Gestin de Proyectos

Principales Conceptos
y Procesos de Gestin

Ramon Costa i Pujol

rcosta@ekips.net

EUETII - Igualada
Curso 2009-10

Presentacin
Ramon Costa i Pujol
Diplomado en Direccin General por EADA e Ing. en
Informtica y Master en Pedagoga por UPC.
Business Productivity Advisor del Centro de Innovacin para
la Productividad de Microsoft.
Ha trabajado en compaas de Consultora de Tecnologas de
la Informacin, Ingeniera del Software y I+D+i
Profesor asociado de Direccin de Proyectos y SSII de la UPC,
EADA y las Escuelas Gimbernat (adscritas a la UAB) en donde
codirige un postgrado en Gestin de Proyectos.
Miembro del Project Management Institute y de la Junior
Chamber International. Vocal del Colegio Oficial de Ingeniera
en Informtica de Catalunya, de la UEA y Presidente de
TICAnoia y asesor de la Cmara de Comercio de Sabadell.

http://ramoncosta.blogspot.com
http://innovacionyproductividad.spaces.live.com

Agenda

Proyectos. Definicin y caractersticas

Proyectos y Operaciones
Portfolio, Programas y Proyectos
Ciclo de Vida
Direccin de Proyectos. Stakeholders.
mbitos y Momentos de Gestin de Proyectos
Tcnicas y Herramientas.
Sistemas de Informacin
Implantacin Metodologas Gestin
Principales Procesos Gestin Proyectos
Gestin Integrada de Proyectos

Qu es un Proyecto?
Un proyecto se puede definir como un conjunto de esfuerzos, temporales y delimitados
por unos costes, unos plazo y unos objetivos finales, dedicados a crear un servicio o
producto nico.

Ejemplos

-La construccin de un local, edificio,

-El lanzamiento de un nuevo producto
-El desarrollo de un nuevo producto
-La organizacin de desarrollos deportivos o culturales
-El desarrollo de una aplicacin informtica
-La instalacin de un sistema informtico

Las principales caractersticas de un proyecto son la

temporalidad, la consecucin de un producto o servicio
nico y su ejecucin por fases.

Proyectos y Operaciones
Actividades
Operaciones

-Administracin y Soporte de los

Sistemas de Informacin
-Call Center
-Administracin de los Recursos
Humanos
-Administracin de las Finanzas
-Produccin en cadena
-...

Proyectos

-Implementacin de un nuevo Sistema

de Informacin
-Definicin y Ejecucin de un Plan de
Comunicacin o Mrketing.
-Puesta en marcha de una nueva
Poltica de RRHH
-Plan Anual de Formacin
-Diseo de un nuevo Producto o
Servicio
-Implementacin de un nuevo Proceso
Organizativo

Todas las actividades llevadas a cabo en una

organizacin se pueden clasificar
en proyectos o operaciones.

Proyectos y Operaciones (2)

Portfolio, Programas y Proyectos (2)

Portfolio, Programas y Proyectos. Procesos

Ciclo de Vida de un Proyecto

Actividades

Producto o
Servicio

Hitos
Entregables
Responsables

El Ciclo de Vida de un Proyecto consiste en las Fases en

las que se divide su trabajo, as como las Actividades,
Hitos y Entregables a generar y sus Responsables.

Ciclo de Vida/Naturaleza proyectos

Existen diferentes metodologas de trabajo. Algunas han sido desarrolladas por terceros,
aconteciendo estndares de facto. En otros casos, las empresas utilizan las suyas
propias

Definicin

Estndares

Propias

Ejemplos

Metodologas desarrolladas
por organizaciones oficiales o
fabricantes y adaptadas para la
casustica de la empresa.

Desarrollo de Sistemas de Informacin: Metrica

Proyectes de T.I.: Microsoft Solutions Framework.
Gestin de los procesos de venta: Enterprise Selling
Process, Target Account Selling (SIEBEL).
....

Metodologas de trabajo
desarrolladas por la propia
organizacin para la
consecucin de sus proyectos.

Elaboracin de un Plan Director para la Sociedad de

la Informacin (ICT).
Gestin de los procesos de innovacin a la
compaa (CIDEM).
...

La naturaleza del proyecto y el equipo de trabajo

determinarn el uso de una metodologa estndar, su
adaptacin o la creacin de una particular.

Mtrica: Ciclo de vida del software

Desarrollo
de SSII

Planificacin
de SSII

Estudio de
Viabilidad

Anlisis
Sistema

ACTIVIDADES
Analizar un conjunto concreto de
necesidades para proponer una
solucin a corto plazo.
Los criterios utilizados son tcticos y
relacionados con aspectos econmicos,
tcnicos, legales y operativos.

Diseo
Sistema
ENTREGABLES
Contexto del sistema
Impacto en la organizacin
Coste/beneficio
Enfoque y planificacin
Solucin propuesta
....

Manten.
de SSII

Construc.
Sistema

Implantacin y
aceptacin
HERRAMIENTAS /
TCNICAS
Anlisis Coste /
Beneficio
Modelos de procesos
de la organizacin
...

Tcnicas de Gestin de Proyectos (Estimacin y Planificacin)

METRICA define las etapas/procesos, sus actividades y

envos y propone tcnicas y mtodos de trabajo y guas
de gestin del proyecto.

Microsoft Solutions Framework

MSF Process Model

MSF Team Model

ENTREGABLES
Visin y mbito
Asuncin riesgo
Estructura proyecto

Project Management Discipline

Risk Management Discipline

Readiness Management Discipline

MSF propone unos modelos de trabajo (procesos y

equipo), unas disciplinas (gestin de proyectos, riesgo,...)
con unas prcticas y recomendaciones.

Proceso de innovacin CIDEM

Se utilizan
tcnicas de
creatividad para
proponer
proyectos

Se seleccionan los
proyectos ms
adecuados a la
estrategia de la
empresa

Se analizan las
desviaciones de
la ejecucin
respecto al plan
inicial

Se definen con
detalle los
requisitos de los
proyectos
seleccionados

Se planifican las
fases para
ejecutar cada
proyecto

Se monitoriza y
se controla la
ejecucin del
plan inicial

La metodologa propuesta para la gestin de la innovacin

del CIDEM parte de la generacin de ideas hasta el cierre
de los proyectos.

PMI: Ejemplos

PMI: Ejemplos

PMI: Ejemplos

PMI: Ejemplos

Agenda

Proyectos. Definicin y caractersticas

Proyectos y Operaciones
Portfolio, Programas y Proyectos
Ciclo de Vida
Direccin de Proyectos. Stakeholders.
mbitos y Momentos de Gestin de Proyectos
Tcnicas y Herramientas.
Sistemas de Informacin
Implantacin Metodologas Gestin
Principales Procesos Gestin Proyectos
Gestin Integrada de Proyectos

Gestin de Proyectos
La Gestin de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecucin de todas las
actividades del mismo, siguiendo la definicin del ciclo de vida, y gestionando todos los
aspectos relacionados como los hitos, entregables,

Direccin de Proyectos

Independientemente del ciclo de vida,

se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestin
para asegurar la correcta ejecucin del proyecto.

PMI - PMBOK

Gestin de Proyectos (2)

Alcance
Calidad
Coste

Necesidades:
Requisitos
Identificados

Tiempo

Stakeholders

Expectativas:
Requisitos No
Identificados

Aplicacin de los conocimientos, herramientas y tcnicas

en las actividades para asegurar que se cumplen las
necesidades y expectativas de los stakeholders.

mbitos de Gestin

Alcance

Riesgos

Terceros

Tiempo

Integracin

Comunicacin

Costes

Calidad
Equipo

La Gestin de un Proyecto implica la gestin

de ocho diferentes mbitos/aspectos y su integracin.

Momentos Direccin Proyectos

Inicio

Planificacin

Control y
Seguimiento

Ejecucin

Cierre

La direccin de un proyecto tiene 5 momentos

desde su inicio hasta el cierre.

Herramientas y Tcnicas
Planificacin (Ejemplo)
-Definicin y Planificacin
Alcance
-Definicin y Estimacin
Duracin Actividades
-....
-Planificacin Coste y
Elaboracin Presupuesto
-Definicin Plan
Comunicaciones
-....
-Plan de Proyecto

Tcnicas y Herramientas de Apoyo

Work Breakdown Structure

PERT

Gantt

..........

Para gestionar los diferentes procesos,

el equipo Gestor de Proyectos tiene a su disposicin
un conjunto de herramientas y tcnicas.

Herramientas y Aplicaciones

Ejemplo: MSFT EPM

La Solucin EPM de Microsoft est basada en la

integracin de diferentes aplicaciones y servidores.

Agenda

Proyectos. Definicin y caractersticas

Proyectos y Operaciones
Portfolio, Programas y Proyectos
Ciclo de Vida
Direccin de Proyectos. Stakeholders.
mbitos y Momentos de Gestin de Proyectos
Tcnicas y Herramientas.
Sistemas de Informacin
Implantacin Metodologas Gestin
Principales Procesos Gestin Proyectos
Gestin Integrada de Proyectos

Beneficios Gestin Proyectos

Marco de referencia para las actividades y procesos de trabajo del proyecto.
Para el equipo
de trabajo

Uso de herramientas y guas comunes para la gestin de proyectos.

Facilidad de incorporacin de nuevos miembros al equipo de trabajo.
Gua comn y estandarizada para la gestin de todos los proyectos.

Para el
departamento

Unificacin de criterios de aplicacin y seguimiento.

Facilidad de incorporacin y substitucin responsables de proyectos.
Establecimiento de prcticas comunes para el trabajo de todos los
departamentos.

Para la
organizacin

Visin unificada e integrada de todos los proyectos de la compaa y la

informacin relacionada (costes, tiempo, recursos,...) y de los criterios de
seleccin y priorizacin.
Credibilidad interna y externa.

Disminucin de desviaciones y reduccin de costes.

La necesidad de gestionar correctamente los proyectos,

convierte a su direccin en una herramienta clave de
gestin empresarial.

Gestin de Proyectos
La Gestin de Proyectos tiene como objetivo asegurar la correcta ejecucin de todas las
actividades del mismo, siguiendo la definicin del ciclo de vida, y gestionando todos
los aspectos relacionados como los hitos, entregables,

Direccin de Proyectos

Fase 1

Fase 2

Fase 3

.......

Fase N

Independientemente del ciclo de vida,

se tienen que aplicar un conjunto de procesos de gestin
para asegurar la correcta ejecucin del proyecto.

Momentos Direccin Proyectos

Inicio

Planificacin

Control y
Seguimiento

Ejecucin

Cierre

Fase 1

Fase 2

Fase 3

.......

Fase N

La direccin de un proyecto tiene 5 momentos

desde su inicio hasta el cierre.

Momentos Direccin Proyectos

Inicio

Planificacin

Control y
Seguimiento

Ejecucin

Cierre

La direccin de un proyecto tiene 5 momentos

desde su inicio hasta el cierre.

Tiempo dedicado
Cierre
7%

Iniciacin
12%

Control
18%
Planificacin
20%

Ejecucin
43%

Iniciacin
Planificacin
Ejecucin
Control
Cierre
Fuente: Encuesta publicada en PM Network. Dec 2006

Cmo invierten las organizaciones su tiempo

en la direccin de los proyectos?

mbitos de Gestin

Alcance

Riesgos

Terceros

Tiempo

Integracin

Comunicacin

Costes

Calidad
Equipo
Ejerc.

La Gestin de un Proyecto implica la gestin

de ocho diferentes mbitos/aspectos y su integracin.

Inicio

- P1. Project Charter Definicin

Preliminar del Alcance del
Proyecto

Inicio
Planificacin

Control y
Seguimiento

Ejecucin

Cierre

Al inicio del proyecto se tiene que definir su alcance,

restricciones y supuestos, asignar el Jefe de Proyectos y
redactar el Project Charter.

Planificacin
- P2. Definicin y Planificacin
Alcance (WBS)

Inicio
Planificacin

- P3. Definicin Actividades,

Orden, Recursos, Duracin y
Calendario
- P4. Definicin y Planif. del
Equipo y compras
- P5. Plan Comunicaciones

Control y
Seguimiento

Ejecucin

- P6. Estimacin del Coste y

elaboracin Presupuesto
- P7. Planificacin Calidad
- P8. Evaluacin Riesgos

Cierre

- P9. Definicin Gestin Plan

Proyecto
Ejerc.

La planificacin del proyecto se lleva a cabo al inicio del

proyecto, en cada fase y cuando las desviaciones durante
la ejecucin comporten una replanifacin.

Ejecucin

Inicio
Planificacin

- P10. Ejecucin y Gestin del

Proyecto

Control y
Seguimiento

Ejecucin

- P11. Adquisicin y Desarrollo del

Equipo de Proyecto
- P12. Distribucin de la
Informacin

Cierre

- P13. Aseguramiento Calidad

- P14. Gestin Adquisiciones

Durante el da a da del proyecto se tiene que verificar el

cumplimiento del alcance del proyecto, gestionar el
equipo y distribuir la informacin segn la planificacin.

Control y Seguimiento
- P15. Informe de Rendimiento y
Gestin Stakeholders
- P16. Control y Seguimiento de
los Riesgos

Inicio
Planificacin

- P17. Gestin Equipo Proyecto

- P18. Verificacin y Control de
Cambios (alcance, calendario,
costes, calidad)
- P19. Administracin contratos
con terceros
- P20. Control del Proyecto e
Integracin de Cambios

Control y
Seguimiento

Ejecucin

Cierre

El principal foco est en los cambios de alcance

y calendario, el seguimiento del equipo
y el rendimiento del proyecto.

Cierre

Inicio
Planificacin

Control y
Seguimiento

Ejecucin

Cierre

- P21. Cierre del Proyecto y Contratos

con Terceros
- P22. Project Post-mortem

Al final del proyecto, se debe llevar a cabo el cierre

administrativo, gestionar la aceptacin por parte del
cliente y recoger toda la documentacin del proyecto.

Planificacin proyecto: Esquema

Etapa 1

Etapa 2

Etapa 3

.......

Etapa N

Ej. MSFT PM Discipline, Project Plan

Agenda

Proyectos. Definicin y caractersticas

Proyectos y Operaciones
Portfolio, Programas y Proyectos
Ciclo de Vida
Direccin de Proyectos. Stakeholders.
mbitos y Momentos de Gestin de Proyectos
Tcnicas y Herramientas.
Sistemas de Informacin
Implantacin Metodologas Gestin
Principales Procesos Gestin Proyectos
Gestin Integrada de Proyectos

Project Integration Management

Alcance
Riesgos

Terceros

Tiempo

Integracin

Comunicacin

Costes
Calidad

Equipo

Comprende los procesos y actividades necesarios para

identificar, definir, combinar, unificar y coordinar todos los
procesos y actividades en la gestin de un proyecto.

Procesos propuestos

Aplicacin de estos procesos

- Desarrollo del Plan
de Gestin del
Proyecto

- Desarrollar el
Project Charter
- Desarrollo
preliminar del
alcance del
proyecto

Inicio
Planificacin

Control

- Monitorizaciny
Control del Trabajo
del Proyecto
- Control de Cambios
Integrado

Ejecucin

- Direccin y
Eejecucin del
Proyecto

Cierre
- Cierre del Proyecto

Relacin entre todos los procesos

Gestin de Proyectos
Gracias por la atencin
y la participacin

Ramon Costa i Pujol

rcosta@ekips.net

EUTEII - Igualada
Curso 2009-10