Manual de Usuario - Control de Gastos PDF

Tecnologa de Informacin
_____________________________________________________________________________
MANUAL DE USUARIO
SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
Contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Introduccin ........................................................................................................... 3
1.1
Propsito ........................................................................................................ 3
1.2
Alcance........................................................................................................... 3
Procesos................................................................................................................ 3
2.1
Registro de informe de gastos ........................................................................ 3
2.2
Conformidad de la informacin del informe de gastos ................................... 3
2.3
Validacin de la informacin y detalle del informe de gastos .......................... 4
2.4
Generar pago relacionado al informe de gastos ............................................. 4
Funcionalidad ........................................................................................................ 4
3.1
Ingreso al sistema........................................................................................... 4
3.2
Pantalla de men y sub men ........................................................................ 4
Control de Gastos .................................................................................................. 5

4.1
Registrar Informe de Gastos ........................................................................... 5
4.2
Aprobar Informe de Gastos............................................................................. 9
4.3
Contabilizar Informe de Gastos..................................................................... 12
4.4
Liquidar Informe de Gastos........................................................................... 15
Administracin ..................................................................................................... 17
5.1
Configuracin de Correos Electrnicos ......................................................... 17
5.2
Mantenimiento de Personal .......................................................................... 19
5.3
Mantenimiento Cuenta Contable................................................................... 20
Consultas............................................................................................................. 22
6.1
Consultar Control Gastos.............................................................................. 22
6.2
Detalle Gastos .............................................................................................. 23
6.3
Gastos Totales ............................................................................................. 25
Confidencial
MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin
Pgina 2
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
1. Introduccin
El presente documento tcnico permitir informar al usuario respecto a la usabilidad
y funcionalidad del sistema de gastos, se explica de una forma prctica y entendible
cada pantalla y cada opcin, asimismo, de los procesos involucrados.
1.1 Propsito
Brindar al usuario la informacin tcnica para el buen uso y entendimiento

de los mdulos del sistema de gastos.
1.2 Alcance
Explicar el flujo de los procesos involucrados.
Instruir en el uso de la aplicacin.
2. Procesos
2.1 Registro de informe de gastos

El usuario registra la informacin del informe de gastos relacionando a su tipo de
documento y en caso que la descripcin del gasto sea una atencin al cliente,
alojamiento viaje pas o extranjero, tendr que ingresar su detalle.
2.2 Conformidad de la informacin del informe de gastos

El jefe de unidad ser el encargado de dar la conformidad y autorizacin al informe
de gasto.
Confidencial
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2.3 Validacin de la informacin y detalle del informe de gastos

El usuario de contabilidad realizar la validacin del informe de gastos, verificar que
la informacin de los comprobantes de pago est correctamente ingresado,
asimismo, el detalle relacionado a cada gasto. Tambin, tendr la opcin de generar
el archivo CSV para migrar a EXACTUS.
2.4 Generar pago relacionado al informe de gastos

Para finalizar el usuario de tesorera realizar el pago en base al informe de gastos.
3. Funcionalidad
3.1 Ingreso al sistema
Para acceder al sistema es necesario contar con un usuario y contrasea que se lo
brindar MONTANA, con dichas credenciales (usuario y clave) Ud. podr ingresar al
sistema y empezar a usarlo.
Para ingresar al sistema deber dirigirse al siguiente link:
https://zonasegura.montana.com.pe/scg
3.2 Pantalla de men y sub men

Luego de la autenticacin de usuario el sistema mostrar los mens y submens las
cuales quieres seleccionar.
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4. Control de Gastos
4.1 Registrar Informe de Gastos
4.1.1 Listado de Informe de Gastos

Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin se puede ingresar o no los criterios de

bsqueda, luego, hacer click en el botn buscar para que el sistema
muestre el listado de informes de gastos.
Acceso: Control de Gastos / Registrar

Botones:
1. Nuevo Registro: Mostrar el formulario para el registro de un nuevo
informe de gastos.
2. Exportar a Excel: Permite exportar en un archivo Excel el resultado de
la bsqueda realizada.
3. Seleccionar Usuario: Mostrar el buscador del personal existente, el
cual permite seleccionar al usuario relacionado a los gastos.
4. Seleccionar Centro de Costo: Mostrar el buscador de los centros de
costos existentes.
5. Buscar: Permite realizar la bsqueda de gastos segn los criterios
ingresados.
Confidencial
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Fecha : 20/06/2014
En el listado se mostrar las siguientes columnas:
Estado: Estado relacionado al informe de gasto.

Opcin: Permite editar, anular o exportar a PDF el informe de gasto.
Nmero: Identificador del informe de gastos.
Usuario: Usuario que registr el informe de gastos.
Zona: Lugar asignado al usuario.
Periodo: Rango de fecha de las actividades relacionadas al informe de
gastos.
Vehculo: Vehculo asignado al usuario.
Fecha Presentacin: Fecha en que se registr el informe de gastos.
Centro de Costo: Centro de costo relacionado al usuario.
Total Efectivo: Total en efectivo del informe de gastos.
Total Crdito: Total en crdito del informe de gastos.
Moneda: Nombre de la moneda del informe de gastos.
Estado: Estado relacionado al informe de gastos.
Adems, muestra la sumatoria total en efectivo y crdito por el tipo de moneda.
Confidencial
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4.1.2 Registro de Informe de Gastos

Funcionalidad:
Registrar como borrador o en su totalidad un informe de gasto

relacionados a los diferentes tipos de documentos.
Ingresar el detalle de gastos de atencin relacionado a la descripcin de

gasto Atencin al cliente; el tem del detalle esta enlazado al ndice del
tem del gasto.
Ingresar el detalle del gasto de hospedaje relacionado a la descripcin

de gasto Alojamiento exterior o Alojamiento viaje pas, que son el rango
de la fecha de hospedaje; el tem del detalle esta enlazado al ndice del
tem del gasto.
Acceso: Hacer click en el botn Nuevo del listado de informes.
Botones:
1. Grabar Borrador: Permite guardar el detalle del informe como borrador,
estos datos pueden ser editados en cualquier momento.
2. Grabar Informe: Permite guardar el detalle del informe, dicho informe ya
ser visible para el autorizador.
3. Seguimiento de Estado de Informe: Mostrar en una nueva ventana el
seguimiento de los estados del informe de gastos.
4. Volver: Cerrar la ventana actual y mostrar el listado de informes de
gastos registrados, tener en cuenta que si no da click en ninguna de las
opciones de guardado, el detalle del informe se eliminar.
5. Seleccionar Usuario: Mostrar el buscador de personales existentes
para seleccionar al usuario quien registr el informe de gastos.
costos existentes para seleccionar alguno y relacionarlo al informe de
gastos.
7. Actualizar Detalle Comprobante: Permite actualizar la informacin del
detalle de los comprobantes relacionadas al informe de gastos.
8. Agregar Fila: Permite agregar un nuevo comprobante de pago al informe
de gastos.
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Fecha : 20/06/2014
4.1.3 Exportar Informacin del Informe de Gastos

Funcionalidad:
Exportar en un archivo Excel el resultado de la bsqueda realizada en el

listado de informes.
Acceso: Hacer click en el botn Exportar a Excel del listado de informes.
El archivo Excel tendr las siguientes columnas:
Nmero: Nmero de informe.

Nombre: Nombre del usuario al que estar relacionado el informe.
Zona: Zona que estar relacionada al informe.
Automvil: Nmero de la placa del automvil asignado al usuario.
Fecha de Presentacin: Fecha de registro del informe de gasto.
Centro de Costo: Cdigo del centro de costo relacionado al usuario.
Nombre Centro de Costo: Nombre del centro de costo.
Moneda: Nombre de la moneda al que est relacionada al informe de gastos.
Total Efectivo: Total en efectivo del informe.
Total Crdito: Total en crdito del informe.
Total: Saldo total del informe, el cual es total efectivo ms el total crdito.
Adelanto: Saldo entregado como adelanto ingresado en el informe.
Confidencial
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Fecha : 20/06/2014
Saldo a Devolver: Saldo a devolver de la diferencia del adelanto menos el

total del informe.
Saldo a Recibir: Saldo a recibir de la diferencia del total del informe menos
el saldo a devolver.
Estado: Estado actual del informe de gasto.
4.2 Aprobar Informe de Gastos

Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin se puede ingresar o no los criterios de bsqueda,
luego hacer click en el botn buscar para que el sistema muestre el listado de
informes de gastos.
Acceso: Control de Gastos / Aprobar
Botones:
1. Seleccionar Usuario: Mostrar el buscador de personales existentes, el
costos existentes.
ingresados.

gastos.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014

4.2.2 Visualizar la Informacin del Informe de Gastos

Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin se puede ingresar la informacin del informe de
gastos, los comprobantes de pagos relacionados al gasto, los detalles de los
gastos de atencin al cliente y los detalles de los gastos de hospedaje.
Acceso: Hacer click en el botn opcin Editar relacionado al registro del listado.
Botones:
1. Comentarios/Observaciones: Mostrar una nueva ventana para
ingresar los comentarios del seguimiento del informe.
2. Autorizar: Autorizar el informe de gastos.
3. No Autorizar: No autorizar el informe de gastos.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014

gastos registrados.
gastos.
9. Mostrar Detalle Comprobante: Permite modificar la informacin del
detalle del comprobante.
de gastos.

Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin, el sistema mostrar en un archivo PDF el informe de
gastos.
Acceso: Hacer click en el botn opcin Exportar PDF relacionado al registro
del listado.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
4.3 Contabilizar Informe de Gastos

Funcionalidad:
luego hacer click en el botn buscar (3) para que el sistema muestre el listado
de informes de gastos.
Acceso: Control de Gastos / Contabilizar
Botones:
costos existentes.
ingresados.

gastos.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014

Funcionalidad:
Botones:
2. Migrar Exactus: Permite generar el archivo CSV para la migracin al
sistema Exactus.
4. No Contabilizar: No contabilizar el informe de gastos.
5. Contabilizar: Contabilizar el informe de gastos.
gastos registrados.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014

gastos.
10. Mostrar Detalle Comprobante: Permite modificar la informacin del
de gastos.

Funcionalidad:
gastos.
del listado.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
4.4 Liquidar Informe de Gastos

Funcionalidad:
de informes de gastos.
Acceso: Control de Gastos / Liquidar
Botones:
costos existentes.
ingresados.

gastos.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014

Funcionalidad:
Botones:
2. Pagar: Permite realizar el pago del informe de gastos en el sistema.
gastos registrados.
5. Actualizar Detalle Comprobante: Permite mostrar la informacin del
6. Mostrar Detalle Comprobante: Permite mostrar la informacin del
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014

Funcionalidad:
gastos.
del listado.
5. Administracin
5.1 Configuracin de Correos Electrnicos
5.1.1 Listado de Configuracin de Correos Electrnicos

Funcionalidad:
El sistema mostrar el listado de correos electrnicos registrados con las
siguientes columnas:
Opcin: Permite visualizar la informacin del correo electrnico.

Detalle del Correo: Nombre asignado al correo electrnico.
Asunto del Correo: Asunto que corresponder al correo.
Acceso: Administracin / Configuracin de Correos Electrnicos
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
5.1.2 Visualizar la informacin del correo electrnico

Funcionalidad:
El usuario podr ingresar o modificar la informacin del correo electrnico
seleccionado.
Acceso: Hacer click en el botn opcin relacionado al registro del listado.
Botones:
1. Aceptar: Permite guardar las modificaciones realizadas del personal
seleccionado.
2. Cancelar: Permite volver al listado de correos electrnicos.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
5.2 Mantenimiento de Personal

5.2.1 Buscador de Personales
Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin se puede ingresar o no un criterio de bsqueda, luego
hacer click en el botn buscar para que el sistema muestre el listado de
personales registrados.
Acceso: Administracin / Mantenimiento de Personal
Botones:
1. Buscar: Permite realizar la bsqueda de personales segn el criterio
ingresado.
Opcin: Permite visualizar la informacin del personal en una ventana

emergente.
Cdigo: Cdigo propio del personal.
Nombre: Nombre completo del personal.
Centro Costo: Centro de costo relacionado al personal.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
5.2.2 Visualizar la informacin del personal

Funcionalidad:
El usuario ingresar o modificar la informacin del personal que ha
seleccionado.
Botones:
1. Grabar: Permite guardar las modificaciones realizadas del personal
seleccionado.
2. Cancelar: Permite volver al listado de personales.
3. Asignar Jefe de Unidad: Mostrar el buscador de personales existente,
el cual permite asignar a un jefe de unidad, el cual autorizar los gastos
de dicho personal.
4. Asignar Jefe de Unidad Reemplazo: Mostrar el buscador de
personales existente, el cual permite asignar a un jefe de remplazo, el
cual puede reemplazar al jefe de unidad.
5. Asignar Asistente: Mostrar el buscador de personales existente, el
cual permite asignar un asistente al personal seleccionado.
5.3 Mantenimiento Cuenta Contable

5.3.1 Buscador de Cuentas Contables
Acceso: Administracin / Mantenimiento de Cuenta Contable
Botones:
1. Buscar: Permite realizar la bsqueda de cuentas contables segn el
criterio ingresado.
Confidencial
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Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin se puede ingresar o no un criterio de bsqueda, luego
hacer click en el botn buscar (1) para que el sistema muestre el listado de
cuentas contables registrados.
Opcin: Permite visualizar la informacin de la cuenta contable

seleccionada.
Descripcin: Descripcin asignada a la cuenta contable.
Cdigo: Cdigo definido a la cuenta contable.
Descripcin Corta: Descripcin corta asignada a la cuenta contable.
Estado: Estado de inactividad de la cuenta contable.
Confidencial
Pgina 21
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
5.3.2 Visualizar la informacin de la cuenta contable

Funcionalidad:
El usuario ingresar o modificar la informacin de la cuenta contable que ha
seleccionado.
Botones:
1. Grabar: Permite guardar las modificaciones realizadas a la cuenta
contable.
2. Cancelar: Permite volver al listado de cuentas contables.
6. Consultas
6.1 Consultar Control Gastos
6.1.1 Listado del Control de Gastos

Funcionalidad:
de gastos registrados.
Acceso: Consultas / Consultar Control Gastos
Botones:
costos existentes.
ingresados.
Confidencial
Pgina 22
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
Nmero: Identificador del gasto registrado.

Nombre: Nombre del usuario relacionado al gasto.
Unidad de Negocio Centro Costo: Unidad de negocio y su centro de costo.
Concepto Gasto: Concepto relacionado al gasto.
Moneda: Tipo de moneda relacionada al gasto.
Total Efectivo: Total en efectivo del gasto registrado.
Total Crdito: Total en crdito del gasto registrado.
Total Monto: Total del monto del gasto registrado.
6.2 Detalle Gastos
6.2.1 Listado del Detalle de Gastos

Funcionalidad:
de gastos registrados.
Confidencial
Pgina 23
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
Acceso: Consultas / Detalle de Gastos

Botones:
costos existentes.
2. Seleccionar Colaborador: Mostrar el buscador de los colaboradores
del centro de costo antes seleccionado.
3. Seleccionar Concepto: Mostrar el buscador de los conceptos del
centro de costo seleccionado o colaborador.
4. Estado: Estado de los gastos registrados, con las siguientes opciones:
Todos
Registrado
Autorizado
No Autorizado
Contabilizado
No Contabilizado
Pagado
Anulado
ingresados.
Nmero: Identificador del gasto registrado.

Nombre: Nombre del usuario relacionado al gasto.
Unidad de Negocio Centro Costo: Unidad de negocio y su centro de costo.
Cdigo de Centro de Costo: Cdigo relacionado al centro de costo.
Moneda: Tipo de moneda relacionada al gasto.
Total Efectivo: Total en efectivo del gasto registrado.
Total Crdito: Total en crdito del gasto registrado.
Total Monto: Total del monto del gasto registrado.
Confidencial
Pgina 24
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
6.3 Gastos Totales

6.3.1 Listado de Gastos por Concepto
Funcionalidad:
Al ingresar a dicha opcin se puede seleccionar el estado de los gastos
registrados, luego el sistema mostrar los centros de costos relacionado a sus
conceptos.
Acceso: Consultas / Gastos por Concepto
Filtro:
1. Estado: Estado de los gastos registrados, con las siguientes opciones:
Todos
Registrado
Autorizado
No Autorizado
Contabilizado
No Contabilizado
Pagado
Anulado
Confidencial
Pgina 25
Versin: 1.0
Fecha : 20/06/2014
El sistema mostrar en un rbol los centros de costos, y la relacin de usuarios

junto a los conceptos que tiene registrado.
Confidencial
Pgina 26

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Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

Registro de informe de gastos ........................................................................ 3

Conformidad de la informacin del informe de gastos ................................... 3

Validacin de la informacin y detalle del informe de gastos .......................... 4

Generar pago relacionado al informe de gastos ............................................. 4

Pantalla de men y sub men ........................................................................ 4

Control de Gastos .................................................................................................. 5

Registrar Informe de Gastos ........................................................................... 5

Aprobar Informe de Gastos............................................................................. 9

Contabilizar Informe de Gastos..................................................................... 12

Liquidar Informe de Gastos........................................................................... 15

Configuracin de Correos Electrnicos ......................................................... 17

Mantenimiento de Personal .......................................................................... 19

Mantenimiento Cuenta Contable................................................................... 20

Consultar Control Gastos.............................................................................. 22

Detalle Gastos .............................................................................................. 23

Gastos Totales ............................................................................................. 25

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

Brindar al usuario la informacin tcnica para el buen uso y entendimiento

Explicar el flujo de los procesos involucrados.

Instruir en el uso de la aplicacin.

2.1 Registro de informe de gastos

2.2 Conformidad de la informacin del informe de gastos

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

2.3 Validacin de la informacin y detalle del informe de gastos

2.4 Generar pago relacionado al informe de gastos

3.2 Pantalla de men y sub men

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

4.1.1 Listado de Informe de Gastos

Al ingresar a dicha opcin se puede ingresar o no los criterios de

Acceso: Control de Gastos / Registrar

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

En el listado se mostrar las siguientes columnas:

Estado: Estado relacionado al informe de gasto.

Adems, muestra la sumatoria total en efectivo y crdito por el tipo de moneda.

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

4.1.2 Registro de Informe de Gastos

Registrar como borrador o en su totalidad un informe de gasto

Ingresar el detalle de gastos de atencin relacionado a la descripcin de

Ingresar el detalle del gasto de hospedaje relacionado a la descripcin

Acceso: Hacer click en el botn Nuevo del listado de informes.

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

4.1.3 Exportar Informacin del Informe de Gastos

Exportar en un archivo Excel el resultado de la bsqueda realizada en el

Acceso: Hacer click en el botn Exportar a Excel del listado de informes.

El archivo Excel tendr las siguientes columnas:

Nmero: Nmero de informe.

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin

SISTEMA DE CONTROL DE GASTOS

Saldo a Devolver: Saldo a devolver de la diferencia del adelanto menos el

4.2 Aprobar Informe de Gastos

4.2.1 Listado de Informe de Gastos

En el listado se mostrar las siguientes columnas:

Estado: Estado relacionado al informe de gasto.

MONTANA S.A. Tecnologa de Informacin