El Mtodo del Diagrama de Gantt para tu gestin de

proyectos
El Diagrama de Gantt es el mtodo de gestin de proyectos
ms conocido y usado desde hace dcadas. Su objetivo es
exponer el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas
o actividades, quieres ver en qu estn trabajando tus equipos
con un slo vistazo?
La primera utilizacin documentada del Diagrama de Gantt es del siglo XIX, pero su
mximo impulso surgi cuando Henry Gantt desarroll est mtodo entre 1910 y 1915 y lo
difundi con el diagrama que lleva su nombre. Se compone de: nmero de tareas a
realizar, el nombre de las tareas, y el tiempo dedicado a cada tarea. As, con un slo
vistazo, se puede tomar conciencia de la realidad del proyecto. Sin duda, ayudarnos con
herramientas para la gestin de proyectos nos puede ayudar a conseguir beneficios
profesionales y personales, como la conciliacin laboral. Su elaboracin es muy sencilla, y
no se requieren conocimientos especficos o avanzados como en otros mtodos de gestin
de proyectos, como el Mtodo de la Cadena Crtica, por ejemplo.

Cmo elaborar un Diagrama de Gantt?

Nada es especialmente difcil si se divide en pequeas tareas Estas palabras de
Henry Ford nos pueden servir de inspiracin, y tambin para definir la esencia del
diagrama de Gantt. Todo gran proyecto es divisible en fases y tareas ms pequeas, y
saber identificarlas y controlarlas nos har ms fcil la gestin del proyecto.
A continuacin detallamos una de las posibles maneras de elaborar un Diagrama de Gantt,
aunque al final se trata de que cada organizacin desarrolle un procedimiento interno
propio que le resulte til y asequible.

1. Definir las tareas y etapas que requieren el proyecto

Cada organizacin tiene sus procesos y procedimientos, pero todos los proyectos que se
desarrollan en el marco empresarial se pueden dividir por tareas. Por ejemplo: reformar el
saln de casa es un proyecto, pero no una tarea. Para gestionar con xito el proyecto
podemos definir las siguientes tareas: visitar tiendas de muebles de saln, documentarse
por internet, mirar revistas de decoracin, pedir un presupuesto, pedir opinin a un
decorador, etc. Este paso del diagrama de Gantt es importante, pues una definicin
errnea de tareas, que no contenga todas las necesarias o, de lo contrario, que incluya
ms de las asumibles, no nos permitir desarrollar nuestro proyecto con xito. Para ello, la
solucin es tener un alto grado de conocimiento de los procesos de nuestro proyecto.

Tabla 1: Ejemplo sencillo del Diagrama de Gantt

2. Analizar su duracin
Volvamos al ejemplo de la reforma del saln. Cunto tiempo debo emplear en visitar
tiendas si quiero que la reforma est finalizada en dos meses? Cunto tiempo debo
dedicar a pedir un presupuesto? Son preguntas a las que debemos responder en nuestro
diagrama de Gantt para conseguir una visin global del proyecto.

3. Dependencias entre actividades

Puedo pedir un presupuesto antes de haber elegido los muebles y el color de la pintura?
Sin duda cada tarea tiene un orden y una prioridad en el proyecto, y deben quedar
reflejados en el diagrama, ya sea por ordenacin o por colores.

4. Asignar recursos
Aunque a veces es difcil que quede reflejado en el propio diagrama, por sus condiciones
formales, es importante saber qu recursos se requieren para cada tarea, tanto
econmicos como humanos y tcnicos.

5. Distribuir las tareas

En esta fase detallamos quienes son los responsables de cada tarea. Quin se emplear
en desempear cada tarea, y si existirn colaboraciones entre departamentos.
Si queremos alcanzar el xito empresarial, el Diagrama de Gantt es una buena opcin.
Como hemos podido apreciar, requiere poca dedicacin y ofrece grandes resultados. Pero,
al igual que todas las metodologas empleadas en la gestin de proyectos, el diagrama de
Gantt tiene sus ventajas y sus desventajas. Veamos cules son.

Ventajas y desventajas del mtodo de Gantt

Con un solo vistazo se obtiene una visin global de todo el proyecto

Su elaboracin es muy sencilla y no requiere conocimientos avanzados en la

gestin de proyectos
Contribuye a establecer plazos realistas de entrega de tareas
Disminuye el estrs: poder ver reflejado en un diagrama la planificacin de las

tareas hace que mentalmente estemos tranquilos si vemos que estamos

cumpliendo los plazos. Aunque una herramienta de gestin de proyectos

automtica tambin nos puede aportar esa tranquilidad

Se puede re-planificar el proyecto fcilmente

Desventajas:

Su sencillez hace que no sea vlido para la gestin de proyectos ms complejos

No es indicado para proyectos de configuracin lineal
Requiere un tiempo de anlisis interno y de procesos valioso, que por otro
lado una herramienta de gestin de proyectos automtica podra realizar por

nosotros
No permite un seguimiento en detalle de la evolucin de cada tarea
No permite reflejar los riesgos derivados de cada tarea
La longitud de las tareas no indica la cantidad de trabajo, slo su tiempo de

duracin
Se precisa una actualizacin constante, que por otro lado y de forma

contradictoria no hace ms que ralentizar nuestro proyecto

Una herramienta de gestin de proyectos que acte de forma automtica, es decir, que
registre el tiempo empleado en cada tarea y la evolucin de sta sin tener que malgastar
tiempo introducindolo manualmente, tambin contribuir a que cada miembro de la
organizacin se vuelva ms autnomo y se haga responsable de su parte del proyecto, as
como a aumentar las probabilidades de xito del proyecto e implantar la cultura de la
corresponsabilidad.