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Ist-Analyse und Auswertung von

Analysen
fr die Einfhrung von DokumentenManagement-Systemen
Beratung
Dr. Ulrich Kampffmeyer
Barbara Merkel

PROJECT

CONSULT

Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH

Hamburg 1998

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ist-Analyse und Auswertung von Analysen
fr die Einfhrung von Dokumenten-Management-Systemen
Von Dr. Ulrich Kampffmeyer
Geschftsfhrer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH
Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd.
Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe
Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europischen Kommission
Und Barbara Merkel
Beraterin der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.

Inhalt
Bedeutung von Ist-Analysen
Zweck von Ist-Analysen
Durchfhrung von Analysen
Aufwnde fr die Durchfhrung von Analysen
Vorgehen
Erfassungslisten
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Dokument-Analyse (Dok_A)
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Archiv-Analyse (Arc_A)
Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Organisations-Analyse (Org_A)
Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Technik-Analyse (Tec_A)
Auswertung der Listen
Zhlwerte
Skalierungen oder Wertebereiche
Ja/Nein-Fragen
Document-Life-Cycle-Analyse
Besondere Ergebnistypen
bergreifende Auswertungen
Auswertungsbereiche
Zusammenfhrung der Ergebnisse mit Gewichtung
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Zeitverhalten
Mengengerste
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Speicherformate
Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation
Organisationsstruktur
Nutzungskomfort
Auslegung der Infrastruktur
Einbindung vorhandener Systeme
Sonstiges
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ergebnis
Ausblick
Nutzung von Tools
Strategien

Bedeutung von Ist-Analysen


Die Einfhrung eines Dokumenten-Management-Systems jeglicher Ausprgung ist
aufgrund der Komplexitt eines solchen Systems und der mit der Einfhrung
verbundenen
notwendigen
Anpassung
der
Arbeitsablufe
eine
unternehmenspolitische Entscheidung mit erheblicher Reichweite. Daher mu bereits
im Vorfeld der Systemeinfhrung eine umfassende Planung durchgefhrt werden.
Zur Bestimmung des Aufbaus und der Auslegung eines zuknftigen DokumentenManagement-Systems mssen die in einem Unternehmen verwendeten
Informationen und Dokumente und die bereits existierenden Ablagen und Archive
untersucht werden. Erst aufgrund der in der Ist-Analyse gesammelten und
ausgewerteten Daten knnen Schwachstellen erkannt, die Anforderungen an das
zuknftige Dokumenten-Management-System spezifiziert und dessen Auslegung
bestimmt werden.
Zweck von Ist-Analysen
Die sorgfltig durchgefhrte Ist-Analyse liefert alle Informationen fr Anwender und
Anbieter, um eine technische Lsung erfolgreich einfhren zu knnen:
Ermittlung von Schwachstellen und Effizienzpotentialen,
Mengengerste fr Lsungen,
Erschlieung der Information,
Planung der organisatorischen Vernderungen,
Abschtzung der Dimension von Projekten und Erleichterung der Auswahl eines
geeigneten Systems,
Mastab fr den Projekterfolg,
Planungsgrundlage fr Soll-Konzeption und Pflichtenheft,
Vergleichsdaten fr Ist und Soll,
Planung der Durchfhrung von Projekten.
Die Ist-Analyse ist somit ein wichtiger Erfolgsfaktor und eine wesentliche
Voraussetzung in allen Arten von DMS-Projekten.
Durchfhrung von Analysen
Bei der Untersuchung des Ist-Zustandes hinsichtlich des Dokumenten-Managements
in einem Unternehmen sind viele Fragen zu beantworten, wie beispielsweise:
Welche Informationen und Dokumente entstehen?
Wer bearbeitet sie?
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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Wann und wo werden sie erstellt?
Wie oft wird auf Dokumente zugegriffen?
Wann, wo und von wem werden sie abgelegt, archiviert, gendert, vernichtet?
Wer darf Dokumente vernichten?
Wann wird eine Information bentigt und woher kommt sie?
Welche Infrastruktur wird im Unternehmen genutzt?
Welche Ablagen und Archive sind vorhanden?
Aus den Antworten auf diese Fragestellungen lassen sich Faktoren ableiten, die
Systemarchitektur, Auslegung der Systemkomponenten, Verschlagwortung und
Retrieval, Datensicherheit und Datenschutz, geeignete Speichermedien,
erforderliche
Organisationsanpassungen
u.a.
bestimmen.
Auch
die
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung leitet sich hieraus ab. Die genannten Fragestellungen
bezglich des Ist-Zustandes sollten mittels verschiedener Detailanalysen beantwortet
werden:
Dokument-Analysen,
Ordnungsmittel-Analysen,
Archiv-Analysen,
Nutzungs-Analysen,
Organisations-Analysen,
Vorgangs-Analysen und
Technik-Analysen.
Bei jeder Detailanalyse knnen alle notwendigen Informationen am sinnvollsten mit
Hilfe von Fragebgen oder Erfassungslisten ermittelt werden. Da die im Rahmen der
Ist-Bestandsaufnahme durchzufhrenden Detailanalysen nicht isoliert zu betrachten
sind und die Analysebereiche berschneidungen aufweisen, werden Informationen in
unterschiedlichen Zusammenhngen auftreten.
Bei bestimmten Unternehmenszielen, wie etwa die Reduzierung des Raumbedarfes,
kann die Ist-Analyse auch nur auf eine Analyse, in diesem Fall die Archiv-Analyse,
beschrnkt werden. Bei aufwendigeren Untersuchungen wie beispielsweise
Vorgangs-Analysen kann es sinnvoll sein, die schriftliche Befragung durch
Interviewtechniken zu ergnzen.
Aufwnde fr die Durchfhrung von Analysen
Der Aufwand fr die Durchfhrung von Analysen mit entsprechender
Ergebnisdokumentation ist nicht zu unterschtzen. Vor Beginn der Untersuchung
sind daher Tiefe und einzusetzende Methodik wie z.B. Datenbanken oder
Tabellenkalkulation derart festzulegen, da vergleichbare Ergebnisse erzielt werden
knnen. Die Qualitt der erhobenen Informationen ist ein kritischer Erfolgsfaktor fr
das Gesamtprojekt, da fehlende Daten bei der Realisierung nur mit erheblichem
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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Zusatzaufwand beschafft werden knnen und damit Implementierungszeitplne
verzgern. Der Aufwand fr die Durchfhrung einer Ist-Analyse ist von
verschiedenen, unternehmensspezifischen Faktoren abhngig. Folgende Faktoren
sind bei der Aufwandsabschtzung zu bercksichtigen:
Schwerpunkte und Zielsetzung der Untersuchung,
Umfang des zu untersuchenden Bereiches,
Einbeziehung vorhandener Informationen wie beispielsweise bersichten ber die
Infrastruktur, Organigramme oder Stellenbeschreibungen,
Umfang der durchzufhrenden Detailanalysen,
Tiefe und Detaillierungsgrad der Untersuchung,
Hhe des Budgets,
gewnschtes Ergebnis und
Kenntnisstand der Projektmitarbeiter.
Aufwand und zu erreichendes Ziel mssen dabei in einem gesunden und
wirtschaftlich zu vertretenden Rahmen bleiben. Die Aufwnde fr die Durchfhrung
der Analysen steigen mit der Komplexitt
des Systems.
Schalenmodell
Synergien mit
anderen
Anwendungen

Nutzen
Workflow

Kosten

Groupware

DokumentenManagement
Retrieval
und Recherche

Archiv

Integrationsgrad

Datensicherung

Komplexitt

Abb. 1: Schalenmodell

Die Auswertungen der Detailanalysen ermglichen die Abschtzung der Komplexitt


der geplanten Anwendung. Der Anwender kann sich fr unterschiedliche Strategien
entscheiden wie z.B.
einfachere technische Lsung - geringerer Implementierungsaufwand - hoher
Organisationsaufwand zur Sicherstellung des Verfahrens - geringere
Nutzenpotentiale, oder z.B.

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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
umfassende technische Lsung - hoher Implementierungsaufwand - geringer
organisatorischer Aufwand fr den Betrieb durch optimalen Technikeinsatz hhere Nutzenpotentiale.
Die folgende Tabelle gibt einen berblick ber die Aufwnde der verschiedenen
Analysen fr unterschiedliche Systemkategorien.
Dokumen Ordn.
t
mittel
+

Nutzung

Analysen
Archiv
Org.

Vorgang

Datensicherung
ssystem
COLD+
+
+
Archiv
Image+++
++
++
+++
+
+
Archiv
Gemischt +++
+++
++
+++
+
+
es Archiv
Dynam+++
+
++
++
++
++
isches
Dokumen
-tenManage
ment
Group+
+
++
++
++
ware
ohne
Archiv
Group++
++
++
++
++
++
ware mit
Archiv
Ad hoc
++
++
++
+
+
+
Workflow
Productio +++
+++
+++
++
+++
+++
n
Workflow
Integriert +++
+++
+++
+++
+++
+++
e
Lsungen
aus
Workflow,
Archiv
etc.
Abb. 2: Aufwnde fr die Durchfhrung von Analysen nach Systemkategorien

Technik

GesamtAufwand

sehr
gering

gering

++

mittel

++

mittel

++

hoch

mittel

++

hoch

++

mittel

++

sehr hoch

+++

sehr hoch

Vorgehen
Bei der Planung der Einfhrung eines Dokumenten-Management-Systems empfiehlt
sich im allgemeinen folgendes Vorgehen:
Grobanalyse

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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Eignung der untersuchten Bereiche fr die Einfhrung einer technischen
Lsung
Ermittlung der Dimension des Projektes
Entscheidung fr grundstzliche Produktstrategien, z.B. Workflow, Groupware,
elektronisches Archiv
Abschtzung der Aufwnde fr Detailanalysen
Planung Einfhrungs- und Realisierungsprojekt
Ressourcenbindung
Detailanalysen
Durchfhrung der bentigten Analysen
Auswertung und Bewertung
Kosten-, Nutzen-, Wirtschaftlichkeitsermittlung
Betriebskonzept
Qualifizierungskonzept
Projektplan
Soll-Konzept, Pflichtenheft
Ausschreibung, Auswahl
Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der
durchgefhrten Detailanalysen. Je nach Umfang kommt der Einsatz von manuellen
Tabellenkalkulations- oder Datenbankmethoden in Frage. Bei der Dokument- und
Archiv-Analyse sind in der Regel Tabellenkalkulationsprogramme ausreichend, bei
komplexeren Analysen sollte der Einsatz einer Datenbank vorgezogen werden. Fr
Vorgangs-Analysen knnen entsprechende Design- und Simulationstools eingesetzt
werden. Es sollte jedoch nach Mglichkeit eine einheitliche Auswertungsmethodik
gewhlt werden. Aus den Ergebnissen der Analysen und der Bewertung der
Schwachstellen ergeben sich die eigentlichen Anforderungen an das DMS.
Die grundstzlichen Anforderungen und das fachliche Soll-Konzept sollten
zusammen mit den Fachabteilungen entwickelt werden. Das fachliche Soll-Konzept
bildet die Grundlage fr die Erarbeitung des technischen Pflichtenheftes fr eine
anschlieende Ausschreibung oder Angebotseinholung. Grundstzlich gilt bei einer
Ausschreibung, da der Aufwand fr die Auswertung der Angebote, die
Herstellergesprche und die Vertragsverhandlungen in einem realistischen Verhltnis
zum Gesamtumfang des Projektes stehen mssen. Man kann davon ausgehen, da
sechs bis sieben qualifizierte Angebote einen ausreichenden Entscheidungsfreiraum
bieten. Eine Vorauswahl der potentiellen Anbieter kann auch durch KO-Kriterien
erfolgen.
Die auftragsgeme Realisierung durch den Systemanbieter kann nur bei exakter
Formulierung der geforderten Systemfunktionalitt und Arbeitsablufe gewhrleistet
sein. Bei einer mangelnden Ausformulierung der Anforderungen besteht die Gefahr,
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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
da der Anbieter zwar die technische Funktionalitt bereitstellt, die aber als
Gesamtlsung unter Umstnden nicht der geforderten Aufgabenstellung gerecht wird
und nicht wirtschaftlich eingesetzt ist.

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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Erfassungslisten
Die hinsichtlich des Ist-Zustandes des Dokumenten-Managements zu
untersuchenden Fragestellungen werden mittels verschiedener Detailanalysen
beantwortet:
Dokument-Analyse (Dok_A),
Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A),
Archiv-Analyse (Arc_A),
Nutzungs-Analyse (Nutz_A),
Organisations-Analyse (Org_A),
Vorgangs-Analyse (Vorg_A) und
Technik-Analyse (Tec_A).
Im folgenden werden die verschiedenen Erfassungslisten fr die Detailanalysen
beschrieben. Diese stehen als Excel-Dateien zur Verfgung, so da sie fr jede
Anforderung angepat werden knnen (siehe Kapitel 7 Anlagen Erfassungslisten).
Allgemeiner Aufbau der Erfassungslisten
Alle Erfassungslisten sind einheitlich aufgebaut. Der Aufbau bildet einen
einheitlichen, formalen Rahmen fr die inhaltlich unterschiedlichen Erfassungslisten
der einzelnen Analysen und vereinfacht die Zusammenfhrung und Auswertung der
Listen. Alle Erfassungslisten sind in
einen allgemeinen Kopfteil,
einen listenspezifischen Kopfteil, der die gesamte Liste betrifft und
einen listenspezifischen Hauptteil
gegliedert.
Der allgemeine Kopfteil ist folgendermaen aufgebaut:
PCKunde

Ist-Analyse

Projekt

Fachber
eich

Thema

ProjektNr.

Abteilung

Listentyp

Autor

Listennr.

IstAnalyse

Datum
Version

Stellenzeich.
Telefon

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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
In das Feld Listentyp ist die jeweilige Detailanalyse (Dokument-Analyse,
Ordnungsmittel-Analyse, Archiv-Analyse, Nutzungs-Analyse, Organisations-Analyse,
Vorgangs-Analyse oder Technik-Analyse) einzutragen. Gibt es zu einer Detailanalyse
mehrere Listen, ist auch das Feld Listennr. auszufllen (lfd. Nummer der Listen).
Das Feld Version enthlt die unterschiedlichen berarbeitungsstnde der Liste, z.B.
Ersterhebung oder Konsolidiert.
In dem listenspezifischen Kopfteil werden Angaben zur Identifizierung der jeweiligen
Erfassungsliste gemacht. Fr die Dokument-Analyse sieht dieser Teil der Liste
beispielsweise folgendermaen aus:
Sachgebiet
Ordnungsmittel

Der Hauptteil der Erfassungslisten enthlt die auszuwertenden Felder, wobei


prinzipiell drei Mglichkeiten fr die Auswertungen und Zusammenfassungen der
einzelnen Spalten bestehen (siehe auch Kapitel 3 Auswertung der Listen):
Zhlwert oder Mewert
Skalierung oder Wertebereiche

Ja/Nein-Fragen

Beispiel

Auswertungsmglichkeiten

Anzahl Dokumente in einem


Ordnungsmittel
Scanbarkeit von Dokumenten
von 1 bis 9 (1 bedeutet gute
Scanbarkeit, 9 bedeutet nicht
scanbar)
Einseitiges oder mehrseitiges
Dokument:
0 bedeutet einseitiges Dokument
1 bedeutet mehrseitiges
Dokument

Bildung von Summen


Qualitative Aussagen Bildung
von Mittelwerten

Prozentwerte

Dokument-Analyse (Dok_A)
Bei der Dokument-Analyse wird erhoben, welche Quellen (CI-Dateien, NCI-Dateien,
Papier, Fax, Mikrofilm etc.) fr Dokumente vorliegen, welche Merkmale und
Eigenschaften sie besitzen und welche Dokumentklassen im Unternehmen
vorhanden sind. Dokumentklassen werden gebildet, um sinnvolle Gruppierungen von
Dokumenten nach physischen, formalen, inhaltlichen oder rechtlichen Kriterien zu
ermglichen.
In Abhngigkeit der einzubeziehenden Daten und Dokumente knnen bei der
Dokument-Analyse
formale Kriterien, z.B. Aufbau oder Layout,
inhaltliche Kriterien, z.B. Such- und Ordnungsbegriffe oder identifizierende
Merkmale und
rechtliche Aspekte, z.B. Rechtscharakter oder Aufbewahrungsfristen,
unterschieden werden. Bei Papierdokumenten sind auerdem qualitative Aspekte
wie Papierstrken, Farben, Opazitt, Beschriftung oder Formate, bei Dateien
dagegen Kriterien wie Formate, erzeugende und anzeigende Programme zu
erheben.
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Thema: DMS-Einfhrung
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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen

Dokumentanalyse

Formalanalyse Inhaltsanalyse Qualittsanalyse Rechtsanalyse


Datentrger
Bestand
Zuwachs
Aktualisierung
Erstellung
Layout-Struktur

Logische Struktur Beschaffenheit


Lesbarkeit
Datentrger
Scannbarkeit
Bestand
Zuwachs
Aktualisierung
Erstellung
Art
Volumen

Abspeicherung

Aufbewahrungspflicht
Aufbewahrungsfrist
Art der
Aufzeichnung

Wiederfinden

Abb. 3: Dokument-Analyse

Ziele der Dokument-Analyse


Die Dokument-Analyse dient dazu, die Typen, die Redundanzen und den
Informationsumfang festzustellen und eine Gruppenbildung bzw. Strukturierung der
Informationen im Hinblick auf das zuknftige Dokumenten-Management-System
vorzunehmen. Zur Steuerung von Anzeige, Verarbeitung, Zugriff und Speicherung
knnen Dokumente in verschiedene Typen zusammengefat werden. Es kann
festgestellt werden, welche Informationen und Dokumente berhaupt
archivierungswrdig sind. Schwierige Dokumenttypen bezglich der elektronischen
Archivierung werden frhzeitig erkannt. Weiterhin resultieren aus der DokumentAnalyse bereits Anforderungen an das Scannen und an Importprogramme sowie an
die Indizierung fr den Zugriff auf Dokumente.
Erfassungsliste Dok_A
Bei der Dokument-Analyse ist eine Mustersammlung fr alle Dokumente 1 bis n
anzulegen, die auch fr die spteren Tests verwendet wird.
PC-Kunde Dok_A Dokument-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Dokument-Analyse (Dok_A) Version

Dok_A05
Merkmale

Dok_A06
Format

Sachgebiet
Ordnungsmittel
Lfd.
Nr.

Bezeichnung

Dok_A01
Name

Dok_A02
Typ

Dok_A03
Form

Dok_A04
Klasse

Projekt:
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Dok_A07
Beidseitig

Dok_A08
Rckseite

Dok_A09
Eine Seite

Dok_A10
Vordruck

Datei DOK_A.XLS

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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Anleitung zur Erfassungsliste Dok_A
Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Dok_A ist wie in Abschnitt Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten beschrieben auszufllen.
Teil 2
Feld
Sachgebiet
Ordnungsmittel

Ausfllen
Zugehriges Sachgebiet
Zugehriges Ordnungsmittel aus der Ordnungsmittel-Analyse Ord_A

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Dok_A01Nam
e
Dok_A02Typ
Dok_A03Form
Dok_A04Klass
e
Dok_A05Merk
male
Dok_A06Form
at
Dok_A07Beids
eitig
Dok_A08Rck
seite
Dok_A09Eine
Seite
Dok_A10Vordr
uck
Dok_A11Vordr
ucknr.
Dok_A12Hinte
rgrund
Dok_A13Scan
bar

Ausfllen
Laufende Nummer
Dokumentenbezeichnung Dokument 1 bis Dokument n
Name/Bezeichnung (Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Dokumententyp: Vordruck, Brief etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Form des Dokumentes: Papier, Datei etc.(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Dokumentenklasse(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der Dokumente, nicht zur
statistischen Auswertung)
Besondere Merkmale, z.B. Heftung, Klammerung etc.(Allgemeine Angabe zur
Identifizierung der Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
Format des Dokumentes, z.B. A4(Allgemeine Angabe zur Identifizierung der
Dokumente, nicht zur statistischen Auswertung)
0: einseitig1: beidseitig
0: Rckseite wird nicht bentigt1: Rckseite wird bentigt
0: mehrere Seiten1: eine Seite
0: kein Durchschreibvordruck1: Durchschreibvordruck
0: keine Vordrucknummer 1: Vordrucknummer eindeutig und auslesbar
0: Dokumentenhintergrund nicht abziehbar1: Dokumentenhintergrund elektronisch
oder beim Scannen abziehbar
Scanbarkeit entsprechend folgender Tabelle1 bedeutet, da ein Dokument sehr gut
scanbar ist,9 bedeutet, da ein Dokument nicht scanbar ist, z.B. wegen zu kleiner
Schrift.Trifft ein Merkmal der Tabelle auf das jeweilige Dokument zu, ist der
entsprechende Wert in die Erfassungsliste einzutragen.Treffen mehrere Merkmale
auf das Dokument zu, ist jeweils der schlechteste Wert einzutragen, z.B.
Computerausdruck und Handschrift in Bleistift bei weier, dichter Papierqualitt
bedeutet mittlere Scanbarkeit von 4
Papierqualitt
Beschriftung
wei, dicht
Durchschlagdu helle
Dunkle
rchsichtig,
Farben(gelb,
Farben(rot,
dnn
grn, rosa u..) grau u..)
Hand, Bleistift
4
8
5
8

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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfllen
Hand,
3
7
4
7
Kugelschreiber
oder Filzstift
Hand,
6
9
9
9
Durchschlag,
bla
Hand, farbige
5
7
9
8
Eintragungen
hell (gelb, rosa
u..)
Hand, farbige
2
3
4
8
Eintragungen
dunkel (rot,
grau u..)
Computereindr 1
2
6
uck Laser,
sauber oder
Schreibmasch.
gut
Computereindr 3
5
7
9
uck Matrix,
bla
Schreibmaschi 1
4
4
6
ne sauber
gute Kopie
1
2
9
schlechte
4
6
9
Kopie
Schrift > 10
1
2
4
6
Pkt.
Schrift < 10
2
5
6
8
Pkt.
Dok_A14Rnd 0: ausgefranste Rnder 1: glatte Rnder
er
Dok_A15Farb 0: keine schlecht erkennbaren Stempel oder Unterschriften1: schlecht erkennbare
en
Stempel oder Unterschriften
Dok_A16OCR/ 0: OCR/ICR nicht mglich (Scanqualitt schlechter 5)1: OCR/ICR mglich
ICR
(Scanqualitt mindestens 7 und Maschinenschrift)
Dok_A17Zuor 0: keine Zuordnung zu Kunde o..1: Zuordnung zu Kunde, o..
dnung
Dok_A18Schla 0: Schlagworte gehen nicht eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor1:
gworte
Schlagworte gehen eindeutig aus dem Inhalt des Dokumentes hervor
Dok_A19Kopi 0: Original1: Kopie
e
Dok_A20Origi 0: keine Aufbewahrung im Original erforderlich1: Aufbewahrung im Original
nal
erforderlich
Dok_A21Aufb Aufbewahrungsfrist in Jahren
ew.frist
Dok_A22Arch. 0: nicht archivierungswrdig1: archivierungswrdig
wrd.
Dok_A23Sign 0: keine elektronische Unterschrift mglich1: elektronische Unterschrift mglich
atur
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fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Dok_A24Anno
tation
Dok_A25Statu
s
Dok_A26Redu
ndanz

Ausfllen
0: keine Annotationen, Handzeichen auf Papier 1: Annotationen, Handzeichen auf
Papier vorhanden
0: Enddokument 1: Entwurf/In Bearbeitung
0: Einmaliges Dokument1: Redundantes Dokument, z.B. Brief und Fax, Original und
Kopie etc.

Ordnungsmittel-Analyse (Ord_A)
Bei der Ordnungsmittel-Analyse wird anhand der Dokumenttypen der DokumentAnalyse der Aufbau vorhandener Papierakten untersucht:
Ordnungskriterien,
Zugriffskriterien,
Laschen und Deckbltter,
Reihenfolge des Inhalts,
Anteile des selbsterzeugten und fremderzeugten Schriftgutes.

Ordnungssystem
Fallbeispiel

Inhaltlich
(Schlagworte,
Thesaurus)

Verwaltungsbezogen
("Aktenplan")

formal
(alphabetisch,
chronologisch,
numerisch)

Abb. 4: Ordnungssystem, Fallbeispiel

Es ist zu analysieren, welche Ordnungssysteme, -elemente, -merkmale,


-dimensionen und -klassen im gegenwrtigen Zustand zur Ablage verwendet werden.
Anhand dieser Informationen knnen verschiedene Kategorien gebildet werden, die
fr eine Klassifikation innerhalb des knftigen DMS notwendig sind. Weiterhin
werden Zustand und Status von Akten analysiert. Hierzu gehrt der Anteil
redundanter Informationen wie etwa Kopien. Stati beinhalten abgeschlossene oder in
Bearbeitung befindliche Akten oder Handakten. Bezglich der Nutzung der Akten
sind die Zugriffsrechte zu untersuchen und der Anteil von Akten ausfindig zu machen,
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der nach der Erfassung entnommen und weiterhin als Papieroriginal zu archivieren
ist.
Ziele der Ordnungsmittel-Analyse
Aus der Ordnungsmittel-Analyse ergeben sich Ordnungskriterien fr die
Speicherung, Zugriffsschutzkriterien, erste Hinweise auf die Nutzung der
verschiedenen Dokumenttypen, die in der Nutzungs-Analyse zu konkretisieren sind.
Unterscheiden sich z.B. die Suchanfragen von den Ablagekriterien, weist dies auf
mgliche Verbesserungen des Recherchekomforts hin. Die Ordnungsmittel-Analyse
bildet auerdem die Grundlage fr die Visualisierung der Dokumente im
elektronischen System und beeinflut die Durchfhrung des Scannens. Daneben
bildet sie die Basis fr die Ermittlung der Mengengerste.
Erfassungsliste Ord_A
Fr jedes Archiv (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufllen.
PC-Kunde++++Ord_A Ordnungsmittel-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Ordnungsmittel-Analyse(OA)Version

Archivbezeichnung (AA)
Sachgebiet(e)

Lfd.
Nr.

Ordnungsmittelbezeichnung

Ord_A01
Typ

Ord_A02
Ord_A03
Beschriftung Klassen

Ord_A04
Ord_A05
Organisation Aufteilung

Ord_A06
Deckblatt

Ord_A07
Ord_A08
Inhaltsverz. Aktenplan

Ord_A09
Sortiert

Ord_A10
Reihenfolge

Datei ORD_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Ord_A


Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Ord_A ist wie in Abschnitt Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten beschrieben auszufllen.
Teil 2
Feld
Archivbezeichnung
Sachgebiet(e)

Ausfllen
Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)
Sachgebiet(e) des Archivs

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Ordnungsmittelbezeichnung

Ausfllen
Laufende Nummer
Gleich strukturierte Ordnungsmittel im Archiv, z.B.
Kreditordner
Typ des Ordnungsmittels, z.B. Ordner,
Hngeregister, Archivkarton, Hefter(Allgemeine
Angabe, nicht zur statistischen Auswertung)
Rckenbeschriftung(Allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Liste zugeordneter
Dokumentenklassen(Allgemeine Angabe, nicht zur

Ord_A01Typ

Ord_A02Beschriftung
Ord_A03Klassen
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 15 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfllen
statistischen Auswertung)
Grundstzliche Organisation: 1: jahrgangsweise2:
thematisch 3: kundenbezogen 4: sequentiell5:
sonstige
Aufteilung des Ordnungsmittels:1: Laschen2:
Register3: Zwischenbltter4: Einhngemappen5:
Papierstreifen6: sonstige
0: kein Deckblatt1: Deckblatt
0: kein Inhaltsverzeichnis1: Inhaltsverzeichnis
0: Aktenplan nicht vorhanden1: Aktenplan
vorhanden (beilegen)
0: enthaltene Dokumente nicht in
Sortierreihenfolge1: enthaltene Dokumente in
Sortierreihenfolge
0: Sortierreihenfolge mu nicht elektronisch
abgebildet werden1: Sortierreihenfolge mu
elektronisch abgebildet werden
0: Aufbau nicht bindend1: Aufbau bindend
minimale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
maximale Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
durchschnittliche Seitenanzahl des jeweiligen
Ordnungsmittels im Archiv
0: nicht redundant in anderer Akte1: redundant in
anderer Akte
0: Original nicht in dieser Akte1: Original in dieser
Akte
0: keine Heftung1: Heftung, die vor dem Scannen
entfernt werden mu

Ord_A04Organisation

Ord_A05Aufteilung

Ord_A06Deckblatt
Ord_A07Inhaltsverz.
Ord_A08Aktenplan
Ord_A09Sortiert

Ord_A10Reihenfolge

Ord_A11Aufbau
Ord_A12Min. Seiten
Ord_A13Max. Seiten
Ord_A14Seiten
Ord_A15Redundanz
Ord_A16Original
Ord_A17Heftung

Archiv-Analyse (Arc_A)
Bei der Archiv-Analyse wird erhoben, wie, wo und welche Mengen an Informationen
und Dokumenten abgelegt bzw. archiviert werden und wie das heutige Archiv
organisiert ist. Hierbei sind sowohl Handablagen, Abteilungsarchive als auch zentrale
Archive zu bercksichtigen. Die verschiedenen Archive sind im Hinblick auf
Redundanz, Vollstndigkeit, Sicherheit und Aktualitt zu analysieren. Weiterhin sind
die gegenwrtigen Verfahren zur Kennzeichnung, Bereitstellung, Ersteinstellung und
Rcksortierung von Dokumenten aufzunehmen.
Ziele der Archiv-Analyse
Ein Ziel der Archiv-Analyse ist es, das derzeitige Papiervolumen und den Zuwachs
festzustellen, um das Nutzenpotential bei Einfhrung eines DokumentenManagement-Systems festzustellen. Mit der Archiv-Analyse kann auch die Menge
der redundant abgelegten Informationen ermittelt werden. Ziel wird es sein,
Kopierarbeiten, die Verteilung der Kopien und damit zusammenhngend
Mehrfachablagen zu vermeiden. Bei der Verfgbarkeit eines elektronischen
Informationssystems am Arbeitsplatz bringt dies eine Ersparnis von Zeit und Papier
mit sich. Ein weiteres Ziel der Archiv-Analyse ist es, die Sortierung, die
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Ist-Analyse
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Version: 2.1
Seite 16 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Aktenverfolgung und die Anzahl der Negativsuchen herauszufinden, um neben dem
rechenbaren Nutzen auch den qualitativen Nutzen des DMS darstellen zu knnen.
Dokumenten-Management-Systeme
bieten
auch
Vorteile
hinsichtlich
Ordnungsmigkeit und Vollstndigkeit der archivierten Informationen, da keine
physikalische Entnahme stattfindet und die richtige Wiedereinsortierung entfllt (nur
Reproduktion am Bildschirm). Zusammen mit den Ergebnissen der DokumentAnalyse soll anschlieend die Aufbewahrungswrdigkeit der Information festgestellt
werden (Zusammenspiel Bedeutung der Information, Zugriffshufigkeit).
Erfassungsliste Arc_A
Fr jedes Archiv (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) ist folgende Erfassungsliste auszufllen.
PC-Kunde Arc_A Archiv-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Archiv-Analyse (Arc_A)

Datum
Version

Arc_A06
Aktenkz

Arc_A08
Abschlu

Archivbezeichnung
Archivart
Archivtyp
Standort
Gre
Organisation
Zustndigkeit
Aufbewahrungstypen
Lfd.
Nr.

Ordnungsmittel

Arc_A01
Anzahl

Ars_A02
Meter

Arc_A03
Zuwachs

Arc_A04
Arc_A05
Entsorgung Vorgang

Arc_A07
Temporr

Arc_A09
Zugriff 1T

Arc_A10
Zugriff 1W

Datei ARC_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Arc_A


Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Arc_A ist wie in Abschnitt Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten beschrieben auszufllen.
Teil 2
Feld
Archivbezeichnung
Archivart
Archivtyp
Standort
Gre
Organisation
Zustndigkeit
Aufbewahrungstypen

Ausfllen
Bezeichnung des Archivs
Fachliche Kennzeichnung
CI, NCI, Microfilm, Papier etc.
Ort, Abteilung, Gruppe, Zimmer-Nr. etc.
qm oder Rume
zentral / dezentral / Zwischenlager / Abteilung
Abteilung, Person, Stelle, Tel.
Regale, Schrnke, Hngeregister etc.

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Ordnungsmittel

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
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Ausfllen
Laufende Nummer
Jedes im Archiv stehende gleich strukturierte Ordnungsmittel
(Ord_A), d.h. zum gleichen Thema und mit gleicher inhaltl.
Zusammensetzung
Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Arc_A01Anzahl
Arc_A02Meter
Arc_A03Zuwachs
Arc_A04Entsorgung
Arc_A05Vorgang

Ausfllen
Anzahl des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Lfd. Meter des jeweiligen Ordnungsmittels im Archiv
Monatlicher Zuwachs in Anzahl Ordnungsmitteln
Entsorgung nach wieviel Jahren
0: Ein Ordnungsmittel pro Vorgang1: Mehrere Ordnungsmittel
pro Vorgang
0: kein Aktenkennzeichen1: Aktenkennzeichen vorhanden
0: tote/fertige Akte1: lebende/temporre Akte
0: Ordnungsmittel kommt sofort nach Anlage in das Archiv1:
Ordnungsmittel kommt erst nach Abschlu Vorgang in das
Archiv
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel am ersten
Tag
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel in der ersten
Woche
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Monat
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
halben Jahr
Anzahl Zugriffe auf das jeweilige Ordnungsmittel im ersten
Jahr
Anzahl Zugriffe auf jeweiliges Ordnungsmittel in den ersten
7Jahren
0: Heraussuchen und Rcksortierungen durch
Archivfachpersonal1: Heraussuchen und Rcksortierungen
durch Sachbearbeiter

Arc_A06Aktenkennzeichen
Arc_A07Temporr
Arc_A08Abschlu

Arc_A09Zugriff 1T
Arc_A10Zugriff 1W
Arc_A11Zugriff 1M
Arc_A12Zugriff 6M
Arc_A13Zugriff 1J
Arc_A14Zugriff 7J
Arc_A15Rcksort.

Nutzungs-Analyse (Nutz_A)
Bei der Nutzungs-Analyse lassen sich
Benutzersicht (Anforderung von Dokumenten) und
Archivsicht (Bereitstellung von Dokumenten)
unterscheiden. Die Nutzungs-Analyse soll zur Bewertung des vorhandenen
Dokumentenbestandes beitragen. Gerade bei groen Altbestnden und/oder einem
groen Aufkommen an Dokumenten im laufenden Betrieb ist die Frage nach der
Archivierungswrdigkeit von besonderem Interesse. Damit verbunden ist auch die
Frage, inwieweit eine Erfassung der Altbestnde notwendig ist.
Bei der Nutzungs-Analyse werden Zugriffsprofile analysiert, das heit es wird
festgestellt, wie die Mitarbeiter im allgemeinen suchen. Hierzu gehrt, ob
beispielsweise auf komplette Akten oder auf einzelne Dokumente zugegriffen wird.
Weiterhin wird untersucht, wo die Mitarbeiter suchen, das heit, ob sie berwiegend
auf ihre private Ablage zugreifen, auf Handakten, auf Abteilungs- oder auf
Zentralarchive. Auch Zugriffshufigkeiten und -zeitpunkte sowie die Effizienz und der
Erfolg von Suchvorgngen mssen untersucht werden.
Vorhandene Transport- und Wartezeiten lassen auf mgliche Effizienzpotentiale
schlieen. Wichtig ist auch die Untersuchung, ob im allgemeinen auch wirklich das
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Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
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Status: Fertig
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Seite 18 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
oder die gesuchten Dokumente gefunden werden und nicht eine ltere Version oder
ein Dokument mit hnlichem Inhalt. Oftmals erscheint die Suche auch zu mhsam,
so da erst gar nicht gesucht wird. Schlielich sind im Rahmen der NutzungsAnalyse auch die bestehenden Verfahren zur Rcksortierung von Dokumenten und
zur Dokumentation von Ergnzungen und nderungen aufzunehmen.
Ziele der Nutzungs-Analyse
Ziele der Nutzungs-Analyse sind die Festlegung von Nutzungsprofilen fr
verschiedene Dokumenttypen, die Abbildung geeigneter Suchen im System mit
Eindeutigkeit, Vollstndigkeit, Aktualitt und bersichtlichkeit des Suchergebnisses,
sinnvolle Strategien zur Erfassung von Informationen sowie die Handhabung von
Ergnzungen, Lschungen, Wiedervorlagen etc. Anhand der Zugriffshufigkeiten
knnen auerdem Speicherorte und Transportstrategien optimiert werden.
Erfassungsliste Nutz_A
Fr jedes Archiv (alle Arten von Ablagen, Registraturen, Archiven, Belegkeller,
Handablagen usw.) der Archiv-Analyse ist folgende Erfassungsliste auszufllen.
PC-Kunde

Nutz_A Nutzungs-Analyse

Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Nutzungs-Analyse (Nutz_A) Version

Nutz_A03

Nutz_A06

Nutz_A07

Nutz_A08

Sachgebiet

Jahrgang

Sonstige

Archivbezeichnung (Arc_A)
Lfd.
Nr.

Dokument

Nutz_A01
Sicht

Nutz_A02
Referenzen
Arb.schritt

Nutz_A04
Nutz_A05
Suchkriterien
Dokumente Eindeutig
Namen

Nutz_A09
Zugriffsart

Nutz_A10
Nutz_A11
Zugriffshuf. Benutzer

Datei NUTZ_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Nutz_A


Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Nutz_A ist wie in Abschnitt Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten beschrieben auszufllen.
Teil 2
Feld
Archivbezeichnung

Ausfllen
Archivbezeichnung aus der Archiv-Analyse (Arc_A)

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Dokument
Nutz_A01Sicht

Ausfllen
Laufende Nummer
Dokument aus Dokument-Analyse
Verschiedene Sichten der Nutzung von
Dokumenten (mehrere Angaben mglich): E:
ErfasserQ: QualittskontrolleA: AnwenderK:
KontrolleP: PrfenV: Verwalten/AdministratorF:
Fremdanwender (andere Abteilung etc.)
allgemeine Angaben, nicht zur statistischen
Auswertung
Zugehriger Arbeitsschritt der Vorgangs-Analyse

Referenzen(Nutz_A02-Nutz_A03)
Nutz_A02Arbeitsschritt
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Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
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Status: Fertig
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfllen
(Vorg_A)
Bezeichnung(en) der referenzierten Dokumente
der Dokument-Analyse (Dok_A)

Nutz_A03Dokumente
Suchkriterien(Nutz_A04-Nutz_A08)
Nutz_A04Eindeutig

0: Zugriff auf Dokument nicht ber eindeutige


Kennzeichnung1: Zugriff auf Dokument ber
eindeutige Kennzeichnung
0: Zugriff auf Dokument nicht ber Namen1:
Zugriff auf Dokument ber Namen, z.B. Kunde
0: Zugriff auf Dokument nicht ber Sachgebiet1:
Zugriff auf Dokument ber Sachgebiet
0: kein jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument1:
jahrgangsweiser Zugriff auf Dokument
0: Zugriff auf Dokument nur ber genannte
Kriterien (Nutz_A04-07)1: Zugriff auf Dokument
ber sonstige Kriterien
1: Zugriff auf komplette Akte2: Zugriff auf
Einzeldokument3: Zugriff auf Einzelseiten (Auszug
des Dokumentes)
Zugriffshufigkeit innerhalb des Arbeitsschrittes
0: Zugriff eines Benutzers auf das Dokument1:
Zugriff mehrerer Benutzer gleichzeitig auf das
Dokument
0: Zugriff auf das Dokument zwingend1:
alternativer Zugriff auf andere Dokumente
0: Statisches Dokument1: Dokument in
Bearbeitung
Hufige Zugriffszeitpunkte1: Zugriff vor 8.00 Uhr2:
Zugriff von 8.00 bis 10.00 Uhr3: Zugriff von 10.00
bis 12.00 Uhr4: Zugriff von 12.00 bis 14.00 Uhr5:
Zugriff von 14.00 bis 16.00 Uhr6: Zugriff nach
16.00 Uhr7: nicht spezifiziert
Heutige Suchzeit fr das Dokument in Minuten
Heutige Transportzeit fr das Dokument in
Minuten
Liegezeiten, in denen das Dokument nicht
bearbeitet wird, in Minuten (z.B. durch
Informationsanforderung von einem Dritten)
Zeit fr die eigentliche Bearbeitung des
Dokumentes in Minuten
Zeit fr die Ablage des Dokumentes in Minuten
1: Ablage des Dokumentes zu Beginn des
Arbeitsschrittes2: Ablage des Dokumentes
whrend des Arbeitsschrittes3: Ablage des
Dokumentes nach Abschlu des Arbeitsschrittes4:
Ablage des Dokumentes nach Abschlu des
Vorgangs5: keine Ablage des Dokumentes
0: eine Version des Dokumentes1: Ablage
verschiedener Versionen des Dokumentes
0: keine Wiedervorlage1: Wiedervorlage

Nutz_A05Namen
Nutz_A06Sachgebiet
Nutz_A07Jahrgang
Nutz_A08Sonstige

Nutz_A09Zugriffsart

Nutz_A10Zugriffshuf.
Nutz_A11Benutzer

Nutz_A12Alternative
Nutz_A13Status
Nutz_A14Zeitpunkt

Nutz_A15Suchzeit
Nutz_A16Transportzeit
Nutz_A17Liegezeit

Nutz_A18Bearb.zeit
Nutz_A19Ablagezeit
Nutz_A20Abl.zeitpkt.

Nutz_A21Versionen
Nutz_A22Wiedervorlage
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Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
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Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 20 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Bearbeitung(Nutz_A23-Nutz_A30)
Nutz_A23Lesen

Ausfllen
0: Dokumernt wird nicht nur gelesen / angezeigt1:
Dokument wird nur gelesen / angezeigt
0: keine Annotationen1: Anbringen von
Annotationen
0: Dokument wird nicht gendert1: Dokument wird
gendert
0: Dokument wird nicht neu erstellt / erzeugt1:
Dokument wird neu erstellt / erzeugt
0: Dokument wird nicht abgezeichnet1: Dokument
wird abgezeichnet
0: Dokument wird nicht gelscht / vernichtet1:
Dokument wird gelscht / vernichtet
0: Dokument wird nicht kopiert1: Dokument wird 1
mal kopiert2: Dokument wird 2 mal kopiert3:
Dokument wird 3 mal kopiert4: Dokument wird 4
mal kopiert5: Dokument wird 5 mal kopiert6:
Dokument wird 6 mal kopiert7: Dokument wird 7
mal kopiert8: Dokument wird 8 mal kopiert9:
Dokument wird 9 mal oder mehr kopiert
0: keine sonstige Bearbeitung des Dokumentes1:
sonstige Bearbeitung des Dokumentes
Hilfsmittel zur Bearbeitung des Dokumentes1:
dezentrale Anwendungen2: Officepakete3: HostAnwendungen4: manuell (Schreibmaschine
u..)5: Sonstige6: keine
Weiterleitung1: Verbleib des Dokumentes beim
Mitarbeiter2: Ablage3: Weiterleitung

Nutz_A24Annotation
Nutz_A25ndern
Nutz_A26Erstellen
Nutz_A27Abzeichnen
Nutz_A28Lschen
Nutz_A29Kopieren

Nutz_A30Sonstiges
Nutz_A31Hilfsmittel

Nutz_A32Weiterleit.

Organisations-Analyse (Org_A)
Im Rahmen der Organisations-Analyse sind alle Abteilungen eines Unternehmens zu
untersuchen, die in das System involviert sind. In diesem Zusammenhang sind die
Kommunikationsbeziehungen zwischen den Mitarbeitern des Unternehmens,
insbesondere der Quellen, Wege, Ziele und Medien fr den Austausch von
Dokumenten zu untersuchen, aber ebenso auch Kommunikationsbeziehungen zu
externen Stellen. Weiterhin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter je Abteilung im
fachlichen, technischen und sozialen Bereich sowie deren Aufgaben zu erheben.
Anhand der Stellenbeschreibungen der Mitarbeiter vor der DMS-Einfhrung kann
festgestellt werden, welche Mitarbeiterrollen es gibt und welche Systemkomponenten
fr den jeweiligen Mitarbeiter zugnglich sein mssen. Daneben mssen im Rahmen
der Organisations-Analyse die Rechte und Kompetenzen der einzelnen Mitarbeiter
sowie die personellen Verflechtungen innerhalb der Unternehmung aufgedeckt
werden. Zu diesem Zweck knnen Organigramme erstellt werden, die Auskunft ber
die hierarchischen Positionen und die damit verbundenen Kompetenzen geben.
Ziele der Organisations-Analyse
Ziel der Organisations-Analyse ist es, verschiedene Profile einschlielich der durch
ein DMS neu entstehenden Profile fr zustzliche Funktionen wie Scannen,
Indizieren, Fach- und Systemadministration und eventuell erforderliche neue
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 21 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Organisationsanweisungen festzuhalten. Auerdem werden die Auswirkungen eines
DMS auf Hierarchien, Arbeitsvertrge u.. ersichtlich. Anhand der Ergebnisse der
Organisations-Analyse knnen bei der DMS-Einfhrung auch die Rechte- und
Zugriffsstrukturen abgebildet werden. Basierend auf den Ergebnissen der
Organisations-Analyse kann weiterhin fr jeden involvierten Mitarbeiter der
Qualifizierungsbedarf ermittelt werden. Aufgrund der unterschiedlich ausgeprgten
Fach- und DV-Wissen einerseits und den Anforderungen andererseits knnen schon
whrend der Systemeinfhrung gezielte Schulungsmanahmen vorgenommen
werden. Durch diese Zeitplanung wird es mglich, da mit der Systemrealisierung
die sofortige Nutzung gewhrleistet ist.
Erfassungsliste Org_A
Fr jede Abteilung, die in das System involviert ist, ist folgende Erfassungsliste
auszufllen.
PC-Kunde : Org_A Organisations-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Organisations-Analyse (OrgA)
Version

Org_A06
Zugriff DV

Org_A07
Rechte DV

Abteilung
Lfd.
Nr.

Funktion

Org_A01
Vorges.

Org_A02
Nach

Org_A03
Neben

Org_A04
Archiv

Org_A05
Rechte A.

Org_A08
Fax

Org_A09
Ablage

Org_A10
Suchen

Org_A11
Ext.Empf.

Datei ORG_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Org_A


Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Org_A ist wie in Abschnitt Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten beschrieben auszufllen.
Teil 2
Feld
Abteilung

Ausfllen
Bezeichnung der Abteilung

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Funktion
Org_A01Vorges.

Ausfllen
Laufende Nummer
Funktion/Rolle
Vorgesetzte Stelle(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Nachgeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe, nicht
zur statistischen Auswertung)
Nebengeordnete Stelle(n)(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Archiv(e) der Archiv_Analyse (Arc_A), auf die
zugegriffen wird(Referenzen auf Archiv-Analyse
Arc_A,allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Zugriffsrechte auf Archiv(e)0: kein Zugriff1: Zugriff

Org_A02Nach
Org_A03Neben
Org_A04Archiv

Org_A05Rechte A.
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 22 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte

Ausfllen
nur auf Extrakt nach Anforderung2: nur Lesen3:
Lesen und ndern von Informationen4: Lesen und
Erstellen von Informationen 5: Lesen, ndern und
Erstellen von Informationen6: Lesen, ndern,
Erstellen, Entnahme und Vernichtung von Inf.7:
Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsmglichkeiten
Zugriff auf elektronische Informationen0: kein
Zugriff auf elektronische Informationen1:
berwiegend auf dem Grorechner2:
berwiegend auf dezentralen Systemen (lokaler
PC, PC-Netz)3: berwiegend E-Mail4:
berwiegend CD-ROM
Zugriffsrechte auf elektronische Informationen0:
kein Zugriff auf elektronische Informationen1: nur
Lesen2: Lesen und ndern von Informationen3:
Lesen und Erstellen von Informationen 4: Lesen,
ndern und Erstellen von Informationen5: Lesen,
ndern, Erstellen und Vernichtung von Inf.6:
zustzlich Berechtigung zur Vergabe von
Zugriffsrechten
0: kein Zugriff auf Informationen ber Fax1:
direkter Zugriff auf Informationen ber Fax2: FaxZugriff ber Hauspost
durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
fr Ablage von Informationen (z.B. Vorbereitung
Ordnungsmittel, Sortieren, Rcksortieren, Ablegen
usw.)
durchschnittliche Arbeitszeit (in Minuten) pro Tag
fr die Suche nach Informationen
Informationsempfang von externen Stellen0: keine
Informationen von externen Stellen1: berwiegend
Papier2: berwiegend Fax3: berwiegend
elektronisch
Informationsempfang von anderen
Mitarbeitern/Abteilungen0: keine Informationen
von anderen Mitarbeitern/Abteilungen1:
berwiegend Papier2: berwiegend Fax3:
berwiegend elektronisch
Informationsweitergabe an externe Stellen0: keine
Informationsweitergabe an externe Stellen1:
berwiegend Papier2: berwiegend Fax3:
berwiegend elektronisch
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen0: keine
Informationsweitergabe an andere
Mitarbeiter/Abteilungen1: berwiegend Papier2:
berwiegend Fax3: berwiegend elektronisch

Org_A06Zugriff DV

Org_A07Rechte DV

Org_A08Fax

Org_A09Ablage

Org_A10Suchen
Org_A11Ext. Empf.

Org_A12Int. Empf.

Org_A13Ext. Weiterg.

Org_A14Int. Weiterg.

Vorgangs-Analyse (Vorg_A)
Im Rahmen der Vorgangs-Analyse werden alle im Unternehmen vorkommenden
Vorgnge untersucht, bei denen Informationen und Dokumente erstellt, gendert,
gelesen oder gelscht werden. Zu unterscheiden ist dabei zwischen Ttigkeiten, die
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Thema: DMS-Einfhrung
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
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Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 23 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
aufgrund sachlicher Notwendigkeit der Zielerreichung dienen und solchen, die sich
aus den bisherigen organisatorischen und technischen Gegebenheiten ableiten und
eigentlich nicht zur Zielerreichung beitragen. Die Vorgangs-Analyse soll die
notwendigen Ttigkeiten und Arbeitsschritte eines Mitarbeiters zur Erfllung seiner
Aufgaben ermitteln. Neben den Arbeitsschritten sind auch die Regeln fr die
einzelnen Arbeitsablufe sowie die Kommunikation und Interaktion mit anderen
Mitarbeitern oder Abteilungen zu erfassen. Ebenso sind die zeitlichen Reihenfolgen
und Beziehungen zwischen den Vorgngen, die durchschnittliche Bearbeitungsdauer
der jeweiligen Geschftsprozesse und die Nutzung von internen und externen
Ressourcen zu dokumentieren.

Vorgangsanalyse und Informationsbedarf


Vorgang
Eingang
Richtlinien
- Formell
Hilfe?
- Kollege
- Muster
- Erfahrung

Dokumente
z.B. - Eingang
- Hinzuziehung
- Ausgang

Arbeitspakete
- Name, Bezeichnung
- Hufigkeit
- Einzelmodul mit Wiederholung oder
- Einzelbestandteil Arbeitsflu

Hierarchische
Position
- Qualifikation
- Rolle
- Kompetenz

Kommunikation
z.B. - mu
- nach Erfordernis
- zufllig

Dateneingabe
Datenausgabe Host

Welche
Dateneingabe
Anwendungen?
Lokal
Datenausgabe
Sonstige Werkzeuge

Wer

Vorgang
Ausgang

Bearbeitungs- interne
zeit
Lieferzeit

Ansto Weitergabe
- wenn fertig
- wenn abgefordert

Art des
Ergebnisses

Wegezeit
Wege Weitergabe
entsprechend Ergebnis

Abb. 5: Vorgangs-Analyse und Informationsbedarf

Ziele der Vorgangs-Analyse


Ziel der Vorgangs-Analyse ist eine Beschreibung der fr das Archivsystem relevanten
Geschftsprozesse und die Aufdeckung bestehender Schwachstellen und knftiger
Effizienzpotentiale. Weiterhin dient die Vorgangs-Analyse zur Aufwandsabschtzung
fr die Integration vorhandener Anwendungen. Aus den Ergebnissen der VorgangsAnalyse knnen auch Erfassungs- und Archivierungszeitpunkte, Nutzungsprofile
sowie der erforderliche Qualifizierungsaufwand abgeleitet werden.
Erfassungsliste Vorg_A
Fr jeden Vorgang, bei dem Informationen und Dokumente erstellt, gendert,
gelesen oder gelscht werden, ist folgende Liste auszufllen.

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Thema: DMS-Einfhrung
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Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Status: Fertig
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Seite 24 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
PC-Kunde : Vorg_A Vorgangs-Analyse
Projekt
Projekt-Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Datum
Vorgangs-Analyse (Vorg_A) Version

Vorgangsbezeichnung
Vorgangsbeschreibung

Lfd.
Nr.

Arbeitsschritt

Vorg_A01
Beschr.

Vorg_A02
Vorgnger

Vorg_A03
Nachfolger

Vorg_A04
Vorg_A05
Dokumente Kommuni.

Vorg_A06
Vorg_A07
Hilfsmittel
Programme Abfragen

Vorg_A08

Vorg_A09

Vorg_A10

Vordruck

Textbaust.

Mitarbeiter

Datei VORG_A.XLS

Anleitung zur Erfassungsliste Vorg_A


Teil 1
Der allgemeine Kopfteil der Erfassungsliste Vorg_A ist wie in Abschnitt Allgemeiner
Aufbau der Erfassungslisten beschrieben auszufllen.
Teil 2
Feld
Vorgangsbezeichnung
Vorgangsbeschreib.

Ausfllen
Bezeichnung des Vorgangs
kurze inhaltliche Beschreibung des Vorgangs

Teil 3
Spalte
Lfd. Nr.
Arbeitsschritt
Vorg_A01Beschr.

Ausfllen
Laufende Nummer
Arbeitsschrittbezeichnung
kurze inhaltliche Beschreibung des
Arbeitsschrittes(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Bezeichnung des/der Vorgngerarbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Bezeichnung des/der folgenden Arbeitsschritte(s)
(allgemeine Angabe, nicht zur statistischen
Auswertung)
Liste der benutzten Dokumente aus der
Dokument-Analyse (Dok_A) (allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Liste der Mitarbeiter/Abteilungen, die in diesen
Arbeitsschritt involviert sind(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)

Vorg_A02Vorgnger

Vorg_A03Nachfolger

Vorg_A04Dokumente

Vorg_A05Kommunikation

Hilfsmittel(Vorg_A06-Vorg_A10)
Vorg_A06Programme

0: keine untersttzenden Programme zur


Ausfhrung des Arbeitsschrittes1: untersttzende
Programme zur Ausfhrung des Arbeitsschrittes
0: keine Abfragen an Datenbanken und andere
Informationssysteme1: Abfragen an Datenbanken
und andere Informationssysteme
0: kein Vordruck1: Papiervordruck2: elektronischer
Vordruck

Vorg_A07Abfragen

Vorg_A08Vordruck
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 25 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Spalte
Vorg_A09Textbaust.
Vorg_A10Mitarbeiter

Ausfllen
0: keine Textbausteine1: Textbausteine
0: keine Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen1: Anfragen an andere Mitarbeiter /
Abteilungen

Benutzte Programme(Vorg_A11-Vorg_A13)
Vorg_A11Inf.Anzeige

Vorg_A12Inf.Erstellen

Vorg_A13Dateneingabe

Vorg_A14Richtlinien

0: keine Anwendungen fr die Anzeige von


Dokumenten1: Anwendung 1 fr die Anzeige von
Dokumenten2: Anwendung 2 fr die Anzeige von
Dokumenten3: Anwendung 3 fr die Anzeige von
Dokumenten
0: keine Anwendungen fr die Erstellung von
Dokumenten1: Anwendung 1 fr die Erstellung
von Dokumenten2: Anwendung 2 fr die
Erstellung von Dokumenten3: Anwendung 3 fr
die Erstellung von Dokumenten
0: keine Anwendungen fr die Dateneingabe1:
Anwendung 1 fr die Dateneingabe2: Anwendung
2 fr die Dateneingabe3: Anwendung 3 fr die
Dateneingabe
0: keine Richtlinien fr die Ausfhrung des
Arbeitsschrittes1: Richtlinien in Papier2:
Richtlinien in elektronischer Form

Technik-Analyse (Tec_A)
Im Rahmen der Technik-Analyse werden die in einem Unternehmen bestehenden
Hard- und Softwarekomponenten zusammengestellt. Bei der Einfhrung eines
Dokumenten-Management-Systems sollte die vorhandene technische Infrastruktur
aus Wirtschaftlichkeitsgesichtspunkten weitgehend genutzt werden knnen. Die
frhzeitige Erhebung der technischen Randbedingungen erleichtert das generelle
Verstndnis der Arbeitsumgebung und Organisation, da diese letztendlich durch die
bestehende technische Infrastruktur geprgt wurden.
Relevante technische Rahmenbedingungen ergeben sich vor allem aus den
folgenden Gegebenheiten:
IT-Strategie (z.B. unternehmensinterne Standards),
vorhandene Hardware (Netze, Server- und Host-Systeme, PCs, Drucker),
vorhandene
Software
(Datenbanken,
fachspezifische Anwendungen),

Broautomatisierungsanwendungen,

Arbeitspltze (Ausstattung und Aufteilung),


Sicherungssysteme (Software, Hardware, Rume).
Ziele der Technik-Analyse
Ziel der Technik-Analyse ist die Untersuchung von Integrationsmglichkeiten
vorhandener Hard- und Softwarekomponenten sowie die Spezifikation der
Anforderungen an neue Arbeitspltze wie Scannen oder Grobildschirme. Auch
erforderliche Sicherungs- und Sicherheitsmanahmen werden aus der TechnikKunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 26 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Analyse ersichtlich. Die Ergebnisse der Technik-Analyse bilden weiterhin die
Grundlage fr die technischen Pflichtenhefte.
Erfassungslisten Tec_A
Die vorhandenen Hard- und Softwarekomponenten werden unter Verwendung
verschiedener Listen erfat.
Erfassungsliste Tec_A fr Arbeitsplatzrechner
Fr die Erfassung vorhandener Arbeitspltze ist folgende Liste auszufllen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Arbeitsplatzrechner)
Projekt
Projekt-Nr.

Arbeitsplatzrechner
Lfd.
PC
Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Tec_A01
Masch.nr.

Tec_A02
Standort

Tec_A03
Prozessor

Tec_A04
RAM

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)

Datum
Version

Tec_A05
SCSI

Tec_A06
Tec_A07
Netzanschl. HD Gesamt

Tec_A08
HD Frei

Tec_A09
Monitor

Tec_A10
Farbe

Datei TEC_A_AP.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaen auszufllen:


Spalte
Lfd. Nr.
PC
Tec_A01Masch.nr.

Ausfllen
Laufende Nummer
Bezeichnung
Maschinennummer des PC(allgemeine Angabe,
nicht zur statistischen Auswertung)
Standort des PC(allgemeine Angabe, nicht zur
statistischen Auswertung)
Prozessor0: < 486er1: 486er2: Pentium
RAM ausbaubar bis (MB)0: 32 MB1: > 32 MB
0: keine SCSI-Schnittstelle1: SCSI vorhanden
0: kein Netzanschlu1: Netzanschlu
Gesamtkapazitt der Festplatte
freier Festplattenspeicher
Bildschirmgre in Zoll0: 151: 172: 193: 21
0: Schwarzweimonitor1: Farbmonitor
Monitorauflsung0: 800 * 6001: 1.024 * 7682:
1.600 * 1.200
0: normale Tastatur1: ergonomische Tastatur
0: keine Maus1: Maus vorhanden

Tec_A02Standort
Tec_A03Prozessor
Tec_A04RAM
Tec_A05SCSI
Tec_A06Netzanschlu
Tec_A07HD Gesamt
Tec_A08HD Frei
Tec_A09Monitor Gre
Tec_A10Farbe
Tec_A11Auflsung
Tec_A12Tastatur
Tec_A13Maus

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 27 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Erfassungsliste Tec_A fr Drucker
In die folgende Liste sind nur vorhandene Laserdrucker aufzunehmen.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Drucker)
Projekt
Projekt-Nr.

Drucker
Lfd.
Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Drucker

Tec_A01
Masch.nr.

Tec_A02
Standort

Tec_A03
Video-Int.

Tec_A04
Auflsung

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)

Datum
Version

Tec_A05
Skalierbar

Tec_A06
Tec_A07
Tec_A08
Geschwind. Netzanschl. Speicher

Tec_A09
Aufrst

Tec_A10

Datei TEC_A_DR.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaen auszufllen:


Spalte
Lfd. Nr.
Drucker
Tec_A01Masch.nr.

Ausfllen
Laufende Nummer
Druckerbezeichnung
Inventar-Nummer des Laserdruckers

Tec_A02Standort
Tec_A03Video-Int.

Standort des Laserdruckers


0: kein Video-Interface / ImageBeschleunigerkarte 1: Video-Interface / ImageBeschleunigerkarte vorhanden2: Video-Interface /
Image-Beschleunigerkarte nachrstbar
Auflsungsstufen0: 300 dpi1: 600 dpi2: 1200 dpi
0: Auflsung nicht frei skalierbar1: Auflsung frei
skalierbar
Druckgeschwindigkeit in Seiten pro Minute
Netzwerkanschlu Typ0: keiner1: Ethernet2:
TokenRing
Interner Speicher vorhanden (MB)
Interner Speicher aufrstbar (MB)

Tec_A04Auflsung
Tec_A05Skalierbar
Tec_A06Geschwindigkeit
Tec_A07Netzanschlu
Tec_A08Speicher
Tec_A09Aufrst.

Netzwerke
Die Erfassung der bestehenden Netzwerk-Komponenten ist mit der entsprechenden
Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.
Server- und Host-Systeme
Die Erfassung der bestehenden Server- und Host-Systeme ist
entsprechenden Abteilung abzustimmen bzw. gemeinsam zu erarbeiten.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

mit

der

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 28 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Erfassungsliste Tec_A fr Software
Die installierte Software wird mit Hilfe der folgenden Liste erfat.
PC-Kunde: Tec_A Technik-Analyse (Software)
Projekt
Projekt-Nr.

Software
Lfd.
Nr.

Fachbereich
Abteilung
Autor
Stellenzeich.
Telefon

Installierte Software

Tec_A01
Installat.

Tec_A02
Speichern

Tec_A03
Sichern

Tec_A04
Sp.bedarf

Thema
Listentyp
Listennr.

Ist-Analyse
Technik-Analyse (Tec_A)

Datum
Version

Tec_A05

Tec_A06

Tec_A08

Tec_A07

Tec_A09

Tec_A10

Datei TEC_A_SW.XLS

Die Spalten dieser Liste sind folgendermaen auszufllen:


Spalte
Lfd. Nr.
Installierte Software
Tec_A01Installat.

Ausfllen
Laufende Nummer
Bezeichnung der Software
Installierte Software0: lokal1: dezentral2: zentral

Tec_A02Speichern

Verzeichnisse fr Datenspeicherung:0: lokal1:


dezentral2: zentral
Datensicherung0: lokal1: dezentral2: zentral
Speicherbedarf der Programme auf Festplatte
(MB)

Tec_A03Sichern
Tec_A04Sp.bedarf

Auswertung der Listen


Nach der Ist-Bestandsaufnahme erfolgt eine Verdichtung und Auswertung der
durchgefhrten Detailanalysen. Fr die Auswertung und Zusammenfassung der
einzelnen Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten sind je nach Merkmalsart der
Spalte
Zhl- oder Mewert,
Skalierung oder Wertebereich,
Ja-/Nein-Frage
verschiedene Auswertungsmglichkeiten gegeben, die in den folgenden Abschnitten
kurz erlutert werden.
Zhlwerte
Bei Zhl- oder Mewerten in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten knnen
Summen, minimale und maximale Werte sowie Durchschnittswerte einer Spalte
gebildet werden.
Muster einer Auswertung von Zhlwerten
Lfd. Nr
1
2
3

Bezeichnung
Bezeichnung
1
Bezeichnung
2
Bezeichnung

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Merkmal 1
100

Merkmal 2
800

Merkmal 3
0

...
...

Merkmal n
1.000

10

20

...

10

100

10.000

11

...

1.000

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 29 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
3
X

Bezeichnung
x
Summe
Min.
Max.

20

16

...
...

407
10
100
20

100.560
16
10.000
4732

108
0
11
5

...
...
...
...

7
16.031
10
1.000
780

Erluterung zur Auswertung von Zhlwerten


Spalten
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung

Erluterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden
Detailanalyse (z.B. Dokument, Ordnungsmittel,
Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

Merkmal 1 bis n

Auswertungszeilen
Zeile
Summe
Min.
Max.

Erluterung
Summe der entsprechenden Spalten
minimaler Wert der verschiedenen Spalten
maximaler Wert der verschiedenen Spalten
jeweiliger Durchschnittswert der Spalten

(Durchschnitt)

Beispiel
Archiv-Analyse, Merkmal Arc_A01: Anzahl Ordnungsmittel in einem Archiv
Lfd. Nr

Ordnungsmittel

1
2
3
4
5

Ordner Kredit
Handakte Kredit
xxx
xxx
xxx
Summe
Min.
Max.

Arc_A01
Anzahl
50
100
50
10
40
250
10
100
50

Skalierungen oder Wertebereiche


Bei Skalierungen oder Wertebereichen in den Spalten im Hauptteil der
Erfassungslisten knnen Durchschnittswerte und Hufigkeiten eines Merkmals
ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen
Lfd. Nr
1

Bezeichnung Merkmal 1
Bezeichnung 1

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Merkmal 2
8

Ist-Analyse
12.01.1998

Merkmal 3
2

...
...

Merkmal n
1

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 30 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
1
Bezeichnung 5
2
Bezeichnung 7
3

2
3

Bezeichnung 9
x
4

...

...

...
...

3,5

...

3,1

Ausprgung 1
Ausprgung 2
Ausprgung 3
Ausprgung 4
Ausprgung 5
Ausprgung 6
Ausprgung 7

20
10
10
10
5
10
5

30
20
5
5
5
5
5

0
10
20
30
10
5
1

...
...
...
...
...
...
...

1
30
30
11
1
2
4

Ausprgung 8
Ausprgung 9

5
5

0
10

2
2

...
...

1
0

Erluterung zur Auswertung von Skalierungen oder Wertebereichen


Spalten
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Merkmal 1 bis n

Erluterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

Auswertungszeilen
Zeile
(Durchschnitt)

Erluterung
jeweiliger Durchschnittswert der Spalten

Ausprgung 0 bis 9

jeweilige Hufigkeit Ausprgung 0 bis 9

Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A13:
Scanbarkeit von 1 (gut scanbar) bis 9 (nicht scanbar)
Lfd Bezeichnung
.
Nr

Dok_A13

Scanbar
2
3
7
8
2

1
Lieferschein Vordruck 1
2
Lieferschein Vordruck 2
3
Rechnung 1
4
Rechnung 2
5
Mahnung 1
4,4
Ausprgung 1
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

0
Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 31 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ausprgung 2
Ausprgung 3
Ausprgung 4
Ausprgung 5
Ausprgung 6
Ausprgung 7
Ausprgung 8
Ausprgung 9

2
1
0
0
0
1
1
0

Ja/Nein-Fragen
Bei Ja/Nein-Fragen in den Spalten im Hauptteil der Erfassungslisten knnen
Prozentangaben eines Merkmals ermittelt werden.
Muster einer Auswertung von Ja/Nein-Fragen
Lfd. Nr
1

Bezeichnung
Bezeichnung
1
Bezeichnung
2
Bezeichnung
3

2
3

Merkmal 1
1

Merkmal 2
0

Merkmal 3
1

...
...

Merkmal n
1

...

...

...
...

25%

10%

...

80%

Bezeichnung 1
x
Prozent
50%

Erluterung zur Auswertung von Ja/Nein-Fragen


Spalten
Spalte
Lfd. Nr.
Bezeichnung
Merkmal 1 bis n

Erluterung
Laufende Nummer
Bezeichnung aus der entsprechenden Detailanalyse (z.B. Dokument,
Ordnungsmittel, Arbeitsschritt )
Merkmale der entsprechenden Detailanalysen

Auswertungszeilen
Zeile
Prozent

Erluterung
Prozentwert der entsprechenden Spalten

Beispiel
Dokument-Analyse, Merkmal Dok_A14: Rnder (ausgefranst: 0, glatt: 1)
Lfd. Nr

Ordnungsmittel

1
2
3
4
5

Lieferschein Vordruck 1
Lieferschein Vordruck 2
Rechnung 1
Rechnung 2
Mahnung 1

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Dok_A14
Rnder
1
1
1
0
1
Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 32 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Prozent

80%

80% der Dokumente des Ordnungsmittels haben glatte Rnder.


Document-Life-Cycle-Analyse
Die Nutzungsprofile von Dokumenten pro Tag spiegeln die Zugriffshufigkeit der
Anwender auf Dokumente wider. Wie in der folgenden Abbildung dargestellt, ist die
Zugriffshufigkeit ber den Tag gesehen sehr unregelmig. Erfahrungswerte und
Statistiken belegen, da sich die Zugriffe in den Zeiten von 09.00 bis 11.00 Uhr und
zwischen 13.30 und 15.30 Uhr hufen. Hohe Zugriffshufigkeiten bedeuten
gleichzeitig auch eine erhhte Belastung des Netzwerkes, die bei den technischen
Vorgaben zu bercksichtigen ist.
Der Kurvenverlauf zeigt die typische Arbeitsweise der Anwender. Mit Beginn des
Arbeitstages werden abgelegte Dokumente zur Bearbeitung von Vorgngen bentigt,
bis zur Mittagszeit erfolgt die restliche Abarbeitung, und die Anforderung weiterer
Dokumente reduziert sich. Dies wiederholt sich nach der Mittagspause.

Nutzungsprofil an einem Tag in einer Abteilung


Zugriffe
10

Zugriffshufigkeit

8.00 Uhr

10.00 Uhr

12.00 Uhr

14.00 Uhr

16.00 UIhr

Abb. 6: Zugriffsprofile pro Tag

Die folgende Abbildung zeigt das Nutzungsprofil eines Dokumentes ber seine
Lebensdauer hinweg. Ab dem Zeitpunkt der Verfgbarkeit im System wird auf ein
Dokument im Mittel etwa eine Woche lang regelmig zugegriffen. Danach
verringern sich die Zugriffe, und nach 30 Tagen sind kaum noch Anforderungen zu
verzeichnen.
Die
Nutzungsprofile
bestimmen
zusammen
mit
den
Dokumentenmengen die Speicherkapazitt der Ablage-Ebene (Festplatten zur
Zwischenspeicherung) fr den direkten Dokumentenzugriff ohne den Umweg ber
optische Speicher, auf denen die archivierungswrdigen Dokumente abgelegt sind.

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 33 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen

Nutzungsprofil eines Dokumentes ber seine Lebensdauer


Zugriffe
10

Zugriffshufigkeit
1 Tag

10 Tage

1 Monat

6 Monate

5 Jahre

Abb. 7: Zugriffsprofile ber die Lebensdauer eines Dokumentes

Besondere Ergebnistypen
Fr die anschlieenden
bersichten zu bilden:

bergreifenden

Auswertungen

sind

verschiedene

Dokumentenklassen,
Ordnungskriterien,
Zugriffsmerkmale (identifizierende und klassifizierende),
Zugriffs- und Rechteprofile.

bergreifende Auswertungen
Die bergreifenden Auswertungen zeigen die Zusammenhnge der Erfassungslisten
untereinander. Fr die bergreifenden Auswertungen der Ergebnisse der
Detailanalysen ist Voraussetzung, da alle wichtigen Informationen vollstndig,
konsolidiert, ohne Varianten, in gleicher Tiefe und gleichem Detaillierungsgrad
vorliegen. Die Verdichtung der Einzelanalysen mu bereits erfolgt sein. Bei den
bergreifenden Auswertungen werden nicht mehr einzelne Analysen oder Fragen,
sondern das Ergebnis in Form von bersichten und Kategorien (Informationstypen,
Zugriffstypen, gemittelte Zugriffszeiten u.a.) bercksichtigt.
Auswertungsbereiche
Auswertungen knnen nach verschiedenen Bereichen sinnvoll oder erforderlich sein.
Die verschiedenen Kriterien der Detailanalysen knnen folgenden elf
Auswertungsbereichen zugeordnet werden:
Kosten / Wirtschaftlichkeit,
Zeitverhalten,
Mengengerste,
Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation,
Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit,
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 34 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Speicherformate,
rechtliche Absicherung,
Organisationsstruktur,
Nutzungskomfort,
Auslegung der Infrastruktur und
Einbindung vorhandener Systeme.
Zusammenfhrung der Ergebnisse mit Gewichtung
Fr jeden Auswertungsbereich werden im folgenden die wichtigsten Ergebnisse der
Analysen in Form von Checklisten mit potentiellen Schwachstellen aufgezeigt. Diese
ergeben sich sowohl aus der bergreifenden Auswertung der Einzelanalysen als
auch aus grundstzlichen, zum Teil bereits bekannten Problemfeldern. Die
Bewertung der Schwachstellen erfolgt unabhngig voneinander durch die betroffenen
Fachabteilungen, die Organisation und die Geschftsfhrung. Aus dem Vergleich der
unterschiedlichen Einschtzungen wird der Bedarf fr ein elektronisches
Archivsystem und dessen Auslegung ermittelt, es werden Schwerpunkte bei der
Einfhrung gelegt und Entscheidungen vorbereitet bzw. getroffen.
Die Checklisten sind folgendermaen aufgebaut:
die erste Spalte enthlt die Beschreibung der Schwachstelle;
in der zweiten Spalte wird die Ist-Situation dargestellt (Vorhandensein mit 5
Werten von niedrig bis hoch; Auszufllen vom Projektteam, das die Analysen
durchgefhrt hat);
die dritte Spalte dient der Bewertung der Schwachstelle (Bewertung mit 5 Werten
von unwichtig bis sehr wichtig; Auszufllen unabhngig voneinander durch die
betroffene Fachabteilung/en, die Organisation und die Geschftsfhrung).
Kosten/Wirtschaftlichkeit
Durch den Auswertungsbereich Kosten/Wirtschaftlichkeit werden die Kostenaspekte
des bisherigen Ablage-/Archivierungsverfahrens fr eine sptere Auswertung im
Rahmen einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ermittelt. Dabei handelt es sich um die
Kostenaspekte des Ist-Zustands, die dann den erwarteten Kosten des SollZustandes bei Nutzung eines elektronischen Archivsystems gegenbergestellt
werden.
Schwachstellen
Zeit- und Kostenaufwand durch Suche nach Unterlagen und
Papierkopien
Raumkosten durch Papierablage
Erstellung von Kopien vom Mikrofilm- aufwendig- teuerlangwierig

Lizenzkosten
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
Datei:
327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

Projekt:
Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtigsehr wichtig

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 35 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Ressourcenbedarf (Sachmittel und Personal)

Zeitverhalten
Unter Zeitverhalten werden die Aufwnde fr das Ablegen, Wiederfinden,
Bereitstellen, Rcksortieren und andere archivsystemrelevante Zeiten verstanden.
Die Zeiten ergeben sich zum einen aus Sicht des Anwenders am Arbeitsplatz und
zum anderen aus Sicht des Archivs, das Informationen bereitstellt und
entgegennimmt. Diese Zeiten knnen erheblich voneinander abweichen, da
Anforderungs-, Transport-, Liege- und Wartezeiten zu bercksichtigen sind.
Schwachstellen der bei der Ist-Analyse ermittelten Zeiten sollen durch die Einfhrung
eines Archivsystems behoben werden.
Schwachstellen
Lange Suchzeiten in- DV- Papierarchiv- Mikrofilmarchiv

Anteil der Ablage- und Suchzeiten an der Tagesarbeitszeit


Liegezeiten verlngern die Bearbeitungszeit
Wartezeiten auf ein angefordertes Dokument verlngern die
Bearbeitungszeit
Aus dem Archiv angeforderte Unterlagen sind nicht am gleichen
Tag verfgbar
Archiv nicht stndig whrend der Arbeitszeit zugnglich
Informationen gelangen zu spt in das allen zugngliche Archiv
(z. B. erst nach abgeschlossener Bearbeitung)
Das Archiv ist nicht in der Lage, zeitgerecht Akten bereitzustellen
Keine Regelung fr zeitgerechte Ablage
Lange Suchzeiten, wenn der Ablageort nicht mehr in Erinnerung
ist
Nichtverfgbarkeit aufgrund von Benutzung

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

Mengengerste
Die Mengengerste einschlielich der Zugriffsprofile sind ausschlaggebend fr die
Dimensionierung von Archivsystemen, die Einrichtung dezentraler und/oder zentraler
Lsungen, die Auslegung von Servern und Clienten sowie fr Art und Wege der
Informationstransporte. Auf Basis der erhobenen Informationen sind Entscheidungen
fr die Wahl geeigneter Speichersysteme, deren Erweiterungs- und Ausbaufhigkeit
sowie Abschtzungen bezglich der Lebenszeit des Archivs mglich.
Schwachstellen

vorhanden
niedrig-hoch
Informationsvolumen: - Papier- elektronisch- Informationsklasse
1- Informationsklasse 2


Doppelablage / doppelte Speicherung (Original und Kopien, Fax


und Brief mit unterschiedl. Annotationen)
Unterlagen werden mehrfach kopiert, um sie gleichzeitig

Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
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327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Topic:
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Ist-Analyse
12.01.1998

bewertetunwichtig
-sehr wichtig


Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 36 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
mehreren Mitarbeitern zur Verfgung stellen zu knnen
Hilfsmittel und Richtlinien liegen mehrfach in Papierform vor
Anteil von in Papier aufzubewahrenden Urkunden, fr die eine
elektronische Archivierung keinen Sinn macht
Informationen haben einen geringen Informationsgehalt

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

Retrieval/Wiederfinden/Klassifikation - Archivsystemstruk-tur
Fr das Retrieval gespeicherter Informationen ist die Indizierung besonders wichtig.
In der Regel lassen sich die Strukturen der Papierablage nicht 1:1 in ein
elektronisches System berfhren, da sonst erhebliche Effizienzpotentiale des
bergreifenden Zugriffs verloren gehen. Die Vergabe von Zugriffskriterien stellt ein
wesentliches Nutzenmerkmal eines Archivsystems dar. Die Organisation
bestehender Papierarchive mu aufgrund der ermittelten Schwachstellen in eine
geeignete Systematik fr ein elektronisches Archiv berfhrt werden.
Schwachstellen

vorhanden
niedrig-hoch

Unterschiedliche Systematiken der Ablage


Zugriffshufigkeit auf Informationen
Monostrukturierte Ablagesystematik (es kann nur nach einem
einzigen Ordnungsbegriff gesucht werden)
Individuelle Ablagestrategien (z. B. personenabhngig)
Unterschiedliche Retrievalsysteme am Arbeitsplatz (z.B.
Mikrofilm, Datenbank, Karteikasten)
Fehlende inhaltliche Erschlieung
Unterschiedliche Ablagekriterien / Suchbegriffe
Ordnung im Archiv unzureichend (z. B. Ablageplan nicht
eingehalten)
Unzureichender Aktenplan (jeder legt ab, wie er will)
Ablage der Informationen- dezentral- zentral- individuell

Konkurrierende Zugriffe
Parallelzugriffe
Anteil erfolgloser Recherchen
Eindeutiges Wiederfinden (Informationen werden nicht oder zu
spt gefunden)
Fehlerhafte Rcksortierung
Akten sind nicht vollstndig (es wird z.B. anhand
unvollstndiger Aktenlage entschieden)
Unzureichende Aktenverfolgung
Bei Rckgabe von Akten erfolgt keine Prfung auf
Vollstndigkeit und ordnungsgeme Ergnzung mit neuen
Dokumenten
Bereitstellung von Informationen erfolgt nur auf schriftliche oder
mndliche Anforderung durch andere Mitarbeiter
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Thema: DMS-Einfhrung
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327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 37 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
Unvollstndige Suchergebnisse
Trennung von formalen und inhaltlichen Kriterien
Rckfragen / Recherchen bei anderen Mitarbeitern notwendig
Kein bergreifender Zugriff auf Informationen aus
verschiedenen Ablagen / Archiven
Vermengung von temporren und endgltigen Informationen
ungeeignete Ordnungsmittel
Kein Zugriff auf eine gesuchte Einzelinformation (immer nur auf
ein Ordnungsmittel)
Unterschiedliche Versionen von Informationen sind vorhanden
Mehrfachablage mit unterschiedlicher Vollstndigkeit und
Originalitt
Probleme beim Feststellen, wer eine Information erstellt hat
Probleme beim Zugriff auf Informationen aus unterschiedlichen
Quellen oder unterschiedlicher Art, die zusammengehrig
bearbeitet werden sollen
Zuordnungsprobleme, insbesondere wenn Mehrfachablage
unter verschiedenen Gesichtspunkten erforderlich ist
Unzusammenhngende Ablagen / Archive
Weit entfernte Archivstandorte
Ungleichmige Auslastung der vorhandenen Ablagen / Archive
Kopien werden abgelegt, wo Originale erforderlich sind
Kopien werden durch manuelle Ergnzungen zu Originalen
Generationswechsel, Versionswechsel

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtigsehr wichtig

Zugriffsrechte/Zugriffsschutz/Datensicherheit
Vorhandene Zugriffsberechtigungssysteme mssen daraufhin geprft werden, ob sie
um die Besonderheiten von elektronischen Archivsystemen ergnzt werden knnen
oder ob eine eigene Benutzerverwaltung fr das Archivsystem erforderlich ist. Die
Vorgaben des Datenschutzes und zur Datensicherheit in Bezug auf
personenbezogene und vertrauliche Informationen sind technisch abzubilden. Fr
eine revisionssichere Archivierung sind besondere Anforderungen an die
Protokollierung von Aktionen und Vernderungen erforderlich.
Schwachstellen
Unzureichende Berechtigungsprofile
Falsche Verteilung der Berechtigungsprofile
Zustndigkeit von Mitarbeitern nicht eindeutig
Keine Berechtigung auf die erforderlichen- AnwendungenInformationen
Restriktive Zugriffsrechte behindern erforderlichen
Informationszugriff
Gleichzeitiger Zugriff mehrerer Benutzer nicht mglich
Keine Prfung der Zugriffsberechtigung auf das Archiv
Aus dem bestehenden Archiv knnen unkontrolliert Dokumente
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Thema: DMS-Einfhrung
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PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 38 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
und Akten entnommen werden
Mehrmaliges Anmelden fr die verschiedenen Anwendungen
erforderlich
Vertraulichkeit von abgelegten Dokumenten im Archiv nicht
gewhrleistet
Zugriff auf Informationen im Archiv von einer bestimmten
Person abhngig
Kopien werden nicht als Kopie gekennzeichnet
Vertretungsregelung nicht eindeutig
Sicherungen erfolgen in langen Zeitabstnden

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

Speicherformate
Die Auswertung nach Speicherformaten beinhaltet die derzeitigen physikalisch
vorliegenden Informationen sowie deren mgliche Umsetzung in digitale Formate fr
das auszuwhlende Archivsystem. In Abhngigkeit des Informationseingangs aus
verschiedenen Quellen (Scanner, Fax, Datei, Host-Anwendung etc.) sind
unterschiedliche Aufzeichnungsformate und Zugriffsarten zu bercksichtigen. Diese
beeinflussen z.B. Mengengerste, Datenbankdesign, Netzwerkauslegung und
Migration.
Schwachstellen
Unterschiedliche Speicherformate auf unterschiedlichsten
Datentrgern

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig

Rechtliche Absicherung / Verfahrensdokumentation


Fr die rechtliche Absicherung eines elektronischen Archivsystems ist zu klren, fr
welche Informationen die Papierform vorgeschrieben ist und fr welche eine
elektronische Aufbewahrung ausreicht. Mageblich hierfr sind gesetzliche
Bestimmungen und hausinterne Richtlinien, die auf einzelne Informationen und
gesamte Akten angewendet werden mssen. Dies beeinflut ebenfalls
Mengengerste und Zugriffskriterien. Die rechtlichen Anforderungen haben
insbesondere auf die Speicherung von Informationen als Brutto- oder Nettobild, auf
die Behandlung des Lschens personenbezogener Daten und die Kennzeichnung
von Originalen bei der Erfassung Auswirkungen. In der Auswertung bezglich der
rechtlichen Absicherung werden alle Informationen zusammengefhrt, die hierfr von
Bedeutung sind.
Schwachstellen

vorhanden
bewertetunwichtig
niedrig-hoch
-sehr wichtig

Revisionssichere Archivierung (bestehendes Papierarchiv nicht


abgesichert - Zugang, Ergnzung, Verlust)
Aufbewahrungszeitraum ist hher als die Lebensdauer der

Speichermedien
Regelungen zur Lschung personenbezogener Daten gem 5
BDSG fehlen
Verfahrensbeschreibung bezglich Datensicherheit nicht

vorhanden
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Thema: DMS-Einfhrung
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PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 39 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen
Fehlende hausinterne Regelungen zum Aufbewahren und
Vernichten von Akten

vorhanden
bewertetunwichtig
niedrig-hoch
-sehr wichtig

Organisationsstruktur
Durch diesen Auswertungsbereich werden alle Informationen bercksichtigt, die
Rckschlsse auf Vernderungen der Organisation erlauben. Anpassungen in der
Organisationsstruktur betreffen insbesondere den bergreifenden Zugriff auf
Informationen. Neben den Zugriffsrechten der Mitarbeiter sind auch nderungen der
Aufgabengebiete erforderlich. Durch Archivsysteme entstehen neue Aufgaben wie
Scannen, Qualittssicherung, Indizierung, Jukebox-Operating, Administration und
Pflege des Verfahrens, die durch frei werdendes Personal (z.B. aus Posteingang
oder Datenerfassung) oder zustzliches Personal durchzufhren sind.
Schwachstellen
Unzureichende Regelungen fr die Ablage / Archivierung
Doppelarbeiten werden durchgefhrt
Mangelnde Transparenz bei Arbeitsablufen
Individuelles Arbeiten
Mitarbeiter beschftigen sich mit Aufgaben (Suchen,
Transportieren, Ablegen), die nicht zu ihrem Aufgabenbereich
gehren
Unzureichende ad hoc-Informationsbereitstellung (Verteilung z.
B. vom hausinternen Postweg abhngig)
Posteingangs- / Postausgangsbersicht (nicht vorhanden oder
mhsam zu erstellen)
Bei Aktentransporten gehen einzelne Dokumente, Akten oder
Laufzettel verloren
Postlaufzeit (dauert zu lange)
Verteilungsproblem (Verteiler nicht eindeutig)
Wiedervorlage (manuell, ohne Kontrolle)
Fristenproblem (Termine werden nicht eingehalten)
Mangelnde Untersttzung von Standardaufgaben (z.B. Briefe
werden jedes Mal individuell neu geschrieben)
Prfung von Informationen erfordert Papierumlauf (z.B. VierAugen-Prinzip)
Historie einer Bearbeitung nicht nachvollziehbar
Herkmmliche, papiergesttzte Arbeitstechniken
Verteilungs- und Zuordnungsprobleme
Keine Vergleichs- und Auswertungsmglichkeiten zur
Arbeitsplanung
Nur wenige Ablufe sind standardisierbar
berlastung der Mitarbeiter
Hufige Abwesenheit von Entscheidern
Unzureichende Regelung fr Entsorgung alter Archivbestnde
Ungenaue betriebliche Aufbewahrungszeiten
Kunde: Intern
Thema: DMS-Einfhrung
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PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

vorhanden
niedrig-hoch

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-sehr wichtig

Autor:
Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 40 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Nutzungskomfort
Zum Thema Nutzungskomfort werden alle Informationen zu Restriktionen
gesammelt, die derzeit eine effektive, zeitnahe, benutzerfreundliche und
aufgabengerechte Bearbeitung behindern. Fr den Nutzungskomfort des geplanten
Systems sind Informationen ber die Informationsbereitstellung, das Zusammenspiel
heute genutzter Softwareanwendungen sowie sich hieraus ergebende
Schwachstellen festzustellen.
Schwachstellen
Erfllungsgrad der ergonomischen Anforderungen an
Arbeitspltze
Anwender mu in unterschiedlichen DV-Anwendungen mit
verschiedenen Oberflchen und Retrievalmglichkeiten arbeiten
Benutzungs-Ergonomie (keine einheitliche, bergreifende
Benutzungsoberflche)

vorhanden
bewertetunwichtig
niedrig-hoch
-sehr wichtig


Auslegung der Infrastruktur


Die Beschreibung der Infrastruktur ist besonders dann von Bedeutung, wenn
vorhandene Komponenten in dem knftigen Archivsystem weiterverwendet werden
sollen. Hier ist entsprechend den Anforderungen an die Bereitstellung von
Informationen zu unterscheiden, welche Komponenten weiterbenutzt, welche
erweitert und welche neu beschafft werden mssen. Diese Angaben sind im Rahmen
einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Bemessung der Investitionssummen
notwendig.
Schwachstellen
Heterogene Hardware-Umgebung
Heterogene Software-Umgebung
Einsatz von hnlichen Softwareprodukten (z. B. mehrere
Textverarbeitungsprogramme)
Pflege von Layout-Versionen
EDV-Untersttzung bei der Ablage- / Archivierung
Fehlende Speicherplatzkapazitt
Unzureichende Performance
Archivraumproblem (Rume nicht ausreichend oder zu teuer)
Archivrume in verschiedenen Stockwerken oder Gebudeteilen
Lange Wege zwischen Arbeitsplatz und Archiv
Unzureichende Rume und Raumausstattung, um ArchivsystemPC-Arbeitspltze aufzunehmen
Parallelbetrieb von Speichermedien

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtigsehr wichtig

Einbindung vorhandener Systeme


Die Einbindung vorhandener Systeme bezieht sich im wesentlichen auf die direkte
Integration bestehender Anwendungen in das geplante Archivsystem. Eine genaue
Definition der Anforderungen und Schnittstellen ist insbesondere erforderlich, wenn
neben dem Archiv auch andere Systeme eingefhrt werden sollen (z.B. SAP,
Groupware, Workflow, Mail).
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Thema: DMS-Einfhrung
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327266737.doc
PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Topic:
Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 41 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Schwachstellen

vorhanden
niedrig-hoch
Medienbruch durch Einsatz unterschiedlicher Systeme

Eigenstndige Archivsysteme sind vorhanden

Die Einfhrung einer DV-Anwendung ist geplant, die in jedem Fall


eine digitale Ablage bentigt
Ein vorhandenes lteres Mikrofilm-Archiv mu kurz- oder

mittelfristig durch eine Ersatzbeschaffung erneuert werden


Unzureichender direkter Zugang an ein Faxgert

Unzureichende termingerechte Bereitstellung von

Faxmitteilungen
Faxkopien im Archiv sind nach lngerer Lagerung nicht mehr

lesbar

bewertetunwichtigsehr wichtig

Sonstiges
Schwachstellen
Qualitt- des Papiers- des Aufdrucks- der Vordrucke- der Bilderder Videoaufzeichnungen- der Sprachaufzeichnungen

Verwendung kleiner Schriftarten


Geringe Auflsung von Bildern
Bearbeitungsvermerke auf Informationen
Belege werden separat von anderen Informationen gehalten
Umfangreiche Kommunikation mit externen Gremien
Qualifikation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form
zu bearbeiten
Motivation der Mitarbeiter, Information in elektronischer Form zu
bearbeiten

vorhanden
niedrig-hoch

bewertetunwichtig
-sehr wichtig




Ergebnis
Aus den Ergebnissen der Auswertungen und der Schwachstellenbewertung ergeben
sich die eigentlichen Anforderungen an das knftige Archivsystem, die die Grundlage
fr das fachliche Soll-Konzept bilden. Die fachlichen Anforderungen an ein SollArchiv beeinflussen z.B. den Zugriff auf Informationen (inhaltliche Erschlieung,
Versionsmanagement, Performance, Zugriffsprofile, Richtlinien fr bergreifenden
Zugriff, Zugriffsschutz) oder die Erfassung von Informationen (Codierte
Informationen, Scannen, Faxen, DateiImport, Altarchivbestandserfassung).
Die Auswertungen dienen
verschiedene Bereiche wie:

zudem

als

notwendige

Planungsgrundlage

fr

Budget fr Systemrealisierung,
Entscheidungsvorlage fr die gewnschte Systemkategorie
Ressourcen,
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Thema: DMS-Einfhrung
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Ist-Analyse
12.01.1998

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Kff/BM
Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 42 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Termine,
Erfassung von Altbestnden,
aufbau- und ablauforganisatorische Vernderungen,
Qualifikationsmanahmen,
Integration vorhandener und knftiger Anwendungen.
Entsprechend aufbereitete Auswertungen werden zur Beurteilung und
Kenntnisnahme an verschiedene Stabsstellen (Personalabteilung, Revision u.a.) und
zur Entscheidung und Genehmigung an den oder die Entscheidungstrger
weitergegeben. Die Auswertungen beinhalten daneben die Grundvoraussetzungen
fr Anbieter und Produkte.
Ein Beispiel veranschaulicht eine mgliche Auswertung. Fr die Schwerpunkte bei der Einfhrung des
Archivsystems wird ein Entscheidungsfaktor bestimmt, der sich aus Multiplikation und Addition der
Spalten berechnet. Die Bewertung kann je nach Bedarf durch unterschiedliche Gewichtungen sowohl
auf Zeilen- als auch auf Spaltenebene erweitert werden.
Schwachstellen
Abteilung 1
Abteilung 2
Entsch.
vorhanden
bewertetunwichtigbewertetunwichtig- faktor
niedrig-hoch
sehr wichtig
sehr wichtig
Retrieval/ Wiederfinden/
Klassifikation
Unterschiedliche
5 5
3
40 Punkte
Systematiken der Ablage
Punkte
Punkte
Punkte
Speicherformate
Unterschiedliche
5 4
2
30 Punkte
Speicherformate auf
Punkte
Punkte
Punkte
unterschiedlichsten
Datentrgern
Einbindung vorhandener
Systeme
Medienbruch durch
3 4
2
18 Punkte
Einsatz unterschiedlicher
Punkte
Punkte
Punkte
Systeme

Ausblick
Wie aus den vorangehenden Abschnitten deutlich wurde, ist der Aufwand der IstAnalyse nicht zu unterschtzen. Der Umfang lt sich erfahrungsgem abschtzen,
wenn die Vorbereitung fr die Ausgabe der Fragebgen oder Erfassungslisten
durchgefhrt wird. Die Ist-Analyse erfordert ein zielgerichtetes Vorgehen und ist als
eigenes kleines Vorprojekt zu betrachten.
Nutzung von Tools
Zur Untersttzung der Ist-Analyse bietet sich je nach Projektgre der Einsatz
verschiedener Tools an, wobei sich jeweils nur die Daten auswerten lassen, die auch
vorher sinnvoll und sorgfltig erfat wurden.
A fool with a tool is still a fool!
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Thema: DMS-Einfhrung
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PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Ist-Analyse
12.01.1998

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Status: Fertig
Version: 2.1
Seite 43 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Fr PCs sind Projektmanagement-Tools verschiedener Anbieter verfgbar. Der
Aufwand beim Einsatz derartiger Tools darf jedoch nicht unterschtzt werden. Nur
eine stndige Pflege und Aktualisierung macht den Einsatz solcher Tools erst
sinnvoll, in der Regel ist zu diesem Zweck eine eigene Projektassistenz erforderlich.
Der Einsatz von Projektmanagement-Tools ist aus den genannten Grnden nur bei
relativ groen Projekten mit mehr als sechs Monaten Laufzeit und mehr als sechs
Projektmitarbeitern oder verschiedenen Arbeitsgruppen sinnvoll. Da die Mitarbeiter
im allgemeinen neben den Aktivitten im Projekt weiterhin ihre blichen Ttigkeiten
auszuben haben, darf jeweils nicht die volle Kapazitt der Mitarbeiter verplant
werden. Eine Alternative zu Projektmanagement-Tools fr kleinere Projekte stellen
mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen angefertigte Projektplne oder ein
systematisches Berichtswesen mit Verwendung geeigneter Protokollvordrucke dar.
Bei greren Workflow- und Groupware-Projekten bietet sich der Einsatz von Tools
zum Business Process Design oder Redesign an. Diese Tools zeichnen sich durch
visuelle Darstellungs- und Modellierungsmglichkeiten fr Geschftsprozesse aus
und besitzen im allgemeinen Mglichkeiten zur Simulation und Ressourcenplanung.
Sie bieten die Grundlage fr Diskussionen mit den Anwendern. Der Nachteil solcher
Tools ist, da der Einsatz sehr aufwendig ist. Es ist eine kontinuierliche Rckfhrung
von Echtzeitdaten in den Lebenszyklus der Analyse erforderlich. Geachtet werden
sollte bei BPR-Tools auf Mglichkeiten zur Generierung aussagekrftiger
Dokumentationen. Auerdem sind Schnittstellen zu Workflow-Tools sehr wichtig,
damit die Geschftsprozesse und Arbeitsflsse mit diesen nicht noch einmal
generiert werden mssen. In diesem Zusammenhang sollten die Schnittstellen den
Spezifikationen der Workflow Management Coalition (WfMC) entsprechen, die die
Standardisierung im Workflow-Bereich vorantreibt. Fr die Einfhrung von Production
Workflow sind BPR-Tools auf jeden Fall zweckmig.
Fr die Erstellung von Auswertungen eignen sich Tabellenkalkulation oder PCDatenbanken. Fr kleinere Vorhaben sind im allgemeinen Spreadsheets
ausreichend. Diese knnen jedoch Probleme bereiten, wenn Antworten und Daten
nicht entsprechend flach strukturiert sind. Bei greren Vorhaben erlauben PCDatenbanken auch die Abbildung komplexerer Strukturen, wie die Zusammenfhrung
der Ergebnisse verschiedener Fragebgen und Listen. Mit Hilfe von Auswertungen
knnen die Daten auf einer hohen Ebene zusammengefat und dokumentiert
werden, z.B. in Form einer Management-Summary. Soll- und Ist-Daten knnen
anhand verschiedener Szenarien verglichen werden.
Fr ein strukturiertes Vorgehen bieten sich Vordrucke an. Bei der Entwicklung von
Vordrucken ist auf eine einheitliche und zweckgerechte Gestaltung, Informationstiefe
und Begrifflichkeit zu achten und die Anzahl der Vordrucke sinnvoll zu begrenzen.
Fr das Ausfllen der Vordrucke sind die einzelnen Felder unmiverstndlich zu
erklren. Damit die Ergebnisse vergleichbar sind, ist ein einheitliches Ausfllen der
Fragebgen zu kontrollieren. Textaussagen sollten vermieden und statt dessen
Werte oder Multiple-Choice-Angaben bevorzugt werden. Anstelle von
Einzelfragebgen sind fr kleinere Vorhaben auch Listen geeignet. Ebenso knnen
Listen fr die Zusammenfhrung der Ergebnisse einzelner Fragebgen verwendet
werden.

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Thema: DMS-Einfhrung
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PROJECT CONSULT GmbH 1998

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Datum:

Ist-Analyse
12.01.1998

Autor:
Kff/BM
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Version: 2.1
Seite 44 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Strategien
Buy experience instead of reinventing the wheel!
Erfahrene Berater oder Mitarbeiter eines Anbieters sollten bereits in der
Vorbereitungsphase in ein DMS-Projekt einbezogen werden. Im allgemeinen sind bei
Anbietern und Beratern schon Vergleichsmuster und Systematiken fr die Ist-Analyse
vorhanden, und es knnen Erfahrungen fr den spteren Betrieb genutzt werden.
Externe Berater haben im Gegensatz zum eigenen Unternehmen eine erweiterte
Sichtweise und knnen Ergebnisse realistisch einschtzen. Zudem kann auf diese
Weise die Umsetzung in die Soll-Konzeption untersttzt und vereinfacht werden.
Just do it, then fix it!
Der Trend geht zum Prototyping, das heit ein System zunchst in einem kleinen
Bereich einzusetzen und ein Konzept erst nach einer anschlieenden Auswertung zu
entwickeln. Dann erst erfolgt die Systemrealisierung. Parallel dazu mu der
Normalbetrieb jeweils sichergestellt sein. Mit einem solchen Vorgehen kann ein
Projekt zu jeder Zeit risikolos abgebrochen und wieder zum alten Zustand
zurckgekehrt werden. Die Phase des Prototyping darf jedoch nicht zu lang angelegt
sein, die Aufgaben mssen auch hier wohl definiert sein.
Flexibility versus predefined structure!
Im Bereich Workflow kommt Ad hoc Workflow anstelle einem aufwendigen
Prozedesign und Production Workflow vermehrt zum Einsatz. Im Gegensatz zu
Production Workflow ist das Routing bei Ad hoc Workflow nicht vordefiniert, sondern
geschieht zur Laufzeit durch den Benutzer. Ad hoc Workflow erfordert somit keine
aufwendige Modellierung der Geschftsprozesse, der Anwender mu sich nicht an
Vorgaben halten und die Vorgnge automatisieren sich durch Wiederholung seitens
des Anwenders.
Pull is easier than Push!
Eine
Alternative
zur
automatisierten
Bereitstellung
und
aufwendigen
Prozeautomatisierung in Workflow-Systemen ist die schnelle und vollstndige
Informationsbereitstellung in dynamischen Dokumenten-Management-Systemen mit
aktiven Suchen seitens der Anwender. Diese Systeme sind einfacher und schneller
zu implementieren als Workflow-Systeme und erfordern keine Anpassung der
Arbeitsablufe.

Anlagen Erfassungslisten
Die Erfassungslisten zur Aufnahme des Ist-Zustandes stehen als Excel-Dateien zur
Verfgung und sind in der Anlage als Ausdruck beigefgt:
Erfassungsliste Dok_A Dokument-Analyse
Datei Dok_A.XLS
Erfassungsliste Ord_A Ordnungsmittel-Analyse
Datei Ord_A.XLS
Erfassungsliste Arc_A Archiv-Analyse
Datei Arc_A.XLS
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Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen
Erfassungsliste Nutz_A Nutzungs-Analyse
Datei Nutz_A.XLS
Erfassungsliste Org_A Organisations-Analyse
Datei Org_A.XLS
Erfassungsliste Vorg_A Vorgangs-Analyse
Datei Vorg_A.XLS
Erfassungslisten Tec_A Technik-Analyse
Dateien Tec_A_AP.XLS, Tec_A_DR.XLS, Tec_A_SW.XLS

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12.01.1998

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Seite 46 von 49

Ist-Analyse und Auswertung von Analysen


fr die Einfhrung von Dokumenten-ManagementSystemen

Anschrift der Autoren


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Seite 47 von 49

Profile der Autoren


Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschftsfhrer der
PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der
fhrenden produkt- und herstellerneutralen Beratungsgesellschaften
fr
Dokumenten-Management,
elektronische
Archivierung,
Broautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland.
Er ist Grnder und Managing Partner der PROJECT CONSULT
International Ltd., London.

Er entwickelte das Systemdesign fr mehrere Dokumenten-Management-Produkte und beriet


zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhuser bei der Planung, Organisation und
Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehren namhafte deutsche
und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen.
Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreleiter, Referent und Moderator zu Themen des DokumentenManagement-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.B. AIIM,
AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow,
Online, VOI etc. Er gehrt zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international
anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland
zeigen. Seine Keynote-Vortrge Document Management as IT-Infrastructure (1995), The Future of
Document Management (1997), Paradigm Shifts in Document Management (1998), The Electronic
Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions (1999), Market Transitions:
DRT Document Related Technologies (1999) und Dokumenten-Management im Wandel und wo
bleibt der Mensch? (1999) gelten als richtungsweisende Beitrge fr die gesamte DRT-Branche.
Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image
Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of
Directors der AIIM gilt er als eine der fhrenden Persnlichkeiten der Branche in Europa. Fr seine
erfolgreiche Ttigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der Award of
Excellence, 1994 der Award Fellow of IMC und 1997 der Award of Merit, sowie von der AIIM
International 1999 der Award Fellow of AIIM und 2000 die Auszeichnung Master of Information
Technology verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift edoc.
Als langjhriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.V. (1991-1998)
verfgt er ber detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow,
Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und
digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschtzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor
der DRT-Branche in Deutschland.
Als Autor fr Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit,
Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password,
ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale
Publikationen hat er in den vergangenen Jahren ber 230 Beitrge zu Themen des DokumentenManagements verffentlicht. Er ist Autor regelmiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber
des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites
referenziert.
Er ist Autor des Buches Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements sowie Ko-Autor
der deutschen Codes of Practice Grundstze der elektronischen Archivierung und Grundstze der
Verfahrensdokumentation nach GoBS.
Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information
and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document
Management
Alliance,
ODMA
Open
Document
Management
API
und
anderen
Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europischen Kommission und

Mitarbeiter an den europischen Codes of Practice und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von
Dokumentenmanagement-Technologien.
Barbara Merkel (Dipl. Informatikerin) ist seit 1994
Unternehmensberatung Dr.Ulrich Kampffmeyer GmbH.

Beraterin

der

PROJECT

CONSULT

Zu ihren Aufgabengebieten gehren Market Research, Pressearbeit, Projektmitarbeit und


Qualittssicherung. Daneben hat sie als Autorin fr Zeitschriften wie Info21, INFOdoc, Office
Management, Computerwoche u.a. zahlreiche Beitrge zu Themen des Dokumenten-Managements
verffentlicht. Zusammen mit Dr.Kampffmeyer ist sie Autorin des Buches Grundlagen des
Dokumenten-Managements - Einsatzgebiete Technologien Trends.