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Acta
El acta resume los acuerdos tomados en una reunin y se prepara con la informacin
que contiene la minuta. El acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un
documento legal. Por ejemplo: las actas de reuniones de una corporacin son documentos
legales. Como tal deben ser protegidas contra alteraciones indebidas. Por regla general la
custodia del libro de actas de una corporacin la tiene el secretario de la corporacin y
se guarda en un lugar seguro y bajo llave. El acta de reuniones informales puede ser breve y
sencilla.
Encabezamiento
Las partes bsicas del encabezamiento de un acta incluyen lo siguiente:
a.
b.
c.
d.
Si los miembros firman la lista de asistencia esta se incluye como anexo al acta original
que se archiva en el libro de actas. Sin embargo en un organismo con muchos miembros basta
con indicar el total de personas que se hallan presentes o sealar que haba el qurum,
reglamento al comenzar la reunin.
Ver anexo N16, 17, 18,
g.
Escribir con letra inicial mayscula los nombres comunes que forman parte del nombre
propio del cuerpo u organismo que se rene.
h.
Identificar el ttulo de algn documento que se mencione en la reunin con el nombre
completo nmero si lo tuviese, fecha y nombre del comit que lo presenta.
i.
Verificar la ortografa de nombres propios en el acta para que los mismos aparezcan
escritos correctamente
j.
Escribir las cantidades de dinero en el acta con palabras, seguidas de la cantidad con
cifras entre parntesis
k.
Duplicar la copia final del acta para distribuirla a los miembros.
l.
Evitar los documentos distribuidos en la reunin a los miembros que no asistieron.
m.
Redactar la narracin o descripcin de lo discutido en la reunin en tiempo pasado.
n.
Escribir la anotacin Aprobada, las iniciales del secretario de actas y la fecha debajo
de la ltima lnea del acta.
o.
Anotar en el calendario del ejecutivo cualquier asunto pendiente o fecha lmite que
surja de la reunin.
p.
Preparar para el presidente una lista de los asuntos pendientes y que necesitan
atencin urgente segn se desprende de los asuntos tratados en la reunin.
q.
Redactar cualquier documento relacionado con acuerdos tomados en la reunin: por
ejemplo: certificaciones, resoluciones o peticiones a otros cuerpos.
El libro de actas
Al preparar el libro de actas debe considerar lo siguiente:
a.
Puede utilizarse un libro con pginas numeradas, el acta se escribe a mano
b.
Puede utilizarse papel numerado para actas del que est disponible en el mercado.
c.
Se recomienda que las actas se numeran, espacialmente si se utiliza papel en blanco.
d.
Las actas deben archivarse por ao natural o fiscal dependiendo del cuerpo u
organismo al cual pertenecen
e.
Se recomienda hacer un libro de actas por ao si la cantidad de actas lo justifica.
Procedimientos parlamentarios
El procedimiento parlamentario se ha definido de varias maneras. Por ejemplo: Reglas
formales de conducta que gobiernan la celebracin de reuniones y el trmite de asuntos,
generalmente basadas en las reglas desarrolladas y seguidas por el Parlamento Britnico
La Nacional Asociation of Parlamentarians (NAP) lo define de forma ms breve: un
sistema de reglas para la conduccin ordenada de los negocios.
Podramos decir entonces que el procedimiento parlamentario es un conjunto de reglas
que permite la discusin ordenada de los asuntos que se tramitan en un reunin y por ende
aceleran los procesos.
a. Levantando la mano
b. De pie
c. Consentimiento general
Proclama
Definicin y usos
La proclama es una notificacin pblica que informa en general sobre algn evento
especial o de inters.
En la proclama se utiliza un tipo de letra diferente al que se usa en la correspondencia
regular como por ejemplo, la cursiva, que imita la escritura a mano. La proclama es similar en
formato y contenido a la resolucin
Por lo general la proclama se hace en un papel especial de pergamino o en papel con
algn diseo en los bordes para hacer ms atractivo y llamativo el documento.
Presentacin tipogrfica
Las partes de la proclama son:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Membrete
Ttulo del documento
Motivo o asunto por el cual se emite
Texto
Firma mecanografiada
Sello de la entidad que la emite
Ver anexo N20
La informacin puede tambin ser trasmitida en forma oral (en reuniones, conferencias,
va telefnica) o en forma escrita, a travs de cartas, mensajes, informes.
Importancia de la informacin
Ahora es indispensable que las personas se renan para conocer informacin, de
liberar y tomar decisiones. Por este motivo las reuniones son imprescindibles en todas las
organizaciones e igualmente la labor de la persona que registra lo dicho o actuado en cada una
de las reuniones para que estas resulten realmente efectivas.
Intercambio de informacin
Toma de decisiones
Antecedentes
Los historiadores han determinado que el mantenimiento de registros y el
procesamiento de datos existen desde tiempos remotos, aproximadamente 3.500 aos A.C. Se
ha podido comprobar que en Babilonia, por ejemplo los mercaderes mantenan registros en
tablas de arcilla. La tecnologa actual permite mantener y procesar esos registros en medios
magnticos. Discos, cintas.
Es a los fenicios de una poca posterior que se les da el crdito de haber inventado el
alfabeto, aun cuando se cree que fueron los egipcios, quienes representaron los conceptos
inicialmente por medio de figuras de animales grabados en la piedra, los verdaderos inventores
de la escritura y que los fenicios.
La informacin en la organizacin
El flujo de la informacin se mantiene constante a travs de la gran cantidad de
documentos que se producen en cualquier organizacin los ms frecuentes son de ndole
estrictamente comunicativo, tanto a lo interno como a lo externo de sta.
Las actas
La voz latina acta (plural de actum: acto) aparece ya en los escritos de la poca del
Imperio Romano. En la antigua Roma se confeccionaba la llamada acta diurna, crnica
cotidiana que mantena a los romanos l corriente de los principales acontecimientos pblicos y
privados de la ciudad. Las actas de las sesiones del Senado fueron publicados en el ao 59
A.C., durante el consulado de Julio Csar.
La denominacin de las actas depende por una parte del rgano que la genere: acta del
Consejo, acta de Junta Directiva, acta de la Asamblea, acta de matrimonio, acta de
graduacin, acta de calificaciones.
El marco jurdico que norma los aspectos relativos a las actas se divide en:
a.
Legislacin interna: carta constitutiva de la organizacin, reglamento interno,
estatutos, cdigos, leyes especficas.
b.
Legislacin
externa: para
el
sector
pblico la
Ley General de la
Administracin Pblica, para el sector privado el Cdigo de Comercio.
Clases de actas
Muchas y variadas clasificaciones se han hecho con respecto a las actas. Algunos
autores las clasifican en:
a.
Actas memorando: se define el acta memorando como el testimonio de los asuntos
tratados en una reunin y sus respectivos acuerdos, su nica funcin es la de disponer de
informacin para las personas que estuvieron ausentes.
b.
Acta simple: el acta simple es aquella en la que en forma descriptiva se redactan los
hechos ocurridos en la reunin.
c.
Actas clasificadas: las actas clasificadas son aquellas que se redactan
con exposicin de asuntos, debates y acuerdos.
Las actas pueden ser inscribibles o no inscribibles. Las primeras son aquellas que una
vez protocolizadas por un notario, se inscriben en alguno de los registros pblicos, la mayora
de las actas no requieren ser inscrita. Desde el punto de vista de su formato, las actas pueden
clasificarse en:
a.
Actas literales: (textuales) son aquellas que se transcriben en su totalidad.
b.
Actas resumen y acuerdos: tal como su nombre lo indica son aquellas en que
solamente se redacta un pequeo resumen de cada punto tratado en la sesin y el acuerdo
correspondiente.
c.
Actas mixta: son las ms frecuentes en ellas se anotan las intervenciones de las
distintas personas que participan en la reunin en forma resumida sus intervenciones y
propuestas los acuerdos a que se llega en cada caso y el resultado de cada votacin.
Otras de las organizaciones que tiene su propia normativa para la confeccin de las
actas esla Corte Interamericana de Derechos Humanos cuyo reglamento en su artculo 42
establece lo siguiente:
De cada audiencia se levantar un acta que expresar
a.
el nombre de los jueces presentes
b.
El nombre de las personas mencionadas en los artculos 21 y 22 de este Reglamento
que hubieren estado presentes
c.
Los nombres y datos personales de los testigos, peritos y dems personas que hayan
comparecido,
d.
Las declaraciones hechas expresamente para constar en acta por los Estados partes o
por la Comisin
e.
Las declaraciones hechas por los testigos peritos y dems personas que hayan
comparecido, as como las preguntas que se les formulacin y las respuesta que a ellas dieren
f.
El texto de las preguntas hechas por los jueces y las respuesta que ellas se dieren
g.
El texto de toda decisin de la Corte tomada durante la audiencia.
Segn su formato
Memorandos
su Segn su objetivo
De asamblea
Simples
No inscribibles
Clasificadas
De
resumen
acuerdos
mixtas
y De consejo
De sesin solemne
saber escuchar
pensador/a critico/a
excelente organizador/a
dominio de algn sistema de escritura rpida
excelente redaccin, ortografa y puntuacin
dominio de tcnica mecanogrfica (en mquina y computadora)
conocimiento de procedimientos secretariales
Tcnicas de archivo
libreta taquigrfica
bolgrafo ( de dos colores)
Papel blanco
d.
e.
f.
Procedimientos Previos
Procedimientos formales previos a la reunin
La elaboracin de un acta es el resultado de un proceso complejo que se inicia con la
convocatoria y culmina con la aprobacin y distribucin final del documento y las firmas
correspondientes.
Convocatoria y agenda
Convocatoria como su nombre lo indica: es un documento expedido por una persona o
personas autorizadas por medio del cual se convoca, se llama o se cita a los miembros de una
institucin, asociacin empresa, para que de acuerdo con su estatuto y reglamento participen
en el estudio y resolucin de asuntos que deben conocerse y resolverse en las asambleas o
juntas de dichos cuerpos o grupos.
La agenda denominada tambin orden del da es la enumeracin de los temas que
sern tratados en la reunin.
Generalmente los reglamentos los estatutos y las cartas constitutivas de las diversas
organizaciones establecidas tienen su propia normativa para las reuniones juntas y asambleas
as como la frecuencia o periodicidad de las reuniones.
En Costa Rica el Artculo 52 de la Ley General de la Administracin Pblica que norma
todo lo relativo al sector pblico establece lo siguiente.
a.
Todo rgano colegiado se reunir ordinariamente con la frecuencia y el da que indique
la ley o su reglamento a falta de regla expresa deber reunirse en forma ordinaria en la fecha y
con la frecuencia que el propio rgano acuerde.
b.
Para reunirse en sesin ordinaria no har falta convocatoria especial.
c.
Para reunirse en sesin extraordinaria ser siempre necesaria una convocatoria por
escrito, con una antelacin mnima de veinticuatro horas, salvo los casos de urgencia. A la
convocatoria se acompaar copia del orden del da salvo casos de urgencia.
d.
No obstante quedar vlidamente constituido un rgano colegiado sin cumplir todos los
requisitos referentes a la convocatoria o al orden del da cuando asistan todos sus miembros y
as lo acuerden por unanimidad.
Con bastante frecuencia la convocatoria se enva con formato d carta, puede utilizarse
cualquier estilo de carta (bloque y semibloque son los estilos ms utilizados)
Cuando la normativa de la organizacin requiere que la convocatoria sea personalizada
deber imprimirse una carta para cada destinatario.
La agenda incluida en la convocatoria se digita con el estilo de enumeracin (un
nmero precede a cada tem, el nmero debe ir seguido de un punto)
La convocatoria debe llevar la firma de quien convoca no as la agenda que no
requiere firma, pero deber haber sido autorizada previamente por quien presidir la reunin y
debe ser aprobada por los miembros del cuerpo colegiado antes de iniciar la sesin.
Las diversas organizaciones se rigen por leyes o cdigos especiales. Por ejemplo en
Costa Rica las sociedades annimas y en general las organizaciones del sector privado deben
observar las normas contenidas en el Cdigo de Comercio en su captulo stimo titulado de
las sociedades annimas seccin V , artculo 158 (1996,33-35) en el que se establece la
obligatoriedad de celebrar asamblea general de socios por lo menos una vez al ao y la
convocatoria debe publicarse en uno de los diarios de mayor circulacin del pas con al menos
quince das de antelacin a la fecha establecida para la reunin o asamblea.
En las instituciones autnomas semiautnomas municipalidades en general en el
sector pblico, se debe observar la normativa establecida en la Ley General de la
Administracin Pblica en el Captulo Tercero titulado de los rganos colegiados (1996: 21)
como norma supletoria a los propios estatutos o reglamentos en el caso de que estos sean
omisos al respecto. Por ejemplo el Estatuto Orgnico de la Universidad Nacional establece en
sus artculos 79 y 107 que las convocatorias deben realizarse con ocho das de antelacin en
forma personal y por escrito y debe incluirse la agenda propuesta para la reunin.
En cuanto a la agenda la persona que preside debe tener cuidado de no variar el orden
preestablecido y en caso de que fuera necesario, deber contar con la aprobacin de los
presentes mediante una votacin.
Levantar acta
Se denomina levantar acta, en el campo legal, extender la relacin de los hechos
ocurridos, por extensin, se utiliza el trmino en el campo administrativo y comercial, aunque el
concepto no sea el mismo. La Ley General de la Administracin Pblica en su artculo 56 inciso
I, establece lo siguiente: de cada sesin se levantar un (sic) acta que contendr la indicacin
de las personas asistentes
La confeccin del acta comienza con la anotacin de todos los detalles que deban
registrarse de la reunin o junta. El conjunto de anotacin que constituye el documento base
para la redaccin posterior del acta, se denomina minuta
La minuta
El trmino minuta (significa pequeo), para algunos actores es sinnimo de acta, otros
consideran que la minuta es el borrador del acta hay incluso quienes afirman que minuta es
sinnimo de agenda y orden del da.
Desde el punto de vista del formato estas minutas pueden llevar un encabezado similar
al de las actas formales y el registro de los asistentes puede ser una simple lista de nombres.
Se recomienda sin embargo incluir algunos detalles tales como los puestos que ocupa cada
uno de ellos dentro de la organizacin, con el propsito de que se conserve en los archivos
quienes fueron las personas que intervienen en determinado asunto.
La minuta es el borrador y el acta el documento ya elaborado.
Toma de actas
Tomar el acta significa anotar todos los detalles de la reunin es importante que la
persona encargada de esta labor conozca y aplique un sistema taquigrfico o de escritura
abreviada, que le permita registrar todas las incidencias de la reunin. Se recomienda utilizar
para ello una libreta taquigrfica (jams hojas sueltas que podran extraviarse o confundirse)
Se recomienda registrar los sustantivos nucleares es decir aquellos que representan un
concepto que servir luego para desarrollar la idea completa.
En tal circunstancia la persona encargada de su trascripcin debe contar con el equipo
adecuado que le permita escuchar ntidamente la grabacin, por lo general se utiliza los
dictfonos que constituyen una herramienta de gran ayuda y con los que pueden trabajar varias
personas simultneamente en el proceso de transcripcin
Las siguientes sugerencias pueden ser tiles para
independientemente de la experiencia que tenga en la toma de actas.
cualquier
persona
a.
Trate de mantenerse alerta cada vez que un nuevo tema se introduce para que pueda
registrar el nombre de la persona que toma la palabra
b.
Haga un esbozo del sitio que ocupa cada miembro durante la reunin.
c.
Mantenga una copia de la agenda y de todos los materiales que van a ser utilizados
para consulta en la reunin.
d.
Registre textualmente las resoluciones, coerciones, conclusiones y acuerdos.
e.
Marque con algn signo visible los acuerdos que deban ser ejecutados inmediatamente
despus de la reunin.
f.
Anote los puntos de agenda que no fueron conocidos en la sesin
g.
Lleve los puntos de agenda que no fueron conocidos en la sesin
h.
Lleve un control permanente de los miembros que salen y entran
i.
Verifique que en todo momento haya qurum.
Al detallar los nombres de las personas que asisten a la reunin, se debe sealar en
cada caso cul es la representacin de cada uno de ellos en la sesin
Es importante tambin tener presente que los nombres deben citarse con los dos
apellidos de las personas para evitar confusiones.
nmero de individuos necesario para que un cuerpo deliberante tome ciertos acuerdos
proporcin de votos favorables para que haya acuerdo
Tipos de qurum
a.
estructural: es el nmero de componentes necesarios para que el colegio como tal
pueda adoptar resoluciones, los constituyen los miembros, y son ellos los nicos con derecho a
voz y voto.
b.
Funcional: Es la mayora necesaria para que los acuerdos sean vlidos.
Para efectos de cmputo en la verificacin del qurum funcional debe prescindir de
fracciones, salvo disposicin legal expresa al respecto, as los miembros presentes son 11, la
mayora absoluta.
Falta de qurum
Cuando el nmero de miembros que se presenta no alcanza el qurum requerido,
deber extenderse un acta en la que quedar constancia de las personas presente, y las
anotaciones de que la reunin no se llev a cabo por falta de qurum
Intervenciones y mociones
A veces las actas solamente registran los acuerdos tomados sin embargo, si alguno de
los miembros solicita expresamente que sus palabras consten en el acta deber hacerse una
trascripcin completa de su intervencin
Mociones
Se denomina mocin a la propuesta que haga algn miembro asistente a la reunin y
que desea que se someta a votacin. Una mocin es la proposicin que se hace o sugiere en
una junta que debiera. Todas las mociones deben registrarse exactamente como se
presentaron. Es necesario indicar el nombre de la persona que presenta una mocin
Tipos de mociones
a.
Mociones principales: deben ser presentadas secundadas y sometidas a votacin
b.
Mociones subsidiarias: son aquellas que hacen objecin o reparo a la consideracin
del asunto
c.
Mociones incidentales: son aquellas que reclaman cuestiones de orden lectura de
documentos
d.
Mociones de privilegio: son aquellos que se presentan para levantar una sesin
e.
Mociones de reconsideracin: son aquellas que tienen por finalidad rescindir o
revocar una mocin
La mocin principal, por regla general debe ser secundada para ser puesta a discusin
y sometida a votacin.
No registre
a.
b.
c.
d.
Cuando se cintan los nombres de personas se debe ser consistente con el tratamiento
que se les d no se debe mencionar a alguien como al seor Araujo, por ejemplo y a otro
participante por su nombre de pila ni mucho menos si se le identifica con un diminutivo, pues
aunque no sea intencional podra interpretarse esa falta de consistencia como una muestra de
preferencia o de irrespeto hacia determinada persona.
Nunca se debe utilizar la minuta para comentar o criticar algo que fue dicho o hecho en
la reunin
Votaciones
Aclara
Aprueba
Asevera
Defiende
informa
Explica
Interviene
Menciona
recuerda
manifiesta
Acota
Agrega
Confirma
Detalla
Pronuncia
Expone
Invita
Presenta
Responde
trata
Afirma
Aade
Comunica
Dice
Ejemplos
Tcnicas secretariales
Una vez concluida la redaccin se debe mecanografiar un borrador que deber
someterse a revisin de la persona responsable (presidente o Secretario) quien har las
observaciones y correcciones que juzgue conveniente.
Las correcciones significa cambios en la redaccin o en la minuciosidad con que el
relaten por escrito los hechos jams podr cambiarse el fondo del asunto, ni agregar, eliminar o
intencionalmente falsear la informacin de lo sucedido. El acta no puede ni debe contaminarse
con criterios u opiniones de quien la elabora.
Desde el punto de vista mecanogrfico hay diferentes formas de presentar un acta.
El encabezado
ACTA
NMERO
DIEZ
GUIN
NOVENTA
Y
OCHO,
DE LA
SESIN ORDINARIA CELEBRADA
POR LA
JUNTA DIRECTIVA DE LA
COMPAA GALEANO SOCIEDAD ANNIMA, EL DA VEINTIDOS DE SETIEMBRE DE MIL
NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO, EN SUS INSTALACIONES EN LA CIUDAD DE SAN
JOSE.
Deben seguir una numeracin corrida, que facilitar su identificacin posterior. El tipo
de numeracin lo define la institucin u organizacin.
Debe tenerse claro que lo que se numera es el acta, no la sesin.
durante la reunin, debe redactarse un prrafo para explicar la razn del cambio del orden de
los temas y consignar la votacin correspondiente que autoriz el cambio.
Los temas que no fueron tratados y aparecen en la agenda de la convocatoria, deben
anotarse ene. Acta misma se consigne posteriormente que no fueron discutidos o que fueron
propuestos para una futura sesin
Mociones
Desde el punto de vista mecanogrfico, las mociones deben destacarse del resto del
texto sobre todo si se trata de mociones principales, sobre cuyo contenido haya necesidad de
tomar acuerdos.
Acuerdos
Los acuerdos o resoluciones deben redactarse de una manera precisa y clara. Se
recomienda digitarlos a espacio sencillo con mayscula total y destacados con sangra de cinco
espacios en ambos mrgenes y con negrita. Cuando el caso lo amerite debern aparecer los
considerandos es decir los criterios externados antes de la toma de un acuerdo y que en cierta
forma justifican la decisin tomada.
Las palabras considerandos y acuerdos debern destacarse en el texto con mayscula
total y al inicio del prrafo al margen izquierdo.
Acuerdo firme
El acuerdo firme significa que aquel hecho fue tomado con la voluntad de su
cumplimiento por parte de los presentes y lgicamente releva de toda responsabilidad a los no
presentes, el acuerdo firme no puede ser modificado.
Los acuerdos pueden identificarse con nmeros romanos o con nmeros ordinales, al
igual que los considerandos
En la redaccin de los acuerdos deben quedar constancia tambin de las
autorizaciones que se otorguen al Presidente para la protocolizacin o publicacin de los
respectivos acuerdos si fuera del caso.
La expresin de acuerdo firme puede incluirse como un punto ms del acuerdo mismo
con su correspondiente enumeracin o puede sealarse al pie como texto independiente.
Prrafo de conclusin
Para concluir el documento (acta) deber redactarse un prrafo muy sencillo, en el que
se indique la hora en que termino la reunin. Ejemplo:
A las catorce horas con treinta y cinco minutos finaliz la sesin.
Se levant la sesin a las diecisis horas y doce minutos
Cuando deba levantarse la sesin por falta de qurum deber adems de consignarse
los nombres de los miembros que se ausentaron, dejar constancia de la razn por la cual se
suspende la sesin.
Ejemplo:
Por haberse roto el qurum, a las diecisis horas y doce minutos se suspende la
sesin.
Edicin
Con base en la minuta, se redacta el acta completa con los respectivos acuerdos en
cada uno de los artculos, si los hubiere, una vez mecanografiada deber revisarse y editarse.
El proceso de edicin consiste en corregir errores mejorar la redaccin (sin cambiar el
sentido o significado de las ocasiones) aadir informacin que se considere relevante. Este
proceso es nicamente para mejorar la claridad concisin y presentacin del acta.
La edicin y revisin del acta la realza generalmente el presidente o el secretario de la
junta o asamblea.
Procedimientos finales
Versin final del documento
Una vez redactada, editada, corregida y revisada el acta, se debe proceder a la ltima
etapa de su elaboracin. Se digita entonces la versin final del documento que ser sometida a
la aprobacin del rgano colegiado.
Transcripcin de acuerdos
Se denomina transcribir un acuerdo a la accin de hacerle llegar, por escrito las
decisiones del rgano colegiado a las instancias o a la persona involucradas.
La transcripcin de acuerdos puede tener el formato de carta personal o colectiva en
caso de que vaya dirigida a un numeroso grupo de personas. Debe tenerse en cuenta el
formato de una carta circular y no utilizar el formato de memorando. La transcripcin de
acuerdos constituye tipolgicamente, un documento diferenciado. Por esta razn se
recomienda que cada acuerdo que se transcriba lleve impresa como encabezado, centrada
destacada con negrita y con mayscula total, la leyenda: TRANSCRIPCIN DE ACUERDO.
La comunicacin de los acuerdos debe hacerse en forma clara y concisa con las
indicaciones impresas de que se trata de una transcripcin, formato de carta, estilo bloque. Es
indispensable hacer mencin de la fecha de la sesin y de los nmeros de acta y acuerdo y si
fuera del caso los considerandos que condujeron al acuerdo mismo.
Control de acuerdos
Libro de actas
Se denomina Libro de Actas, aquel en que se transcriben textualmente las actas, una
vez aprobadas. Tambin constituye un libro de actas, el conjunto de stas correspondiente a un
perodo determinado que se encuadernan o empastan para su conservacin. El libro de actas
consta de un determinado nmero de hojas (los hay de diversos tamaos), foliadas y selladas,
con la transcripcin completa de cada acta, hace unos aos se deban registrar en forma
manuscrita tal como se muestra a continuacin.
Actualmente dadas las facilidades que ofrece la tecnologa los libros de actas se
pueden llevar en hojas sueltas o en papel continuo foliadas. En algunas instituciones se cuenta
con mquinas especiales para mecanografiar actas en libros.
La custodia del libro de actas est a cargo del Secretario (el miembro que funge como
secretario del rgano colegiado no del secretario de actas) deben ser firmadas por el
Presidente y el Secretario.
Las Actas no pueden contener borrones no tachaduras. En los casos en que se
detecten errores en el acta, ya transcrita en el libro debern corregirse por notas es decir
escribir una nota al final del acta antes de las firmas, en la que se indicar cual debe ser la
lectura definitiva en un caso especfico. Deber consignarse exactamente el nmero de folio
(pgina) y la lnea (rengln) que se corrige. En estos casos al margen correspondiente se harn
la anotacin v/n que significa ver nota.
Existen tambin las llamadas notas marginales: son aquellas que contienen informacin
que falt en el documento original y que no puede incluirse al final porque el acta ya fue
firmada. Se escribe entonces la nota completa al margen del libro y deber ser firmada por las
mismas personas firmantes del acta.
Las lneas o renglones que no se hayan utilizado debern rayarse de manera que no
sea posible en ellas posteriormente para evitar posibles modificaciones agregados o
alteraciones o en su defecto escribir en ellas la leyenda: no corre.
En todos los casos cada libro, deber contener un acta de cierre, en la que se
detallarn los aspectos fundamentales de su contenido: nmero de actas, perodo al que
corresponde, folios daados o manchados.
Aprobacin
Para que los acuerdos tomados tengan validez y puedan ser ejecutados es
indispensable que el acta est aprobada, salvo los casos mencionados anteriormente, en que
los acuerdos hayan sido declarados firmes. La aprobacin de un acta debe hacerse en la
sesin siguiente y requiere de mayora simple, salvo normativa expresa. Una vez incluidas las
modificaciones que fueren necesarias, el presidente y el secretario firmarn el acta.
Anulacin de un acta
Las actas pueden considerarse ilegales cuando se consigne en ellas informacin que
no sea veraz o que no refleje la realidad de lo que ocurri en la reunin. Tambin las actas
pueden anularse por diversas causas, la ms frecuente ocurre cuando de hecho se anula la
reunin o junta por defectos en la convocatoria o por errores en el cmputo y verificacin del
qurum. Podran tambin anularse un acta porque contenga informacin falseada o por
presentarse con borrones o tachaduras.
Resumen
Consideraciones finales
Las actas de una organizacin constituyen documentos con transcendencia legal y
representa la relacin escrita de los hechos y las decisiones ms relevantes registran por lo
tanto la historia de la organizacin misma y son un testimonio vivo de hechos pasados que en
alguna medida incidieron en su desarrollo.
El/la secretario/a de actas debe poseer conocimientos especficos para desempear
eficientemente las labores propias de tan delicado puesto. Las etapas que conlleva la
elaboracin de un acta, requieren de conocimientos propios de diversa ndole.
El siguiente esquema refleja para cada una de las fases del proceso los conocimientos
y destrezas que debe poseer la persona encargada de la confeccin de actas.
Orga
oficinas,
tcnicas
secretariales,
Redaccin general
Elaboracin
del
acta
( taquigrafa) tcnicas
Toma
de
notas
Me
Administracin de informacin,
Manejo de documentos
legislacin.