FRMULAS

OPERADORES Y PRIORIDAD

Se define en Excel como Operador a todo smbolo que relaciona datos,

expresiones o valores numricos o de otro tipo de forma que, al ejecutarlos, se
produzca un resultado.
Una posible clasificacin de los Operadores de Excel, podra ser la siguiente:
Operadores aritmticos:
Se trata de los operadores matemticos ms comunes
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Suma (+)
Resta (-)
Multiplicacin (*)
Divisin (/)
Porcentaje (%)
Exponente (^)

Operadores de comparacin:
Su objetivo es determinar la veracidad o falsedad de la expresin evaluada. As, el
resultado habitual de comparar dos valores usando uno de estos operadores nos
reportar dos posibles resultados: VERDADERO FALSO
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Igualdad (=)
Diferencia (<>)
Mayor que (>)
Menor que (<)
Mayor o igual que (>=)
Menor o igual que (<=)

Operadores de texto:
El operador de texto que da como resultado la concatenacin de dos textos, uno a
continuacin de otro, es el operador de texto Concatenacin (&)

Como en matemticas, debido a la posibilidad de generar una frmula que

contenga ms de un operador e incluso que los operadores no sean todos del
mismo tipo, surge la necesidad de establecer un orden de prioridades de ejecucin
de operadores dentro de una misma frmula.

Esta prioridad se establece del siguiente modo:

1.
2.
3.
4.
5.
6.

Porcentaje (%)
Exponente (^)
Multiplicacin (*) y Divisin(/)
Suma (+) y Resta(-)
Concatenacin (&)
Operadores de comparacin

Por ejemplo. El resultado de:

No es el mismo que:

ESCRITURA DE FRMULAS
Cuando relacionamos distintos datos y operadores entre s, estamos creando una
expresin a la que denominaremos Frmula.
El resultado esperado de dicha expresin o Frmula, nos proporcionar un valor.
El aspecto de las frmulas puede ser muy diverso, dependiendo de los datos que
estemos analizando.
El modo en que creamos una frmula en una celda de Excel es el siguiente:

Introducimos el signo igual =

Relacionamos los distintos operadores, valores y datos, de forma que se
obtenga la expresin deseada

El formato del resultado de una frmula puede ser de varios tipos

Un nmero
Una cadena de texto
Un valor lgico
Otros

REFERENCIAS RELATIVAS, ABSOLUTAS Y MIXTAS

Suele ser de utilidad en Excel, hacer referencias a otras celdas de la hoja para
simplificar los clculos necesarios.
Por ejemplo, para calcular un margen de beneficio sobre una cantidad determinada,
podemos realizar varias aproximaciones, en celdas distintas (% de margen) sobre
una cantidad fija (precio de coste).
En la columna C, podemos visualizar las frmulas contenidas en B2, B3 y B4, donde
comprobamos que la referencia a la celda A2, no vara.
Esta herramienta es muy til cuando, al trabajar con un gran volumen de
informacin, con slo cambiar un valor en una celda, obtenemos de inmediato los
clculos deseados, sin tener necesidad de cambiar el valor en mltiples celdas.
En este ejemplo, bastara con cambiar tres frmulas cada vez que el precio de coste
variase, pero si tuviramos 100 celdas en las que cambiar el valor, la cosa
cambiara.

Una referencia no es ms que la direccin de una celda que contiene los datos que
necesitamos. Tal referencia siempre ha de realizarse escribiendo las coordenadas
(indicador de fila y columna) de la celda a la que pretendemos apuntar.
La clasificacin de los tipos de referencias en Excel se realiza en funcin de su
movilidad. As, nos podemos encontrar con tres tipos de referencias:
1. Referencias relativas
2. Referencias absolutas
3. Referencias mixtas
Las referencias relativas son aqullas que se actualizan si las celdas a las que
apuntan o hacen referencia, cambian de posicin.
La sintaxis de este tipo de referencias es la ms bsica, ya que, se construye
indicando nicamente el nombre de la fila y de la columna.

Las referencias absolutas indican la posicin exacta de una celda aunque se

muevan celdas, o se inserten filas o columnas en nuestra hoja.
Para indicar una referencia absoluta, escribiremos el smbolo $, antes de la letra de
la columna y del nmero de fila.

Por ltimo, las referencias mixtas, son una combinacin de los dos tipos de
referencias anteriores. Sirven para apuntar a una celda, combinando referencias
relativas o absolutas a una fila, con referencias relativas o absolutas de una
columna.
Se usar por tanto el smbolo $, antes de una fila o columna para denotar la
referencia absoluta.

Una forma rpida de realizar una referencia absoluta es utilizar la tecla de funcin
F4. Aade el smbolo $ en la columna y fila. En caso de existir una referencia en las
celdas, si utilizamos la tecla de funcin F4, iremos intercambiando entre los
posibles tipos de referencia.

De forma aadida, Excel tiene algunos operadores que facilitan la creacin de

referencias. Estos operadores son los siguientes:

Operador Rango ( : ) : Hace referencia a una matriz de celdas, identificando

el primer valor la esquina superior izquierda y el segundo valor, la esquina
inferior derecha.

Operador Interseccin ( ) : Se trata de un espacio y crea una referencia

para las celdas comunes a las dos referencias.

Se puede tambin usar el ratn para seleccionar ciertas celdas a las que queremos
hacer referencia despus de introducir el signo igual seleccionamos el rango de
celdas y Excel realizar automticamente la anotacin y formar parte de la
frmula.
Veremos mejor la utilidad de estas referencias en las siguientes explicaciones
cuando copiemos las frmulas.
REFERENCIAS EXTERNAS Y VNCULOS
Ahora que hemos aprendido a referenciar celdas de nuestra hoja podremos realizar
referencias a celdas de otras hojas e incluso referencias a grupos de celdas
contenidas en grupos de otras hojas.
En este caso, el smbolo de exclamacin ( ! ), ser el encargado de separar las
referencias a la hoja y a la celda a la que queremos apuntar.
Del mismo modo que para identificar una direccin postal, necesitamos saber la
calle y el nmero, en Excel, tambin necesitamos dos referencias para identificar
una celda contenida en otra hoja.
(Calle Rosas, Nmero 1) sera equivalente a (Hoja1!A1)
Para realizar una referencia a una celda, a un grupo de celdas de una hoja o grupo
de hojas externas, usaremos una sintaxis como la descrita en el siguiente ejemplo:
=Hoja2:Hoja3!C2:E4
Para incluir una referencia a otra hoja, basta con elegir la hoja y seleccionar el
rango. A medida que escribimos la frmula, Excel automticamente indica que el
rango de celdas pertenece a otra hoja.
Estas referencias heredan el mismo comportamiento que el resto de referencias.
Igualmente podremos crear referencias relativas, absolutas o mixtas, segn
nuestras necesidades.

COPIAR FRMULAS

En ocasiones, puede darse la necesidad de mover o copiar una frmula a otra celda
de la hoja en la que estamos trabajando. Tambin puede ser de utilidad, copiar una
frmula a un conjunto de celdas destinado a un propsito similar.
Cuando pensamos en mover una celda, debemos diferenciar entre mover una
celda que contiene una frmula que hace referencia a algunas otras y mover
celdas que estn siendo referenciadas desde otra mediante una frmula.
a) Mover una celda con una frmula que hace referencia a otras
celdas
En este supuesto, las referencias a otras celdas, no cambian.

b) Mover celdas que estn siendo referenciadas desde una frmula

Si las celdas que se mueven son las celdas a las que se hace referencia
en una frmula, Excel actualizar la frmula de forma que el resultado
sea el mismo.

Si lo que necesitamos no es mover sino copiar celdas que tienen frmulas, el

resultado va a depender de si las referencias contenidas en dichas frmulas son
relativas o absolutas.

a) Copiar celdas que contienen frmulas con referencias relativas

Partimos de este ejemplo:

Si arrastramos la frmula a la celda de la columna E. Excel actualiza las

referencias adecundolas a la nueva posicin, es decir, la frmula, deja
de hacer referencia a las celdas originales.

b) Copiar celdas que contienen frmulas con referencias absolutas

En el caso de tener referencias absolutas en las frmulas, Excel no
actualiza las referencias al ser estas fijas. La frmula, sigue haciendo
referencia a las celdas originales.
Lo entenderemos mejor con un ejemplo:

Vamos a calcular el precio, aplicndole el IVA. Hemos creado la frmula para

calcular el IVA del producto. Si la arrastramos.

El resultado no es el esperado, esto es debido a que las referencias que estamos

utilizando son referencias relativas y al arrastrar la frmula, stas se recalculan
automticamente. Necesitamos utilizar referencias absolutas para que la celda
donde est el valor del IVA en este caso I2, se mantenga al copiar la frmula.
Si cambiamos G2 a referencia relativa el resultado es el siguiente:

Ahora se calcula bien el IVA de cada uno de los artculos.

RESOLUCIN DE ERRORES EN LAS FRMULAS

Tipos de errores

Para poder resolver los posibles errores que nos podamos encontrar en las
frmulas, necesitamos conocer los distintos valores de error que puede mostrar
Excel.
Estos valores son los siguientes:
1. #DIV/0! : Se mostrar este error al haber intentado dividir por cero en
una frmula.
2. #N/A : Valor no disponible para una frmula.
3. #NOMBRE?: Se ha usado un nombre no reconocido por Excel.
4. #NULO!: Se ha indicado una interseccin de dos reas que no es vlida.
5. #NUM!: Se ha usado un nmero de forma incorrecta.
6. #REF!: Referencia a una celda no vlida.
7. #VALOR!: Hemos usado un operando o argumento no vlido. Se nos
mostrar este error cuando los valores que acompaan a los operadores
de una frmula no se pueden convertir al tipo adecuado.
8. ######: Es un marcador de columna que advierte de un tamao
insuficiente para poder mostrar los datos contenidos. Se mostrar
tambin cuando obtengamos una fecha u hora negativas.

Herramientas de ayuda en la resolucin de errores

Excel detecta posibles errores en las frmulas y nos advierte de ellos.

Automticamente, cuando se produzca algn error de alguno de los tipos listados
anteriormente descritos, se mostrar un tringulo en la esquina superior izquierda
de la celda que nos ayudar a detectarlo.

Pulsando sobre la celda, podremos activar un cuadro de ayuda con las distintas
opciones que podemos elegir para tratar de solucionar el error producido.
Para activar dicho cuadro de ayuda, pulsaremos sobre el smbolo de admiracin,
dentro del rombo amarillo que se muestra al seleccionar la celda.

Segn el error aparecen distintas opciones. Algunos ejemplos de estas opciones

son:

Entre las opciones que se nos muestran, podemos optar por:

1. Tratar de obtener ayuda sobre el error cometido.
2. Si queremos comprobar la frmula, podemos usar la opcin
Modificar en la barra de frmulas.
3. Podemos incluso Omitir el error si consideramos que el aviso es
incorrecto.

Otra forma de acceder a la correccin de errores es utilizar la opcin es

Comprobacin de errores del grupo Auditora de frmulas de la ficha
Frmulas. De esta forma podemos ir corrigiendo los errores de uno en uno.

Se abre el cuadro de dilogo:

Si nos fijamos las opciones son las mismas que aparecen pulsando el la lista de
errores que se muestra al desplegar el icono
Podemos habilitar o deshabilitar la comprobacin automtica de errores activando o
desactivando la casilla de verificacin Habilitar comprobacin de errores en
segundo plano, dentro de la ventana Opciones de Excel del botn Office.

Podemos Activar o desactivar las reglas de revisin de errores que queremos que
Excel marque como errores de frmulas, habilitando y deshabilitando las casillas
de verificacin correspondientes en la seccin Reglas de verificacin de Excel.

En el caso de tener funciones anidadas, es decir unas funciones dentro de otras

nos puede ser til la opcin Evaluar frmula
de frmulas.

del grupo Auditora

Vamos a ver un ejemplo :

Para ver todas las frmulas de una hoja pulsamos el botn Mstrar frmulas
del grupo Auditora de frmulas. Las frmulas utilizadas son las
siguientes:

La columna H corresponde a la columna Evaluacin, una vez pulsada la opcin

Evaluar frmula

se abre la siguiente ventana:

Desde aqu podemos seguir el clculo de la frmula paso a paso. Si pulsamos en

Evaluar, aparecer el valor de la parte subrayada. Si vamos pulsando en esta
opcin, se irn cambiando los valores hasta ver el resultado final.
Si la parte subrayada de la frmula es una referencia a otra frmula, pulsamos en
el botn Paso a paso para entrar para mostrar la otra frmula y el botn Paso a
paso para salir para volver a la celda y frmula anteriores.

Auditora de frmulas:

Est opcin nos ayuda a poder ver con claridad todas las relaciones entre las
celdas. Debemos diferenciar entre dos tipos de celdas:
Celdas precedentes: Son las celdas que proporcionan datos a la frmula.
Celdas dependientes: Son las celdas que dependen del valor de otra celda.
Utilizaremos las siguientes opciones del grupo Auditora de frmulas.

Rastrear precedentes: indica las celdas precedentes, por ejemplo en este caso, la
Nota Media toma los valores de las columnas de notas, Evaluacin utiliza el valor de
Nota Media, ect.

Rastrear dependientes:
Indica las celdas dependientes; aquellas que hacen referencia a otras celdas. Por
ejemplo, Evaluacin depende del valor de Nota Media y Apto y No Apto dependen
del valor de Evaluacin.

Podemos eliminar todas las flechas de rastreo utilizando la opcin Quitar flechas.