GUA RPIDA DEL CORREO INSTITUCIONAL

DE GOOGLE APPS

Grupo de Apropiacin Tecnolgica, PROTEO

Andrs Felipe Girn
Daniel Alejandro Rodrguez
Yaneth Patricia Lpez Mutis
2014

GOOGLE APPS
Google Apps es un servicio de Google que proporciona de manera
independiente las versiones personalizadas de varios productos de Google con
un nombre de dominio personalizado. Cuenta con varias aplicaciones Web con
funciones similares a las suites informticas tradicionales: correo electrnico
Gmail, Google Groups, Google Calendar, Google Drive (incluye Google
Docs) y Google Sites [1]. Tambin posee el servicio Google Play el cual es la
tienda de Google para descargar aplicaciones sobre dispositivos mviles
(Smartphone y Tablet) con sistema operativo Android.
Para acceder a estos servicios simplemente dirjase a la siguiente direccin
www.Gmail.com; aparecer una interfaz similar a la mostrada en la ilustracin 1.

Figura 1. Inicio sesin Gmail

Debe ingresar la siguiente informacin:

Direccin de correo electrnico COMPLETA, ejemplo:

proteo@unicauca.edu.co; contacto@unicauca.edu.co.
Ingresar la contrasea con la cual ingresaba el portal anterior de correo
electrnico institucional.

Correo electrnico Gmail

Gmail es el servicio de correo electrnico que google brinda a sus usuarios,
cuenta con capacidad para enviar correos electrnicos con un peso mximo de 25
Mb.
A continuacin se presentan algunos enlaces a videos de cmo migrar sus correos
de la plataforma anterior a la actual (Google Apps) y la usabilidad del correo
electrnico:
Migrar los correos electrnicos de la plataforma anterior a la actual
(Google Apps)
http://www.unicauca.edu.co/versionP/node/11616
Redactar un correo electrnico:
https://www.youtube.com/watch?v=0BSzOIHwvWs
Enviar correos con copia oculta, CCO y CC:
https://www.youtube.com/watch?v=WstS4N_MYnQ
Responder, Reenviar un correo:
https://www.youtube.com/watch?v=YFCh1YxJEUQ
Adjuntar un archivo al correo:
https://www.youtube.com/watch?v=syWF9j964T4
Configurar Gmail:
https://www.youtube.com/watch?v=_tA0F6gbEhs
Organizar Gmail con filtros:
https://www.youtube.com/watch?v=i-XvoAOd3Ic

 CONFIGURACIN
Para realizar una configuracin se debe dirigir al cono
ubicado en la
parte superior derecha de la ventana del correo. Las configuraciones que se
pueden realizar se explican a continuacin:

1. General:
Al momento de ingresar a configuraciones, por defecto carga la pestaa
General, que sirve para personalizar el correo, ver Figura 2.

Figura 2. Gestionar las opciones generales en el correo de Gmail

En esta pestaa se pueden configurar los siguientes aspectos:
Idioma: en la pestaa se puede seleccionar el idioma que se ajusta a los
requisitos y gustos del usuario.
Tamao mximo de la pgina: el usuario asigna el nmero de correos que
desea le aparezcan por pgina.

 Imgenes: si el usuario desea que las imgenes que vienen adjuntas en un

correo se muestren, debe seleccionar la primera opcin. Por el contrario, si
quiere que le pregunten cada vez que llega un correo con imgenes,
entonces deber marcar la segunda.
Estilo de texto predeterminado: se puede seleccionar tipo de fuente,
tamao de la letra, color del texto y eliminar formato.
Vista de conversaciones: si el usuario desea que los correos electrnicos
sobre el mismo tema se vayan agrupando a medida que las partes siguen
respondiendo el correo inicial, deber marcar la primera opcin. Es
aconsejable que las personas que no estn familiarizadas con Gmail dejen
habilitada la segunda opcin, de esta forma no creern perdidos los
correos.
Deshacer el envo: al habilitar esta opcin el usuario tendr (5, 10, 20 o
30) segundos para cancelar el envi de un correo errneo.
Estrellas: Las estrellas cambian en el orden que se muestra a continuacin
cuando se hace clic en ellas sucesivamente. Para conocer el nombre de
una estrella y buscarla, coloca el ratn encima de la imagen. Esta opcin
sirve para resaltar algunos correos.

Notificaciones de escritorio: esta opcin permite ver los anuncios de

correos emergentes en lado derecho del escritorio.
Etiquetas de botones: existe la opcin de mirar las herramientas con
iconos o en texto.
Mi imagen: sirve para personalizar el perfil, para subir una imagen basta
con dar clic en Selecciona una imagen y seleccionar archivo.
Widget de contactos: cuando se enva un correo a un contacto aparece en
la parte superior derecha la informacin del mismo.
Firma: la firma que cree el usuario aparecer al final de cada correo que
enve.
Respuesta automtica: Se puede enviar una respuesta automtica a los
mensajes que llegan en determinada fecha. El usuario establece desde y

hasta cuando se enviar el mensaje. Si un contacto enva varios mensajes,

esta respuesta se enviar una vez cada 4 das como mximo. En la parte
inferior se habilita a quienes le debe llegar el mensaje.

2. Etiquetas: Una etiqueta no es ms que otro concepto que Google le asigna a

una capeta, en otras palabras, una etiqueta es una carpeta. Para tener un
control sobre los correos electrnicos que llegan a una cuenta, el usuario
puede usar las etiquetas para organizar los correos que le llegan.
Para gestionar las etiquetas (mostrarlas u ocultarlas) o para crear una nueva, se
debe dar clic en el icono
y luego dar clic en la opcin Etiquetas o en la
ventana principal, al final de la barra izquierda se encuentra la opcin de Crear
etiqueta, ver Figura 3.

Figura 3. Gestionar las etiquetas en el correo de Gmail.

 Crear etiquetas (carpetas) y asignarla a un contacto en Gmail:

https://www.youtube.com/watch?v=30nZ_AAyIgQ

3.

Recibidos: esta opcin permite asignarle un orden y una importancia a los

correos que llegan en la bandeja de entrada. Las opciones que se pueden
configurar son:
Tipo de bandeja de entrada: permite organizar los correos por el orden de
importancia que se asigne (predeterminado, importantes primero, no ledos
primero, destacados primero, prioritarios).
Marcadores de importancia: permite poner un icono parecido a una flecha
sobre los correos que llegan a la bandeja de entrada indicando su grado de
importancia.
Correo Filtrado: permite mostrar los correos que llegan a la bandeja de
entrada y los correos que se han filtrado aparecern con un color distintivo
propio de la preferencia del usuario.

Para gestionar las mensajes recibidos se debe dar clic en el icono

luego dar clic en la opcin Recibidos, ver Figura 4.

Figura 4. Opcin Recibidos del panel de configuracin.

4. Cuentas: estas opcin le permite al usuario cambiar la contrasea de su cuenta,

editarla, revisar las opciones de seguridad, enviar correos electrnicos con una
cuenta diferente a la que maneja Gmail y permite importar los correos asociados a
otras cuentas como Outlook, Thunderbird etc.
La opcin Comprobar el correo de otras cuentas (mediante POP3), permite
importar los correos que se tengan a cuentas diferentes a las de Gmail como por
ejemplo Outlook, Thunderbird, etc. Estas configuraciones se muestran en la Figura
5.

Figura 5. Opcin Cuentas del panel de configuracin.

5. Filtros
Los filtros de Gmail te permiten administrar el flujo de mensajes entrantes. Con los
filtros puedes etiquetar, archivar, suprimir, destacar y reenviar tu correo electrnico
de forma automtica, adems de controlar el spam.
Para crear un filtro:
1. Abrir Gmail.
2. Haz clic en la flecha hacia abajo del cuadro de bsqueda. En la ventana
que se abre, especifica los criterios de tu bsqueda.

3. Introduce los criterios de bsqueda. Si quieres comprobar que la bsqueda

de los resultados esperados, haz clic en el botn de bsqueda.

4. Hacer clic en Crear un filtro con estos criterios de bsqueda al final de la

ventana. Si necesitas verificar los resultados de la bsqueda, puedes hacer
clic en x para ocultar las opciones del filtro. Si vuelves a hacer clic en la
flecha hacia abajo, se mostrar de nuevo la ventana con los mismos
criterios de bsqueda que has especificado.

5. Elige las acciones que quieres que realice el filtro.

Sugerencia: Para organizarse, a mucha gente le gusta que los mensajes
entrantes se etiqueten y se eliminen de "Recibidos" automticamente hasta
que puedan echarles un vistazo ms adelante, en un momento ms
adecuado. Si quieres hacerlo, selecciona Omitir Recibidos (Archivarlo) y
Aplicar la etiqueta: cuando crees el filtro.
6. Haz clic en el botn Crear filtro.
Nota: Si creas un filtro para reenviar mensajes, ten presente que solo afectar a
los nuevos mensajes. Todos los mensajes existentes a los que se aplique el filtro
no se reenviarn.

Cmo usar un mensaje concreto para crear un filtro

1. Abre Gmail.
2. Selecciona el mensaje en tu lista de mensajes.
3. Haz clic en el botn Ms y luego en Filtrar mensajes similares.

4. Introduce los criterios de filtrado en los campos correspondientes.

Cmo modificar o eliminar filtros
1. Abre Gmail.
2. Haz clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha).

3. Selecciona Configuracin.

4. Haz clic en la pestaa Filtros.

5. Localiza el filtro que quieras modificar y haz clic en editar o en suprimir para
eliminarlo.
6. Para modificar el filtro, especifica los nuevos criterios en los campos
correspondientes y haz clic en Continuar.
7. Modifica las acciones que quieras y haz clic en el botn Actualizar filtro.
Puedes crear todos los filtros que te hagan falta, pero solo 20 de ellos pueden
reenviar mensajes a otras direcciones. Para optimizar el reenvo con filtros,
combina los filtros que reenven mensajes a la misma direccin.
Cmo exportar o importar filtros
Si eres un experto en filtros y cuentas con un excelente sistema de filtros que
quieres utilizar en otra cuenta o compartir con un amigo, puedes exportar e
importar filtros.

1. Abre Gmail.
2. Haz clic en el icono de la rueda dentada (arriba a la derecha).

3. Selecciona Configuracin.
4. Haz clic en la pestaa Filtros.
Para exportar un filtro, marca la casilla situada junto al filtro y haz clic en el botn
Exportar en la parte inferior de la pgina. Al hacerlo, obtendrs un archivo .xml que
puedes editar en un editor de texto.
Para importar un filtro, haz clic en el enlace Importar filtros de la parte inferior de la
pgina. Elige el archivo cuyo filtro quieras importar y haz clic en el botn Abrir
archivo. Haz clic en Crear filtros para finalizar la importacin del filtro.

6. Reenvo y correo POP/IMAP: esta opcin permite importar la informacin de

los correos electrnicos asociados a otras cuentas diferentes a las de Google
como por ejemplo el correo electrnico en Outlook, Thunderbird, etc. Mediante
diferentes formas como son POP3 e IMAP. La configuracin que se debe
realizar para migrar los correos de otras cuentas a la utilizada por Google
(Gmail) se encuentra especificada con gran detalle en la siguiente direccin
electrnica:
https://support.google.com/mail/troubleshooter/1668960?rd=1#ts=1665018,
1665137

Figura 6. Opcin Reenvo y correo POPIMAP del panel de configuracin.

7. Chat: permite habilitar o deshabilitar el chat visible en el correo electrnico.

8. Labs: existen unos labs que estn habilitados de forma predeterminada y no se
pueden modificar, uno de ellos es Panel de vista previa; sirve para mirar los
mensajes en la bandeja principal. El icono se encuentra en la parte superior
derecha

Figura 7. Opcin de Labs del panel de configuracin.

9. Sin conexin: permite revisar los correos electrnicos sin la necesidad de estar
conectado a Internet. Muestra los correos electrnicos de la ltima vez que se tuvo
conexin. Esta opcin es preferible usarla cuando se dispone de un computador
confiable y personal.

 SERVICIOS DE GOOGLE
Los servicios que ofrece el correo de Gmail se encuentran en la parte superior
derecha, como se observa en la Figura 8.

Figura 8. Servicios del correo.

Google Drive
Google Drive es un servicio de Google que le permite al usuario guardar grandes
volmenes de informacin (hasta 30 Gb) y compartirlos con otros usuarios,
tambin permite crear y editar documentos similares a los utilizados por Microsoft
como Word, Excel, PowerPoint y Paint, adicionalmente permite crear y editar
encuestas o formularios. Todo de forma online y gratuita.
A continuacin se presentan algunos enlaces a videos de cmo usar
correctamente el servicio Google Drive.
Qu es y cmo funciona Google Drive?:
https://www.youtube.com/watch?v=xthIP5t7Fzg

 Cmo subir archivos a Google Drive:

https://www.youtube.com/watch?v=6EpUYOQ-new
Cmo compartir archivos en Google Drive:
https://www.youtube.com/watch?v=W70t6gtyTzs
Crear y editar documentos en Google Drive:
https://www.youtube.com/watch?v=S6g3W4AcmLY

Google Calendar
Google Calendar es un servicio de Google para crear y compartir eventos
importantes con otros usuarios como reuniones y citas por medio de calendarios.
Crear un calendario con Google Calendar:
https://www.youtube.com/watch?v=MwUzlQLfVgE
Crear y compartir eventos con Google Calendar:
https://www.youtube.com/watch?v=eeejlgA1jPk
Cmo configurar Google Calendar:
https://www.youtube.com/watch?v=ZmIWcoReTa8

Google +

Es un servicio de Google que permite compartir con familiares, amigos,

compaeros de trabajo momentos importante de la vida, crear notas, subir fotos,
realizar videollamadas con hasta diez amigos a la vez. Haciendo parte de
comunidades relacionadas con los intereses y actividades personales, se puede
aprender de expertos, conocer la opinin de personas preparadas en un tema afn.
Cmo manejar todas las opciones de Google +: en el siguiente enlace
se encuentran videos que ensean a manejar el perfil, los crculos,
comunidades, fotos y Hangouts:
https://www.google.com/+/learnmore/features.html

Blogger

Es un servicio de Gloogle que permite crear blogs.

Cmo crear un Blog:
https://www.youtube.com/watch?v=n5Hh7PEhJOs
https://www.youtube.com/watch?v=m8Wat_TFLKw

Google Sites

Este servicio de Google sirve para crear pginas web o sitios.

Cmo crear un sitio web:
https://www.youtube.com/watch?v=pDDXHnQFY7Q