Proyecto Residencia Mejorar La Gestion en El Area de Recursos Humanos de La Empresa

Tabla de Contenido
Captulo I Aspectos Generales de la Residencia .................................................................. 2

1.1 Justificacin................................................................................................................... 2
1.2 Objetivo general ............................................................................................................ 2
1.2.1 Objetivos Especficos ............................................................................................. 3
1.3 Alcances y limitaciones................................................................................................. 3
1.3.1 Caractersticas del rea de aplicacin .................................................................. 3
1.3.2 Macrolocalizacin ................................................................................................... 4
1.3.3 Microlocalizacin .................................................................................................... 4
Capitulo II Aspectos Generales de la Empresa ..................................................................... 5
2.1 Antecedentes de la Empresa ....................................................................................... 5
2.2 Visin............................................................................................................................. 6
2.3 Misin ............................................................................................................................ 7
2.4 Objetivo ......................................................................................................................... 7
2.5 Valores Organizacionales............................................................................................. 7
2.6 Estructura Organizacional ............................................................................................ 8
Capitulo III Marco Conceptual ................................................................................................ 9
3.1 Manuales Administrativos ............................................................................................. 9
3.1.1 Concepto ................................................................................................................ 9
3.1.2 Objetivos................................................................................................................. 9
3.2.3 Importancia ............................................................................................................10
3.2.4 Clasificacin ..........................................................................................................10
3.2 Manuales de Procedimientos ......................................................................................12
3.2.1 Concepto ...............................................................................................................12
3.2.2 Objetivos................................................................................................................13
3.2.3 Importancia ............................................................................................................14
3.2.4 Clasificacin ..........................................................................................................14
3.2.5 Metodologa para la elaboracin de Manual de Procedimientos .........................15
3.3 Diagramas de Procesos o Flujo ..................................................................................19
3.3.1 Concepto ...............................................................................................................19

3.3.2 Caractersticas ......................................................................................................19
3.3.3 Funcin ..................................................................................................................20
3.3.4 Simbologa.............................................................................................................20
Capitulo IV Plan Estratgico.................................................................................................22
4.1 Descripcin de los Procedimientos .............................................................................22
Recomendaciones .................................................................................................................33
Conclusin ...............................................................................................................................34
Bibliografa .............................................................................................................................35
Captulo I Aspectos Generales de la Residencia

1.1 Justificacin
En el departamento de Recursos Humanos, en la Coordinacin de Gestin de
Recursos, en la Gerencia de Mantenimiento y Logstica Regin Sur. Existe una
deficiencia en la estructuracin de los procedimientos que se llevan a cabo en
dicho departamento.
En esta rea de la Coordinacin, como su nombre lo indica se realizan procesos
del personal que integra a la Gerencia, administrar los servicios de soporte y
gestionar los requerimientos de Recursos Humanos y materiales para la operacin
de la Gerencia, as como gestionar el Programa de Capacitacin y el Desarrollo
profesional del personal, integrando y revisando documentos, solicitudes, informes
y
reportes
gerenciales,
contratos
definitivos
temporales
del personal
profesionista, mantenimiento de la estructura, bases de datos con informacin

actualizada, as como la programacin, organizacin y control de eventos de
participacin en cursos en materia de seguridad y proteccin ambiental, de tipo
conductual, tcnicos y desarrollo profesional, pero estos procesos no estn
estructurados de manera clara ni concisa
Por ello se necesita un rediseo de dichos procedimientos en el que se registre y
tramite sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de la
unidad administrativa, facilita las labores de auditora, la evaluacin y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el
trabajo se est realizando o no adecuadamente.
1.2 Objetivo general

Redisear la estructura de los procedimientos del departamento de recursos
humanos que proporcione informacin sobre la estructura orgnica, atribuciones,
objetivos,
funciones
la
relacin entre
diversos
puestos
unidades
administrativas que integran la Gerencia de Mantenimiento y Logstica Regin Sur.
1.2.1 Objetivos Especficos

Elaborar protocolos de realizacin de los procedimientos administrativos.
Facilitar el cumplimiento de las funciones de los diferentes puestos en el
departamento de Recursos Humanos en la Coordinacin de Gestin de
Recursos.
Evitar la duplicidad de actividades para ser ms eficientes en tiempo y
esfuerzo en la ejecucin del trabajo.
Generar propuestas de mejoramiento para los procesos administrativos.
1.3 Alcances y limitaciones

Este rediseo de los procedimientos ayuda a entender de una manera clara y
especfica los procedimientos que se requieren para cada actividad guiando de
manera ms explcita y grfica al usuario de lo que se debe hacer y este pueda
manejar los tiempos lmites de cada accin a realizar. Haciendo as el trabajo
operativo ms sencillo y en menos tiempo.
Lo principal es que el usuario identifique las actividades que estn bajo su
responsabilidad y como realizarlas de una manera correcta, eficaz y eficiente.
Este rediseo de procedimientos explica nicamente las actividades realizadas por
el departamento de Recursos Humanos, sin embargo es lo suficientemente
especfico para que cualquier personal sin distincin del rea, que se ubique
dentro de la empresa pueda manejarlo y as conocer y comprender las tareas ue
se llevan a cabo en dicho departamento; por este motivo sera un factor limitante
ya que el rea de aplicacin slo se encuentra en el departamento de Recursos
Humanos y no es aplicable a otra rea.
1.3.1 Caractersticas del rea de aplicacin

El rea de aplicacin para la cual sern rediseados los procedimientos es el
Departamento de Recursos Humanos en la Coordinacin de recursos en la
Gerencia de Mantenimiento y Logstica Regin Sur, de la Subdireccin de
3
Produccin Regin Sur, la cual depende de la Direccin General de PEMEX

Exploracin y Produccin.
1.3.2 Macrolocalizacin
1.3.3 Microlocalizacin
Capitulo II Aspectos Generales de la Empresa

2.1 Antecedentes de la Empresa
El Petrleo en Mxico
La historia de la industria petrolera en Mxico se remonta al ao 1900. Las
compaas Mexican Petroleum of California, Pearson and Son, Huasteca
Petroleum Company y El guila, entre otras, iniciaron el desarrollo de la industria,
la cual tuvo su mayor auge a partir de 1920.
La Expropiacin Petrolera
Diversos acontecimientos y conflictos entre trabajadores y dueos de las
compaas petroleras provocaron que el 18 de marzo de 1938, el entonces
Presidente Lzaro Crdenas del Ro decretara la expropiacin de la industria. El 7
de junio del mismo ao se crea Petrleos Mexicanos (PEMEX).
Las instalaciones expropiadas estaban en mal estado y no haba dinero para
comprar refacciones.
El ingenio, talento y tenacidad de sus trabajadores y tcnicos ha hecho posible
que PEMEX sea soporte e impulso de la economa nacional
1937: Tras una serie de eventos que deterioraron la relacin entre trabajadores y
empresas estalla una huelga en contra de las compaas petroleras extranjeras
que paraliza al pas. La Junta de Conciliacin y Arbitraje falla a favor de los
trabajadores, pero las compaas promueven un amparo ante la Suprema Corte
de Justicia de la Nacin.
1938: Al negar el amparo, la Suprema Corte de Justicia ratifica el laudo emitido
por la Junta Federal de Conciliacin y Arbitraje a favor de los trabajadores. Tras la
negativa de aqullas para cumplir el mandato judicial, la tarde del 18 de marzo, el
Presidente Lzaro Crdenas del Ro decreta la expropiacin de los bienes
muebles e inmuebles de 17 compaas petroleras a favor de la Nacin. El 7 de
junio de ese ao se crea Petrleos Mexicanos.
5
1942: PEMEX y el Sindicato de Trabajadores Petroleros de la Repblica Mexicana

firman el primer Contrato Colectivo de Trabajo.
1946: En el Distrito Federal, se inaugura la refinera "18 de Marzo", en
instalaciones originalmente construidas por la compaa "El guila".
1948: Se descubren campos de aceite y gas en el noreste del pas.
1950: Se inaugura la refinera "Ing. Antonio M. Amor", en Salamanca, Guanajuato.
1952: Gelogos mexicanos descubren la prolongacin de la Faja de Oro.
1956: Se inaugura la refinera "Gral. Lzaro Crdenas del Ro", en Minatitln,
Veracruz.
1965: Se crea el Instituto Mexicano del Petrleo (IMP).
1971: El pescador campechano Rudecindo Cantarell informa a PEMEX la

presencia de una mancha de aceite que brotaba del fondo del mar en la Sonda de
Campeche. Ocho aos despus la produccin del pozo Chac marcara el principio
de la explotacin de uno de los yacimientos marinos ms grandes del mundo:
Cantarell.
1972: Se descubre en el sureste del pas la regin petrolfera denominada

Mesozoico Chiapas-Tabasco. Su produccin promedio diaria fue de 711 mil
barriles.
2.2 Visin
Ser reconocida por los mexicanos como un organismo socialmente responsable,
que permanentemente aumenta el valor de sus activos y de los hidrocarburos de
la nacin, que es gil, transparente y con alto nivel de innovacin en su estrategia
y sus operaciones.
2.3 Misin
Maximizar el valor de los activos petroleros y los hidrocarburos de la nacin,
satisfaciendo la demanda nacional de productos petrolferos con la calidad
requerida, de manera segura, confiable, rentable y sustentable.
2.4 Objetivo
Mantener la infraestructura de las instalaciones as como asegurar el transporte de
personal, movimiento y maniobras y materiales de los activos y proyectos de las
regiones norte y sur, aplicando la normatividad vigente y respetando la legislacin
de la administracin publica federal, para maximizar la confiabilidad, disponibilidad
y rentabilidad de la planta productiva y coadyuvar al cumplimiento de los
programas operativos regionales, en armona con la comunidad y el medio
ambiente.
2.5 Valores Organizacionales
Honestidad. Trabajar con transparencia, decencia y decoro en el ejercicio

profesional.
Responsabilidad. Cumplir con los compromisos asumidos en tiempo, forma

y con calidad.
Disciplina. Observancia de los ordenamientos internos de la organizacin.
Lealtad. Constancia en el cumplimiento de las obligaciones contradas con

la empresa; serle fiel y no defraudarla.
Integridad. Comportamiento recto, honrado e intachable.
Respeto. Reconocer el derecho de los dems y del entorno.
2.6 Estructura Organizacional
Capitulo III Marco Conceptual

3.1 Manuales Administrativos
3.1.1 Concepto
Los manuales administrativos, son documentos que sirven como medios de
comunicacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica
la informacin de una organizacin. Constituyen un medio de comunicacin
escrita, que permite proporcionar diversos tipos de informacin, referente a una
organizacin,
lo
que
representa
un
valioso
instrumento
dentro
de
la
administracin, tanto para la gran empresa como para la micro, pequea y

mediana empresa.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada
y sistemtica la informacin de una organizacin.
Folleto, libro, carpeta, en los que de manera fcil de manejar se concentran en
forma sistemtica una serie de elementos administrativos para un fin concreto.
3.1.2 Objetivos
Presentar una visin en conjunto de la organizacin.
Ordenar y sistematizar la informacin de la empresa.
Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y

evolucin; su estructura orgnica; sus objetivos, polticas y procesos, entre
otros.
Auxiliar en la induccin y capacitacin del personal.
Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones.
Cubrir un requisito de certificacin ISO.
Servir como vehculo de informacin tanto al personal interno como externo

de la organizacin.
3.2.3 Importancia
Los manuales administrativos son instrumentos de vital importancia dentro de una
organizacin. Su elaboracin, aplicacin y manejo, permite presentar en forma
clara, ordenada y sistemtica, la visin general de la empresa y proporcionar
diversa informacin como datos histricos, estructuras, objetivos, polticas,
funciones, procedimientos, procesos, misma informacin que servir como apoyo
para el adecuado funcionamiento de la organizacin.
3.2.4 Clasificacin
POR SU NATURALEZA:
Micro administrativos: Son los manuales que corresponden a una sola
organizacin. Pueden referirse a ella en forma general o circunscribirse a
alguna de sus reas en forma especfica.
Macro administrativos: Son los documentos que contienen informacin de ms
de una organizacin.
Meso administrativos: Incluyen a una o ms organizaciones de un mismo
sector de actividad o ramo especfico. El trmino meso administrativo se usa
normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede emplearse en el
sector privado.
POR SU REA DE APLICACIN:
Recursos Humanos.
Produccin: Elemento de soporte que dirige y coordina procesos de
produccin en todas sus fases.
Mercadotecnia: Es un compendio de informacin especfica para apoyar la
funcin de ventas.
10
Finanzas: Manuales que respaldan el manejo y la distribucin de los recursos

econmicos en todos los niveles de una organizacin, en particular en las
reas responsables de su capacitacin, aplicacin, resguardo y control.
Sistemas: Instrumento de apoyo que permite el funcionamiento optimo de
sistemas
de
informacin,
administrativos,
informacin,
etc.,
de
una
organizacin.
POR SU CONTENIDO:
Manual de organizacin: Estos manuales contienen informacin detallada
referente
los
antecedentes,
legislacin,
atribuciones,
estructura,
organigrama, misin y funciones organizacionales. Cuando corresponde a un

rea especifica incluye la descripcin de puestos; de manera opcional, pueden
presentar el directorio de la organizacin.
Manual de procedimientos: Constituye un instrumento tcnico que incorpora
informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones
concatenadas entre si para realizar una funcin, actividad o tarea especfica
en una organizacin. Todo procedimiento incluye la administracin de tiempo
de ejecucin y el uso de recursos materiales y tecnolgicos, as como la
aplicacin de mtodos de trabajo y control para desarrollar las operaciones de
modo oportuno y eficiente.
Manual de polticas: Tambin denominada de normas, estos manuales
incluyen guas bsicas que sirven como marco de accin para realizar
acciones, disear sistemas e implantar estrategias en una organizacin.
Manual de puestos: Conocido tambin como manual individual o instructivo de
trabajo,
precisa
la
identificacin
las
relaciones,
funciones
responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin.

Manual de historia: Estos manuales son documentos que refiere la historia de
una organizacin, es decir su creacin, crecimiento, logros, evolucin,
situacin y composicin. Este tipo de conocimiento proporciona al personal
una visin de la organizacin y su cultura, lo que facilita su adaptacin y
11
ambientacin laboral. Adems, sirve como mecanismo de enlace y contacto

con otras organizaciones, autoridades, proveedores, clientes y usuarios.
Manual de bienvenida: En este tipo de manuales se describen las polticas de
la compaa, normas, prestaciones y otros temas relacionados.
Manual de contenido mltiple: Estos manuales concentran informacin relativa
a diferentes tpicos o aspectos de una organizacin. El objetivo de agruparla
en un solo documento obedecera bsicamente a las razones siguientes:
a) Que se consideren ms accesible ara su consulta.

b) Que resulte ms viable econmicamente.
c) Que tcnicamente se estime necesario integrar ms de un tipo de
informacin.
d) Que sea una instruccin especifica del nivel directivo.
POR SU MBITO:
Manuales generales: Son documentos que contienen informacin global de
una organizacin segn su estructura, funcionamiento y personal.
Manuales especficos: Estos manuales concentran informacin de un rea o
unidad administrativa en particular y en general, por convencin, incluye la
descripcin de puestos.
3.2 Manuales de Procedimientos

3.2.1 Concepto
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de
actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad
administrativa, o de dos ms de ellas.
El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participacin.
12
Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, mquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica
referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las
labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en
los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no
adecuadamente.
3.2.2 Objetivos
Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.
Auxilian en la induccin al puesto.
Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.
Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.
Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se

siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.
Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo

eficiente de la informacin.
Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.
Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.
Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,

omisiones
y desempeos
de
los
determinado procedimiento.
Son guas del trabajo a ejecutar.
13
empleados
involucrados
en
un
3.2.3 Importancia
En los manuales de procedimientos son consignados, metdicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las
funciones generales de la empresa. Adems, con los manuales puede hacerse un
seguimiento adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas
en orden lgico y en un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesin cronolgica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un
trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicacin.
Todo procedimiento implica, adems de las actividades y las tareas del personal,
la determinacin del tiempo de realizacin, el uso de recursos materiales,
tecnolgico y financiero, la aplicacin de mtodos de trabajo y de control para
lograr un eficiente y eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una
empresa.
3.2.4 Clasificacin
Manual de procedimiento general. Contiene informacin sobre los procedimientos
que se establecen para aplicarse en toda la organizacin o en mas de un sector
administrativo.
Por su contenido
Historia de la empresa
Organizacin de la empresa
Polticas de la empresa
Procedimientos de la empresa
Contenido mltiple
Manuales de puestos
14
Manual
de
procedimientos
especficos.
Contiene
informacin
sobre
los
procedimientos que siguen para realizar las operaciones internas en una unidad
administrativa con el propsito de cumplir sistemticamente con sus funciones y
objetivos.
Por funcin especifica:
Ventas
Compras
Finanzas
Personal
Crdito y cobranza
Otras funciones
Generales, que ocupen de dos o ms de estas reas.
3.2.5 Metodologa para la elaboracin de Manual de Procedimientos

I.
Identificacin
Este documento debe incorporar la siguiente informacin:
Logotipo de la organizacin.
Nombre oficial de la organizacin.
Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular

debe anotarse el nombre de la misma.
Lugar y fecha de elaboracin.
Nmero de revisin (en su caso).
Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.
Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en

segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la
forma y, por ltimo, el nmero de la forma. Entre las siglas y el nmero
debe colocarse un guin o diagonal.
15
II.
ndice o Contenido
Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del

documento.
III.
Prlogo y/o Introduccin
Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e

importancia de su revisin y actualizacin. Puede incluir un mensaje de la mxima
autoridad de las reas comprendidas en el manual.
IV.
Objetivos de los Procedimientos
Explicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y
evitar su alteracin arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores;
facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del
control interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si
el trabajo se est realizando adecuadamente; reducir los costos al aumentar la
eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales.
V.
reas de aplicacin y/o alcance de los procedimientos
Esfera de accin que cubren los procedimientos.

Dentro de la administracin pblica federal los procedimientos han sido
clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en:
procedimientos macro administrativos y procedimientos meso administrativos o
sectoriales.
VI.
Responsables
Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en

cualquiera de sus fases
VII.
Polticas o Normas de Operacin

16
En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que

se determinan en forma explcita para facilitar la cobertura de responsabilidad de
las distintas instancias que participaban en los procedimientos.
Adems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las
situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los
procedimientos. A continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben
considerarse en su planteamiento:
Se definirn perfectamente las polticas y/o normas que circunscriben el marco

general de actuacin del personal, a efecto de que est no incurra en fallas.
Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean
comprendidos incluso por personas
no
familiarizadas con los aspectos
administrativos o con el procedimiento mismo.

Debern ser lo suficientemente explcitas para evitar la continua consulta a los
niveles jerrquicos superiores.
VIII.
Concepto (s)
Palabras o trminos de carcter tcnico que se emplean en el p rocedimiento, las

cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor
informacin o ampliacin de su significado, para hacer ms accesible al usuario la
consulta del manual.
IX.
Procedimiento (descripcin de las operaciones).
Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las

operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten,
cundo, cmo, dnde, con qu, y cunto tiempo se hacen, sealando los
responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es
general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad
administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin
17
detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto

responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para
simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en
una misma operacin.
X.
Formulario de Impresos.
Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan

dentro del mismo o se adjuntan como apndices. En la descripcin de las
operaciones que impliquen su uso, debe hacerse referencia especfica de stas,
empleando para ello nmeros indicadores que permitan asociarlas e n forma
concreta. Tambin se pueden adicionar instructivos para su llenado.
XI.
Diagramas de Flujo.
Representacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un

procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las
unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen
(procedimiento detallado), en cada operacin descrita. Adems, suelen hacer
mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. Los diagramas
representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin
clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. Para este efecto, es
aconsejable el empleo de smbolos y/o grficos simplificados.
XII.
Glosario de Trminos.
Lista de conceptos de carcter tcnico re lacionados con el contenido y tcnicas de

elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso
o
consulta.
Procedimiento
general
para
administrativos
18
la
elaboracin
de
manuales
3.3 Diagramas de Procesos o Flujo
3.3.1 Concepto
El diagrama de flujo es una representacin grfica de la secuencia de pasos que
se realizan para obtener un cierto resultado. Este puede ser un producto, un
servicio, o bien una combinacin de ambos.
Un diagrama de flujo es una representacin grfica de un p roceso. Cada paso del
proceso es representado por un smbolo diferente que contiene una breve
descripcin de la etapa de proceso. Los smbolos grficos del flujo del proceso
estn unidos entre s con flechas que indican la direccin de flujo del proceso.
El diagrama de flujo ofrece una descripcin visual de las actividades implicadas
en un proceso mostrando la relacin secuencial ente ellas, facilitando la rpida
comprensin de cada actividad y su relacin con las dems, el flujo de la
informacin y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles
repetitivos,
el
nmero
de
pasos
del
proceso,
las
operaciones
interdepartamentales.
3.3.2 Caractersticas
Lo siguiente es una serie de caractersticas que ayudan a comprender la

naturaleza de la herramienta.
Capacidad de comunicacin
Permite la puesta en comn de conocimientos individuales sobre un
proceso, y facilita la mejor comprensin global del mismo
Claridad
Proporciona informacin sobre los procesos de forma clara, ordenada y
concisa.
19
de
3.3.3 Funcin
En primer lugar, facilita la obtencin de una visin transparente del proceso,

mejorando su comprensin. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de
un proceso no es fcilmente discernible a priori. La diagramacin hace posible
aprehender ese conjunto e ir ms all, centrndose en aspectos especficos del
mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso as como las
que se dan con otros procesos y subprocesos.
Permiten definir los lmites de un proceso. A veces estos lmites no son tan
evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y
externos) involucrados.
El diagrama de flujo facilita la identificacin de los clientes, es ms sencillo
determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfaccin de sus
necesidades y expectativas, estimula el pensamiento analtico en el momento de
estudiar un proceso, haciendo ms factible generar alternativas tiles.
Proporciona un mtodo de comunicacin ms eficaz, al introducir un lenguaje
comn, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitacin de aquellas
personas que entrarn en contacto con la diagramacin.
Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las
actividades que componen el proceso; igualmente, constituye una excelente
referencia para establecer mecanismos de control y medicin de los procesos, as
como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
Facilita el estudio y aplicacin de acciones que redunden en la mejora de las
variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de
la eficacia y la eficiencia y constituyen el punto de comienzo indispensable para
acciones de mejora o reingeniera.
3.3.4 Simbologa
20
Smbolo
Nombre
Inicio o trmino
Actividad
Decisin
Documento
Archivo definitivo
Archivo temporal
Anotacin
Comunicacin remota
Conector
Conector de pgina
Direccin de flujo
21
Descripcin
Seala donde inicia o termina
un diagrama; adems se usa
para indicar un rgano
administrativo o puesto que
realiza la actividad.
Representa la ejecucin de
una o ms actividades de un
procedimiento.
Indica las posibles alternativas
dentro del flujo del
procedimiento.
Representa cualquier tipo de
documento que entre o salga
del procedimiento.
Indica que se guarda un
documento en forma
permanente.
Indica que se guarda un
documento en un periodo
establecido.
Se usa para comentarios
adicionales en una actividad y
se puede conectar a cualquier
smbolo del diagrama en el
lugar donde la anotacin sea
significativa.
Representa la transmisin de
informacin entre dos o ms
rganos administrativos, va
telefnica, telegrfica y de
radio entre otras.
Representa el enlace de
actividades con otras dentro
del procedimiento.
Representa el enlace de
actividades en hojas diferentes
del procedimiento.
Conecta smbolos, sealando
el orden en que lnea de unin
debe realizarse.
Capitulo IV Plan Estratgico

4.1 Descripcin de los Procedimientos
Descripcin del Procedimiento: Trmite de Solicitud de Permisos

Econmicos
Secuencia de Etapas
1. Solicitud de
Permiso
Econmico
2. Elaboracin de
oficio
3. Elaboracin de
oficio
4. Envo de
documento
5. Envo de forma
fsica del
documento
6. Recepcin de
documento
Actividad
El trabajador solicita el
permiso econmico de
los
das
correspondientes.
El jefe inmediato del
trabajador elabora un
oficio
dirigido
a
la
encargada de Recursos
Humanos de la Gerencia
solicitando dicho permiso.
La Encarga de Recursos
elabora un oficio dirigido
al rea de Recursos
Humanos de la Regin
Sur solicitando dicho
permiso.
Se enva el documento
por
el
sistema
de
Administracin
de
Correspondencia (SAC)
turnado en su rea
correspondiente.
Se enva de forma fsica
el documento solicitando
el permiso econmico al
Departamento
de
Recursos
Humanos
Regin Sur.
El
Departamento
de
Recursos
Humanos
22
Responsable
Trabajador
Jefe Inmediato del

Trabajador
Encargada de Recursos
Departamento de
Recursos Humanos
Regin Sur
Regin Sur recepciona el

documento
para
el
trmite correspondiente.
Diagrama del Procedimiento: Trmite de Solicitud de Permisos Econmicos
Trabajador
Encargada de
Jefe Inmediato del
Recursos
Trabajador
Humanos
Jefe de Depto. de
Recursos
Humanos Regin
Sur
INCIO
Solicitud de
Permiso
Econmico
Elaboracin
de Oficio
Elaboracin
de Oficio
Envo de
Documento
por SAC
Envo de
Documento en
forma fsica
Recepcin
de
Documento
FIN
23
Descripcin del Procedimiento: Trmite de Notificaciones al Personal

Programado para Examen Mdico
Secuencia de Etapas
1. Solicitud de
lista
2. Envo de lista
3. Programacin
de Personal
Actividad
Se solicita a la Subgerencia de
Administracin al Personal de
Villahermosa la lista de Personal a
programarse a examen mdico de
forma mensual.
La Subgerencia de Administracin
de Personal de Villahermosa enva
la lista recaudada con la
informacin del personal a
programarse al departamento de
Recursos Humanos de la Gerencia.
El departamento de Recursos
Humanos de la Gerencia programa
al personal de confianza y
sindicalizado para su revisin
mdica.
4. Verificacin de
situacin de
personal
Se verifica mediante el SAP que el

personal programado no vaya a
estar ausente en el periodo
solicitado.
5. Notificacin
del personal
programado
Se notifica a la Subgerencia de
Administracin de Personal de
Villahermosa la lista del personal
programado.
6. Envo de
notificaciones
7. Clasificacin
de hojas de
notificacin
La Subgerencia de Administracin
al Personal de Villahermosa enva
las notificaciones al departamento
de Recursos Humanos de la
Gerencia para cada trabajador.
El departamento de Recursos
Humanos de la Gerencia se
clasifica las hojas de notificacin
por rea:
Coordinacin Gestin
Recursos
Coordinacin de
24
Responsable
Encargada de
Recursos Humanos
de la Gerencia
Subgerencia de
Administracin al
Personal de
Villahermosa
Subgerencia de
Administracin al
Personal de
Villahermosa
Seguimiento de la Ejecucin
de los Servicios
Coordinacin de Integracin
y Programacin de los
Servicios.
Unidad de Servicios de
Proteccin Integral y
Vigilancia
Mantenimiento y Logstica
rea Villahermosa
8. Elaboracin de
Memorndum
Se elabora un memorndum para

enviar las hojas de notificacin a
cada rea.
9. Carga al SAC
Se carga al SAC turnado al rea

correspondiente.
10. Envo de
Memorndum
Se de forma fsica el memorndum

con las hojas de notificacin que
deben
entregarse
a
cada
trabajador.
11. Envo de
acuses
Las
reas
respectivamente
enviarn
los
acuses
al
departamento
de
Recursos
25
reas Correspondientes
Diagrama de Procedimientos: Trmite de Notificaciones al Personal

Programado para Examen Mdico
Subgerente de
Administracin de
Personal de Villahermosa
INCIO
Solicitud de
Lista
Envo de
Lista
Programacin
de Personal
Verificacin de
Situacin de
Personal
Programado
Envo de
Notificaciones
Notificacin
de Personal
Programado
Clasificacin de
hojas de
notificacin
Elaboracin de
Memoramdums
Envo de
Documento al SAC
Envo de
Memoramdums
Recepcin de
Acuses
FIN
26
Devolucin de
Acuses
Descripcin del Procedimiento: Recepcin, Clasificacin y Entrega de

Tirillas.
Secuencia de Etapas
1. Envo de Tirillas
2. Clasificacin de
Tirillas
Actividad
El mdulo de Atencin enva
las tirillas de Pago de todo el
Personal de la Gerencia de
Mantenimiento y Logstica que
se encuentra en el CTA al
departamento de Recursos
Humanos.
Se clasifican las Tirillas por
Coordinaciones y Unidades:
Coordinacin Gestin
Recursos
Coordinacin de
Seguimiento de la
Ejecucin de los
Servicios
Coordinacin de
Integracin y
Programacin de los
Servicios.
Proteccin Integral y
Vigilancia
Mantenimiento
y
Logstica
rea
Villahermosa
Responsable
Mdulo de Atencin
3. Elaboracin de
memorndum
Se
elaborarn
los
memorndums para entregar
las
tirillas
a
cada
departamento.
4. Carga al SAC
Se carga al SAC los

memorndums dirigidos a
cada rea.
5. Envo de
memorndum
Se envan de forma fsica

junto con las tirillas para su
entrega a cada trabajador.
27
6. Devolucin de
Acuses
7. Integracin y
envo de acuses
8. Recepcin de
acuses
Cada
rea
devuelve
al
departamento de Recursos
Humanos de la Gerencia los
acuses correspondientes.
Se integran los acuses de las

tirillas y se envan al Mdulo
de Atencin
El Mdulo de Atencin recibe

los acuses ya integrados.
Mdulo de Atencin
Diagrama del Procedimiento: Recepcin, Clasificacin y Entrega de Tirillas.

Mdulo de Atencin
INCIO
Envo de
Tirillas
Clasificacin
de Tirillas
Elaboracin de
Memorndums
Envo de
Documento
por SAC
Envo de
Memorndums
Recepcin de
Acuses
Integracin y
envo de Acuses
FIN
28
Devolucin de
Acuses
Descripcin del Procedimiento: Trmite de Pase de Salida con Descuento

para el Personal
Secuencia de Etapas
1. Envo de Pases
de Salida
2. Elaboracin del
Documento
3. Carga al SAC
4. Envo de
Documento
5. Recepcin de
Documento
Actividad
La
Superintendencia
de
Servicios Generales de la
Regin Sur enva los pases de
salida del personal que labora
en el Centro Administrativo
esto correspondiente a un
periodo para tramitar el
documento al departamento
de Recursos Humanos de la
Gerencia.
Se elabora el documento con
los pases de salida del
personal de la Gerencia
dirigido al rea de Nomina y
Prestaciones Regin Sur.
Se carga al SAC los
memorndums dirigidos al
rea correspondientes.
Se envan de forma fsica al
rea
de
Nmina
y
Prestaciones de la Regin
Sur.
Se recibe el documento para

su trmite correspondiente.
29
Responsable
Superintendencia de
Servicios Generales
Regin Sur
rea de Nmina y
Prestaciones
Descripcin del Procedimiento: Trmite de Pase de Salida con Descuento

para el Personal
Superintendencia de
Servicios Generales
Regin Sur
rea de Nmina y
Prestaciones
INCIO
Envo de
Pases de
Salida
Elaboracin
de Oficio
Envo de
Documento
por SAC
Envo de
Documento
de forma
fsica
Recepcin de
Documento
FIN
30
Procedimiento: Trmite y Gestin de Vacaciones para el Personal de

Confianza
Secuencia de Etapas
1. Solicitud de
Programa
Vacacional
2. Envo de
Programa
Vacacional
3. Elaboracin de
oficio
4. Firma y recibo de
Informe
5. Envo el
Documento por
SAC
6. Envo de forma
fsica del
Documento
Actividad
La
encargada
de
Recursos Humanos de la
Gerencia
solicita
mediante
correo
electrnico a los jefes de
rea
el
programa
vacacional del personal a
su cargo de
forma
mensual.
Los Jefes de rea envan
el programa vacacional
de su personal a la
encargada de Recursos
Humanos de la Gerencia.
3.
Se elabora el oficio
con
el
programa
vacacional del personal
de la Gerencia dirigido al
Jefe de Departamento de
Recursos Humanos de
Villahermosa.
4.
Se pasa a firma del
Gerente
de
Mantenimiento
y
Logstica Regin sur de
dicho documento y recibe
el informe.
5.
Se
documento
por
turnado
al
correspondiente.
enva
SAC
rea
6.
Se enva de forma
fsica el documento al
departamento
de
Recursos Humanos de
Villahermosa.
31
Responsable
Jefes de rea
Gerente de
Mantenimiento y
Logstica
7. Recepcin de
Documento
Dicho
departamento
recibe el documento para
su
trmite
correspondiente.
Departamento de
Recursos Humanos
Villahermosa
Procedimiento: Trmite y Gestin de Vacaciones para el Personal de

Confianza
Encargada de
Recursos
Gerente de
Jefe de rea
Mantenimiento y
Humanos
Logstica
Departamento. de
Recursos
Humanos
Villahermosa
INCIO
Solicitud de
Programa
Vacacional
Envo de
Programa
Vacacional
Elaboracin
de Oficio
Firma y recibo
de Informe
Envo de
Documento al
SAC
Recepcin
de
Documento
Envo de
forma fsica del
Documento
FIN
32
Recomendaciones
Al concluir con el rediseo de los procedimientos del departamento de Recursos
Humanos de la Coordinacin de Gestin de Recursos de la SML Regin Sur. Se
recomienda a la institucin para su mejor funcionamiento los siguientes puntos:
Cuando se modifique la estructura del organigrama y esto implique

modificar al responsable del procedimiento, se debe realizar en ese
momento el cambio en el manual de organizacin para que este se
actualice.
Cuando se realice alguna modificacin a los procedimientos se debe de dar

aviso de inmediato sobre este cambio mediante un memorndum, y
tambin a la persona responsable que tenga a su cargo el documento.
Cuando la unidad administrativa requiera alguna modificacin para el

manual, debe presentar una propuesta al responsable de la elaboracin del
manual, el cual se encargara de que dicha propuesta este planteada de
manera correcta y no contradiga las polticas de la institucin o que
determine efectos negativos en otras reas administrativas.
Se recomienda registrar los cambios que se realicen al manual, aun cuando

las modificaciones sean significativas, archivando de manera independiente
por un determinado tiempo, en caso de que surja algn inconveniente.
Se debe de explicar las razones que justifiquen los cambios realizados al

manual de organizacin.
Por ello se recomienda actualizar dichos manuales en periodos no muy

largos o dependiendo de la necesidad de cambio que se genere en la
organizacin.
Ya que medida que pase el tiempo se crean nuevos
departamentos y por ende sus actividades correspondientes.
33
Conclusin
El presente documento se realiz con el propsito de determinar los
procedimientos de las actividades que se realizan en el departamento de
Recursos Humanos de la Gerencia de Mantenimiento y Logstica Regin Sur, con
el fin de uniformar los sistemas y mtodos que se ejecutan en la empresa evitando
la repeticin de actividades para que interfieran en el buen funcionamiento y
desarrollo de las mismas.
En esta parte final del trabajo podemos concluir con muchas observaciones que se
dieron a lo largo de la recopilacin y anlisis como de los resultados de la
informacin.
Se descubri que no exista la divisin del trabajo ni la delegacin de
responsabilidades en el rea de Recursos Humanos, debido a que no se contaba
con un manual con la informacin clara y precisa que mostrar las actividades que
se efectan en dicha rea con sus respectivos procedimientos, as como tambin
las requisiciones que estos conllevan.
Debido a esta problemtica se redisearon los procedimientos del departamento
de Recursos Humanos, detallando as mismo cada una de las tareas que se
realizan en dicho departamento, ayudando as a que el personal se involucre con
las actividades que se realizan en este departamento y tambin que se cuenta
con una herramienta de apoyo que ayude a despejar dudas al efectuar dichos
procesos.
34
Bibliografa
Gmez Ceja Guillermo. Sistemas Administrativos, anlisis y diseo, Mxico,

McGraw-Hill, 2000.
Franklin Fincowsky Enrique Benjamn. Organizacin de empresas, Mxico,
McGraw-hill, 2004.
http://unidades.ifodes.edu.mx/portal/Transparencia/1/PDF/GuIaMOrganizaci
on.pdf
http://www.fundibeq.org/opencms/export/sites/default/PWF/downloads/galler
y/methodology/tools/diagrama_de_flujo.pdf
35

Proyecto Residencia Mejorar La Gestion en El Area de Recursos Humanos de La Empresa

Hochgeladen von

Dokumentinformationen

Copyright

Verfügbare Formate

Dieses Dokument teilen

Dokument teilen oder einbetten

Freigabeoptionen

Stufen Sie dieses Dokument als nützlich ein?

Sind diese Inhalte unangemessen?

Copyright:

Verfügbare Formate

Proyecto Residencia Mejorar La Gestion en El Area de Recursos Humanos de La Empresa

Hochgeladen von

Copyright:

Verfügbare Formate

Tabla de Contenido

Captulo I Aspectos Generales de la Residencia .................................................................. 2

3.3.1 Concepto ...............................................................................................................19

Captulo I Aspectos Generales de la Residencia

profesionista, mantenimiento de la estructura, bases de datos con informacin

1.2 Objetivo general

administrativas que integran la Gerencia de Mantenimiento y Logstica Regin Sur.

1.2.1 Objetivos Especficos

1.3 Alcances y limitaciones

1.3.1 Caractersticas del rea de aplicacin

Produccin Regin Sur, la cual depende de la Direccin General de PEMEX

Capitulo II Aspectos Generales de la Empresa

1942: PEMEX y el Sindicato de Trabajadores Petroleros de la Repblica Mexicana

1971: El pescador campechano Rudecindo Cantarell informa a PEMEX la

1972: Se descubre en el sureste del pas la regin petrolfera denominada

2.5 Valores Organizacionales

Honestidad. Trabajar con transparencia, decencia y decoro en el ejercicio

Responsabilidad. Cumplir con los compromisos asumidos en tiempo, forma

Disciplina. Observancia de los ordenamientos internos de la organizacin.

Lealtad. Constancia en el cumplimiento de las obligaciones contradas con

Integridad. Comportamiento recto, honrado e intachable.

Respeto. Reconocer el derecho de los dems y del entorno.

2.6 Estructura Organizacional

Capitulo III Marco Conceptual

administracin, tanto para la gran empresa como para la micro, pequea y

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de

Presentar una visin en conjunto de la organizacin.

Ordenar y sistematizar la informacin de la empresa.

Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y

Auxiliar en la induccin y capacitacin del personal.

Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones.

Cubrir un requisito de certificacin ISO.

Servir como vehculo de informacin tanto al personal interno como externo

Finanzas: Manuales que respaldan el manejo y la distribucin de los recursos

organigrama, misin y funciones organizacionales. Cuando corresponde a un

responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin.

ambientacin laboral. Adems, sirve como mecanismo de enlace y contacto

a) Que se consideren ms accesible ara su consulta.

3.2 Manuales de Procedimientos

Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o

Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.

Auxilian en la induccin al puesto.

Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.

Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.

Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se

Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo

Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.

Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.

Se establecen como referencia documental para precisar las fallas,

Son guas del trabajo a ejecutar.

Generales, que ocupen de dos o ms de estas reas.

3.2.5 Metodologa para la elaboracin de Manual de Procedimientos

Este documento debe incorporar la siguiente informacin:

Nombre oficial de la organizacin.

Denominacin y extensin. De corresponder a una unidad en particular

Lugar y fecha de elaboracin.

Nmero de revisin (en su caso).

Unidades responsables de su elaboracin, revisin y/o autorizacin.

Clave de la forma. En primer trmino, las siglas de la organizacin, en

Relacin de los captulos y pginas correspondientes que forman parte del

Prlogo y/o Introduccin

Exposicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e

Objetivos de los Procedimientos