quiere decir que los elimine del
profile. Se debe marcar la opcin deseada y dar OK, vuelve a la pantalla de reserva con el nmero de habitacin
completo.
Rate Code: cdigo de tarifa segn poltica del hotel. Viene completo segn la tarifa que se haya tomado en el RATE
QUERY.
Fixed Rate: indica si la tarifa fue modificada manualmente (usuarios autorizados). La tarifa se modifica para todas las
noches de su estada manualmente desde el campo RATE y automticamente se tilda el FIXED RATE. Si lo destildo
vuelve al valor original.
Rate: valor por noche, no necesariamente debe ser el mismo valor para todas las noches de la estada. Tarifa
expresada en la moneda local.

Refresh date: indica que la tarifa por la reserva debera ser una y que se le est cobrando otra, si se desea

actualizar a la tarifa original. Si se refresca vuelve a la pantalla de la reserva con el campo de FIXED RATE
destildado.
Multiple Rates: sirve para modificar la tarifa por noche. Muestra por cada da de la estada el RATE CODE, el
RATE AMOUNT, el ROOM TYPE, la cantidad de adultos y nios y los descuentos, entre otros campos. Para
modificarlo se debe marcar el da que se desea y editarlo. Se ven todos los campos completos segn lo que se
haya ingresado en la reserva pero tambin se pueden hacer cambios sobre esta informacin (por ejemplo si
quiero modificar la tarifa manual o si solo la ultima noche quiero cobrarle una SKG en lugar de una EKG a modo
de atencin y no para todas las noches). Tambin puedo generar un descuento para esa noche que puede ser
en monto de dinero en el campo el blanco seguido de DISCOUNT AMOUNT o bien en un porcentaje en el
campo en blanco seguido del signo de %. Para esto siempre pide una razn, que se debe seleccionar de las
opciones predeterminadas en el campo DISCOUNT REASON. Se pinta de amarillo el da modificado para poder
identificarlo con facilidad. Y si se modifica un da con un tipo de descuento en % y otro con $ tambin pone uno
amarillo y uno blanco. Y en el recuadro de la pantalla de reservas tambien lo pinta para saber que en la tarifa
de alguna de las noches hay una modificacin. Afuera siempre muestra el valor de la primera noche. Y al poner
SAVE en la tercer columna, el campo de DISCOUNT AMOUNT tambin se pinta de amarillo y muestra cual es el
descuento que tiene la primera noche que veo en campo de RATE. Abajo Se activa un acceso rpido a
MULTIPLE RATES con la leyenda RATE CHANGE que permite entrar a visualizar cuales fueron los cambios en la
tarifa.
Curr.: viene completo por defecto con la moneda en que se debe facturar en el pas. En este caso ARS.
Packages: servicios adicionales que no corresponden al cobro del alojamiento por noche, como masajes y
estacionamiento que se agregan como un paquete.
Block Code: en caso de que la reserva pertenezca a un bloqueo. Este tem corresponde al cdigo que identifique a
ese grupo.
Arrival time: hora prevista de arribo. Completo manualmente
Res. Type (reservation type): forma de garanta, de qu manera el husped garantiza que va a alojarse realmente en
el hotel. No es lo mismo que el mtodo de pago. Por ejemplo, puede ser 6PM No garantizada (quiere decir que si a

las 6 pm no hizo el check in la reserva se cae), CCG garantizada tarjeta, DRQ depsito requerido, DPG garantizada
deposito, entre otros. Por defecto viene 6PM pero puedo cambiarlo desde las opciones preestablecidas.
Market: a qu segmento de mercado pertenece. Implica la vinculacin del husped a un segmento de mercado
especfico, oportunamente definido de acuerdo a la tarifa asignada. Se completa automticamente segn el rate
code elegido. Por ejemplo AGI.
Source: fuente de la reserva (individual, agencia, sistema de reserva, etc.). Se completa automticamente segn el
rate code elegido. Por ejemplo AG.
Origin: origen de la reserva. Permite seleccionar la categora del canal comercial a travs del que se recepciona la
reserva. Por ejemplo mail, web, telfono, entre otras opciones.
Payment: mtodo de pago que va a utilizar independientemente de cmo la garantiz. Pagos de extras de la estada.
Esta forma de pago puede modificarse al momento de la facturacin si se elije TC y s tiene una cargada en el profile
trae todos los datos, y al revs, si se carga desde la pantalla de reserva me pregunta si deseo asociarla al profile.
Credit Card N: nmero de tarjeta de crdito.
Exp. Date: vencimiento de la tarjeta de crdito. Dos dgitos por el mes y dos por el ao. Se completa manual.
CRS N (Central Reservation System): nmero de confirmacin de la reserva generado en un sistema externo. Por
ejemplo, una central de reserva de la cadena del hotel. El mismo se auto-completa. Muchas veces el husped se
presenta con ese nmero.
Approval Code: es el cdigo de aprobacin de la tarjeta de crdito. Esta inactivo.
Approval Amt. (Amount): el monto aprobado por la tarjeta de crdito. Esta inactivo.
Suite With: indica el nmero de la habitacin conectada con la definida en el campo Room, en caso de
corresponder. Esta bloqueado.
Confirmation: seleccionar esta opcin implica que el sistema genere una carta de confirmacin. Esta bloqueado.
Guest Balance: despliega el balance de la cuenta del husped. Si se carga un depsito aqu se puede ver el saldo en
negativo que es lo que el husped tiene a su favor. Luego se ira consumiendo a medida que el husped tenga cargos
cuando esta IN HOUSE. Es un campo no modificable manualmente.
Disc. Amt. (Discount Amount): expresado en el importe fijo o en el porcentaje que decide descontarse. El descuento
se debe especificar sobre el precio de una noche pero aplica para todas y por esta nica estada. Por ejemplo, si se
especifica un 20%, descuenta este porcentaje en cada noche de la estada. Es otra forma de modificar el valor de la
estada aparte de RATE modificado manualmente.
Reasons: se debe dar una razn del descuento que se realiza. Este campo se vuelve mandatorio si se aplica un
descuento. Se elije de las opciones preestablecidas.
Specials: elementos que el husped solicita que haya en su habitacin. Puede ser que tengan costo o no (almohadas,
cuna, toallas extras, cama extra, etc.) El sistema consultar si se pretende asociar estos tems al profile del husped
si se dice YES automticamente lo crea como una PREFERENCES en el profile individual y en la reserva lo veo como
acceso rpido abajo con ese mismo rotulo. En esta herramienta slo se informa una preferencia, no chequea que
tenga disponibilidad ni avisa que se lo incluyan en la habitacin.
Comments: comentarios u observaciones que se despliegan en momentos especficos de la reserva. Se puede
escribir en el campo en blanco directamente creando un COMMENTS automtico de tipo RESERVATION (se
despliega antes del check in). O bien se puede ir a los puntos suspensivos y crear varios desde la opcin NEW COMMENT TYPE - CASHIER (displeyed on biling screen) - IN HOUSE (displeyed after check in) - RESERVATION
(displeyed prior to check in). El comentario generado automticamente tambin se puede editar y modificar desde
los puntos suspensivos. De cualquier de las dos formas en el recuadro de la pantalla de reservas siempre se muestra
un solo comentario y si se tienen ms de uno, pinta el recuadro de amarillo para indicar eso mismo. Tambin genera
una solapa roja de acceso rpido a los comentarios.
Item Inv. (Item Inventory): permite ver disponibilidad y seleccionar del inventario los servicios adicionales que el
husped puede haber solicitado (camas extras, cunas, equipamiento recreativo, hardware, entre otros), la diferencia
con specials es que al hacerlo se descuenta del inventario. Si se creara sin consultar disponibilidad, avisa que no hay
y consulta si se desea sobrevender. No se puede crear manualmente ingresando los cdigos.
(no se puede completar manualmente) - ITEM INV. (para chequear disponibilidad) - ITEM GROUP (se pone
HSKP o BANQUETES) - ITEM (se puede seleccionar el tem especfico) - SEARCH (actualiza para que muestre el
inventario para chequear que realmente haya disponible. La primer columna especifica qu cantidad quedan
sin asignar, si el numero est en negativo y rojo es que hay asignadas ms de las que se tienen realmente, si
dice cero es porque no hay asignadas y si esta en numero positivo y verde es que quedan disponibles. En la
segunda columna indica cuantas tiene en total) - CLOSE (para volver al cuadro de ) - NEW - ITEM - BEGIN

DATE y END DATE (se auto-completan con la fecha de estada del husped, lo cual igual se puede modificar si
se quiere que sea para una noche en especfico) - QUANTITY (para decir qu cantidad) - OK (se ve reflejado en
el campo de la pantalla de la reserva que dice ITEM INV. con el cdigo que identifica ese tem (por ejemplo
ALH) - SAVE (pregunta si se desea hacer un TRACE, mensajes entre departamentos, para recordar colocar el
tem en la habitacin).
En la parte inferior de la pantalla aparecer la siguiente informacin:
Created By: el usuario de Opera que cre la reserva.
Created On: el da que la reserva fue creada.
Updated By: el ltimo usuario que actualiz/modific la reserva.
Updated On: la fecha en que fue actualizada por ltima vez.
More Fields

No post: se bloquea la posibilidad de postear cargos desde los diversos puntos de venta del hotel, significando que

el husped no posee crdito. Deber pagar en el momento.

Print rate: tildado imprime el valor de la tarifa en la papelera que se enva (carta de confirmacin y tarjeta de
registro). Destildado impide que la tarifa se imprima (indispensable en el caso de tarifas confidenciales).
C/O Time: horario del check-out. Si estuviera habilitado el late check out para el husped debera indicarse en este
campo.
Pickup Reqd. (Pickup Requested): se deber indicar si el husped requiere un transfer in desde el aeropuerto u otra
terminal.
Dropoff Reqd. (Drop Off Requested): se deber indicar si el husped requiere un transfer out.
Transport Type: desde este campo se selecciona la modalidad de transporte solicitado para el servicio de transfer.
Se debe desplegar las opciones predeterminadas, por ejemplo bus, auto particular, taxi.
Station Code: alude al cdigo de la terminal en la que debe ser recogido/dejado el husped.
Carrier Code: indica el cdigo asociado con la compaa de transporte.
Transport N: se completa con el nmero de vuelo.
Arrival Date: da de arribo.
Pick up Time: horario para la prestacin del servicio. Sirve tambin para cobrarle late check in si llega despus del
horario pactado.
Departure Date: da de salida.
Drop off Time: horario para la prestacin del servicio.

Completados todos los datos, al darle OK, entrega un nmero de confirmacin.

Opciones de la Reserva

Accompanying: permite ingresar los datos relativos a los acompaantes, pero se debe cambiar manualmente la

cantidad de adultos y nios. Los mismos tienen profiles pero no requieran folios (cuentas) o reservas por separado,
tampoco poseen un registro histrico de sus reservas. Asimismo, los huspedes que se ingresen como
acompaantes slo podrn ser identificados por el sistema dependiendo del husped al cual estn asociados. Lo
importante es que comparten la habitacin.
ACCOMPANYING - ATTACH (lleva a la pantalla de PROFILE SEARCH, s ya est creado se debe filtrar la bsqueda
por individual y presionar Search, sino se crea desde la opcin NEW) - OK (vuelve a la pantalla de
ACCOMPANYING GUESTS con el profile cargado) - CLOSE (vuelve a la pantalla de Reservation y se puede
visualizar si se asoci bien porque crea un acceso directo).
ACCOMPANYING - DETTACH (teniendo uno ingresado se habilita dicha opcin que permite desasociar un
acompaante si hubo un error al cargarlo).
Add On: duplica la reserva. Sirve para generar reservas futuras. No se puede cambiar el nombre del titular de la
reserva original. No sirve para grupos.
Agent / Company: permite asociar a la reserva profiles de agencias, compaas, source o grupos. Es lo mismo
generarlo desde fuera en la pantalla de RESERVTION o desde el RATE QUERY.
Alerts: mensajes internos que se ingresar a la reserva para que se desplieguen todo el tiempo a todas las reas,
independientemente de quin ingrese, para recordar algo. Por ejemplo, recordar que se le prest un adaptador.
ALERTS - NEW - ALERT INPUT - CODE (desde las opciones preestablecidas elijo por ejemplo CHI Llamar a
Gerencia General al check in) - AREA (momento en que quiero que se desplieguen RESERV. cada vez que se
abra la reserva hasta que se haga el check in, despus no ms; CHECK IN cuando realizo el check in al husped;
y CHECK OUT cada vez que se abre la reserva desde que se haya hecho el check in) - DESCRIPTION (se autocompleta segn el CODE elegido en el primer campo o texto libre si elijo un cdigo general) - CLOSE (para
salir).
Billing: este parmetro activa la transferencia de los cargos del husped a una cuenta corriente. Es un folio
econmico a partir del cual luego se va a generar la factura. Si el husped no est check in esta opcin est
inhabilitada. Es posible abrir varias cuenta para un mismo husped si solicita facturas por separado. Para verlas se
debe hacer click derecho NEW WINDOW para ver todas las pantallas de cargo. Es posible moverse de una a otra
manualmente para generar cargos. A su vez, los cargos pueden ser anulados editndolos, poniendo en cantidad el
nmero en negativo y en suplement la razn.
Cancel: herramienta que me permite cancelar una reserva. Al cancelar la reserva, el sistema otorgar un nmero de
cancelacin y efectuar la actualizacin del inventario del hotel. Las reservas canceladas continuarn vigentes en el
sistema hasta la fecha de partida esperada. El STATUS de reserva otorgado es CANCEL (CX). Si se reactiva, la
seleccin del tipo de habitacin y de la tarifa deber efectuarse nuevamente.

 CANCEL - CANCELLATION - REASON (campo mandatario, se debe desplegar el pick-box y elegir una opcin que

se reflejara con un cdigo) - OK (lleva nuevamente a la pantalla de CANCELLATION y entrega un nmero de

confirmacin de cancelacin)
UPDATE RESERVATION (busco la reserva) - REINSTATE (permite volver a activar la reserva) - YES (o bien se
puede editar la reserva y acceder a esta misma opcin desde OPTIONS).
Changes: es un historial de la reserva, registra las modificaciones que sufri la misma, indicando quin las realiz. Le
sirve al auditor nocturno para encontrar discrepancias.
Confirmation: permite visualizar (PREVIEW), imprimir o enviar (va correo electrnico o fax) la carta de confirmacin
de la reserva. En este campo se indicar si la misma se debe dirigir al husped o a la agencia o compaa, en caso de
corresponder. Adems existe la posibilidad de personalizar la misma aadiendo los datos que se consideren vlidos y
tiles. Se selecciona el medio deseado con una cruz, se pone SAVE, se sale y se vuelve a entrar para chequear que
haya quede en estado pending.
Credit Cards: despliega las opciones de autorizacin disponibles.
Autorization rule: sirve para establecer un lmite de gasto con una TC. Ingresa a la pantalla de AUTHORIZATION
RULE donde debo seleccionar del pick box RULE, por ejemplo DAILY RATE para que slo cobre el alojamiento o
AMOUNT para especificar manualmente un monto mximo de gasto.
Manual aproval: se hace con la tarjeta en mano, es decir en el check in. No se encuentra habilitada.
Delete: genera la eliminacin de la reserva del sistema. En general este parmetro se halla inactivo, estando su
utilizacin reservada a ciertos usuarios con amplios derechos. No puede utilizarse en caso que el status sea check in,
check out, cancel o no show. Se usa generalmente en caso de cambios de sistemas en las que se realizan
depuraciones.
Deposit: depsitos que se cargan como forma de garanta y que se acreditan en la cuenta del husped una vez que
realiza el check in. Ingresando a la opcin se visualizan dos campos REQUEST y PAYMENT segn la accin que se
desea realizar. Una vez generado se crea un acceso rpido. Por cada requerimiento y cada pago se va a tener una
lnea en cada grilla que corresponda. Y en GUEST BALANCE en la pantalla de la reserva aparece el pago en negativo
ya que es saldo a favor del husped. Y en RES. TYPE cambio de 6PM a DPG (garantizada depsito).
Request: en caso que el tipo de reserva requiera de una garanta por depsito, de lo contrario se cancela la
reserva. Se crea desde NEW, se edita desde EDIT o bien se elimina seleccionando DELETE.
NEW - TYPE (ROOM habitaciones o CATERING salones. Se elije del pick-box) - DEPOSIT RULE (segn la
poltica de depsito del hotel. Por ejemplo, 50% de la estada o una noche. En estos casos calcula
automticamente y completa el AMOUNT y el PERCENTAGE si corresponde) - PERCENTAGE (puedo ingresar
en dgitos lo que se desea en porcentaje que ingrese como depsito) - DEPOSIT AMOUNT (ingreso
manualmente el monto que se debe depositar) - DUE DATE (fecha tope para el pago, pasada la misma cae
la reserva) - COMMENTS (texto libre para agregar comentarios).
Payment: se utiliza para ingresar el depsito en la cuenta del husped.
PAYMENT - GUESTS (donde se visualizan todos los profiles relacionados a la reserva para seleccionar a
quien corresponde el depsito. Por ejemplo, da nombre de husped y de agencia si la tuviera ya que no
reconoce cual de los dos paga, sino sobreentiende que paga el husped) - OK (me lleva a pantalla de
TRANSACTION POSTING) - CODE (cargo que va a abonar) - DESCRIPTION (se autocompleta) - AMOUNT
(puede ser ms o menos que lo que se requiri para que pueda hacerlo en varios pagos o bien pague todo
de una vez si lo desea) - QTY. (cantidad, viene por defecto 1 pero se puede modificar) - POST (al darle clic
despliega un mensaje que dice cul es el AMOUNT seleccionado si se est de acuerdo) - YES (postea/carga y
luego pasa a la siguiente lnea por si se desea cargar mas depsitos) - CLOSE (cierro y me lleva a la pantalla
de RESERVATION DEPOSIT PAYMENTES, donde debo seleccionar el mtodo de pago) - PAYMENTE (primero
me sugiere el que yo puse en la reserva pero si es otro puedo cambiarlo, no va a cambiar en la reserva) CURRENCY (viene por defecto ARS) - AMOUNT (viene cargada) - RESERVATION TYPE (viene cargado segn
la manera que se hay puesto en la reserva en la que se garantiza la misma, por ejemplo 6PM) - OK
(pregunta si desea imprimir un recibo, indico que NO imprima. Luego aparece en la grilla de pagos) - CLOSE
(para volver a la pantalla de la reserva).
Fixed Charges: cargos fijos aparte del alojamiento. Dichos cargos sern posteados por el sistema en forma
automtica durante el proceso de auditora nocturna. Se disea para aquellos cargos que se postean con cierta
regularidad como por ejemplo el diario o el estacionamiento. Es posible eliminar un FIXED CHARGE desde DELETE y
modificarlo desde EDIT. En este caso si hay SHARE no pregunta automticamente si deseo agregarlo en la otra
reserva, se debe ingresar y cargarlo nuevamente.

 NEW (marco la frecuencia, ONCE, DAILY, WEEKLY) - BEGIN DATE y END DATE (se autocompletan segn la

frecuencia elegida, por ejemplo DAILY se completa con las fechas de estada del husped) - TRN. CODE (se debe
desplegar del pick-box para elegir el cdigo de transaccin - nmero que identifica el cargo) - AMOUNT (monto
por noche) - QUANTITY (cantidad) - OK (lleva a pantalla de reserva donde se observa un acceso rpido).
History: despliega la historia de las reservas pasadas y futuras. Se puede generara desde all una nueva reserva en la
que slo debo seleccionar las fechas correctas ya que el resto de los campos viene completos por defecto.
Housekeeping: informacin especfica para dicha rea.
Turn down: tildado significa que haga la apertura de la habitacin.
Room instructions: sirve para indicarle alguna consideracin especial que debe tener en cuenta. Por ejemplo,
husped diabtico no colocar chocolates de cortesa o colocar amentity especial.
Locator: esta funcin admite que el husped indique a la recepcin su ubicacin en el hotel para ser rastreado en el
caso de recibir visitas o llamadas telefnicas. Exige que se determine un horario en el cual el mismo se hallar activo.
NEW - BEGIN DATE y END DATE (viene definida con la fecha actual del sistema pero se puede cambiar
manualmente o desde el calendario) - FROM TIME y TO TIME (para definir horario) - LOCATIONS (elegir desde
las opciones predefinidas) - LOCATOR TEXT (se auto-completa seleccionado el LOCATIONS) - OK (se habilita
acceso rpido en rojo).
Messages: mensajes que se le dejan al husped incluso desde el momento de la generacin de la reserva (en el
check in se despliega una pantalla). Poseen dos status: RECEIVED / NOT RECEIVED. Quien se encargue de recibirlos
debe imprimirlo y entregarlo al husped. Tambin se puede acceder a un listado de todos los mensajes desde la
solapa de FRONT DESK, subfuncin de MESSEGES. Hasta que no se le marca como RECEIVED sigue apareciendo cada
vez que ingreso a la reserva.
NEW - MESSAGE FOR (viene completo con titular de la reserva) - MESSAGE FROM (se debe completar
manualmente NAME, FIRST NAME y PHONE NUMBER) - TEXT (posicionndose sobre el recuadro blanco se
auto-completa con los datos recin ingresados y seguido en formato de texto libre se debe redactar textual el
mensaje dejado) - SAVE (pregunta si lo enva, seleccionar YES, no lo enva realmente sino que me crea una
solapa roja).
Package Option: dem a la opcin de PACKAGES de la pantalla de la reserva.
Party: cuando se reservan ms de una habitacin desde la misma pantalla, el sistema permite utilizar esta opcin
para asociarlas y luego dividirlas para el check in, pero manteniendo el vnculo. Debe usarse el comando SPLIT para
separarlas.
Queue: este parmetro se activa durante el proceso de check-in del husped cuando no existen habitaciones
disponibles para la asignacin. Se otorga a la habitacin ese status que implica que est en cola (queue room). El
husped ha arribado, pero no puede registrrselo por falta de habitacin INSPECTED. Se marca la opcin QUEUE, da
un mensaje de si se desea poner la reserva en cola y se debe seleccionar YES. Confirma la operacin dndome el
nmero en cual queda posicionada, por ejemplo segundo lugar. Habilita un acceso rpido que indica que la reserva
se encuentra actualmente en cola, el nmero de cola y el tiempo que hace que esta en este estado. Para sacarla se
debe volver a ingresar en OPTIONS - QUEUE y entrega un mensaje de confirmacin para sacarla de cola. Si se
selecciona YES, automticamente elimina el acceso rpido.
Rate Info: Otorga el importe total de la diaria por habitacin para la estada reservada, calculada en la moneda que
se seleccione. Es posible posicionarse sobre un da e ingresar a DETALIS si se quiere ver mejor el desglose de la tarifa
pero no se puede hacer ninguna otra accin sobre esta opcin.
Register Card: este campo permite la impresin de la Tarjeta de Registro. No se debe utilizar porque el sistema
puede colgarse.
Room Move: permite hacer un cambio de habitacin.
ROOM MOVE - MOVE TO ROOM (lleva a la pantalla de AVAILABLE ROOMS SEARCH donde ya vienen completos
los parmetros de bsqueda segn lo elegido en la reserva) - SEARCH (para actualizar y elegir nueva
habitacin) - OK (lleva a la pantalla anterior ya con el nuevo nmero de habitacin) - OK (da un mensaje que
pregunta a qu estatus se desea cambiar la habitacin original (inspected, pickup, clean o direty) para que
saber que debe hacer el personal de housekeeping con esta habitacin y luego vuelve a la pantalla de la
reserva donde se ve reflejado en el campo ROOM el nuevo nmero de habitacin.
Routing: instrucciones de ruteo para determinar quin o quines pagaran los gastos del husped. Este routing
puede hacerse por toda la estada o por un perodo menor. ROUTING, abre pantalla de ROUTING INSTRUCTIONS, se
debe seleccionar el modo de ruteo, y la aplicacin, si es ENTIRE STAY o OTHER DATES. Finalizado el proceso crea un
acceso directo. Tambin es posible editarlo o eliminarlo.

 Room: para derivar todos los cargos de una habitacin a otra. Por ejemplo, cuando los menores se alojan en

otra habitacin.
ROUTE TO ROOM (por el pick box se puede buscar la habitacin) - TRANSACTIONS (se debe destildar la
opcin TRANSACTIONS para que agrupe todos los cdigos de un mismo tipo, por ejemplo telefona y
seleccionar con una cruz los deseados) - ADD (para que los pase de la pantalla AVAILABLE a la de SELECTED)
- OK (lo muestra afuera con sus respectivos cdigos) - OK (da un mensaje de REFRESH FOLIOS a lo se debe
indicar YES).
Window: esta opcin permite generar diversas subcuentas a un husped, con el fin de direccionar ciertos
cargos a cada una de ellas. Se pueden crear hasta 8 ventanas o folios para postear cargos. La ventana 1 no es
modificable y postea aquellos cargos que no estn incorporados en otra ventana actuando por defecto.
Saldrn tantas facturas como ventanas haya. La 1 se genera con el titular de la reserva para las siguientes se
debe cambiar manualmente el nmero de window que corresponde, nombre y los cargos que se desea que
abone esa ventana. Por ejemplo si la agencia paga el alojamiento y el resto el husped, se debe crear una
window n 2 para la agencia y cargarle el cdigo de transaccin de alojamiento, por defecto todos los gastos
restantes caern en la window n 1 del husped. Si la reserva est asociada al profile de alguna agencia o
company sla se le crea una ventana a su nombre. Es posible crear varias ventanas para el mismo husped, por
ejemplo si pide que se le facture a su nombre por un lado la telefona y por otro las consumiciones de los
restaurants. Nunca se debe asignar el mismo nmero para dos Windows distintas, ni tampoco un mismo cargo
a dos Windows porque da un error.
NAME (agencia, compaa o husped) - TRANSACTION (cdigos para indicar qu cargos paga esta window.
Se debe destildar la opcin TRANSACTION para que agrupe los cdigos por temas y los desglose en el
recuadro de abajo haciendo ms fcil la bsqueda. Seleccionando el cdigo del grupo estoy incluyendo
todos los subcdigos de las transacciones individuales) - WINDOW (especfico nmero de ventana que
corresponde. Por defecto viene siempre el 2, porque le 1 sabe que es del husped, luego para genera otras
se debe cambiar manualmente o desde la flecha desplegable).
Si en la habitacin de los hijos se hace un ROUTING a la de los padres, y a su vez ellos tienen varias Windows, una
para telefona y otra para consumos, los cargos de los hijos se postearn en las ventanas que correspondan
automticamente.

Share: herramienta que sirve para explicar la participacin de cada husped respecto de la diaria por habitacin

(siempre y cuando tengan las mismas tarifas asignadas). En ese caso no se ingresan como acompaantes ya que si
bien comparten habitacin, tienen reservas, registros histricos y folios (cuentas) por separado. Se puede hacer
siempre y cuando coincidan al menos en una noche. Realizado el SHARE, hay varias opciones, como el checkout, que
al estar asociados por el share si se le realiza a uno de los huspedes automticamente el sistema te consulta si
deseas que se realice para el otro. Crea un acceso directo.
COMBINE - PROFILE (para buscarlo y desde ah generar la segunda reserva indicando el payment ya que puede
diferir del otro husped) // RESV. (que indica que ya est creada la segunda reserva y slo se busco para

asociarla) - PAYMENT - OK - ENTIRE RATE (cobra la tarifa entera a uno slo de los huspedes) // SPLIT RATE
(pagan 50% cada uno) // FULL RATE (pagan 100% cada uno).
Break Share: para desasociar las dos reservas, quedando ambas confirmadas. Si se desea dar de baja a alguna se
debe cancelar ingresando a la que corresponda. Esta opcin se activa siempre que previamente se haya generado un
Share.
Traces: son mensajes internos pero interdepartamentales, por los cuales se informa a un sector del establecimiento
acerca de alguna tarea que debe realizarse. Deben poseer una fecha que coincida con la estada del husped. Existen
dos status: RESOLVED / UNRESOLVED. Cuando los mismos no se hallen resueltos, se visualizan en la pantalla de la
reserva o del husped in house. No aparecen automticamente, se debe ingresar en TRACES. Se genera un acceso
rpido. Si se desea cambiar el status, desde la solapa de FRONT DESK, en la sub-funcin TRACES, puedo visualizarlos
todos y al posicionarse sobre uno se habilita la opcin lateral de RESOLVED, para indicar que ya fue realizado y se
elimina.
NEW - FROM DATE TO DATE TRACE TIME (viene seleccionado por defecto con fecha y hora del sistema pero se
pueden modificar manualmente) - DEPT. CODE (se despliega el pick-box para elegir el cdigo de departamento
al cual quiero generarle el trace, se puede elegir varios departamentos para un mismo trace) - OK - TRACE TEXT
(texto libre para desarrollar el trace) - SAVE (si se desea seguir agregando mas) - OK (para guardar y salir) CLOSE (vuelve a la pantalla de TRACES donde se ven todos juntos los traces creados) - CLOSE (para volver a la
pantalla de reserva).
Waitlist: remite la reserva a lista de espera. En dicha instancia, la misma no se encuentra activa, no afectando el
inventario de habitaciones y por lo tanto no se las contabiliza en la disponibilidad.
WAITLIST (abre pantalla del mismo nombre) - REASONS (elegir del pick-box alguno de los cdigos
preestablecidos, por ejemplo 03 Viaje no confirmado) - OK - PRIORITY (elegir segn el cdigo que prioridad se
desea darle frente a otras reservas en lista de espera, por ejemplo BAJA) - TELEPHONE N (para agregar un
telfono de contacto) - DESCRIPTION (texto libre para explayar razn de ponerla en lista de espera o ingresar
algn comentario a tener en cuenta) - OK (da mensaje de ingreso a lista de espera exitoso) - OK (en la pantalla
de la reserva, junto al nmero de confirmacin ahora el estado que muestre ser WAIT LIST).
UPDATE RESERVATION (buscar la reserva) - EDIT (da un mensaje que dice que est en waitlist si se desea
continuar igual y conduce a la pantalla de WAITLIST, misma pantalla a la que se puede acceder desde la solapa
de RESERVATION, sub-funcin de WAIT LIST) - RESERVATION (se puede entrar a ver la reserva) // CANCEL (se
puede cancelar la reserva) // DETAILS (permite ver detalles de porque est en ese estado) // ACCEPT RES.
(reactiva la reserva).
RESERVATION - UPDATE RESERVATION
Forma de buscar una reserva
Reservation - Update Resv. (filtro por las categoras que me ofrece) - Search - Me arroja todas las reservas sin

importar el status en el que est.

Search: es el comando para que actualice la bsqueda y muestre los resultados.
Advanced: permite una bsqueda ms especfica.
Clear: borra toda la informacin completada en los campos para una nueva bsqueda.
New: nueva reserva
Check in: para hacer le check in:
Cancel: para cancelar la reserva. Lleva a la pantalla CANCELLATION para que se establezca la razn de la misma.
Reinstate: para reactivar una reserva que haba sido cancelada.
Profile: lleva a la pantalla de PROFILE.
Options: lleva a la pantalla de RESERVATION OPTIONS.
Edit: edita la reserva.
Close: sale del UPDATE RESERVATION.
Estados de la Reserva
Segn el momento de la reserva el estado en el que la podemos encontrar.
Reserved: reservado.
Due in: husped que debe chequearse hoy pero an no ingres.

 Checked in: husped in house.

Due out: husped que tiene hoy la salida.
Checked out: reserva facturada, husped ya se retir.
Wait list: en lista de espera.
Cancelled: cancelada.
No show: se tiene reserva confirmada pero al correr la auditora nocturna se detecta que nunca se present. Se le

cobra segn poltica del hotel, por ejemplo una noche.

RESERVATION - ROOM PLAN
Mapeo del estado de las habitaciones para la asignacin de las mismas, ya sea previa o en el check in. Tambin se puede
buscar desde el recuadro amarillo una reserva con la fecha y nmero de habitacin, aparece en verde el nombre del
pasajero. Y al posicionarse sobre ste, aparece una flecha lateral que permite alargar o acortar la estada o cambiarlo de
habitacin. Pero con sta ltima opcin se debe tener cuidado ya que se puede cambiar el tipo de habitacin y por ende la
tarifa.
Room Status (Estados de las Habitaciones) / CONTROL +F3
Al ingresar en la pantalla ROOM PLAN FOR 2009 muestra un cuadro en el que se puede ver por cada habitacin, cul es
su estado, cul es su tipo de habitacin y en los das siguientes si va a haber un husped alojado o no.
Inspected: limpia y revisada por la gobernanta. Lista para ser asignada a un husped. Se colorea de verde.
Clean: limpia pero no inspeccionada.
Pick Up: cuando un husped la usa unos momentos pero como no le gusta solicita el cambio. Por ejemplo puede

haber llegado a usar el bao.

Dirty: sucia.
Out of order: en arreglo a largo plazo.
Out of service: en arreglo a corto plazo.

Otra forma de visualizar el Room Plan

CONTROL + F2: para ver disponibilidad de manera rpida pero no se puede asignar ni ver tarifas. Se debe seleccionar

Search para que actualice la bsqueda. En el recuadro amarillo esta la fecha de la disponibilidad que est
mostrando. En el cuadro muestra el total y despus segn el tipo de habitacin.
Availability // Details Availability: muestra detalles de la disponibilidad.
Occupancy // Details Occupancy: muestra detalles de la ocupacin.
RESERVATION - FLOOR PLAN
Al ingresar abre una pantalla denominada FLOORS en la que se debe seleccionar un piso especfico y luego VIEW para
ver as un mapeo en color del estado de las habitaciones.
Room Status (Estados de las habitaciones)
CL (Clean): limpia.
DI (Dirty): sucia.
VA (Vacancy): vacante
OC (Occupay): ocupada.
AE (Arrival Expected): due in.
PU (Pick Up): el husped ingresa pero no le gusta la habitacin y pide cambio.
IP (Inspected): revisada por gobernanta.
DN (Departure): due out.
OS (Out of Service): en arreglo a corto plazo. Relacionado con mantenimiento.
OO (Out of Order): en arreglo a largo plazo. Relacionado con mantenimiento. Descuenta de la disponibilidad. Por

ejemplo si se tienen 100 habitaciones y 10 estn OO para el sistema el 100% de la capacidad del hotel son 90
habitaciones.
RESERVATION - CALENDAR

Se despliega un calendario en el cual en verde se ve la cantidad de habitaciones disponibles en total, sin especificar por
tipo de habitacin. Es posible posicionarse sobre el da que se desea y con la opcin de NEW generar un evento nuevo,
desde EDIT editarlo o bien, buscar un evento desde el recuadro amarillo.
NEW (lleva a la pantalla donde se debe elegir la fecha y el tipo de evento) - OK - CLOSE (lleva de nuevo al calendario

con el cdigo del tipo de evento marcado en azul).

DELETE (se debe estar posicionado sobre el da que se quiere eliminar y completar la pantalla con los datos exactos
del evento por si hay varios ese da que no elimine el incorrecto) - OK (pregunta si se est seguro que quiere
borrarlo) - YES - CLOSE.
RESERVATION
SHIFT + F3 (House Status): foto del hotel en el momento, se debe poner SEARCH para actualizarlo.
Room Summary: Physical (total de habitaciones) y Out of Order (cantidad // room to sale descuenta

habitaciones out of order).

Activity: Stay Over (persona que esta in house) y Extended Stay (persona que alarga la estada).
Complementary and House Use: Complementary (tiene tarifa cero, por ejemplo un canje) y House Use

(personal del hotel que se aloja).

End of Day Projection: Blocks not picked up (habitaciones que son del bloqueo de un grupo pero no estn
asignadas a nadie) y Avg. (average, alojamiento promedio de ese da).
Housekeeping Room Status: muestra estado de habitaciones, vacantes, ocupadas, inspected, clean y dirty,
entre otras.