Cliente

Plsticos Patito S.A.

Metodologa de Auditora

Planificacin de Auditora
Consideracin para documentar Ciclo de Ingresos y cuentas por cobrar

CONSIDERACIONES AL MOMENTO DE EFECTUAR LA INDAGACIN Y RELEVAMIENTO DEL

PROCESO
Procesamiento de pedidos
Pedidos
Cmo se asegura que el precio y monto de la venta son correctos?
Cmo se asegura que todos los pedidos son registrados?
Cmo se impide que se registren las ventas dos veces?
Cmo se asegura que se procesan de forma correcta las actualizaciones peridicas de
los procesos por lote?
Cmo se asegura que nicamente el personal autorizado puede ingresar pedidos y que
existe una segregacin adecuada de funciones (p.ej. entre las personas que ingresan los
pedidos y las que registran la entrega) ?
Cmo se aprueban las condiciones y los precios de venta?
Cmo se impiden o detectan las ventas a clientes ficticios?
Cmo se controlan los lmites de crdito a clientes?
Distribucin y entrega
Distribucin y entrega
Cmo se asegura que las mercaderas pedidas son despachadas y registradas
correctamente?
Cmo se asegura que las entregas son registradas en el perodo correcto?
Cmo se asegura que las ventas son registradas en el perodo correcto?
Cmo se asegura que todas las rdenes de trabajo o despacho de mercaderas son
ingresadas para su procesamiento?
Cmo se asegura que se procesan de forma correcta las actualizaciones peridicas de
los procesos por lote?
Qu asegura que se realizan las registraciones correctas en el mayor de costo de ventas
y/o de inventarios?
Cmo se asegura que nicamente el personal autorizado puede ingresar las entregas de
mercaderas y que existe una segregacin adecuada de funciones (p.ej. entre las
personas que registran las entregas, los pedidos y los cobros)?
Cmo se asegura que nicamente se despachan mercaderas respaldadas por un
pedido?
Facturacin
Facturacin
Cmo se asegura que el precio y monto de la venta son correctos?
Cmo se asegura que se emite una factura de venta para cada envo u orden de trabajo?
Cmo se asegura que se procesan de forma correcta las actualizaciones peridicas de
los procesos por lote?
Qu asegura que se realizan las registraciones correctas en el mayor de ventas y
cuentas por cobrar?
Cmo se asegura que nicamente el personal autorizado puede generar facturas de
venta y que existe una segregacin adecuada de
funciones (p.ej. entre las personas que generan las facturas de venta y las que reciben los
cobros) ?
Cmo se asegura que lo facturado representa los bienes realmente enviados o los
servicios prestados?
Cmo se impide que se registren las ventas dos veces?

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Cobranzas
Cobranzas
Cmo se asegura que el monto de las cobranzas es registrado correctamente?
Cmo se asegura que las cobranzas son registradas en el perodo correcto?
Cmo se asegura que las cobranzas se relacionan con ventas y son aplicadas a la
factura o al cliente correcto?
Cmo se asegura que todas las cobranzas son ingresadas para su procesamiento?
Cmo se asegura que se procesan de forma correcta las actualizaciones peridicas de
los procesos por lote?
Qu asegura que se realizan las registraciones correctas en el mayor de caja y cuentas
por cobrar?
Cmo se concilian los extractos bancarios con las cuentas correspondientes del mayor
general?
Cmo se asegura que nicamente el personal autorizado puede recibir y registrar
Cobranzas y que existe una segregacin adecuada de funciones (p.ej. entre el
procesamiento de las cobranzas y su registro en los auxiliares de cuentas por cobrar, y
entre quienes reciben y registran las cobranzas)?
Cmo se protegen las cobranzas antes de ser depositadas?
Cmo se protege el efectivo recibido por ventas al contado antes de ser depositado?
Ajustes y mantenimiento de registros
Ajustes y mantenimiento de registros
Cmo se asegura que el monto del ajuste es correcto?
Cmo se asegura que el ajuste se registra en la cuenta correcta del cliente ?
Cmo se asegura que el ajuste se registra en el perodo correcto?
Cmo se impiden o detectan ajustes incorrectos en las cuentas por cobrar?
Cmo se asegura que todos los ajustes autorizados son ingresados para su
procesamiento?
Cmo se asegura que los ajustes por devoluciones o cargos por deudores incobrables
son registrados?
Cmo se asegura que se procesan de forma correcta las actualizaciones peridicas de
los procesos por lote?
Cmo se concilia el mayor general con los auxiliares de cuentas por cobrar?
Cmo se resuelven los montos en litigio?
Qu asegura que se realizan las registraciones correctas en el mayor de gastos/ventas y
cuentas por cobrar?
Cmo se impiden o detectan los ajustes no autorizados en las cuentas por cobrar?
Cmo se asegura que nicamente el personal autorizado puede ingresar ajustes en los
auxiliares de cuentas por cobrar y que existe una segregacin adecuada de funciones
(p.ej. entre las personas que procesan los cobros y las que mantienen los auxiliares de
cuentas por cobrar)?
Cmo se aprueban los ajustes en las cuentas por cobrar?
Mantenimiento de datos permanentes
Mantenimiento de datos permanentes
Cmo se asegura que las modificaciones de los datos permanentes se procesan en su
totalidad y en forma correcta?
Cmo se asegura que se procesan en forma adecuada las actualizaciones peridicas de
los procesos por lote?
Cmo se asegura que nicamente las personas autorizadas tienen acceso a la
informacin sobre clientes y precios y que existe una segregacin adecuada de
funciones?
Cmo se aprueban las modificaciones a los datos permanentes de clientes, cdigos de
cuentas y lmites de crdito?

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Cmo se autorizan las modificaciones en las listas de precios?

Pregunta

Explique

ADMISION DE CLIENTES
Los procedimientos para la admisin de clientes estn documentados ?
Las funciones de aceptacin de clientes se encuentran segregadas de la
emisin de las facturas, despacho y cobranzas y las responsabilidades
estn compartidos entre varias personas ?
Los controles implementados por la Entidad permiten determinar que no
se acepte un cliente con poca capacidad de pago o en estado de
insolvencia, de manera que se evite la prestacin de servicios a este tipo
de clientes ? Por ejemplo, hay alguna lista de los clientes que han sido
aprobados por parte de la Gerencia ?
Los procedimientos implementados permiten dan a conocer el precio de
los bienes o servicios de la Compaa en fecha anterior a la emisin de la
factura, de manera que se evite la anulacin de facturas cuyos precios o
cantidades no hayan sido debidamente acordados y aprobados por los
clientes ?
Se realiza un anlisis financiero del nuevo cliente el cual contempla la
solicitud de referencias, documentos mercantiles, etc. con el cual se
aprueban los crditos a los clientes ? Se documenta la decisin y queda
aprobado el crdito al nuevo cliente ?
FACTURACION
Los procedimientos para la emisin de las facturas, notas de debito,
notas de crdito, etc. a los clientes estn documentados ?
Las funciones de facturacin se encuentra segregadas de la aprobacin
de los crditos, despacho y cobranzas y las responsabilidades estn
compartidas entre varias personas ?
Hay controles adecuados que aseguren que los precios de los bienes y
los diferentes servicios prestados por la Compaa son los autorizados
por la Gerencia ? Por ejemplo el uso de un sistema o de una lista de
precios y un procedimiento de aprobacin de precios permite conocer las
tarifas de los bienes y servicios antes de la emisin de las facturas ?
Los precios de venta de los bienes y servicios son revisados y
actualizados peridicamente ? Hay algn procedimiento establecido ?
Hay algn procedimiento para modificar los precios de los productos y
otorgar descuentos que involucre que una persona autorizada firme las
facturas en seal de conformidad ?
Los controles implementados por la Gerencia permiten determinar que
todos los bienes y servicios prestados por la Compaa, han sido
facturados oportunamente ?
Solamente se facturan los pedidos que cumplen con los requisitos de la
entidad y que no superan el lmite de crdito establecido ? Se solicita la
aprobacin de la Gerencia cuando un cliente se excede del lmite de
crdito ? El sistema permite verificar que no se otorguen crditos que
superen el lmite de crdito ?

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Hay algn control sobre las facturas emitidas que permita verificar que
todas las facturas emitidas han sido registradas en los libros de la entidad
? Por ejemplo, hay reportes adecuados de las facturas emitidas por orden
cronolgico que sean debidamente revisados y aprobados antes de ser
enviadas al departamento de contabilidad ?
Los formularios utilizados para realizar las facturas, notas de dbito o
notas de crdito estn adecuadamente resguardadas ?

Las facturas se realizan manualmente o a travs de alguna aplicacin ?

En el caso de utilizar un sistema, los registros de las facturas son
automticos en el momento de emisin de las facturas ?
Hay controles adecuados sobre pedidos de clientes no despachados ?
Algunas entidades llevan controles importantes con la utilizacin de
sistemas que informan sobre pedidos no despachados/no facturados.
NOTAS DE CREDITO
Se ha establecido alguna poltica respecto a la emisin de las notas de
crdito, incluyendo la evidencia de la devolucin de las mercancas y/o
documentacin apropiada, perodo de tiempo, etc.?
Hay seguridad de que todas las devoluciones son procesadas oportunamente ?
Hay Controles adecuados sobre la emisin de las notas de crdito, por
ejemplo uso de nmeros correlativos ?
Los bienes devueltos son analizados y conciliados para asegurar su
estado y el motivo de las devoluciones ?
La emisin de notas de crdito esta bloqueada en el sistema y se
requiere de la autorizacin del Gerente de Cobranzas o de la Gerencia
para su procesamiento en el sistema ?
COBRANZAS
Los procedimientos para efectuar los cobros de las facturas estn
documentados ?
Las funciones de facturacin se encuentra segregadas de la de
aprobacin de los clientes, despacho y cobranzas y las responsabilidades
estn compartidas entre varias personas ?
Hay algn control sobre facturas pendientes de cobro ? Por ejemplo, hay
reportes adecuados de las facturas pendientes de cobro (anlisis de
antigedad de saldos, etc.) que sean debidamente revisados y aprobados
antes de ser enviados al departamento de contabilidad ?
Hay algn procedimiento de conciliacin de los registros auxiliares que
utiliza el departamento de cobranzas para el control de las cuentas por

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cobrar con la informacin que aparece en los registros contables ?

Los controles y las gestiones implementados por la Gerencia para la
recuperacin de las cuentas a cobrar son suficientes y aseguran la
recuperacin de las cuentas pendientes de cobro ? Por ejemplo, puede
que no se realice una gestin efectiva de cobro mediante presin
abogados, o con personal profesional para realizar este tipo de gestiones.
Hay procedimientos adecuados para el pase de las facturas a los
abogados ?
Hay controles adecuados que permitan asegurar que se han efectuado
todas las gestiones de cobranza necesarias antes de que las cuentas
sean canceladas por incobrables ?
La entidad dispone de polticas adecuadas para la cancelacin de las
cuentas dadas por incobrables ?
Se notifica a los clientes que solamente emitan cheques a nombre de la
Compaa de manera puedan ser cobrados por personas distintas a su
beneficiario ?
Se mantienen controles adecuados sobre las gestiones de cobranza
realizada por los cobradores de la entidad y se les exige un reporte de la
visita ? Se realizan llamadas de cobranza por parte de alguna otra
persona diferente a los cobradores ?
El departamento de cobranzas, los cobradores, informan mensualmente a
la alta gerencia de las gestiones realizadas e indica el estado de las
cuentas atrasadas a ms de 120 das ?
VENTAS EN EFECTIVO
La Compaa recibe dinero en efectivo de los clientes ? El hecho de
recibir efectivo dificulta establecer con precisin la fecha de pago de los
clientes
Las ventas en efectivo son monitoreadas y se utiliza una mquina
registradora ? Al cliente se le proporciona una copia del recibo de la
mquina registradora
Las ventas en efectivo son conciliadas diariamente con la informacin
que indica mquina registradora ? Alguien independiente de los cajeros
revisa el cuadre de caja ?
Las entradas en efectivo son analizadas y conciliadas para asegurar su
completo y consistente registro contable. Se anexa copia del depsito
bancario en el comprobante de registro de la venta ?
OTROS
Se envan estados de cuenta a los clientes recordndoles las cuentas
pendientes de cobro ?
La gerencia monitorea las cuentas pendientes de cobro, las
cancelaciones las notas de crdito y los dems ajustes a las cuentas por

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cobrar ?

EJEMPLO DE DOCUMENTACIN (DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO + MATRIZ DE CONTROL +

PRUEBA DE RECONSTRUCCIN (RECORRIDO)
DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO O FLUJOGRAMA
1.

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

1.1 (Aqu se narra el procedimiento efectuado por la Compaa)

1.2 (Aqu se narra el procedimiento efectuado por la Compaa)
1.3 ETC
MATRIZ DE CONTROL

Proceso del negocio

Ref No.
Subproceso
/Transaccin

Descripcin
de la
actividad
de control

Objetivo del
procesamiento
de
informacin
C/A/V/RA

Contribucin
a las
aserciones de
los estados
financieros
E/O/C/DO/P/V/I

Frecuencia
del Control

P/D

C/M

PRUEBA DE RECONSTRUCCIN (RECORRIDO)

Proceso del negocico

Ref. No
Procedimiento de
reconstruccin
realizados

Evidencia
examinada

Control Clave (S/N)

Debilidad
identificada (S/N)

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