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VICERRECTORADO ACADMICO
DIRECCIN GENERAL DE LOS ESTUDIOS DE POSTGRADO
REA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y DE GESTIN
POSTGRADO EN GERENCIA DE PROYECTOS
CTEDRA: CONTRATACIONES PARA PROYECTOS
ANLISIS PRCTICO DE
CONTRATACIN:
Sistema de Gestin Medioambiental
(SGMA).
Facilitador:
Morales de Moros Andreina
Elaborado por:
Noguera Nancy
Ros Tatiana
Salazar Felixa
Zambrano Diego
CONTENIDO
Pg.
1
15
2.1
15
2.2
Planificar la contratacin.
17
2.3
19
2.4
Seleccin de vendedores.
19
2.5
21
2.6
22
Recomendaciones al caso.
24
Bibliografa
25
internos necesarios
para
el
desarrollo
calidad) teme que la integracin suponga una complicacin mayor, al tener que
revisar algunos procedimientos de calidad recientemente implantados. Por ello,
prefiere sistemas independientes. Por otro lado, el Director de Produccin (y
representante de medio ambiente) considera que es importantsimo integrar desde
el principio ambos sistemas, pues aunque suponga un esfuerzo inicial mayor, a
medio plazo redundar en mayores beneficios (simplificacin de documentacin,
evitar duplicidades, mayor facilidad a la hora de integrar otros sistemas, etc.)
Finalmente, se decide que los coordinadores medioambientales consulten y estudien
algunos casos de empresas, a poder ser del mismo sector, que hayan implantado el
SGMA.
Con tal motivo, acudieron a una sesin de benchmarking convocada por una
asociacin empresarial del sector lcteo, en la que dos empresas con sistema ya
certificado exponan las caractersticas de sus sistemas de gestin medioambiental,
el grado de integracin que haban adoptado en relacin con el sistema de calidad y
los problemas que haban encontrado durante la fase de implantacin, para consultar
cual era la mejor va de integracin en su caso.
Los Responsable de gestin medioambiental de ambas empresas (con los dos
sistemas integrados) coincidieron en que aunque la definicin de la documentacin
del sistema fue ms compleja, el sistema final es ms coherente y su implantacin
fue relativamente fcil, evitando as problemas de duplicidades y contradicciones que
pudieran retrasar el proceso de implantacin y la consecuente certificacin. Por otro
lado, el asesor externo comparti sus experiencias contradictorias en otras empresas
con sistemas de calidad segn el modelo ISO que abordaron la implantacin de un
sistema de gestin medioambiental. Con esta informacin, en Lcteos Otero
decidieron adoptar un sistema de referencias cruzadas, lo que supone la elaboracin
independiente de la documentacin general de referencia del SGMA y la integracin
de ambos sistemas a nivel de procedimientos operativos e instrucciones tcnicas,
con registros comunes e independientes.
3. Comunicacin interna.
4. Comunicacin externa y declaracin medioambiental.
5. Control operacional.
6. Respuesta
emergencias
medioambientales
investigacin
de
incidentes/accidentes.
7. Revisin por la Direccin.
Documentacin de detalle del SGMA: A partir de estos procedimientos, empez la
revisin de las instrucciones de trabajo. Tambin se identificaron los registros a
mantener, modificando en algunos casos los existentes (del sistema de calidad) y
creando otros nuevos. Esta fase se acort con respecto al plazo inicialmente
previsto, realizndose en tan slo mes y medio. Sin embargo, esta estrategia de
reducir plazos, debida en buena parte a la presin del Director (que tena mucha
prisa en obtener la certificacin para incluirlo en la publicidad de la empresa y hacerlo
valer ante algunos clientes), se demostr al final desacertada, como se ver ms
adelante.
Implantacin del SGMA: La implantacin fue relativamente sencilla, y se hizo en un
plazo de tiempo inferior al previsto (cinco meses) por las mismas razones.
Sin embargo, pronto se observ que haba algunas instrucciones y procedimientos
de difcil cumplimiento. Por ejemplo, la Instruccin de Control de Consumos exiga un
control de temperaturas en el tratamiento UHT de la lnea de fabricacin de la leche
con frecuencia diaria, con una toma de datos cada 2 h. El Jefe de Fabricacin
correspondiente (coordinador de medio ambiente) no aplicaba este procedimiento de
forma adecuada, ya que, no poda dedicar un trabajador casi en exclusiva a la toma
de datos de temperatura. Otro procedimiento que result inadecuado fue el de
Evaluacin de Proveedores y Contratistas. Una de las instrucciones del sistema
indicaba que la subcontrata de limpieza de las instalaciones y equipos deba
comprometerse a retirar los envases vacos de los productos de limpieza, as como
posibles partidas caducadas. Sin embargo, dicha subcontrata se mostr reticente a
cumplir dicha condicin, ya que, tena que darse de alta en la Consejera de Medio
Ambiente de la Comunidad Autnoma de Asturias como gestor autorizado de
residuos peligrosos. Por esta razn, se tuvo que modificar esta Instruccin y la
Instruccin para la gestin de residuos peligrosos, donde se tuvo que contemplar la
gestin de los residuos de envases que haban contenido un producto peligroso,
siendo sta responsabilidad de la empresa.
Otros problemas vinieron de la resistencia del personal a cambiar de hbitos. As, fue
muy fcil convencer al personal de mantenimiento para que recogiera los envases de
productos peligrosos vacos y los llevara al correspondiente contenedor, como
indicaba la Instruccin anteriormente citada, pero no suceda lo mismo a la hora de
segregar los residuos slidos urbanos en orgnicos, material plstico y papel y cartn
que se depositaban todos juntos, aun existiendo contenedores especficos.
Auditora de implantacin del SGMA: Una vez se consider que el SGMA estaba
implantado, la consultora externa realiz una auditora previa. En general, el
resultado fue bueno, pero se encontraron diversas No Conformidades:
1. La Instruccin para la gestin de residuos peligrosos estableca que los
residuos generados se pesaran una vez por semana, sin distinguir entre tipos.
Sin embargo, el Jefe de Mantenimiento observ que, en este plazo, la
cantidad de envases de productos peligrosos generados como consecuencia
de sus actividades, era muy pequea y decidi pesarlos una vez al mes,
dejando en blanco los correspondientes cuadros de los impresos de control.
2. La instruccin de gestin de residuos slidos urbanos indicaba que en cada
seccin exista un contenedor de residuos urbanos (RU) de 220 l de
capacidad y de color negro. Sin embargo, en la realidad se utilizaban bidones,
contenedores de diverso tamao y color e incluso bolsas de basura sin
soporte. El representante de Medio Ambiente explic que, aunque estaban
previstos los contenedores, no haba presupuesto para comprarlos.
3. Otra No conformidad detectada fue el incumplimiento legal en relacin al
vertido de aguas residuales de proceso, ya que en la ltima analtica realizada
sector, reconocido en
Europa y que result ser uno de los ms baratos. Para iniciar el proceso de
verificacin, se dirigi la solicitud pertinente al verificador seleccionado, que fue
admitida a trmite, se les remiti una copia de la documentacin del sistema, y una
vez sta fue dada por vlida, se realiz la verificacin del sistema implantado, del
programa de auditoras y de la Declaracin Medioambiental (preparada por los
coordinadores de Medio Ambiente, con la aprobacin del Director). El verificador
entreg un Informe al Director donde se relacionaban diversas No Conformidades.
Lcteos Otero prepar un plan de acciones correctoras, que remiti al verificador.
Esta entidad, considerando que el plan de acciones correctoras era vlido, y que las
No Conformidades detectadas no tenan carcter crtico, decidi la validacin de la
declaracin.
17.000
Formacin
4.500
Varios
2.000
Total
23.500
Como ya se prevea que el coste poda ser elevado, se pens desde un principio
buscar ayudas oficiales. As, tras una pequea investigacin en la Cmara de
Comercio e Industria y en varias Administraciones, se encontraron varias vas de
subvencin:
El FORCEM subvencion el 60% de los costes de formacin del personal.
La Comunidad Autnoma de Asturias subvencion un 15% del coste de la asesora
externa, adems del coste de la verificacin externa.
Evidencia
Si
No
El
Fundamento
Comit de Direccin
ha
Comunitario
Auditoria
de
Medio
Gestin
Ambientales
proyecto.
es un sistema de gestin
estructurado, dado que lo han
implantado para Calidad
Se tiene claros los beneficios del
proyecto y los requerimientos
del mismo; se define un comit
de Direccin y plazos de
cronograma de implantacin.
Se cuenta con un cronograma
Evidencia
Si
No
X
Adquisiciones
Fundamento
-Se definen los resultados
esperados de los contratados,
por ejemplo: Del Consultor-
Decisiones de fabricacin
Auditora interna.
Se contrataron los servicios de:
complementar actividades en el
proceso productivo que estn
relacionados con el Sistema
Medioambiental a implementar
Evidencia
Si
No
X
Adquisiciones
Fundamento
-Se definen los resultados
esperados de los contratados,
por ejemplo: Del Consultor-
Decisiones de fabricacin
propia o compra.
Medioambiental a implementar
Se cuenta con un cronograma
de implantacin del SGMA.
Evidencia
Si
No
X
Fundamento
-A pesar de que no se evidencia,
se infiere, que hubo debilidad en
la definicin de los criterios a
evaluar, ya que en el caso se
menciona que:
Una de las instrucciones del
sistema indicaba que la
Criterios de Evaluacin
Entradas
Activos de los procesos de la
organizacin
Evidencia
Si
No
Fundamento
Lcteos Otero conocen lo que
es un sistema de gestin
Plan de Gestin de
Adquisiciones
Documentos de adquisicin.
--
--
Evidencia
Si
No
calificados
Paquete de documentos de
adquisicin.
Propuestas
Fundamento
--
--
--
Evidencia
Si
No
Fundamento
Lcteos Otero conocen lo que
es un sistema de gestin
Plan de Gestin de
Adquisiciones
Criterios de Evaluacin
--
--
--
--
Salidas
Vendedores seleccionados
Contrato
Plan de gestin del contrato
Evidencia
Si
No
X
X
X
Fundamento
---
--
Plan de Gestin de
Adquisiciones
--
Evidencia
Si
No
X
X
X
Fundamento
--
---
Solicitudes de cambio de
aprobaciones
Informe sobre el rendimiento
del trabajo
--
--
Salidas
Documentacin del contrato.
Acciones correctivas
Evidencia
Si
No
X
recomendadas.
Actualizacin de los activos
X
X
Fundamento
--
de los procesos de la
organizacin
Evidencia
Si
No
Adquisiciones
Plan de gestin del contrato
Documentacin del contrato
Procedimiento de cierre del
contrato.
Fundamento
--
X
X
--
--
--
Salidas
Contratos cerrados.
Activos de los procesos de la
Evidencia
Si
No
X
organizacin
Fundamento
---
La definicin completa, clara y precisa del Alcance del proyecto, juega un papel
determinante en el xito en los procesos de Contratacin requeridos por el
proyecto, por lo que es importante invertir ms tiempo en dicha fase del
proyecto.
4.- BIBLIOGRAFA.
1. Fundacin Entorno. CASO PRCTICO: Definicin, desarrollo e implantacin
de un sistema de gestin medioambiental en una industria lctea. [En lnea]
www.fundacionentorno.org [Consulta: Octubre 2011]
2. Norma
Nacional
Americana
ANSI/PMI
99-001-2004.
Gua
de
los