Gua

Elaboracin de
Documentos de
Comunicacin
Interna y
Externa

Diciembre 2013

NOMBRE

CARGO

ELABORADO POR:

VERNICA BALSECA

ANALISTA DE PROCESOS

REVISADO POR:

MARGARITA ATI

RESPONSABLE DEL SISTEMA

DE GESTIN DE CALIDAD

APROBADO POR:

PATRICIO RUIZ

REPRESENTANTE DE LA
DIRECCIN

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ELABORACIN DE DOCUMENTOS DE

VERSION: 3.0

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

OBJETIVO

Establecer los lineamientos para uniformizar la elaboracin y uso de los documentos de

comunicacin escrita interna y externa que se emite dentro de la empresa.

ALCANCE

Aplicado a la documentacin escrita que se maneja dentro de la organizacin tanto interna como
externa como son: oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares, informes.

REFERENCIAS

Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad Requisitos.

Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 0, Estructura, Redaccin y presentacin de documentos

normativos, primera revisin 2013-01.

Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 2410:2013, Documentacin. Elaboracin de oficios,

oficios circulares, memorandos, memorandos circulares, primera edicin.

RESPONSABLES

El Representante de la Direccin es el responsable del seguimiento del cumplimiento del

presente procedimiento.

Todos los colaboradores son los responsables de ejecucin de este procedimiento.

DEFINICIONES

Documentos de comunicacin externa: Son aquellos documentos que cursan las reas
organizacionales y funcionales de la empresa a los organismos o instituciones pblicas y/o
privadas y personas naturales; como son: oficios y oficios mltiples

Documentos de comunicacin interna: Son aquellos documentos que se cursan entre las
reas organizacionales y funcionales al interior de la empresa, en el ejercicio de sus funciones
para tratar temas de competencia; como son; Memorando, Memorando mltiple, memorando
circular e informe.

Oficio: Es un documento de comunicacin de carcter oficial, utilizado por las autoridades y

funcionarios de las Entidades Pblicas.
Su propsito principal es suministrar informacin, comunicar disposiciones, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias o tambin para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de
colaboracin, de invitacin y de agradecimiento entre las ms recurrentes.
Se utiliza para dirigirse a instituciones o entidades pblicas y privadas o a personas naturales
que no son funcionarios de Cemento Chimborazo.

Memorando: es un documento de comunicacin interna utilizado para intercambiar informacin

sobre aspectos tcnicos o administrativos, entre los rganos y unidades orgnicas del mismo

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COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

nivel jerrquico, de un nivel jerrquico superior a un nivel jerrquico inferior o entre aquellos de
jerarqua inmediata independiente.
Debe ser redactado de forma breve y supone accin inmediata.
Su propsito principal es transmitir informacin, coordinar aspectos de control o trmites
relacionados con la gestin de los rganos y unidades orgnicas y funcionales al interior de la
organizacin.

Memorando Circular: Es un documento de comunicacin colectiva interna, de carcter

informativo, dispositivo o instructivo, dirigido a grupos de destinatarios determinados a todo el
personal de la entidad. Se emite para difundir actividades de la entidad, comunicar
disposiciones, asuntos de inters comn, as como normas internas u gerenciales, y que es de
cumplimiento o conocimiento general. Es breve y no amerita respuesta.

Informe: Es un documento que contiene una exposicin detallada o sustento tcnico de una
actividad o asunto determinado, y es generado por un rgano, unidad orgnica o unidad
funcional en respuesta a una solicitud de informacin de otro rgano de mayor o igual jerarqua
dentro de la organizacin. En otros casos, se realiza por iniciativa del informante. Los informes
deben elevarse mediante Memorando.
Su propsito principal es dar a conocer el sustento tcnico, avance o culminacin de acciones
encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inters institucional.

Fecha: ao mes y da de la emisin del documento.

Firma: Nombre y apellido, o ttulo, que una persona escribe de su propia mano en
un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido.

Firmante: Responsable del contenido del documento.

Logotipo: Identificacin de la entidad mediante grupos de letras, abreviaturas, guarismos,

grficos, imgenes, eslganes, etctera, fundidos en un solo bloque para facilitar la
composicin tipogrfica.

Lugar: Nombre del sitio geogrfico en donde se elabora el documento.

Remitente: Entidad que emite el documento.

Saludo o vocativo: Lnea de cortesa.

Texto: Cuerpo del documento que contiene el tema tratado.

ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE MEMORANDOS / MEMORANDOS

CIRCULARES

6.1

Encabezado y Pie de Pgina.

Solo la primera pgina de las comunicaciones escritas internas deber llevar el siguiente encabezado y
pie de pgina
6.1.1

Encabezado

En todas las comunicaciones internas que se emitan, se deber considerar el siguiente formato:

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COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

(A)
(F) ASUNTO:

(B)
(C) PARA:
(D) Cc:
(E)

A continuacin se define la descripcin del encabezado:

Logotipo Institucional
Campo grfico que muestra el logotipo institucional el mismo que debe ubicarse en la parte superior
izquierda, como se muestra.

A. rea /Unidad: Campo alfabtico (En negritas y mayscula sostenida).

B. Codificacin: Campo alfanumrico (En
(
negritas y mayscula sostenida).
sostenida
VER ANEXO
CODIFICACIN AREAS UNIDADES.
C. Destinatario: PARA (En negritas y mayscula sostenida): Campo alfabtico.
D. Distribucin: Cc (Primera Mayscula y segunda minscula y en negrita):
negrita) Campo alfabtico
E. Lugar y Fecha: Campo alfanumrico (En negritas)
F. ASUNTO (En negritas y mayscula sostenida):
sostenida Campo alfanumrico

6.1.2

Pie de Pgina

En todas las comunicaciones internas y externas que se emitan, se deber considerar el siguiente
formato el mismo que debe estar ubicado al final del documento en el extremo derecho de la hoja.

Elaborado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

Revisado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

Se anotar lo siguiente:
a. Nombre y Apellido de la persona que elabora
el
el documento y su sumilla.
b. Nombre y Apellido de la persona que revisa el documento y su sumilla.
sumilla

6.2
6.2.1

Estructura por tipo de documento

Memorando

A continuacin se muestran los elementos que integran el modelo de Memorando:

Memorando
N

Concepto

Encabezado del Documento

Descripcin

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rea /Unidad

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Campo alfabtico donde se indica el rea o unidad orgnica funcional donde se emite y deriva el
comunicado (con letras maysculas y en negritas).

Codificacin

Ejemplo: CONTROL DE CALIDAD, VENTAS Y SERVICIO AL CLIENTE

La codificacin debe ser nica para toda la organizacin, est formada por: el nmero
secuencial institucional por cada ao, las siglas o el acrnimo de la unidad administrativa,
unidad de gestin u oficina que elabora el documento, el ao de gestin. La codificacin
constar de los siguientes elementos separados por guiones:
(a) N: (b) - (c) - (d)
Descripcin de Campos
(a) Tipo de documento
Campo alfabtico que indica la descripcin del tipo de documento, deben ir las palabras
MEMORANDO, MEMORANDO CIRCULAR, seguido de la expresin N o Nro.
Nota: La abreviatura de nmero est ajustada a la regla ortogrfica de la Real Academia
Espaola.
(b) Nmero Correlativo
Campo numrico representado por un nmero secuencial que identifica al documento.
Cada rgano y unidad orgnica o funcional deber enumerar los documentos que son firmados
por el responsable del rgano o unidad funcional correspondiente.
El nmero secuencial, comenzar desde 1 anteponiendo la cantidad de ceros necesarios para
cubrir la cantidad de documentos que se espera emitir en el ao
Ejemplo: 0001. Que significa que la institucin estima emitir entre 1 y 9999 documentos; los
oficios y los oficios circulares compartirn la misma secuencia;
(c) Siglas del rea y/o Unidad Funcional
Campo alfabtico que identifica a las siglas del rea y/o unidad orgnica funcional que emite y
deriva el documento, en maysculas
Ejemplo:
GF (Gerencia Financiera).
S (Seguros)
(d) Ao
Campo numrico de cuatro dgitos que identifica el ao correspondiente a la fecha de la emisin
del documento.
Ejemplo:
2013
Ejemplos de codificacin:

Destinatario

MEMORANDO CIRCULAR N: 002-GF-2013

Datos del destinatario. Se escriben a tres interlneas luego del dato del encabezado,
anteponiendo en negrilla la palabra PARA, seguido de dos puntos (:); se dirige en forma
personalizada indicando el tratamiento o ttulo acadmico, los nombres y apellidos, y en la
siguiente lnea, el cargo del funcionario. En el caso de que sean varios destinatarios se los listar
uno debajo del otro.
a. Modos de escritura de los datos del destinatario.

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Tratamiento o ttulo acadmico. Se escribe de modo abreviado, con mayscula la primera letra y
el resto minsculas.
Ejemplo:
PARA:

Sr. Csar Mosquera

b. Los nombres de cargos se escriben con negrita sostenida y con mayscula sostenida, si son
demasiado extensos pueden repartirse en dos lneas para guardar armona con los datos
restantes.
Ejemplo:
PARA:

Ing. Fausto Dvila

DIRECTOR DE REA
TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

En caso de funcionarios encargados, subrogantes o interinos, se aumentar la palabra completa

en condicin de aposicin.
Ejemplo:
PARA:

Ing. Fausto Dvila

DIRECTOR DE REA, ENCARGADO

Distribucin

Se colocar la abreviatura en negritas Cc (Con copia), seguido de dos puntos (:), y de los
nombres de los funcionarios y/o servidores que deben ser puestos en conocimiento.
Ejemplo:
Cc: Ing. Fausto Dvila
DIRECTOR DE REA

Lugar y Fecha

Indicar el lugar seguido de coma (,).

El da, mes y ao separados por la palabra de
El da en nmeros arbigos completado a dos dgitos; del 1 al 9 se antepone el cero.
El mes en letras minsculas con el nombre completo.
El ao completo en nmeros arbigos.
Debe ir ubicado en el extremo superior.
Ejemplo:
Riobamba, 03 de febrero de 2013

Asunto

A una interlnea de los datos del destinatario, en negrilla, se ubica el vocablo ASUNTO, en
mayscula sostenida y en negrita, seguida de dos puntos (:). Al frente se anota la sntesis del
documento, expresada como mximo, en dos lneas; sin que se afecte el sentido se puede
suprimir artculos, conjunciones y preposiciones.
Ejemplo:
ASUNTO: Informe comisin servicios

Cuerpo del Documento

7

Saludo

Expresar en sentido o mensaje de la comunicacin, se redacta en primera persona y en plural,

deber ser directo y sencillo. Generalmente existen expresiones previas (vocativos) para iniciar el
texto, tales como:
-Tengo el agrado de dirigirme a usted.
-Me dirijo a usted.

Texto

El texto se escribe con interlineado sencillo y a una interlnea entre prrafos y se tiene en cuenta

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lo siguiente:
a. El texto se redacta en forma clara, breve y directa; de preferencia se expresa en primera
persona del plural (nosotros) o impersonal, as se trate de un nico firmante.
b. Siempre que se responda o se derive a otro trmite debe hacerse referencia al nmero y fecha
del documento o al nmero de trmite. Si son varias referencias se listarn en las lneas
especiales.
c. En lo posible se trata un solo tema por cada documento.
d. Se utiliza tratamiento de usted.
e. No se utiliza abreviaciones; de usarse siglas debe constar junto a su significado.
No debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
f. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
9

Despedida

Va al finalizar el texto, se usa para cerrar la comunicacin, se describe a una interlnea despus
del texto: como expresiones tales como:
-Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar ni consideracin y estima personal.
-Atentamente, seguido de coma (,)
Ejemplo:
Agradecemos su gentil colaboracin.
Atentamente,
Ejemplo:
Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta.
Atentamente,

Trmino del Documento

10

Datos

del

firmante

Se sita de tres a seis interlneas de la despedida; se escribe al comienzo la abreviatura del ttulo
seguida de nombres y apellidos con la primera letra de cada nombre en mayscula y el resto en
letras minsculas. El cargo se escribe en la lnea siguiente, con negrillas y maysculas
sostenidas.
a. El funcionario responsable firma y rubrica encima de los nombres y apellidos.
Ejemplo:
Atentamente,

Sr. Andrs Hurtado R.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO
b. En caso de funcionarios encargados, subrogantes o interinos, se aumentar la palabra
completa en condicin de aposicin.
Ejemplo:
Atentamente,

Sr. Andrs Hurtado R.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO, Encargado

11

Referencias

En el caso de dos o ms firmantes, se distribuyen uno bajo el otro al margen izquierdo

Referencia o Referencias. A una interlnea del ltimo dato, se escribe la palabra Referencia o
Referencias, seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto en minscula.

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Datos de cdigos y/o fechas de documentos relacionados al texto que se contesta.

Ejemplo:
Referencias: (a) N: (b) - (c) - (d)
12

Anexos

Anexo o anexos. A una interlnea del ltimo dato, se escribe la palabra Anexo o Anexos,
seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto en minscula.
a. En el caso que el anexo o los anexos se detallen en el texto del oficio se escribir
Anexo: lo indicado.
b. En el caso de no haberse descrito en el texto el o los anexos, se debe detallar luego de la
palabra anexos.
Ejemplo:
Anexo: Informe de estudio de factibilidad.
Anexos:
- Informe de estudio de factibilidad.
- Planos topogrficos de la zona uno.
- Fotogrametra area de la zona uno.
- Disco compacto.
c. (Opcional) Se detalla entre parntesis la cantidad de hojas, o cualquier detalle adicional sobre
el anexo.
Ejemplo:
Anexo: Informe de estudio de factibilidad.
Anexos:
- Informe de estudio de factibilidad.
- Planos topogrficos de la zona uno (dos planos).
- Fotogrametra area de la zona uno.
- Disco compacto (uno).

Pie de Pgina
12

Pie de pgina

6.2.2

Consignar segn lo sealado en el numeral 6.1.2

Memorando Circular

Para la elaboracin de Memorandos circulares contempla las mismas especificaciones que para el
Memorando, considerando los siguientes criterios:

7
7.1

El nmero de Memorando es el mismo en todos los ejemplares que se van a emitir.

Se emitir un ejemplar por cada destinatario.

ASPECTOS GENERALES PARA LA ELABORACIN DE OFICIOS / OFICIOS CIRCULARES

Encabezado y Pie de Pgina

Solo la primera pgina de las comunicaciones escritas externas deber llevar lo siguiente:

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7.1.1

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VIGENCIA: 18/12/2013

Encabezado

(REA/UNIDAD)
(a) N: (b) - (c) - (d)

A continuacin se define la descripcin del encabezado:

Logotipo Institucional

Campo grfico que muestra el logotipo institucional el mismo que debe ubicarse en la parte superior
izquierda.

Gerencia

Campo alfabtico donde se indica la gerencia de donde se emite y deriva el comunicado (con letras
maysculas y en negritas).
Ejemplo GERENCIA TCNICA, GERENCIA DE COMERCIALIZACIN

rea /Unidad

Campo alfabtico donde se indica el rea o unidad orgnica funcional donde se emite y deriva el
comunicado (con letras maysculas y en negritas). En caso que el documento sea emitido directamente
de una gerencia y no de un rea o unidad funcional este campo no aplica.
Ejemplo CONTROL DE CALIDAD, VENTAS Y SERVICIO AL CLIENTE
Codificacin:
odificacin: Campo alfanumrico (En negritas y mayscula sostenida). VER ANEXO CODIFICACIN
AREAS UNIDADES

7.1.2

Pie de Pgina

Lo establecido en el punto 6.1.2.

7.2
7.2.1

Estructura por tipo de documento

Oficio

A continuacin se muestran los elementos que integran el modelo de Oficio:

N

Contenido

Descripcin

Encabezado del Documento

1

rea /Unidad

Campo alfabtico donde se indica el rea o unidad orgnica funcional donde se emite y deriva el
comunicado (con letras maysculas y en negritas). En caso que el documento sea emitido
directamente de una gerencia y no de un rea o unidad funcional este campo
camp no aplica.

Codificacin

Ejemplo CONTROL DE CALIDAD, VENTAS Y SERVICIO AL CLIENTE

La co
odificacin debe ser nica para toda la organizacin, est formada por: el nmero
secuen
uencial institucional por cada ao, las siglas o el acrnim
mo de la unidad administrativa,

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VIGENCIA: 18/12/2013

unidad de gestin u oficina que elabora el documento, el ao de gestin. La codificacin

constar de los siguientes elementos separados por guiones:
(a) N: (b) - (c) - (d)

Descripcin de Campos
(a) Tipo de documento
Campo alfabtico que indica la descripcin del tipo de documento, deben ir las palabras
OFICIO, OFICIO CIRCULAR, seguido de la expresin N o Nro.
Nota: La abreviatura de nmero est ajustada a la regla ortogrfica de la Real Academia
Espaola.
(b) Nmero Correlativo
Campo numrico representado por un nmero secuencial que identifica al documento.
Cada rgano y unidad orgnica o funcional deber enumerar los documentos que son firmados
por el responsable del rgano o unidad funcional correspondiente.
El nmero secuencial, comenzar desde 1 anteponiendo la cantidad de ceros necesarios para
cubrir la cantidad de documentos que se espera emitir en el ao
Ejemplo 0001. Que significa que la institucin estima emitir entre 1 y 9999 documentos; los
oficios y los oficios circulares compartirn la misma secuencia;
(c) Siglas del rea y/o Unidad Funcional
Campo alfabtico que identifica a las siglas del rea y/o unidad orgnica funcional que emite y
deriva el documento, en maysculas
Ejemplo:
GF (Gerencia Financiera).
S (Seguros)
(d) Ao
Campo numrico de cuatro dgitos que identifica el ao correspondiente a la fecha de la emisin
del documento.
Ejemplo:
2013
Ejemplos de codificacin:
OFICIO CIRCULAR N: 002-GF-2013
Cuerpo
3

Lugar y Fecha

a. Indicar el lugar seguido de coma (,).

b. El da, mes y ao separados por la palabra de
El da en nmeros arbigos completado a dos dgitos; del 1 al 9 se antepone el cero.
El mes en letras minsculas con el nombre completo.
El ao completo en nmeros arbigos.
Ejemplo:
Riobamba, 03 de febrero de 2013

Destinatario

Sealar el nombre completo y el cargo de la persona a quien se dirige la comunicacin, y el

nombre de la Entidad a la que pertenece.

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VIGENCIA: 18/12/2013

a. Tratamiento y/o ttulo acadmico. Con mayscula la primera letra y el resto minsculas.
Se debe combinar el tratamiento con el ttulo acadmico, en espaol.
Ejemplos:
Seor
Seora
Seor Economista
b. Nombre del destinatario. Se ubica en la siguiente lnea. La primera letra de cada
nombre y apellido se escribe en mayscula y el resto de letras en minsculas; de preferencia se
escribe los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
c. Cargo. Se escribe el cargo completo con maysculas la primera letra y minsculas las
siguientes, y en negrilla.
Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
Los nombres de cargos demasiado extensos, pueden repartirse en dos lneas para guardar
armona con los datos restantes.
Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Jefe de Mercadeo
de Operaciones Nacionales
En caso de funcionarios encargados, subrogantes o interinos, se aumentar la palabra
completa en condicin de aposicin.
Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones, Encargado.
d. Empresa o entidad. Se escribe en la lnea siguiente en negrilla, con la denominacin ms
ampliamente conocida, es decir, la razn social, con o sin la sigla

acrnimo, separados por

un guin, de la siguiente manera:

Empresa. En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula sostenida y
respetando las denominaciones CA. LTDA., S. A. y otras que pueda contener la razn social.
Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones

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VERSION: 3.0

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

ALBATROS TOURS CA. LTDA.

Para instituciones pblicas se escribe el nombre completo en maysculas sostenidas.

Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Director General de Operaciones
BANCO CENTRAL DEL ECUADOR
e. Lugar (Ubicacin geogrfica). Se identifica la localidad por su nombre, seguido de las
categoras polticas de divisin territorial superiores. Cuando se escribe dentro de la misma
localidad se escribe el nombre local o su sustantivo comn; si se trata de un funcionario pblico,
el lugar puede ser reemplazado por En su Despacho, Ciudad o Presente, (este ltimo
cuando la entrega es personal).
Ejemplo para destinatario local:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE
Ciudad

Ejemplo para destinatario de otra localidad:

Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
ECUADOR BOTTLING COMPANY EBC
Quito, Pichincha

Ejemplo para destinatario pblico:

Seora
Narcisa Arias
Presidenta del Concejo
GOBIERNO MUNICIPAL DE SGSIG
En su Despacho

f. Direccin o casilla postal (Si es necesario). Se utiliza una de las dos. En el oficio se escribe en
la lnea anterior al lugar, la misma direccin o nmero de casilla postal que se registra en el
sobre.

Ejemplo:
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
SERVICIO NACIONAL DE ADUANA DEL ECUADOR - SENAE

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COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

Avenida 9 de Octubre 400 y Padre Solano

Guayaquil
Seor
Enrique Prez Olmedo
Gerente General de Operaciones
ECUADOR BOTTLING COMPANY - EBC
Casilla Postal n.: 17-11-1105
Quito
4

Saludo

El saludo se escribe a dos interlneas a continuacin de los datos del destinatario.

Expresar en sentido o mensaje de la comunicacin, se redacta en primera persona y en plural,
deber ser directo y sencillo. Generalmente existen expresiones previas (vocativos) para iniciar
el texto, tales como:
-De mi consideracin.
-Estimado seor
Ejemplo:
De mi consideracin, seguido de dos puntos (:)

Texto

El texto se escribe con interlineado sencillo y a una interlnea entre prrafos y se tiene en cuenta
lo siguiente:
a. El texto se redacta en forma clara, breve y directa; de preferencia se expresa en primera
persona del plural (nosotros) o impersonal, as se trate de un nico firmante.
b. Siempre que se responda o se derive a otro trmite debe hacerse referencia al nmero y
fecha del documento o al nmero de trmite. Si son varias referencias se listarn en las lneas
especiales.
c. En lo posible se trata un solo tema por cada documento.
d. Se utiliza tratamiento de usted.
e. No se utiliza abreviaciones; de usarse siglas debe constar junto a su significado.
No debe presentar errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin.
f. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Despedida

Va al finalizar el texto, se usa para cerrar la comunicacin, se describe a una interlnea despus
del texto: como expresiones tales como:
-Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar ni consideracin y estima personal.
-Atentamente, seguido de coma (,)
Ejemplo:
Agradecemos su gentil colaboracin.
Atentamente,

Ejemplo:
Nos despedimos cordialmente y esperamos su respuesta.
Atentamente,
Trmino del Documento
7

Datos
firmante

del

Se sita de tres a seis interlneas de la despedida; se escribe al comienzo la abreviatura del

ttulo seguida de nombres y apellidos con

la primera letra de cada nombre en mayscula y el

resto en letras minsculas. El cargo se escribe en la lnea siguiente, con negrillas y maysculas

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VERSION: 3.0

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

sostenidas.
a. El funcionario responsable firma y rubrica encima de los nombres y apellidos.
Ejemplo:
Atentamente,

Sr. Andrs Hurtado R.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO
b. En caso de funcionarios encargados, subrogantes o interinos, se aumentar la palabra
completa en condicin de aposicin.
Ejemplo:
Atentamente,

Sr. Andrs Hurtado R.

DIRECTOR ADMINISTRATIVO, Encargado

Referencias

En el caso de dos o ms firmantes, se distribuyen uno bajo el otro al margen izquierdo

Referencia o Referencias. A una interlnea del ltimo dato, se escribe la palabra Referencia o
Referencias, seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto en minscula.
Datos de cdigos y/o fechas de documentos relacionados al texto que se contesta.
Ejemplo:
Referencias:
(a) N: (b) - (c) - (d)

Anexos

Anexo o anexos. A una interlnea del ltimo dato, se escribe la palabra Anexo o Anexos,
seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto en minscula.
a. En el caso que el anexo o los anexos se detallen en el texto del oficio se escribir
Anexo: lo indicado.
b. En el caso de no haberse descrito en el texto el o los anexos, se debe detallar luego de la
palabra anexos.
Ejemplo:
Anexo: Informe de estudio de factibilidad.
Anexos:
- Informe de estudio de factibilidad.
- Planos topogrficos de la zona uno.
- Fotogrametra area de la zona uno.
- Disco compacto.
c. (Opcional) Se detalla entre parntesis la cantidad de hojas, o cualquier detalle adicional sobre
el anexo.
Ejemplo:
Anexo: Informe de estudio de factibilidad.
Anexos:
- Informe de estudio de factibilidad.

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VERSION: 3.0

COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

- Planos topogrficos de la zona uno (dos planos).

- Fotogrametra area de la zona uno.
- Disco compacto (uno).
10

Distribucin

Copia. A una interlinea de los anexos, si los hay, se escribe la palabra Copia, sin abreviar y
seguida de dos puntos (:), la primera letra en mayscula y el resto en minscula. A continuacin
se listan el o los destinatarios con los siguientes datos: tratamiento, nombre, cargo y entidad. Si
se dirige a un funcionario de la misma entidad del remitente, se omite el nombre de la entidad. Si
se dirige a una unidad administrativa se puede omitir el nombre y cargo.
Ejemplo (en lnea separada):
Copia:
Seor
Jos Prez Almeida
Gerente General
BANCO DEL PICHINCHA

Ejemplo (en una sola lnea):

Copia: Sr. Francisco Dvalos, Director del rea Tcnica de NormalizacinINEN, Encargado.
Ing. Mauricio Haro, Gerente de Proyectos - ORANGE SYSTEMS.
Pie de Pgina
11

Pie de pgina

Consignar segn lo sealado en el numeral 6.1.2

7.2.2 Oficio Circular

Para la elaboracin de oficios circulares contempla las mismas especificaciones que para el oficio,
considerando los siguientes criterios:

El nmero de oficio es el mismo en todos los ejemplares que se van a emitir.

Se emitir un ejemplar por cada destinatario.

ASPECTOS GENERALES PARA ELABORACIN DE INFORMES

Se sigue la misma estructura de un memorando o memorando circular, con la nica diferencia que en la
codificacin va INFORME en vez de MEMORANDO o MEMORANDO CIRCULAR.
9

ANEXOS Y REGISTROS

9.1

Anexos

Modelo de Oficio/Oficio Circular

Modelo de Memorando/ Memorando Circular

Modelo de Informe

Codificacin Areas/Unidades

9.2

Registros

No aplica

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COMUNICACIN INTERNA Y EXTERNA

VIGENCIA: 18/12/2013

A
ANEXO
Modelo de Memorando/Memorando Circular
Circular

(REA / UNIDAD) (Negritas y Maysculas)

MEMORANDO N: (b) - (c) - (d)

ASUNTO
ASUNTO:

PARA: (Nombre)
(Cargo) (Negritas y Maysculas)
Cc:

(Nombre)
(Cargo) (Negritas y Maysculas)

Lugar, (da) de (mes) de (ao)

(Saludo)

(Texto)

Atentamente,

________________
(Firma y Sello)
(Nombre)
(CARGO) (En negritas y mayscula)

Referencias:
Anexos:

Elaborado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

Revisado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

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ANEXO Modelo de Oficio / Oficio Circular

(REA / UNIDAD) (En negritas, mayscula y centrado)

OFICIO N: (b) - (c) - (d)

(En negritas, mayscula y centrado)

Lugar, (da) de (mes) de (ao)

Seor
(Nombre)
(Cargo) (En negritas)
(ENTIDAD) (En negritas y mayscula sostenida)
(Direccin, si corresponde)
Presente

De mi consideracin: (opcional)

(Texto)

Atentamente,

_____________
(Firma y Sello)
(Nombre)
(CARGO) (En negritas y mayscula sostenida)

Referencia:
Anexo:
Copia:
Elaborado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

Revisado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

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ANEXO Modelo de Informe

(REA / UNIDAD) (Negritas y Maysculas)

INFORME N: (b) - (c) - (d)

ASUNTO:

PARA: (Nombre)
(Cargo) (Negritas y Maysculas)
Cc:

(Nombre)
(Cargo) (Negritas y Maysculas)

Lugar, (da) de (mes) de (ao)

(Texto)
(Antecedentes)
(Anlisis)
(Conclusiones y Recomendaciones)

Atentamente,

_____________
(Firma y Sello)
(Nombre)
(CARGO) (En negritas y mayscula)
mayscula

Referencias:
Anexos:

Elaborado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

Revisado por:

(Nombre y Apellido)

(Sumilla)

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ANEXO CODIFICACIN AREAS / UNIDADES

GERENCIA ADMINISTRATIVA

GAD

ADQUISICIONES

AD

SERVICIOS GENERALES

SG

DOCUMENTACION Y ARCHIVO

DA

BOGEGA GENERAL

BG

GERENCIA FINANCIERA

GFI

CONTABILIDAD

CO

TESORERIA

TE

PRESUPUESTOS

PR

SEGUROS

SE

GERENCIA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION

GTIC

APLICACIONES INFORMATICAS Y BASE DE DATOS

AB

SOPORTE TECNICO Y COMUNICACIONES

ST

GERENCIA DE COMERCIALIZACION

GC

VENTA Y SERVICIO AL CLIENTE

VE

LOGISTICA Y DESPACHO

LD

MERCADEO
GERENCIA DE PROYECTOS
INGENIERIA
MONTAJE
GERENCIA DE SEGURIDAD SALUD AMBIENTE Y RELACION CON LA COMUNIDAD

ME
GPY
IN
MO
GSSAR

SALUD

SA

SEGURIDAD INDUSTRIAL

SI

AMBIENTE Y RELACIONES COMUNITARIAS

AR

GERENCIA DE TALENTO HUMANO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL

GTHDO

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

DO

TALENTO HUMANO

TH

GERENCIA DE PREFABRICADOS
OPERACION
CONTROL DE CALIDAD

GPR
OP
CCA

LOGISTICA

LO

GERENCIA GENERAL

GG

ASESORIA JURIDICA

AJ

AUDITORIA INTERNA

AI

COMUNICACION
GERENCIA TECNICA

CM
GTEC

PRODUCCION

PRO

GEOLOGIA Y MINAS

GM

CONTROL DE CALIDAD

CC

MANTENIMIENTO ELECTRICO

ME

MANTENIMIENTO MECANICO

MM

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MANTENIMIENTO PROGRAMADO

MP