Gestin de Portafolio de Proyectos

Project Porfolio Management

Un portafolio (o cartera de proyectos) es una coleccin de proyectos o programas
(proyectos relacionados) agrupados para facilitar una gestin ms efectiva a fin de
satisfacer los objetivos del plan estratgico de la organizacin (cliente, propietario o
accionistas). La gestin del portafolio de proyectos es la gestin coordinada de sus
componentes para lograr los objetivos especficos de la organizacin. Dicha gestin
permite tomar decisiones que controlan o influencian la direccin del grupo de
componentes (sub-portafolios, programas o proyectos) para lograr resultados especficos
y concretos.
La gestin de la cartera busca identificar, seleccionar, priorizar, monitorear y reportar el
aporte de los componentes y su alineamiento con los objetivos organizacionales. No se
relaciona con la gestin de los componentes. El manejo adecuado de una cartera de
proyectos representa para la organizacin una solucin que permite maximizar el valor del
negocio e incrementar o asegurar el retorno de la inversin (ROI). El enfoque de la
gestin se centra en relacionar la estrategia del negocio con el valor del negocio, de modo
tal que permite medir, gestionar y optimizar el rendimiento de una cartera de proyectos.
Existen ciertas condiciones que se supone son conocidas o tomadas en cuenta por la
organizacin. Dicho marco de referencia no es mandatorio, pero su ocurrencia potencia el
cumplimiento del plan estratgico respecto del Portafolio. El plan estratgico entrega las
definiciones de metas y categoras, as como los criterios clave de desempeo y la
definicin de capacidades. Adicionalmente, se requiere tener actualizado los Roles y
Responsabilidades de la organizacin, as como de la organizacin ejecutante.
Por su parte, los procesos de la gestin del portafolio sirven para identificar, analizar y
cuantificar el valor que agregan los proyectos de forma regular, para priorizarlos, y para
identificar cuales proyectos iniciar, re-priorizar o terminar. Existen dos grupos de procesos
de la gestin del portafolio: el grupo de procesos de alineacin, y el grupo de procesos de
monitoreo y control. El primer grupo determina la forma en que los componentes se
categorizarn, evaluarn y seleccionarn para integrarlos y gestionarlos mediante el
portafolio. El segn grupo, evala el desempeo de manera peridica mediante
indicadores. Verifica asimismo la alineacin con los objetivos estratgicos.
Para monitorear el desempeo se utilizan herramientas de gestin como el tablero de
mando del Portafolio (Portfolio Scorecard) que potencia la alineacin estratgica y expone
proyectos que tienen poco valor estratgico. La gestin del Portafolio se apoya en las
mtricas para evaluar, priorizar, seleccionar, monitorear y controlar los proyectos y
programas en una cartera. Adems, resulta fundamental realizar el monitoreo y control de
los riesgos del portafolio, as como la revisin y el reporte del desempeo del portafolio, y
el monitoreo de los cambios estratgicos del negocio.
La gestin efectiva busca asegurar que la organizacin cuenta con procesos de gestin
del portafolio formales; que se siguen los procesos; que estn incluidos todos los
proyectos y programas relacionados en la cartera; que existe un proceso de priorizacin
de los proyectos; que se emplean plantillas estndares; que cada proyecto es evaluado
conforme a su complejidad, requerimiento de recursos, aporte al plan estratgico, riesgos
y restricciones; que existen procesos para incorporar nuevos proyectos al portafolio; que

est definido un umbral de tolerancia a los desvos de la planificacin; que los

componentes del portafolio atienden la visin y los objetivos estratgicos; que se
monitorea regularmente los proyectos; que los procesos se revisan regularmente para
determinar si se requieren ajustes; para ver si se requieren actualizaciones a los recursos
estimados; si el portafolio est balanceado de forma tal que optimice el valor agregado del
negocio; que los riesgos de cada proyecto estn evaluados previo a su inclusin en el
portafolio; para verificar si los resultados de los proyectos son comparados versus su
lnea-base; determinar si las interdependencias entre los componentes del portafolio son
conocidas y gestionadas.
La meta de la gestin del portafolio de proyectos es asegurar que la organizacin
ejecutante haga un trabajo correcto en lugar de que haga un correcto trabajo.
Fuente: The Standard Portfolio Mgmt Second Ed, PMI