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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD, SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE

METODOS DE COMPRAS

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METODOS DE COMPRAS

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Emisin original del documento

DESCRIPCIN

HDE
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REVIS

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METODOS DE COMPRAS

ndice
1. OBJETO..................................................................................................................
2. ALCANCE................................................................................................................
3. DEFINICIONES.........................................................................................................
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA...............................................................................
5. RESPONSABILIDADES..............................................................................................
5.1. Asistente de Gerencia......................................................................................
5.2. Responsable de Activacin y Logstica............................................................
5.3. Administrativo...................................................................................................
5.4. Comprador........................................................................................................
5.5. Comercio Exterior.............................................................................................
5.6. Suministros Estructura Intendencia...............................................................
6. METODOLOGA........................................................................................................
6.1. Recepcin de RC..............................................................................................
6.2. Evaluacin de Proveedores..............................................................................
6.3. Realizacin de la Compra................................................................................
6.3.1 Compras realizadas en sede por Tecna..........................................................
6.3.2 Compras realizadas en obra............................................................................
6.4. Activacin.........................................................................................................
7. REGISTROS.............................................................................................................
8. ANEXOS................................................................................................................

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METODOS DE COMPRAS

1.

OBJETO
Esta instruccin describe la forma operativa de la Gerencia de Suministros y su
interrelacin con otras Gerencias en la gestin de adquisicin de elementos y
servicios que se realicen en TECNA para el Proyecto Compresin Ramos Planta
Compresora PCC1 de Pluspetrol Energy.

2.

ALCANCE
Este documento es aplicable para la gestin de compras de materiales,
equipos, servicios, insumos y subcontratos que se realicen en TECNA o formen
parte de un suministro de TECNA durante toda la ejecucin del proyecto.

3.

4.

DEFINICIONES
GP:

Gerencia de Proyectos

GC:

Gerencia Comercial

GI:

Gerencia de Ingeniera

GS:

Gerencia de Suministros

GD:

Gerencia de Diseo

GCSSA:

Gerencia de Calidad, Seguridad, Salud y Ambiente

GT:

Gerencia de Tecnologa

CCP:

Gerencia de Planificacin y Control de Costos

GFC:

Gerencia de Fabricacin y Construcciones

GAD:

Gerencia de Administracin

GAU:

Gerencia de Automatizacin y Control

RC:

Requerimiento de Compras

OC:

Orden de Compra

LP:

Lder de Proyecto

DS:

Departamento de Suministros

UCASA:

Universal Compression Argentina S.A.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA
ISO 9001:2000
ISO 14001:1996
OHSAS 18001:1999

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METODOS DE COMPRAS
Manual de Gestin de CSSA
3140-PT-SUM-01 Compras
IT-SUM-03 Elaboracin de Requerimiento de Compras
IT-CSSA-02 Determinacin de Niveles de Inspeccin
IT-SUM-05 Compras a realizar en Obra
Listado de proveedores aprobados

5.

RESPONSABILIDADES
5.1. ASISTENTE DE GERENCIA
Es la encargada del envo de las ordenes de compra al proveedor y
confirmacin de la recepcin de las mismas. Carga de las ordenes de compra a
la planilla pblica, distribuye las copias de las mismas a las diferentes reas que
lo requieran y el archivo de toda la documentacin existente en la gerencia.
Deber recibir todas las llamadas que resulten rebotadas de los internos
correspondientes al sector. Por ltimo realizar tareas generales del sector
(copias, tipeo, etc.)
Se encargar de solicitar y reclamar el envo de la documentacin
correspondiente para el ingreso de proveedores nuevos al sistema.

5.2. RESPONSABLE DE ACTIVACIN Y LOGSTICA

Es la persona encargada del seguimiento de las ordenes de compra de todos
los proyectos. Deber mantener contacto con los proveedores para verificar el
avance en la provisin previendo los posibles atrasos, fundamentalmente en las
provisiones crticas. La informacin obtenida deber ser volcada a la planilla
general de ordenes de compra que se encuentra en el disco O, denominada
ORDENES DE COMPRA (obras) en el caso de proyectos y ORDENES DE
COMPRA (estructura) para las compras correspondientes a gastos generales de
Tecna. Estas planillas de acceso pblico (solo para lectura), sirven para mantener
informados a toda persona que necesite saber el estado de las ordenes de
compra emitidas (fecha de emisin, requerimiento al que corresponde, fecha de
entrega, etc.).
En funcin de la informacin obtenida se encargar de la logstica de los
suministros adquiridos debiendo retirar y enviar a nuestro depsito u obra segn
corresponda.
Deber centralizar todos los remitos conformados de las entregas realizadas
fuera de nuestro depsito para certificar el cumplimiento fehaciente de la orden de
compra.
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METODOS DE COMPRAS
Otra de las funciones es la de informar a la Gerencia de Calidad las
inspecciones a realizar debiendo actualizar la informacin de las ordenes de
compra rechazadas o retenidas, indicando el motivo.

5.3. ADMINISTRATIVO
Esta persona es la encargada de ingresar, autorizar y distribuir las facturas
correspondientes a las compras sin pedido realizadas en la empresa. Es el nexo
entre la gerencia de suministros y la administracin.
Adems es el encargado de tipear las ordenes de compra de tareas o
provisiones ya realizadas. Mantendr una comunicacin directa con sistemas para
solucionar los problemas de la gerencia en dicha rea.

5.4. COMPRADOR
Es el encargado de gestionar, negociar y realizar las compras solicitadas a la
gerencia en funcin de los requerimientos recibidos. Dicha funcin incluye la
asistencia a las gerencias de Ingeniera y Tecnologa para la definicin de
suministros y presupuestacin para licitaciones. Incluye la emisin de los pedidos
de cheques y de las ordenes de compras.

5.5. COMERCIO EXTERIOR

Cumple con las mismas funciones que el comprador pero con proveedores del
exterior, incluyendo las siguientes tareas:

Reclamos de facturas del exterior

Autorizar facturas del exterior para pagar.

Contacto con los forwarder para consolidar los materiales

Atender consultas del despachante de aduanas.

Tramites de aduana (SIMELA, Seguridad elctrica, etc.)

5.6. SUMINISTROS ESTRUCTURA INTENDENCIA

Ser el encargado de efectuar todas las compras y contrataciones
correspondientes a la reparacin, mantenimiento y mejoras del edificio y a las
compras de los insumos necesarios para la estructura de la empresa. (librera,
remises, fletes, motos, etc,)

6.

METODOLOGA

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METODOS DE COMPRAS
6.1. RECEPCIN DE RC
Cada sector o Lder de proyecto generar sobre la base de sus necesidades,
los requerimientos de compra (RC) correspondientes, utilizando el formulario
F-001, los que contendrn como mnimo todos los datos tcnicos o
especificaciones necesarias para la adquisicin inequvoca del material deseado,
las normas o especificaciones aplicables, proveedores sugeridos, fechas de
entrega requerida, requerimientos de embalaje y transporte, lugar de entrega,
tems de costo y el nivel de inspeccin.
El RC ser fechado y firmado por el solicitante y aprobado por el Lder del
proyecto o quien l designe en su ausencia, previo a la entrega a la GS para su
gestin.
Dicho RC ser recepcionado por el GS quien asignar al encargado de la
gestin.
Para ser recibido, el RC deber estar completo con los requisitos mnimos para
poder ser ingresados. De lo contrario no sern aceptados.
La GS, con el RC iniciar su gestin a los efectos de adquirir el material o
servicio, invitando a ofertar precios y condiciones a los posibles proveedores
incluidos en el Listado de Proveedores Aprobados. En caso de no estar en la
lista correspondiente deber avisar a la GCSSA para su evaluacin.
CONFECCION DEL REQUERIMIENTO:
Los solicitantes debern completar el RC siguiendo los lineamientos generales
indicados en el instructivo IT-SUM-03.

6.2. EVALUACIN DE PROVEEDORES

Todas las compras tcnicas destinadas a Obras, sern canalizadas a travs de
proveedores evaluados y aprobados por la GCSSA, sobre la base de los
lineamentos dados por el IT-SUM-01.
De presentarse un potencial proveedor no incluido en el Listado de
Proveedores Aprobados, GS deber Solicitar a la GCSSA, su evaluacin y
eventual inclusin en el Listado, como as tambin la inspeccin del material
previo a la entrega en caso de ser necesario; hasta su ingreso al Listado de
Proveedores aprobados.
Es responsabilidad de la GS el desarrollo de nuevos proveedores
conjuntamente con ingeniera, en el caso de ser compras tcnicas, o el sector
involucrado en la provisin.

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METODOS DE COMPRAS
6.3. REALIZACIN DE LA COMPRA
Metodologa:
EL LP o Responsable de Sector esta facultado para realizar compras en su
mbito, de hasta $300 mas IVA, las que atender con el Fondo fijo; siempre y
cuando no sea requerido un nivel de inspeccin mayor a 1. -, siempre y cuando
no se adquieran Activos Fijos para la empresa. Para ello, deber emitir una RC,
para poder efectivizar la compra de que se trate.Las Compras de $ 300 o ms debern realizarse por medio de un RC
autorizado por el LP o Responsable del Sector con el que la GS realizar la
gestin de la forma establecida.

6.3.1 COMPRAS REALIZADAS EN SEDE POR TECNA

Definido el proveedor al que se le encomendar el suministro, la GS generar
una Orden de compra (OC), en la que se transcribirn todos los datos tcnicos
contenidos en el RC necesarios para la compra, los requisitos de calidad e
inspeccin y las condiciones comerciales pactadas. (Cuando por definicin de
PyCC la emisin de la OC corresponda a UCASA se seguir el mtodo indicado
en el procedimiento 3140-PT-SUM-01.)
Dicha OC ser firmada por el comprador, el GS o su designado. En caso de
que la provisin no cumpla con los requerimientos tcnicos solicitados en el RC,
el LP deber emitir una revisin del mismo.
Dichos cambios deben ser registrados y firmados por el Lder de Proyecto o
quien l designe en el RC correspondiente.
En caso de no ser posible lograr concretar la compra dentro del valor base cero
y/o los plazos de entrega de acuerdo al RC, el GS deber consultar con el LP,
quin de estar de acuerdo y aprobar los desvos de lo solicitado mediante su firma
en la OC.

6.3.2 COMPRAS REALIZADAS EN OBRA

Las compras realizadas en obra debern ser realizadas siguiendo los
lineamientos generales indicados en el instructivo IT-SUM-05.

6.4. ACTIVACIN
El activador ser el encargado del seguimiento de las ordenes de compras,
informando diariamente en el sistema estado o cambio de lo acordado en la OC.

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METODOS DE COMPRAS
Ser el responsable de informar al GCSSA o a quien este designe, la fecha a
partir de la cual el suministro estar listo para ser inspeccionado. El GCSSA
coordinara con el proveedor las fechas para la ejecucin de las inspecciones y/o
ensayos necesarios para la aprobacin del suministro y a los efectos de satisfacer
los requisitos contractuales del Cliente y lo estipulado en la OC.
Se considerar tcnicamente cumplida aquella OC que, de ser requerida,
posea la aprobacin en todos sus tems por parte de la GCSSA mediante un
Informe de Control de Calidad, y la aprobacin del Cliente en caso que sea
requerida contractualmente.
En caso de que el suministro sea rechazado u observado el GCSSA deber
informar al GS y al LP.
De ser requerido, para la inspeccin de suministros de importacin podrn
contratarse servicios de una agencia de inspeccin de reconocimiento
internacional por parte del GCSSA, la cual deber estar calificada como
proveedora de servicios.
El activador es el encargado de confirmar la entrega de los suministros en el
lugar requerido de acuerdo a lo indicado en el RC debiendo contar con una copia
de todos los remitos correspondientes a suministros adquiridos debidamente
conformados.
En caso de que el material debiera ser retirado por TECNA deber contratar el
transporte adecuado y realizar el retiro de la provisin.

7.

REGISTROS
Los RC en original sern ordenados y archivados por Obra en el DS.
Las OC de TECNA en original sern numeradas correlativamente y archivadas
en el DS.
Las
OC
de
UCASA
J:\Obras\3140_01\Suministros

sern

mantenidas

en

el

disco

Los informes de Control de Calidad y certificados correspondientes a la

provisin se archivarn en la GCSSA , por el responsable designado, adjuntos a
una copia de las OC correspondientes, ordenadas por Obra.

Los documentos de Tecna debern estar firmados por:

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METODOS DE COMPRAS

EMITIDOS

REVISADOS

APROBADOS

Requerimiento

Gerencia

GCSSA* CCP*

de compra

Involucrada

Cartas de

Comprador

Gerente del sector

N/A

Intencin
Ordenes de**

Comprador

N/A

Comprador

Comprador

Gasto a Rendir
Rendiciones:

Gerente de
Suministros

De Cheque
Pedido de

Gerente de
Suministros

Compra
Pedido

Lder de proyecto

Gerente de

Gte Adm. o Gte Gral

Suministros

segn corresponda

Gerente de

Gte. de Adm.

Suministros
Administrativo
del sector

Lder de Proyecto Gerente de

Gte. de Sector
Suministros

Observaciones:
*
Los requerimientos de compra debern estar firmados por GCSSA o su
designado y por CCP y su designado solo en aquellos proyectos que se requiera
particularmente.
**
Las Ordenes de compra que se emitan por un monto mayor a $ 100.000
debern estar firmadas por el lder de Proyecto y el Gerente del rea a la cual
pertenece el RC, adems de las requeridas formalmente. Para los casos en que
los montos superen los $200.000 debern tambin ser aprobadas por la Gerencia
General.
Los registros tendrn un tiempo de mantenimiento en archivo de acuerdo a lo
indicado en el PG-02, salvo que existan requisitos legales o contractuales que
requieran un plazo mayor.

8.

ANEXOS

EJECUT: HDE

REVIS: GBA

APROB:DCO/LGA
F

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FECHA: 16/09/04.

FECHA: 16/09/04

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METODOS DE COMPRAS
F-001 Requerimiento de Compra.

EJECUT: HDE

REVIS: GBA

APROB:DCO/LGA
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FECHA: 16/09/04.

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