Asesoras Tcnicas

Area Contable y Administrativa

Lcda. Romelia Rodrguez V

AJUSTES
Introduccin:
Los estados que se preparan al fin de cada perodo contable deben reflejar, tan correctamente como se
posible, los ingresos habidos y los gastos incurridos durante el perodo, as como el activo, el pasivo y el
capital existentes al fin del mismo. Para lograr este objetivo, con frecuencia es necesario, adems de
registrar las transacciones del negocio, formular asientos de ajuste al fin del periodo.
Nociones Fundamentales:
El termino ajuste est relacionado con la regularizacin de saldos de las cuentas en toda contabilidad.
Para ello, debemos conocer que la Contabilidad se da en base a dos (2) Mtodos:
1. Efectivo
2. Acumulaciones
Contabilidad en Base a Efectivo; registra las operaciones en los libros en el momento en que se ingresa
o se desembolsa efectivo. Esto significa, que no se cumple con el Principio de Asociacin de Ingresos y
Egresos por cuanto se pasa por alto el hecho de que no necesariamente se afecta la situacin financiera o
de resultados cuando se recibe o desembolsa efectivo. Por lo tanto, este mtodo no presenta todas las
operaciones que afectan a la empresa en un periodo determinado, lo que trae como resultado el que no se
pueda medir el desempeo econmico de esta, en un ciclo econmico; de igual manera, no se
contabilizan el resto de las operaciones como las Ventas a Crdito, los Gastos no Pagados, los
Inventarios, las Depreciaciones entre otras. En tal sentido, No es Recomendable utilizar este Mtodo,
desde ningn punto de vista para contabilizar las operaciones mercantiles de una empresa.
Contabilidad a Base de Acumulaciones; establece que todos los ingresos se asignan al periodo durante
el cual se ganan, y se les deducen todos los gastos relacionados con ellos. Es considerado el ms racional,
ya que registra todas las transacciones e incidencias, an cuando no se movilicen valores propiamente.
Visto de otro modo, se puede decir que las operaciones son registradas en el momento en el cual los
ingresos son ganados o realizados y los costos y gastos; cuando se han consumido bienes o recibidos
servicios y no, cuando se recibe efectivo o se desembolsa segn sea el caso de un ingreso o egreso. Por
lo tanto, bajo este mtodo las operaciones que afectan a la empresa son registrados en sus libros, sin
discriminar donde ha ocurrido o no movimiento de efectivo; de tal forma, que la posicin financiera y de
resultados sea reflejada de acuerdo con lo establecido en los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
Es importante dejar claro, que cuando nos referimos a Ingreso, es la entrada o percepcin de activo en
forma de efectivo, cuentas por cobrar u otra clase de propiedades que se reciben de los clientes con
motivo de la prestacin de servicio o de la venta de mercancas. Tambin se pueden obtener ingresos de
las inversiones cuando se ganan intereses sobre bonos o en cuentas de ahorro. Todo ingreso implica
aumento del capital contable. Por consiguiente, una entrada de activo que est compensada con un
aumento en el pasivo no constituye ingreso.
De igual manera, al referirnos a Gasto, este va a constituir el costo que origina el uso de las cosas o
servicios con la finalidad de generar ingresos. Ejemplo de Gasto, lo observamos cuando una empresa
contrata trabajadores y alquila un local para realizar sus operaciones; en ambas actividades esta
utilizando cosas o servicios con el objeto de generar ingresos, por lo tanto esta realizando Gastos.
Teniendo todo lo antes expuesto como base podemos decir, que los Ajustes van a llevar a cada cuenta
una vez saldada a su justo valor hasta que se realicen el Cierre de los Libros.
Ajustes a los Registros Contables:
Los ajustes a los Registros Contables vienen dados por el requerimiento de comparar los ingresos y los
gastos de un mismo periodo en la contabilidad en base a acumulacin para que los registros de las
operaciones de la empresa se acerquen lo ms posible a la realidad. Los ajustes nos van a permitir corregir
errores, omisiones en los registros de las transacciones; igualmente, aseguran el xito del trabajo de

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Ajustes
Marzo 2009

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contabilidad en base a acumulacin: Mediante la preparacin de los asientos de ajuste, podemos
reconocer el ingreso en el periodo contable dentro del cual se devenga, y tambin podemos dar entrada a
las cuentas, todos aquellos gastos no registrados que hayan podido contribuir a la produccin de ese
ingreso. Ejemplo de registro contable que requiere ajustarse, es cuando contabilizamos el ingreso
devengado pero no registrado ni cobrado antes de finalizar el periodo. Esto nos ayuda a lograr la meta de
presentar un Estado de Ingresos que incluya todos los ingresos devengados en un determinado periodo.
Otro ejemplo seria cuando registramos los gastos en el periodo contable dentro del cual se reciben los
beneficios de dichos desembolsos, a pesar de que el pago del dinero se haya hecho en un periodo anterior
o posterior.
Clases de Ajustes:
Teniendo claro que los Ajustes va a constituir la regularizacin a los saldos de las cuentas o una especie
de examen de conciencia, se consideran las siguientes clases:

Ajustes

ACUMULACIONES

Devengadas y no cobradas an debidas y no

pagadas todava.

ANTICIPACIONES

Pagadas y no devengadas
Cobradas y no ganadas.

PERDIDAS ESTIMADAS

PERDIDAS DETERMINABLES

VALUACIONES DE INVENTARIOS
ERRORES U OMISIONES

Provisin para Cuentas Incobrables

Depreciacin, Amortizacin y Agotamiento.
Amortizacin de Intangibles.
Amortizacin de Diferidos
Costo o Mercado el ms bajo FIFO, LIFO y
Promedio Mvil.
Contrapartidas

Cuentas que deben Ajustarse:

Antes de cerrar los Libros Contables existen varias cuentas que deben ajustarse. A saber:
1. Gastos Acumulados
2. Ingresos Acumulados
3. Gastos Pagados por Anticipado
4. Cargos Diferidos
5. Crditos Diferidos
6. Provisin para Cuentas Incobrables.
7. Depreciacin de Activos Fijos Tangibles
8. Amortizacin de Activos Fijos Intangibles
9. Agotamiento de Activos Fijos Agotables
10. Contrapartidas y Rectificaciones.(Errores, partidas en transito)
Ejemplos ilustrados de las Cuentas que deben Ajustarse:
1. Gastos Acumulados: Al final de cada periodo contable es necesario efectuar asientos de ajuste para
registrar aquellos gastos en que se ha incurrido pero que no han sido reconocidos en las cuentas.
Estos son los gastos que se acumulan cada dia pero que generalmente se registran al final del mes y
representan un Aumento de Pasivo, ya que no ha llegado la fecha de pagarlos. Ejemplos los Sueldos,
los Intereses sobre Prstamos, Alquileres entre otros. Veamos esto en la prctica: Cuando la fecha de
cierre del ejercicio econmico de una Empresa no coincide con la fecha de pago de los Sueldos y
Salarios; es necesario realizar un Asiento de ajuste en el Libro Diario que registre los gastos causados
y, a la vez, el pasivo contrado por tal motivo; as:

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Ajustes
Marzo 2009

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FECHA

Dic

2.

2004
31

REF.

-1Sueldos y Salarios
Sueldos y Salarios por Pagar
2 Das de Sueldos y Salarios

DEBE

XXX

HABER

XX
XXX

XX

Ingresos Acumulados: Resulta ser cualquier ingreso devengado pero no registrado o no cobrado
durante el periodo contable; es decir, ingresos que se han sido acumulando durante el periodo y que
no han sido registrados antes de la fecha de cierre. El ejemplo ms visto es el de los Intereses
acumulados por cobrar; ya que siempre habr al momento del cierre, alguna acreencia a favor de la
empresa que ha devengado intereses, los cuales han de cobrarse en el ejercicio siguiente
conjuntamente con la obligacin respectiva. En este caso cargamos a una Cuenta de Activo y
Abonamos a una Cuenta de Ingreso. En la prctica lo vemos cuando tenemos un Pagar que se vence
por ejemplo en Marzo y que ha ganado intereses desde hace meses; al cierre del ejercicio debe
hacerse un asiento de ajuste que reflejar la parte devengada que pertenece al ejercicio que se cierra.
As:
FECHA

Dic

3.

2004
31

CUENTAS Y EXPLICACIN

REF.

-1Intereses Acumulados por Cobrar

Ingresos por Intereses
Intereses devengados en Pagar

DEBE

XXX

HABER

XX
XXX

XX

Gastos Pagados por Anticipado: esta representado por todos aquellos artculos, suministros o
servicios; los cuales al momento de comprarse, se han registrado como Gastos y que, al final del
ejercicio econmico, no se han consumido en su totalidad. En vista de ello, es necesario realizar un
ajuste que registre la parte consumida como un Gasto y como un Activo la parte que an no se ha
consumido. Ejemplo de estos, estn los Seguros, los Intereses, los Alquileres, la Papelera, Artculos
de Escritorio, Estampillas entre otros. En la prctica, suponiendo que se adquiere una Pliza de
Seguro en Marzo 01 por un ao y se paga al contado anticipadamente; es el caso que para el cierre
del ejercicio en Diciembre 31 debe registrarse como Gasto las 10/12 partes consumidas de la pliza y
dejar como activo solo las 2/12 partes no consumidas, que pasaran para el siguiente ejercicio
econmico. As
FECHA

Dic

4.

CUENTAS Y EXPLICACIN

2004
31

CUENTAS Y EXPLICACIN
-1Gastos de Seguros
Seguros Vigentes
Parte consumida de la Pliza.

REF.

DEBE

XXX

HABER

XX
XXX

XX

Cargos Diferidos: se dice que son gastos que benefician a la empresa por ms de un ejercicio
econmico; por lo que no se deben cargar totalmente al ejercicio en el cual se realizan, sino que se
han de distribuir entre varios ejercicios. Ejemplo de estos tenemos los Gastos de Instalacin o de
Organizacin, las Mejoras a la Propiedad Arrendada, las Campaas Publicitarias entre otras. Vamos a
suponer que se ha incurrido en Gastos de Instalacin al inicio de las operaciones de una determinada
empresa, y que se ha decidido amortizarlos en varios aos; en el caso que sean 3 aos, al cierre de
las operaciones de la empresa registraremos un asiento de ajuste por 1/3 parte del gasto. As:

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Ajustes
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FECHA

Dic

5.

2004
31

REF.

-1Amortizacin Gasto Instalacin

Gasto de Instalacin
Gasto aplicable al ejercicio

DEBE

XXX

HABER

XX
XXX

XX

Crditos Diferidos: tambin son llamados Ingresos o Pasivos Diferidos, estn formados por todos
aquellos cobros que se han hecho por anticipado, por un servicio o contraprestacin que se har ms
tarde. Ejemplo, los Intereses cobrados por anticipado, los Alquileres cobrados por anticipado entre
otros; y nos indica que mientras no sea prestado el servicio, la empresa tendr un autentico Pasivo.
En la prctica podemos ilustrarlo cuando tenemos Intereses Cobrados por Anticipado; cuando lo
registramos inicialmente cargamos a Banco y abonamos al Crdito Diferido; pero al cierre del
ejercicio se registran solo aquellos intereses que han sido devengados y quedar pendiente el Pasivo
real. As:
FECHA

2004
Dic
31

6.

CUENTAS Y EXPLICACIN

CUENTAS Y EXPLICACIN
-1Intereses Cobrados por Anticipado
Ingresos por Intereses
Parte devengada de los intereses

REF

DEBE

XXX

HABER

XX
XXX

XX

Provisin para Cuentas Incobrables: se crea, en vista del riesgo que suele correr la mayora de las
empresas en la concesin de crditos; para lo cual es necesario estimar una Provisin que le permita
cubrir las perdidas que por incobrables se produzcan realmente. Para calcular la Provisin existen los
siguientes mtodos:

a.- Porcentaje sobre las Ventas Brutas

b.- Porcentaje sobre las Cuentas por Cobrar
c.- Porcentaje sobre las Ventas a Crdito
d.- Antigedad de las Cuentas por Cobrar
Indistintamente del mtodo que apliquemos, para crear la Provisin, se deber Cargar a la cuenta de
Perdida por Cuentas Incobrables y Acreditar a la cuenta de Provisin para Cuentas Incobrables y calcular
un % sobre las Cuentas por Cobrar abiertas pero al momento de hacer el ajuste para adoptar la Provisin,
ha de tenerse en cuenta lo Sobrante o parte no usada de la Provisin del ao anterior, y solo hacer el
ajuste para llevar dicha Provisin hasta el monto equivalente al % acordado de las Cuentas por Cobrar a
la fecha.. Esto es que el % que se estime perder en el futuro, ha de ser igual al % que realmente se perdi
en el pasado.
Para ejemplificar esto supongamos que tenemos unas Cuentas por Cobrar al cierre del ejercicio (31 de
Diciembre 2004) de Bs.200.000,oo de las cuales resultan Incobrables un total de Bs.4.000,oo
Primeramente, debemos calcular el equivalente porcentual de la perdida, mediante una Regla de Tres
Simple; as:
200.000,oo : 4.000,oo : : 100 : X
X = (4.000,oo) (100) = 2%
200.000,oo
En este caso, se asume que la empresa tiene Cuentas por Cobrar al 31 de Diciembre del 2004 y que se
han de perder por Incobrables el 2% de estas. Teniendo esta informacin se realizar el Asiento de Ajuste
por el 2% de las Cuentas por Cobrar; suponiendo que estas sean Bs.500.000,oo ( el 2% ser
Bs.10.000,oo) y tendramos el siguiente registro al cierre de las operaciones:

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Ajustes
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FECHA
2004
Dic
31

CUENTAS Y EXPLICACIN

REF

-1Prdida por Incobrables

Provisin para Incobrables
Ajuste para elevar la Provisin al 2% de
las Cuentas por Cobrar abiertas.

DEBE

10.000

HABER

00
10.000

00

As queda abierta la Provisin y al momento que se de por prdida alguna Cuenta por Cobrar se cancelar
contra la Provisin mediante el siguiente asiento:

FECHA

CUENTAS Y EXPLICACIN

2005
Marzo
06

-1Provisin para Incobrables

Cuentas por Cobrar
Cancelacin de la cuenta X por
incobrable.

REF

DEBE

8.000

HABER

00
8.000

00

Este procedimiento utilizado, nos permite cargar la perdida, al ejercicio econmico que realmente
corresponde, y se efecta al momento mismo de crearse la provisin; luego, cuando se produce la perdida
solo se hace la rectificacin de las Cuentas por Cobrar y de la Provisin, sin afectar en nada los Ingresos
y Gastos del ejercicio en curso. Igualmente se da la situacin que no se agota totalmente la Provisin
establecida y esto permite que para el prximo ejercicio se a agrega el monto que hace falta para que
iguale al % de las Cuentas por Cobrar. En nuestro ejemplo se estableci una Provisin de Bs.10.000,oo se
cuenta con un remanente de Bs.2.000,oo de la Provisin del ao anterior y solo haramos el Ajuste por
Bs.8.000,oo.
7.

Depreciacin de Activos Fijos Tangibles vamos a entender por Depreciacin la porcin del costo del
activo que se considera consumida durante el periodo, por efectos del transcurso del tiempo, el uso o
deterioro del Activo. Para el clculo de la depreciacin de activos es necesario conocer el significado
de los siguientes trminos:

Costo Capitalizado: Es el precio que se indica en la Factura de compra del activo, ms todos los gastos
incidentales de seguro, transporte, instalacin etc, hasta que el activo entra en posesin de la empresa en
condiciones perfectas.
Vida til: Es el tiempo que se espera el activo prestar servicios de forma satisfactoria.
Valor Residual: Es el valor por el cual se calcula se vender el activo, al final de su vida til, ya sea como
chatarra o como repuesto. A este trmino algunos autores le llaman tambin Valor de Rescate, Valor de
Salvamento y Valor de Recuperacin.
Valor Depreciable: Es la diferencia entre el Costo Capitalizable y el Valor Residual; es decir, la parte del
costo total del activo que estar sujeta a depreciacin.
Existen varios Sistemas para calcular la Depreciacin, entre los ms conocidos estn:
1.- Lnea Recta
2.- Lnea Recta Mltiple
3.- Unidades de Produccin
4.- Horas de Trabajo
5.- Nmero Dgitos
6.- Saldos Decrecientes
7.- Inventarios

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Ajustes
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El ms usado es el Mtodo de Lnea Recta y consiste en dividir el Valor Depreciable del Activo entre el
nmero de periodos de Vida til que se estime. As:
DEPRECIACIN ANUAL = COSTO TOTAL - VALOR RESIDUAL
AOS DE VIDA UTIL
Para efectos la Depreciacin ser un Gasto inherente a las operaciones corrientes de la empresa y por tal
motivo su importe se carga a una Cuenta Nominal denominada Gasto de Depreciacin del Activo, y se
abona a una Cuenta de Valoracin o Valuacin de Activo denominada Depreciacin Acumulada del
Activo. Supongamos que se adquiri una Maquinaria Agrcola por Bs.100.000.000,oo y se cancel un
Flete Martimo de Bs.100.000,oo y Derechos de Aduana por Bs.50.000,oo el Costo total Capitalizable del
Activo ser la sumatoria de todos estos valores; es decir, Bs.100.150.000,oo; y si a este activo le
estimamos una Vida til de 10 aos y un Valor de Salvamento de Bs.300.000,oo, tendramos una
Depreciacin aplicando el Mtodo de Lnea Recta, as:
DEPRECIACIN ANUAL = 100.150.000,oo - 300.000,oo = 99.850,oo
10
Igualmente, al cierre de las operaciones de la empresa realizaremos un Asiento de Ajuste como sigue:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF
DEBE
HABER
2004
Dic

31

-1Gasto Depreciacin Maquinaria

Deprec.Acum. Maquinaria
Gasto de Depreciacin del ejercicio.

99.850

00
99.850

00

La cuenta de Gasto de Depreciacin va ser absorbida por el Estado de Ganancias y Prdidas; mientras que
la cuenta de Depreciacin Acumulada del Activo queda abierta como una Cuenta de Valoracin de
Activo, la cual seguir recogiendo las depreciaciones anuales del activo y las ira acumulando hasta
terminar la vida til del mismo o hasta que este se venda o se deseche.
Es importante que Usted, investigue el contenido del resto de los Sistemas ya indicados para calcular la
Depreciacin, a manera de que pueda informarse de su contenido y aplicacin, la cual depender del tipo
de empresa y la actividad que esta realice.
8.

Amortizacin de Activos Fijos Intangibles: cuando se habla de amortizar nos referimos a un Gasto;
ya que cuando amortizamos un Activo Intangible lo representamos como la perdida del valor que
sufre debido a su disfrute o al simple transcurso del tiempo. De igual forma, algunos de los Activos
Fijos Intangibles estn sujetos a amortizacin porque sus vidas estn limitadas por la Ley, por algn
contrato o por la naturaleza del Activo. Ejemplo de ello son las Patentes, los Derechos de Autor,
Concesiones por perodos limitados, Contratos de Arrendamiento, y Mejoras a los Inmuebles
Arrendados. Se debe entender que el plazo fijado por la Ley, por un Reglamento o por un Contrato es
el perodo mximo de vida y que la utilidad de tales Activos puede cesar antes de la expiracin de
eses perodo; en tales casos, la vida til ms corta debe constituir la base para la amortizacin.
Existen ciertos activos fijos intangibles que no estn sujetos a amortizacin, pues se supone que
tienen una vida til ilimitada. Como ejemplos de estos estn las Marcas de Fbrica, los Nombres
Comerciales, los Procesos y Frmulas Secretas y el Crdito Mercantil.
La Amortizacin opera en forma parecida a la Depreciacin de los Activos Fijos Tangibles; aunque
algunos tenedores de libros, contadores, administradores; prefieren no llevar la cuenta de la
Amortizacin Acumulada del Activo; sino que lo amortizado cada ao lo abonan a la cuenta del
mismo Activo, con cargo a una de cuenta de Gasto de Amortizacin del Activo o similar.

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Ajustes
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Al cierre de las actividades de la empresa se deber elaborar un Asiento de Ajuste como se indica:

FECHA
2004
Dic 31

9.

CUENTAS Y EXPLICACIN

REF

-1Amortizacin Derecho de Autor

Amortiz..Acum. Derecho Autor
Amortizacin del ejercicio.

DEBE

XXX

HABER

XX
XXX

XX

Agotamiento de Activos Fijos Agotables: es un gasto similar al de la Amortizacin; pero proviene de

la reduccin del valor de aquellos activos representados por Recursos Naturales en explotacin, tales
como: Minas, Canteras, Yacimientos, Bosques etc. Este viene dado en funcin al volumen de la
explotacin a que se someten los activos agotables; por lo tanto, la mejor forma de calcularlo ser de
acuerdo al Nmero de Unidades de Productos extrados y la Reserva estimada. Para calcularlo debe
conocer :

Costo Total Capitalizado, el cual estar formado por el monto de la inversin, ms todos los Gastos
incidentales del Activo Fijo Agotable.
El Valor Residual, vendr a ser el valor que pueda tener el terreno o las bienhechuras, depuse de haberse
explotado totalmente dicho activo.
La Reserva vendra a ser las unidades de producto (m3, barriles, toneladas, etc) estimadas que atesora el
referido activo.
Para el clculo se aplica la siguiente frmula:
Agotamiento por Unidad de Producto = COSTO TOTAL - VALOR RESIDUAL
RESERVA ESTIMADA
Una vez se halla calculado el Gasto por Agotamiento correspondiente a un periodo cualquiera, bastar
con multiplicar este Coeficiente de Agotamiento Unitario, por el total de las unidades de producto
extradas en dicho periodo.
Para ejemplificar lo antes expuesto tenemos el ejemplo de una Cantera, la cual cost:
Terreno
Bs.20.000,oo
Caminos
Bs.10.000,oo
Instalaciones
Bs.50.000,oo
Valor Residual estimado
VALOR AGOTABLE

Bs.80.000,oo
Bs.10.000,oo
Bs.70.000,oo

= COSTO TOTAL CAPITALIZABLE

Luego tenemos que la Reserva Estimada de Produccin = 100.000 m3 de piedra caliza.

Sustituyendo los valores en la formula del Agotamiento tenemos que:
Agotamiento por cada M3 Extrado = 80.000,oo - 10.000,oo = Bs.0,70
100.000,oo
En tanto si en el primer ao se extraen 10.000 m3 de piedra, el gasto por agotamiento de ese ao ser de:
10.000,oo * 0,70 = Bs.7.000,oo y registraremos al cierre de las operaciones un Asiento de Ajuste como se
indica:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF
DEBE
HABER
2004
Dic 31

-1Gasto por Agotamiento Cantera

Agotamiento Acum. Cantera
Ajuste del Agotamiento por 10.000 m3 de
piedra caliza extrada en ao.

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Ajustes
Marzo 2009

7.000,

00
7.000,

00

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10. Contrapartidas y Rectificaciones. (Errores, partidas en transito): prevenir o evitar errores en los
registros de contabilidad es realmente imposible, por lo que, toda empresa deber adoptar
procedimientos de comprobacin interna, si desea reducir al mnimo dichos errores. Los asientos de
ajuste para correccin de errores tienen por objeto restituir el verdadero saldo de la cuenta que haya
sido afectada por errores involuntarios, cometidos al registrar las operaciones, por aplicacin
incorrecta de los principios de contabilidad; por equivocaciones de tipo aritmtico al hacer el
computo de determinadas operaciones, o bien, por emisin del registro. Tambin puede darse el caso
de faltas intencionales de los administradores de las empresas con el objeto de presentar una
situacin falsa del resultado de las operaciones. Entre los tipos de ajustes por contrapartidas y
rectificaciones tenemos:
1.
2.
3.

Ajustes a que da lugar el Arqueo de Caja Chica

Ajustes a que da lugar la cancelacin de la cuenta del Banco
Ajustes por Dividendos decretados y no registrados.

1. Ajustes a que da lugar el Arqueo de Caja Chica, estn referidos a los Faltantes y/o Sobrantes,
producto del arqueo a la Caja Chica; donde el Faltante en algunos casos, ser considerado como una
Cuenta por Cobrar al Cajero o trabajador encargado de la Caja Chica; o tambin como un Gasto
Miscelneo.
Esto depender de las polticas internas que tenga la empresa; igualmente, deber ser objeto a una
auditoria de control para aplicar los correctivos del caso. En el caso de los Sobrantes, estarn dados por
situaciones como por ejemplo, de sueldos y salarios no reclamados; donde, inicialmente se hacia
registrado como un Cargo a Gasto de Sueldos y Salarios en la Nmina de los trabajadores y un Abono a
Banco; en tanto, ser necesario depositar el sobrante en el Banco y reflejar el Pasivo de Sueldos y Salarios
No Reclamados. De la misma forma, estn los casos de monedas sobrantes o cantidades irrisorias; en las
cuales se crea una Cuenta de Ingresos Miscelneos para registrar el sobrante. A continuacin se ilustran
los ejemplos de Asiento de Ajuste de los Faltantes y/o Sobrantes de Caja:
Para el caso de Faltante por sumas irrisorias el Asiento de Ajuste ser:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF

DEBE

HABER

2004
Dic 31

-1Gastos Miscelneos
XXX XX
Banco
Faltante en Arqueo de Caja Chica
Para el caso de Sobrante por sumas irrisorias el Asiento de Ajuste ser:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF
DEBE
-1Banco
XXX XX
Ingresos Miscelneos
Sobrante en Arqueo de Caja Chica
Para el caso de los Sueldos y Salarios No Reclamados el Asiento de Ajuste ser:
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF
DEBE

XXX

XX

HABER

2004
Dic 31

2004
Dic 31

-1Banco
Sueldos y Salarios no Reclamados
Sobrante en Arqueo de Caja Chica

XXX

XXX

XX

HABER

XX
XXX

XX

2. Ajustes a que da lugar a la Cancelacin de la Cuenta Banco (Conciliacin Bancaria): estn referidos a
todos aquellos producto de los resultados de la Conciliacin Bancaria, tales como: Cheques Devueltos,
Cheques en Transito, Depsitos en Transito, Gastos Bancarios, Efectos a Cobrar no Pagados entre otros.
De donde, el tratamiento para su ajuste ser como se indica:

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Ajustes
Marzo 2009

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Primeramente se registrar el importe del Cheque Devuelto para posteriormente realizar los dems
registros y normalizar las cuentas del Banco.
FECHA

CUENTAS Y EXPLICACIN

REF

DEBE

HABER

2004
Dic 31

-1Cheque Devuelto
XXX XX
Banco
XXX XX
Cheque devuelto por el Banco
Inmediatamente se deber realizar otro asiento para reflejar el monto del Giro no Pagado por el cliente.
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF
DEBE
HABER
2004
Dic 31

-1Efectos a Cobrar no Pagados

XXX XX
Banco
Giro no pagado por el Librado
Finalmente, un asiento para normalizar el saldo de la Cuenta de Efectos por Cobrar
FECHA
CUENTAS Y EXPLICACIN
REF
DEBE
2004
Dic 31

-1Efectos a Cobrar Descontados

Efectos a Cobrar
Giro no pagado por el Librado

XXX

XXX

XX

HABER

XX
XXX

XX

3. Ajustes por Dividendos decretados y no registrados. Lo referente a los Dividendos decretados cuyo
importe no se ha reflejado en los libros, ocasiona por una parte, la necesidad de registrar un Pasivo, y por
la otra, causa una sobrestimacin con el Capital Neto de la empresa.
Para ejemplificar esto tenemos el caso de una empresa cuyo cierre econmico es al 31 de Diciembre y no
ha registrado un Dividendo Extraordinario de Bs.20.000,oo por Accin, el cual fue decretado en fecha 01
de Diciembre por una Compaa Annima que cuenta con un Capital Social de (5.000) acciones de Bs.
200.000,oo c/u y con un Supervit Ganado de Bs.3.000.000,oo. Por lo tanto existir un Pasivo no
registrado de Bs.100.000,oo (5.000 * 20.000,oo) que deber ser normalizado a travs de un Asiento de
Ajuste que: lleve el Supervit Ganado a su verdadera disponibilidad y luego que registre la obligacin
correspondiente al Dividendo Declarado. As:
FECHA
2004
Dic 31

CUENTAS Y EXPLICACIN
-1Supervit Ganado
Dividendos por Pagar
Decreto de Dividendo

REF

DEBE

100.000

HABER

00
100.000

00

Finalmente, es necesario adicionar a todo lo antes indicado sobre la materia de Ajustes la cuenta de las
Contribuciones al INCE que no han sido registradas y que estara dentro del grupo de los Gastos
Acumulados; sin embargo, ahora les presento a Usted bajo un tratamiento especial por cuanto al cierre del
ejercicio econmico de cualquier empresa se cancelan utilidades que incrementan las remuneraciones
mensual del trabajador y sobre las cuales se le deducen INCE y el patrono deber aportar el 1% de estas
remuneraciones, en tanto el tratamiento de Ajuste ser:

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Ajustes
Marzo 2009

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Asesoras Tcnicas
Area Contable y Administrativa

Lcda. Romelia Rodrguez V

FECHA

CUENTAS Y EXPLICACIN

2004
Dic 31

REF

DEBE

HABER

-1Gasto por Aporte al INCE

XXX XX
Aporte al INCE por Pagar
XXX XX
Ajuste Aporte al INCE
Recuerde por conocimientos bsicos de contabilidad que los Asientos de Ajustes deber reflejarlos en una
Hoja de Trabajo, la cual es un documento extracontable que le facilita al Tenedor de Libros la tarea de
Preparar los Estados Financieros, previo a la formulacin de los Asientos de Ajustes y los Asientos de
Cierre.

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DESCRIPCION TERICA ELABORAR LA HOJA DE TRABAJO
A continuacin se le muestra un Ejemplo Prctico para la elaboracin de una Hoja de Trabajo
correspondiente a la Empresa ABC, en la cual se utilizan todos los pasos necesarios para su elaboracin
(informacin tomada Manual Fase Intermedia 3005 INCE)
1. Se utilizar la primera doble columna de la Hoja de Trabajo para reflejar el Balance de
Comprobacin extrado del mayor esquemtico de cuentas T
2. Se formulan los Ajustes correspondientes a aquellas cuentas que as lo ameriten. Para nuestro
ejemplo tomaremos:
Ajuste No.01 los Muebles y Enseres se deprecian en un 10%, es decir, se les consider una Vida til
probable de 10 aos sin Valor de Rescate.
Ajuste No.02 el Equipo de Reparto se depreci en un 20% es decir, se le consider una Vida til probable
de 5 aos sin Calor de Rescate.
Ajuste No.03 de los Ingresos por Comisiones solo se haban devengado Bs.1.000,oo
Ajuste No.04 a la cuenta de Gastos de Seguro se le haba cargado una Pliza que cubra 1 ao. El pago se
haba efectuado el 01 de Julio y el cierre se prctica el 31 de Diciembre.
Ajuste No.05 para la fecha de cierre (31 de Diciembre) se tomo un Inventario de los Artculos de
Escritorio, el cual alcanz la suma de Bs.500.oo
3. Luego se trasladan las cuentas integrantes del Balance de Comprobacin a la doble columna del
Balance de Comprobacin Ajustado, considerando los ajustes indicados previamente.
4. Seguidamente se distribuyen las cuentas integrantes del Balance de Comprobacin Ajustado a
las siguientes tres dobles columnas, de acuerdo de su naturaleza; es decir:
a) Nominales de Costo de Ventas (doble columna de Costo de Ventas)
b) Nominales de Ingresos y de Egresos (doble columna de Ganancias y Prdidas)
c) Reales de Activo, Pasivo y Capital adems de las de Valorizacin y de las de orden (doble
columna de Balance General)
Para facilitar este trabajo Usted deber marcar de lado izquierdo al titulo de la cuenta en el Balance
de Comprobacin con la inicial del tipo de cuenta, as:
A: las cuentas de Activo
P: las cuentas de Pasivo
C: las cuentas de Capital
C.V. : las cuentas de Costo de Ventas
I: las cuentas de Ingresos
E: las cuentas de Egresos o Gastos
V: las cuentas de Valoracin de Activos
O: las cuentas de Orden
Una vez realizada toda esta labor, debe haberse comprobado previamente la igualdad de las subcolumnas
del Balance de Comprobacin; igualmente, formulado los ajustes pertinentes en la doble columna de
Entradas de Ajustes, cuyos totales por subcolumnas deben, asimismo, sumar igual. Los importes de estas
entradas de ajuste individualmente se combinan luego con los datos originales del Balance de
Comprobacin, a fin de obtener el Balance de Comprobacin Ajustado. Las cuentas que integran este
ltimo se distribuyen seguidamente entre las restantes tres (3) dobles columnas de Costo de Ventas,
Ganancias y Perdidas y Balance General.
La Hoja de Trabajo termina mediante la igualacin de las dos ltimas columnas del Balance General al
trasladar el monto de la ganancia a la subcolumna de pasivo y capital o de la prdida a la subcolumna de
activo e igualar. Esta igualdad resulta ser precisamente la prueba final de la Hoja de Trabajo.

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